Styrelsemöte
Närvarande
Anders Millmark, Olle Samson, Peter Elvingdal, Lars Wellander, Tea Boman, Madelene Håll, Klas Englund, Hans Lindström
Frånvarande
Tommy Lilo
1 Dagordning
§ Beskrivning 1 Mötets öppnande 2 Val av justeringsmän
3 Fastställande av dagordning 4 Föregående protokoll 5 Kassörens rapport
6 Rapportering vägansvarig
7 Kontaktinformation styrelse, firmateckning 8 Vägavgifter
9 Kontaktlista intressenter, leverantörer. Befintliga avtal?
10 Övriga frågor 11 Nästa möte 12 Mötets avslutande
2 Mötesanteckningar
§ Mötesanteckning
1 Mötets öppnandes av Anders Millmark.
2 Lasse Wellander och Tea Boman utsågs att justera protokollet.
3 Dagordningen fastställdes och de synpunkter som framlades tas under punkten övriga frågor.
4 Det konstaterades att de flesta åtgärder enligt föregående mötesanteckningar är utförda med ett tillfredställande resultat.
Olle har kollat upp frågan om axeltrycksbegränsning och fixat skyltar som sätts upp inom kort. Begränsningen är satt till 6 ton, vilket ska medge transport med lastbil men inte lastbil med släp. Ytterligare flyttas T- skylten som anger återvändsgränd tidigare på sträckan för att förhindra att tung trafik av misstag trafikerar vår väg.
Vi har idag, genom Alvar, en mycket god service gällande underhåll och snöröjning. Vid tillfälle ser Olle och Anders över gällande avtal och säkerställer att vi även med god framförhållning kan förvissa oss om att vi kan bibehålla denna standard. Om något oförutsett skulle inträffa med befintlig leverantör typ skador på maskinpark, sjukdom odyl.
beslutade styrelsen att Peter Elvingdal går in som ersättare. Ett avropsavtal för detta bör upprättas snarast.
Kontaktlistor på aktuell styrelsesammansättning har distribuerats av Tea till berörda intressenter.
Ett verkställande utskott har införts för att snabba på beslutsprocessen. Detta VU består av ordförande, kassör och vägansvarig d.v.s. idag Anders Millmark, Tea Boman och Peter Elvingdal.
5 Kassören rapporterar att ekonomin är god, vi har idag SEK 119 671 på kontot.
Gällande betalning av medlems avgift så har vi tre medlemmar som ännu inte har betalt trots påminnelser. Tea bevakar och vidtar erforderliga åtgärder för att driva in dessa.
6 Vägansvarig informerar om att de skador och åtgärdsförslag som togs upp på föreningsstämman är åtgärdade (fåror i väg och breddning av busshållplatser)
Slutet av stämsviksvägen har förstärkts genom att ett lass stenkross har påförts.
I övrigt är läget gott och sandning och plogning fungerar tillfredsställande.
7 Ordförande har fått några frågor om styrelse sammansättning, kontaktinformation och firmateckningsrätt av intressenter.
Firmateckningsrätten framgår av paragraf 12 i årets protokoll för ordinarie
föreningsstämma, ” firmateckningsrätten för föreningen nu övergår till Anders Millmark och Tea Boman (kassör)”
För att underlätta kontakt med styrelsen beslutades även att telefonnummer till personer som tillhör det verkställande utskottet ska publiceras på vår hemsida.
8 Ett gott arbete har gjorts med att strukturera och förtydliga informationen gällande stadgar och rutiner på vår hemsida. Arbetet har lett till att vi identifierat en del
konstigheter gällande andelstal och avgifter i gällande förrättning. Följande punkter ska ses över:
- Översyn andelstal
- Aktuell status permanent, fritidsboende - Rutiner och avgifter nybyggnation.
Anders Millmark kontaktar Länsstyrelsen och kollar regler och kostnader för att göra en ny förrättning. Efter kontakt fattas beslut hur vi driver frågan vidare.
Rutiner för nybyggnation har vi försökt driva via kommunen och mäklare men detta har inte riktigt fungerat. Vi avser att ta fram ett informationspaket som tydligt beskriver gällande regler och rutiner. Detta ska sedan i ett tidigt skede distribueras till byggaren för att undvika eventuella missförstånd. Anders och Lasse ansvarar för att driva denna fråga.
9 Viktig information som gällande avtal, leverantörskontakter, medlemsregister och
debiteringslängd finns idag inte lättillgänglig för styrelsens representanter. En inventering görs av Anders och Olle för att sammanställa senast reviderade utgåva av all befintlig information.
Till att börja med ansvarar sedan Anders för att lagra original och tillgängliggöra informationen. Behöver vi utökat stöd för en gemensam lagringsyta kommer Lasse att utveckla en yta för detta på vår hemsida.
10 Under övriga frågor togs följande upp:
Vi har en ek på målarvägen med grenar som riskerar att falla ned på vägen. Anders kontaktar markägaren, ”Hallberg”, och informerar om läget och att vi önskar att grenen tas ned snarast möjligt.
Det har inkommit klagomål på att en fastighet i området har en stor container stående alldeles intill vägområdet, vilket i samband med transporter har haft en störande inverkan på trafiken. Hans och Olle ser över eventuella åtgärder.
11 Vi fortsätter med målsättningen att ha minst kvartalsvisa möten. Anders samordnar och kallar till nästa möte via mail
12 Ordföranden förklarar mötet avslutat
3 Åtgärder
Åtgärdslista Vem? När? Klart! Anm.
Trycka ned rör för nya skyltar map
axeltryck. Peter ASAP
Avropsavtal med Peter Anders,
Peter ASAP
Ta dialog med Alvar om framtida avtal Olle ASAP
Driva in medlemsavgifter Tea ASAP
Publicera telefonnummer till personer som
ingår i VU på vår hemsida Lasse ASAP
Översyn aktuell förrättning. Kontakt
Länsstyrelse Anders ASAP
Informationspaket nybyggnation Lasse,
Anders ASAP Strukturering och förutsättningar för
åtkomst av avtals- och kontaktinformation
Olle,
Anders ASAP Kontakt med Hallberg map på farliga grenar
över väg på målarvägen Anders ASAP
Eventuella åtgärder, container Olle, Hans ASAP
