Mjölby Kommun. Revisionsgranskning planering av gatu- och VAsystem, underhåll Mjölby kommun svar PROTOKOLLSUTDRAG. 56 Dnr KS/2019:285

(1)

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG

Sammanträdesdatum Sida

Arbetsutskott 2020-03-23 1 (2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

§ 56 Dnr KS/2019:285

Revisionsgranskning planering av gatu- och VA- system, underhåll Mjölby kommun 2019 - svar

Bakgrund

De förtroendevalda revisorerna har genomfört en granskning att tekniska

nämnden säkerställer att planering av gatuunderhåll och underhåll av VA-system är ändamålsenligt vad avser effektivitet och långsiktighet. Tekniska nämnden bedöms i större utsträckning behöva fokusera på mål och nyckeltal kopplade till underhållsskuld och förnyelsetakt i VA-ledningsnät.

Sammanfattning

Revisionen rekommenderar följande;

 I samband med uppföljningsrapporter erhålla underlag för hur större underhållsprojekt budgeteras.

 Att nämnden fokuserar på nyckeltal med målambitioner för den del som är att betrakta som eftersatt underhåll för gator och GC-vägar.

 Nyckeltal för kostnad för beläggningsunderhåll per kvm.

 Tydliggöra budgeterade förutsättningar för ledningsförnyelse i

förhållande till nyckeltal för ledningsförnyelsetakt med målambition sätts utifrån ekonomiska och tekniska förutsättningar.

 Utveckla nyckeltal inom VA-området, nämnden kan följa leveransavbrott, klagomål, odebiterad förbrukning, antal läckor.

 Att fler personer involveras i processen med att hantera underhållsplaneringen avseende gatuunderhåll.

Tekniska nämnden har tagit del av revisionens rekommendationer och kommer att implementera åtgärder enligt rekommendationer om underhållsbehovet för gator och GC-vägar och förvaltningschefen har fått uppdrag från nämnden att ta fram ett förslag för nyckeltal för gatunät och VA-system.

Beslutsunderlag Missiv 2020-03-24

Tekniska nämndens svar på granskningen Revisionens missiv

Revisionsrapport – Granskning av effektivitet och långsiktighet vid planering av gatuunderhåll och underhåll av VA-system

Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

1. Kommunstyrelsen ställer sig bakom förslaget till svar på

revisionsgranskningen ” Granskning av effektivitet och långsiktighet vid planering av gatuunderhåll och underhåll av VA-system”

(2)

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG

Arbetsutskott 2020-03-23 2 (2)

§ 56 fortsättning

2. Kommunstyrelsens svar ska tillställas kommunfullmäktige för kännedom.

___

Beslutet skickas till:

Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunens revisorer PwC

Tekniska nämnden Akten

(3)

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG

Tekniska nämnden 2020-03-19 1 (2)

§ 36 TEKN/2019:327

Svar - Granskning av gatu- och VA- underhåll - Beslut

Bakgrund

Investeringar i gatunät och VA- system sker till för kommunen betydande värden.

Investeringarnas värde bevaras genom ett effektivt och långsiktigt underhåll.

Bristande underhåll, kan förutom försämrad nytta, service med mera på sikt även leda till att kostsamma reinvesteringar behöver vidtas. Kommunens revisorer beslutade, utifrån en riskbedömning, att genomföra en granskning av

effektiviteten och långsiktigheten vid planering av gatuunderhåll och underhåll av VA- system.

Sammanfattning

På uppdrag av förtroenderevisorerna har Pwc granskat hur tekniska nämnden säkerställer att planering av gatuunderhållet och underhåll av VA- systemet är ändamålsenligt vad avser effektivitet och långsiktighet. Pwc bedömer att tekniska nämnden inte helt säkerställer ändamålsenligheten vad avser effektivitet och långsiktighet.

Av revisionen framgår följande rekommendationer i syfte att nå en ökad transparens och bättre underlag för uppföljning och utvärdering:

 I samband med uppföljningsrapporter erhålla underlag för hur större underhållsprojekt budgeteras.

 Att nämnden fokuserar på nyckeltal med målambitioner för den del som är att betrakta som eftersatt underhåll för gator och GC-vägar.

 Nyckeltal för kostnad för beläggningsunderhåll per kvm.

 Tydliggöra budgeterade förutsättningar för ledningsförnyelse i förhållande till nyckeltal för ledningsförnyelsetakt med målambition sätts utifrån ekonomiska och tekniska förutsättningar.

 Utveckla nyckeltal inom VA-området, nämnden kan följa leveransavbrott, klagomål, odebiterad förbrukning, antal läckor.

 Fler personer involveras i processen med att hantera underhållsplaneringen avseende gatuunderhåll.

Service- och teknikförvaltningens bedömning

Service- och teknikförvaltningen har tagit del av och instämmer i Pwc bedömning av hur den långsiktiga planeringen av underhåll av gator, gång- cykelvägar och VA- system utförs. Gällande system för bedömning av underhållsbehovet finns det för gator och gång- och cykelvägar. System för underhållsplanering/

ledningsförnyelse saknades vid tiden för revisionen. En strategisk förnyelseplan färdigställs och implementeras under året, vilken undanröjer bristen av system för underhåll/ ledningsförnyelse. Underhållsplaner finns med tillräcklig

framförhållning för gator och gång- och cykelvägar och genomförs enligt planeringen. Vi delar revisionens rekommendation att fler personer på gatuavdelningen involveras mer i processen avseende gatuunderhåll. För ledningsnät finns inte tillräcklig framförhållning eller långsiktighet och den

(4)

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG

Tekniska nämnden 2020-03-19 2 (2)

underhållsplanering som finns för ledningsnät följs inte till fullo till följd av oförutsedda händelser. Tilldelade ekonomiska resurser för föregående år medförde att underhållsskulden ökade för gator. Bedömningen är att årets resurser inte kommer att bidra till en ökad skuld men inte heller minskad. Det eftersträvade målet i VA- policyn om 1 procent i förnyelsetakt nåddes inte för 2019. Resultatet för 2019 var en förnyelsetakt på 0,7 procent.

Konklusionen är att de ekonomiska resurserna för underhåll av gång- och cykelvägar behöver ökas om underhållsskulden ska minskas. För 2021 -2023 har tekniska nämnden beslutat om ökade ekonomiska resurser för underhåll av gator och gång- och cykelvägar. Den strategiska ledningsförnyelseplanen är ett centralt verktyg för framtida underhåll- och förnyelseplanering vilken implementeras under innevarande år. Förvaltningen föreslår att nyckeltal med målambitioner tas fram i linje med de rekommendationer som föreslås i revisionsrapporten.

Beslutsunderlag

Pwc Revisionsrapport ”Granskning av effektivitet och långsiktighet vid planering av gatuunderhåll och underhåll av VA- system” 2019.

Service- och teknikförvaltningens förslag till beslut

Tekniska nämnden tar del av revisionsrapporten och de rekommendationer som ges. Tekniska nämnden ger förvaltningschefen i uppdrag att ta fram förslag på nyckeltal för gatunät och VA- system.

Beslut

1. Tekniska nämnden tar del av revisionsrapporten och de rekommendationer som ges

2. Tekniska nämnden ger förvaltningschefen i uppdrag att för nämnden presentera förslag på nyckeltal för gatunät och VA- system

___

Beslutet skickas till:

Akten

Kommunstyrelsen Gatu- parkchef

(5)

1(3) Missiv

Datum Diarienummer

Service- och teknikförvaltningen

2020-02-27 TEKN/2019:327

Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer

Mjölby kommun Burensköldsvägen 11-13 0142 - 850 00 www.mjolby.se 791-9848

Service- och teknikförvaltningen Telefax e-postadress

595 80 MJÖLBY 0142-858 80 tekniska@mjolby.se

Handläggare

Maritha Hörsing

Tfn 0142-36 610 48 Tekniska nämnden

Granskning av gatu- och VA- underhåll – Svar

Bakgrund

Investeringar i gatunät och VA- system sker till för kommunen betydande värden. Investeringarnas värde bevaras genom ett effektivt och långsiktigt underhåll. Bristande underhåll, kan förutom försämrad nytta, service m.m. på sikt även leda till att kostsamma reinvesteringar behöver vidtas. Kommunens revisorer beslutade, utifrån en

riskbedömning, att genomföra en granskning av effektiviteten och långsiktigheten vid planering av gatuunderhåll och underhåll av VA- system.

Sammanfattning

På uppdrag av förtroenderevisorerna har pwc granskat huruvida tekniska nämnden säkerställer att planering av gatuunderhållet och underhåll av VA- systemet är ändamålsenligt vad avser effektivitet och långsiktighet?

Pwc bedömer att tekniska nämnden inte helt säkerställer ändamålsenligheten vad avser effektivitet och långsiktighet.

Av revisionen framgår följande rekommendationer i syfte att nå en ökad transparens och bättre underlag för uppföljning och utvärdering:

 I samband med uppföljningsrapporter erhålla underlag för hur större underhållsprojekt budgeteras.

 Att nämnden fokuserar på nyckeltal med målambitioner för den del som är att betrakta som eftersatt underhåll för gator och GC-vägar.

 Nyckeltal för kostnad för beläggningsunderhåll per kvm.

 Tydliggöra budgeterade förutsättningar för ledningsförnyelse i förhållande till nyckeltal för ledningsförnyelsetakt med målambition sätts utifrån ekonomiska och tekniska förutsättningar.

 Utveckla nyckeltal inom VA-området, nämnden kan följa leveransavbrott, klagomål, odebiterad förbrukning, antal läckor.

 Att fler personer involveras i processen med att hantera

underhållsplaneringen avseende gatuunderhåll.

(6)

2(3) Missiv

Datum Diarienummer

2020-02-27 TEKN/2019:327

Service- och teknikförvaltningens bedömning

Service- och teknikförvaltningen har tagit del av och instämmer i pwc bedömning av hur den långsiktiga planeringen av underhåll av gator, GC-vägar och VA- system utförs. Likaså instämmer förvaltningen i att tekniska nämnden inte helt säkerställer ändamålsenligheten vad avser effektivitet och långsiktighet. Gällande system för bedömning av underhållsbehovet så finns det för gator och GC-vägar. System för underhållsplanering/ledningsförnyelse saknades vid tiden för

revisionen. En strategisk förnyelseplan färdigställs och implementeras under året, vilken undanröjer bristen av system för

underhåll/ledningsförnyelse. Underhållsplaner finns med tillräcklig framförhållning för gator och GC-vägar och genomförs enligt

planeringen. Vi delar revisionens rekommendation att fler personer på gatuavdelningen involveras mer i processen avseende gatuunderhåll.

För ledningsnät finns inte tillräcklig framförhållning eller

långsiktighet och den underhållsplanering som finns för ledningsnät följs inte till fullo till följd av oförutsedda händelser. Tilldelade

ekonomiska resurser för föregående år medförde att underhållsskulden ökade för gator. Bedömningen är att årets resurser inte kommer att bidra till en ökad skuld men ej heller minskad. Det eftersträvade målet i VA-policyn om 1 % i förnyelsetakt nåddes inte för 2019.

Resultatet för 2019 var en förnyelsetakt på 0,7 %.

Konklusionen är att de ekonomiska resurserna för underhåll av gator och GC-vägar behöver ökas om underhållsskulden ska minskas. För 2021 -2023 har tekniska nämnden beslutat om ökade ekonomiska resurser för underhåll av gator och GC-vägar. Den strategiska

ledningsförnyelseplanen är ett centralt verktyg för framtida underhåll- och förnyelseplanering vilken implementeras under innevarande år.

Förvaltningen föreslår att nyckeltal med målambitioner tas fram i linje med de rekommendationer som föreslås i revisionsrapporten.

Beslutsunderlag

Pwc.s Revisionsrapport ”Granskning av effektivitet och långsiktighet vid planering av gatuunderhåll och underhåll av VA- system” 2019.

Service- och teknikförvaltningens förslag till beslut

Tekniska nämnden har tagit del av revisionsrapporten och de rekommendationer som ges.

Tekniska nämnden ger förvaltningschefen i uppdrag att ta fram förslag på nyckeltal för gatunät och VA- system.

___

(7)

3(3) Missiv

Datum Diarienummer

2020-02-27 TEKN/2019:327

Beslutet skickas till:

Akten

Kommunstyrelsen Gatu- parkchef

Service- och teknikförvaltningen

AnnKristin Rådberg Lars Edenhofer

Förvaltningschef VA- Avfallschef

Maritha Hörsing

VA-strateg

(8)

(9)

Revisionsrapport

Granskning av effektivitet och långsiktighet vid planering av gatuunderhåll och underhåll av VA-system

Mjölby kommun

Jörn Wahlroth

(10)

1

Innehållsförteckning

Inledning 3

1.1. Bakgrund 3

1.2. Syfte och revisionsfråga 3

1.3. Revisionskriterier 3

1.4. Kontrollmål 3

1.5. Avgränsning 3

1.6. Metod 3

Iakttagelser och bedömningar 4

2.1. Finns ett system utformat för bedömning av underhållsbehovet? 4

2.1.1. Iakttagelser 4

2.1.2. Bedömning 6

2.2. Finns underhållsplaner som upprättas med tillräcklig framförhållning och långsiktighet? 6

2.2.2. Bedömning 7

2.3. Genomförs insatser i enlighet med underhållsplaneringen? 8

2.3.2. Bedömning 8

2.4. Finns tillräckliga ekonomiska resurser för genomförande av underhåll? 8

2.4.2. Bedömning 9

2.5. Vilken uppföljning och återrapportering sker till nämnden? 10

2.5.2. Bedömning 12

Revisionell bedömning 13

3.1. Bedömningar mot kontrollmål 13

3.2. Rekommendationer 15

(11)

2

Sammanfattning

Säkerställer tekniska nämnden att planering av gatuunderhållet och underhåll av VA- systemet är ändamålsenligt vad avser effektivitet och långsiktighet? Vi bedömer att tek- niska nämnden inte helt säkerställer ändamålsenligheten vad avser effektivitet och lång- siktighet.

För gatuunderhållet finns det ändamålsenligt systemstöd och rutiner som ger en god grund för planering på såväl kort- som lång sikt. Inom VA är system och rutiner under utveckling i samband med att arbete har påbörjats med en strategisk förnyelseplan.

Vi bedömer att nämnden i större utsträckning behöver fokusera på mål och nyckeltal kopplade till underhållsskuld och förnyelsetakt i VA-ledningsnätet.

Grunderna för bedömningen mot respektive kontrollmål samt rekommendationer framgår

under avsnitt 3.

(12)

3

Inledning

1.1. Bakgrund

Investeringar i gatuät och VA-system sker till för kommunen betydande värden. Investeringarnas värde bevaras genom ett effektivt och långsiktigt underhåll, vilket också är en viktig faktor för att i kommunen upprätthålla en god ekonomisk hushållning.

Bristande underhåll, kan föreutom försämrad nytta, service och kvalité, även innebära att kostsamma reinvesteringsåtgärder behöver vidtas.

Kommunens revisorer har, utifrån en riskbedömning, beslutat att genomföra en granskning av effektivitet och långsiktighet vid planering av gatuunderhåll och underhåll av VA-system.

1.2. Syfte och revisionsfråga

Säkerställer tekniska nämnden att planering av gatuunderhållet och underhåll av VA-systemet är ändamålsenligt vad avser effektivitet och långsiktighet?

1.3. Revisionskriterier

• Kommunallagen

• Kommunfullmäktiges styrande dokument

1.4. Kontrollmål

• Finns ett system utformat för bedömning av underhållsbehovet?

• Finns underhållsplaner som upprättas med tillräcklig framförhållning och långsiktighet?

• Genomförs insatser i enlighet med underhållsplaneringen?

• Finns tillräckliga ekonomiska resurser för genomförande av underhåll?

• Vilken uppföljning och återrapportering sker till nämnden?

1.5. Avgränsning

Graskningen avgränsas till tekniska nämndens ansvar för underhåll inom gatu- och VA- verksamheten.

1.6. Metod

Dokumentstudier och intervjuer. Intervjuer har skett med tekniska nämndens presidium, förvalt- ningschef, administrativ chef, gatu- och parkchef, bitr förvaltningschef, gatuingenjör samt VA- och avfallschef.

Rapporten har varit föremål för sakavstämning.

(13)

4

Iakttagelser och bedömningar

2.1. Finns ett system utformat för bedömning av underhållsbehovet?

2.1.1. Iakttagelser Gator

Det finns sammantaget 174 km gator och 97 km gång- och cykelvägar (GC) inom ramen för kommunens och tekniska nämndens ansvar.

Det finns ett systemstöd, RoSy, för bedömning av underhållsbehovet/beläggningsplaneringen. I systemet finns befintligt bestånd av gator, vägar och GC-vägar. Systemet uppdateras årligen genom okulära besiktningar. Besiktningarna sker rullande med en femtedel per år. För att genomföra dessa inventeringar anlitas ett externt stöd.

Genomförs inte underhåll enligt plan, exempelvis om budgeten minskar eller om andra gator eller vägar måste prioriteras, påverkar det de beräkningar som genomförs med hjälp av systemstödet.

Det framgår vad den ökade kostnaden kommer att bli för det underhåll som bedöms som eftersatt och hur denna skuld påverkas för varje år som underhållet skjuts upp.

Besiktningarna resulterar i en rapport. Vi har inom ramen för granskningen tagit del av den rapportering som skett januari 2019 avseende 2018 års bedömning. Analysen omfattar såväl sådant un- derhåll som vid tidpunkten för rapporteringen borde varit utfört och när i tiden som framtida behov kan förväntas inträffa.

Rapporten redovisar på aggregerad nivå följande diagram:

Källa: Rapport 2018, Beläggningstillstånd inom Mjölby kommun, 2019-01-16, Sweco.

(14)

5 Som framgår av bilden är ca 16 % att betrakta som eftersatt underhåll, medan 30 % behöver åt- gärdas inom en period av fem år. Av rapporten framgår att den eftersatta andelen ökat med fyra procentenheter sedan föregående år.

Källa: Rapport 2018, Beläggningstillstånd inom Mjölby kommun, 2019-01-16, Sweco.

Som framgår av bilden är ca 7 % att betrakta som eftersatt underhåll, medan 16 % behöver åtgär- das inom en period av fem år. Av rapporten framgår att den eftersatta andelen är oförändrad sedan föregående år.

Den ackumulerade bedömningen för gator och GC-vägar är att det krävs ökade resurser för gatu- underhåll kommande år för att reducera den del som är att betrakta som eftersatt. Inom ramen för rapporten åskådliggörs hur olika budgetnivåer för det planerade underhållet påverkar vägnätets standard över en tioårsperiod. För att bibehålla nuvarande standard görs bedömningen att det årligen krävs ca 8-9 mnkr. För en optimal nivå, där underhållsskulder elimineras, krävs en nivå på ca 11 mnkr. I rapporten påpekas att kostnader för sidoanläggningar är exkluderade i beräkningar- na.

VA

VA-ledningsnätet består totalt av ca 750 km ledningar fördelat på vattenledningar, spillvattenled- ningar och dagvattenledningar.

Kommunfullmäktige antog år 2012 en VA-policy. Av denna framgår bland annat att:

”Mjölby kommun ska vara en kommun som är hållbar över tiden. Vi ska hushålla med våra resur- ser så att kommande generationer får minst lika goda förutsättningar som nuvarande.” Vidare framgår att ”Kommunen ska eftersträva att det kommunala va-nätet förnyas med en takt på 1 pro- cent per år.”

En förnyad VA-plan är helt nyligen framarbetat. Denna plan tar sikte på att identifiera behov av utbyggnad av befintligt ledningsnät.

(15)

6 För befintligt nät saknas en förnyelseplan. Av intervjuerna framgår att en strategisk förnyelseplan för ledningsnät är under framtagande. Projektenheten har påbörjat arbetet. Samtidigt pågår även rekrytering av en VA-strateg. Denna tjänst kommer till delar att arbeta med det strategiska arbetet med förnyelse av ledningsnätet.

VA-ledningsnätet är dokumenterat i det GIS-baserade systemstödet Geosecma. All information kring ledningsnätet registreras här, som exempelvis driftstörningar, genomförda besiktningar exempelvis genom filmning och bilder, samt genomförda underhållsinsatser/ledningsförnyelse.

Av intervjuerna framgår att det numera finns goda rutiner för att fortlöpande uppdatera systemet, samtidigt som det föreligger behov av att uppdatera historiken, där det saknas data och där det även förekommer felaktigheter. Dessa brister gör att systemet inte i tillräcklig omfattning kunnat ligga till grund för underhållsplanering/ledningsförnyelse.

Olika typer av störningar och besiktningar, företrädesvis genom filmning, ligger till grund för under- hållsinsatser i form av ledningsförnyelse. Gatuavdelningens beläggningsprogram är också en viktig faktor för planering av ledningsförnyelse i syfte att nå effektivitet genom samordning. Utifrån be- läggningsprogrammet sker filmning av områdets ledningsnät för att se om en samordnad insats är aktuell.

Det finns en löpande uppföljning av ledningsnätets sålda mängd vatten i förhållande till producerat.

År 2018 uppgick andelen sålt vatten till 75 %. Andelen har successivt sjunkit sedan år 2010, då andelen sålt vatten uppgick till 85 %. Nettot mellan såld mängd och vattenförbrukning efter avdrag för spol- och processvatten uppskattas till ca 10 %. Det saknas dock vattenmätare för delar av ledningsnätet. Detta är på väg att åtgärdas och bättre information kommer att kunna erhållas fram- över.

2.1.2. Bedömning Gator

Vi bedömer att det finns system utformade för att bedöma och planera underhåll av gator och GC- vägar. Det finns en systematik för att kontinuerligt uppdatera statusen på gator och GC-vägar.

VA

Vi bedömer att för underhållsplaneringen/ledningsförnyelsen inom VA saknas tillräckligt system- stöd. Det genomförs till delar inventeringar av ledningsnätets status, men det finns ett behov av att öka systematik och att säkerställa kvalitén på systemets historiska dokumentation. Vi konstaterar samtidigt att ett sådant arbete pågår i samband med framtagande av den strategiska förnyelsepla- nen.

2.2. Finns underhållsplaner som upprättas med tillräcklig framförhållning och långsiktighet?

2.2.1. Iakttagelser

En underhållsplanering med tillräcklig framförhållning syftar till att minimera underhållskostnaderna och att undvika ett eftersatt underhåll som innebär mer omfattande insatser än vad som annars hade varit nödvändigt.

Gator

Med systemstödet i grunden sker en detaljerad planering på årsbasis. Det är företrädesvis gatuin- genjören som svarar för de årliga prioriteringarna och utifrån denna planering verkställer upphand- lingar av underhållet inom ramen för kommunens ramavtal.

Planeringen sker inom ramen för tillgänglig budget. Det finns möjlighet att omfördela budgetmedel mellan åren. Omfördelningen kan innebära både ett avdrag (om årets budget överskrids) eller ett

(16)

7 tillägg (om budgeten i sin helhet inte förbrukas). Denna möjlighet ger en god flexibilitet som under- lättar underhållsplaneringen.

Genomförandeplanen beslutas inte av tekniska nämnden. Vid behov av prioriteringar beslutar gatuchefen. I praktiken är det avdelningens gatuingenjör som svarar för den löpande planeringen av underhållet, upprättar planer för innevarande år och genomför erforderliga omprioriteringar.

Löpande under året kan det förekomma att ej planerat behov av reparationer uppstår. Det finns egen personal som fångar information. Det finns också system och rutiner för att ta emot och hantera felanmälningar från allmänheten. För att hantera akuta åtgärder finns en för ändamålet sär- skild budget.

Det finns en dialog, samordningsmöten, för att när så är relevant samordna underhållsinsatser.

Exempelvis samordning med ledningsförnyelse inom VA-området. Således förekommer att gatu- underhåll initieras av en ledningsförnyelse.

VA

I nuvarande rutin är det VA-chefen, som tillsammans med driftchefen, upprättar treårsplaner utifrån de budgetmässiga förutsättningarna. För treårsplaneringen finns en sammanställning över kommande saneringsprojekt. Omprioriteringar i upprättad planering sker löpande utifrån uppkomna händelser, som exempelvis upprepade vattenläckor i ett område.

Utifrån en mer preciserad årsplanering/genomförandeplan sker upphandling av projekt inom ramen för kommunens ramavtal. Tekniska nämnden fattar inte beslut om planen. VA-chefen beslutar om erforderliga prioriteringar.

Det finns en dialog, samordningsmöten, för att samordna med bland annat gatuunderhållet. Det förekommer att planerat gatuunderhåll initierar en insats om ledningsförnyelse.

Av intervjuerna framgår att den historiska dokumentationen behöver förbättras i systemstödet. Ett sådant arbete sker fortlöpande i samband med framtagande av den strategiska förnyelseplanen.

Med en strategisk förnyelseplan kommer förutsättningarna för framförhållningen i samordningen med gatuunderhållet avsevärt förbättras.

Vi bedömer att det sker en underhållplanering med tillräcklig framförhållning. Systemstödet med de besiktningar som sker skapar grund för att ge planeringen ett tillräckligt långsiktigt perspektiv.

Vi bedömer samtidigt att det arbete som sker är sårbart, då arbetet med system och planering företrädesvis enbart hanteras av gatuingenjören. Vi rekommenderar att se över möjligheterna att fler involveras i processerna med att hantera underhållsplaneringen.

VA

Vi bedömer att underhållsarbetet/förnyelsen av VA-ledningsnätet sker utan tillräcklig framförhåll- ning och långsiktighet. Bedömningen grundas på att det saknas en förnyelseplan. Som vi noterat i ovanstående har detta uppmärksammats och ett arbete med strategisk förnyelseplan pågår. Den strategiska förnyelseplanen kommer att ge grund för bedömning av behovet ur ett långsiktigt perspektiv och därmed också ge en större framförhållning i planeringen av investeringar och hur dessa förhåller sig till bland annat taxeutvecklingen. Med en förnyelseplan ökar möjligheten att kunna prioritera mellan olika insatser.

Svenskt Vatten har tagit fram nyckeltal för förnyelsetakt som är beroende av ledningstyper och ålder. Systemstödet behöver uppdateras och förnyelseplaneringen behöver vara genomförd. Där- efter finns underlag för att bättre bestämma förnyelsetakten i ledningsnätet.

(17)

8 Vi bedömer att det finns en samordning mellan gatuunderhåll och underhåll i VA-ledningsnätet.

Med en förnyelseplan förbättras förutsättningarna att med framförhållning nå samordningsvinster.

2.3. Genomförs insatser i enlighet med underhållsplaneringen?

Det finns en löpande uppföljning av genomförda insatser. Den uppföljning som vi tagit del av indi- kerar på att insatser genomförs i paritet med planen och att prognosen för årsutfallet blir i paritet med budget, ca 5 mnkr.

VA

Innevarande års planering har påverkats av 2018 års utfall som översteg budget med 4,2 mnkr.

2019 års budget uppgick initialt till 15,0 mnkr. Efter reduktion för föregående års utfall kvarstod 9,8 mnkr.

Vid delårsrapporten per augusti beräknades prognosen till 11,7 mnkr. Per oktober beräknades prognosen till 15,7 mnkr. Bland annat har projekt tillkommit efter upprepade vattenläckor. Vidare har insatser med infordring skett i ökad takt. Samtidigt har två projekt med ledningsförnyelse till en kostnad om sammantaget 3 mnkr skjutits framåt.

De planerade insatser är inte fördelade med budgeterad investeringsutgift per projekt, utan följs upp som helhet mot den totala budgetavsättningen. Denna uppföljning bygger på en prognos som är upprättad för respektive projekt.

Till delar förekommer även inom budgetavsättningen insatser som inte är direkt att härleda till led- ningsförnyelse.

Vi bedömer att insatser genomförs i linje med den planering som är upprättad.

VA

Vi bedömer att insatser delvis har genomförts i linje med underhållsplaneringen. Särskilda händel- ser har inneburit omprioriteringar som påverkat genomförda objekt och investeringsutgiften. Viss ledningsförnyelse har ”tidigarelagts”, medan andra projekt skjutits framåt.

Vi anser att budgeten för ledningsförnyelse bör delas upp, där de ”större” projekten åsätts ett budgetbelopp/beräknad investeringsutgift. Ett sådant underlag ger bättre överblick över planeringen och tydliggör avvikelser utifrån planeringen.

2.4. Finns tillräckliga ekonomiska resurser för genomförande av under- håll?

Utifrån den bedömning som systemstödet ger anses innevarande års budgetavsättning om 5 mnkr vara otillräckligt. Till år 2020 har budgeten utökats till 8 mnkr/år för budgetåret och de följande planåren. Denna nivå, 8 mnkr, tjänar huvudsakligen till att upprätthålla befintlig standard, innebä- rande att inte bygga någon ökad underhållsskuld. Systemet anger ett behov på årsbasis upp till 11 mnkr för att successivt reducera underhållsskulden.

Om hela underhållsskulden skulle hanteras under år 2019 bedöms i Rapport 2018, Beläggningstill- stånd inom Mjölby kommun, 2019-01-16, Sweco, ett behov av ca 32 mnkr.

(18)

9 Samtidigt ska noteras att kommunens för relativt god respons i medborgarundersökningar vad avser upplevd nöjdhet med gator och GC-vägar.

Planerat underhåll (innevarande års budget uppgår till 5 mnkr). Redovisat utfall 2015-2019:

År Utfall 2015 6,7 mnkr 2016 4,8 mnkr 2017 6,5 mnkr 2018 3,2 mnkr

2019 5,2 mnkr (prognos)

Det planerade underhållet har i budget och plan ökat till 8 mnkr/år fr o m år 2020.

För det akuta gatuunderhållet finns 100 tkr i driftbudgeten, samt en möjlighet att disponera medel för oförutsedda händelser om ca 1 mnkr (förvaltningsnivå). Dessa medel är i regel tillräckliga.

VA

VA-chefens bedömning är att förnyelsetakten bör ligga i paritet med vad som anges i VA-policyn, d v s ca 1 %/år. Även om ledningsförnyelsen numera i flera fall kan ske med en kostnadseffektiv schaktfri teknik, infordring av befintliga ledningar, bedömer VA-chefen att budgetavsättningen för planåren om 15 mnkr/år inte vara tillräcklig för att nå 1 % ledningsförnyelse per år.

Den schaktfria tekniken har kunnat användas under innevarande år och budgetens ambition om 0,6 % i ledningsförnyelse kommer att infrias. Tidigare år har i målambitionerna kopplat till budget- förutsättningarna angivits en förnyelsetakt om 0,3 % per år. Senaste mätningen som anges är från år 2017 och uppges till 0,23 % per år.

Planerat underhåll – VA-ledningsnät (innevarande års budget uppgår till 9,8 mnkr). Redovisat utfall 2015-2019:

År Utfall 2015 7,3 mnkr 2016 8,0 mnkr 2017 11,7 mnkr 2018 17,2 mnkr

2019 15,7 mnkr (prognos)

Det planerade underhållet/ledningsförnyelse budgeteras år 2020 till 22,5 mnkr och åren därefter till 15 mnkr/år. Andra åtgärder än ledningsförnyelse kan förekomma inom ramen för budgetanslaget.

Vi bedömer att budgetavsättningen delvis är tillräcklig. Med innevarande års budgetnivå bedöms underhållsskulden öka. Nivån i kommande budget och plan bedöms inte bygga ytterligare under- hållsskuld, samtidigt som den är otillräcklig för att reducera befintlig underhållsskuld.

Vi anser att nämnden behöver tydliggöra kopplingen mellan avsatta budgetmedel och målambit- ionerna för gatuunderhållet.

VA

Vi bedömer att ambitionsnivån för ledningsförnyelse riskerar att inte nå VA-policyn och VA-chefens bedömning om 1 % förnyelsetakt. Det kan hållas för sannolikt att de senaste årens takt på led- ningsförnyelse inneburit en ökad underhållsskuld. För närvarande saknas en tydlig koppling mellan årliga budgetavsättningar och bedömd förnyelsetakt. Vi anser att nämnden behöver tydliggöra kopplingen mellan avsatta budgetmedel och målambitioner för förnyelsetakten.

(19)

10 Först i samband med framtagande av den strategiska planen för ledningsförnyelse erhålls underlag för en adekvat förnyelsetakt.

2.5. Vilken uppföljning och återrapportering sker till nämnden?

2.5.1. Iakttagelser

När det gäller mål/aktiviteter med koppling till underhållsinsatser inom gator och VA har nämnden inför år 2019 och 2020 fattat beslut om följande:

Nämndsåtagande: Tillhandahålla en god service till våra medborgare och kunder Aktivitet: Nöjdhet gång/cykelvägar: Öka insatser i trafiksäkerhetsprogrammet för att bibehålla målvärdet. Mätning:

• Medborgarnas nöjdhet med kommunens gång- och cykelvägar (index upp till 100)

• Medborgarnas nöjdhet med kommunens gator och vägar (index upp till 100)

• Medborgarnas nöjdhet med dricksvattnet i Mjölby kommun (betyg upp till 10)

Av uppföljningen i samband med delårsrapporten framgår att nöjdgeten med GC-vägar uppgår till indexet 63, vilket är i paritet med målvärdet. Nöjdheten med gator och vägar uppgår till 62, vilket är i paritet med målvärdet. Senaste mätningen för dessa index skedde i april 2019.

Nöjdheten med dricksvatten har ett målvärde om 8,6. Senaste mätningen från december 2017 gav värdet 8,5.

Ekonomiska mål - resultatmål, mål för låneskuld och investeringsmål. Aktiviteter:

• Öka insatser i beläggningsprogrammet för att bibehålla målvärdet

• Öka volymen ledningsförnyelse genom att öka investeringstakten

Mått: Andelen gator som behöver åtgärdas inom 5 år, mäts i %.

Andelen gång/cykel-vägar som behöver åtgärdas inom 5 år, mäts i % Förnyelsetakt VA-ledningar, % (av totalt ledningsnät)

Av delårsrapporten framgår att målvärdena avseende beläggningsstandard förväntas uppnås.

Målvärdet för gator och GC-vägar har målvärden på 43 % respektive 28 %.

Målvärdet för förnyelsetakten i VA-ledningsnätet bedömdes som uppfyllt i samband med delårs- rapporten. Det saknas dock en mätning och redovisning av nyckeltalet.

Vidare följer nämnden upp volymnyckeltalen asfaltsbelagd vägyta per kvm, såld mängd vatten per kbm, renat avloppsvatten per kbm.

Nämndens behandling under år 2019 av ärenden som berör underhållsplaneringen för gator och VA:

§ 20, februari, Investeringsbudgeten

Information lämnas om investeringsbudgeten för år 2020-2022, där underhåll av gator och vägar, samt VA-ledningsnätet ingick.

§ 21, februari, Gatuunderhållet

Särskild information lämnas om gatuunderhållet. Av informationen framgår bland annat volymer och faktorer som påverkar underhållsbehovet, exempelvis trafik, ålder och grävningsarbeten.

(20)

11 Vidare redovisas aktuell vägstandard och behov. Det framgår att nuvarande nivå om 5 mnkr/år inte kommer att vara tillräcklig. Villagatorna är mest eftersatta. Av informationen framgår att äskandet inför 2020 års budget innebär en höjning från 5 mnkr till 8 mnkr.

§ 25, februari, Mål och åtagande

Information och genomgång av mål och åtagande, samt utfall av mått och nyckeltal.

§ 33, mars, VA/avfallsavdelningen

Information lämnas om organisation och anläggningar. Vidare pågående projekt, samt framtida utmaningar. Bland annat att ta fram en strategisk förnyelseplan för ledningsnätet.

§ 36, mars, Verksamhetsplan

Beslut fattas om verksamhetsplan för år 2019, innehållande åtaganden med aktiviteter och resul- tatmål.

§ 42, mars, Investeringsbudget

Beslut fattas om äskanden inför perioden 2020-2022.

§ 51, april, Projektenheten

Information lämnas om projektenheten, som utför projekt på beställning åt förvaltningens avdel- ningar (bland andra Gata/parkavdelningen och VA/avfallsavdelningen).

§ 59, april, Budgetberedningen

Information lämnas om processen och förutsättningar.

§ 67, maj, gatu- och parkavdelningen

Information lämnas om avdelningens organisation och förutsättningar.

§ 83, juni, Mål och åtagande 2020 Information, diskussion och förslag.

§ 103, augusti, Mål och åtagande

Mål och åtagande behandlas. Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att revidera och komplettera målvärden till nästa sammanträde.

§ 111, augusti, Rambudget 2020

Nämnden beslutar om rambudget för år 2020

§ 130, september, Delårsuppföljning

Åtagande, mått och nyckeltal, samt ekonomiskt utfall per 2019-08-31.

§ 132, september, Uppföljning intern kontroll

Internkontrollmoment: Kontroll av flöde vid knutpunkter på dricksvattennätet. Kontrollen medför tidig upptäckt av vattenläcka och snabbare insats för åtgärd. Flödesmätare installeras och ansluts till övergripande övervakningssystem. Av återrapporteringen framgår att installationer kommer att påbörjas under hösten och fortsätta kommande år.

§ 133, september, Mål och åtagande, 2020 Mål och åtagande för år 2020 behandlas.

§ 137, september, Beslut om rambudget 2020

Rambudgeten behandlar effektiviseringskrav. Föreslagna effektiviseringar berör ej gatuunderhåll eller förnyelse av VA-ledningsnätet.

§ 152, oktober, Beslut om Mål- och budget 2020-2022 Behandlar budgeten utifrån av fullmäktige tilldelad ram.

(21)

12 Utöver ovanstående behandlas återkommande ekonomiska uppföljningar vid nämndens samman- träden.

2.5.2. Bedömning

Vi bedömer att det finns en återkommande information och rapportering till nämnden vad avser frågor som är relaterade till gatuunderhåll och ledningsförnyelse.

För en ökad transparens och bättre underlag för uppföljning och utvärdering anser vi att nämnden, i samband med uppföljningsrapporter, ska erhålla underlag för hur större underhållsprojekt budgeterats, d v s hur de totala anslagen fördelas på olika projekt.

Gator

Vi anser att målvärde om vad som behöver åtgärdas inom en femårsperiod är beroende av flera faktorer som ålder på beläggning och andra påverkande faktorer. Vi bedömer att nämnden i större utsträckning behöver fokusera på nyckeltal med målambition för den del som är att betrakta som eftersatt underhåll, 16 % för gator och 7 % för GC i den senaste rapporten.

Vi rekommenderar även att följa nyckeltal avseende kostnad för beläggningsunderhåll per kvm.

VA

Vi bedömer att de budgeterade förutsättningarna för ledningsförnyelse behöver tydliggörs och sättas i relation till ledningsförnyelsen takt, att målvärde sätts med utgångspunkt från tekniska och ekonomiska förutsättningar. Vi noterar samtidigt att det pågår ett arbete med strategisk förnyelse- plan, vilket ger förutsättningar för att mer aktivt arbeta med målvärden för budget och planår.

Vi anser att uppföljningen av nyckeltal inom VA-området behöver utvecklas. Vi rekommenderar att nämnden följer leveransavbrott, klagomål, odebiterad förbrukning och antal läckor i vattenled- ningsnätet. Vidare att för avloppsledningsnätet följa statistik över inläckage.

(22)

13

Revisionell bedömning

Säkerställer tekniska nämnden att planering av gatuunderhållet och underhåll av VA-systemet är ändamålsenligt vad avser effektivitet och långsiktighet? Vi bedömer att tekniska nämnden inte helt säkerställer ändamålsenligheten vad avser effektivitet och långsiktighet.

Bedömningen grundas på nedanstående bedömningar mot kontrollmål. Bland annat behöver nämnden i större utsträckning fokusera på mål och nyckeltal kopplade till underhållsskuld och för- nyelsetakt i VA-ledningsnätet.

3.1. Bedömningar mot kontrollmål

Kontrollmål Kommentar (Gator/VA) (Gator/VA)

Finns ett system utformat för bedömning av underhållsbehovet?

Gator - Uppfyllt

Vi bedömer att det finns system utformade för att bedöma och planera underhåll av gator och GC-vägar. Det finns en systematik för att kontinuerligt uppdatera statusen på gator och GC-vägar.

VA – Delvis uppfyllt

Vi bedömer att för underhållsplanering- en/ledningsförnyelsen inom VA saknas till- räckligt systemstöd. Det genomförs till delar inventeringar av ledningsnätets status, men det finns ett behov av att öka systematik och att säkerställa kvalitén på systemets historiska dokumentation. Vi konstaterar samtidigt att ett sådant arbete pågår i samband med framtagande av den strategiska förnyelse- planen.

Finns underhållsplaner som upprättas med tillräcklig framförhållning och långsiktighet?

Vi bedömer att det sker en underhållplanering med tillräcklig framförhållning. Systemstödet med de besiktningar som sker skapar grund för att ge planeringen ett tillräckligt långsiktigt perspektiv.

Vi bedömer samtidigt att det arbete som sker är sårbart, då arbetet med system och planering företrädesvis enbart hanteras av gatuin- genjören.

VA – Ej uppfyllt

Vi bedömer att underhållsarbetet/förnyelsen av VA-ledningsnätet sker utan tillräcklig fram- förhållning och långsiktighet. Bedömningen grundas på att det saknas en förnyelseplan.

Som vi noterat i ovanstående har detta upp- märksammats och ett arbete med strategisk

(23)

14 förnyelseplan pågår. Den strategiska förnyel-

seplanen kommer att ge grund för bedömning av behovet ur ett långsiktigt perspektiv och därmed också ge en större framförhållning i planeringen av investeringar och hur dessa förhåller sig till bland annat taxeutvecklingen.

Med en förnyelseplan ökar möjligheten att kunna prioritera mellan olika insatser.

Svenskt Vatten har tagit fram nyckeltal för förnyelsetakt som är beroende av ledningstyper och ålder. Systemstödet behöver uppdateras och förnyelseplaneringen behöver vara genomförd. Därefter finns underlag för att bättre bestämma förnyelsetakten i lednings- nätet.

Vi bedömer att det finns en samordning mellan gatuunderhåll och underhåll i VA- ledningsnätet. Med en förnyelseplan förbätt- ras förutsättningarna att med framförhållning nå samordningsvinster.

Genomförs insatser i enlighet med under- hållsplaneringen?

Vi bedömer att insatser genomförs i linje med den planering som är upprättad.

VA – Delvis uppfyllt

Vi bedömer att insatser delvis har genomförts i linje med underhållsplaneringen. Särskilda händelser har inneburit omprioriteringar som påverkat genomförda objekt och investeringsutgiften. Viss ledningsförnyelse har ”tidigarelagts”, medan andra projekt skjutits framåt.

Vi anser att budgeten för ledningsförnyelse bör delas upp, där de ”större” projekten åsätts ett budgetbelopp/beräknad investeringsutgift.

Ett sådant underlag ger bättre överblick över planeringen och tydliggör avvikelser utifrån planeringen.

Finns tillräckliga ekonomiska resurser för genomförande av un- derhåll?

Gator – Delvis uppfyllt

Vi bedömer att budgetavsättningen delvis är tillräcklig. Med innevarande års budgetnivå bedöms underhållsskulden öka. Nivån i kommande budget och plan bedöms inte bygga ytterligare underhållsskuld, samtidigt som den är otillräcklig för att reducera befintlig underhållsskuld.

Vi anser att nämnden behöver tydliggöra kopplingen mellan avsatta budgetmedel och målambitionerna för gatuunderhållet.

(24)

15 VA – Ej bedömt

Vi bedömer att ambitionsnivån för lednings- förnyelse riskerar att inte nå VA-policyn och VA-chefens bedömning om 1 % förnyelsetakt.

Det kan hållas för sannolikt att de senaste årens takt på ledningsförnyelse inneburit en ökad underhållsskuld. För närvarande saknas en tydlig koppling mellan årliga budgetavsätt- ningar och bedömd förnyelsetakt. Vi anser att nämnden behöver tydliggöra kopplingen mellan avsatta budgetmedel och målambitioner för förnyelsetakten.

Först i samband med framtagande av den strategiska planen för ledningsförnyelse er- hålls underlag för en adekvat förnyelsetakt.

Vilken uppföljning och återrapportering sker till nämnden?

Gator/VA - Delvis uppfyllt

Vi bedömer att det finns en återkommande information och rapportering till nämnden vad avser frågor som är relaterade till gatuunder- håll och ledningsförnyelse.

För en ökad transparens och bättre underlag för uppföljning och utvärdering anser vi att nämnden, i samband med uppföljningsrap- porter, ska erhålla underlag för hur större underhållsprojekt budgeterats, d v s hur de totala anslagen fördelas på olika projekt.

Gator

Vi anser att målvärde om vad som behöver åtgärdas inom en femårsperiod är beroende av flera faktorer som ålder på beläggning och andra påverkande faktorer. Vi bedömer att nämnden i större utsträckning behöver fokusera på nyckeltal med målambition för den del som är att betrakta som eftersatt under- håll, 16 % för gator och 7 % för GC i den senaste rapporten.

VA

Vi bedömer att de budgeterade förutsättning- arna för ledningsförnyelse behöver tydliggörs och sättas i relation till ledningsförnyelsen takt, att målvärde sätts med utgångspunkt från tekniska och ekonomiska förutsättningar.

Vi noterar samtidigt att det pågår ett arbete med strategisk förnyelseplan, vilket ger förut- sättningar för att mer aktivt arbeta med mål- värden för budget och planår.

Vi anser att uppföljningen av nyckeltal inom VA-området behöver utvecklas.

3.2. Rekommendationer

För en ökad transparens och bättre underlag för uppföljning och utvärdering rekommenderar vi att nämnden, i samband med uppföljningsrapporter, erhåller underlag för hur större underhållsprojekt budgeterats, d v s hur de totala anslagen fördelas på olika projekt.

(25)

16 Vi rekommenderar att nämnden i större utsträckning fokuserar på nyckeltal med målambitioner för den del som är att betrakta som eftersatt underhåll för gator och GC-vägar. Vi rekommenderar även att följa nyckeltal avseende kostnad för beläggningsunderhåll per kvm.

Vi rekommenderar att tydliggöra de budgeterade förutsättningarna för ledningsförnyelse i förhål- lande till nyckeltal för ledningsförnyelsens takt, där målvärde sätts med utgångspunkt från tekniska och ekonomiska förutsättningar.

Vi rekommenderar att uppföljningen av nyckeltal inom VA-området utvecklas, där nämnden följer leveransavbrott, klagomål, odebiterad förbrukning och antal läckor i vattenledningsnätet, samt läckage i avloppsledningsnätet.

Vi rekommenderar att se över möjligheterna att fler involveras i processerna med att hantera un- derhållsplaneringen avseende gatuunderhåll.

(26)

17 2019-11-12

Lena Brönnert Uppdragsledare

Jörn Wahlroth Projektledare

Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr 556029-6740) (PwC) på uppdrag av Mjölby kommuns revisorer enligt de villkor och under de förutsättningar som framgår av projektplan från 2019-05-14. PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot an- nan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport.