KFN protokoll 2018-03-15

(1)

Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesdatum

2018-03-15

Plats och tid: Trosa kommunhus, kl 18.00-18.40

Beslutande ledamöter: Lena Isoz (M) ordförande

Carl-Gustaf Lidbaum (L) 1:e vice ordförande Tommy Setzman (S) 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M)

Astrid Gustavsson (C) Inger Lager (S)

Yvonne Larsson (MP)

Inte tjänstgörande ersättare: Ann-Sofie Nyström (M) Joel Öhman (M) Björn Jaconelli (KD) Solweig Jansson (S) Kjell G Johansson (S)

Övriga närvarande: Cecilia Högberg, produktionschef

Kerstin Tibbling tillträdande produktionschef Klas Jättner, kulturskolechef

Anneli Bradley, fritidsgårdschef Malin Lundin, bibliotekschef

Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset 2018-03-15

Underskrifter: Paragrafer

§ 17-25 Nadja Furuberget Skog, sekreterare

Lena Isoz, ordförande

Tommy Setzman (S), justerande

Anslag/bevis

Organ: Kultur- och fritidsnämnden § 17-25

Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande

2018-03-15 2018-03-16 2018-04-10

Förvaringsplats för

protokollet: Trosa kommunhus

Underskrift:

Nadja Furuberget Skog

(2)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(11)

Kultur- och fritidsnämnden 2018-03-15

Innehållsförteckning

§ 17 Godkännande av dagordningen

§ 18 Ny kulturskolechef Klas Jättner presenterar sig

§ 19 Bokslut 2017 för kultur- och fritidsnämnden KFN 2018/19

§ 20 Utförd internkontrollplan 2017 KFN 2017/6

§ 21 Internkontrollplan 2018 för kultur- och fritidsnämn-

den KFN 2018/20

§ 22 Lotterikontrollant KFN 2018/22

§ 23 Återkoppling revisionen

§ 24 Anmälan delegationsbeslut KFN 2018/1

§ 25 Övriga anmälningsärenden KFN 2018/2

(3)

§ 17

Godkännande av dagordningen

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner dagordningen

___________

(4)

§ 18

Ny kulturskolechef Klas Jättner presenterar sig

___________

Klas Jättner presenterar sig för nämnden. Klas är jazzmusiker, utbildad gitarrist vid musikhögskolan i Stockholm. Klas kommer närmast från Saltsjöbadens musikskola där han varit verksamhetschef 5 år.

(5)

§ 19 KFN 2018/19

Bokslut och verksamhetsberättelse 2017 för kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till bokslut för 2017.

___________

Ärendet

Nämndens verksamheter redovisar ett överskott om ca 1 200 tkr. Bakom resultatet döljer sig en överkompensation för kapitaltjänstkostnader vilket ger ett planerat överskott om ca 1 800 tkr. Under året har skolgården på Hedeby/Fornby byggts om och i samband med det gjordes en nedskrivning av återstående bokfört värde för Qulanplan om ca 600 tkr.

Verksamheterna går med undantag för samlingslokalerna Trosa kvarn och Skärborgarnas hus med mindre överskott och har sammantaget en ekonomi i balans.

Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är, vi har startat öppen kulturskola - en uppsökande verksamhet i syfte att möta ungdomar som inte självmant hittar till Kulturskolan, inom projektet ”En- tré utan trösklar” arrangerades bl a träffar för nyanlända, musik- och författarcaféer på Trosa Kvarn, familjeföreställning på arabiska på biblioteket och arabisk bio på Skärborgarnas hus, fritidsgårdsverksamheten genomförde extra många aktiviteter för kommunens ungdomar under sommaren, vi har anpassat fritidsgårdarnas verksamhet, öppettider och bemanning för att bättre möta och finnas för och där våra ungdomar är, vi har utvärderat bidragsreglerna och med utgångspunkt i resultat anpassat och utvecklat bidrag och regler, vi har utvecklat och följt upp våra tjänste- koncessioner enligt beslutad uppföljningsmodell.

Kommunens tillväxt gör att vi framgent ser över eventuella behov av nya verksamheter och utökning av befintliga.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2018-02-05.

– Bokslut 2017 för kultur- och fritidsnämnden

(6)

§ 20 KFN 2017/6

Utförd internkontroll 2017 Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av 2017 års utförda internkontroll.

___________

Ärendet

Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09. Kontroll av 16 rutiner/ moment har genomförts och 4 kontroller redovisas med mindre

anmärkning. Åtgärder för att åtgärda anmärkningarna kommer att vidtas.

En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga ”Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2017”.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2018-02-18.

– Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2017

(7)

§ 21 KFN 2018/20

Internkontrollplan 2018 för kultur- och fritidsnämnden Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner 2018 års internkontrollplan

___________

Ärendet

Enligt kommunallagen 6 kap § 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden.

Internkontrollen avseende 2017 är genomförd och visade på få anmärkningar.

Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av

kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment inom områdena. Även i år utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att

”tvinga” oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån

sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar.

Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall

riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 26 risker har identifierats och förts in i internkontrollplanen för 2017 att jämföra med 16 föregående år.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2018-02-18 – Internkontrollplan KFN 2018

– Riskanalys KFN 2018

(8)

§ 22 KFN 2018/22

Lotterikontrollant Beslut

Kultur- och fritidsnämnden utser Carl-Gustaf Lidbaum (L) till lotterikontrollant för Trosa kommun

__________

Ärendet

Ideella föreningar kan ansöka om tillstånd för att arrangera lotterier. Tillståndet utfärdas av kommunen, som även har i uppdrag att kontrollera lotteriet. Uppdraget som lotterikontrollant är en arvoderad tjänst inom Trosa kommun. Fram till och med 2017 har uppdraget innehafts av Cecilia Eriksson (privatperson), som dock aviserat under 2017 att hon kommer att avsäga sig uppdraget. I många kommuner är det vanligt att lotteritillstånd utfärdas av en tjänsteperson, och att uppdraget som lotterikontrollant innehas av en privatperson eller politiker.

Förslag till beslut på sammanträdet

Lena Isoz (M):

Kultur- och fritidsnämnden utse Carl-Gustaf Lidbaum (L) till lotterikontrollant för Trosa kommun

Beslutsgång

Ordförande frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt Lena Isoz (M) förslag till beslut. Ordförande finner att nämnden beslutar enligt Lena

Isoz förslag.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2018-02-23

(9)

§ 23

Återkoppling revisionen

Kultur- och fritidsnämnden har bett om återkoppling från den årliga nämndsdialogen som hölls i december 2017.

Svar från revision:

Revisionen uppskattar att nämnden inför de årliga nämndsdialogerna kommer med väl förberedda svar på de frågeställningar som revisionen önskar erhålla

information kring. Dock fattades inga protokollförda beslut med anledning av nämndens redovisningar vid senaste mötet.

(10)

§ 24 KFN 2018/1

Anmälan delegationsbeslut Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut

___________

Ärendet

Löpnr/

Dnr

Punkt i del.

ordning

Ärende och beslut Datum för beslut

Delegat, titel

2.2 Tillsatt vikare för sjukskriven personal fram till 2018-06-08

2018-02-28 Anneli Bradley Fritidsgårdschef 4.5 Stänger på Ungdomens Hus på

lördagar och öppnar upp på IRL då behovet varit större där, ungdomar önskat detta

2018-01-09 Anneli Bradley Fritidsgårdschef

4.5 Går tillbaka till ordinarie öppettider på Ungdomens Hus från och med v.9, dvs öppnar upp lördagar igen

2018-02-26 Anneli Bradley Fritidsgårdschef

4.4 Beslut om utökade öppettider (totalt 4 h/vecka) på biblioteken på prov, 2017- 09-01 – 2017-12-31.

2017-08- Johan Eklind

2.2 Anställning av barn- och ungdomsbibliotekarie 100 %, provanställning 2017-10-09 – 2018- 04-09.

2017-09-25 Johan Eklind

4.4 Beslut om att hålla biblioteken stängda vecka 49 2017 p.g.a. byte av

datasystem.

2.2 Minskning av bibliotekarietjänst från 100 % till 75 % fr.o.m. 2018-01-01.

4.4 Beslut om att behålla bibliotekens utökade öppettider under 2018.

2017-12-11 Malin Lundin

2.2 Visstidsanställning av biblioteksassistent 100 %, 2018-03-01 – 2018-12-31.

2.2 Tillsvidareanställning av tidigare provanställd barn- och

ungdomsbibliotekarie, 100 %, fr.o.m.

2018-03-01.

(11)

§ 25 KFN 2018/2

Övriga anmälningsärenden Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av anmälningarna.

___________

Ärendet

Kommunchef

– Beslut om anställning av produktionschef kultur-, fritid-, teknik-, och service 2018-02-21

– Beslut om anställning av biträdande produktionschef kultur-, fritid-, teknik-, och service 2018-02-21

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog, 2018-03-07