Kortare vikariat - kortare introduktion?
En kvantitativ studie om hur en introduktion kan anpassas efter korttidsvikarier
Diana Skaugvoll Malin Vukota Carlsson
Personalvetarprogrammet
Examensarbete i pedagogik med inriktning mot personal- och arbetslivsfrågor, 15 hp Vt 2021
Short-term employment - short introduction? A quantitative study con- cerning how an introduction can be altered after short-term substitutes
Abstract
This essay is written on behalf of the education administration office in Umeå municipality. Currently, those who work as short-term substitutes in the education administration, does not receive an introduc- tion. The purpose of the study was therefore to present different introduction models and investigate the significance of an introduction for new employees and also to contribute with knowledge about how the introduction can be adjusted after short-term substitutes, in terms of content and structure. Fur- thermore, it was investigated how the background variables gender, age, highest completed education, university degree in a relevant area and the current work area (preschool/leisure, elementary school, high school) can affect the view on an introduction. The study carried out was based on a quantitative approach, with a questionnaire as a data collection method. The questionnaire has been sent to all short- term substitutes within the education administration office, no further selection has been applied. The survey included five questions linked to the background variables and 14 statements, where the respond- ents were asked to decide to what extent they agree or disagree. The survey ended with an open question.
The statements were about different parts that research has shown are important to include in an intro- duction. The results of the study showed that an introduction is important for short-term substitutes.
On a majority of the statements made in connection with the introduction, the respondents agreed about the importance of the statement. What emerged from the results, however, was that the most central parts that an introduction should include in terms of content were: information about general policies, who to turn to about questions about the performance of the work and what expectations there are on the employee in relation to work tasks.
Keywords: Introduction models, 4C-model, IWG-model, socialization dimensions, temporary workers
Sammanfattning
Detta examensarbete är skrivet på uppdrag av utbildningsförvaltningen Umeå kommun. I dagsläget får de som arbetar som korttidsvikarier vid utbildningsförvaltningen ingen introduktion. Syftet med studien var därför att redogöra för olika introduktionsmodeller och undersöka vilken betydelse en introduktion har för nyanställda samt bidra med kunskap om hur introduktionen kan anpassas efter korttidsvikarier, sett till innehåll och struktur. Vidare undersöktes hur bakgrundsvariablerna kön, ålder, högst avslutad utbildning, universitetsexamen i aktuellt område samt aktuellt arbetsområde (förskola/fritids, grundskola, gymnasium) kunde påverka synen på en introduktion. Studien som genomförts har grundats på en kvantitativ ansats, med enkät som datainsamlingsmetod. Enkäten har skickats ut till samtliga korttidsvikarier inom utbildningsförvaltningen, inget urval har tillämpats.
Enkäten omfattade fem frågor kopplade till bakgrundsvariablerna samt 14 påståenden, där respondenterna fick ta ställning till i vilken omfattning de instämmer eller inte instämmer. Enkäten avslutades med en öppen fråga. Påståendena handlade om olika faktorer som forskning visat var viktigt att inkludera vid en introduktion. Resultatet av studien visade att en introduktion är viktig för korttidsvikarier. På en majoritet av påståendena som ställts kopplade till introduktion, instämde respondenterna till att det som angetts i påståendet var viktigt. Det som framgick i resultatet var dock att de mest centrala delarna som en introduktion borde inkludera innehållsmässigt var: information om generella policys, vem man ska vända sig till om frågor kring arbetets utförande samt vilka förväntningar som finns på den anställda i arbetet.
Nyckelord: Introduktionsmodeller, 4C-modellen, IWG-modellen, socialisationsdimensioner, tillfälligt anställda
Innehållsförteckning
Inledning 1
Syfte och frågeställningar 2
Tidigare forskning 2
Vad är introduktion och varför behövs det? 2
Introduktionsmodeller 4
Van Maanen och Scheins socialisationsdimensioner 4
Inform-Welcome-Guide (IWG) 6
4C-modellen 7
Likheter och skillnader mellan modellerna 8
Vad är tillfälligt anställda och varför behöver de en introduktion? 9
Metod 11
Val av metod 11
Deltagare 11
Datainsamling 12
Informationsbrev 12
Utformning av enkät 13
Analys och bearbetning av data 13
Forskningsetiska principer 14
Resultat 15
Vilken betydelse har introduktionen för korttidsvikarier? 16
Vad anser korttidsvikarier är viktigt att en introduktion inkluderar innehållsmässigt? 18
Hur anser korttidsvikarier att en introduktion bör struktureras? 24
Analys 30
Vilken betydelse har introduktionen för korttidsvikarier? 30
Vad anser korttidsvikarier är viktigt att en introduktion inkluderar innehållsmässigt? 31
Hur anser korttidsvikarier att en introduktion bör struktureras? 32
Diskussion 33
Metoddiskussion 33
Val av metod och datainsamling 33
Val av deltagare 34
Bortfall 34
Reliabilitet och validitet 34
Slutdiskussion 35
Vidare forskning 36
Referenser 38
Bilaga 1. Informationsbrev
Bilaga 2. Påminnelsemail
Bilaga 3. Enkäten
Inledning
Samhället genomgår ständigt olika förändringar, inte minst idag med tanke på den rådande pandemin Covid-19. När samhället förändras påverkar det även organisationerna i samhället. Det finns en mängd olika orsaker till varför organisationer genomgår förändringar, det kan vara både externa och interna drivkrafter. En extern faktor är de oförutsägbara förändringar som kan ske i samhället (Angelöw, 2010).
En intern drivkraft kan vara att vissa individer lämnar arbetsplatsen, medan andra individer börjar nya arbeten. En samhällelig förändring som uppmärksammats, är det ökade behovet av tidsbegränsade anställningar (Statistiska centralbyrån, 2020a). Den snabbt föränderliga arbetsmarknaden, som blir allt mer globaliserad och där framväxten av ny avancerad teknik är i centrum, medför att många företag är i behov av ökad flexibilitet inom sin arbetsstyrka (Tak & Lim, 2008). Ett sätt att möta denna flexibilitet är genom att tillsätta tillfällig arbetskraft. Tillfällig arbetskraft anställs generellt för att tillfredsställa ett temporärt behov av arbetskraft, vikarier tillsätts ofta då ordinarie personal av olika anledningar är frånvarande från arbetet (Marica, 2018). Oavsett om anställningen är tillfällig, eller pågår under en längre period, upplever samtliga individer den första inledande fasen som är en del av att börja en ny anställning. Vanligtvis genomgår nyanställda i denna inledande fas någon form av introduktion. Denna studie har ett fokus på introduktion kopplat till korttidsvikarier.
En övergripande fråga är hur arbetsgivare kan och bör utforma en introduktion samt hur introduktionen behöver anpassas när det gäller korttidsvikarierande personal. Första dagen på en ny arbetsplats kan kännas spännande, men samtidigt nervöst. Nya arbetsuppgifter, kollegor och rutiner är bara ett fåtal aspekter som den nyanställda ska ta till sig, gärna på så kort tid som möjligt. En strategi för arbetsgivare, i syfte att introducera nyanställda medarbetare, är genom olika introduktionsprogram, även kallat onboarding (Arbetsmiljöupplysningen, u.å). Den breda användningen av introduktion tyder på att många organisationer anser att introduktionsprocessen är en viktig del av den nyanställdas upplevelse.
Det är ett effektivt sätt för nyanställda att presenteras för organisationssocialisationen (Klein, Polin, Leigh Sutton, 2015). Skapandet av introduktionsrutiner handlar vanligtvis om bland annat att utbilda, kommunicera och skapa sociala relationer. Det är ett tillfälle att ge den som är ny på arbetsplatsen kunskaper om företaget, arbetsplatsen, rutiner, arbetskamrater, risker med mera (Arbetsmiljöupplysningen, u.å). Dock är det viktigt att inte enbart få information om verksamheten, utan även att säkerställa att individen känner sig trygg i sin roll som anställd (Ulfsdotter Eriksson, 2013).
Hur introduktionen för nyanställda utformas är upp till varje enskild organisation (Nilsson, Wallo, Rönnqvist & Davidson, 2018). Introduktionen kan variera mellan olika verksamheter och beror exempelvis på vilken typ av arbete som ska utföras, samt tid och resurser hos arbetsgivaren. Vad gäller litteraturen om introduktions- och onboardingprogram, riktas vanligtvis fokus på processen i helhet, snarare än hur det bör anpassas till olika anställningsformer. Chambel och Sobral (2011) menar att litteraturen om hur företag hanterar tillfälligt anställda är gles samt att det för närvarande inte finns mycket forskning gällande metoder och policyer för denna grupp. Kupczyk och Kubicka (2018) konstaterar också att det finns en avsaknad av forskning inom introduktionsfrågor för tillfälligt anställda. De menar att det inte enbart går att förlita sig på forskning om ämnet som är baserad på traditionella anställningsformer mellan arbetsgivare och arbetstagare, utan att det är viktigt att se hur tillfälligt anställda uppfattar deras introduktionsprocess.
Vidare minskar introduktionen inte enbart oro hos den anställda och bidrar med de resurser individen behöver, utan möjliggör också för individen i fråga att snabbare kunna bidra till verksamheten och dess framgång (Chillakuri, 2020). Även Kupczyk och Kubicka (2018) nämner betydelsen av introduktion för företagets framgång och fördel. De menar att tiden som går åt har en inverkan samt i vilken utsträckning nyanställda får lära sig organisationsspecifik kunskap, förstå kultur och lära sig om olika aspekter inom organisationen. Desto snabbare och i större grad detta sker, desto mer kan de bidra till framgång hos organisationen. En dålig introduktionsprocess kan påverka dessa fördelar negativt i form av att det sker en ökad omsättning, lägre medarbetarnöjdhet, lägre produktivitet, minskad kundnöjdhet och ökade kostnader. Med anledning av detta, kan det vara av vikt att rikta fokus på hur verksamheter behöver
anpassa sina personalhanteringsmetoder, däribland introduktionen, efter anställningsformer som exempelvis korttidsvikariat.
Idag finns flertalet branscher och företag som anställer vikarier i syfte att kunna bedriva fortsatt verksamhet. Enligt SCB:s (2020a) arbetskraftsundersökning var utbildningsväsendet en av de branscher som hade störst andel tidsbegränsade anställda. I sysselsättningsstatistiken från tredje kvartalet av 2020 fanns det inom utbildningsväsendet 15 700 visstidsanställda (SCB, 2020b).
Skolverksamheterna är, likt andra organisationer, en verksamhet som inte kan stängas ner på grund av frånvaro av ordinarie personal. Det förväntas att det ska finnas personal som kan bedriva fortsatt undervisning. En organisation som upplever ett ökat behov av korttidsvikarier inom förskola, grundskola och gymnasium är Umeå kommun. Utbildningsförvaltningen i Umeå kommun består av cirka 50 medarbetare med varierande uppdrag och funktioner. Deras övergripande uppgift är att ge stöd och service till de olika kommunala verksamheterna inom skolområdet. Detta omfattar för- och grundskola samt gymnasie- och vuxenutbildning. Stöd ges i frågor som rör strategisk planering, skolutveckling, kvalitét, kommunikation, information, ekonomi och personalfrågor (Umeå kommun, 2021a). Angående tillfällig arbetskraft finns det i Umeå kommun flera verksamheter som har behov av korttidsvikarier och tillfälliga resursförstärkningar. I dagsläget har både förskola, grundskola samt gymnasium behov av extrapersonal. Utbildningsförvaltningen i Umeå kommun har idag 1 200 korttidsvikarier (Umeå kommun, 2021b). I dagsläget har dessa korttidsvikarier inte någon introduktion, på grund av bristande tid och resurser hos förvaltningen samt att de råder osäkerhet kring hur en introduktion på bästa sätt kan se ut. Denna studie är skriven på uppdrag av Umeå kommun och ämnar redogöra hur en introduktion kan anpassas efter korttidsvikarier.
Syfte och frågeställningar
Syftet med studien är att redogöra för olika introduktionsmodeller och vilken betydelse en introduktion har för nyanställda. Vidare är syftet att bidra med kunskap om hur en introduktion kan anpassas efter korttidsvikarier inom utbildningsförvaltningen i Umeå kommun. Studiens frågeställningar är:
1. Vilken betydelse har en introduktion för nyanställda?
2. Vad anser korttidsvikarier är viktigt att en introduktion inkluderar innehållsmässigt?
3. Hur anser korttidsvikarier att en introduktion bör vara strukturerad?
4. Hur påverkar bakgrundsvariablerna kön, ålder, högst avslutad utbildning, universitetsexamen i aktuellt område samt aktuellt arbetsområde korttidsvikariers syn på introduktion?
Tidigare forskning
I detta avsnitt presenteras tidigare forskning som berör introduktion och olika introduktionsmodeller.
Vidare berörs forskning kring tillfällig arbetskraft och varför organisationer ska investera i en introduktion för tillfälligt anställda.
Vad är introduktion och varför behövs det?
Vad gäller introduktion, finns det i litteraturen olika begrepp som belyser relativt lika innebörder. Ofta benämns de engelska begreppen onboarding och orientation, vilka innefattar processer som har med en nyanställds introduktion att göra. Introduktion, eller det engelska onboarding, definieras som
“inlärnings- och anpassningsprocessen genom vilken individer tar en organisatorisk roll som passar både individens och organisationens behov” (Klein et al., 2015, s 263). Det rör sig om processen där en nyanställd ska bli en del av organisationen och där individen ska tillgodoses med resurserna som krävs för att bli en fullbordad organisationsmedlem (Moon, 2018). Genom introduktionen kan den anställda få svar på frågor som rör arbetsplatsen samt att det är ett tillfälle för arbetsgivaren att gå igenom de regler som gäller (Coleman & Kleiner, 2003). Klein et al. (2015) skriver att introduktionen även kan
inkludera en diskussion kring utbildning som den anställda kan behöva för att uppfylla de krav som gäller för arbetet. Vidare beskriver Klein et al. att det finns både formella och informella metoder som används vid introduktioner, utöver de program och policyer som organisationen upprättat för nyanställda. Vissa organisationer erbjuder särskilda introduktionskurser där syftet bland annat är att bekanta sig med de nya arbetssätten och kollegor, vilket är ett exempel på en uppgift av mer informell karaktär. Likt Klein et al. (2015) hävdar Cesário och Chambel (2019) att det finns metoder som är mer informella. De menar att informella metoder syftar till processen där en anställd lär sig om sitt nya arbete, utan att det finns en tydlig organisatorisk plan för detta. De formella uppgifterna rör uppgifter av mer praktisk karaktär, exempelvis upprättande av anställningskontrakt, passerkort och nycklar (Ulfsdotter Eriksson, 2013). Det kan också omfatta en skriftlig uppsättning av samordnade policys och procedurer som ska underlätta för den anställda i anpassningen till det nya arbetet, både gällande uppgifter och socialisation (Bauer, 2010).
Vidare bör utformningen av en introduktion innehålla ett definitivt fokus på värdet av den nya medarbetaren. Detta innefattar transparent och öppen kommunikation, verktyg för att mäta den anställdes prestation samt möjligheten att anpassa nya rekryteringar för att stämma samman med de strategier som stödjer organisationens syfte och mål (Chillakuri, 2020). Även Bauer (2010) menar att det finns vissa delar som är väsentliga i en introduktion. Till att börja med bör det finnas en skriftlig plan för introduktionsprocessen. Detta dokument ska innefatta en beskrivning av tidslinjen, mål, ansvarsområden och det stöd de nyanställda ska få. Det ska även framgå vad som förväntas av den anställda. Det är av särskild vikt att dokumentet kommuniceras och tillämpas av medarbetarna i organisationen. Vidare är det även bra att införa avstämningsmöten med den nyanställda för att säkerställa att individen har all nödvändig information samt får den i god tid. Olika angreppssätt tillämpas för att uppnå dessa mål. Likt Bauer (2010) menar Lindelöw (2016) att det finns olika nivåer av introduktion, som baseras på personliga/relationsrelaterade och formella/faktabaserade aspekter.
De personliga/relationsrelaterade avser det sociala välkomnandet, att bli introducerad till kollegor, chefer samt få en bas för samarbete och ömsesidig förståelse. Det formella/faktabaserade handlar mer om konkreta, praktiska och strukturella aspekter. Lindelöw belyser även vikten av en gemensam grundstruktur för introduktionsprocessen, men betonar samtidigt att en individuellt anpassad introduktion kan vara fördelaktig. Olika befattningar ställer olika krav på vad den nya medarbetaren behöver för information, verktyg och kontakter.
Ytterligare ett sätt att besvara vad ett introduktionsprogram, eller vad vissa kallar orienteringsprogram, handlar om är genom att ställa frågorna: vem, vad, hur och när. När det gäller frågan om vem, rör det sig om de som är nya inom organisationen (Wanous & Reichers, 2000). New employee orientation programs (NEO), eller introduktionsprogram för nyanställda, har visat sig underlätta socialisationen av nyanställda samt att det ökat deras kunskap, kompetens och förmågor. Dessa typer av program är kanske de med mest inflytande på medarbetarnas utveckling. Även om många organisationer inkluderar dessa typer av program i deras utvecklingsinsats för nyanställda, är det få som utnyttjar dess fulla omfattning (Acevedo & Yancey, 2011). När det gäller frågorna vad och hur, skriver Wanous och Reichers (2000) att programmet i grunden handlar om organisationens försök att introducera den nyanställda till hur det kommer vara att arbeta för organisationen. Historia, mål, värderingar, politik, anställda och språk ska förklaras för den nyanställda. En rundtur och en presentation för övriga kollegor ska också inkluderas i introduktionen. Vidare förklarar Wanous och Reichers att frågor gällande hälsa och säkerhet är något som ska lyftas, samt villkoren för anställningen. Tanken är att programmet ska vara starten på socialisationsprocessen och ska hjälpa individen att passa in i den nya miljön och därför sker den i början av anställningsprocessen (Acevedo & Yancey, 2011). Gällande när processen ska ske, verkar forskare vara överens om att introduktionsprogrammet ska vara det första steget för en nyanställd, eller åtminstone ske i början av anställningen (Wanous & Reichers, 2000).
Oavsett hur en introduktion ser ut och dess varaktighet, handlar det om att ju snabbare en nyanställd introduceras in i organisationen, desto snabbare kan medarbetaren bidra till verksamheten (Kupczyk &
Kubicka 2018). Förhållandet mellan den anställde och organisationen är dubbelriktad. Organisationer
förväntar sig att anställda arbetar hårt, utvecklar nya färdigheter och följer de mål som organisationen har. Samtidigt förväntar sig de anställda att organisationen ska behandla dem rättvist, erbjuda möjligheter till utbildning, utveckling, förmåner, feedback och prestationsbaserad lön. Arbetsgivaren investerar en betydande mängd tid, pengar och energi på att rekrytera de bästa anställningarna. På grund av detta behöver organisationerna utforma en högkvalitativ introduktion, som gör att de anställda kommer igång och kan börja arbeta så snart som möjligt. Introduktionen av nyanställda är en kritisk aktivitet som gör det möjligt för medarbetaren att integreras med organisationen, kulturen och få tillgång till information, vilket hjälper dem att vara effektiva i sitt dagliga arbete (Chillakuri, 2020).
Coleman och Kleiner (2003) menar att det bästa sättet att börja en arbetsplatsorientering är med en introduktion, eftersom det annars finns risk för att den anställdes produktivitet blir lidande. Det kan dock vara utmanande för organisationen att upprätta en plan för introduktionen, eftersom arbetet i en organisation ofta genomgår förändringar, där exempelvis kundens krav och affärsbehov kan påverka arbetets karaktär (Chillakuri, 2020).
Även om det kan vara utmanande att utforma en introduktion, finns det alltså flera väsentliga aspekter till varför det är viktigt för både organisationen och medarbetaren. En väldesignad introduktion kan hjälpa de nyanställda att minska ångest och osäkerhet samt ge klarhet och förståelse för deras roll (Chillakuri, 2020). Detta lyfter även Klein et al. (2015) som menar att anledningen till att organisationer implementerar specifika introduktionsprogram, är i syfte att minska osäkerheten och ångesten som den nyanställda kan uppleva. Ytterligare kan det hjälpa individerna att förstå deras nya arbetsmiljö, samt förse dem med de nödvändiga materiella och immateriella resurser som krävs för att bli fullt fungerande organisationsmedlemmar. De materiella resurserna handlar exempelvis om de kunskaper som krävs, medan immateriella resurser rör relationer på arbetsplatsen (Klein et al., 2015).
Vidare krävs det både tid och pengar för att bedöma utbildningsbehovet för nyanställda, men att investera i det signalerar att organisationen är engagerade i utvecklingen av deras anställda och att ge dem verktygen som krävs för att utföra arbetet och lyckas. Eftersom det spenderas mycket tid och pengar på att socialisera och utbilda personal, är det dock viktigt att se till att denna investering används väl, vilket inte alltid är fallet. Eftersom utbildning är dyrt bör organisationer se till att de effektivt förbereder sina anställda genom att leverera rätt utbildningsinnehåll samt undervisar på ett lämpligt sätt. Det är viktigt att hjälpa en ny medarbetare att passa in i sitt arbete och sin organisation (Acevedo & Yancey, 2011). Acevedo och Yancey menar till exempel att det är väsentligt i koppling till anställdas upplevda arbetsnöjdhet och engagemang, men också en strategi för organisationen att behålla sin personal.
Introduktionsmodeller
Det finns ett antal modeller som används vid introduktion. Flertalet av dessa modeller har sin grund i socialisationsteori, då många hävdar att organisatorisk socialisation är grunden för introduktionsprocessen. Van Maanen och Schein (1979) har presenterat en av de mest refererade genomgångarna av socialisationsprocessen och föreslår ett introduktionsprogram som består av sex dimensioner, som baseras på socialisation. Klein och Heuser (2008) utvecklade en modell bestående av 12 innehållsområden som också bidrog till adekvat socialisation. För att stödja denna modell utvecklade de senare den så kallade Inform-Welcome-Guide (IWG) modellen, för att identifiera kritiska introduktionsområden. En annan modell är Bauers (2010) 4C-modell. Den består av fyra nivåer (lägsta till högsta), nämligen compliance, clarification, culture och connection, som kan översättas till att gälla efterlevnad, förtydligande, kultur och samhörighet. Meyer och Bartels (2017) fortsatte att studera 4C- modellen och fastställde att alla dessa nivåer är nödvändiga. De noterade även att alla nyanställda som tagit del av dessa nivåer, inklusive connection/samhörighet, rapporterade högre grad av organisatoriskt stöd, organisatoriskt engagemang och arbetstillfredsställelse.
Van Maanen och Scheins socialisationsdimensioner
Ur ett HR-perspektiv kan organisationssocialisation beskrivas som det ömsesidiga behovet mellan organisation och individ. Det handlar om att matcha individens behov med organisationens så att båda
parter gynnas. Den del av organisationssocialisationen som handlar om socialisationsprocessen en individ vidtar, efter att ha rekryterats till en organisation, kan ses som länken mellan kompetensförsörjningsprocessens In-och I-fas. In-fasen handlar om att attrahera och rekrytera rätt kompetens, medan I-fasen fokuserar på processer då individen befinner sig i organisationen. Det inkluderar introduktion, utveckling, utvärdering, att behålla samt belöna anställda (Nilsson et al., 2018).
Bauer, Bodner, Erdogan, Truxillo och Tucker (2007) beskriver vidare organisationssocialisation som processen då en nyanställd går från att vara en organisatorisk outsider, till en insider. Målet är att individen ska förvärva de kunskaper, färdigheter, värderingar och attityder som behövs för att kunna prestera i arbetet, men även hantera de sociala arbetsrelationerna (Nilsson, et al. 2018). Bauer et al.
(2007) förklarar att istället för att avta i betydelse med åren, har socialisation blivit allt viktigare. Detta på grund av att individer idag är mer rörliga på arbetsmarknaden.
Socialisation och socialisationsprocessen är något som diskuteras av Van Maanen och Schein (1979). De har utvecklat en modell som består av sex olika dimensioner, som handlar om att socialisera in nyanställda. Modellen kan fungera som en vägledning för HR-praktiker, chefer eller ledning, i syfte att planera hur organisationen kan påverka individernas övergång från en så kallad outsider till insider (Nilsson et al., 2018). Det finns två definierade extremvärden längst varje dimension. De sex olika dimensionerna är: kollektiv/individuell socialisationsprocess, formell/informell socialisationsprocess, sekventiell ordning/slumpvis ordning, fast tidsplan/flexibel tidsplan, social process/isolerad process samt assimilerande process/bejakande process (Van Maanen & Schein, 1979). En övergripande bild av dimensionerna illustreras i figur 1.
Den första dimensionen handlar om huruvida nyanställda ska socialiseras in i organisationen tillsammans som en grupp, eller om de ska isoleras från varandra och erbjudas en mer unik och skräddarsydd process. Socialisationen som formell/informell process handlar om taktiker där organisationen alternativt separerar individen från övriga organisationsmedlemmar och erbjuder en introduktion, eller erbjuder den nyanställda att möta de mer erfarna medarbetarna i arbetet och lära sig på det sättet. Dimensionen som handlar om sekventiell ordning respektive slumpvis ordning, syftar till om organisationen satt upp klara steg som ska leda till att en nyanställd lär sig arbetet, eller inte. Kopplat till detta handlar dimensionen fast/flexibel tidsplan om huruvida de olika stegen är bestämda i tid samt om de har kommunicerats till den nyanställda, eller om tidsplanen är mer flexibel. Vidare berör den femte dimensionen socialisationen som en social eller isolerad process. Dimensionen avser att låta en erfaren medarbetare introducera den nyanställda och ses som en slags förebild för individen, eller att individen inte introduceras för en erfaren medarbetare utan processen är mer isolerad. Assimilerande respektive bejakande process syftar till om individen ska anpassas efter den rådande organisationskulturen eller arbetsbeskrivningen, eller om individen i socialisationsprocessen istället ska bejakas och uppmuntras till att använda tidigare kunskaper och färdigheter.
Figur 1. Socialisationsprocessens sex dimensioner. Fritt illustrerad efter Van Maanen och Schein (1979).
Inform-Welcome-Guide (IWG)
Klein och Heuser (2008) utformade ramverket “Inform-Welcome-Guide (IWG)” i syfte att organisera introduktionens metoder, program och policys. En illustration av modellen presenteras i figur 2. IWG- modellen fortsattes studeras av Klein et al. (2015), som förklarar att IWG baseras på tre primära syften, vilka handlar om: (1) metoder som hjälper att informera den nyanställda, (2) de som välkomnar den nyanställda och (3) de som guidar den nyanställda. Metoder som syftar till att informera den nyanställda handlar mer ingående om att hjälpa individen att lära sig det hen behöver veta för att få rätt förutsättningar att anpassa sig till organisationen. Det inkluderar exempelvis att tillhandahålla information och material, men även upplevelser. Denna metod är ytterligare indelad i tre underkategorier som handlar om kommunikation, resurser och utbildning. Kommunikation handlar till exempel om att utforma ett välkomstbrev och att den nyanställda erbjuds möjligheten till schemalagda samtal. Vidare är det viktigt att tillhandahålla resurser som krävs i arbetet, vilket kan underlätta medarbetarens anpassning till organisationen. Resurser inkluderar att individens arbetsyta är i ordning med tillhörande utrustning, samt att individen får en genomgång av aktuellt datorsystem. Utbildning omfattar planerade program som syftar till att underlätta det systematiska förvärv av kunskaper och färdigheter som en nyanställd kan behöva lära sig. Det andra primära syftet, som avser att välkomna den nyanställda, hänförs till aktiviteter med målet att hjälpa den nyanställda utveckla det sociala kapitalet. Detta genom att tillhandahålla möjligheter att träffa andra organisationsmedlemmar (Klein et al., 2o15). Socialt kapital innefattar de sociala relationer och kontakter som individen har tillgång till och som värderas som värdefulla (Lögdlund & Gottzén, 2014). Det tredje syftet, som handlar om guidning, syftar till de metoder som ämnar ge nyanställda aktiv och direkt hjälp i arbetet (Klein et al., 2o15).
I studien som Klein et al. (2015) genomförde, med syfte att undersöka introduktion i koppling till IWG- modellen, deltog 10 HR-managers. Studien inkluderade en representativ från HR som besvarade en enkät om deras introduktionsprocess. Samtliga nyanställda inom organisationen (eller inom en avdelning) fick även besvara en enkät om deras upplevelser av introduktionsprocessen. I studien framkom det att från de anställdas perspektiv var de vanligaste förekommande kategorierna Inform- Communication och Inform-Training, vilka är två av underkategorierna till syftet “Inform”.
Kategorierna “Welcome” och “Guide” var de kategorier som upplevdes minst. Det framkom även att de anställda upplevde att dessa metoder förekom i mindre mängd än vad organisationerna rapporterade att de gjorde. Endast en introduktionsprocess förekom oftare än vad organisationen rapporterade, det första mötet med den nyanställda som sker tillsammans med en representant från HR.
Kollektiv Individuell
Formell Informell
Sekventiell
Fast tidsplan
Slumpvis
Flexibel tidsplan
Bejakande Assimilerande
Isolerad Social
Vidare undersökte Klein et al. (2015) vad organisationer erbjuder för metoder och hur de nyanställda upplevde dessa. Metoderna kan vara av två olika karaktärer. Antingen är metoderna fullt nödvändiga att inkludera, eller så ska de snarare verka uppmuntrande för individen. Båda metoderna kan upplevas av den nyanställda som formella eller informella. Enligt undersökningen är Inform-Training den mest nödvändiga metoden, följt av Inform-Communication. De övriga kategorierna ses mer som uppmuntrande, än att de krävs eller är högst nödvändiga. Inform-Resources är den som i lägst grad är nödvändig. Fortsättningsvis undersökte Klein et al. en tredje forskningsfråga som gällde när introduktionsprocessen äger rum. Enligt resultatet från studien förekom två IWG-kategorier första dagen eller några dagar före den första officiella dagen, nämligen Inform-Communication och Guide.
“Welcome”-delen förekom oftast i den senare delen av den första veckan. Inform-Resources och Inform- Training genomfördes vanligtvis i början av den nyanställdas andra arbetsvecka.
Avslutningsvis berörde Klein et al. (2015) en sista forskningsfråga gällande huruvida respondenterna upplevt att introduktionsprocessen varit hjälpsam. Vissa specifika metoder fick en högre rankning än huvudkategorierna de tillhör. Exempel på metoder som visade sig vara hjälpsamma var: att en chef avsätter en tid där hen inte blir störd (tillhör Inform-Communication kategorin), att den nyanställdas arbetsplats är i ordning (Inform-Resources kategorin), att den nyanställda erbjuds utbildning på arbetsplatsen (Inform-Training kategorin) samt att en annan anställd fungerar som en “gå-bredvid”- kollega till den nyanställda (Guide-kategorin).
Figur 2. Inform-Welcome-Guide-modellen. Fritt illustrerad efter Klein och Heuser (2008).
4C-modellen
Bauer (2010) utformade 4C-modellen och identifierade fyra nivåer som hör samman med organisationens juridiska aspekter, prestationer, kultur och relationsdimensioner. Dessa fyra nivåer är compliance (efterlevnad), clarification (förtydligande), culture (kultur) samt connection (samhörighet) (Bauer, 2010). “Compliance” innebär, på den mest grundläggande nivån, att utbilda anställda gällande de juridiska policyer och regler som finns i organisationen. Detta innefattar exempelvis att läsa personalhandböcker som beskriver specifika organisationsmetoder, som närvaro eller klädkoder. Den andra nivån av introduktion, “clarification”, handlar om att utbilda de anställda om förväntningarna som finns på deras prestationer. Det kan exempelvis innebära att medarbetaren utbildas i olika system, processer eller rapporteringsformat som kommer att användas i arbetet. Den tredje nivån av effektiv introduktion är “culture”. Denna nivå avser att introducera medarbetaren till organisationens historia, traditioner, värderingar, filosofi och normer. För att inte överbelasta individen med information, bör fokus riktas på företagets kärnfilosofier och värderingar. Den sista och mest integrerade nivån i introduktionsprocessen är “connection”. Detta är den nivå där medarbetaren har möjlighet att knyta relationer formellt och informellt inom organisationen. För att uppnå detta kan organisationen behöva beskriva organisationshierarkin, introducera anställda till ledande befattningshavare, deras linjechefer samt kollegor (Meyer & Bartels, 2017).
Informera Välkomna Guida
Kommunikation
Resurser
Utbildning
En effektiv introduktionsprocess, bestående av dessa fyra nivåer, är det som på bästa sätt underlättar orienteringen för medarbetaren i organisationen. Bauers (2010) teori menar att nästan alla organisationer, stora som små, täcker in den första nivån av introduktion i deras nyanställdas socialisationsprocess. Den andra och tredje nivån av introduktion uppnås och praktiseras av cirka 50 procent. Den slutliga nivån uppnås av cirka 20 procent av organisationer som proaktivt introducerar sina anställda och som ofta använder en strategisk personalhanteringsstrategi i denna process. I en enkätundersökning som Meyer och Bartels (2017) genomförde, studerades effekterna av Bauers 4C modell. Resultatet av undersökningen visade att individer som genomgått en introduktion bestående av alla fyra nivåer, upplevde programmet som till stor nytta. Vidare upplevde dessa individer även en högre grad av organisatoriskt engagemang, stöd och arbetsnöjdhet.
I relation till de olika nivåerna compliance, clarification, culture och connection studerar även Bauer (2010) vilken nivå organisationens strategi kan uppnå. De tre nivåerna är passiv (1), hög potential (2) och proaktiv (3), vilka illustreras i tabell 1. Passiv introduktion/onboarding uppnår de flesta organisationerna genom att inkludera “compliance” (efterlevnad) i sin introduktionsprocess. Här ses introduktion mer som en checklista av saker som bör genomföras. Organisationen uppnår delvis
“clarification” (förtydligande), genom att förklara de nödvändiga stegen, däremot arbetar organisationen varken med “culture” (kultur) eller “connection” (samhörighet). “Hög potential” är den andra nivån och uppnås genom att både “compliance” (efterlevnad) och “clarification” (förtydligande) helt uppfylls. Däremot uppfylls “culture” (kultur) och “connection” (samhörighet) enbart delvis. I de verksamheter som uppnår denna nivå, har inte hela introduktionsprocessen etablerats på ett systematiskt sätt i hela organisationen. I den tredje nivån är samtliga av de fyra grundpelarna uppnådda.
Om en organisation systematiskt organiserar introduktionsprocessen med en strategisk personalhanteringsmetod, befinner sig organisationen på nivå tre. (Bauer, 2010)
Tabell 1 - Nivåer av strategisk onboarding. Fritt illustrerad efter Bauer (2010).
Strategiska ni- våer av
onboarding
Compliance /
efterlevande Clarification /
förtydligande Culture /
kultur Connection / samhörighet
Passiv Ja Delvis Lite eller inte alls Lite eller inte alls
Hög potential Ja Ja Delvis Delvis
Proaktiv Ja Ja Ja Ja
Likheter och skillnader mellan modellerna
Gemensamt för dessa modeller är att de framhäver vikten av lärande genom hela introduktionsprocessen, samt att effektiv introduktion leder till organisatoriskt engagemang och arbetsglädje (Chillakuri, 2020). Vidare kan likheter som information, kommunikation och de sociala aspekterna utläsas. Angående information och kommunikation lyfter samtliga modeller både formella och informella aspekter av introduktionsprocessen. I IWG-modellen samt 4C-modellen finns det en diskussion kring formella delar som rör utbildning och efterlevnad av policys, regler och dokument.
Detta är inte en lika central del i Van Maanen och Scheins socialisationsprocess. I IWG-modellen framhävs det dock att det inte enbart är viktigt med information och material, utan att organisationen även ska ha individens upplevelse av processen i åtanke. Modellerna poängterar även vikten av samhörighet och socialt kapital, vilket visar på att de har en grund i socialisationsteori. Ytterligare är organisationskultur något som diskuteras i modellerna. I Van Maanen och Scheins (1979) sex dimensioner talar de bland annat om huruvida individen ska anpassa sig efter den rådande
organisationskulturen, eller om personen kan påverka med egna erfarenheter. I 4C handlar organisationskulturen mer om att individen ska informeras om företagets historia, traditioner, filosofi, med mera (Meyer & Bartels, 2017).
Förutom att dessa modeller inkluderar många gemensamma aspekter, skiljer de sig också från varandra.
Mer generellt kan det utläsas att modellerna intar olika fokus. Van Maanen och Schein (1979) är den modell som till största del fokuserar på socialisation. Inform-Welcome-Guide lägger även fokus vid att den nyanställda ska tillhandahålla rätt resurser vid introduktion, samt deras upplevelser av processen.
4C-modellen diskuterar mer ingående kring förtydligande som en central del av introduktion, att det ska vara tydligt vilka förväntningar som finns på den anställde. I figur 3 illustreras likheter och skillnader mellan de olika modellerna.
Figur 3. Likheter och skillnader mellan introduktionsmodellerna. Fritt illustrerad.
Vad är tillfälligt anställda och varför behöver de en introduktion?
Introduktion är generellt sett något som erbjuds nyanställda. Anställda kan dock ingå olika typer av anställningsformer. Tidigare forskning berör samtliga anställningsformer som faller under kategorin
“tillfällig arbetskraft”, i föreliggande studie kommer fokus ligga på korttidsvikarier. Antalet tillfälligt anställda och tidsbegränsade kontraktsanställda har väckt stor vetenskaplig uppmärksamhet (Cuyper, De Witte & Van Emmerik, 2011). I litteraturen om tillfälliga anställningar, finns det en rad olika anställningar som innefattas av begreppet. I Lagen om anställningsskydd (1982:20) får avtal om tidsbegränsad anställning träffas för allmän visstidsanställning, vikariat och säsongsarbete. En bredare definition av begreppet tillfällig anställning kan dock beskrivas som en anställning med begränsad varaktighet, i motsats till den fasta anställning som är giltig tillsvidare (Cuyper et al., 2011). Enligt
Inform-Welcome-Guide Socialisationsprocessen
4C-modellen Samhörighet, Socialisation, Kommunikation,
Information,
Lärande Policys, regler,
dokument Organisationskultur
Upplevelser, resurser Tidsaspekter, ”gå
bredvid”- kollega
Vikten av förtydligande
Organization for Economic Cooperation and Development (2020) omfattar tillfällig anställning de arbeten där den anställde och arbetsgivaren kommit överens om när anställningen ska avslutas. Detta exempelvis om den anställde som tillfälligt ersatts kommer tillbaka.
Fördelarna med tillfälliga anställningar har framförallt beskrivits ur företagens perspektiv, där flexibilitet har varit ett av de starkaste argumenten (Isaksson & Bellaagh, 2005). Flexibla anställningskontrakt och tillfälligt anställda, erbjuder organisationer möjligheten att anpassa sin personalstyrka efter tillfälliga och strukturella förändringar. Det kan även ske en anpassning när det gäller efterfrågan på deras produkter eller tjänster (Corver, Euwals & de Grip, 2012). Dock menar Chambel och Sobral (2011) att litteraturen om hur företag hanterar olika anställningsformer är gles och att det för närvarande inte finns mycket forskning gällande policyer och metoder för hur man ska hantera de tillfälligt anställda. Cuyper et al. (2011) hävdar däremot att det nyligen skett en återupplivning av forskningen gällande tillfälliga arbetskontrakt. På grund av det ökade behovet av flexibilitet har den tillfälliga anställningen fått en större och mer genomgripande spridning i arbetslivet.
Likt detta poängterar Corver et al. (2012) att arbetsgivare blir mer tveksamma till att tillämpa fasta anställningar, som en effekt av den snabbt föränderliga arbetsmarknaden. Detta i synnerhet när det gäller arbeten där det inte krävs stora investeringar i kompetens och kunskap. Chambel och Sobral (2011) menar dock att det tillfälliga arbetets karaktär har förändrats. Tidigare använde sig organisationer av tillfälligt anställda för att utföra lågkvalificerade arbeten, men numera kan tillfälligt anställda befinna sig inom professionella och tekniska yrken. Användningen av tillfälliga anställningar är därmed inte längre begränsad till vissa länder, specifika sektorer eller till den så kallade sekundära arbetsmarknaden, som är segmenterad av arbetare som anses tillhöra en lägre yrkesklass (Cuyper et al., 2011).
Då antalet tillfälligt anställda har ökat, konfronteras dock de flesta organisationer med frågan hur de ska hantera dessa olika anställningar (Tak & Lim, 2008). Det finns de som anser att korttidsanställda ses som lägre värda och att personalhanterinsmetoderna bör vara enkla, med lägre investeringar i utbildnings- och utvecklingsaktiviteter (Chambel & Sobral, 2011). Faktum är att tillfälliga kontrakt har kort varaktighet, vilket minskar företagens incitament att investera i utbildning. Detta på grund av den korta tid tidsbegränsade anställda har på sig att återbetala denna investering i form av utfört arbete (Lisi
& Malo, 2017). Om ett företag investerar i utbildning och arbetstagaren slutar kommer företaget inte att kunna dra nytta av investeringen. Samma gäller om arbetstagaren själv investerar i utbildning med ett specifikt innehåll, men blir uppsagd. Av dessa skäl är det viktigt för båda parter att de har nytta av de investeringar de gör. Vad gäller korttidsanställda kan företag dock göra en avvägning gällande att tillhandahålla utbildning för denna grupp, eftersom sannolikheten att arbetstagaren stannar i verksamheten är låg. Däremot kan det vara viktigt att erbjuda de tillfälligt anställda en utbildning i början av arbetet, till exempel i form av en introduktion. Detta för att de nyanställda snabbt ska lära sig de kvalifikationer som krävs för arbetet i fråga. Vidare kan detta bidra till högre flexibilitet och underlätta i utförandet av uppgifter med frekvent oförutsedda utfall (Albert, Garcia-Serrano & Hernanz, 2005). Därmed kan beslutet att hantera tillfälligt anställda med inga eller lägre investeringar vara ett ofördelaktigt alternativ (Chambel & Sobral, 2011).
Conway och Briner (2002) undersökte i sin studie vilka incitament företag investerar i när det gäller heltids- och deltidsanställda. De fann att heltidsanställda har högre förväntningar på vad de ska tillhandahålla från organisationen än deltidsanställda. Vidare fann de att deltidsanställda inte var lika benägna att få befordran och/eller utbildningsmöjligheter. Om deltidsanställda upplever att de behandlas annorlunda än heltidsanställda, när det gäller de incitament de får och de bidrag de ger, kommer det sannolikt även att påverka hur de ser på sina psykologiska kontrakt (Conway & Briner, 2002). Psykologiska kontrakt syftar till anställningsrelationens psykologiska innebörd och kan omfatta både skrivna, uttalade och outtalade åtaganden. Det psykologiska kontraktet är föränderligt och kan påverkas av förändringar i relationer mellan anställd och chef, samt förändringar på arbetsplatsen (Isaksson & Bellaagh, 2005). Ytterligare forskning tyder dock på att det inte är själva arbetsformen som förklarar attityder och beteenden hos de anställda. Det handlar snarare om hur deltidsanställda
upplever sig behandlas samt individuella skillnader som påverkar dessa uppfattningar (Conway &
Briner, 2002). Ytterligare en studie som studerar skillnader mellan olika anställningsformer är Bauers (2010). Bauer menar att introduktion för högre uppsatt anställda är mer invecklat än för timanställda samt att på ju högre nivå arbetstagaren befinner sig i organisationen, desto mer anpassad och flexibel behöver introduktionen vara. Vad gäller timanställda, rapporteras det dock att många av de studier som har gjorts tidigare, inte fokuserar på introduktionsprocesser som gäller för denna grupp.
När det gäller tillfälliga anställningar förklarar Bauer (2010) i sin rapport “Onboarding new employees:
maximizing success” att en introduktion måste anpassas till vilken typ av anställd som ska introduceras till den nya organisationen. När det gäller gruppen timanställda, skiljer de sig åt från övriga anställningar på flera olika sätt. I studien av Bauer framkom det att timanställda upplever att de är fullt integrerade i organisationen efter cirka tre och en halv vecka. Dock upplevde handledarna att det snarare tog närmare tre månader, vilket enligt Bauer stämmer bättre överens med tidigare forskning. Vidare har timanställda mest kontakt med närmsta handledare och kollegor, men inte mycket kontakt med regionchefer eller anställda högre upp i organisationshierarkin. Ytterligare en skillnad gäller innehållet i introduktionsprogrammet. Detta kopplas till 4C-modellen, där det framgår att timanställda upplever
“compliance” (efterlevnad) och delvis “clarification” (förtydligande), däremot saknar de helt eller delvis
“culture” (kultur) och “connection” (samhörighet). Baserat på dessa resultat finns det potential i att förbättra introduktionen för timarbetare, om justeringar görs kan det leda till högre prestanda, lägre omsättning samt mer positiva arbetsattityder. (Bauer, 2010)
Metod
I detta avsnitt presenteras de metodologiska valen som tillämpats i denna undersökning, samt en redogörelse av tillvägagångssätt och etiska överväganden.
Val av metod
Denna undersökning antar en kvantitativ ansats och består av en enkätundersökning. Den kvantitativa metoden formuleras i allmänna ordalag som den strategi där det sker en insamling av numeriska data (Bryman, 2018). Många av samhällsvetenskapens viktigaste frågeställningar kräver just siffror för att kunna besvaras (Djurfeldt, Larsson & Stjärnhagen, 2018). Vidare antar den kvantitativa metoden en deduktiv syn på relationen mellan teori och forskning. Det deduktiva synsättet kan beskrivas som en teori- och hypotesprövande ansats (Bryman, 2018). Denna undersökning var av den deskriptiva karaktären, där syftet var att redogöra för olika introduktionsmodeller och vilken betydelse en introduktion har för nyanställda, samt belysa hur en introduktion kan anpassas efter korttidsvikarier.
För att kunna besvara studiens syfte och frågeställningar på ett lämpligt sätt, var målet att nå ut till samtliga korttidsvikarier inom utbildningsförvaltningen i Umeå kommun. Förhoppningen var att nå en hög svarsfrekvens, för att kunna presentera en så rättvis bild som möjligt av vad korttidsvikarier ansåg behövdes i en introduktion. Med anledning av att deltagarna i studien bestod av cirka 1 200 anställda och det var deras synpunkter som var av intresse, ansågs den kvantitativa metoden i form av en webbsurvey som mest lämplig. Vidare ansågs den kvantitativa metoden som lämplig då utgångspunkten för studien var att motivera introduktionens betydelse utifrån tidigare forskning. Det handlade således om en teoriprövande ansats.
Deltagare
Denna studie riktade sig till korttidsvikarier inom utbildningsförvaltningen i Umeå kommun.
Populationen bestod av 1 200 enheter, i detta fall individer. En population består av samtliga enheter urvalet görs utifrån (Bryman, 2018). Eftersom enkäten riktade sig till samtliga korttidsvikarier inom utbildningsförvaltningen rörde det sig om en populationsstudie, då inget urval har gjorts. Anledningen till att inget urval har gjorts, har sin grund i studiens syfte. Fokus var att få reda på vilka delar av en introduktion som var viktiga för korttidsvikarier, samt hur introduktion kan behöva anpassas efter detta.
Målet med studien var således inte att enbart nå ut till korttidsvikarier inom en specifik yrkesgrupp inom utbildningsförvaltningen, exempelvis lågstadielärare, och basera resultatet på dessa. På grund av detta ämnade enkätstudien att nå ut till så många korttidsvikarier som möjligt inom utbildningsförvaltning i Umeå Kommun och därför har inga ytterligare urvalsmetoder tillämpats. Av de som fick ta del av enkäten, har 276 individer besvarat den.
Datainsamling
För att nå ut till ett stort antal respondenter, har data samlats in genom en webbsurvey. En webbsurvey innebär att potentiella respondenter erbjuds att besöka en webbsida online för att fylla i en enkät (Bryman, 2018). Enkätverktyget som användes kallas esMaker och är ett webbaserat enkät- och analysverktyg. Verktyget är ett teknikstöd som Umeå kommun använder. Innan utskick av enkät, ombads kontaktpersonen på Umeå kommuns utbildningsförvaltning att i förväg skicka ut information om enkäten i syfte att förbereda berörda individer på att de kommer önskas besvara en enkätstudie inom kort. Information om enkäten inkluderades i kommunens veckobrev som skickades ut till samtliga korttidsvikarier vid utbildningsförvaltningen. Vidare, vid insamling av data, skedde en öppen publikation av enkäten på esMakers sida, vilket innebar att samtliga individer som fick ta del av länken kunde besvara enkäten. Vid publikationen säkerställdes det att enkäten kunde anpassas efter vilken enhet enkäten besvarades på, exempelvis mobiltelefoner. Länken som skapats kopierades och skickades till kontaktperson på utbildningsförvaltningen på Umeå kommun, som hade tillgång till samtliga respondenters kontaktuppgifter. Kontaktpersonen gjorde sedan ett mailutskick till samtliga korttidsvikarier inom förvaltningen, där länken till enkäten samt ett informationsbrev inkluderades.
Efter fem dagar skickades ett påminnelsemail (bilaga 2) ut till korttidsvikarierna. Det fanns många fördelar med webbsurvey och varför det var en lämplig datainsamlingsmetod. Till att börja med kunde utformningen av enkäten varieras så att enkäten såg snyggare och mer förtroendeingivande ut (Bryman, 2018). Detta säkerställdes genom att använda en stilmall som var enkel och stilren samt att varje sida på enkäten inte omfattade för många frågor. Vidare inkluderades Umeå kommuns logotyp i layouten, detta för att enkäten skulle uppfattas mer förtroendeingivande, så kallad “face validity”. En annan fördel med webbsurvey var att respondenternas svar automatiskt kunde organiseras, vilket eliminerade arbetet med att koda ett stort antal enkäter. Detta sparade inte bara tid utan minimerade också risken för inmatningsfel vid bearbetning av data. Bryman (2018) menar att detta kan leda till förbättrad precision och noggrannhet. Denna funktion fanns tillgänglig på esMaker, vilket innebar att svaren enkelt kunde organiseras för vidare analys. Detta innebar även att ingen ytterligare tid behövde spenderas på att manuellt strukturera de inkomna svaren.
Informationsbrev
Ett informationsbrev (bilaga 1) utformades och skickades till samtliga korttidsvikarier i samband med utskick av enkät. Ett Informationsbrev syftar till att ge en positiv inställning till enkäten, att skapa förtroende och intresse för undersökningen. Vidare bör ett informationsbrev innehålla information om hur resultatet ska användas och hur det ska komma till nytta (Dahmström, 2005). I informationsbrevet som utformades angavs varför individen i fråga fick ta del av enkäten. I detta fall på grund av att hen arbetade som korttidsvikarie inom utbildningsförvaltningen i Umeå Kommun. Sedan framgick det att syftet med studien var att samla in information kring ämnet introduktion, detta för att på bästa sätt kunna ta reda på hur en introduktion kan behöva anpassas efter korttidsvikarier. Det framgick även att enkäten var en del av ett examensarbete och genomförs av två studenter på Personalvetarprogrammet vid Umeå universitet. Vidare blev respondenten förberedd på vilken typ av frågor som kan ställas, exempelvis ställningstagande kring genomgång av regler och policys vid en introduktion, samt betydelsen av ett välkomnande med kollegor. Information om deltagandevillkor, konfidentialitet och sekretess inkluderades i informationsbrevet. Avslutningsvis angavs kontaktuppgifter till uppsatsförfattarna, detta ifall det fanns frågor gällande undersökningen eller om något var oklart när enkäten besvarades.
Utformning av enkät
Utformandet av enkäten (bilaga 3) som användes till denna studie gjordes med grund i tidigare forskning. Frågorna som ingick i enkäten var baserade på de modeller som presenterades i forskningsgenomgången. Dessa var IWG-modellen, 4C-modellen och de sex dimensionerna i socialisationsprocessen. För att få information om IWG-modellens olika delar ställdes frågor kopplade till information, välkomnande och guidning. Frågorna kopplade till 4C-modellen handlade om efterlevnad av policys och dokument, förtydligande av vad som krävs av vikarien, kultur och samhörighet. De sex dimensionerna i socialisationsprocessen ämnade mäta socialisationen in i organisationen genom: sekventiell respektive slumpmässig ordning, om det finns klara steg till hur vikarien ska lära sig arbetet, om det finns en tidsplan, huruvida andra medarbetare är hjälpsamma i introducerande delar av arbetet och hur vikarien anpassar sig efter den rådande organisationskulturen.
Vidare har tidigare studier kring liknande ämnen studerats, med enkät som datainsamlingsmetod. Detta för att få inspiration till vilka frågor som var viktiga att inkludera. De enkäter som studerats är Meyer och Bartels (2017) som gjorde en undersökning kring 4C-modellen samt Klein et al. (2015) som använde sig av IWG-modellen. Även bakgrundsfrågor gällande kön, ålder, utbildning, universitetsexamen inom aktuellt område och aktuellt arbetsområde inkluderades i enkäten. Universitetsexamen inom aktuellt område avsåg om respondenten har en examen inom exempelvis lärar- och/eller förskoleområdet.
Bakgrundsvariabeln “aktuellt arbetsområde” handlade om ifall respondenten främst arbetade inom förskola/fritids, grundskola eller gymnasium. Dessa bakgrundsfrågor inkluderades för att möjliggöra analys av eventuella samband mellan bakgrundsfrågorna och övriga frågor i enkäten. Det innebar även att information samlades in om hur en introduktion kan anpassas efter olika individer.
Vidare vad gäller de olika svarsalternativen, har enkäten utformats med slutna svarsalternativ. Slutna svarsalternativ innebär att respondenterna endast kan välja något eller några av alternativen, vilka är bestämda på förhand (Persson, 2016). I denna enkät kunde respondenterna enbart välja något av alternativen. För bakgrundsvariablerna har svarsalternativen anpassats efter respektive fråga, så som aktuella ålderskategorier, utbildningsnivåer och arbetsområden. Dessa har ytterligare diskuterats med kontaktperson från utbildningsförvaltningen i Umeå kommun och anpassats efter de anställda korttidsvikarierna, för att kunna inkludera rimliga svarsalternativ. För resterande frågor i enkäten har
“instämmer-skalor” använts, även kallat likertskalan. Denna skala används ofta i kombination med frågor i påståendeform, där respondenten ska ta ställning till i vilken grad hon eller han instämmer (Persson, 2016). De olika skalstegen omfattade “instämmer inte alls”, “instämmer inte helt”, “varken instämmer eller instämmer inte”, “instämmer delvis “och “instämmer helt”. Mittalternativet “varken instämmer eller instämmer inte”, möjliggjorde för osäkra respondenter att kunna välja ett alternativ.
För att möjliggöra för respondenterna att kunna lyfta fram sådant som inte inkluderades i enkäten, formulerades en öppen fråga på slutet. Detta för att en nackdel med enkät, var att det inte gick att ställa följdfrågor. Enkäten strukturerades också på ett sådant sätt att varje sida i enkäten inkluderade fem frågor åt gången. Detta med anledning av att enkäten då inte uppfattas som lika omfattande. Slutligen resulterade detta i att enkäten blev fyra sidor lång. Det gick även att utläsa hur långt i enkäten man kommit och hur långt det var kvar, via en aktivitetsmätare längst ner på varje sida. För att ytterligare säkerställa att utformandet av enkäten höll en god standard och att inget blivit fel, genomfördes en simulering. Det innebär att slumpmässiga svar, genererade av enkätverktyget, skickades in och testades för analys.
Analys och bearbetning av data
Denna studie har tillämpat en deskriptiv/beskrivande statistisk. Detta innebar att med grund i respondenternas svar på enkäten, har synpunkterna kring introduktion för nyanställda korttidsvikarier beskrivits och sammanfattats genom diagram, tabeller samt i löpande text. Deskriptiv statistik omfattar principer, metoder och tekniker för att sammanställa, presentera, kartlägga och tolka empiriska data (Befring, 1994). För att bearbeta den insamlade datan har ett digitalt verktyg för utformning av enkäter använts, esMaker. Genom detta verktyg har svaren sammanställts och sedan överförts till excel för
vidare utformning av diagram och tabeller. Diagram och tabeller är hjälpmedel inom den deskriptiva statistiken som kan synliggöra information som finns i den insamlade datan (Befring, 1994). Ytterligare har tabeller för korsjämförelser tagits fram genom esMaker. Tabeller var det enklaste sättet att få en bild av resultatet av korsjämförelserna. Där angavs i procent hur många inom respektive bakgrundsvariabel som angett ett visst svarsalternativ (instämmer helt till instämmer inte alls), på varje enskild fråga. På samtliga diagram samt tabeller har procenten avrundats till en decimal.
Inledningsvis analyserades bakgrundsvariablerna för att utläsa vilka respondenterna till studien var i koppling till kön, ålder, utbildning samt arbetsområde. Detta för att få en inblick i om någon åldersgrupp var överrepresenterad, om en majoritet har ett specifikt arbetsområde eller om det skiljer sig åt. Detta möjliggjorde att de gick att generalisera resultatet till att det eventuellt gällde en specifik grupp. En tabell har tagits fram där samtliga bakgrundsvariabler presenterades. Detta för att redogöra en tydlig bild av fördelningen mellan bakgrundsvariablerna. För att analysera övriga frågor i enkäten, presenterades datan i form av stapeldiagram där instämmer-skalorna visades vågrätt och antal angavs i procent lodrätt.
Vidare har först en univariat analysmetod tillämpats, där enbart en variabel var inblandad. Univariat analys är den enklaste formen av statistisk analys och kan vara av inferentiell eller beskrivande karaktär (Djurfeldt, 2018). Den univariata analysen genomfördes då en variabel, i form av en enskild enkätfråga, analyserades för sig. Resultatet av enkätfrågan presenterades med hjälp av diagram. Ytterligare har en bivariat analysmetod tillämpats. I en bivariat analys ingår två variabler, en beroende och en oberoende.
Den bivariata analysen handlar om sambandsanalys, att titta på två variabler och vilken relation de har till varandra. Genom detta kan man får fram tänkbara orsakssamband (Djurfeldt, 2018). Genom en korsjämförelse analyserades de enskilda enkätfrågor kring introduktion i relation till var och en av bakgrundsvariablerna, för att se om det fanns eventuella samband. Respektive bakgrundsvariabel fungerade som den oberoende variabeln, medan respektive enkätfråga fungerade som den beroende. I resultatdelen har resultatet av dessa korsjämförelser beskrivits i löpande text för att inte överbelasta läsaren med tabeller. Korsjämförelserna gjordes i enkätverktyget esMaker och fördes över till excel för utformning av tabellerna som var grunden för analysen.
Eftersom enkäten avslutades med en öppen fråga, har även svaren som respondenterna angav där bearbetats och analyserats. Till en början fördes samtliga fritextsvar över från esMaker till excel. Vid bearbetning av de inkomna svaren på den öppna frågan genomfördes en kodning där liknande svar kodades tillsammans. Detta resulterade i tio kategorier: (1) anpassad information beroende på vart man ska arbeta, (2) kontaktperson, (3) administration och digitala verktyg, (4) återkoppling och erfarenhetsutbyte, (5) erfarenhetens påverkan på introduktionsbehov, (6) löner och förmåner, (7) introduktionens längd och omfattning, (8) regler och rutiner, (9) frågor gällande belastningsregister, HLR-utbildning och andra utbildningar och (10) övrigt. Slutligen kopplades var och en av dessa kategorier till någon av studiens frågeställningar. Nummer 1, 2, 3, 6, 8 och 9 tillhörde studiens andra frågeställning “Vad anser korttidsvikarier är viktigt att en introduktion inkluderar innehållsmässigt?”.
Nummer 4 tillhörde första frågeställning “Vilken betydelse har introduktionen för korttidsvikarier?”.
Nummer 5 och 7 tillhörde studiens tredje frågeställning “Hur anser korttidsvikarier att en introduktion bör struktureras?”. I resultatdelen presenterades diagram till var och en av frågorna gällande introduktion. Korsjämförelser och svaren på den öppna frågan presenterades i löpande text under respektive frågeställning.
Forskningsetiska principer
Genom arbetets gång har de forskningsetiska principerna tagits i beaktning. Dessa är informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet (Bryman, 2018).
Samtliga personer som berörts av forskningen, korttidsvikarier inom utbildningsförvaltningen i Umeå Kommun, har informerats om syftet med studien, att samla in information om introduktion för korttidsvikarier. I samband med att informationsbrev samt enkät skickades ut, informerades samtliga
berörda om att deltagandet i denna studie var frivilligt samt att de kunde avbryta deltagandet om så önskas. I informationsbrevet tydliggjordes vilken typ av frågor som de kunde förväntas besvara i enkäten. Det framhölls även i informationsbrevet att genom att skicka in enkäten samtycker individen till sitt deltagande. Vidare har information om konfidentialitet erhållits, att uppgifter om individerna i undersökningen behandlas med största möjliga konfidentialitet (Bryman, 2018). Dock finns det en medvetenhet att Umeå Kommun har hjälpt till i sökandet efter respondenter. Detta genom att de med hjälp av en förteckning över samtliga korttidsvikarier skickat ut enkäten. På grund av detta hade de en viss inblick i vilka som kunde besvara enkäten, dock kommer obehöriga ej åt dessa uppgifter och inga namn behövde anges när enkäten genomfördes. Vidare framkom det i informationsbrevet att uppgifterna som samlas in enbart kommer användas till detta forskningsändamål.
Resultat
I detta avsnitt presenteras resultaten från enkätundersökningen. Först redovisas resultatet för bakgrundsvariablerna. Därefter presenteras resultatet från övriga enkätfrågor. Varje enkätfråga beskrivs under den av studiens frågeställningar som enkätfrågan hjälper att besvara. Diagrammen är stapeldiagram och anges i procent. Under varje diagram anges antalet svarande på frågan. Vidare redovisas även under varje diagram resultaten av korsjämförelserna som gjorts mot var och en av bakgrundsvariablerna, i relation till den specifika enkätfrågan. Detta för att besvara frågeställningen om eventuella samband mellan bakgrundsvariablerna och synen på introduktion. Under varje frågeställning presenteras även tillhörande svar på enkätens avslutande öppna frågan i löpande text.
Tabell 2. Antal deltagande respondenter utifrån bakgrundsvariabler.
Bakgrundsvariabel n %
Kön
Kvinna 208 75,4
Man 67 24,3
Annan könsidentitet 1 0,4
Ålder
18 - 30 121 43,8
31 - 40 46 16,7
41 - 50 29 10,5
51 - 60 26 9,4
61+ 54 19,6
Högst avslutad utbildning
Grundskola 16 5,8
Gymnasium 124 45,1
Universitet/högskola 135 49,1
Universitetsexamen inom aktuellt område
Ja 97 35,4
Nej 177 64,6
Huvudsakliga arbetsom- råde
Förskola/fritids 149 54,2
Grundskola åk 1 - 3 46 16,7
Grundskola åk 4 - 6 26 9,5
Grundskola åk 7 - 9 21 7,6
Gymnasieskola 33 12
I tabell 2 presenteras antalet individer som besvarat enkäten, utifrån de fem olika bakgrundsvariablerna.
Enligt tabellen är majoriteten av de svarande kvinnor samt att respondenterna huvudsakligen är mellan 18–30 år. Majoriteten av de svarande har en högre utbildning än grundskola. Över 50 procent av respondenterna har inte en universitetsexamen mot aktuellt område. En majoritet av respondenterna arbetar inom förskola/fritids.
Vilken betydelse har introduktionen för korttidsvikarier?
I denna första del presenteras resultaten av de enkätfrågor som är kopplade till frågeställningen gällande huruvida en introduktion har en betydelse för korttidsvikarier.
Diagram 1. Det skulle vara betydelsefullt att införa ett introduktionsprogram. Procent. n= 274 Diagram 1 presenterar resultatet på frågan om det skulle vara betydelsefullt att införa ett introduktionsprogram för korttidsvikarier inom utbildningsförvaltningen i Umeå kommun. Enligt diagrammet instämmer en stor majoritet av respondenterna i att det är betydelsefullt.
Genom att göra korsjämförelser mellan denna enkätfråga och samtliga bakgrundsvariabler kan en bild av vilka som svarat vad presenteras. I korsjämförelsen visar resultatet att både kvinnor och män instämmer till största delen helt eller delvis. Dock instämmer en större majoritet av kvinnorna helt. Vad gäller de olika åldersgrupperna, anser en majoritet av samtliga grupper att de instämmer helt med påståendet. För bakgrundsvariabeln “högst avslutad utbildning”, visar resultatet att oavsett utbildning instämmer största delen av respondenterna helt till att det skulle vara betydelsefullt att införa en introduktion för korttidsvikarier. Detta gäller även för variabeln om man har universitetsexamen mot aktuellt arbetsområde eller inte. Fortsättningsvis för variabeln vilket arbetsområde man huvudsakligen arbetar inom, visar resultatet att inte riktigt hälften bland de som till största delen arbetar inom förskola/fritids instämmer helt med påståendet, vilket också gäller för de som huvudsakligen arbetar inom gymnasieskola. Inom grundskolan årskurs 7–9 är det dock, till skillnad från övriga grupper, över hälften som instämmer helt. På “instämmer inte alls” är det i högsta grad de som arbetar inom gymnasieskolan som anger det alternativet. På påståendet “instämmer inte helt” är det framförallt de inom grundskola årskurs 1–3.
3,3 4,4
14,2
31,8
46,4
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50
Instämmer inte
alls Instämmer inte
helt Varken
instämmer eller instämmer inte
Instämmer
delvis Instämmer helt
