VÄLKOMNA
KONKRETA RÅD OCH RELEVANT PRAXIS FÖR ATT ÖKA MÖJLIGHETERNA ATT VINNA FLER
UPPHANDLINGAR
ADVOKAT OCH DELÄGARE CATHARINA PIPER & BITRÄDANDE JURIST GUSTAF STRAND FRÅN
MOLL WENDÉN ADVOKATBYRÅ
Mötesplats: Offentliga Affärer den 21 oktober 2021
INLEDNING
INLEDNING – DEN OFANTLIGA UPPHANDLINGEN
Därför ska du lämna anbud i offentlig upphandling
Stort värde: ca 780 miljarder kr per år (ca 20 % av BNP).
Cirka 4 000 organisationer upphandlar enligt upphandlingslagarna.
§ Flest annonserade upphandlingar: Trafikverket, med ca 600 stycken, Stockholms stad (370) och Göteborg stad (350).
Vanligaste kategorin för annonser: anläggningsarbeten (ca 45 procent).
I genomsnitt inkommer 4,5 anbud per annonserad upphandling (5,8 anbud vid ramavtalsupphandlingar).
I ca 40 procent av upphandlingarna inkommer endast 1-2 anbud.
§ Vid var femte (18 %) upphandling inkommer endast 1 anbud Totalt 43 procent av alla anbud tilldelas kontrakt.
Många avtal är förhållandevis långa – 67 procent av avtalen är 3-4 år långa
Alla kan delta i offentliga upphandlingar
§ Hälften av alla anbud lämnas av mikroföretag eller små företag
Ekonomiska fördelar med deltagande i den offentliga affären
§ Säkra affärer – offentliga beställare går inte i konkurs och betalar (vanligtvis) i tid
§ Nya affärer
§ Referenser (offentlig beställare är ofta bra referenser)
§ Kan bidra till innovation
Upphandlingsmyndighetens statistik om offentlig upphandling 2020
INLEDANDE FÖRUTSÄTTNINGAR
… vill göra rätt
… vill lämna seriösa och konkurrenskraftiga anbud
För att råden ska landa rätt förutsätter vi att ni…
10 RÅD FÖR ATT VINNA FLER
OFFENTLIGA AFFÄRER
RÅD 1
Var förutseende
Ha en avtalsdatabas med påminnelser Följ UM/UE:s upphandlingsplaner
Registrera er på upphandlingsdatabaser
Nyttja offentlighetsprincipen för att hitta nya affärer
Ha framförhållning
RÅD 2
Ha en tydlig organisation för anbudsgivning
Ha en tydlig ansvarsfördelning i organisationen gällande anbudsarbete
§ Vem identifierar vilka upphandlingar som annonseras?
§ Vem beslutar om vilka upphandlingar som ni ska delta i?
§ Vem förbereder anbudet?
§ Vilka personer/funktioner måste bidra vid anbudsarbete? Styrelse? Controller?
Hållbarhetsstrateg? Meddela dem i god tid om att ni ska lämna anbud och vilka åtgärder som de behöver vidta.
Många handlingar/dokument är ofta
återkommande i olika upphandlingar. Säkerställ därför att ni löpande uppdaterar t.ex.
§ Företagspresentation
§ CV:n och meritförteckningar
§ Policyer för t.ex. kvalitetsledning och miljöledning
§ Begäran om sekretess
§ M.m.
Uppdatera era referensuppdrag löpande (referensformulär?)
RÅD 3
Tala med upphandlare/inköpare och beställare Delta i upphandlingsdialoger
Svara på enkäter
Ge feedback efter genomförda upphandlingar Ge löpande feedback under avtalstiden
Delta i konferenser, seminarier och nätverk där upphandlare/inköpare samt beställare är med
Kommunicera mera!
RÅD 4
Tänk igenom hur ni vill att ert anbud ska se ut. Tydlig disposition underlättar för den som ska ta emot och bedöma anbudet.
§ Tydligt namngivna dokument/bilagor
§ Tydlig rubriksättning i dokumenten/bilagorna
§ Använd innehållsförteckning (särskilt om ni skickar in långa dokument)
Överväg om det är tydligast att skicka in svar genom upphandlingssystemets funktion för fritextsvar eller om ni ska lämna in egna bilagor som innehåller svaren.
§ OBS! Säkerställ att ni följer UM/UE:s krav på disposition och använd de mallar som har tillhandahållits.
Lägg tid på anbudets disposition
RÅD 5
Svara så som efterfrågas
Ange alltid att ni uppfyller samtliga ställda obligatoriska krav och villkor Gör alltid en stavningskontroll innan ni lämnar in anbudet
Dubbelkolla att samtliga efterfrågade bilagor lämnas in
Dubbelkolla med kollega eller utomstående att anbudet jämte bilagor uppfyller vad som efterfrågas
Var noggranna
RÅD 6
Frågor och svar är ett bra sätt att kommunicera med UM/UE under tiden som en upphandling pågår.
Innan ni ställer en fråga, överväg om ni gynnas eller missgynnas av att en eventuell otydlighet förtydligas.
Formulera era frågor så att ni får de svaren ni önskar, gärna som JA- eller NEJ-frågor (är det korrekt uppfattat att…?)
Ange om ni anser att ett krav är utformat i strid med LOU och ge konkreta förslag på hur en justering hade kunnat se ut.
Uppmärksammar ni att en fråga behöver ställas efter sista dag för frågor kan ni kontakta upphandlaren via e-post.
Använd er av frågor och svar
RÅD 7
Svara alltid på det som efterfrågas
§ Använd gärna myndighetens egna formuleringar
§ Säkerställ att ni svarar på t.ex. samtliga frågor m.m.
Följande är av särskild vikt att dubbelkolla inför anbudsgivning
§ Vilka handlingar ska ni bifoga?
§ Vilka krav ställs gällande referenser?
§ Vad måste ni beskriva, vilka frågor måste ni besvara, inom ramen för utvärderingen?
Säkerställ att anbudet följer angivna formaliakrav på t.ex. antal sidor, textstorlek, typsnitt Ha alltid minst fyra (4) ögon på ert anbud!
Dubbelkolla kravställningen och svara på den i detalj
RÅD 8
Granska avtalsutkastet…
Granska ändringsklausulerna (t.ex. om prisjustering)
Granska stand-still-klausuler
Granska övriga sanktionsklausuler (t.ex. om vite och hävning)
Granska att avtalsinnehållet korrelerar med resterande upphandlingsdokument
Det som INTE står i avtalet är oftast det som är mest riskabelt
… och uppmärksamma vilka risker som finns i avtalet?
1. Parternas respektive rättigheter och skyldigheter är ofullständigt eller otydligt reglerade
2. Skyldigheter inte säkrade back-to-back (underleverantörer – leverantörer)
3. Avsaknad av flexibilitet vid förändrade förutsättningar 4. Konsekvenserna av avtalsbrott inte reglerade eller
följs
5. Viteskyldighet inte begränsad till belopp eller procent (skadestånd)
6. Garantier som inte täcks av skadeståndsansvar 7. Åtaganden/riskexponering som inte täcks av avtalet
eller av försäkringsskydd
RÅD 9
Det förekommer att upphandlande myndigheter tar kontakt med anbudsgivare efter sista anbudsdag.
Det kan bl.a. vara fråga om något av följande.
§ Utredning av uteslutningsgrunder
§ Utredning av misstänkt onormalt lågt anbud
§ Kontroll av kravuppfyllelse
§ Begäran om komplettering
§ Begäran om förtydligande
§ Frågor om sekretessbegäranden
Ta alltid dessa förfrågningar på största allvar. Klara och tydliga svar med relevant hänvisning till LOU, de grundläggande principerna och praxis kan många gånger göra skillnaden mellan ett godkänt svar och ett icke godkänt svar, som leder till att anbudet förkastas.
Svara tydligt på eventuella frågor, kontroller och utredningar efter sista anbudsdag
RÅD 10
Följ alltid upp hur det gick!
Begär ut tilldelningsbeslut, utvärderingsprotokoll, konkurrenternas anbud och andra relevanta handlingar (t.ex. utredning om onormalt lågt anbud) och granska dessa.
Överprövning?
Överklaga beslut om sekretess?
Kommunicera med UM/UE innan ni vidtar rättsliga åtgärder.
Analysera upphandlingens resultat – vad blev utfallet?
Var försiktiga med vite, skadestånd etc. pga. uteslutningsgrunder i kommande upphandlingar.
Var behjälpliga inför nästa upphandling.
Utvärdera upphandlingen
AVSLUTANDE SAMMANFATTNING
AVSLUTANDE SAMMANFATTNING
Rådande konjunkturläge
Andra leverantörers ageranden, affärsmodeller eller prissättning
Vad kan ni inte påverka?
AVSLUTANDE SAMMANFATTNING
Ert anbud
Er affärsmodell
Ert bemötande av upphandlande myndigheter Er interna organisation kring anbudsgivning Er framförhållning
Er inställning
Vad kan ni påverka/förenkla?
AVSLUTANDE SAMMANFATTNING
Offentliga affärer är som det mesta annat i livet: ibland vinner man och ibland förlorar man, men den som har förberett sig bäst har oftast bättre förutsättningar att vinna.
Våga samarbeta med andra leverantörer. Det är möjligt att lämna gemensamma anbud eller använda varandra som underleverantör. På så vis kan ni konkurrera om kontrakt som annars hade varit omöjliga att vinna.
SAMMANFATTNING OCH FRÅGOR
TACK FÖR ATT NI LYSSNADE!
Catharina Piper Delägare / Advokat
E-post: catharina.piper@mollwenden.se Telefonnummer: 0733-77 50 99
Gustaf Strand Biträdande jurist
E-post: gustaf.strand@mollwenden.se Telefonnummer: 0734-74 71 62
