Mjölby Kommun. Revisionsgranskning statsbidrag Mjölby svar PROTOKOLLSUTDRAG. 54 Dnr KS/2019:214

(1)

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG

Sammanträdesdatum Sida

Arbetsutskott 2020-03-23 1 (2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

§ 54 Dnr KS/2019:214

Revisionsgranskning statsbidrag Mjölby 2019 - svar

Bakgrund

De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra en

granskning av intern kontroll rörande statsbidrag. Kommunens revisorer emotser svar från granskade nämnder och från kommunstyrelsen med kommentarer och förslag till åtgärder med anledning av vad som framkommit senast 3 april 2020.

Granskningen omfattar kommunstyrelsen och samtliga nämnder.

Sammanfattning

Revisorernas granskningsresultat visar att ansvariga nämnder i allt väsentligt säkerställer att de får del av statliga ersättningar. Riskerna inom området har inte bedömt i samband med framtagande av internkontrollplaner enligt den

dokumentation vi har tagit del av. Vi ser att det finns tillräckliga rutiner hos utbildningsnämnden rörande ansökningar och bevakning av statsbidrag men vi konstaterar samtidigt att det inte finns dokumenterade rutinbeskrivningar för detta eller rutin för dokumentation över beslut om att ansöka eller inte söka statsbidrag. Statliga ersättningar redovisas i enlighet med RKR:s

rekommendationer och kommunal redovisningslag.

Revisionerna rekommenderar kommunstyrelsen och nämnder:

 dokumenterade rutinbeskrivningar för bevakning, ansökan samt beslut för statsbidrag.

 beslut om att inte ansöka om statsbidrag dokumenteras.

 Utveckla riskbedömningen avseende hanteringen av statsbidrag så att detta tas med i arbetet med internkontrollplaner i verksamheter i kommunen där statsbidrag utgör en betydande del av verksamheten.

Kommunstyrelsens förvaltnings svar till rekommendationerna:

Kommunstyrelsens förvaltning bedömer i nuläget att en dokumenterad

rutinbeskrivning inte är nödvändig. Inom kommunstyrelsens verksamheter söks de bidrag som är nödvändiga för verksamheterna. Statsbidragen är även av ringa omfattning och därav bedöms inte statsbidrag i nuläget behöva ingå i

kommunstyrelsens riskbedömning i arbetet med internkontrollplaner.

Nämndernas svar till rekommendationerna:

Utbildningsnämnden: Beslutar att uppdra till utbildningsförvaltningen att under 2020 upprätta ett skriftligt dokument som tydliggör rutinerna för bevakning av statsbidrag, beslut om att inte ansöka eller ansöka samt ansökan och redovisning av statsbidrag.

(2)

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG

Arbetsutskott 2020-03-23 2 (2)

§ 54 fortsättning Beslutsunderlag Missiv 2020-03-13

Revisionsrapport ” Granskning av intern kontroll rörande statsbidrag”

Utbildningsnämndens beslut § 41/2020-03-19 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

1. Kommunstyrelsen ställer sig bakom förslaget svar på revisionsrapporten

”Granskning av intern kontrollrörande statsbidrag”.

2. Kommunstyrelsens och nämndernas svar ska tillställas kommunfullmäktige för kännedom.

___

Beslutet skickas till:

Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunens revisorer PwC

Kultur- och fritidsnämnden Miljönämnden

Tekniska nämnden Akten

(3)

1(2) Missiv

Datum Diarienummer

Kommunstyrelsens

förvaltning 2020-03-13 KS/2019:214

Po sta dr es s

Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer

Mj ölb y ko m mu n

Burensköldsvägen 11-13 0142 - 850 00 www.mjolby.se 791-9848 Ko

m mu nst yre lse ns för val tni ng

Telefax e-postadress 59

5 80 MJ ÖL BY

0142-851 20 kommunstyrelsen@mjolby.se Handläggare

Maria Åhström

Tfn 0142-851 27 Kommunstyrelsen

Granskning av intern kontroll rörande statsbidrag - Svar

Bakgrund

De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra en granskning av intern kontroll rörande statsbidrag. Kommunens revisorer emotser svar från kommunstyrelsen och utbildningsnämnden med kommentarer och förslag till åtgärder med anledning av vad som

framkommit senast 3 april 2020. Granskningen omfattar kommunstyrelsen och samtliga nämnder.

Sammanfattning

Revisorernas granskningsresultat visar att ansvariga nämnder i allt väsentligt säkerställer att de får del av statliga ersättningar. Riskerna inom området har inte bedömt i samband med framtagande av

internkontrollplaner enligt den dokumentation vi har tagit del av. Vi ser att det finns tillräckliga rutiner hos utbildningsnämnden rörande ansökningar och bevakning av statsbidrag men vi konstaterar samtidigt att det inte finns dokumenterade rutinbeskrivningar för detta eller rutin för dokumentation över beslut om att ansöka eller inte söka statsbidrag. Statliga ersättningar redovisas i enlighet med RKR:s rekommendationer och kommunal redovisningslag.

Revisionerna rekommenderar kommunstyrelsen och nämnder:

 Utveckla riskbedömningen avseende hanteringen av statsbidrag så att detta tas med i arbetet med internkontrollplaner i verksamheter i kommunen där statsbidrag utgör en betydande del av

verksamheten.

Kommunstyrelsens förvaltnings svar till rekommendationerna:

Kommunstyrelsens förvaltning bedömer i nuläget att en dokumenterad rutinbeskrivning inte är nödvändig. Inom kommunstyrelsens verksamheter söks de bidrag som är nödvändiga för verksamheterna. Statsbidragen är även av ringa omfattning och därav bedöms inte statsbidrag i nuläget behöva ingå i kommunstyrelsens riskbedömning i arbetet med internkontrollplaner.

(4)

2(2) Missiv

Datum Diarienummer

2020-03-13 KS/2019:214

Po sta dr es s

Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer

Mj ölb y ko m mu n

Burensköldsvägen 11-13 0142 - 850 00 www.mjolby.se 791-9848 Ko

m mu nst yre lse ns för val tni ng

Telefax e-postadress

59 5 80 MJ ÖL BY

0142-851 20 kommunstyrelsen@mjolby.se

Utbildningsnämndens svar till rekommendationerna:

Utbildningsnämnden: Beslutar att uppdra till utbildningsförvaltningen att under 2020 upprätta ett skriftligt dokument som tydliggör rutinerna för bevakning av statsbidrag, beslut om att inte ansöka eller ansöka samt ansökan och redovisning av statsbidrag.

Beslutsunderlag

Missiv 2020-03-13

Revisionsrapport ” Granskning av intern kontroll rörande statsbidrag”

Utbildningsnämndens beslut §31

Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut

1. Kommunstyrelsen ställer sig bakom kommunstyrelsens förvaltnings förslag till svar på revisionsrapporten ”Granskning av intern

kontrollrörande statsbidrag”.

2. Kommunstyrelsens och utbildningsnämndens svar ska tillställas kommunfullmäktige för kännedom.

___

Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunens revisorer PwCUtbildningsnämnden Akten

Kommunstyrelsens förvaltning

Dag Segrell Kommundirektör

(5)

1(2)

Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer

Mjölby kommun Burensköldsvägen 11-13 0142 - 850 00 www.mjolby.se 791-9848

Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress

595 80 MJÖLBY 0142-851 20 kommunstyrelsen@mjolby.se

Svar

Datum Diarienummer

Kommunstyrelsens förvaltning

2020-03-13 KS/2019:214

Handläggare

Maria Åhström

Tfn 0142-851 27 Kommunstyrelsen

Svar på revisionsrapport "Intern kontroll rörande statsbidrag"

Bakgrund

De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra en granskning av intern kontroll rörande statsbidrag. Kommunens revisorer emotser svar från granskade nämnder och från

kommunstyrelsen med kommentarer och förslag till åtgärder med anledning av vad som framkommit senast 3 april 2020. Granskningen omfattar kommunstyrelsen och samtliga nämnder.

Revisionsfrågor och kontrollmål

Granskningen syftar till att besvara revisionsfrågan:

 Säkerställer ansvariga nämnder att kommunen får del av de statliga ersättningar som kommunen har rätt till?

 Redovisas statliga ersättningar i enlighet med Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer och kommunal redovisningslag?

Kontrollmål som ska besvaras inom ramen för granskningen är:

 Rutiner för ansökning av statliga ersättningar är tillförlitliga och säkra.

 Statliga ersättningar omfattas av nämndernas interna kontroll.

 Kommunstyrelsen och nämnderna säkerställer att redovisning sker enligt god redovisningssed.

Revisorernas bedömning

Granskningsresultatet visar att ansvariga nämnder i allt väsentligt säkerställer att de får del av statliga ersättningar. Riskerna inom området har inte bedömt i samband med framtagande av

internkontrollplaner enligt den dokumentation vi har tagit del av. Vi ser att det finns tillräckliga rutiner hos utbildningsnämnden rörande ansökningar och bevakning av statsbidrag men vi konstaterar samtidigt att det inte finns dokumenterade rutinbeskrivningar för detta eller rutin för dokumentation över beslut om att ansöka eller inte söka statsbidrag. Statliga ersättningar redovisas i enlighet med RKR:s rekommendationer och kommunal redovisningslag.

Revisorernas rekommendationer utifrån granskningen

Kommunstyrelse och nämnder rekommenderas att:

(6)

2(2)

Datum Diarienummer

2020-03-13 KS/2019:214

Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress

595 80 MJÖLBY 0142-851 20 kommunstyrelsen@mjolby.se

 Utveckla riskbedömningen avseende hanteringen av statsbidrag så att detta tas med i arbetet med internkontrollplaner i verksamheter i kommunen där statsbidrag utgör en betydande del av verksamheten.

Kommunstyrelsens förvaltnings kommentarer till rekommendationerna

Kommunstyrelsens förvaltning tar till sig revisorernas bedömningar som avlämnats i revisionsrapporten och lämnar följande kommentar till respektive rekommendation:

 Kommunstyrelsen förvaltningen bedömer i nuläget att en dokumenterad rutinbeskrivning inte är nödvändig. Inom de verksamheter vi bedriver söker vi de bidrag som nödvändiga för vår

verksamhet.

 Statsbidragen som kommunstyrelsen årligen erhåller är av ringa omfattning och risken för att medlen inte skulle komma kommunen till del är låg. Därav är bedömningen att bidragen i nuläget inte nödvändigtvis behöver ingå i kommunstyrelsens riskbedömning i arbetet med internkontrollplan.

Kommunstyrelsens förvaltning

Dag Segrell Kommundirektör

(7)

1(2) Missiv

Datum Diarienummer

Utbildningsförvaltningen

2020-02-21 UTB/2020:87

Utbildningsförvaltningen Telefax e-postadress

595 80 MJÖLBY 0142-858 83 utbildning@mjolby.se

Handläggare

Kerstin Massawe

Tfn 0142-851 45 Utbildningsnämnden

Rutiner för hantering av statsbidrag

Bakgrund

PwC har på uppdrag av kommunens revisorer granskat om nämnderna säkerställer att de får del av de statliga ersättningar kommunen har rätt till och att redovisning sker i enlighet med lagstiftning och god

redovisningssed. Kommunstyrelsen önskar utbildningsnämndens yttrande gällande granskningsrapporten.

Sammanfattning

Granskningen visar att statsbidragen redovisas i enlighet med aktuell lagstiftning och god redovisningssed samt att utbildningsnämnden har tillräckliga rutiner rörande ansökningar och bevakning av statsbidrag, men att det saknas en dokumenterad rutinbeskrivning samt rutin för dokumentation över beslut om att söka eller inte söka statsbidrag. I rapporten står att riskerna inom området statsbidrag inte har bedömts i samband med framtagande av internkontrollplaner. Detta stämmer dock inte gällande utbildningsnämnden. I den riskbedömning som förvaltningsledningen och utbildningsnämndens presidium gjorde i slutet av 2019 ingick bland annat processen statsbidrag. Processen bedömdes ha mycket hög väsentlighet, men risken i form av sannolikhet för fel bedömdes endast som möjlig, inte sannolik.

Beslutsunderlag Missiv 2020-02-21

Remiss från kommunstyrelsens förvaltning 2020-02-19 Revisionens skrivelse 2020-02-11

Revisionsrapport 2020-02-11

Internkontroll 2020 – bedömning av underlag, 2019-12-03 Utbildningsförvaltningens förslag till beslut

Utbildningsnämnden beslutar att uppdra till utbildningsförvaltningen att senast 2020-06-30 upprätta ett skriftligt dokument som tydliggör rutinerna för bevakning av statsbidrag, beslut om att inte ansöka eller ansöka samt ansökan och redovisning av statsbidrag.

__

(8)

2(2) Missiv

Datum Diarienummer

2020-02-21 UTB/2020:87

Utbildningsförvaltningen Telefax e-postadress

595 80 MJÖLBY 0142-858 83 utbildning@mjolby.se

Beslutet skickas till:

Kommunens revisorer, ordförande och vice ordförande Kommunstyrelsen

Kommunfullmäktige Akten

Utbildningsförvaltningen

Christer Lordh

Utbildningschef

(9)

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG

Utbildningsnämnden 2020-03-16 1 (1)

§ 31 UTB/2019:112, UTB/2020:87

Granskning av intern kontroll för hantering av statsbidrag (pwc) Bakgrund

PwC har på uppdrag av kommunens revisorer granskat om nämnderna säkerställer att de får del av de statliga ersättningar kommunen har rätt till och att redovisning sker i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed. Kommunstyrelsen önskar utbildningsnämndens yttrande gällande granskningsrapporten.

Sammanfattning

Granskningen visar att statsbidragen redovisas i enlighet med aktuell lagstiftning och god redovisningssed samt att utbildningsnämnden har tillräckliga rutiner rörande ansökningar och bevakning av statsbidrag, men att det saknas en dokumenterad rutinbeskrivning samt rutin för dokumentation över beslut om att söka eller inte söka statsbidrag. I rapporten står att riskerna inom området statsbidrag inte har bedömts i samband med framtagande av internkontrollplaner. Detta stämmer dock inte gällande utbildningsnämnden. I den riskbedömning som förvaltningsledningen och utbildningsnämndens presidium gjorde i slutet av 2019 ingick bland annat processen statsbidrag. Processen bedömdes ha mycket hög väsentlighet, men risken i form av sannolikhet för fel bedömdes endast som möjlig, inte sannolik.

Beslutsunderlag

Missiv 2020-02-21

Remiss från kommunstyrelsens förvaltning 2020-02-19 Revisionens skrivelse 2020-02-11

Revisionsrapport 2020-02-11

Internkontroll 2020 – bedömning av underlag, 2019-12-03

Förslag till beslut

Ordföranden Gun-Inger Andersson (L) föreslår att bifalla förvaltningens förslag till beslut med ändringen att den skriftliga sammanfattningen och rutinen ska vara klar under 2020.

Beslutsgång

Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt ordförandens förslag till beslut.

Beslut

Utbildningsnämnden beslutar att uppdra till utbildningsförvaltningen att under 2020 upprätta ett skriftligt dokument som tydliggör rutinerna för bevakning av statsbidrag, beslut om att inte ansöka eller ansöka samt ansökan och redovisning av statsbidrag.

__

Kommunens revisorer, ordförande och vice ordförande Kommunstyrelsen

Kommunfullmäktige Akten

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

(18)

(19)

(20)

(21)

(22)

(23)

(24)

(25)

(26)

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

(33)