AKADEMIN FÖR TEKNIK OCH MILJÖ
Avdelningen för byggnadsteknik, energisystem och miljövetenskap
Distansarbetets påverkan för byggnadskonstruktörer
En kvalitativ fallstudie om hur konstruktörers effektivitet & kvalitet påverkats av distansarbete
Niclas Engberg & Marcus Nordlöv 2021
Examensarbete, Grundnivå (högskoleingenjörsexamen), 15 hp Byggnadsteknik
Byggnadsingenjör
Handledare: Bengt Eriksson
Förord
Först och främst vill vi rikta ett stort tack till det berörda företaget för ett bra samarbete och att vi fått möjligheten att utföra studien. Alla på företaget har varit samarbetsvilliga och försett författarna med all nödvändig data till studien. Vi vill även rikta ett extra stort tack till vår externa handledare på företaget för allt stöd och hoppas att ni får användning av vårt arbete.
Ett stort tack vill vi även ge våra handledare på Högskolan i Gävle för vägledning i denna forskning samt att de varit tillgängliga för frågor och handledning under hela studietiden.
Till sist vill vi tacka alla som har korrekturläst vårt arbete vilket medfört att vi stolt kan presentera vårt examensarbete.
Tack!
Gävle maj 2021
Niclas Engberg & Marcus Nordlöv
Sammanfattning
Byggbranschen i Sverige har till följd av Covid-19-pandemin tvingats till en påskyndad digitalisering vilket har bidragit till ökad användning av digitala verktyg och distansarbete. Tidigare forskning inom ämnet indikerar på både positiva och negativa konsekvenser av distansarbete och återkommande faktorer är arbetsmiljön, kommunikationen, kunskapsdelningen och de tekniska förutsättningarna. Studien undersöker hur konstruktörer på ett medelstort byggföretag i Sverige påverkas inom aspekterna effektivitet och kvalitét vid övergången till distansarbete samt om det är en lämplig arbetsmetod att använda permanent i framtiden.
För att besvara studiens frågeställningar har författarna valt att använda intervjuer för att undersöka upplevelsen av distansarbete och en datainsamling för att kontrollera effektiviteten och kvaliteten. Intervjumetoden i studien är en semistrukturerad intervju med fem utvalda konstruktörer på företaget som medverkat i studien.
Insamlingen av rådata till studien hämtades från företagets interna tidsrapporteringssystem, kvalitetsdokument från företagets underentreprenörer samt en kompletterande enkätundersökning.
Respondenterna i studien upplevde att konstruktörernas effektivitet minskats vilket inte överensstämmer med studiens statistiska data. Resultatet visar att effektiviteten ökat och kvaliteten på konstruktörernas dokument är likvärdig även efter övergången till distansarbete. Författarnas bedömning efter genomförd studie, är att distansarbete är en bra arbetsmetod att tillämpa om det är ett valbart komplement för konstruktörerna. En permanent övergång till distansarbete kan innebära att konstruktörerna upplever en minskad tillhörighet till företaget, mindre gemenskap med övriga medarbetare, en försvårad kommunikation och försämrad kunskapsdelning vilket på sikt kan påverka effektiviteten och kvaliteten på konstruktörernas dokument.
Nyckelord: Effektivitet, kvalitet, konstruktör, distansarbete, arbetsmiljö,
kommunikation, framtida arbetsmetod
Abstract
As a result of the Covid-19 pandemic, the construction industry in Sweden has been forced to accelerate the digitalization process, which has contributed to an increased use of digital tools and teleworking. Previous research in the subject indicates both positive and negative consequences of teleworking and recurring factors are the work environment, communication, knowledge sharing and technology. The study examines how designers at a medium-sized construction company in Sweden are affected within the aspects of efficiency and quality in the transition to telework and whether it is a suitable working method to use permanently in the future or not.
To answer the questions in this study, the authors have chosen to use an interview method to examine the experience of telework and a data collection to check the effectiveness and quality. The interview method in the study is a semi-structured interview with five selected designers at the company that participated in this study.
The collection of data for the study was given from the company's internal time reporting system, quality documents from the company’s subcontractors and a supplementary survey.
The respondents in the study felt that the designers’ efficiency was reduced, which do not correspond with statistical data in the study. The results show that efficiency has increased and the quality of the designers' documents is equivalent in the
transition to telework. The authors' assessment after the implementation of the study is that teleworking is a good working method to apply if it is an optional complement for the designers. A permanent transition to teleworking can mean that the designers experience a reduced affiliation to the company, less fellowship with other employees, a more difficult communication and impaired knowledge sharing, which in the long run can affect the efficiency and quality of the designers'
documents.
Keywords: Efficiency, quality, designer, telework, work environment,
communication, future working methods
Innehållsförteckning
Förord ... i
Sammanfattning ... iii
Abstract ... v
1 Introduktion ... 1
1.1 Byggbranschen ... 1
1.2 Syfte ... 2
1.3 Frågeställningar ... 2
1.4 Avgränsningar ... 2
2 Distansarbete ... 3
2.1 Arbetsmiljö ... 4
2.2 Teknik ... 5
2.3 Kommunikation ... 6
2.4 Kunskapsdelning ... 7
2.5 Produktivitet ... 7
2.6 Framtida arbetsmetod ... 9
3 Metod ... 10
3.1 Intervjuer ... 10
3.1.1 Urval för intervjuer ... 10
3.1.2 Genomförande av intervjuer ... 11
3.1.3 Bearbetning av intervjuer ... 13
3.2 Statistisk analys ... 14
3.2.1 Urval av statistiskdata ... 14
3.2.2 Genomförande av statistiskdataanalys ... 14
3.2.3 Bearbetning av statistiskdata ... 15
4 Resultat ... 16
4.1 Intervju ... 16
4.1.1 Hur har övergången till distansarbete påverkat effektiviteten och kvaliteten på konstruktörers dokument sett till likvärdiga projekt? ... 16
4.1.2 Vad har bidragit till skillnaden för effektiviteten och kvaliteten på dokumenten? 17 4.1.3 Varför har konstruktörers effektivitet och dokumentens kvalitet påverkats av distansarbetet? ... 23
4.1.4 Är distansarbete en lämplig arbetsmetod i framtiden? ... 25
4.2 Statistiskdata ... 28
4.2.1 Effektivitet ... 28
4.2.2 Kvalitet ... 31
5 Diskussion ... 33
5.1 Resultatdiskussion ... 33
5.1.1 Hur har övergången till distansarbete påverkat effektiviteten och kvaliteten på konstruktörers dokument sett till likvärdiga projekt? ... 33 5.1.2 Vad har bidragit till skillnaden för effektiviteten och kvaliteten på dokumenten?
34
5.1.3 Varför har konstruktörers effektivitet och dokumentens kvalitet påverkats av
distansarbetet? ... 36
5.1.4 Är distansarbete en lämplig arbetsmetod i framtiden? ... 37
5.2 Metoddiskussion ... 37
6 Slutsats ... 39
6.1 Framtida studier ... 40
Referenser ... 42
Bilaga A ... A1
Bilaga B ... B1
Bilaga C ... C1
Bilaga D ... D1
1 Introduktion
Studien har utförts i samarbete med ett medelstort svenskt företag i byggbranschen för att skapa ett underlag om distansarbete kan vara en fortsatt arbetsmetod efter Covid-19-pandemin. Faktorerna vilka studien behandlar är effektivitet som syftar på konstruktörernas tidsåtgång för att färdigställa dokument till ett specifikt projekt samt kvaliteten som syftar till antal fel på konstruktörens dokument. Konstruktörernas upplevelse av distansarbete jämförs med data från företagets interna redovisningsprogram för att kunna jämföra effektivitet och kvalitet.
1.1 Byggbranschen
Byggbranschen är en sektor i Sverige där över 300 000 människor arbetar (Byggindustrin, 2017). Antalet arbetare som påverkas i byggbranschen kan därför bli omfattande vid förändringar. En förändring som är aktuell under Covid-19-pandemin är att byggbranschen utsatts för en påtvingad digitalisering eftersom arbetsgivaren enligt Arbetsmiljöverket (2021b) har ansvar för att säkerställa och förebygga arbetsmiljörisker för arbetstagarna. Vidare förtydligar Arbetsmiljöverket (2021b) att arbetsgivaren ska säkerställa säkert arbete samt minska smittspridning och ohälsa. Den påtvingade digitaliseringen innefattar distansarbete och ökad användning av digitala verktyg vilket är ett område där byggbranschen tidigare varit eftersatt (Industrifakta AB, 2017).
Flera experter beskriver att samhällsbyggnadssektorn i Sverige inte följt med i den digitala utvecklingen och att Covid-19-pandemin har bidragit till att byggbranschen fått en skjuts framåt med digitaliseringen (Byggindustrin, 2020). Studier visar på flera faktorer hur medarbetare påverkas vid övergången till distansarbete. Distansarbete kan, enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (2020), bidra till en ökad risk att ett företags verksamhet påverkas då en stor ovana finns gällande informationshantering. Fler återkommande faktorer vilka beskrivs i forskningsstudier som avgörande för effektiviteten och kvaliteten vid distansarbete är hur arbetsplatsen är utformad, arbetsmiljön, kunskapsdelningen och kommunikationen.
Vid övergång till distansarbete är arbetsgivare med många arbetstagare utöver att följa
gällande lagstiftning skyldig enligt Arbetsmiljöverket (2021a) att undersöka
arbetsmiljörutiner och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet vilket studien kan
användas till. Resultatet av studien förväntas kunna komma till användning som
underlag för att bedöma om distansarbetet är en bra arbetsmetod att permanent arbeta
vidare med inom företaget som medverkar i studien.
1.2 Syfte
Syftet med studien är att undersöka hur distansarbete på ett medelstort företag inom byggbranschen i Sverige påverkar konstruktörernas effektivitet och kvaliteten på konstruktörernas dokument. Studien har utförts genom att jämföra och analysera hur konstruktörernas upplevelse återspeglas i företagets tidrapporteringssystem Power BI samt underentreprenörers kvalitetsdokument. Med hjälp av datainsamling och intervjuer önskar författarna få en ökad förståelse om hur den påtvingade digitaliseringen påverkar konstruktörernas effektivitet och dokumentens kvalitet.
1.3 Frågeställningar
Studiens frågeställningar som har hjälpt författarna att besvara syftet är följande.
• Hur har övergången till distansarbete påverkat effektiviteten och kvaliteten på konstruktörers dokument sett till likvärdiga projekt?
• Vad har bidragit till skillnaden för effektiviteten och kvaliteten på dokumenten?
• Varför har konstruktörers effektivitet och dokumentens kvalitet påverkats av distansarbetet?
• Är distansarbete en lämplig arbetsmetod i framtiden?
1.4 Avgränsningar
Studien har avgränsats till ett medelstort företag inom byggbranschen i Sverige där
fem utvalda konstruktörer intervjuats. Effektiviteten har bedömts på individnivå samt
med ett genomsnitt för samtliga konstruktörer på företaget. Kvaliteten har bedömts
utifrån intervjurespondenternas upplevelse tillsammans med kvalitetsomdöme från
underentreprenörer samt enkätsvar om hur samtliga konstruktörer upplevt att
kvaliteten på dokument har påverkats. Avgränsningarna har använts för att fokusera
på hur konstruktörernas arbetssituation med avseende på effektivitet och kvalitet
påverkats. Aspekter som exempelvis ekonomi eller distansarbetets bidrag till
utveckling av digitala verktyg som kan vara intressant med hänsyn till huvudämnet har
inte nämnts i studien. Anledningen till avgränsningarna är tiden som avsatts för
studien, vilket gett konsekvensen att studien inte återspeglar alla aspekter på
distansarbete och inte heller för hela branschen utan bara det berörda företaget.
2 Distansarbete
En litteraturundersökning genomfördes för att fördjupa kunskaperna i ämnet och kunna dra slutsatser i studiens resultatdel. Litteraturundersökningen behandlar begrepp och faktorer vilka har betydelse för distansarbetets påverkan på effektiviteten och kvaliteten. Avsnittet baseras på tidigare forskningsrapporter tillsammans med fakta från berörda myndigheter och organisationer.
För att besvara studiens frågeställningar gällande effektiviteten och kvaliteten vid distansarbete har författarna fördjupat sig i de faktorer som anses mest relevanta. De mest relevanta faktorerna för studiens frågeställningar är arbetsmiljö, teknik, kommunikation, kunskapsdelning och produktiviteten. Författarna har även studerat vad tidigare forskning resulterat i gällande om distansarbete skulle komma att bli en permanent arbetsmetod.
Restriktioner och rekommendationer från folkhälsomyndigheter till följd av Covid- 19-pandemin har enligt Davies (2021) resulterat i att många arbetsgivare behöver omlokalisera sina arbetstagare till att arbeta hemifrån. Omlokaliseringen av arbetstagarna är enligt Malik, Sinha och Goel (2020) en påtvingad digitalisering. Flera experter beskriver att samhällsbyggnadssektorn i Sverige inte följt med i den digitala utvecklingen och att Covid-19-pandemin har bidragit till att byggbranschen fått en skjuts framåt med digitaliseringen (Byggindustrin, 2020). Sposato (2021) beskriver att kriser i världen likt Covid-19-pandemin forcerar utvecklingen av distansarbete och de organisationer som tar lärdom och utvecklar arbetsmetoden kommer vara mest framgångsrik vid nästa oförutsedda kris.
Studier redovisar flera parametrar vilka påverkar upplevelsen och effektiviteten vid
övergång till distansarbete. Majoriteten av respondenterna i studien av Bolisani,
Scarso, Ipsen, Kirchner och Hansen (2020) upplever störst påverkan av faktorer som
den digitala kommunikationen med kunder och medarbetare, tillgängligheten med
avseende på arbetsmiljön i hemmet, möjligheten till att dela och hantera kunskaper
mellan arbetarna samt vilken typ av arbetsuppgift som skall utföras. Faktorerna kan
upplevas olika av medarbetare, både som positiva och negativa. Det beror enligt
Raišiene, Rapuano, Varkulevičiute och Stachová (2020) på medarbetarens kön, ålder,
utbildning, arbetslivserfarenhet och tidigare erfarenhet av distansarbete.
Till följd av den påtvingade digitaliseringen antyder forskare i Australien att distansarbete har lett till både för och nackdelar runt om i världen. Enligt Merone och Whitehead (2021) är de huvudsakliga fördelarna med distansarbete produktivitet, kostnader och tidsbesparingar för arbetsgivare. Studien från Davies (2021) beskriver att distansarbete effektiviserar arbetet om medarbetaren har en bra självdisciplin att hantera arbetsuppgifterna tillsammans med ett bra stöd från arbetsgivaren. Vidare beskriver Merone och Whitehead (2021) att huvudsakliga nackdelarna för medarbetare vid distansarbete är överansträngning, stress och trötthet.
I studien av Matli (2020) som genomfördes under Covid-19-pandemin diskuterar forskarna kring om distansarbete kan vara en valmöjlighet som fortsatt arbetsmetod i framtiden. Merone och Whitehead (2021) beskriver att om distansarbete skulle bli en valmöjlighet kommer det att innebära en mer flexibel vardag som i förlängningen kan leda till stora besparingar för organisationer och arbetsgivare. Ytterligare en aspekt som Davies (2021) diskuterar kring är att distansarbete som komplement till det traditionella kontorsarbetet kan leda till en ökad konkurrens på arbetsmarknaden.
2.1 Arbetsmiljö
Tidigare forskning redogör att en avgörande faktor för effektiviteten och kvaliteten på arbetet är arbetsmiljön gällande möjligheten till ett hemmakontor och distraktioner för arbetaren. Den tillfälliga arbetsplatsen är något som Bolisani et al. (2020) menar att har betydelse i allt från utformningen till bostadens storlek vilket påverkar möjligheten att skapa en organiserad arbetsplats i hemmet. I en studie av Sunday, Ogaboh och Chi Jr. (2020) diskuterar forskarna kring gränsdragning som ett viktigt verktyg för att kunna skilja på arbetsliv och privatliv, vilket enligt studien uppnås genom att avsätta en yta avsedd för enbart arbete.
För att optimera den tillfälliga arbetsplatsen beskriver respondenter i en studie av
Greer och Payne (2014) att anpassningar har behövts för att minska distraktioner och
moment som ger avbrott i arbetet. Kniffin et al. (2020) beskriver i en studie att
arbetsmiljön i avseendet hur förhållandena ser ut på den tillfälliga arbetsplatsen, i
bostaden, där en betydande faktor är om medarbetaren bor ensam eller delar bostad
med andra personer. Vidare tillägger Kniffin et al. (2020) i sin studie att medarbetare
som lever ensam upplever färre problem då ingen annan i bostaden stör eller blir
påverkad. Situationen i hemmet kan enligt Merone och Whitehead (2021) få
betydande konsekvenser för koncentrationen och distraktionerna i hemmet vilket kan
bli en betydande faktor om distansarbetet blir en långvarig arbetsmetod. Kumar,
Kunmar, Aggarwal och Yeap (2021) förstärker teorin från Kniffin et al. (2020) samt
Merone och Whitehead (2021) om att arbetstagarnas effektivitet och kvalitet påverkas
negativt av distraktioner från familjemedlemmar under arbetet.
Utöver distraktioner från familjemedlemmar som påverkar arbetet beskriver Greer och Payne (2014) att en annan faktor som påverkar arbetsmiljön är att behöva vara uppkopplad och tillgänglig digitalt. Störande moment som icke arbetsrelaterade samtal vid kontorsarbete, vilka antas försvinna vid övergången till distansarbete, menar Raišiene et al. (2020) istället kan leda till fler distraktioner då behovet av att vara social är större vid distansarbete.
För att kunna uppnå ett bra välmående beskriver respondenterna i Greer och Payne (2014) studie att de har tvingats ändra sin mentala inställning för att fokusera på arbete när de befunnit sig i hemmet bland annat genom att sätta tydliga gränser för när de ska ta rast och avsluta arbetet. Enligt Ralph et al. (2020) behöver arbetsgivare i större utsträckning säkerställa en god arbetsmiljö i hemmet för att hjälpa majoriteten av arbetarna att finna ett bra välmående.
2.2 Teknik
Den snabba utvecklingen av teknik som skett i samhället har enligt Greer och Payne (2014) bidragit till möjligheten att skapa liknande tekniska förutsättningar i hemmet som på kontoret. Greer och Payne (2014) beskriver vidare i sin studie att medarbetare med dagens teknologi kan arbeta näst intill lika effektivt som vid traditionellt kontorsarbete eftersom tekniken gör det möjligt att komma åt program och filer via servrar och bra internetuppkoppling i hemmet. Uppkopplingsmöjligheten och tekniken är något som Bolisani et al. (2020) i sin studie beskriver kan påverka upplevelsen av distansarbete.
Med en hög kvalitet på tekniken kan många av de utmaningar som distansarbete
medför övervinnas (Greer & Payne, 2014). Beroende på medarbetarens tekniska vana
har effekter upptäckts. Enligt Bolisani et al. (2020) påverkas produktiviteten positivt
av en god teknisk vana i kombination med enformiga arbetsuppgifter respektive
negativt om medarbetaren inte har liknande vana och förkunskaper i kombination med
mer varierande och krävande arbetsuppgifter. Förändringar och tekniska framsteg
inom företag har alltid förekommit. Den rådande Covid-19-pandemin har dock
påskyndat utvecklingstakten då den kom plötsligt och var oplanerad vilket forskarna i
Malik et al. (2020) studie menar att det resulterat i en känsla av minskad kontroll och
ökad osäkerhet för respondenterna.
2.3 Kommunikation
När arbetet förflyttas från kontoret till hemmet behöver kommunikationen ske via digitala kommunikationsverktyg. Greer och Payne (2014) beskriver att bristen på ansikte-mot-ansikte kommunikation är en främmande utmaning och flera av fördelarna med den kommunikationsvägen går förlorade. Poulsen och Ipsen (2017) förstärker i sin studie att den betydande kommunikationsvägen ansikte-mot-ansikte försvinner vid distansarbete vilket medför att medarbetare upplever en frustration för den bristande kommunikationen. Raišiene et al. (2020) menar att kommunikationen via digitala kommunikationsverktyg kan innebära en försämrad tydlighet vilket kan leda till förvirring och missförstånd mellan arbetstagarna. Bristen på ansikte-mot- ansikte kommunikation genererar samtidigt flera viktiga frågor för arbetstagare som enligt Raišiene et al. (2020) främst avser kommunikation, samarbete och digital informationsdelning.
När kommunikationen ansikte-mot-ansikte inte längre är möjlig beskriver Poulsen och Ipsen (2017) att kommunikationen istället sker med telefon- och videosamtal där problem uppstår med att säkerställa en god uppfattningsförmåga för att höra vad som faktiskt sägs samt vara uppmärksam och skapa förtroende. När kommunikationen sker digitalt tydliggör Hafermalz och Riemer (2021) att det leder till en ökad utmaning och kräver en tydligare uppmärksamhet jämfört med kommunikation ansikte-mot- ansikte. I en studie av Wang, Liu, Qian och Parker (2021) påpekas att problematik uppstår vid digital kommunikation då det leder till en sämre kommunikation som i slutändan bidrar till en sämre produktivitet.
När möjligheten till ansikte-mot-ansikte kommunikation inte längre finns blir det i många fall omöjligt enligt Hafermalz och Riemer (2021) att upprätthålla en god interaktion med kunder och kollegor. I en studie av Wang et al. (2021) menar forskarna att det förekommer svårigheter med att upprätthålla en god interaktion och även att skapa professionella relationer vid digital kommunikation. Distansarbetet bidrar enligt Malik et al. (2020) till att arbetstagare påverkas negativt genom att engagemanget minskar och osäkerheten ökar när samarbetsmöjligheterna förändras. I en studie av Hertel, Geister och Konradt (2005) beskriver forskarna att kommunikationen vid distansarbetet leder till fler missförstånd eftersom arbetstagaren är mer isolerad och har sämre koll på rollfördelningen i arbetslaget.
Betydelsen av att upprätthålla en bra kommunikation är en aspekt som enligt
Hafermalz och Riemer (2021) är viktig för att fortsatt ha ett bra samarbete i
arbetslaget. I en studie av Raišiene et al. (2020) lyfter forskarna fram att distansarbetet
medför en stor utmaning med att ha en fortsatt effektiv kommunikation och ett bra
samarbete med kollegor. Vidare beskriver Raišiene et al. (2020) att det är svårare att
uppnå samma förtroende för medarbetare vid distansarbete än när samtliga
arbetstagare är placerade på samma kontor.
2.4 Kunskapsdelning
När arbetarna är placerade på olika platser försvåras kunskapsdelningen då kollegor inte är tillgängliga som vid traditionellt kontorsarbete. Distansarbetet medför enligt Jackowska och Lauring (2021) att det är svårare att ta emot och dela information vilket kan leda till att medarbetare går miste om kunskap och information från arbetsgruppen. Kunskapsdelning är en viktig aspekt för arbetstagares arbete enligt van der Lippe och Lippényi (2020) som påstår att det är viktigt att beakta hur arbetstagare påverkar varandra genom sina färdigheter och kunskaper. En studie från Danmark med 676 respondenter av Jackowska och Lauring (2021) erhåller ett negativt samband mellan distansarbete och hur medarbetare upplever att de kan ta tillvara kollegors kunskaper. När arbetare tvingas arbeta på distans är det enligt van der Lippe och Lippényi (2020) viktigt att samarbetet kan ske på digitala plattformar med rätt verktyg för att underlätta och effektivisera kunskapsdelningen.
I en studie av van der Lippe och Lippényi (2020) beskrivs hur kraven ökar på medarbetare som behöver snabb hjälp vilket leder till att medarbetare behöver använda sina erfarenheter och kunskap i större utsträckning än tidigare. van der Lippe och Lippényi (2020) beskriver att den digitala närvaron inte kan ersätta den fysiska tillgängligheten vilket försvårar samarbetet även om medarbetarens närvarotid är lika vid arbete på kontor som på distans och kan leda till en ökad tidsåtgång för att färdigställa arbetsuppgifter. I resultatet av Sunday et al. (2020) studie presenterar forskarna en risk om medarbetare är placerade både på distans och på kontor, då det kan medföra en minskning av kunskapsdelningen mellan medarbetarna.
2.5 Produktivitet
Flera aspekter redovisas i en studie av Ralph et al. (2020) där delar av resultatet visar
på att produktiviteten under distansarbete inte kan jämföras med det traditionella
kontorsarbetet. I studien av Bolisani et al. (2020) beskriver forskarna vidare att
digitaliseringen minskar produktiviteten om distansarbetet är påtvingat eller meddelat
med kort varsel. Bolisani et al. (2020) menar att arbetarna upplever en stress över att
behöva vara tillgängliga online stora delar av arbetsdagarna vilket även försämrar
välmående och påverkar arbetstiden. Vidare diskuterar Ralph et al. (2020) kring
svårigheterna med att säkerställa arbetarnas välbefinnande då det är högst personligt
och kräver stora resurser för att tillgodose alla arbetares behov. I studien menar Ralph
et al. (2020) att sambandet mellan produktiviteten och välbefinnandet är betydande
och rekommenderar arbetsgivaren att prioritera arbetarnas välbefinnande för att
bibehålla samma produktivitet. Merone och Whitehead (2021) förtydligar teorin från
Ralph et al. (2020) om att företag som vill uppnå produktivitet vid distansarbete måste
finna det i balans med arbetstagarnas välbefinnande.
I studien av Bolisani et al. (2020) beskriver forskarna att känslan av välbefinnande påverkas av personliga faktorer exempelvis om arbetaren klarar av att arbeta på egen hand och möjligheten till en bra kommunikation med kollegor. Vid distansarbete påstår van der Lippe och Lippényi (2020) att arbetstagare presterar sämre och effektiviteten minskar när kollegor befinner sig på distans samtidigt påverkar distansarbetet arbetsgruppers samarbete negativt. Malik et al. (2020) förstärker teorin att arbetsgruppens effektivitet påverkas negativt och det beror enligt studien delvis på ett försämrat samarbete och interaktion mellan medarbetarna. För att uppnå ett framgångsrikt distansarbete rekommenderar van der Lippe och Lippényi (2020) att företag fokuserar på att stärka interaktionen och samarbetet mellan medarbetare för att öka effektiviteten.
För att uppnå effektivt distansarbete under Covid-19-pandemin beskriver Sunday et al. (2020) rekommendationer om grundläggande funktioner och faktorer som bör uppfyllas vilket är funktionella datorsystem, en pålitlig internetanslutning, anpassade kommunikationsverktyg, avsatt arbetsyta i hemmet, arbetsmotivation, självdisciplin och anpassade arbetsrutiner. Resultatet i Davies (2021) studie visar att distansarbete ökar arbetstagarnas produktivitet som beror av sambandet mellan företagets struktur och sätt att leda arbetsgruppen tillsammans med arbetskapaciteten för den enskilde medarbetaren. Enligt Merone och Whitehead (2021) ökar arbetstagarnas effektivitet och kvalitet bland annat om arbetstagaren har en hög arbetsmoral. Forskarna i Wang et al. (2021) diskuterar kring ett liknande samband där de menar att arbetstagare med bra självdisciplin i högre utsträckning upplever ett bättre välmående och en högre arbetseffektivitet.
Till följd av de hastiga beslut som företag tvingats till i samband med Covid-19-
pandemin för att behålla likvärdig produktivitet upplever arbetstagare i studien av
Matli (2020) att arbetstrycket från arbetsgivaren har ökat. Resultatet i Matli (2020)
studie indikerar även på att arbetstagarna upplever att de har mer arbete att utföra vid
distansarbete vilket leder till att arbetstagarna behöver arbeta mer än sina ordinarie
40 timmar per vecka vilket i slutändan kan resultera i att arbetstagarna riskerar att
utsättas för överansträngning.
2.6 Framtida arbetsmetod
I studien av Davies (2021) stödjer forskaren Matli (2020) uppfattning om att distansarbete ska vara en valmöjlighet som fortsatt arbetsmetod i framtiden. Covid- 19-pandemin har tvingat fler arbetstagare att övergå till distansarbete vilket Sunday et al. (2020) förklarar att det medför uppenbara fördelar. Vidare förklarar Sunday et al.
(2020) att Bill Gates, medgrundare till Microsoft, påstår att 50 procent av världens arbetskraft kommer ha övergått till distansarbete år 2050. Vid ett sådant scenario är det enligt Sunday et al. (2020) viktigt för företag, regeringar och myndigheter att investera i programvaror samt verktyg som möjliggör och effektiviserar distansarbete.
Distansarbete som en fortsatt arbetsmetod efter Covid-19-pandemin kommer innebära att företag enligt Merone och Whitehead (2021) behöver möjliggöra ett flexibelt arbete gällande arbetstimmar, placering och att ansikte-mot-ansikte möten förekommer i fysiska kontorslokaler. Flexibelt distansarbete skulle generera fördelar för arbetstagare och företag vilket Raišiene et al. (2020) påstår gynna arbetstiden, placeringen, motivationen, att upprätthålla effektiviteten och samtidigt bespara medarbetarna pendlingstid. Företag som möjliggör ett flexibelt arbete för arbetstagarna menar Sunday et al. (2020) att de kommer ha en fördel vid framtida rekryteringar. En mer flexibel arbetssituation skulle enligt Davies (2021) innebära att företag på landsbygden i en större utsträckning kan rekrytera och behålla medarbetare med kompetens.
Förändringar i företag som sker påtvingat i samband med Covid-19-pandemin riskerar enligt Malik et al. (2020) att resultera i att medarbetarna får minskat förtroende och en sämre sammanhållning inom företaget vilket i framtiden kan påverka företaget negativt. Sammanhållningen och samarbetet mellan medarbetarna i ett företag är även något som van der Lippe och Lippényi (2020) menar kan försämras vid distansarbete.
Påtvingade förändringar inom företag är något som enligt Malik et al. (2020) kan generera att medarbetare känner ett försvagat intresse för att arbeta mot företagets uppsatta mål, minska medarbetarnas effektivitet och arbetskvalitet inom företaget.
Om distansarbetet i framtiden skulle komma att bli ett komplement till traditionellt kontorsarbete menar Raišiene et al. (2020) att det kan underlätta balansen mellan privatliv och arbetsliv eftersom medarbetaren själv kan välja var den ska jobba.
Raišiene et al. (2020) menar att det även kan leda till möjligheten för företag att
minska sina fastighetskostnader vilket förstärks av Davies (2021) som i sin studie även
tillägger att valmöjligheten skulle kunna öka medarbetarnas produktivitet.
3 Metod
Studier kan utföras med flera olika metoder beroende på vad som ska undersökas. En metod är fallstudie som enligt Gustavsson och Säfsten (2019) är passande när forskare har frågeställningar som hur, när och varför eftersom den har i syfte att ge djupare förståelse inom områden och situationer som är mindre utforskade. Därför har studien utförts som en kvalitativ fallstudie som tagit reda på hur distansarbete påverkat effektiviteten och kvaliteten på ett medelstort svenskt företag i byggbranschen.
Författarna har tillämpat två metoder, intervju tillsammans med en datainsamling av rådata vilken kompletteras med en enkät och kvalitetsomdömen från företagets underentreprenörer. Materialet till studien kommer från ett företag där författarna även haft tillgång till en extern handledare.
3.1 Intervjuer
Gustavsson och Säfsten (2019) beskriver forskningsintervju som en passande metod för att ge relevant information från flera personer om deras uppfattning, erfarenheter och upplevelser kring ett specifikt fenomen. Forskningsintervjun kan enligt Bryman och Bell (2017) utföras som strukturerad, semistrukturerad eller ostrukturerad intervju. För att besvara studiens frågeställningar användes den semistrukturerade intervjuformen. En semistrukturerad intervju innebär enligt Doody och Noonan (2013) att intervjuaren ställer samma frågor till samtliga respondenter där frågorna inte nödvändigtvis behöver ställas i samma ordningsföljd. Vidare förklarar Doody och Noonan (2013) att den semistrukturerade intervjumetoden ger intervjuaren möjligheten att ställa följdfrågor till respondenterna.
3.1.1 Urval för intervjuer
Respondenterna i studien har valts ut av författarna tillsammans med extern handledare från företaget för att få en spridning som kan förväntas återspegla stora delar av konstruktörerna. Urvalet baseras på faktorerna att konstruktörerna har olika erfarenhet, anställningstid och förutsättningar för distansarbete.
Erfarenhet: Oerfaren 0–2 år och erfaren mer än 2 år.
Förutsättningar: Huvudsakligt arbetssätt som kontorsarbete eller distansarbete.
Arbetsplatsutformning: Möjlighet till avsatt hemmakontor eller provisorisk arbetsplats.
Respondent 1: Erfaren konstruktör med distansarbete som huvudsakligt arbetssätt.
Arbetar i ett hem utan hemmakontor dock med en avsatt arbetsplats.
Respondent 2: Erfaren konstruktör med kontorsarbete som huvudsakligt arbetssätt.
Arbetar från företagets kontor.
Respondent 3: Erfaren konstruktör med distansarbete som huvudsakligt arbetssätt.
Arbetare i ett hem med provisoriskt hemmakontor.
Respondent 4: Oerfaren konstruktör med distansarbete som huvudsakligt arbetssätt.
Arbetar i ett hem utan arbetskontor.
Respondent 5: Oerfaren konstruktör med distansarbete som huvudsakligt arbetssätt.
Arbetar i ett hem med hemmakontor.
3.1.2 Genomförande av intervjuer
Vid uppstarten av studien upprättades ett informationsbrev som enligt Vetenskapsrådet (2017) innebär ett informerat samtycke vilket ska innehålla bakgrund, syfte, information om frivillighet, intervjuinformation och kontaktuppgifter. Informationsbrevet, se bilaga A, skickades ut till samtliga konstruktörer samt externa handledaren på företaget i god tid för återkoppling innan urvalet av respondenter utfördes.
För att underlätta uppbyggnaden av intervjufrågorna och intervjuandet upprättades en intervjuguide, se bilaga B. Intervjuguiden är uppbyggd enligt Gustavsson och Säfsten (2019) som beskriver att guiden ska uppföras genom teman och frågeformuleringar som ska kunna besvara studiens syfte och frågeställningar. Vidare beskriver Bryman och Bell (2017) att intervjuguiden ska inledas med bakgrundsfrågor för att intervjuaren enklare ska kunna analysera och förstå skillnaderna i respondenternas svar. Intervjuguiden testades genom tio testintervjuer på oberörda respondenter och reviderades med tiden för att optimera intervjuguiden inför intervjutillfället med respondenterna från företaget.
Efter urvalet av företagets konstruktörer skickades ett e-post med inbjudan ut till respondenterna tillsammans med de förberedande huvudfrågorna två arbetsdagar innan intervjun, se bilaga C. Syftet med att huvudfrågorna skickades ut två arbetsdagar i förväg var för att konstruktörerna skulle få tid att förbereda sig och samtidigt inte påverka varandra. Förberedelsen gjorde även att intervjun blev mer tidseffektiv och svaren mer detaljerade inom ämnet.
Intervjuerna genomfördes som en semistrukturerad intervju. Det gav möjligheten till
att kunna ställa följdfrågor till respondenterna för att säkerställa att frågeställningarna
besvaras vilket var en avgörande faktor till valet av intervjumetod i studien.
Intervjuerna utfördes under pågående Covid-19-pandemin vilket inte gjorde det möjligt till fysisk ansikte-mot-ansikte-intervju. Det innebar att författarna genomförde intervjuerna via plattformen Zoom. I litteratur av Gustavsson och Säfsten (2019) beskrivs att fysisk ansikte-mot-ansikte-intervju kan vara en fördel då det genererar ett förtroende mellan intervjuare och respondent vilket författarna går miste om under Covid-19-pandemin. Onlineintervju med webbkamera kan enligt Bryman (2018) jämföras med en fysisk ansikte-mot-ansikte-intervju då intervjuaren och respondenten kan se varandra tillsammans med andra fördelar som att den ökar flexibiliteten, kan öka deltagandefrekvensen samt att den sparar tid och pengar för forskningen. Vidare beskriver Bryman (2018) nackdelar med onlineintervju i och med tekniska problem som uppkoppling som bidrar till kvalitetsförsämring vilket kan försvåra efterarbetet med intervjun.
Forskare beskriver mer utförligt för- och nackdelar med att utföra kvalitativa intervjuer via plattformen Zoom. Fördelarna som framkommer är att restiden reduceras vilket medför lägre kostnader, ökad flexibilitet för intervjutillfällen och en ökad konfidens när respondent och intervjuare inte befinner sig i en miljö där människor överhör intervjun. Studien redogör vilka nackdelar det finns med att utföra intervjuer via plattformen Zoom i form av att ljudinspelningar kan ha låg kvalitet och att det blir svårare att uppfatta hela kroppsspråket gentemot om intervjun utförs ansikte-mot-ansikte. Tryggheten för respondenten kan enligt studien ökas då respondenter i högre grad kan avsluta intervjun när de vill genom en knapptryckning.
För intervjuaren beskriver studien fördelar med att transkribering kan ske direkt efter avslutad intervju samtidigt kan tekniska aspekter som lagring av filer och tekniska hjälpmedel används konsekvent vilket medför mindre risk för oförutsedda fel (Gray Wong-Wylie, Rempel & Cook, 2020).
Intervjuerna genomfördes av författarna där en av författarna intervjuade samtliga respondenter och den andra författaren analyserade, antecknade och var ansvarig för att allt tekniskt fungerade. Valet av upplägg och strategi användes för att den som intervjuade skulle få ett likvärdigt samspel och påverkan på respondenten vilket även bidrog till att intervjuaren enbart kunde fokusera på respondentens svar och välja korrekta följdfrågor. Att en författare analyserade och antecknade intervjun beskriver Gustavsson och Säfsten (2019) som en bra strategi för att ge författarna möjligheten att kalibrera intervjufrågorna om hur frågorna ställs, följs upp och tolkas för att öka reliabiliteten av intervju genomförandet.
Intervjuerna startade med att författarna presenterade sig själva och studiens syfte för
respondenterna. Sedan informerades respondenten om intervjuns konfidentialitet,
respondenternas anonymitet och GDPR lagen. GDPR innebär enligt
Integritetsskyddsmyndigheten (2021) att en individs personuppgifter skyddas
tillsammans med individens grundläggande rättigheter.
Vid utskick av intervjuinbjudan, se bilaga C, efterfrågades ett samtycke av respondenterna via e-post i form av “Jag samtycker / Förnamn Efternamn” för att författarna skulle ha möjligheten till att spela in intervjun. Innan författarna började spela in upprepas frågan om samtycke att spela in intervjun för att försäkra om respondentens godkännande. Plattformen Zoom har en inbyggd inspelningsfunktion som användes. Sedan fortlöpte intervjun enligt intervjuguiden, se bilaga B.
När intervjun var klar stoppades inspelningen och därefter förklarade författarna om det skulle uppstå frågor vid transkriberingen kommer de att höra av sig till respondenten. Om respondenten har frågor i efterhand informerades att de är välkommen att höra av sig till författarna. Information kring frivilligheten förtydligades innan respondenten lämnade intervjun. Frivilligheten innebär enligt Etikprövningsmyndigheten (u.å.) att respondenten får dra tillbaka sin medverkan i intervjun utan att ange anledning och vart respondenten då skall vända sig.
När samtliga respondenterna blivit intervjuade började författarna att transkribera intervjuerna vilket innebär att allt inspelat material från intervjuerna dokumenterades och vid komplettering kontaktades respondenten vid behov. Respondenterna delgavs de utvalda delarna från intervjun som används i studien för att de skulle ha tid att kontakta författarna innan den publiceras vilket skulle säkerställa att felcitering eller liknande kunde undvikas.
3.1.3 Bearbetning av intervjuer
Bearbetning av insamlade data påbörjades genom att transkribera intervjuerna vilket innebär att allt inspelat material dokumenterades. Transkribering beskriver Bryman (2018) är en viktig metod för den detaljerade analysen som behövs vid kvalitativa undersökningar. Det finns positiva effekter för studien att utföra transkribering av intervjuerna som enligt Bryman (2018) är att intervjuerna tolkas korrekt, författarna kan analysera rådata från intervjun oändligt många gånger och det underlättar en noggrann analys av intervjun.
Bearbetning av transkriberingen genomfördes med en tematisk analys som enligt
Bryman (2018) är den vanligaste metoden för dataanalys. Vidare förklarar Bryman
(2018) att tematisk analys innebär att kodning av rådata leder till många koder som
bygger olika teman som är kopplat till studiens syfte och ska kunna besvara
frågeställningarna.
3.2 Statistisk analys
För att besvara studiens syfte och frågeställningar ansåg författarna att det var nödvändigt att hämta in rådata för att sedan kunna jämföra den med konstruktörernas upplevelse. Företaget i studien har ett internt redovisningsprogram, Power BI, där författarna kunnat avläsa hur effektiviteten för enskilda konstruktörer samt ett genomsnitt för företaget påverkats under en längre tidsperiod. Materialet som var nödvändigt för att bedöma kvaliteten hämtades in från dokument om underentreprenörernas bedömning av konstruktörernas dokument under senaste tre åren. Kvalitetsdokumenten kompletterades med en kort enkät som skickades ut till samtliga konstruktörer på företaget om hur de upplever att felfrekvensen ändrats vid granskning av sina kollegors dokument under distansarbetet.
3.2.1 Urval av statistiskdata
Analysen av data som författarna hade att tillgå från Power BI begränsades till att endast granska de utvalda respondenternas projekteringstid tillsammans med ett genomsnitt för samtliga konstruktörer. För att analysera effektiviteten kontrollerades projekteringstiden baserat på antal arbetsdagar som används för att färdigställa dokumenten för olika projektnivåer och hur konstruktörernas arbetstid fördelas procentuellt på olika arbetsuppgifter exempelvis möten och supportarbete.
Tidsperioderna för analysen är ett tre månaders intervall innan företagets konstruktörer övergick till distansarbete och ett tre månaders intervall efter att företagets konstruktörer övergått till distansarbete.
Kvalitet är en komplex kategori att utläsa ur Power BI vilket genererade i en del svårigheter gällande att finna tillförlitliga data vilket bedömer kvaliteten som studien ska bedöma. För att kunna analysera kvaliteten bedömdes det vara mer lämpligt att ta del av dokument med underentreprenörernas betygsomdöme och kvalitetsdokument för konstruktörernas dokument från år 2019–2021. Dokumenten kompletterades med att samtliga konstruktörer på företaget fick möjlighet att besvara en enkät om hur kvaliteten ändrats vid granskning av medarbetares dokument.
3.2.2 Genomförande av statistiskdataanalys
För att författarna skulle få tillgång till all nödvändiga data bokades ett digitalt möte
med berörd medarbetare hos företaget som medverkade i studien. Vid mötet
presenterade företaget vilken typ av data som kunde utläsas ur Power BI. Efter
diskussion med den anställde på företaget gjordes bedömningen att endast parametrar
inom effektivitet var lämplig att utläsa ur Power BI. Det fanns filtrering som gjorde
det möjligt att erhålla konstruktörernas projekttid, procentuell arbetsfördelning samt
genomsnittstider för enskilda konstruktörer.
Diskussionen resulterade även i att parametrarna som bedömer kvaliteten i Power BI är komplexa och återspeglar hela projektets tid från projektstart till färdig slutprodukt. För att kunna analysera hur kvaliteten har blivit påverkad av distansarbete analyserades istället underentreprenörernas betygsomdöme och kvalitetsdokument av konstruktörernas dokument vid färdigställning av slutprodukten. Data för betygsomdömet och kvalitetsdokumentet kom att användas tillsammans med en enkät, se bilaga D, som författarna skapade via Office Forms och sände ut till samtliga konstruktörer på företaget. Enkäten och entreprenörernas betygsomdöme analyserades sedan för att kontrollera hur upplevelsen av kvaliteten på konstruktörernas dokument förändrats när de arbetat på distans och kontor.
3.2.3 Bearbetning av statistiskdata
Rådata som tillhandahölls från företaget för konstruktörernas effektivitet ur Power BI sammanställdes och analyserades av författarna. Resultatet för analysen presenteras i diagram för att effektivt presentera skillnader mellan konstruktörernas effektivitet före utbrottet av Covid-19-pandemin och från när företaget rekommenderade konstruktörerna att arbete på distans.
Kvalitetsdokumenten gällande konstruktörernas dokument baseras på om feldimensionering/-konstruering uppmärksammats av underentreprenörerna.
Betygsomdömet av konstruktörernas dokument vid färdigställning av slutprodukten presenterades tillsammans med kvalitetsdokumenten för författarna som ett genomsnitt för varje månad. För att kunna presentera ett resultat som underlättar besvarandet av studiens frågeställningar bearbetade författarna kvalitetsdokumenten genom att beräkna antal felanmärkningar och omvandla till en procentfördelning i tre perioder. Även för betygsomdömet beräknades ett genomsnitt för tre tidsperioder.
De tre olika tidsperioder representerar hur underentreprenörerna upplever kvaliteten
före Covid-19-pandemin, under Covid-19-pandemin och från när företaget
rekommenderade konstruktörerna att arbeta från distans.
4 Resultat
I denna del presenteras resultaten från intervjuerna och den statistiska dataanalysen.
Intervjuresultatet redovisas under studiens frågeställningar. Under varje frågeställning redovisas teman vilka är kopplade till de påverkande aspekterna som återfinns i studiens teoretiska bakgrund. Resultaten av den statistiska analysen redovisar hur effektiviteten och kvaliteten har påverkats av Covid-19-pandemin.
4.1 Intervju
Under studiens frågeställningar presenteras en sammanfattning av hur respondenterna besvarat och beskrivit upplevelsen av distansarbetet baserat på frågorna i intervjuguiden. Tematiska analysen av intervjuerna resulterade i flera återkommande faktorer vilket underlättade besvarandet av studiens frågeställningar.
Sammanfattningen för flera av faktorerna kompletteras med diagram vilka ger en tydligare översikt av konstruktörernas upplevelse. Respondenterna benämns i resultatavsnittet som R.
4.1.1 Hur har övergången till distansarbete påverkat effektiviteten och kvaliteten på konstruktörers dokument sett till likvärdiga projekt?
4.1.1.1 Arbetsmiljö
Arbetsmiljö är en avgörande faktor om hur övergången till distansarbete påverkat effektiviteten och kvaliteten. Återkommande faktorer som flera respondenter upprepade har påverkat deras arbetsmiljö är aspekterna om utformning av hemmakontor och störande moment. I detta avsnitt avser utformningen av hemmakontor möjligheten till en permanent avsatt arbetsyta. De störande momenten betraktas utifrån hur de påverkar konstruktörernas effektivitet. Samtliga respondenter fick besvara frågor gällande deras möjlighet till ett hemmakontor och upplevelsen av störande moment.
4.1.1.2 Utformning av hemmakontor
Frågeställningen gällande tillgången till ett hemmakontor resulterade i att en av fem
respondenter hade möjligheten till ett avskilt hemmakontor. Tre respondenter
beskriver varierade lösningar kring sina hemmakontor under distansarbete. R4
arbetar i bostadens vardagsrum utan möjlighet till ett avskilt hemmakontor, R3 har
utformat ett provisoriskt hemmakontor i bostaden och R1 beskriver att arbetet sker
på en yta som liknar ett hemmakontor. R1 påpekar att boendet inte är optimalt för
distansarbete och önskade möjligheten till ett separat hemmakontor. Den sista
respondenten har valt att fortsätta arbeta på företagets kontor.
R4 som beskrev att bostaden inte hade ett avskilt hemmakontor upplevde att arbetet står framme hela tiden. Respondenten uttrycker en önskan om att kunna ha sitt hem som sitt hem och arbetsplats som sin arbetsplats. R4 talar vidare om hur ytan i bostaden påverkar möjlighet till ergonomiskt skrivbord och kontorsstol vilket resulterar i att respondenten behöver förflytta material mellan exempelvis kök och vardagsrum för att kunna variera sin arbetsposition.
4.1.1.3 Störande moment
R1 och R5 berättade att de inte hade några störande moment vid distansarbete vilket förstärktes av R5 som påpekar att den inte störs av någonting. Två respondenter upplever fler störande moment vid distansarbete. R4 förklarar om fler arbetar hemifrån ökar de störande momenten. Samtidigt upplever R3 att störande moment endast förekommer i viss utsträckning vid distansarbetet. Bakgrundsfrågorna indikerar om fler familjemedlemmar arbetar hemifrån finns en risk att konstruktörerna upplever fler störande moment vilka inte är arbetets relaterade.
4.1.1.4 Kommunikation
Samtliga fem respondenterna upplever att kommunikationen fungerar bra vid distansarbete. R1 berättar att medarbetarna alltid svarar på de frågor som uppkommer dock upplever respondenten en start- och stoppkänsla eftersom frågorna inte besvaras direkt utan när medarbetarna har tid. Kommunikation vid distansarbete med programvaran Microsoft Teams beskriver R3 att kommunikationen fungerar bra. R5 förstärker att kommunikationen fungerar bra och respondenten har inte upplevt några problem med att kommunicera över Microsoft Teams. Respondenterna R2 och R4 förklarar att kommunikationen med kollegor fungerar bättre vid kontorsarbete än via Microsoft Teams. R4 förtydligar att det dels beror på att medarbetare är mer tillgänglig för varandra vid kontorsarbete. Ingen av respondenterna upplever ökad stress med att behöva vara tillgänglig digitalt vid distansarbete då det inte skiljer sig mot arbete på kontor.
4.1.2 Vad har bidragit till skillnaden för effektiviteten och kvaliteten på dokumenten?
4.1.2.1 Arbetsmiljö
Faktorerna som inverkar på arbetsmiljön studerades i det förra avsnittet i avseendet
hur det påverkade effektiviteten och kvaliteten. I detta avsnitt presenteras aspekterna
om vad i utformningen som påverkar och vilka de störande momenten kan vara.
4.1.2.2 Utformning av hemmakontor
Tre respondenter berättade att företaget i studien godkänner att konstruktörerna får ta hem kontorsmaterial som stolar, skärmar och ergonomiska datortillbehör.
Möjligheten att ta hem kontorsmaterial innebär enligt R1 att konstruktören har eget ansvar över kontorsmaterialet och att ta tillbaka det till kontoret. Vidare förtydligar R1 att konstruktörerna inte får två uppsättningar med kontorsmaterial. R4 talade om svårigheter med transporten för att kunna ta hem kontorsmaterial som två skärmar för att skapa bra förutsättningar i hemmet. Vidare berättade R4 att arbete med två skärmar var något som underlättade arbetet. För att kunna utföra arbetsuppgifterna effektivt beskrev R5 att tillgången till två skärmar var nödvändigt. Tidigt i övergången till distansarbete förklarade R3 att respondenten införskaffat egna skärmar och tillbehör för att öka ergonomin och effektiviteten. R2 och R4 beskrev hur de vid kontorsarbete har tillgång till skrivare och scanner för att kunna utföra granskning samt underskrifter vilket de inte har möjlighet till vid distansarbete.
4.1.2.3 Störande moment
R4 förklarade tydligt skillnaden på störande moment vid distansarbete och kontorsarbete. Vid kontorsarbete är störningsmoment mer arbetsrelaterade då kollegor diskuterar projekt eller liknande. Störningsmomnten vid distansarbete kan istället vara mer vardagssysslor som inte är arbetsrelaterade vilket distraherar fokuset på arbetsuppgifterna. R4 tillägger samtidigt att det kan bli en längre tid ostört arbete vid distans.
Respondenterna R1 och R4 beskriver att de upplever mindre störande moment när
kollegor arbetar på distans då möjligheten att stanna vid kontorsdörren och ställa
spontana frågor inte längre är möjlig. Att kollegor inte längre stannar vid kontoret
utan istället skickar ett meddelande för att ställa frågor är något R2 inte upplever som
mer störande. R3 menar till skillnad från R1 och R4 att det bli fler störande moment
då det blir fler meddelanden med korta frågor som stör mer än när kollegor kommer
förbi på kontoret och reder ut flera frågor samtidigt. Vidare förklarar R3 att det blir
fler avbrott i arbetet dock tar det sammantaget mindre tid från arbetet. R2 beskriver
en liknande upplevelse om att det blir fler enskilda frågor över digitala
kommunikationskanaler dock menar respondenten att den kan svara när det finns tid
vilket resulterar i att det går att fokusera mer på sitt eget arbete.
4.1.2.4 Teknik
Tre respondenter berättade att de upplever att arbetet blir mindre effektivt vid distansarbete än vid kontorsarbete trots att de har en bra internetuppkoppling på sina arbetsplatser vid distansarbete. R1 beskriver att det kan bero på att konstruktörerna har tillgång till programvaror via en VPN-anslutning till företagets servrar. Att VPN- anslutningen har betydelse för effektiviteten på arbetet är något som även R3 uttrycker som möjlig orsak. De båda respondenterna beskriver att VPN-anslutningen påverkar upplevelsen vid arbete i programvarorna vilket bidrar till en minskad effektivitet. Respondenterna upplever att det tar längre tid att öppna program, spara filer och ladda in projekt i programmen. De två respondenterna påpekar att kvaliteten på arbetet inte påverkats negativt. Problem med anslutningen kan vara en avgörande faktor om hur effektivt distansarbetet blir förklarar R1. Vid tekniska problem finns möjligheten till support tillägger R4.
Vid övergång till distansarbete är företagen i behov av att kunna erbjuda arbetstagarna tillgång till korrekt teknik och kommunikationsverktyg för att kunna säkerställa effektiviteten och kvaliteten enligt Picu, Tudor och Predeteanu (2018). De tekniska verktygen som företaget i studien använder för att lösa arbetsuppgifterna och kommunikationen är programvarorna i Office, Revit, CAD och Statcon. När arbete med tekniska verktyg och digital kommunikation ökar bör företag säkerställa en tillfredsställande datasäkerhet vilket enligt Perry, Rubino och Hunter (2018) är viktigt då arbetstagarna behandlar och har tillgång till konfidentiell information.
4.1.2.5 Kommunikation
R2 berättade att det blir svårigheter med att se reaktioner och hur medarbetare
upplever frågor eller presenterar någonting när kommunikationen inte sker ansikte-
mot-ansikte. Respondenten utvecklar att vid kontorsarbete upplevs det hur
medarbetaren uppfattar informationen som bra, dåligt eller samtycker. R2 tillägger
att upplevelsen med videokommunikation som finns tillgänglig inte kan ersätta
ansikte-mot-ansikte kommunikationen vid kontorsarbete. Respondent R4 förstärker
den upplevelsen med att tillägga att vid kontorsarbete uppnås en bättre förståelse då
det går att avläsa ansiktsuttryck och kroppsspråk som ger en uppfattning om
medarbetaren förstår informationen. Vidare berättar R4 att det ger en högre
samständighet mellan medarbetarna när det går att avläsa om de har förstått varandra
rätt. R4 förtydligar att det är lättare att kommunicera med varandra vid
kontorsarbete. R2 berättade om utmaningar när fler medarbetare behöver diskutera
med flera samtidigt i grupp via Microsoft Teams. Vid kontorsarbete går det att hämta
medarbetarna för att diskutera arbete eller projekt vilket är mycket svårare vid
distansarbete.
Kontorsarbete underlättar vid frågor då det bara är att gå förbi en medarbetare och fråga om det finns tid för hjälp berättade R1 och R4. Vid distansarbete måste konstruktören ringa eller skriva till en medarbetare om den har möjlighet att hjälpa konstruktören. R1 tillägger att det uppkommer svårigheter med att ringa då konstruktören inte vill störa vid enklare frågor om medarbetaren är upptagen.
Respondent R4 berättar att arbetet underlättas av att vara på kontoret för att kunna diskutera frågor. Vid distansarbete upplever R1 att det är mer tidskrävande att säkerställa om det fungera för båda parter. Det krävs mer planering för konstruktörerna att planera när det inte går att se vad medarbetarna arbetar med eller om de är upptagen i samtal. Vidare berättar R1 att konstruktörerna behöver sitta och vänta på svar och får det inte återkoppling direkt vilket kontorsarbete ger möjligheten till.
4.1.2.6 Kunskapsdelning
Vid anställning på företaget i studien berättade R5 att de har en utbildningsperiod där konstruktörerna bland annat lär sig hur Microsoft Teams fungerar. Vidare berättar R5 att vid distansarbete är alla medarbetare tillgängliga via Microsoft Teams. R5 tillägger att det viktigaste för kunskapsdelning vid distansarbete är att grupperna i Microsoft Teams är aktuella hela arbetsdagen och vid behov av hjälp kan medarbetare kontakta varandra. I Microsoft Teams gruppen förklarade R5 att medarbetare även kan ställa fråga om arbetet är korrekt utfört.
Om konstruktören endast arbetat en kort period på kontoret eller enbart på distans sedan anställning på företaget menar R2 att det blir svårare att skapa en direktkontakt med medarbetare vilket leder till att det blir svårare att be om hjälp. R4 talar om liknande situation då den personliga kontakten är avgörande om konstruktören vågar fråga medarbetare om hjälp. Vidare förklarar respondenten att det är svårare att avgöra om medarbetare är upptagna vilket upplevs vara enklare vid kontorsarbete.
Frågeställningar på kontoret upplever R5 blir bredare och fler frågor ställs vilket kan leda till ökad kunskapsdelning än enbart den aktuella frågan vid arbetet.
Respondenten tillägger att kunskapsdelning via Microsoft Teams resulterar i att
endast den aktuella frågan hanteras. Vid distansarbete uteblir ofta de kortare frågorna
som hade tagits upp vid kontorsarbete berättade R4. Respondenten tillägger att
kunskapsdelning missgynnas av distansarbete och ett mer korrekt utfört arbete
uppnåtts om kortare frågorna hade ställts.
Respondenterna R4 och R5 berättade att skärmdelningsfunktionen via Microsoft Teams fungerar bra. R4 berättar att skärmdelningen bidrar till helheten vid distansarbete och R5 påstår att utan skärmdelningsfunktionen hade kunskapsdelningen försvårats. Kunskapsdelningen via skärmdelning upplever R3 fungerar relativt bra dock påpekar respondenten att det tar längre tid att hjälpa medarbetare via Microsoft Teams än vid kontorsarbete. R1 berättade att distansarbete försvårat möjligheten till direkt hjälp eller granskning vilket resulterat i att en fördröjning uppstår innan medarbetare kan ge understöd via Microsoft Teams.
Respondenten förklarade vidare att kunskapsdelningen försvåras av distansarbete då möjligheten att förklara och hänvisa till vad medarbetaren behöver hjälp med vilket medför att R1 upplever att kunskapsdelning ansikte-mot-ansikte är fördelaktig.
4.1.2.7 Möten
Möten med kollegor och chefer i företaget sker i liknande utsträckning som innan övergången till distansarbete och skillnaden är att företaget i dagsläget bedriver möten digitalt berättade R1. De digitala mötena har bidragit till en ökad möteseffektivitet påstår R3 dock tillägger respondenten att vissa möten hade varit bättre lämpade att genomföra på kontoret. R5 berättar att avstämningsmöten och mötena med chefen är otroligt viktigt för att hålla sig uppdaterad om projekten, tidsplaneringen och samtidigt ökar det känslan av delaktighet vid distansarbetet.
4.1.2.8 Kvalitet
Hur kvaliteten påverkas av distansarbete är enligt R5 beroende av hur noggrann
konstruktören är och upplever att kvalitet på respondentens projekt inte har påverkats
överhuvudtaget. Tre av fem konstruktörer påstår att kvaliteten inte har påverkats av
distansarbete. R3 berättar att kvaliteten ska vara densamma oavsett vilken
svårighetsgrad det är på projekten. Konstruktörens produkt påstår R1 är likvärdig
oavsett om konstruktören arbetar på kontoret eller på distans. Vidare förstärker R1
påståendet från R3 att kvaliteten inte påverkas av projektets svårighetsgrad. R2
arbetar huvudsakligen från det ordinarie kontoret vilket respondenten menar att
bidragit till att kvaliteten på projekten bibehållits. Samtidigt upplever R2 att
kvaliteten minskat något vid granskning av andra konstruktörers dokument främst då
ritningsutformningen inte är korrekt vid utskrifter och liknande. Respondenten
menar att det kan bero på det inte finns samma möjligheter till utskrift vid granskning
tillsammans med en slarvigare egengranskning innan dokumenten skickas vidare till
en annan konstruktör. R4 upplever en minskad kvalitet på sina dokument vid
distansarbete vilket respondenten kopplar till att enklare frågor uteblir vilket bidrar
till att mindre fel kvarstår vid distansarbete som annars hade arbetats bort vid
kontorsarbete.
4.1.2.9 Effektivitet
Fyra av fem respondenter upplever att effektiviteten minskar vid distansarbete, se Figur 1. Den faktiska arbetstiden är tiden konstruktörerna tillbringat till de huvudsakliga arbetsuppgifterna vilket fyra av fem respondenter upplever att har ökat, se figur 1. R1 upplever att vissa arbetsmoment tar mycket längre tid vid distansarbete och att det har bidragit till ineffektivitet. Orsaken till respondentens upplevelse är att VPN-anslutningen är mycket långsam vid distansarbete vilket medför att arbetet blir lidande. R3 upplever att distansarbete tar lite längre tid och förstärker R1 upplevelse om att det är mer tekniska problem än vid kontorsarbete vilket resulterar i att effektiviteten blir lidande av VPN-anslutningarna. Distansarbetet har bidragit till att R4 upplever det är svårare att vara effektiv. Upplevelsen beror enligt R4 på fler störande moment vid distansarbete. R4 tillägger att det är svårt att uppskatta effektiviteten vid distansarbete jämförelse mot kontorsarbete då arbetsbelastningen och svårighetsgraden på projekten har ökat under perioden respondenten arbetat på distans. Det är endast R5 som upplever att effektiviteten har ökat vid distansarbete och huvudanledningarna till den upplevelsen är att respondenten undviker pendlingstid.
Figur 1. Respondenternas upplevelse av effektiviteten och den faktiska arbetstiden.
0 1 2 3 4 5
Faktisk arbetstid Effektivitet
Antal respondenter Minskad Ökad
4.1.3 Varför har konstruktörers effektivitet och dokumentens kvalitet påverkats av distansarbetet?
4.1.3.1 Erfarenhet
Fyra av fem respondenter påstår att erfarenheten från arbetet på kontoret har en betydande påverkan för effektiviteten och kvaliteten vid distansarbete, se Figur 2. R4 upplever att erfarenheten har en inverkan då det vid arbete på kontoret finns en trygghet när flera medarbetare med erfarenhet arbetar i närheten med likvärdiga projekt. Tre av fem respondenter som är erfarna uttrycker att de har en kännedom om vart eller vilken medarbetare de ska kontakta när de behöver en viss typ av information. R1 och R3 menar att en oerfaren konstruktör inte har den erfarenheten och kännedomen om vem de ska kontakta. Vidare tillägger R3 att det har en inverkan om konstruktören arbetade på kontoret innan övergången till distansarbete. I motsats till de övriga respondenterna upplever inte R5 att erfarenheten av att ha arbetat på kontoret har någon betydande påverkan på hur effektiviteten och kvaliteten påverkas vid distansarbete. Respondenten menar istället det har att göra med de personliga egenskaperna.
Figur 2. Erfarenhetsbetydelse enligt respondenterna.
0 1 2 3 4 5
Erfarenhet
Antal respondenter Ingen betydelse Betydelse Stor betydelse
