19.2. Bilaga 1 KS Verksamhetsberättelse med resultatanalys 2015

(1)

Verksamhetsberättelse med resultatanalys 2015

Kommunstyrelsen

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 3

1.1 Nämndens uppdrag ... 3

2 Sammanfattning året som gått ... 4

3 Ekonomi ... 6

3.1 Nämndens resultat jämfört med budget ... 6

3.2 Exploateringsredovisning ... 7

3.3 Bedömning gällande 2016 ... 8

4 Verksamhetsanalys ... 9

4.1 Åtaganden ... 9

4.2 Uppdrag ... 13

4.3 Övriga utvecklingsinsatser... 17

4.4 Nulägesanalys ... 17

5 Omvärldsanalys ... 25

6 Sammanfattning planerade insatser 2016 ... 27

7 Framåtblick - bedömning inför 2017 och framåt ... 30

Bilagor

Bilaga 1: Effektiviseringsuppdrag

(3)

1 Inledning

1.1 Nämndens uppdrag Beskrivning

Kommunstyrelsen är fullmäktiges verkställande organ och ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamheter. Kommunstyrelsen har också uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs av kommunägda bolag. En särskild uppgift för styrelsen är att bereda ärenden till fullmäktige samt ha hand om den ekonomiska förvaltningen. Kommunstyrelsen svarar bland annat för kommunens plan- och exploateringsverksamhet, centrala upphandlingsfunktion, kontaktcenter,

kommunövergripande utvecklingsarbete inom olika områden samt den kommuninterna administrationen. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och krisledningsnämnd. I kommunstyrelsens budget hanteras också fullmäktige och kommunens revisorer samt valnämnden. Kommunstyrelsens tjänstemannaförvaltning är kommunledningskontoret.

(4)

2 Sammanfattning året som gått

Kommunstyrelsen redovisar ett överskott på 6,9 mkr för 2015, vilket till stor del beror på en momsrevision som gjorts för åren 2011-2014, men även på överskott inom bland annat IT-verksamheten och stadsbyggnadsavdelningen. Inför 2016 ges ingen

kompensation för kostnadsökningar i tilldelad budgetram. Förutom

lönekostnadsökningar måste därmed även omprioriteringar göras för att rymma exempelvis höjda medlemsavgifter till Attunda räddningstjänst, SKL och KSL. Dessa medlemsavgifter kräver årligen ett utrymme av budgetramen. Av 2016 års budgetram har 0,8 mkr använts för denna kostnadsökning.

Av 13 fastställda åtaganden för 2015 bedöms 11 som uppfyllda och två som delvis uppfyllda.

Sveriges näst bästa lokala näringslivsklimat!

För andra året i rad rankas Sollentuna kommun tvåa i Svenskt Näringslivs

företagsranking. Det är ett mycket bra resultat och ett kvitto på det kontinuerligt goda näringslivsarbete som kommunen gör. Under året har kommunen ytterligare förenklat för kommunens företagare genom Kontaktcenter-Företag och Tillståndsguiden.

Första spadtaget i Väsjön

Utvecklingen av Sollentunas nya stadsdel Väsjön fortsätter och entreprenader i området har påbörjats. Under augusti togs det symboliska första spadtaget då det kommunala vattnet slogs på till Södersätra, ett av delområdena i Väsjön. Antalet planerade bostäder i området totalt har ökat och ligger nu på 3 700 st. Arbetet med stadsutveckling i Helenelund och Västra Tureberg har fortsatt under året.

SKLs utvärderingsinstrument Kommunkompassen

Sollentuna har under 2015 genomfört Kommunkompassen och resultatet visar att Sollentuna kommun är bättre än genomsnittet inom alla åtta utvärderingsområden.

Kommunkompassen visar på flera utvecklingsområden för Sollentuna kommun, bland annat inom verksamhetsutveckling, personalpolitik samt ledarskap, ansvar och

delegation. Undersökningen fungerar som ett underlag för kommande förbättringsarbete.

Medarbetarundersökning i nytt utförande

En medarbetarundersökning i ny tappning genomfördes under den senare delen av året, resultaten är generellt goda med en genomsnittligt medarbetarindex på 71,6.

Förbättringsområden har identifierats och arbetet fortsätter 2016.

Chefsutveckling pågår

Satsning på kommunens chefer är en nyckelfaktor för att vara en attraktiv arbetsgivare.

Under året har ledarutvecklingsprogrammet fortsatt och chefskonvent för kommunens samtliga chefer genomförts.

Effektiviseringar, nu och framöver

Sollentuna har god ekonomi men de stora investeringarna framöver innebär att nya finansieringslösningar ses över. Dessutom planeras för ytterligare effektiviseringar i kommunen som helhet. Under året har en nulägesanalys med nyckeltalsjämförelser av verksamheternas kostnader tagits fram som ett underlag för det fortsatta arbetet.

(5)

effektiviseringsperspektiv och vidtagit åtgärder som sparar kommunen medel.

Kommunikation, dialog och service

Breddningen och variationen av kommunikationskanaler har utvecklats under året och bidragit till bättre förutsättningar att nå fler invånare på deras villkor. Flera av de koncept som utarbetades under 2014 har under 2015 lanserats och genomförts med gott resultat. Två exempel under året är Sollentunaliv samt tre välbesökta temaföreläsningar inom ramen för konceptet Fokus Sollentuna. En ny, responsiv webbplats lanserades under året och Kontaktcenter har implementerat ett nytt ärendehanteringssystem som möjliggör utvärdering på ett systematiskt sätt. En gemensam ingång för klagomål från kommunmedborgarna har införts via externwebben under året. Digitala samverkansytor på Solsidan och i Public360 har möjliggjorts och upphandling och implementering av e- arkiv har genomförts under 2015.

(6)

3 Ekonomi

Ekonomiskt utfall (mkr)

Netto- kostnader 2014

Intäkter 2015

Kostnader 2015

Netto- kostnader 2015

Budget 2015

Avvikelse mot budget 2015

Komunfullmäktige -3,1 0,0 3,1 -3,1 -3,4 0,3

Kommunrevision -1,5 0,0 1,5 -1,5 -1,6 0,1

Kommunstyrelsen -16,8 0,1 17,0 -17,0 -17,9 0,9

Stadsbyggnads-

nämnden 0,0 0,0 2,1 -2,1 -2,3 0,1

Kommunlednings-

verksamhet -102,4 151,6 259,2 -107,6 -112,9 5,3

Brandkåren

Attunda -33,7 5,5 39,6 -34,1 -34,4 0,2

Övrig verksamhet -6,5 0,0 3,6 -3,6 -3,5 -0,1

Summa nämnd -163,9 157,1 326,1 -169,0 -175,9 6,9

Investeringar (mkr)

Nettoutgift er 2014

Inkomster 2015

Utgifter 2015

Nettoutgift er 2015

Årsbudget 2015

Avvikelse mot budget 2015

-0,7 0,0 -0,9 -0,9 -2,2 1,3

3.1 Nämndens resultat jämfört med budget

Kommunstyrelsens totala budgetram för 2015 uppgår till 175,9 miljoner kronor (mkr).

En stor del av det redovisade överskottet på 6,9 mkr beror på en momsrevision som gjorts för åren 2011-2014. Nettointäkten, dvs. den moms kommunen fick tillbaka minskat med konsultarvoden för revisionen, uppgick till 3,2 mkr, vilket är en

engångsintäkt. Avvikelserna ingår i kommunledningsverksamheten enligt tabellen ovan, där totalt sett ett överskott på 5,3 mkr redovisas. Den återstående delen inom detta område, 2,1 mkr, är en sammanräkning av över- och underskott inom olika enheter.

Stadsbyggnadsavdelningen redovisar ett nettoöverskott på 1,2. Ett större överskott återfinns även inom IT-enheten där kostnaderna för servrar och lagring har reducerats.

En översyn har gjorts och de servrar som inte behövts har tagits bort samtidigt som back-up-rutiner har förändrats.

Kommunstyrelsen redovisar ett överskott på 0,9 mkr. Orsaken är dels ett lägre utfall för politikerarvoden än budgeterat och dels att det här återfanns budgetar för oförutsedda kostnader, vilka inte tagits i anspråk. Detta är även den främsta förklaringen till överskottet under kommunfullmäktige på 0,3 mkr.

Den mest omfattande kostnaden under räddningstjänsten (”Brandkåren Attunda”) avser medlemsavgiften till Attunda, vilken uppgår till 38,2 mkr. Kostnaden ligger 1,6 procent, 0,6 mkr, högre än förra året. Låga elkostnader under 2015 förklarar överskottet på 0,2 mkr.

(7)

Stadsbyggnadsavdelningen

Stadsbyggnadsavdelningen ingår i ”Kommunledningsverksamhet” i tabellen ovan.

Nettobudgeten för avdelningen uppgår till 16,7 mkr, en kostnadsbudget på 56,1 mkr och 39,4 mkr i budgeterade intäkter. Totalt sett slutar avdelningens netto för 2015 på

15,5 mkr, dvs. ett överskott på 1,2 mkr. Till stor del beror detta på att intäkterna för markförvaltning blev 2,3 mkr högre än budgeterat. Trafikstrategin slutfördes innan sommaren. Inga fler större uppdrag pågår inom strategisk trafikplanering och ett överskott på 0,8 mkr redovisas. Kommunövergripande miljö- och klimatverksamhet lämnar också ett överskott på 0,8 mkr beroende på brist på personal. Överskotten har gett utrymme att täcka konsultkostnader för fastighetsstrategiska projekt, 0,6 mkr utöver budget, samt ombyggnationer för att hantera den växande stadsbyggnadsavdelningen, 0,7 mkr mer än budgeterat. Inom detaljplanområdet pågår ett par program utöver budget och ett nettounderskott på 1,0 mkr redovisas inom området.

Investeringar (exklusive exploatering)

Investeringsbudgeten uppgår till 2,2 mkr. Under 2015 har 0,9 mkr använts för inköp av möbler inom stadsbyggnadsavdelningen. Ett överskott på 1,3 mkr redovisas.

Nyckeltal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015

Budgetföljsamhet % 7,8 % 4,9 % 4 %

Budgetföljsamheten har förbättrats jämfört med tidigare år. Intäkter och kostnader avseende den momsrevision som gjorts under året fanns inte med i budget men har bokförts under kommunstyrelsen. Om denna nettointäkt på 3,2 mkr räknas bort från årets resultat skulle utfallet för budgetföljsamheten istället ligga på 2,1%, vilket är en klar förbättring.

3.2 Exploateringsredovisning

För exploateringsverksamheten uppgår de budgeterade nettoutgifterna till 208,4 mkr.

Utfallet för 2015 landade på 17,2 mkr som ett positivt netto, vilket ger en positiv differens mot budget på 225,6 mkr. Volymen för såväl inkomster som utgifter är betydligt lägre än budget. Avvikelserna beror på förskjutningar av inkomster framåt i tiden men framförallt på förskjutning av genomförandeutgifter till 2016 för

Väsjöprojektet och då främst avseende Väsjön Torg (f.d. Väsjön mellersta),

Södersätra/Kastellgården samt Frestavägen. Under 2015 har markförsäljningar gjorts i Kappetorp, Bredden, Topplocket, Tabellen och Signalhornet.

Tabellredovisning

Redovisning 2013

Redovisning 2014

Redovisning

2015 Budget 2015

Resultat/avv ikelser belopp Verksamhetens

inkomster

4,7 56,8 101,2 221,3 -120,1

Verksamheten utgifter 41,8 63,9 84,0 429,7 345,7

Verksamhetens netto

-37,1 -7,1 17,2 -208,4 225,6

När utgifterna överstiger inkomsterna redovisas nettot med ett minustecken

(8)

3.3 Bedömning gällande 2016

För 2016 bedöms kostnader och intäkter motsvara budget. Av det redovisade överskottet 2015 avser 3,2 mkr en momsrevision. Denna nettointäkt är av

engångskaraktär. Orsaken till överskottet inom stadsbyggnadsavdelningen 2015 är främst högre intäkter för markförvaltning, vilket har reglerats i budget 2016. IT-enheten har under 2015 reducerat kostnaderna ytterligare bl.a. genom en översyn där servrar som inte behövts tagits bort samtidigt som back-up-rutiner förändrats. Eftersom IT- enheten är intäktsfinansierad regleras detta i 2016 års prismodell. Övriga avvikelser inom verksamheterna 2015 har hanterats genom omprioriteringar under året vilket troligtvis även kommer att bli nödvändigt under 2016.

En stor del av budgeten avser personalkostnader. Lönekostnadsökningarna beräknas till ca 1,8 mkr vilket inte kompenserats för i ram. Under 2015 har vissa tjänster avslutats utan att återbesättas. Detta har inte bara bidragit till överskottet utan dessutom gjort det möjligt att rymma lönekostnaderna i den totala budgeten för 2016. Samtidigt har reduceringen inneburit en högre arbetsbelastning och krav på ytterligare

effektiviseringar och förändrade arbetsmetoder. Omprioriteringar har också fått göras för att rymma andra typer av kostnadsökningar. Exempel på detta är höjda

medlemsavgifter till Brandkåren Attunda, KSL och SKL. Enbart dessa exempel innebär opåverkbara och okompenserade kostnadsökningar på 0,8 mkr.

(9)

4 Verksamhetsanalys

4.1 Åtaganden Fokusområden:

4.1.1 Näringsliv och arbetsmarknad Kommunövergripande mål:

Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet

Nämndens åtaganden

Grön Vi ska göra det lätt för näringslivet att komma i kontakt med alla förvaltningar i kommunen.

Beskrivning Vi ska förenkla och underlätta ytterligare för näringslivet att ta nödvändiga kontakter med kommunen. Kontaktcenter ska få en större roll i att hjälpa företagen att få rätt information och kontakt med rätt del av kommunen. De företag som behöver någon form av tillstånd kopplat till sin verksamhet ska få en samlad ingång kring all tillståndshantering i kommunen.

Kontaktcenter Företag – En väg in för näringslivet i Sollentuna startas under våren 2015.

Marknadsföring och kontinuerlig utveckling kommer att pågå under hela 2015. En förstudie kring samlad tillståndshantering, en s.k. tillståndsguide på webben, blir klar i början av 2015. Därefter inleds arbetet med att ta fram Sollentunas Tillståndsguide. Arbetet beräknas vara klart under 2016.

Senaste kommentar

Åtagandet bedöms som uppfyllt.

Under början av året lanserades Kontaktcenter - Företag, en utveckling av kommunens kontaktcenter, där företagare kan få svar på de vanligaste frågorna som berör företagare. Kontaktcenter Företag nås bland annat genom eget knappvalsalternativ när man ringer till kommunens kontaktcenter.

Under december 2015 lanserades Tillståndsguiden på Sollentuna kommuns webbplats.

Tillståndsguiden är en digital guide där vi har samlat den information som företagare kan tänkas behöva för att söka olika tillstånd från kommunen.

RSS-funktionalitet kopplat till stadsbyggnadsprocessen finns nu på Sollentuna.se. Det ger möjlighet för intresserade byggherrar att "prenumerera" på nyheter om planerade markförsäljningar eller

markupplåtelser. Dessutom har exploateringsenheten under 2015 infört web-baserad inlämning av anbud för att undvika pappersarbete både för kommunen och byggherrar.

Grön Vi ska möjliggöra för lokaler i attraktiva lägen vid planläggning och exploateringsavtal

Beskrivning Under 2015 kommer vi ta fram en strategi över prioriterade lägen och inventera var attraktiva lägen för verksamheter finns. Tillsammans med trafik- och fastighetskontoret inleds ett gemensamt arbete om kvalitet i stadsrummet.

Under året har en strategi tagits fram för vilka lägen som bör prioriteras för urban service, som bland annat syftar till att peka ut attraktiva lägen för lokaler i bottenvåningar.

Gemensamt arbete genomförs tillsammans med trafik- och fastighetskontoret om kvalitet i Stadsrummet.

Ett arbete med att uppdatera markanvisningspolicyn pågår inklusive uppdrag att utvärdera möjliga strategier för att öka mångfalden av hyresvärdar.

(10)

Fokusområden:

4.1.2 Förebyggande insatser och omsorg Kommunövergripande mål:

Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv

Grön Vi kommer planera och förankra det nämndövergripande långsiktiga arbetet för ökad trygghet och säkerhet i Sollentuna

Beskrivning Utifrån kommunövergripande kartläggning och analys som genomförts under hösten 2014 kommer vi under 2015 ta fram ett långsiktigt gemensamt styrdokument för ökad trygghet och säkerhet i Sollentuna. Till detta dokument kopplas årlig planering. Vi planerar också för årliga mätningar och uppföljning av arbetet.

Under hösten 2014 genomfördes en förstudie om trygghetsarbetet i kommunen. Utifrån förstudien har trygghets- och säkerhetsstrategin tagits fram som ett övergripande styrdokument för kommunens fortsatta trygghets- och säkerhetsarbete. Beslut om strategin fattades i kommunfullmäktige 2015-09-17.

Fokusområden:

4.1.3 Miljö och samhällsutveckling Kommunövergripande mål:

Arbeta för en god bebyggd miljö

Grön Vi ska arbeta för en rullande översiktlig planeringsprocess

Beskrivning Under 2014 har vi påbörjat arbetet med "Ett framtidssäkrat Sollentuna" för att, med ett kommungemensamt angreppssätt, förbättra vår långsiktiga planering för de olika funktionerna som behöver tillgodoses i en växande kommun som Sollentuna. Därigenom är arbete påbörjat för en kommande aktualitetsprövning av gällande översiktsplan. Under 2015 kommer vi även komplettera gällande översiktplan med fördjupande styrdokument, t.ex. Åtgärdsplan för buller och Trafikstrategi.

Våren 2015 avslutades "Ett framtidssäkrat Sollentuna" - en långsiktig analys av hur kommunens mark kan användas på bästa sätt. En fortsättning på det arbetet har inititierats och kallas "Strategi för attraktiv urban service" - en analys för att hitta konkurrenskraftiga platser för lokaler i bottenvåningar. Under 2015 har också arbetet med andra styrdokument fortgått: till exempel Åtgärdsplan för buller, Urban grönstruktur och Policy för Sollentunas trafik- och transportsystem, vilka fungerar som komplement till gällande översiktsplan.

Grön Vi ska skapa möjlighet för 300-500 nya bostäder per år

Beskrivning Kommunen har som målsättning att det ska skapas 300-500 nya bostäder per år. Antalet nybyggda bostäder är beroende av många olika faktorer och antalet kan därför variera stort mellan enskilda år.

Åtagandet bedöms som uppfyllt

Utfallet för antalet inflyttningsklara bostäder 2015 är ännu inte sammanställt men enligt prognos är förväntningarna ca 700 bostäder. Planberedskapen i kommunen är god, och takten 300-500 inflyttningsklara bostäder per år kan upprätthållas under många år om marknaden tar chansen.

(11)

Orange

Vi ska ta fram ett långsiktigt miljöprogram

Beskrivning Under 2015 kommer vi, i samverkan med övriga nämnder och kommunens bolag, ta fram ett långsiktigt miljöprogram med åtgärder kopplat till både miljöpolicyn och klimatstrategin.

Åtagandet bedöms som delvis uppfyllt.

Arbetet med miljöprogrammet är påbörjat och en nulägesrapport finns färdigställd. Programmet kommer dock inte vara klart under 2015 utan beräknas läggas fram för beslut i Kommunfullmäktige i juni 2016.

Kommunövergripande mål:

Minska utsläppen av växthusgaser

Grön Vi ska i all planering prioritera gående och cyklister

Beskrivning Detaljplaner och exploateringsavtal ska, utifrån gällande översiktsplan, genomsyras av att gående och cyklister prioriteras framför biltrafik.

Vi kommer under 2015 pröva några olika metoder för att i nya projekt åstadkomma en prioritering av gående och cyklister.

Principen att prioritera gående och cyklisten kommer även fortsättningsvis vara ledstjärna i planeringsarbetet

I planförslag för Ritsalen har under året prövats att inte ange minimirekommendation för antalet privata parkeringsplatser. Planering för bilpool/cykelpool i Väsjö-området pågår.

Orange

Vi ska minska klimatpåverkan från mat inom kommunens verksamheter

Beskrivning Under 2015 kommer vi se över möjligheterna att minska klimatpåverkan från mat via upphandlingarna. Vi kommer också se över hur egna tillagningskök kan minska klimatpåverkan.

Åtagandet bedöms som delvis uppfyllt.

Under året genomfördes en förstudie för att se hur klimatpåverkan från mat kan minska samtidigt som kostnaderna för mat minskar.

Förstudien visar att klimatpåverkan är störst i råvaruledet och framför allt från nötkött. Kostnader och klimatpåverkan går hand i hand – åtgärder för att minska klimatpåverkan leder till lägre kostnader.

Studien visar också att ökade krav i upphandling inte är vägen att gå utan att det krävs ett partnerskap mellan kommunen och leverantörerna på en nivå som inte finns idag.

Utifrån förstudien har miljöutskottet beslutat om tre nya åtgärder inom mat & klimat.

Fokusområden:

4.1.4 Kommunikation Kommunövergripande mål:

Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Grön Vi ska utveckla samrådsprocessen

Beskrivning Vi ska arbeta för aktivt deltagande och nya informationskanaler I tidiga skeden. I de fall där det är möjligt kommer vi under 2015 pröva olika former av samrådsmöten och tidig dialog.

Under 2015 har en digital dialog för Höga Hus anordnats. Ett kommunövergripande program för tolv

(12)

olika alternativa placeringar för LSS-boende har presenterats och samråd utomhus inom planområdet har testats i Helenlund och vid Gärdesskolan, i syfte att underlätta för sakägare att delta.

Grön Vi ska utveckla den externa kommunikationen för att att öka invånarnas kunskap om kommunens utveckling

Beskrivning Arbetet med att ge invånarna möjlighet att ta del av kommunens arbete och utveckling ska intensifieras och utvecklas. Kommunen ska tydligt profilera sig genom samlade övergripande budskap, medborgardialogerna ska utvecklas ytterligare och webben ska utvecklas för att möta invånarnas behov av information och nyheter ännu bättre.

Under 2015 ska nya övergripande kommungemensamma budskap utformas, tillsammans med ett antal underbudskap. Dessa kan sedan varje förvaltning ha som grund när de formulerar budskap för den egna verksamheten. Medborgardialogerna utvecklas vidare, både metoderna för dialog och inom vilka sakfrågor dialog genomförs. Ett åtgärdsprogram för webbens utformning ska tas fram utifrån en genomförd mätning av invånarnas behov kopplat till webben. Arbetet med detta ska påbörjas under 2015. Flödet av nyheter från kommunen ska utvecklas genom en särskild nyhetssida på webben.

Under 2015 har kommunen lanserat Fokus Sollentuna - en ny föreläsningsserie som riktar sig till allmänheten. Tema Stadsbyggnad visade sig vara så populärt att ett extra föreläsningstillfälle har satts in.

Fortsatt arbete med utveckling av medborgardialoger har skett under året, bland annat tillsammans med förvaltningarna.

Ett lyckat kommungemensamt arbete med att ta fram en budskapsplattform har pågått under året och en första version blev klar under december 2015.

En ny extern webplats produktionssattes i maj och utvärdering pågår. Åtgärder för att förbättra Sollentunas ranking i SKLs uppföljning av informationen på kommunernas webbplatser har tagits fram och arbetet fortsätter.

Grön Vi ska använda moderna metoder för att kommunicera, skapa insyn och ge god service som underlättar vardagen för våra målgrupper.

Beskrivning Kommunens verksamheter ska utveckla tjänster med modern digital teknik som grund, vilket kan vara e-tjänster, appar, digitala kvalitetsjämförelsetjänster, olika slags sms-tjänster, chattfunktioner och andra webb- eller telefonitjänster.

Under 2015 ska förstudier genomföras om SMS-tjänster och chattfunktion för kontaktcenter samt publicering av kommunens diarier. Det ska även skapas en struktur för hur "öppna data" ska bli tillgängliga.

Åtagande bedöms som uppfyllt.

Sollentuna kommun samverkar, genom KSL, med andra kommuner kring Öppna data. Struktur för öppna data finns nu på webben, vilket möjliggör successiv utveckling på ett strukturerat sätt. En tjänst från Kolada för kommunjämförelser finns på plats. Information om leverantörsfakturor har publicerats under året.

E-tjänster fortsätter att utvecklas och nya tillförs kontinuerligt. En digitaliseringsstyrgrupp har bildats och en digitaliseringspolicy är under framtagande.

Under året har workshops och intervjuer genomförts i syfte att utreda om kommunens ska publicera sina allmänna diarier på externa webben. Arbetet har resulterat i en rapport, i vilken det konstateras att organisationen i dagsläget inte är mogen för att genomföra detta. På sikt är det dock en närmast oundviklig utveckling. Kommunen behöver genomföra utbildningsinsatser och skapa goda dokumenthanteringsrutiner för att kunna genomföra detta i framtiden.

Vidare har en förstudie genomförts om införandet av två nya verktyg i kontaktcenters relationer mer sina kunder. Det handlar om chatt och SMS-tjänster. Studien visar att tjänsterna i sig är bra. Men

erfarenheterna från andra kommuner är att verktygen inte används i någon större utsträckning av kunderna, vilket gör att kostnaden för tjänsterna är för höga i förhållande till utfallet. I dagsläget bör de inte genomföras men de kan komma att övervägas i ett senare skede.

En mindre utredning har gjorts för att skapa en bild av om kommunen har behov av så kallat ”big data”.

Utredningen visade att behovet inte finns i dagsläget.

(13)

Grön Vår kommun ska kännetecknas av gott bemötande, god tillgänglighet och bra återkoppling

Beskrivning Invånare, företagare och andra som vänder sig till kommunen ska alltid bemötas på ett trevligt sätt. Det ska också vara lätt att få kontakt med kommunala företrädare. Frågor ska besvaras, synpunkter och felanmälningar åtgärdas och den som kontaktat kommunen ska få en återkoppling på sin fråga, synpunkt eller felanmälan. ”Kundens” upplevelse av sina kontakter med kommunen ska även följas upp.

Under 2015 ska en bemötande- och tillgänglighetspolicy tas fram tillsammans med metoder för att mäta hur nöjd kunden är med sin kontakt med kommunen. En förstudie av ett kommungemensamt system för återkoppling till invånare kring frågor, synpunkter och felanmälan ska genomföras.

Metod och systemstöd för att mäta nöjdheten i kundens relation till kommunen är framtaget och

implementerat, vilket ger goda möjligheter att följa upp kundkontakter som kommer in via Kontaktcenter.

Kontaktcenter har därmed möjlighet att återkoppla resultat och effektmål till politik och uppdragsgivande förvaltningar.

En kommungemensam synpunktshantering genomfördes under året. Invånare och företag kan lämna sina synpunkter i en särskild e-tjänst på kommunens webb eller ringa eller mejla dem som tidigare.

Kontaktcenter kategoriserar synpunkterna och hanterar dem i enlighet med de rutiner som uppdragsgivande kontor beslutat om.

Kommunens styrdokument om bemötande och tillgänglighet har under året setts över men har inte bedömts behöva justeras.

Grön Vi ska utveckla internkommunikationen inom och mellan förvaltningarna

Beskrivning E-post och möten är de två huvudsakliga metoder som används för att kommunicera såväl internt inom en enhet eller förvaltning som mellan förvaltningar. Solsidan, kommunens intranät, har potential att bli ett verktyg som i betydligt större utsträckning används för den interna kommunikationen och som minskar flödet av e-post och den tid som läggs på möten. Behovet av it-stöd för att

kommunicera inom en grupp som inte följer organisatorisk indelning (projektgrupper, tillfälliga

arbetsgrupper, nätverksgrupper) är stort men saknas idag. Det finns dock goda möjligheter att möta det behovet med befintliga system.

Under 2015 utvärderas och utvecklas Solsidan. Mötesplatser som stödjer kommunikation utvecklas i befintliga verksamhetssystem.

Solsidan har utvärderats genom enkät till ett stort antal medarbetare. Resultatet av enkäten ligger till grund för Solsidans fortsatta utveckling.

Under året har implementering av en samarbetsrumsfunktion i Public 360 driftsatts, vilken möjliggör samverkan och delning av dokument inom en förvaltning, inom hela kommunen eller med extern part.

Kommunens intranät Solsidan har fått ny funktionalitet. Det är numera möjligt att skapa grupper, öppna eller slutna, för kommunikation och viss delning av dokument, i ett flöde som påminner om det i sociala medier.

4.2 Uppdrag

4.2.1 Status nämndens egna uppdrag från KF, KS och KSAU

Uppdrag

Datum (beslutat) för

återredovisning till

uppdragsgivare

Status Senaste kommentar

Reviderat reglemente för Sollentuna ungdomsråd

KS 2015-12-07 Avslutad (enligt plan)

Avslutat enligt plan.

(Funktionen för näringsliv och strategisk kommunikation) Utredning av ytterligare KS 2015-11-09 Avslutad Avslutad enligt plan.

(14)

Uppdrag

uppdragsgivare

platser för

tidsbegränsade bostäder

(Inget beslut om datum för återredovisning.

Planeras till november 2015.)

(enligt plan)

(Funktionen för näringsliv och strategisk kommunikation)

Utredning av de hyresrättsliga konsekvenserna av tidsbegränsade bostäder

KS 2015-11-09 (Inget beslut om datum för återredovisning.

Avslutad (enligt plan)

Avslutad enligt plan.

Uppdrag att uppmuntra fastighetsägare i Sollentuna att hyra ut bostäder till nyanlända

KS 2015-11-09 (Inget beslut om datum för återredovisning.

AB Sollentunahem får i uppdrag att tillgodose behovet av bostäder för nyanlända

KF 2015-11-19 (Inget beslut om datum för återredovisning.

Uppdrag att utreda om stiftelsen

Claesrodonationen kan upphöra

KS 2015-06-01 Pågående (med avvikelse)

Uppdraget är påbörjat med försenat.

Kommunstyrelsen planeras få uppdraget redovisat under våren 2016.

(Ekonomiavdelningen) Uppdrag att göra en

översyn av övriga stiftelser i Sollentuna

Uppdraget är påbörjat med försenat.

Kommunstyrelsen planeras få uppdraget redovisat under våren 2016.

(Ekonomiavdelningen) Uppdrag om utredning

av fastighetsöverlåtande avseende fastigheten Centrum 2

AU 2015-05-25 Pågående (med avvikelse)

Uppdraget är vilande i avvaktan på en större utredning kring kommunens fastighetsinnehav.

(Ekonomiavdelningen) Uppdrag att hitta

gemensamma former för att tydliggöra information om och

ansökningsförfarandet för föreningsbidrag

Uppdraget är försenat eftersom det inväntar fortsatt samordning med uppdraget om att upprätta ett övergripande styrdokument för föreningsbidrag.

(Ekonomiavdelningen) Uppdrag om

effektivisering

-- 2016-01 (i

"Verksamhetsber ättelse med resultatanalys 2015)

Pågående (enligt plan)

Ekonomiavdelningen har löpande stöttat förvaltningarna i arbetet med att ta fram effektiviseringsförslag.

(Ekonomiavdelningen) Avslutad

(enligt plan)

Uppdraget redovisas i eget avsnitt samt bilaga till

"Verksamhetsberättelse med resultatanalys"

(Ekonomiavdelningen) Uppdrag att revidera AU 2015-05-25 Revideringen av

(15)

Uppdrag

uppdragsgivare

Senior advicer) Uppdrag om

effektivisering genom samverkan med andra kommuner

KS 2015-12-07 Pågående (enligt plan)

Frågan har initierats i KLK:s ledningsgrupp för arbete inom respektive avdelning.

(Ekonomiavdelningen) Uppdrag analys av

kostnadsbild och möjlighet till kontroll över externa kostnader inom äldreomsorg och LSS

KS 2016-01 Pågående (enligt plan)

Uppdraget har blivit mindre i omfång i och med att kommunstyrelsen också fått ett uppdrag att utreda de juridiska och ekonomiska förutsättningarna för hur verksamheter inom vård- och omsorgsnämnden ansvarar för kan övergå från upphandlad verksamhet enligt LOU till att vara upphandlad enligt LOV.

(Kommundirektör Kommunjurist o Senior advicer)

Uppdrag om långsiktig plan för finansiering av kommande investeringar

KS 2016-02 Pågående (enligt plan)

Arbete pågår med de olika delarna.

(Ekonomiavdelningen) Uppdrag om varmvatten-

bassäng i Sollentuna kommun

Ännu ej fastställt - beskrivs i nämndberedning en

Pågående (enligt plan)

Arbetet fortsätter in på 2016. Pågår enligt plan.

(Funktionen för näringsliv och strategisk kommunikation) Uppdrag om skyltning

vid Norrortsleden och E4

Uppdraget är avslutat och

tjänsteutlåtande inlämnat till KSAU 21 augusti.

(Funktionen för näringsliv och strategisk kommunikation) Uppdrag om

jämställdhets- och mångfaldsplan

KF 2015-09-17 Avslutad (enligt plan)

Jämställdhets- och mångfaldsplan antagen av KF 17/9 2015. Samtliga förvaltningar kommer arbeta med framtagna aktiviterer men har möjlighet att styra hur tyngdpunkten i arbetet fördelas beroende på förvaltningens situation.

(Personalavdelningen) Uppdrag om

effektivisering - deluppdrag

lokalförsörjningsprocess en

Översyn av process är genomförd av externa konsulter, rapport väntas snart.

(Ekonomiavdelningen) Uppdrag om

effektivisering - deluppdrag IT

Återrapporterat till KS, ärende 2015/0629 KS-1

(Administrativa avdelningen) Kommunstyrelsens

uppdrag att upprätta policy och handlingsplan för införandet av grön IT i Sollentuna kommun

Kommunledningskontore ts uppdrag att upprätta övergripande

styrdokument och handlingsplan för trygghet och säkerhet i Sollentuna kommun

Strategi tagen i Kommunfullmäktige i september 2015 och arbete pågår med handlingsplanerna ute i förvaltningarna

(Administrativa avdelningen)

(16)

Uppdrag

uppdragsgivare

Översyn av inköpsrutiner KS 2017-04 Pågående (enligt plan)

Inköpscontroller anställd och arbetet fortsätter nu enligt plan.

(Ekonomiavdelningen) Uppdrag till

kommunledningskontore t att utfärda anvisningar för höstens

verksamhetsplanering samt återrapportering (inklusive

rapporteringsnivå för budgetuppföljningen) från nämnderna.

Anvisningarna har arbetats fram i samarbete med kommunens controllernätverk. Återredovisning skedde i samband med fastsällande av verksamhetsplan för KS.

(Ekonomiavdelningen)

Uppdrag till

kommunstyrelsen att utreda de juridiska och ekonomiskaförutsättning arna för hur de

verksamheter som vård- och omsorgsnämnden ansvarar för kan övergå från att vara

upphandladeenligt lagen om offentlig upphandling (LOU) till att vara upphandlade enligt lagen om

valfrihetssystem (LOV).

Detta ska gälla såväl deverksamheter som drivs av AB SOLOM som de verksamheter som drivs av privata utförare

AU 2015-11-30 Pågående (med avvikelse)

Utredning pågår.

(Kommundirektör Kommunjurist o Senior advicer)

Uppdrag om målvärden för mått till

kommunövergripande mål

Ärendet är inlämnat och ska till KSAU den 30 november samt till KS den 7 december 2015.

(Ekonomiavdelningen)

4.2.2 Effektiviseringsuppdrag

Samtliga nämnder har fått i uppdrag att redovisa möjlig effektivisering och beräknat utfall av detta under åren 2016-2018. Nämndens inventering ska minst omfatta följande:

 Verksamheter som inte längre fyller lika stor funktion som tidigare

 Verksamheter där ambitionsnivån kan minskas

 Verksamheter där mer effektiva metoder kan användas.

 Verksamheter där annat val av driftform skulle innebära effektivisering. (Analys av driftform gäller ej huvudverksamheterna äldreomsorg, LSS, förskola, skola).

 Möjligheter att öka finansieringsgraden via ändrade taxor.

Kommunledningskontoret ser effektiviseringsmöjligheter när det gäller stöd- och administrativa resurser. En bättre samordning av de funktioner som idag finns på de

(17)

Ett deluppdrag inom effektiviseringsuppdraget riktar sig direkt till IT-verksamheten.

Under 2015 genomlystes IT-enheten ur effektiviseringsperspektiv och ärendet

återrapporterades till kommunstyrelsen i slutet av året. Exempel på redan genomförda åtgärder är omförhandlat avtal med Tieto, vilket resulterade i lägre priser och nya rutiner för back-up-hantering vilket sänkte kostnader för kommunen med ungefär 200 000 kr/månad 2015, samt införande av kommungemensam

systemförvaltningsmodell. Under 2016 kommer ytterligare åtgärder genomföras till exempel överföring av hantering av telefonisystem och teleservice till IT-enheten.

4.3 Övriga utvecklingsinsatser Stadsbyggnad

Arbetet med att digitalisera detaljplaner har inletts under 2015. Detta utvecklingsarbete förväntas pågå under ca tre år.

Näringsliv och strategisk kommunikation

Under 2015 har Funktionen för näringsliv och strategisk kommunikation fått en rad uppdrag som inte återfinns i handlingsplaner, budgetuppdrag eller löpande

verksamhetsplanering. Kommunstrategerna har bland annat bistått med koordinering kring nordvästsamarbetet, kortare analysuppdrag avseende nyanlända och

ensamkommande barn, analysuppdrag kopplat till näringslivsarbetet samt inventering av möjliga metoder för innovationsarbete i kommunen. Under en period bistår en av kommunstrategerna säkerhetsenheten när en medarbetare är föräldraledig.

Inom ramen för kommunikationsarbetet har ett idéarbete genomförts inför Friidrotts-SM samt att arbetet togs vidare genom att en projektplan arbetades fram och presenterades för majoriteten i slutet av 2015. Under hösten producerades filmer för att sprida goda exempel intern, filmerna går under samlingsbegreppet "Dela med dig". Ett arbete har även inlett med personalavdelningen för att ta fram ett par filmer i rekryteringssyfte.

Under året startades Sollentunapodden upp, ett antal avsnitt spelades in under året och arbetet löper vidare under 2016.

4.4 Nulägesanalys Stadsbyggnad

Stadsbyggnadsavdelningen har en uttalad ambition att vinna Siennapriset före år 2019.

Insatser för att nå detta mål kommer att inledas redan år 2016.

Under 2015 har stadsbyggnadsavdelningen fått ett utökat ansvar för fastighetsstrategiska frågor. Rekrytering av fastighetsstrateg pågår.

Stadsbyggnadsfrågorna i Sollentuna är indelade i fyra verksamhetsområden från och med 2015: Exploatering, Planering, Strategi och Väsjön

Exploatering och Väsjön

Väsjön är kommunens sista stora samlade exploatering under överskådlig tid. I området, som omfattar totalt 11 detaljplaner, planeras 3 700 bostäder. Under 2015 startade

entreprenadarbeten för utbyggnad av vägar, vatten och avlopp i området Södersätra i Väsjön och arbetet blir klart under 2016. Markförsäljningstävling genomfördes under året för det första kvarteret i Väsjö torg och byggstart beräknas till 2018. Under 2015

(18)

har upphandling av utbyggnaden av Frestavägen genomförts och arbetet beräknas starta till sommaren 2016.

Helenelund är ett område som står inför stora förändringar och utmaningar, bland annat genom Tvärbanans anslutning till Helenelunds station, skapandet av ett attraktiv urban torgmiljö och möjligheten till bullerskyddad bebyggelse. Framöver finns en tanke att utveckla Kilen som en del i sammankopplingen av Kista och Helenelund via bostäder, handel och kontor. Ett intensivt arbete har pågått under 2015 med planarbete för kvarteret Hoppet i centrala Helenelund, där plansamråd genomförts och förberedelser för granskning pågår. Stadsbyggnadsnämnden har under 2015 återkallat planuppdraget för ny skola i nuvarande centrumbyggnad i Helenelund.

I Västa Tureberg planeras för att Mäss-området och Malmvägen ska utvecklas.

Förhandlingar om fördelningen av marken mellan kommunen och Skanska pågår och planarbetet avvaktar resultatet av denna förhandling. På Malmvägen har 155 nya

studentbostäder blivit inflyttningsklara under året. Domstolsverket kommer att utöka sin verksamhet norrut vilket kommer skapa ett landmärke i området.

Planering

Inom den översiktliga planeringen arbetar Sollentuna med en vision för Rotebro och Älvsundadalen tillsammans med Upplands-Väsby, slutpresentation planeras till mars 2016, och en grönstrukturplan som ska ut på samråd 2016.

Ett förslag till markstrategi har arbetats fram men avvaktar beslut då det ska samordnas med nya fastighetsuppdrag som initierats under året. Sollentuna har under året tecknat intentionsavtal med Stockholms Ström, ett samverkansprojekt som syftar till en helt ny struktur för regionens elnät, avseende markförläggning av kraftledningar och kommunal medfinansiering.

Strategi

Inom stadsbyggnadsavdelningen har ett internt arbete pågått under 2015 vilket resulterat i en uttalad vision och målbild för verksamheten.

I samverkan med åtta andra kommuner i Stockholmsregionen arbetar Sollentuna med att förbättra stadsbyggnadsprocessen genom benchmarking. En byggherreenkät har

genomförts och under 2015 har djupintervjuer gjorts för att följa upp resultatet av denna enkät.

Inom den strategiska vattenplaneringen har en dagvattenpolicy utarbetats och beräknas antas under början av 2016. Tillsammans med Upplands-Väsby har Sollentuna arbetat med att anlägga en meandring i Edsån, invigning blir till våren 2016.

Inom den strategiska infrastrukturplaneringen pågår förberedande brobreddningar inför Förbifart Stockholm och i arbetet med utvecklingen av Helenelund ingår dialog om utformning av Tvärbanan.

Inom den strategiska trafikplaneringen har en Trafikstrategi antagits av kommunfullmäktige 2015 och arbetet med en trafikplan pågår.

Inom den miljöstrategiska verksamheten har miljöutbildningar påbörjats med samtliga kommunanställda, de beräknas vara klara i mars 2016. Ett miljöprogram är under

(19)

under framtagande och en ny bullerkartläggning är planerad.

Kommunen som arbetsgivare

Generellt gott resultat i årets medarbetarundersökning

En medarbetarenkät till samtliga kommunens medarbetare genomfördes under hösten 2015. Svarsfrekvensen var 88 procent och resultaten är generellt goda med en

genomsnittligt medarbetarindex på 71,6. De starkaste områdena är effektivitet, delaktighet, socialt klimat, lärande i arbetet och återkoppling. De främsta

utvecklingsområdena är arbetsrelaterad utmattning och målkvalitet. Utvecklingsarbete på avdelnings- och enhetsnivå är påbörjat och fortsätter under 2016.

Fortsatt satsning på gott ledarskap

Även under 2015 har satsningen på kommunens chefer fortsatt.

Ledarutvecklingsprogram genomfördes i två omgångar, totalt 31 chefer deltog, med genomgående goda omdömen. Ett chefskonvent för kommunens samtliga chefer genomfördes under hösten med inspirerande föreläsningar om digital utveckling.

Introduktion av nyanställda viktig för effektivitet och kvalitet

En bra introduktion är viktig för att välkomna och behålla kommunens nyanställda. Den kommunövergripande introduktionen för nyanställda har vidareutvecklats under året genom förtydligande av information på Solsidan. Två introduktionsdagar med

presentationer och rundtur i kommunen har genomförts. På kommunledningskontoret har nyanställda under året fått göra en kort presentationsfilm av sig själva. En enkät skickades ut till alla nyanställda 2015 i syfte att hitta åtgärder att ytterligare förbättra introduktion och rekryteringsprocess, men resultatet har inte kunnat analyseras på grund av för litet underlag.

Attraktiv arbetsgivare

En uppföljning har genomförts med anställda som valt att sluta sin tjänst i kommunen, i syfte att hitta åtgärder för att behålla medarbetare. De främsta orsakerna som

medarbetare anger för att lämna kommunen som arbetsgivare är intressantare

uppdrag/tjänst, utvecklingsmöjligheter, ledarskapet och lön. Under 2016 beslutas vilka åtgärder som ska genomföras för att ytterligare stärka oss som arbetsgivare.

Stöd i medarbetaruppföljning och lönesättning

Under 2015 har reviderade mallar för medarbetar- och lönesamtal implementerats och utbildningar genomförts. Personalpolicyns områden har följts upp via medarbetarsamtal och medarbetarenkät, med goda resultat. Regler för lönepåverkande faktorer har

beslutats och förvaltningarna har fått verktyg för att bryta ner dessa till lokala lönekriterier. Under året har anställningsförmånerna utvärderats och justeringar genomförts.

Startskott för fokus på strategisk kompetensförsörjning

Process för att arbeta med strategisk kompetensförsörjning har förankrats och

förvaltningarna har fått underlag för att arbeta lokalt med frågan. Under första tertialet ska förvaltningarna återkomma med nuläge och aktiviteter.

Ett kommungemensamt personalnätverk i syfte att fånga verksamheternas goda idéer och få personalpolitisk samsyn har startats under året och träffats kontinuerligt.

Jämställdhets- och mångfaldsplan

En ny jämställdhets- och mångfaldsplan har antagits under 2015. I denna tydliggörs

(20)

aktiviteter och mål för jämställdhet och mångfald fram till år 2017. Samtliga

förvaltningar ska ta fram prioriterade aktiviteter för 2016. Dessa kommer följas upp av personalavdelningen.

Näringsliv

Toppranking i Svenskt Näringslivs undersökning

Sollentuna ligger kvar i toppen och placerar sig återigen på andra plats bland Sveriges 290 kommuner i Svenskt Näringslivs årliga undersökning av landets företagsklimat. I undersökningen får företagen ge ett sammanfattande omdöme om företagsklimatet i sin kommun. Företagen i Sollentuna ger kommunen omdömet 3,93 på en sexgradig skala.

Snittet i Sverige är 3,37. Resultatet visar att företagen i Sollentuna är positivt inställda till kommunens service gentemot näringslivet samt tillämpningen av lagar och regler.

Företagen tycker kommunen kan bli bättre avseende utbud av mark och lokaler, tjänstemännens attityder samt att informationen och dialogen med företagen kan

utvecklas ytterligare. Som ett led i att förbättra dessa områden arrangerar kommunen en markhearing i februari 2016 och genomförde en näringslivsdialog i oktober 2015.

Avseende tjänstemännens attityder genomförs årliga inspirationsdagar för de som har kontakter med kommunens företag i syfte att ha en pågående dialog om både attityder, service och bemötande till näringslivet.

Förenklingar för företagare i kontakt med kommunen

Åtgärderna under 2015 bedöms ha lett till en positiv utveckling för näringslivet. Genom Kontaktcenter-Företag och Tillståndsguiden har tillgängligheten och servicen

förbättrats. Arbetet med Tillståndsguiden har även haft positiva effekter på samarbetet mellan förvaltningarna då en förvaltningsövergripande arbetsgrupp tog fram underlaget.

Under näringslivsdialogerna som genomfördes i början av oktober framkom det bland annat att kommunens företag vill veta mer om hur kommunen arbetar med

markförsäljning, arbetet med den frågan tas vidare under 2016.

Bibehållet resultat i NKI-undersökning

En viktig undersökning för näringslivsarbetet är Nöjd-Kund-Index (NKI). 2015 baseras på enkätsvar från företagare om hur de upplever de kontakter de haft med kommunerna i landet under år 2014. I enkäten får utvalda företag ta ställning till kommunernas servicegrad inom fem olika myndighetsområden: Brandtillsyn, Bygglov,

Markupplåtelse, Miljö- och hälsoskydd samt Serveringstillstånd. Begreppet service har i undersökningen brutits ner på ett antal olika faktorer: Tillgänglighet, Information, Bemötande, Kompetens, Rättssäkerhet samt Effektivitet.

Sollentuna kommuns resultat för det totala NKI-värdet om 70, är oförändrat från 2013.

Sollentuna går starkt framåt inom verksamhetsområdet Bygglov och backar markant inom verksamhetsområdet Markupplåtelse. Bygglov går från ett NKI på 56 i förra mätningen till 72 i denna. Markupplåtelse tappar från ett NKI på 68 till 57. Sollentuna behöver fortsätta att arbeta med de parametrar som mäts i NKI-undersökningen för att höja sina NKI-värden. Berörda förvaltningar ansvarar för att utarbeta planer för hur NKI-värdena ska kunna höjas.

Strategisk kommunikation

Fortsatt utveckling av kommunikationskanaler

Flertalet utvecklingsinsatser som gjorts under 2015 har lett till en positiv utveckling.

(21)

nå fler invånare på deras villkor. Flera av de koncept som utarbetades under 2014 har under 2015 lanserats och genomförts med gott resultat. Två exempel under året är Sollentunaliv som har utkommit vid 11 tillfällen i båda lokaltidningarna samt tre välbesökta temaföreläsningar inom ramen för konceptet Fokus Sollentuna. Även medborgardialogerna löper på enligt de regelverk och arbetsprocesser som tidigare tagits fram och implementerats. Under 2015 har det genomförts en twitterstafett vars syfte dels varit att få fler följare till kommunens twitterkonto, dels visa upp olika verksamheter inom kommunen.

Budskapsplattformen gör kommunikationen mer enhetlig och tydlig Flertalet övergripande arbeten har genomförts för att förbättra och förenkla kommunikationen i kommunen. Bland annat har ett övergripande budskapsarbete

genomförts tillsammans med övriga kommunikatörer för att göra kommunikationen från kommunen mer enhetlig. En tydlig budskapsplattform underlättar kommunikationen och gör de även enklare för nya medarbetare att komma in i kommunens sätt att kommunicera.

Översyn av den interna kommunikationen

En översyn av den interna kommunikationen inleddes under och året och resultatet presenteras i början av 2016. De utvecklingsområden som kan nämnas är att

ledningskommunikationen behöver utvecklas samt fortsätta utvecklingsarbetet avseende Solsidan. En utvärdering av Solsidan genomfördes under 2015 och utifrån resultatet har olika insatser identifierats.

Övergripande kommunstrategiskt arbete

Det övergripande kommunstrategiska arbetet genomförs på uppdrag av majoriteten eller kommunledningen. Uppdragen är av olika karaktär och omfång. Nedan presenteras några exempel från 2015.

Koordineringen av arbetet med Sollentuna sjukhus har löpt på under året och regelbundna möten med Stockholms läns landsting (SLL) har genomförts. SLL och Locum har fått hjälp med kontaktingångar i kommunen som underlättat deras arbete med att inleda renoveringen av sjukhuset. En förstudie av förutsättningarna för en träningsbassäng i Sollentuna har arbetats fram gemensamt av SLL och kommunen.

Arbetet med fortsatt koordinering avseende sjukhuset och träningsbassängen löper vidare under 2016.

Budgetuppdraget avseende gymnasieplatser i kommunen är avslutat och ett

följduppdrag har formulerats till Trafik- och fastighetskontoret som ska återrapportera det under våren 2016. Budgetuppdraget avseende Sollentuna ungdomsråd är avslutat och arbetet ska överlämnas till Barn- och utbildningsnämnden.

Ekonomi och finans

Nämnderna har i uppdrag från kommunstyrelsen att redovisa möjlig effektivisering och beräknat utfall av detta för åren 2016-2018. Enligt budget 2016 ska kommunens

verksamheter effektiviseras med 25 miljoner från och med 2017. Nämnderna, och kommunstyrelsen, redovisar sina förslag till effektiviseringar i samband med

verksamhetsberättelse med resultatanalys 2015. Som ett komplement till det konkreta arbetet med att hitta effektiviseringar har kommunledningskontoret genomförts en nulägesanalys av kommunens samtliga huvudverksamheter. Metoden som använts är nyckeltalsjämförelser inom kostnadsområdet med riket i snitt i syfte att hitta

(22)

verksamhetsområden där ambitionsnivå/kostnadsläge avviker. Nästa steg blir att ställa dessa avvikelser mot den politiska viljeriktningen.

I början av året infördes ett nytt ekonomisystem och en ny kodplan vilket påverkat arbetet under året, bland annat genom nya redovisningsrutiner och ändrade arbetssätt.

Under hösten har uppföljningsutbildningar i ekonomisystemet genomförts.

Efterkontroller har införts på externa fakturor.

Sollentuna kommun har påbörjat en utredning kring finansieringsalternativ gällande de kommande stora investeringarna. Olika finansieringsalternativ ska presenteras i början på 2016.

Upphandling och inköp

Under våren genomfördes en översyn av kommunens rutiner för inköp och

upphandling. Där konstaterades att kommunen behöver utveckla sitt sätt att arbeta i inköp- och upphandlingsfrågor för att åtgärda brister och möjliggöra realisering av besparingspotential samt samordningsvinster och effektiviseringsvinster. En kommunövergripande organisation med utsedda inköpssamordnare har upprättats.

Sollentuna kommun har rankats högt i Svenskt Näringslivs undersökning av det lokala företagsklimatet. Där framgår att företagen är nöjda i Sollentuna med hur kommunen bedriver upphandlingsverksamheten. Snittbetyget i Sverige är 2,67 och Sollentuna erhöll 3,32 vilket tillhör de bästa i landet.

Kvalitet och målstyrning

Kommunkompassen (SKL:s utvärderingsinstrument) genomfördes i Sollentuna

kommun under april 2015. Sollentuna kommun är bättre än genomsnittet inom alla åtta utvärderingsområden och högst betyg fick vi för "Resultat och effektivitet". Arbete med förbättringsområden med utgångspunkt i kommunkompassen har påbörjats under året och kommer att fortsätta under 2016.

Det kommungemensamma utvecklingsarbete som bedrivits kring verksamhetsstyrning, statistik, analys och uppföljning ger oss goda förutsättningar för att på ett mera

systematiskt sätt bedriva utvecklingsarbete. De områden som valts som underlag för att bli Sveriges mest attraktiva kommun vägleder oss i arbetet mot detta mål och visar att vi är på rätt väg.

Under året har omvärldsanalysen uppdaterats, och vissa revideringar i arbetet med verksamhetsplanering genomfördes under hösten, bland annat i syfte att nå en större samstämmighet mellan de olika nämndernas åtaganden.

Extern service

Kontaktcenter - en väg in

Under året har Kontaktcenter gått in i en ny fas. Med implementeringen av ett nytt ärendehanteringssystem (Service Now) och ett utvärderingssystem (Bright Navigator) har verksamheten på allvar kunnat utvärderas för första gången sedan starten. Det går nu att mäta mängden ärenden, svarstider i telefon, kundernas nöjdhet på bemötande,

(23)

Under slutet av året fattades beslut om ett utökat Kontaktcenter. Kommunens växel samt receptionen i kommunhuset förs under våren över från internservice.

Kontaktcenters verksamhet, som fram till nu främst varit inriktad på service via e-post och telefon, kompletteras nu med möjligheten för invånare att även få service på plats.

Ny webbplats och nya e-tjänster

Samtidigt som det är viktigt att kommunen har en förmåga att ge bra service i ett personligt möte, om det är per telefon, e-post eller besök, så är det förstås viktigt att kommunen använder kanaler och verktyg som underlättar för medborgare att på egen hand få information och utföra tjänster. Den nya responsiva webb som sjösattes i maj innebär att webben nu anpassas till det verktyg som besökaren använder (mobil, platta, PC), vilket underlättar informationssökning och utförande av tjänster. Utvecklingen av kommunens e-tjänster har fortsatt under året och en rad nya e-tjänster har producerats tillsammans med kommunens förvaltningar.

Under året har arbetet med en digitaliseringsstrategi för Sollentuna kommun kommit igång. Syftet med den är att tydliggöra inriktningen för kommunens

digitaliseringsarbete de närmaste åren. Det handlar bland annat om fortsatt utveckling av e-tjänster och utbyggnad av bredband i kommunen.

Trygghetsstrategi framtagen

För en kommun är naturligtvis trygga invånare A och O. Under året arbetade

säkerhetsenheten fram en trygghetsstrategi tillsammans med kommunens förvaltningar.

Den kommer vara ledstjärnan för kommunens verksamheter i arbetet med att bidra till ökad trygghet för den som lever och verkar i Sollentuna kommun.

Intern service

Samlad internservice i kommunhuset

Kommunens medarbetare har behov av olika interna tjänster som rör bland annat telefoni, IT, e-tjänstekort, kopiering. Fram till nu har medarbetarna fått gå till olika våningsplan beroende på vad de behövt hjälp med. Under hösten byggdes gamla tryckeriet på plan 6 i Turebergshuset om till moderna kontorsytor med särskilda medel från kommunstyrelsen. I de nya lokalerna finns numera en internservicedisk där medarbetarna kan få hjälp med en rad interna tjänster.

Förlängt avtal för IT-drift

För i stort sett samtliga medarbetare i kommunen är väl fungerande IT och telefoni viktiga frågor. Kommunen valde under året att förlänga driftsavtalet med Tieto en sista period. I samband med det skrevs nya tjänsteavtal vilket förväntas leda till förbättrad leverantörsstyrning. Priserna marknadsanpassades också motsvarande ca 2 mnkr på årsbasis för kommunen. Samtidigt påbörjades arbetet med att planera den kommande driftsupphandlingen 2018.

Uppföljning av IT-arbetsplatsen och införande av e-arkiv

Under hösten genomfördes en utvärderingsenkät med medarbetare om hur väl IT- arbetsplatsen fungerar. Den visade på brister, särskilt kring inloggningstider, vilket i slutet av året ledde till förnyelse av datorparken för många användare. IT och telefoni hänger idag tätt samman. Under hösten beslutades därför att telefonifrågorna förs över från enheten för internservice till IT-enheten med start vid årsskiftet. Under hösten påbörjades också upphandling av telefoni och ny konferensteknik.

Ett stort steg togs under året i de interna digitaliseringssträvandena när kansliet