KFN protokoll 2021-03-11

(1)

Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum

2021-03-11

Plats och tid: Trosa kommunhus kl. 18.00-19:25

Beslutande ledamöter: Lena Isoz ordförande (M)*

Göran Hammarlund 1:e vice ordförande (L) Lennart Tällö 2:e vice ordförande (S) Zeth Nyström (M)

Ann-Sofie Nyström (M) Kerstin Alksäter (S) Isabel Gustafsson (SD) Ej tjänstgörande ersättare:

Övriga närvarande:

Ulf Struwe (M) Carl Löfgren (M)

Stina von der Esch (M) § 8-14, 19-21 Johan Holmqvist (SD)

Mehie Lala (S) § 10-21

Kerstin Tibbling, produktionschef

Sara Fältskog Eldros, kultur- och fritidschef Josefin Sandborg ekonom § 8-9

Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare*

* Närvarande på plats i kommunhuset.

Plats och tid för justering:

Övriga närvarande på distans genom ”Digitalt möte”

Kommunhuset 2021-03-17

Underskrifter: Paragrafer

§ 8-21 Nadja Furuberget Skog, sekreterare

Lena Isoz (M) ordförande

Lennart Tällö (S), justerande

Anslag/bevis

Organ: Kultur- och fritidsnämnden § 8-21

Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande

2021-03-11 2021-03-18 2021-04-09

Förvaringsplats för

protokollet: Trosa kommunhus

Underskrift:

(2)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(17)

Kultur- och fritidsnämnden 2021-03-11

Innehållsförteckning

§ 8 Godkännande av dagordningen

§ 9 Bokslut 2020 för Kultur- och fritidsnämnden KFN 2021/18

§ 10 Redovisning av utförd internkontroll 2020 för Kultur- och fritidsnämnden

KFN 2021/26

§ 11 Interkontrollplan 2021 för Kultur- och fritidsnämnden KFN 2021/19

§ 12 Ansökan om bidragsberättigande Tureholms slottsteater

KFN 2021/25

§ 13 Uppföljning – Efterlevnad dataskyddsförordningen KFN 2021/20

§ 14 Val av dataskyddsombud KFN 2021/21

§ 15 Kulturpriset 2020 KFN 2021/22

§ 16 Idrottspriset 2020 KFN 2021/23

§ 17 Årets lag/ledare 2020 KFN 2021/24

§ 18 Information om uppföljning från enkäten Liv och Hälsa ung Sörmland

§ 19 Kontoret informerar

§ 20 Delegationsbeslut KFN 2021/1

§ 21 Övriga anmälningsärenden KFN 2021/2

(3)

§ 8

Godkännande av dagordningen

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner dagordningen.

2. Sammanträdet är stängt i enlighet med Överenskommelse om sammanträdes- ordning för att minimera risker och spridning av coronaviruset covid-19.

(4)

§ 9 KFN 2021/18

Bokslut och verksamhetsberättelse 2020 för Kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden överlämnar nämndens bokslut 2020 till kommunstyrelsen.

___________

Ärendet

Verksamheterna redovisar totalt ett överskott om 914 tkr.

Pandemin har inneburit stor påverkan på verksamheter och resultat, åt båda hållen, avseende ekonomiskt utfall. En del intäkter har minskat. Nämnden har tilldelats extra medel på 250 tkr inför sommaren för att kunna vidta åtgärder kopplat till covid-19 pandemin (fler besökare i Trosa under sommaren). Dessutom har staten ersatt sjuklönekostnader för perioden april – dec vilket balanserar de ökade kost- nader som verksamheterna haft för sjukfrånvaro och vikariekostnader.

Aktiviteter har ställts in under året men ändå har uppfinningsrikedomen varit stor och verksamheterna har hittat nya former för att kunna ersätta de inställda aktivi- teterna med annan form. Exempel på det är Valborgsmässofilm, föreningsfilmer istället för Föreningarnas dag samt en filmad version av kulturskolefestivalen.

Trots pandemin har utveckling skett i verksamheterna på olika sätt som beskrivs i verksamhetsberättelsen.

Av målen är 4 av 5 mål uppfyllda. Det målet som ej uppfylls rör ungdomars fysiska aktivitet och rörelse. Där kommer verksamheterna att se över hur man kan stimu- lera till detta på olika sätt. Tyvärr genomförs inte enkäten oftare än var tredje år, vilket gör det svårt att följa upp i den formen.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2021-02-24.

– Verksamhetsberättelse 2020 för Kultur- och fritidsnämnden – Måluppföljning 2020

(5)

§ 10 KFN 2021/26

Redovisning av utförd internkontroll 2020 för Kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner utförd internkontroll 2020

___________

Ärendet

Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2020-03-12. Kontroll har genomförts. Internkontroll är ett ständigt pågående arbete där verksamheten utvärderar och förbättrar utifrån de områden som identifieras.

Pandemin har inneburit särskilda riskanalyser och åtgärder i verksamheterna utifrån de restriktioner som gällt.

En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga.

Ärendets beredning

– Resultat av genomförd internkontroll enligt plan 2020.

(6)

§ 11 KFN 2021/19

Internkontrollplan 2021 för Kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner internkontrollplan 2021.

___________

Ärendet

Enligt kommunallagen 6 kap § 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden.

Internkontrollen avseende 2020 är genomförd. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemensamma kontrollmoment inom områdena.

Även i år utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal

gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att ”tvinga” oss att beakta verksamheten från olika perspektiv.

Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar.

Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen.

Ärendets beredning

– Internkontrollplan Kultur- och fritidsnämnden 2021

(7)

§ 12 KFN 2021/25

Ansökan om bidragsberättigande Tureholms slottsteater

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner Tureholms slottsteaters förenings ansökan om bidragsberättigande.

___________

Ärendet

Tureholms slottsteaters förening ansöker om att bli bidragsberättigad i Trosa kommun fr.o.m. 2021.

Tureholms slottsteaters förening är en nystartad förening med inriktning på musik, teater och scenkonst. Föreningen är politiskt/religiöst obunden och är öppen för alla som vill vara medlemmar. Vid årsmötet den 1 februari 2021 valdes föreningens styrelse bestående av sex personer och antogs de stadgar som föreningen förhåller sig till. Föreningen anses uppfylla samtliga kriterier för bidragsberättigande enligt Trosa kommuns regler för föreningsbidrag, utom kravet på bank- eller plusgiro. En ansökan om girokonto ligger dock för behandling hos banken. Kontoret föreslår därför att föreningens ansökan ska godkännas. I samband med godkännande betalas även ett startbidrag om 3 000 kr ut till föreningen.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2021-02-15 – Stadgar Tureholms slottsteaters förening

– Verksamhetsplan 2021 – Årsmötesprotokoll

– Grunduppgifter, ekonomi och styrelse

Kopia till

Tureholms slottsteater

(8)

§ 13 KFN 2021/20

Uppföljning- Efterlevnad av dataskyddsförordningen

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden noterar till protokollet att de har tagit del av rapporten Uppföljning - efterlevnad av dataskyddsförordningen i Trosa kommun 2020.

___________

Ärendet

Tillsynen har genomförts som en del av det arbete dataskyddsombuden enligt dataskyddsförordningen ska utföra för de personuppgiftsansvariga (som i Trosa kommun är nämnderna och bolagsstyrelserna). Tillsynen har skett under 2020 genom verksamhetsbesök, enkäter och stickprov.

2020 har varit ett speciellt år för alla kommunens verksamheter på grund av Covid- 19. Fler anställda har jobbat hemifrån och många möten har skötts digitalt. Det har ställt stora krav på organisationen, inte bara genom att lösa det så att tekniken fungerar utan också för att bibehålla en god säkerhet för informationstillgångar däribland personuppgifter.

Dataskyddsombuden bedömer att organisationen som helhet

uppfyller lagkraven enligt dataskyddsförordningen men att alla förvaltningar inte har kommit lika långt i att implementera ett systematiskt och effektivt

dataskyddsarbete.

Under 2021 föreslås de personuppgiftsansvariga bland annat att fortsätta arbetet med:

 Konsekvensbedömningar

 Säkerställa att inga behandlingar av personuppgifter med tredjelandsöverföring sker

 Central styrning av autentisering i system

 Höja det allmänna säkerhetsmedvetandet i organisationen genom att alla anställda genomför MSB:s utbildning Disa (Digital

informationssäkerhetsutbildning för alla)

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från dataskyddsombud Nadja Furuberget Skog och Martin Snygg, 2021-02-09

– Rapport Efterlevnad av dataskyddsförordningen Trosa kommun 2020

(9)

§ 14 KFN 2021/21

Val av dataskyddsombud

Beslut

1. Kultur-och fritidsnämnden utser Nadja Furuberget Skog som dataskyddsombud.

2. Nuvarande dataskyddsombud Martin Snygg kvarstår som dataskyddsombud.

3. Respektive dataskyddsombud får utföra uppdraget självständigt.

___________

Ärendet

Dataskyddsombudet ska ha en övergripande, samordnande och granskande roll.

Det innebär bland annat att samla in information om hur organisationen behandlar personuppgifter, kontrollera att organisationen följer bestämmelser och interna styrdokument samt informera och ge råd inom organisationen. Upptäcker

dataskyddsombudet brister i den personuppgiftsansvariges behandlingar ska detta i första hand påpekas för densamme. Vidtar inte personuppgiftsansvarige rättelse så snart det kan ske ska dataskyddsombudet anmäla bristerna till tillsynsmyndighet.

Dataskyddsombudet har inget eget ansvar för att organisationen följer

dataskyddsförordningen. Det ansvaret ligger alltid hos den personuppgiftsansvariga eller hos personuppgiftsbiträdet. Dataskyddsombudet ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer och, i synnerhet, sakkunskap om lagstiftning och praxis avseende dataskydd. Rollen kräver både teknisk och juridisk kompetens därför har arbetet skett i samarbete mellan IT-enheten och kanslienheten.

Nämnden utsåg 2018-05-03Martin Snygg som dataskyddsombud. I praktiken har uppdraget utförts gemensamt av de båda personerna som föreslås som

dataskyddsombud. Två dataskyddsombud minskar sårbarheten i kontakten med de registrerade, tillsynsmyndigheten och de personuppgiftsansvariga vid frånvaro.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från dataskyddsombud Martin Snygg, 2021-02-10

(10)

§ 15 KFN 2021/22

Kulturpriset 2020

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden tilldelar Maud Bosson Trosa kommuns Kulturpris 2020.

___________

Ärendet

Maud Bosson tilldelas Trosa kommuns Kulturpris 2020 för sitt mångåriga engagemang i Trosa kommuns konstrunda KonstTriangeln. Med glädje och

entusiasm tog hon över projektledarskapet 2018 och styr sedan dess det hela med säker hand och ständigt gott humör. Under Mauds ledning fortsätter KonstTriangeln att utvecklas och att locka både deltagare och publik från när och fjärran.

Ärendets beredning

– Muntlig presentation av de nominerade samt förslag på pristagare vid nämnd 2021-03-11 från Sara Fältskog Eldros.

(11)

§ 16 KFN 2021/23

Idrottspriset 2020

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden tilldelar Simon Carlsson Trosa kommuns Idrottspris 2020.

___________

Ärendet

Simon Carlsson tilldelas Trosa kommuns Idrottspris 2020 för sina insatser inom Enduro MTB. Under 2020 ledde hans ihärdiga träning till ett SM-silver och en stark prestation i världscuptävlingssammanhang. Han är, förutom en MTB-cyklist av världsklass med hjärtat på rätta stället, även en god ambassadör för Trosa och en tydlig förebild för alla aspirerande cyklister.

Ärendets beredning

(12)

§ 17 KFN 2021/24

Årets lag/ledare 2020

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden tilldelar Thomas Lindskog Trosa kommuns pris för Årets lag/ledare 2020.

___________

Ärendet

Thomas Lindskog tilldelas Trosa kommuns pris för Årets lag/ledare 2020 för sitt engagemang i Trosa Edanö Innebandyklubb. Han är en ledare utöver det vanliga, som lägger ner många timmars ideellt arbete varje vecka, peppar och sporrar sina lag, skapar sammanhållning och kamratskap och gör det med konstant gott humör och stor entusiasm. Han är en sann förebild för ungdomarna och en stor tillgång i klubben.

Ärendets beredning

(13)

§ 18

Information om uppföljning från enkäten Liv och ung hälsa Sörmland

Det har bildats en nämndövergripande arbetsgrupp som kommer att återkomma till Kultur- och fritidsnämnden med mer information om deras arbete. Kulturskolechef Klas Jättner deltar för kultur- och fritidsnämndens räkning

(14)

§ 19

Kontoret informerar

 Kontoret ser över insatser för ungdomar inför sommaren. Tex. längre öppettid för fritidsgårdarna och lägerverksamhet för med kulturskolan.

 Kontoret planerar tillsammans med andra delar av Trosa kommun för sommaren 2021 då man bedömer att det kommer många besökare även detta år.

 Det upplevs ibland svårt för cheferna att förhålla sig till förändringar av riktlinjer, restriktioner och information (både internt och externt) kopplat till Covid-19 när den förändras med kort intervall.

 Uppdraget med konstnärlig utsmyckning av Skärlagsskolan har fått

förändras då dialogen med eleverna vid Skärlagsskolan inte kunnat ske på det sätt som var tänkt på grund av Covid-19.

(15)

§ 20 KFN 2021/1

Delegationsbeslut

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut:

___________

Ärendet

Löpnr/

Dnr Punkt i

del.

ordning

Ärende och beslut Datum för

beslut Delegat, titel

1.1 Ordförandebeslut åtgärder för

minskad smittspridning Covid-19 2021-02-05 Lena Isoz, Ordförande

4.3 Beslut om ledarutbildningsbidrag

till Friskis & Svettis, 6 600 kr 2020-11-05 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.3 Beslut om ledarutbildningsbidrag

till Trosa Frisksportklubb, 6 146 kr 2020-11-16 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.3 Beslut om Aktivitets- och

driftbidrag till Trosa Edanö Ibk, 242 994 kr

2021-02-03 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef

4.3 Beslut om Aktivitets- och driftbidrag till Trosa-Vagnhärad SK, 338 736 kr

föreningschef 4.3 Beslut om Driftbidrag till Friskis &

Svettis, 100 000 kr 2021-02-03 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.3 Beslut om Verksamhets- och

driftbidrag till Vagnhärads hembygdsförening, 73 190 kr

föreningschef 4.3 Beslut om Aktivitets- och

driftbidrag till

Reumatikerföreningen Östra Sörmland, 2 692 kr

föreningschef

4.3 Beslut om kommunbidrag till ABF, 68 955 kr

föreningschef

4.3 Beslut om kommunbidrag till 2021-03-01 Sara Fältskog Eldros,

(16)

4.3 Beslut om kommunbidrag till Studiefrämjandet, 86 128 kr

föreningschef

4.3 Beslut om kommunbidrag till Studieförbundet Vuxenskolan 48 566 kr

föreningschef 4.3 Beslut om kommunbidrag till

Sensus, 123 450 kr

föreningschef

1.7 Beslut om förnyelse av avtal med Trosa Edanö Ibk rörande värdskap i Hedeby- och Lånestahallen

föreningschef

1.7 Beslut om förnyelse av avtal med Västerljungs IF rörande årliga bidrag

föreningschef 1.7 Beslut om förnyelse av avtal med

Trosa Frisksportklubb rörande arrangemang av Cirkusskola i Trosa kommun

föreningschef

4.5 Beslut om att stänga Ungdomens Hus på onsdagar nu när vi öppnar upp igen, detta på grund av personalbrist.

2021-01-25 Anneli Bradley, Fritidsgårdschef

4.5 Beslut om att stänga Ungdomens Hus kl.18:00 på onsdagar. Detta på grund av personalbrist samt att vi vill se ett rättvisare

öppethållande. I och med detta är det öppet 2 vardagkvällar samt 1 helgkväll på båda gårdarna.

2021-02-08 Anneli Bradley, Fritidsgårdschef

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog 2021-03-04

(17)

§ 21 KFN 2021/2

Övriga anmälningsärenden

Beslut

Inga anmälningsärenden finns att redovisa för kultur- och fritidsnämnden.