Intern kontroll i kundfakturering

(1)

Intern kontroll i kundfakturering

Mjölby kommun

Projektledare: Susanne Lindberg Projektmedarbetare: Gustav Sollerud

(2)

Innehållsförteckning

Inledning 4

1.1. Bakgrund 4

1.2. Syfte och revisionsfrågor 4

1.3. Revisionskriterier 4

1.4. Kontrollmål 4

1.5. Avgränsning 4

1.6. Metod 5

Iakttagelser och bedömningar 5

2.1. Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor 5

2.1.1. Iakttagelser 5

2.1.2. Bedömning 5

2.2. Alla utförda tjänster faktureras. 5

2.2.2. Bedömning 7

2.3. Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor 7

2.3.2. Bedömning 7

2.4. Upprättade fakturor överensstämmer med underlag och sker vid rätt tipdpunkt 8

2.4.2. Bedömning 8

2.5. Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturor 8

2.5.2. Bedömning 9

Revisionell bedömning 9

3.1. Rekommendationer 9

Bedömningar utifrån kontrollmål 9

4.1. Bedömningar mot kontrollmål 10

Bilagor 11

(3)

Sammanfattning

Kommunen tillhandahåller och utför en mängd olika tjänster för vilka man debiterar avgift till kommuninvånare, andra kommuner, företag m fl. Att ha en välfungerande administration är således viktigt för att uppnå en effektiv hantering av kommunens fakturering.

Som ett led i granskningen av Mjölby kommuns räkenskaper har PwC på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat den interna kontrollen i kundfaktureringen.

De övergripande revisionsfrågorna granskningen ska besvara är:

Är den interna kontrollen avseende kundfakturering tillräcklig?

Vi bedömer att den interna kontrollen avseende kundfaktureringen som tillräcklig.

Är uppgifterna i redovisningen aktuella, fullständiga och rättvisande?

Vi bedömer att uppgifterna i redovisningen till stor del är aktuella, fullständiga och rätt- visande. Vi grundar våra svar på nedanstående bedömningar av kontrollmålen.

 Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor.

Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Det finns dokumenterade rutinbeskrivningar avseende hantering av kundfakturor.

 Alla utförda tjänster faktureras.

Vi bedömer kontrollmålet som i huvudsak uppfyllt. Äldreomsorg och barnomsorg är stora områden inom kommunen vilka har försystem som underlag för att säkerställa att alla utförda tjänster debiteras. Detta gäller även VA-verksamhet och hyres- samt arrendeverksamhet. För allmän fakturering saknas det försystem och därmed är det svårare för oss att säkerställa att alla poster faktureras.

 Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor.

Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Vi har i samband med vår granskning inte upptäckt några fel.

 Upprättade fakturor överensstämmer med underlag.

Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Vi har inte sett något som tyder på att kommunen inte fakturerar enligt avtalade avgiftsnivåer.

 Registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt.

(4)

Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Vi inte har funnit något som har pekat på att fakturering har skett vid fel tidpunkt.

 Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna.

Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt.

Rekommendationer

 Att i framtida internkontollplaner ha med områden som avser kommunens fakturering och intäkter.

 Uppföljning/kontroll av ändring av fast data.

 Avstämning av uppgifter i huvudbok mot försystemens uppgifter.

(5)

Inledning

1.1. Bakgrund

Kommunen tillhandahåller och utför en mängd olika tjänster för vilka man debiterar avgift till kommuninvånare, andra kommuner, företag m fl. Det handlar exempelvis om barnomsorgsavgifter, avgifter inom äldreomsorg etc. Att ha en välfungerande administration är således viktigt för uppnå en effektiv hantering av kommunens fakturering. Redovis- ningsrevisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Det vill säga väsentligheten är hög då dessa tjänster genererar stora intäkter till kommunen. Det finns dessutom risker förknippade med faktureringsadministrationen, exempelvis bristande avstämningsrutiner mellan försystem och redovisningen.

Det är nämnderna som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde, både till utformning och till utförande. Nämnderna ska således utforma anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Kommunstyrelsen har till uppgift att främja den interna kontrollen. Viktigt är att den interna kontrollen utformas utifrån ett för alla nämnder gemensamt synsätt. Revisionen har i sin riskanalys sett detta som ett viktigt område att granska.

1.2. Syfte och revisionsfrågor

Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfrågor:

- Är den interna kontrollen avseende kundfakturering tillräcklig?

- Är uppgifterna i redovisningen aktuella, fullständiga och rättvisande?

1.3. Revisionskriterier

Revisionskriterierna utgörs av nedanstående:

 Kommunallagen och kommunal redovisningslag

 Övriga styrande dokument beslutade av kommunfullmäktige 1.4. Kontrollmål

Följande kontrollmål ska besvaras inom ramen för denna granskning:

1) Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor.

2) Alla utförda tjänster faktureras.

3) Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor.

4) Upprättade fakturor överensstämmer med underlag och sker vid rätt tidpunkt.

5) Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna 1.5. Avgränsning

Granskningen omfattar kommunstyrelsen och samtliga nämnder.

(6)

1.6. Metod

Granskningen sker genom dokumentstudier av tillämpliga styrdokument och rutinbeskrivningar. Bearbetning och granskning sker även av vissa register och visst underliggande räkenskapsmaterial. Vi har intervjuat inkasso/ekonomihandläggare, adminstratörer och förvaltningschefer (barnomsorg och VA) och redovisningsstrateg. Verifiering har gjorts genom stickprovsgranskning av elva stycken fakturor med debiteringsunderlag. Vi har granskat fakturor i barnomsorg och VA. Avstämning har gjorts mot de taxor och avgifter som finns på kommunens hemsida avseende VA.

Rapporten har lämnats för sakavstämning till de personer i kommunen som har intervjuats.

Iakttagelser och bedöm- ningar

2.1. Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor

2.1.1. Iakttagelser

Kommunen använder ekonomisystemet Raindance där fakturor skapas genom filöver- föring från olika försystem. Vissa fakturor upprättas manuellt baserat på avtal och attesterade beslutsunderlag vilket dock utgör en liten del av kommunens intäkter. Undan- taget är service- och teknikförvaltningen (VA) som upprättar sina fakturor i eget system, EDP Future. För avgifter inom förvaltningarna; kultur & fritid och omsorg & socialförvalt- ning används Pro Capita, barnomsorgsavgifter hanteras i Tieto Eduction och för hyror och arrenden används försystemet Incit Expand. En processkarta över kommunens försystem har erhållits, se bilaga 1. Kommunen har också en dokumenterad rutinbeskrivning som är uppdaterad i september 2019 för fakturering, inkasso och kravhantering. Utöver detta finns också Riktlinje för kravhantering antagen av kommunstyrelsen den 28 augusti 2019.

Internkontrollplan avseende år 2019 för kommunstyrelsen och nämnderna innehåller inget om fakturering. Då kommunen erhåller stora intäkter via fakturering kan med fördel detta område ingå i internkontrollplaner framöver.

2.1.2. Bedömning

Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt.

2.2. Alla utförda tjänster faktureras.

2.2.1. Iakttagelser

Den fakturering som sker regelbundet, och i större omfattning, sker utifrån underlag i form av försystem eller register i någon form. Under räkenskapsåret 2018 framställdes ca 44 500 fakturor i Raindance och ca 47 500 fakturor från EDP Future. Av kommunens om-

(7)

sättning 2017 och 2018 samt 2019 utgör VA den enskilt största posten. För Raindance är försystemen ProCapita och Tieto Education störst då bl a barn- och äldreomsorg hanteras där. För fortsatt granskning och stickprov har VA och barnomsorg valts ut. Interkommunal ersättning är en stor intäkt för kommunen men då detta inte avser en utförd tjänst har vi valt att inte granska detta. Interkommunal ersättning för gymnasieskolan sker med bokför- ingsfil från Östergötlands elevdatabas.

Barnomsorg

I samband med registrering av nytt barns placering sätts ett slutdatum vilket innebär att fakturering kommer att ske löpande fram till att platsen sägs upp och nytt slutdatum registreras. Avgiften baseras på familjens inkomst men med ett tak, d v s maxtaxa. År- ligen genomförs en avstämning av familjens deklarerade inkomst och om avvikelse före- ligger mot den uppgift som lämnats av familjen sker en retroaktiv fakturering. Den deklarerade inkomsten erhålls via fil från Skatteverket. Samtidigt sker också en kontroll av att rätt taxa har påförts.

Vi konstaterar att underlag understigande 50 kronor inte faktureras då kostnaden bedöms överstiga detta belopp på grund av porto och utfört arbete m m.

På sammanträden tar nämnden del av den ekonomiska uppföljningen som presenteras med faktiskt utfall i jämförelse med budget per verksamhet men även per slag och eventuella avvikelser förklaras.

VA

Fakturering av VA är kopplat till respektive fastighet vilket innebär att taxan inte förändras vid byte av ägare men nytt kundnummer uppstår. För att fakturan ska gå till rätt betal- ningsmottagare ska en flyttningsanmälan fyllas i vid ägarbyte och skickas till kommunen.

Dessa anmälningar samlas fysiskt i pärm d v s i pappersformat. Vid faktureringstillfället prickas samtliga anmälningar för kontroll av att registrering har skett korrekt i systemet, avstämningen signeras av den person som utfört arbetet.

Innan filen skickas från försystemet jämförs belopp överstigande 4 000 kronor med föregående månads fakturabelopp. Vid den årliga vattenmätaravläsningen kontrolleras avvikelser större eller mindre än 75 % mot föregående års vattenförbrukning. En lista tas fram på kreditbelopp för uppföljning. Det som följs upp avseende kreditbelopp är utifall det eventuellt finns andra fordringar på personen som kan kvittas mot kreditbeloppet och även orsaken till varför kreditbelopp har uppkommit. Administratörerna tar också ut en ägarbyteslista för att se att denna är noll och att samtliga kunder har fakturerats. Utöver fasta avgifter faktureras bl a slamtömning och extra sophämtning. Debiteringsposter avseende slamtömningen kontrolleras mot entreprenörens utförarlista.

Vid belopp under 50 kronor så hanteras dessa manuellt och ska ej faktureras. Admin- kostnaden bedöms vara för hög.

Ev ändringar t ex byte av storlek på tunna sker oftast genom telefonsamtal från kund.

Order skapas av administratör vilket dock inte attesteras. Samtliga underlag som har eller ska faktureras sparas i pappersformat för avstämning.

(8)

Ekonomisk uppföljning sker på nämndmöten där faktiskt utfall av intäkterna stäms av mot budget och ev avvikelser följs upp.

Viss manuell faktuering förekommer också t ex för anslutningsavgifter då underlag beräk- nas av ansvarig tjänsteman och därefter lämnas till administratör för inläggning i systemet.

Övrigt

Avstämning av intäkter enligt försystemet jämförs inte mot huvudbok vilket med fördel kan vara en punkt i en internkontrollplan. Däremot stäms kundreskontran av månadsvis mot huvudbok vilket är en god intern kontroll.

2.2.2. Bedömning

Vi bedömer kontrollmålet som i huvudsak uppfyllt.

2.3. Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor 2.3.1. Iakttagelser

Barnomsorg

Faktureringen bygger på verksamhetssystemet Tieno Education och den fastställda taxan finns inlagd i systemet. Vårdnadshavarna anmäler inkomstuppgift via e-tjänst i samband med att de tackar ja till platserbjudandet och får också information om regler och riktlinjer angående avgifter och inkomstberäkning. Uppföljning sker årligen genom inkomstjäm- förelse av familjens registrerade inkomst och Skatteverkets registrerade inkomstuppgift.

Risk för att för höga avgifter debiteras bedöms som låg då föräldrarna bedöms ha god kännedom om vad taxan ska uppgå till.

VA

Alla slambrunnar och soptunnor är registrerade i Edp Future d v s försystemet till Rain- dance, se även bilaga 1. Vid tömning av soptunnor får personerna som ska genomföra tömning i sin dator uppgift om vilken storlek kärlet har på respektive adress. Kontrollen genomförs informellt och ev avvikelser kommuniceras till ansvarig person. Inför tömning av sopkärl eller slamtunnor skickas körlistor ut veckovis respektive månadsvis fördelat på de dagar som körningen genomförs. Dessa listor stäms sedan av mot de listor som skapas i samband med faktisk tömning. Administratörerna genomför en rimlighetsbedöm- ning på antal använda meter slang vid slamtömning.

Övrigt

Uppföljning eller kontroller av fast data genomförs inte vilket vi rekommenderar. Detta bör göras genom framtagande av logglistor.

2.3.2. Bedömning

Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Vi har i samband med vår granskning inte upptäckt några fel.

(9)

2.4. Upprättade fakturor överensstämmer med underlag och sker vid rätt tipdpunkt

2.4.1. Iakttagelser

För att fakturering ska ske vid rätt tillfälle har kommunen tagit fram en tidplan för 2019 vilken togs fram i november 2018.

Barnomsorg

Inom Förskola och barnomsorg finns det utarbetade maxavgiftstaxor vilka har granskats mot erhållna dokument.

I samband med faktureringen i Tieto Education framställs ”fellistor” för genomgång innan faktureringen genomförs. Vi har kontrollerat att logglista finns samt att den är attesterad utan anmärkning.

Vi har stämt av tre fakturor för förskola och sedan jämfört med underliggande anvisningar, rekommendationer och barnomsorgstaxa. Vi har i vår granskning inte sett några fel.

VA

Det finns olika taxor beroende på, t ex en taxa för småhus, industrifastighet. Främst ändring av småhus i samband med flytt. Även om huset byter ägare så har de samma taxa, så kunden påverkar inte vid ändring utan endast kundnummer.

Taxorna bestäms av kommunen t ex har taxan för vatten höjts under 2019 från tidigare taxa beslutad 2013.

Vi har stämt av sju fakturor mot debiteringsunderlag utan anmärkning samt mot fastställda VA-avgifter på kommunens hemsida. Vi har även kontrollerat en faktura för anslutnings- avgift mot underlag utan anmärkning.

2.4.2. Bedömning

Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt. Vi har inte sett något som tyder på att kommunen inte fakturerar enligt avtalade avgiftsnivåer eller vid fel tidpunkt .

2.5. Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturor 2.5.1. Iakttagelser

Vilket nämns ovan har kommunstyrelsen tagit fram riktlinjer för kravhantering och beskriv- ning vilket även framgår i rutinbesekrivningen. Kommunen hanterar själv sina inkasso- ärenden. Respektive förvaltning ska runt den 5:e i respektive månad följa upp ifall det finns obetalda kundfakturor och om så är fallet ska dessa noteras på framtagen blankett som ska attesteras av behörig chef. Om överenskommelse har skett med kund och av- betalningsplan upprättas hanteras denna på förvaltningen men kan komma att överflyttas till ekonomiavdelningen för avisering. Blanketten tillsammans med fakturakopia lämnas senast den 10:e till ekonomiavdelningen som då bokar om och fordran från förvaltningen för vidare hantering hos kommunstyrelsens förvaltning. I samband med detta ges fordran

(10)

ett ärendenummer i kommunens inkassoprogram. Den 31 augusti 2019 hade kommunen kundfordringar på totalt 986 tkr som överlämnats till kronofogden.

Kommunens inkassohandläggare följer upp om och varför obetalda fakturor finns kvar hos förvaltningen vilket är en bra kontroll.

2.5.2. Bedömning

Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt.

Revisionell bedömning

Granskningens revisionsfrågor är:

 Är den interna kontrollen avseende kundfakturering tillräcklig?

 Är uppgifterna i redovisningen aktuella, fullständiga och rättvisande?

Vi bedömer att den interna kontrollen avseende kundfaktureringen som tillräcklig. Vi be- dömer att uppgifterna i redovisningen som aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på nedanstående bedömningar av kontrollmålen:

3.1. Rekommendationer

 Att i framtida internkontrollplaner ha områden som avser fakturering och intäkter.

 Att följa upp förändring av fasta data genom användning av logglistor.

 Att genomföra avstämning av försystemens uppgifter/information mot huvudbok.

Bedömningar utifrån

kontrollmål

(11)

4.1. Bedömningar mot kontrollmål

Kontrollmål Kommentar

Det finns dokumenterade

riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor.

Uppfyllt

Alla utförda tjänster faktureras. _Uppfyllt

Underlag för fakturering

baseras på överenskomna villkor. ^Uppfyllt

Upprättade fakturor överensstämmer med underlag och sker vid rätt tidpunkt

Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna

Uppfyllt

(12)

Bilagor

Bilaga 1: Karta över försystem till Raindance – kundfakturering.

2019-12-06

Uppdragsledare Projektledare

Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr 556029-6740) (PwC) på uppdrag av Mjölby kommun enligt de villkor och under de förutsättningar som framgår av projektplan från den 2 maj 2019. PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot annan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport.