13.2. Bilaga - VB med resultatanalys 2014 - KS

(1)

Verksamhetsberättelse med resultatanalys 2014

Kommunstyrelsen

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 3

1.1 Nämndens uppdrag ... 3

2 Sammanfattning året som gått ... 4

3 Ekonomi ... 5

3.1 Nämndens resultat jämfört med budget ... 5

3.2 Nyckeltal för prognossäkerhet ... 7

3.3 Exploateringsredovisning ... 8

3.4 Bedömning gällande 2015 ... 8

4 Verksamhetsanalys ... 9

4.1 Åtaganden ... 9

4.2 Budgetuppdrag ... 14

4.3 Övriga utvecklingsinsatser... 16

4.4 Nulägesanalys ... 18

5 Omvärldsanalys ... 25

6 Sammanfattning planerade insatser 2015 ... 26

7 Framåtblick - bedömning inför 2016 och framåt ... 30

Bilagor

Bilaga 1: Rapporter och mätningar

(3)

1 Inledning

1.1 Nämndens uppdrag Beskrivning

Kommunstyrelsen är fullmäktiges verkställande organ och ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamheter. Kommunstyrelsen har också uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs av kommunägda bolag. En särskild uppgift för styrelsen är att bereda ärenden till fullmäktige samt ha hand om den ekonomiska förvaltningen. Kommunstyrelsen svarar för kommunens plan- och

exploateringsverksamhet, centrala upphandlingsfunktion, kontaktcenter samt den kommuninterna administrationen. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och krisledningsnämnd. I kommunstyrelsens budget hanteras också fullmäktige och

kommunens revisorer samt valnämnden. Kommunstyrelsens tjänstemannaförvaltning är kommunledningskontoret.

(4)

2 Sammanfattning året som gått

Medborgarundersökningen 2014 visar att Sollentuna kommun flyttar fram positionerna ordentligt. Detta är inte en slump - utvecklingsarbete ger resultat. Under 2014 har kommunens verksamheter bedrivit ett intensivt utvecklingsarbete både inom de enskilda verksamheterna och i gemensamma utvecklingsinsatser. Skola och näringslivsarbete visar fortsatt mycket goda resultat i olika mätningar. Inom vård- och omsorgsområdet pågår många intressanta utvecklingsprojekt och den kommungemensamma satsningen på miljöområdet har kommit igång.

Kommunledningskontoret (KLK) har under året genomfört en rad olika insatser inom ramen för det gemensamma utvecklingsarbetet. Kommunens kompetensförsörjning är en central utmaning och mycket arbete har gjorts kring långsiktig kompetensförsörjning, ledarskap och arbetsgivarmärket. Kommunens tillväxt ställer krav på investeringar och under året har en långsiktig ekonomisk analys tagits fram samtidigt som ett

effektiviseringsarbete inletts kring inköp och lokalförsörjning. Kommunikationsområdet har utvecklats vad gäller medborgardialoger, sociala medier och nyhetsförmedling.

Inom stadsbyggnadsområdet har året varit intensivt. Kommunens första studentbostäder håller nu på att växa fram och arbete med rullande översiktsplan pågår och kommer att ge bättre framförhållning i vår växande kommun. Slutligen bör nämnas det arbete som görs kring verksamhetsstyrning, statistik, analys och uppföljning. Det är en grundbult för ett fortsatt framgångsrikt utvecklingsarbete för att bli Sveriges mest attraktiva kommun.

(5)

3 Ekonomi

Ekonomiskt utfall (mkr)

Netto- kostnader 2013

Intäkter 2014

Kostnader 2014

Netto- kostnader 2014

Budget 2014

Avvikelse mot budget 2014

Komunfullmäktige -3,2 0,0 3,1 -3,1 -3,5 0,4

Kommunrevision -1,9 0,0 1,5 -1,5 -1,6 0,1

Kommunstyrelsen -21,0 0,3 17,1 -16,8 -17,9 1,1

Kommunlednings-

verksamhet -80,9 144,1 246,4 -102,4 -107,8 5,4

Brandkåren

Attunda -33,5 5,5 39,1 -33,7 -35,0 1,3

Övrig verksamhet -0,5 2,0 8,5 -6,5 -6,5 0,0

Summa nämnd -141,0 151,8 315,6 -163,9 -172,3 8,4

Investeringar (mkr)

Nettoutgift er 2013

Inkomster 2014

Utgifter 2014

Nettoutgift er 2014

Årsbudget 2014

Avvikelse mot budget 2014

-0,3 0,0 -0,7 -0,7 -2,2 1,5

3.1 Nämndens resultat jämfört med budget

Kommunstyrelsens totala budgetram för 2014 uppgår till 172,3 miljoner kronor (mkr).

Med redovisade nettokostnader på 163,9 mkr innebär det ett överskott på 8,4 mkr.

Kommunfullmäktige

Ett överskott på 0,4 mkr redovisas för verksamheten. Den främsta orsaken till det positiva resultatet är lägre tryckerikostnader än budgeterat.

Kommunrevisionen

Kostnaderna för kommunrevisionen 2014 uppgår till 1,5 mkr och ett överskott på 0,1 mkr redovisas därmed.

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsens totala budgetram ligger på 17,9 mkr. Ett överskott på 1,1 mkr redovisas, vilket främst beror bl.a. på lägre personalkostnaderna än budgeterat. En administrativ tjänst var budgeterad på helårsbasis medan tjänsten först tillsattes under oktober månad. Andra orsaker till överskottet är lägre tryckerikostnader och en extraordinär intäkt.

(6)

Kommunledningsverksamhet

Kommunledningsverksamhetens budgetram uppgår till 107,8 mkr, medan de redovisade nettokostnaderna slutade på 102,4 mkr. Det innebär ett överskott totalt sett på 5,4 mkr.

• Ekonomiavdelningen

Ekonomiavdelningens budgetram uppgår till 24,5 mkr, vilken har överskridits med 1,3 mkr. Orsaken till högre kostnader än budgeterat är främst implementeringen av ett nytt ekonomisystem. Kostnaderna för detta uppgick till ca 2 mkr under 2014, vilket till stor del var obudgeterat. Dessutom tillkom kostnader bland annat till följd av fler användarlicenser för Stratsys. Underskottet kunde dock begränsas på grund av vakanser och därmed lägre personalkostnader än budgeterat.

• Personalavdelningen

Personalavdelningen består dels av kommungemensamma personalverksamheter och dels av personalkostnader relaterade till avdelningen. De kommungemensamma kostnaderna finansieras genom PO-pålägget, vilket blev högre än budgeterat och genererade därmed ett överskott. Orsaken är att bolagiseringen av Solom dragit ut på tiden. Detta påverkar även kostnaderna för den fackliga verksamheten där istället ett underskott redovisas. Totalt sett redovisas ett överskott på 0,5 mkr för avdelningen.

• Administrativa avdelningen

Administrativa avdelningen består av kansli- och arkivenheten, kontaktcenter, kommunikationsenheten, enheten för säkerhet och brottsförebyggande rådet, internservice och IT-enheten.

Avdelningens budgetram uppgår till 44,3 mkr. Totalt sett redovisas ett nettoöverskott på 5,6 mkr. Inom avdelningen återfinns emellertid såväl över- som underskott.

Internservice redovisar ett underskott på 1 mkr vilket beror på att kommunens tryckeri lades ner vid halvårsskiftet med lägre intäkter än budgeterat som följd. Ett större överskott, 3,9 mkr, återfinns inom IT-enheten. Orsaken är lägre driftskostnader än budgeterat samt en vakant tjänst. Däremot blev kostnaderna för supportärenden 1,3 mkr högre än budgetrat. Överskottet inom övriga enheter beror främst på vakanta tjänster samt att olika projekt inte slutförts som planerat alternativt redovisar lägre kostnader än beräknat.

• Plan- och exploateringsavdelningen

Plan- och exploateringsavdelningens nettobudget uppgår till 17,8 mkr och ett överskott på 0,8 mkr redovisas. Avvikelsen förklaras dels av att inkomster från nyttjanderättsavtal och tomträtter ökat jämfört med tidigare år till följd av att flera avtal löpt ut och

omförhandlats. En annan förklaring är bristande möjligheter att utnyttja resurser för infrastruktur- och trafikplanering, Dessa två positiva avvikelser dras till viss del ner av två negativa avvikelser; en obudgeterad tjänst och lägre självfinansieringsgrad inom verksamhetsområdet detaljplan.

Brandkåren Attunda

De totala kostnaderna för räddningstjänsten uppgick till 33,7 mkr. Överskottet på 1,3 mkr kan förklaras av en lägre medlemsavgift än budgeterat.

(7)

Övrig verksamhet

Övrig verksamhet inkluderar verksamheten för val och samarbetsorgan. Helårsresultatet motsvarar budget. Medlemsavgifterna till olika samarbetsorgan överstiger budget med 0,1 mkr vilket vägs upp av något lägre kostnader för valet än budgeterat.

Investeringsram (exklusive exploatering)

Investeringsbudgeten uppgår till 2,2 mkr. Under 2014 har 0,7 mkr av budgeten förbrukats. Möbler till Väsjö-projektet och arkivskåp för personalakter har köpts in under året. Det redovisade överskottet uppgår till 1,5 mkr.

Nyckeltal Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014

Budgetföljsamhet % 0,5 % 7,8 % 4,9 %

Kommentar

Mäts i samband med årsredovisningen.

3.2 Nyckeltal för prognossäkerhet

Under året har prognosen successivt visat på ett allt högre överskott och därmed kommit allt närmare faktiskt årsutfall. Rent generellt kan sägas att om budgeten lagts på en rimlig nivå, och inget större oförutsett inträffat i jämförelse med denna planering, hamnar i regel prognosen nära budget i början av året. Händelser under året kan sedan innebära ändrade förutsättningar, vilka i olika grad går att påverka. Detta gör att ju närmare årsslutet vi kommer desto mer kunskap har vi om året och desto mer träffsäker blir i regel en årsprognos. Det faktiska utfallet för kommunstyrelsen blev ett överskott på 8,4 mkr vilket är 3,3 mkr bättre än senaste prognos. Differensen ligger inom

kommunledningsverksamheten, med de största avvikelserna inom ekonomiavdelningen, den administrativa avdelningen och plan- och exploateringsavdelningen.

• Ekonomiavdelningen

Resultatet för ekonomiavdelningen blev 0,9 mkr bättre än senaste prognos. Orsaken är främst lägre kostnader för ekonomisystemet än beräknat. Till viss del beror detta på förseningar, vilket innebär att vissa kostnader istället kommer att belasta 2015. Detta gäller även för beslutsstödssystemet BIBA, där till viss del arbetet med integrationer kvarstår och därmed även vissa kostnader.

• Administrativa avdelningen

Den senaste årsprognosen för den administrativa avdelningen låg 1,7 mkr sämre än faktiskt utfall. I novemberrapporten hade ett högre belopp prognostiserats för ett skadestånd. Utöver detta beror förbättringen bl.a. på icke realiserade kostnader i

samband med rekrytering av enhetschef och lägre utbildnings- och konsultkostnader än beräknat.

• Plan- och exploateringsavdelningen

Plan- och exploateringsavdelningen har under 2014 nyttjat 95 procent av driftbudgeten.

Faktiskt utfall blev 0,8 mkr bättre än vad prognosen i november utvisade. Avvikelse består dels av att inkomster från nyttjanderättsavtal och tomträtter ökat jämfört med tidigare år, då flera avtal löpt ut och omförhandlats. Avvikelsen består också i bristande

(8)

möjligheter att utnyttja resurser för infrastruktur- och trafikplanering.

Nyckeltal Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014

Prognossäkerhet (%) 4 % 8,7 % 4,6 %

Kommentar

Mäts i samband med årsredovisningen.

3.3 Exploateringsredovisning

Orsaken till att exploateringsinkomsterna under 2014 blev lägre än budgeterat är att försäljningar av Tabellen, Topplocket och Väsjön Mellersta blivit framflyttade till 2015.

Även exploateringsutgifterna blev lägre än budgeterat, vilket beror på att

genomförandet av Väsjöområdet inte kommit i gång ännu, utan påbörjas först under 2015.

Tabellredovisning

Redovisning 2012

Redovisning 2013

Redovisning

2014 Budget 2014

Resultat/

avvikelser belopp Verksamhetens

inkomster

46,0 4,7 56,8 156,0 -99,2

Verksamheten utgifter 32,1 41,8 63,9 224,7 160,8

Verksamhetens netto

13,9 -37,1 -7,1 -68,6 61,6

När utgifterna överstiger inkomsterna redovisas nettot med ett minustecken

3.4 Bedömning gällande 2015

För 2015 görs bedömningen att kostnader och intäkter ska motsvara budget. 2014 redovisades ett större överskott, vilket av flera anledningar inte bedöms kunna upprepas 2015. Exempelvis beror närmare hälften av det redovisade överskottet 2014 på för högt budgeterade kostnader inom IT-enheten vilket resulterat i att intäkterna från andra förvaltningar beräknats och fakturerat till en totalt sett för hög nivå. Detta har nu reglerats i prismodellen och kommer att resultera i lägre intäkter under 2015.

Personalkostnader utgör en stor del av budgeten. Överskott förekom inom flera avdelningar under 2014 på grund av vakanta tjänster. Tjänsterna är nu besatta och kostnaderna kommer att löpa på helårsbasis 2015. Till detta kommer

lönekostnadsökningar som inte kompenserats för i ramen. Kostnaden för

ekonomisystemet var i sin helhet prognostiserad att falla ut 2014 och har inte tagits med i budget 2015. Vissa kostnader kommer dock att falla ut 2015.

(9)

4 Verksamhetsanalys

4.1 Åtaganden Fokusområden:

4.1.1 Ansvarsfull ekonomisk politik Kommunövergripande mål:

Säkerställa ett effektivt resursutnyttjande med bibehållen eller förbättrad kvalitet

Nämndens åtaganden

Grön Utveckla den systematiska kvalitetsuppföljningen och formerna för ständiga förbättringar (Samtliga nämnder)

Beskrivning Vid 2014 års slut ska samtliga nämnder ha etablerat former för

kvalitetsuppföljning/redovisning med tydlig koppling till arbete med ständiga förbättringar.

Handlingsplaner definieras utifrån nämndens utvecklingsbehov inom detta område.

(Bakgrund: Enligt ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna ska varje nämnd internt behandla en fördjupad kvalitetsredovisning minst en gång per år. Nämnden ska också redovisa verksamheternas kvalitet inom ramen för framförallt årsredovisning och resultatanalysdagar. )

Kommentar

Arbetet kring kvalitetsuppföljning och ständiga förbättringar har genomförts på följande sätt:

• Kvalitetsnätverket har återupplivats och nätverkets kommande arbete har prioriterats.

• Arbetet kring kvalitetsuppföljningar har på olika sätt diskuterats i bl.a. kvalitetsnätverket och vikten av planering för uppföljning av bl.a. olika nyckeltal och analys av dessa har lyfts fram.

Arbetet med kvalitetsredovisningar är i gång i alla förvaltningar enligt de former som passar den enskilda förvaltningen/nämnden bäst. .

• Resultatanalysen har utvecklats och integrerats med en gemensam form för verksamhetsberättelse.

• Ett projekt för kommungemensamt synpunktssystem arbetar mot produktionsstart i april 2015.

• Genom det interna arbetet kring Sveriges mest attraktiva kommun har kvalitetsarbetet fått ett stort fokus.

Grön Genomföra utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksamheternas kvalitet och effektivitet (Samtliga nämnder)

Beskrivning Detta generella åtagande fungerar som "paraply" för viktiga effektiviserings- och kvalitetsåtgärder (handlingsplaner) som respektive nämnd/förvaltning identifierar och prioriterar under höstens verksamhetsplanering. Nämnderna ska särskilt beakta möjligheterna till effektivisering genom att etablera samarbete(n).

Kommentar

En ny modell för intern kontroll har tagits fram vilket ger möjlighet att successivt bredda, systematisera och effektivisera arbetet med intern kontroll. Samtidigt har en kommungemensam plattform för geografisk information tagits i drift och en webbkarta är implementerad för driftsättning i mars 2015.

IT-planeringen har under året breddats till e-förvaltningsplanering för att fokusera på det övergripande syftet att möjliggöra god service för medborgarna och skapa effektivitet i den kommunala

organisationen. Utvecklingen av e-tjänster är en viktig del i detta arbete. Den modell för planering av e- förvaltning som finns idag har en tydlig koppling till budgetprocessen. Det finns idag en god förståelse och också ett engagemang för modellen i den kommunala organisationen.

Två förstudier som genomförts/genomförs ger goda förutsättningar för fortsatt utvecklingsarbete: intern service samt inköpsverksamheten.

(10)

Kommunövergripande mål:

Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet

Grön Med ett särskilt fokus på samhällsbyggnadsfrågorna, underlätta företagens kontakter med kommunen samt kvalitetssäkra kommunens hantering av

näringslivsrelationerna.

Beskrivning Kommunstyrelsen ska hålla ihop ett utvecklingsarbete kring hela kommunens relationer med näringslivets aktörer men med särskilt fokus på samhällsbyggnadsfrågorna. I åtagande ingår att internt driva på kommunstyrelsens och övriga nämnders arbete med att underlätta för företagen i kontakterna med kommunen. Parallellt med detta är det viktigt att klargöra vilka förväntningar företagen kan ha på kommunen utifrån kommunens rådighet och möjligheter samtidigt som kommunens hantering ska präglas av transparens. Kommunstyrelsen ska också tillse att kommunens interna hantering av relationerna med näringslivet kvalitetssäkras.

Kommentar

En gemensam utbildning för politiker, chefer och handläggare med företagskontaktar har genomförts i syfte att få tillstånd bättre och effektivare kontakt mellan kommunen och företagen. Genom utbildningen har vi fått många idéer framkommit som utvecklar arbetssätt och ett positivt förhållningssätt till

företagande. En del idéer är redan genomförda och vi har nu en tydlig bild av vad vi behöver arbeta vidare med i kommunens bemötande gentemot näringslivet.

Med särskilt fokus på företagarnas kontakter kring samhällsbyggnadsfrågor har interna seminarier med berörda förvaltningar hållits för att skapa en gemensam förståelse men samtidigt tydlig

ansvarsfördelning i hela kedjan plan – exploatering – bygglov. Extern information har sedan tagits fram både för hemsidan och i tryckt form.

Grön Aktivt arbeta med att skapa möjligheter och stödja nämnderna i dialogen med näringslivet inom nämndernas olika ansvarsområden

Kommentar

Alla övergripande insatser som görs inom näringslivsarbetet syftar till att utveckla och systematisera vardagskontakterna med näringslivet; hemsida, företagsbesök, mötesformer, att näringslivschefen medverkar vid enskilda möten mellan förvaltningar och företag.

Några särskilda utvecklingsinsatser som genomförts:

• TFK har tillsatt en näringslivsgrupp internt inom kontoret.

• Kontaktcenter - Företag, en väg in för näringslivet

• Förstudie för att etablera Tillståndsguiden under 2015 har påbörjats under hösten 2014 och blir klar i början av 2015.

• Informationen på hemsidan har förbättrats.

Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare som skapar attraktiva arbetserbjudanden

Grön Aktivt arbeta för att implementera reviderad personalpolicy (Samtliga nämnder) Beskrivning Under hösten 2013 revideras nuvarande personalpolicy och under 2014 ska den sedan, med metodstöd från KLK, implementeras i samtliga verksamheter. I kombination med arbetet kring vision och internkommunikation bedöms detta åtagande ge en bra grund för fortsatt arbete kring kommunen som attraktiv arbetsgivare.

Kommentar

Personalpolicyn antogs av KF i juni 2014 och presenterades därefter för alla chefer på chefskonvent.

Verktyg och instruktioner för förvaltningarna finns och de flesta verksamheter har påbörjat arbetat med att på ett gemensamt sätt implementera personalpolicyn. Mallar för medarbetarsamtal är i sitt slutskede och förslag på reviderade lönepåverkande faktorer är framtagna för beslut i fullmäktige i mars 2015.

Enkäter till nyanställda och de som väljer att avsluta sin anställning i Sollentuna kommun är i drift.

Arbetet med att profilera Sollentuna kommun som en attraktiv arbetsgivare har pågått hela året. Bland annat har vi deltagit i Framtidsmässan och Lavamässan, annonserat på JC Decauxtavlor, fortsatt med vårt annonskoncept på jobbannonser, uppdaterat information på hemsida mm.

(11)

Medarbetare och chefer ska utveckla sig själva och kommunens verksamheter

Grön Medarbetares delaktighet och inflytande ska öka (Samtliga nämnder)

Beskrivning Enligt samverkansavtalet ska all gemensam kompetens och erfarenhet tas tillvara inom verksamheterna. Nämnden ska analysera hur det interna arbetet enligt nya samverkansavtalet fungerar med arbetsplatsträffar och möten i samverkansgrupper och vid behov vidta åtgärder så att alla

verksamheter tar vara på samverkansavtalets möjligheter.

Kommentar

Alla medarbetare, chefer och fackliga förtroendemän har enligt plan utbildats i samverkansavtalet.

Utvärderingen av samverkan visar att arbetsplatsträffar fungerar mycket väl i de flesta verksamheterna.

Med planerade och strukturerade möten ökar medarbetarnas möjlighet till delaktighet och inflytande. På många verksamheter saknas lokala arbetsplatsombud vilket gör att det är svårt att uppfylla

förhandlings- och informationsskyldigheten i samverkansmöten.

Fokusområden:

4.1.2 Miljö och klimat Kommunövergripande mål:

Minska utsläppen av växthusgaser från kommunens verksamheter och skapa

förutsättningar för invånare och verksamma inom kommunens gränser att minska sina utsläpp av växthusgaser

Grön Tillgängliggöra kunskap och information om olika konsumtionsvals klimatpåverkan (KS, MBN)

Beskrivning Detta åtagande utgår från åtagande 1A i klimatstrategins åtgärdsplan 2012-2013. De insatser som lyfts fram i åtgärdsplanen för 2013 ska utvecklas vidare under 2014 genom

handlingsplaner som innebär ett fortsatt samarbete mellan KS och den energi- och klimatrådgivning som finns inom MBK.

Kommentar

Någon särskild handlingsplan har inte satts upp för KS till detta åtagande. En "solkarta" som ska hjälpa kommuninvånare att bedöma effekten av solcellspaneler är beställd och under framtagande. I övrigt ligger det i kontorets löpande arbete att stötta MBK i deras utvecklingsarbete".

Orange

Minska klimatpåverkan från trafiken inom kommunen (KS, TFN)

Beskrivning Detta åtagande utgår från åtagande 2B i klimatstrategins åtgärdsplan 2012-2013. Arbetet med trafikstrategi och trafikplan lyfts fram som avgörande för detta åtagande vilket innebär att KS ska ha trafikplanearbetet i fokus och färdigställa detta, med tydligt beaktande av klimatfrågorna, under 2014.

TFN deltar i arbetet med trafikplan och bidrar samtidigt med handlingsplaner kring gång- och cykelvägar.

Kommentar

KS arbete är inriktat på att med trafikstrategin som utgångspunkt koppla cykelplan, kollektivtrafikplan och parkeringspolicy till en samlad trafikplan. Trafikstrategi beräknas antas under första halvåret 2015 varför åtagandet inte klaras av enligt plan.

Grön Minska klimatpåverkan från kommunens fastigheter (KS, TFN)

Beskrivning Detta åtagande utgår från åtagande 3A i klimatstrategins åtgärdsplan 2012-2013. Arbetet med handlingsplaner för att minska klimatpåverkan från kommunens egna fastigheter ligger på TFN.

Stöd i arbetet finns via energieffektiviseringsstrategin och viss finansiering kan åstadkommas via energieffektiviseringsstödet. Enligt klimatstrategin ska vidare klimatpåverkan från de byggnadsmaterial som används i nyproduktion uppskattas och redovisas för att i kommande upphandlingar minska. Detta arbete ska bedrivas av TFN i samarbete med KS.

Kommentar

Ansvaret för klimatpåverkan från kommunens fastigheter ligger på TFN. KS roll i detta arbete är att

(12)

ansvara för den kommungemensamma klimatstrategin som vägledning för arbetet. Klimatstrategin kommer att ingå som en del i den övergripande miljöpolicyn. Handlingsplaner kommer att finnas i miljöprogram som tas fram 2015. Enligt TFK:s rapportering kommer livscykelanalyser avseende klimatpåverkan att utföras på de nybyggnationer som för närvarande planeras.

Grön Minska mängden koldioxid i luften genom att öka natur- och parkmarkens förmåga att långsiktigt binda kol (KS, TFN)

Beskrivning Detta åtagande utgår från åtagande 3E i klimatstrategins åtgärdsplan 2012-2013. KS och TFN ska i samråd ta fram handlingsplaner som innebär utveckling och implementering av former för att säkerställa att kommunens nettoinlagring av kol ökar över tiden.

Kommentar

Sollentuna har som en del i detta arbete tagit fram en uppföljningsmodell – ett verktyg för att systematiskt dokumentera koldioxidinlagringen. I modellen kan vi inte bara följa hur koldioxidlagring påverkas när nya områden exploateras utan också räkna ut vilka kompensationsåtgärder som krävs för att uppväga förlusterna vid exploatering samt att öka koldioxidinlagringen.

Röd Minska klimatpåverkan från avfallshanteringen

Beskrivning Detta åtagande utgår från åtagande 2 A i klimatstrategins åtgärdsplan 2012-2013. Under 2013 pågår arbete med uppdatering av delmålen till SÖRAB:s avfallsplan. Under höstens

verksamhetsplanering ska KS utifrån delmålen och antagen uppdatering av renhållningsordningen undersöka behov av eventuella handlingsplaner för 2014 utifrån KS ansvarsområde.

Kommentar

Handlingsplan saknas men ett projekt har inletts inom internservice för att förbättra avfallshanteringen i Turebergshuset.

Grön Kunskapsuppbyggnad om kommunens klimatpåverkan i syfte att minska den Beskrivning Detta åtagande utgår från åtagande 3C i klimatstrategins åtgärdsplan 2012-2013. KS ska ge kommungemensamt stöd genom kartläggning och kunskapsspridning om klimatpåverkan och möjliga strategier för att på sikt minska klimatpåverkan.

Kommentar

Miljögiraffen har gjort en inledande studie om kommunens klimatpåverkan från inköp inom en skola, en förskola och ett äldreboende. MIljögiraffen presenterade rapporten i april vilket filmades. Filmen ingår i det utbildningspaket som tagits fram under hösten och ska användas för genomförande av utbildning i hela kommunorganisationen under 2015 enligt beslut i MU.

Grön Villkor vid markanvisning som bidrar till att minska klimatpåverkan

Beskrivning Detta åtagande utgår från åtagande 3D i klimatstrategins åtgärdsplan 2012-2013. Under 2014 ska nämnden arbeta med en kontinuerlig kunskapsuppbyggnad kring sätt att vid markanvisning ställa villkor kopplat till klimatpåverkan. Erfarenheterna sammanställs inför fortsatt utvecklingsarbete.

Kommentar

Erfarenheter från tidigare markanvisningar har kommit till stor nytta i arbetet med kommande markanvisningar i tex Väsjön Mellersta. Nyckeln till framgångsrika markanvisningar är att formulera relevanta krav och utvärderingskriterier i samband med markanvisningstävlingarna. Som komplement, vilket ytterligare ökar ambitionsnivån, finns ett förslag till KS på en markförsäljningsstrategi vars innehåll kan bidra till att minska klimatpåverkan (bl a premieras cykelanvändandet).

Arbeta för en god bebyggd miljö som främjar en hälsosam livsmiljö för kommunens invånare

Grön Integrera dagvattenfrågan i den planerade fördjupningen av översiktsplanen för den urbana grönstrukturen ("blågröna planen")

Beskrivning I ÖP framgår att kommunen vill ha en mer hållbar dagvattenhantering och att dagvatten ska synliggöras i den urbana miljön. Syftet är att våra sjöar och vattendrag ska bli mindre belastade med förorenat dagvatten från den urbana miljön. Arbetet med grönstrukturplanen ska pågå under 2014- 2015.

(13)

Kommentar

Framtagandet av underlag för dagvattenhantering är en del av arbetet med det tematiska tillägget till översiktplanen, Urban grönstruktur. En översvämningsanalys har genomförts under hösten.

Översvämningsanalysen har visat på områden där behov av förbättrad dagvattenhantering är stor. Efter samråd bedöms Urban grönstruktur (där dagvattenhanteringen är ett delprojekt) antas 2016.

Fokusområden:

4.1.3 Integration och kommunikation Kommunövergripande mål:

Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling Nämndens åtaganden

Orange

Eftersträva ett enkelt och begripligt språk i information och texter som är avsedda för invånarna (Samtliga nämnder)

Beskrivning För att stärka demokratin och människors delaktighet behöver kommunens information som riktar sig till invånarna vara begriplig. Det innebär både övergripande information och texter som riktar sig till enskild, såsom beslut.

Kommentar

Inom ramen för webbutvecklingen har förvaltningskommunikatörerna utbildats i hur man skriver

"responsivt", dvs hur man skriver och publicerar text på webben för att den som besöker kommunens webb med en smartphone eller läsplatta ska få en bra läsupplevelse. I övrigt har kontoret inte jobbat med särskilda insatser kring "enkelt och begripligt språk" utan prioriteringen har legat på nyhetsflödet som under året har ökat och därutöver blivit mer digitalt. Bland annat har kommunen börjat arbeta mer systematiskt med sociala medier som komplement till webbplatsen för att i större utsträckning nå invånare på deras villkor.

Grön Underlätta för invånarna att kunna jämföra alternativen i valsituationer (BUN, KS, VON)

Beskrivning I takt med att kommunen utvecklar och bygger ut valfriheten behöver vi se till att invånarna har goda möjligheter att välja rätt utifrån sina behov och önskemål. Kommunen ska erbjuda lättillgänglig information om vilka alternativen är, hur alternativen förhåller sig till varandra, hur man gör för att ändra sitt val samt ge ett stöd för att enkelt genomföra valet. Även brukarnas egna synpunkter kan ges utrymme som stöd i valet. Detta kräver en kommungemensam strategi samt att ansvar för utveckling och uppdatering tydliggörs.

Kommentar

Det finns sedan början av januari 2014 en jämförelsetjänst på kommunens hemsida för att underlätta för invånarna i valsituationen. Jämförelsetjänsten, som ursprungligen innehöll 4 områden; förskolor, hemtjänst, familjerådgivning och pedagogisk omsorg, är en integrerad del av kommunens e-

tjänsteerbjudande och utvecklas successivt inom ramen för detta. Under 2014 har tjänsten utökats med ytterligare ett område, daglig verksamhet LSS. För grundskolor har dessutom en länkning till nationell jämförelsetjänst lagts till. Under 2015 kommer jämförelsetjänsten ses över i ett ytterligare steg utifrån nya lagkrav gällande privata utförare.

Utveckla den interna kommunikationen

Grön Tydliggöra kommunens och förvaltningarnas interna kommunikationssystem och tillhandahålla verktyg för att tydliggöra vem, hur och vad som kommuniceras (Samtliga nämnder)

Beskrivning Arbetet syftar till att öka effektiviteten i verksamheten, hålla ordning och reda i kommunikationen och ge goda förutsättningar för ledning, styrning och lärande.

Kommentar

God intern kommunikation är något som alla ansvarar för, både chefer och medarbetare. Detta har under året uppmärksammats i samband med den nya personalpolicyn som just understryker detta

(14)

delade ansvar. Implementeringen av den nya personalpolicyn i organisationen har i delar samtidigt inneburit implementeringen av den interna kommunikationspolicyn.

Förvaltningskommunikatörerna är viktiga aktörer för att stödja den interna kommunikationen på respektive förvaltning. Kommunikatörerna har under hösten gemensamt arbetat med denna fråga vid flera tillfällen. Vidare har KLK:s kommunikatörer under året besökt ett stort antal APT-möten för att informera om Solsidan och dess funktioner för att verksamheterna ska kunna använda intranätet på ett optimalt sätt.

Inom KLK har samtliga medarbetare deltagit i ett par workshops under hösten där såväl Solsidan som möteskultur varit centrala diskussionsämnen och som det kommer komma en fortsättning på under 2015 i syfte att ytterligare förbättra den interna kommunikationen

Grön Med de nya IT-verktyg som står till buds ska stadsbyggnadsprocessen skapa nya arbetsytor för en intern kommunikation av hög kvalitet

Beskrivning Under 2014 ska stadsbyggnadsverksamheten vidareutveckla sitt nya

projektstyrningsverktyg genom att skräddarsy rapportering och uppföljning för olika typer av

intressenter. I kombination med detta ska verksamheten också ta till vara kommunens nya intranät för att använda det på bästa sätt och därigenom effektivisera den interna kommunikationen.

Kommentar

Kontaktcenter har sedan i november en titt-in-funktion i stadsbyggnadsavdelningens

verksamhetssystem och kan där se realtidsinformation om pågående detaljplaner. Detta underlättar och höjer kvaliteten i kontaktcenters kommunikation med invånarna.

För att öka informationen till politiken distribueras sedan i maj en lägesrapport från systemet.

4.2 Budgetuppdrag

Typ av

uppdrag Uppdrag Krav

återredovisning Senaste kommentar 2014 -

Från prel budget 2015

Kartläggning och förslag till samordningen av föreningsbidrag, exkl.

kultur- och

idrottsföreningsbidrag.

KS januari 2015. Avslutad (enligt plan)

Beslut i KS 2014-12-17 (Ekonomiavdelningen)

2014 - Från prel budget 2015

Plan för offensiv markhantering.

KS 2014-11-12 Pågående (med avvikelse)

Uppdraget beskrevs i ett tjänsteutlåtande till KSAU i slutet av maj.

Arbetsutskottet beslutade att bordlägga ärendet.

Återrapportering kommer inte att ske enligt plan.

(Plan- och

exploateringsavdelningen) 2014 -

Projektplan för effektivisering/samord ningsvinster.

KS 2014-11-12. Avslutad (enligt plan)

Beslut i KS 2014-11-26 (Ekonomiavdelningen)

2014 - Från prel budget 2015

Ta fram förändrad prismodell för IT inför budget 2016

(driftkostnader).

KS 2014-11-12 Pågående (med avvikelse)

En ny prismodell har tagits i bruk redan för 2015. Den nya

prismodellen ska ses som steg ett på en

tvåstegsförändring. Inför 2016 kommer modellen justeras ytterligare.

(Administrativa avdelningen)

(15)

Typ av

Utreda ungdomsrådets fortsatta roll.

KS januari 2015. Avslutad (enligt plan)

Utredningen är avslutad.

Ärendet går upp i KSAU 19/1 och KS 26/1.

(Funktionen för näringsliv och strategisk

kommunikation) 2014 -

Utredning av social investeringsfond.

KS 2014-11-12 Avslutad (enligt plan)

Beslut i KF 2014-10-15 (Ekonomiavdelningen)

2014 - Från KF budget 2014

Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda miljöcertifiering av kommunens verksamhet

Återredovisning i samband med preliminär budget och meddelas fullmäktige

Avslutad (enligt plan)

KF beslutade 2014-12-31 1. Sollentuna Kommun ska för närvarande inte miljöcertifiera kommunens verksamheter

2. Kommunstyrelsen ges i uppdrag att komplettera nuvarande

miljöledningssystem med följande:

- En samlad bild över hur miljöfrågan styrs idag i kommunens

styrdokument och planer och utifrån det uppdatera och komplettera

styrdokumenten.

- System för uppföljning av miljöarbetet.

- Redovisning av miljöarbetet i ett miljöbokslut.

(Plan- och

exploateringsavdelningen) 2014 -

Från KF budget 2014

Kommunstyrelsen får i uppdrag att, inom ramen för IT-

plansprocessen under 2014, och i samråd med arbetet kring energieffektiviserings- och klimatstrategierna, förbättra kommunens IT-miljö vad gäller resurs- och energiförbrukning samt sätta större fokus på hur IT i sig kan bidra till resurs- och energisnåla lösningar samt ökad effektivitet i verksamheterna (Grön IT).

KS 2014-11-26

KF 2014-12-10 Avslutad (enligt plan)

Kommunledningskontoret har genomfört en sk "grön audit" med konsultstöd.

En separat rapport kommer att skickas till budgetberedningen och ärendet avrapporteras till fullmäktige i mars.

(Administrativa avdelningen)

2013 - Från styrproce sser i övrigt

Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda former för

kravställande på de fordon som används i kommunens

verksamheter.

Uppdraget ska redovisas inför budgetprocesse n för 2015

Avslutad (enligt plan)

Beslut i KF 2014-02-05 (Kommunstyrelsen)

(16)

Typ av

Från KF Budget 2013

Kommunstyrelsen och Överförmyndarnämnde n får i uppdrag att genomföra översyn av förvaltarenhetens verksamhet kopplat till överförmyndarnämnde n

Redovisas till KF

i september Avslutad (med avvikelse)

Beslut i KS 2014-03-12 och KF 2014-03-26.

Avvikelsemarkeringen gäller försening p g a försenat remissvar.

(Kommunstyrelsen)

4.3 Övriga utvecklingsinsatser

Utöver de insatser som redovisats under 4.1 och 4.2 har KLK under 2014 genomfört bl.a. följande insatser:

Stadsbyggnad

En medveten satsning på innovativa projekt har under 2014 lett till att

studentbostäderna i kvarteret Tabellen (Malmparken) börjat byggas. Förutom studentbostäderna har även fastigheten intill sålts och kommer att upplåtas med bostädsrätter som på ett innovativt sätt bidrar till övrig bebyggelse i området.

Under året har mark för industriändamål sålts i Bredden med gott resultat vilket innebär att kommunen kan erbjuda företagare mark i attraktiva lägen. För en mindre del av industriområdet Kappetorp finns nu en antagen detaljplan som också öppnar upp för nya industrietableringar i ett etablerat och attraktivt område av kommunen.

Programarbete för bl.a. en linbana mellan Häggvik och Väsjöområdet, för LSS-boenden runt om i kommunen och för Vision för Rotebro samt Edsbergs entré har varit viktiga insatser under 2014 som fortsätter 2015. Detta gäller även förhandlingar med SL om Tvärbanans anslutning till Helenelund samt ett arbete kring det gamla Mässområdet i syfte att möjliggöra en blandad stadsbebyggelse i detta centrala läge i kommunen.

Väsjöprojektet har gått in i genomförandefas då de första detaljplanerna har vunnit laga kraft och arbetet med utbyggnad av gator och allmänna anläggningar påbörjats.

Visionsstudien ”Ett framtidssäkrat Sollentuna” har genomförts som ett steg på vägen mot en rullande översiktsplan samtidigt som arbetet kring Urban grönstruktur fortsatt bl a med en digital medborgardialog. Vidare har olika kommunikationsinsatser mot

invånare genomförts, t ex digitala dialoger samt ”Sollentunaslingan” där markprocessen och planprocessen har beskrivits i detalj. Sollentuna deltog i MIPIM-mässan med en utökad ambitionsnivå jämfört med tidigare år. Deltagandet i Stadsbyggnadsbenchen fortgår.

Bemanningen i Väsjöprojektet har utökats för att möta upp behoven, både genom att öka andelen anställd personal i projektet och förstärkning av konsultresurserna.

Stadsbyggnadsverksamhetens strategiska perspektiv har stärkts genom de nyinrättade tjänsterna Stadsbyggnadsstrateg och Fastighetsstrateg.

Miljö och klimat

En miljö- och klimatstrateg tillträdde i 2014. Strategen har därefter i samarbete med miljöutskottet kartlagt vilket behov som finns inom området i syfte att komplettera redan påbörjade insatser och strategier. En kommunövergripande miljöpolicy har tagits

(17)

fram och beslutats. Kommunens deltagande i trafikantveckan och Earth Hour City Challenge har initieras. Övriga insatser finns redovisade under KS åtagande. Inför 2015 har KLK fått ett antal utredningsuppdrag från miljöutskottet, se vidare nulägesanalys.

Kontaktcenter – En väg in

Projektet ”En väg in” som bedrivits inom Kontaktcenter under 2014 har bland annat resulterat i ett samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen. Inom ramen för projektet

”En väg in” finns också Kontaktcenter – Företag samt arbetet med gemensam synpunktshantering, se 4.1

Extern kommunikation

Under 2014 påbörjades ett nytt koncept för den externa kommunikationen vilket innebär en större bredd i vilka kanaler som kommunen kommunicerar i. Exempelvis inleddes arbetet med att ersätta Sollentunajournalen med månatliga informationsannonser i lokaltidningarna, utveckla nyhetsarbetet samt att kommunen nu finns på Twitter och Instagram. Arbetet med att systematisera medborgardialogerna har fortsatt med regelverk och arbetsprocesser för dialogerna. Under 2014 genomfördes totalt 10 medborgardialoger där cirka 2200 invånare deltog aktivt.

KLK har stöttat ett par förvaltningar i framtagande av övergripande

kommunikationsplaner. Arbete kring kriskommunikation har bl a resulterat i en kriskommunikationsplan och kontakter med viktiga externa parter har etablerats.

Under sommaren 2014 påbörjades projektet ”Responsiv design” som syftar till att göra kommunens externa webb responsiv, dvs. anpassningsbar efter det verktyg besökaren använder (PC, läsplatta, smartphones).

Intern kommunikation

Ett gemensamt strategiarbete för förvaltningskommunikatörer kring utveckling av både extern och intern kommunikation har startats. Under hösten har den interna

kommunikationen inom KLK fokuserats genom att, inom ramen för

planeringsprocessen, genomföra några gemensamma aktiviteter för samtliga medarbetare.

Näringslivsarbetet

Det mesta av näringslivsarbetet är redovisat under åtagandena mot näringslivsmålet, se ovan. Tilläggas kan att kommunen i samarbete med NyföretagarCentrum instiftat priset Årets Nyföretagare. Priset delas ut vid näringslivsdagen.

Trygghetsarbetet

Under hösten genomfördes en trygghetsundersökning i bred samverkan och dialog med föreningsliv, medborgare och organisationer samt internt inom den kommunala

organisationen. Undersökningen utgör underlag för kommande arbete med en

handlingsplan för ökad trygghet och säkerhet för den som bor och verkar i Sollentuna kommun.

Målstyrning

Den kommungemensamma målstyrningsmodellen har justerats utifrån den utvärdering

(18)

som gjordes hösten 2013. Det i avsnitt 4.1 nämnda arbetet kring ”Sveriges mest attraktiva kommun” sätter tydligt fokus på nämndernas målstyrning och systematiska arbete med de åtta punkterna.

Omvärldsbevakning och omvärldsanalys

Omvärldsbevakning och omvärldsanalys har varit i fokus under 2014. En mer

systematisk, löpande, omvärdsbevakning på kommunövergripande nivå har påbörjats.

Hittills har fokus framförallt legat på ökad bevakning och information om statistik, nyckeltal och jämförelser etc. Under hösten har kommunens årliga omvärldsanalys för första gången genomförts helt utan konsultstöd. I processen har samtliga kommunens chefer involverats och processen har stött både förvaltningarnas interna

omvärldsanalysarbete och det kommunövergripande.

Ekonomiadministration och finansförvaltning

En ny kodplan för kommunen har tagits fram och implementeras i samband med byte till nytt ekonomisystem årsskiftet 2014/2015. I samband med förberedelserna för systembyte har också en fullständig genomgång av processerna kopplat till redovisning och fakturering påbörjats, bl a har interndebiteringen setts över och minskats.

Under året har ett utvecklingsarbete kring likviditetsuppföljning genomförts.

Upphandling

Mot bakgrund av nya regler för direktupphandling har regelverk setts över och utbildning för kommunorganisationen genomförts.

Uppsikt

KLK har under året tagit ett samlat grepp kring uppsikten i syfte att tydligt bredda arbetet så att samtliga KLK:s avdelningar är involverade i uppsikten över nämnderna.

Även formerna för uppsikten över bolagen har setts över.

Interna nätverk

Ledning och samordning av kommunens förvaltning sker i många fall genom olika nätverk. KLK har under året förnyat vissa sådana nätverk, t.ex. för kommunikatörer, registratorer/nämndsekreterare samt kvalitetsarbete, och startat två helt nya, personsal respektive redovisning.

4.4 Nulägesanalys

Under 2013 tog kommunledningsgruppen fram 8 punkter för att skapa Sveriges mest attraktiva kommun. Eftersom KLK i mycket hög grad ansvarar för att leda och samordna detta arbete är redovisningen av KLK:s nulägesanalys strukturerad efter de åtta punkterna. Som komplement till redovisningen finns i bilaga 1 en sammanställning över externa bedömningar samt mätningar etc som genomförts externt eller internt.

Värderingar och kultur

Arbetet kring värderingar och kultur är tydligt fokuserad inom hela KLK och att det finns en god grund att utgå ifrån vilket bl a en genomförd enkät till alla chefer (se bilaga 1) visar. Området är dock en fortsatt stor utmaning både inom chefsgruppen och för hela

(19)

KLK. KLK måste också fortsätta leda och möjliggöra utvecklingen av en god

samarbetskultur i hela kommunorganisationen. Enkätundersökningens något lägre betyg på IT-enheten, där de flesta tillfrågade snarare har kontakt med Tieto än med IT-

enheten, visar på betydelsen av att även outsourcad verksamhet håller den kvalitet som förväntas.

Lanseringen av en samlad synpunktshantering våren 2015 samt det redan lanserade Kontaktcenter företagare är ur kundsynpunkt viktig kvalitetshöjning för kommunen och konkreta resultat av en kulturförändring i kommunorganisationen. Det finns ett

pågående viktigt arbete med att ringa in ytterligare arbetsuppgifter som ur ett kundnyttoperspektiv vinner på att hanteras av Kontaktcenter istället för av

förvaltningarna. Förutsättningarna för att lyckas med dessa överföringar bör vara goda bl a då extra medel tillförts utvecklingsarbetet.

Kulturen kring tillgänglighet och återkoppling till kund varierar mellan olika

verksamheter i kommunen och behöver därför uppmärksammas generellt, både utifrån ett kulturperspektiv och vad gäller administrativt stöd för detta.

Roller och ansvar i en effektiv kommun

Genom implementeringen av personalpolicyn, utvecklade chefsmöten och det pågående ledarutvecklingsprogrammet fokuseras både chefernas och medarbetarnas roller och ansvar. Detta ger en bra grund för det fortsatta arbetet både internt KLK och för hela organisationen.

Många signaler pekar på att KLK behöver arbeta med att tydliggöra olika roller och ansvar både internt inom KLK och ut mot förvaltningarna. Det handlar både om att faktiskt bli tydligare i vissa roll-/ansvarsfördelningar men också att tydligare kommunicera helheten.

Formerna för verksamhetsplanering och uppföljning har successivt utvecklas men mycket kvarstår i arbetet. Genom arbetet kring ”Sveriges mest attraktiva kommun”

finns möjlighet att skapa en tydlighet och fokusering på hur utvecklingsarbetet kring de åtta punkterna ska bedrivas i samklang med det kommunens målstyrningsmodell och integrerat med budget- och uppföljningsprocesserna. Arbetet är påbörjat och bedöms få positiva effekter för att alla medarbetare ska få bättre förståelse för kopplingen mellan kommunens mål, förvaltningarnas åtaganden, verksamhetens aktiviteter och

individuella mål. Några särskilt viktiga utvecklingsområden när det gäller roller och ansvar:

• Pågående arbete med nya mallar för medarbetarsamtal syftar till att

kvalitetssäkra medarbetarsamtalen och att chef och medarbetare tillsammans kommer överens om individuella mål och utvecklingsplan.

• Kommunen har många styrdokument. Tidigare påbörjat arbete kring former för den löpande aktualiseringen av dessa samt möjligheten att tillgodogöra sig innehållet för politiker, chefer och andra intressenter behöver återupptas.

• Kommunens gamla projektmodell behöver plockas upp och utvecklas samtidigt som kommunens arbete med processer behöver stärkas både vad gäller metoder och systemstöd.

• Kommunen bedöms inte ha en effektiv inköpsorganisation. Detta område har särskilt lyfts i ett effektiviseringsuppdrag till KLK.

• Lokalförsörjning. Även detta område har särskilt lyfts i ett

effektiviseringsuppdrag till KLK. Bedömningen är att KLK/KS behöver ta ett

(20)

större samordningsansvar, speciellt när det gäller tidiga skeden i processen.

• Intern kontroll. Området får en nystart genom att ny modell har beslutats. Att driva implementering och vidareutveckling är ett viktigt område för KLK.

Utvecklingsarbete som är gemensamt, systematiskt och långsiktigt

För KLK:s interna systematiska kvalitetsarbete finns svårigheter i att mäta effektivitet och de nationella jämförelserna är få. Näringslivsarbetet har, bl.a. med stöd av

nationella och regionala mätningar, kommit längst. För kontaktcenterverksamheten finns goda möjligheter inför det kommande året genom effektivare verktyg för uppföljning av kundnöjdhet och svarstider samt statistik och rapportuttag. Inom personalområdet finns en lång tradition kring att mäta nyckeltal och genomföra medarbetarenkäter men här behöver formerna utvecklas.

De nya enkäterna mot chefer och politik (se bilaga 1) är ett första steg till att skapa mer generella stöd för det systematiska kvalitetsarbetet på KLK. Enkäterna behöver

vidareutvecklas och andra interna uppföljningsinstrument adderas. Genomförande av Kommunkompassen under våren 2015 kommer ge ett bra stöd för både KLK internt och hela kommunorganisationen.

KLK:s strategiska kompetens har under året förstärkts vilket innebär bättre förmåga att hantera både särskilda strategiskt viktiga projekt, t ex Sollentuna sjukhus, som den strategiska planeringen för kommunikation, kvalitetsarbete, lokalförsörjning och stadsbyggnadsfrågor.

Genomförd breddning, och i viss mån fördjupning, av kommunens statistikfunktion ger bra underlag både för det systematiska kvalitetsarbetet och för den allmänna

utvecklingen i kommunen. Behovet av detta stöd är stort och formerna behöver utvecklas vidare.

Omvärldsbevakning och omvärldsanalys börjar bli etablerade delar inom kommunens planeringsprocess. Förankringen av arbetet i hela organisationen är bättre än tidigare.

Processerna behöver fortsätta utvecklas, både kommungemensamt och internt på KLK.

Det finns nu en kommungemensam form för verksamhetsplan och

verksamhetsberättelse med resultatanalys (den utvecklade Verksamhetsplanen slår igenom först hösten 2015). Internt på KLK är utmaningen framåt att fortsätta utveckla formerna för hur alla medarbetare involveras och kan känna delaktighet i planering och uppföljning samt hur processerna genomförs effektivt.

Samhällsbyggnadsfrågor

Under 2014 har ca 450 bostäder blivit inflyttningsklara. 12 detaljplaner har antagits.

Planberedskapen är god.

Markförsäljningar av kommunal mark har gett högre kvadratmeterpriser den gångna perioden, vilket visar dels att markpriserna för både bostäder och verksamheter ökar generellt men även att Sollentuna ökar sin attraktivitet inom stockholmsregionen.

Förutsättningarna är mycket goda inför kommande markförsäljningar.

Utifrån den allmänna konkurrenssituationen inom stadsbyggnadsområdet finns det farhågor kring den framtida kompetensförsörjningen och arbetet för att vara en attraktiv arbetsgivare är mycket viktigt för verksamheten. Bemanningssituationen är dock för närvarande god även om den trafikstrategiska kompetensen behöver förstärkas.

(21)

Miljö och klimat

Många uppdrag har lagts på KLK under 2014, då miljöutskottet påbörjade sitt egentliga arbete. Flera av de beslut som fattades handlar om att ta fram strategier för ett antal områden där det i dagsläget inte finns tillräckligt god vägledning för att åstadkomma de förändringar som eftersträvas.

Bedömningen är att det är fullt möjligt att få fram dessa strategier och att planerade åtgärder går att genomföra då de miljö- och klimatstrategiska frågorna får en

resursförstärkning med 50 procent av en heltidstjänst genom att resurser omfördelats mellan olika projekt inom stadsbyggnadsavdelningen.

Näringslivsfrågorna

Åtgärdena under 2014 bedöms ha lett till en positiv utveckling för näringslivet men resultatet från aktuella mätningar finns ännu ej tillgängligt. Åtgärderna bedöms också ha haft allmänt positiva effekter för samarbetet mellan förvaltningarna samt

förvaltningarna och KLK.

I Svenskt näringslivs ranking 2014 finns ett antal förbättringsområden för Sollentuna kommun, däribland ”tillgång på arbetskraft med relevant kompetens”, ”kommunens upphandlingar”, ”dialog mellan företag och kommunledning”, och ”kommunens information till företag”. De kommuner som når bra resultat i mätningar är de där det finns ett utvecklat samarbete, inte bara mellan det offentliga och privata, utan också företag emellan.

Trygghet och integration

Det finns ett konstaterat behov av att arbeta brett med integrationsfrågor i kommunen.

KLK:s kompetens och resurser för samordning av trygghets- och säkerhetsfrågor har förstärkts med en säkerhets- och trygghetssamordnare och det förarbete som genomförts under hösten 2014 skapar goda förutsättningar för en gemensam, långsiktig, planering inom området.

Starkt arbetsgivarmärke för en god kompetensförsörjning

De många insatserna kopplade till starkt arbetsgivarmärke bör innebära att kommunen har ett gott utgångsläge. Effekterna av insatserna är dock ännu svåra att bedöma. Någon medarbetarundersökning har inte genomförts under 2014, nästa genomförs hösten 2015.

En ny typ av enkäter till nyanställda och de som slutar i Sollentuna har använts sedan hösten 2014 men underlaget är ännu för litet för att dra slutsatser ifrån. Ur ett externt perspektiv är upplevelsen att det finns ett stort intresse för Sollentunas annonser.

Generellt finns inte heller några svårigheter att rekrytera personal utom inom de områden, t ex Stadsbyggnad, som har ett allmänt mycket svår rekryteringsläge.

Förhoppningen är att genomförda och fortsatta utvecklingsinsatser ge effekt även inom dessa områden.

Genom förstärkning med en tjänst har personalavdelningen ökat sina möjligheter att arbeta mer strategiskt med kompetensförsörjningen samt stötta verksamheterna när det gäller rekrytering.

Inom personalområdet finns följande särskilda utmaningar framåt: former för det interna arbetet med psykisk ohälsa, behov och former för kompetenskartläggning samt hur jämställdhetsarbetet ur ett brett perspektiv bättre kan integreras i verksamheternas

(22)

arbete.

Kompletterande bedömningar KLK:s verksamheter Stöd till fullmäktige och KS

Leveranssäkerheten när det gäller återkoppling på uppdrag etc, inklusive beredning av andra nämnders återkopplingar, behöver förbättras. KLK bedömer också att det finns ett utvecklingsarbete att göra kring hur tjänsteutlåtande utformas och skrivs. Detta stöds av politikerenkäten (se bilaga 1) vilken visar att KLK framåt behöver arbeta med att utveckla kompetens hos tjänstemän och kvalitet på beslutsunderlag. Bemötande och service ges däremot ett gott betyg.

Generellt om stöd till förvaltningarna

För de områden som berördes av enkäten till kommunernas chefer bedöms stödet till förvaltningarna vara gott. IT-enheten påvisade dock ett något sämre resultat. KLK:s bedömning är att det interna IT-stödet har förbättrats betydligt jämfört med tidigare år och att det största bekymret som nu kvarstår är hur KLK kan få till den del av IT-stödet som är outsourcat.

Arbetet med att effektivisera kommunens olika interna nätverk behöver fortsätta.

Ledning och styrning enligt kommunallagen

Det interna arbetet kring KLKs ansvar i uppsiktsarbetet har dels lett till att uppsikten i dess generella form löpande diskuteras i chefsgruppen och att strukturerna för det formaliserade uppsiktsarbetet har utvecklats och breddats. Detta gäller även uppsikten över bolagen. Det återstår att under kommande åren tillse att de nya formerna fungerar effektivt i praktiken men också att ytterligare bredda medvetenheten till alla berörda medarbetare.

Extern kommunikation

Den påbörjade breddningen av kommunikationskanalerna ger bättre förutsättningar att nå fler invånare på deras villkor. Arbetet med medborgardialoger sker nu systematiskt genom att regelverk och arbetsprocesser tagits fram och implementerats i samarbete med de förtroendevalda. KLK:s stöd till förvaltningarna kring kommunikationsplaner bidrar till en sammanhållen röd tråd i kommunikationen.

Den externa webben behöver utvecklas i linje med trenden att alltfler använder läsplatta eller smartphone när man söker information på nätet. Under 2014 påbörjades arbetet med en upphandling. De insatser som är inplanerade för 2015 för att få webben responsiv, dvs. anpassningsbar till olika verktyg, kommer inte vara tillräckliga utan fortsatt utvecklingsarbete krävs för att kommunens webb ska bli helt responsiv. I övrigt bedöms kommunikationsområdet ha en i huvudsak stabil löpande verksamhet men ett omfattande fortsatt utvecklingsarbete ligger framför kommunen de kommande åren, i takt med att kommunikationsområdet allmänt utvecklas i en snabb takt.

Intern kommunikation

Även här har utvecklingsinsatser under 2014 lett till en positiv utveckling. Både internt inom KLK och i hela kommunorganisationen finns dock tydliga signaler på ett fortsatt stort utvecklingsbehov. Den interna webben Solsidan, som byggdes upp under 2012,