Mötesanteckningar Möte 1 - Referensgruppen 080429
Närvarande Ken Benson, Anna Ihr, Cecilia Rosengren, Lars Branegård, Martin Persson, Åsa Abelin, Lena Söderberg, Ingmar Sörman
Peter Tóht
Ej närvarande Karin Friberg, Maria Sjöberg, Elisabet Engdahl
Datum 2008-04-29
Tid Kl. 9-11
Plats Stora gästmatsalen
Syfte med mötet Granska material från arbetsgruppen Organisation och Delegation
Bilagor
1 Inledning
Presentation av alla deltagare
2 Gruppens uppgift
• Vara rådgivande om projektets framarbetade resultat
• Successivt förankra resultatet i organisationen
• Vid behov bidra med expertkompetens i arbetsgruppen
Fråga:
• Vem har det yttersta beslutsmandatet för omorganisationen?
Om det är endast är en person som fattar det slutliga beslutet finns risk att en referensgrupp blir ”gisslan” .
Dekanus har nämndens uppgift att genomföra det operativa arbetet och fatta operativa beslut utifrån fakultetsnämndens beslut om de sex nya institutionerna. Nämnden har också beslutat om genomförandeformen. Nämnden har också beslutsmandat i vissa frågor t ex processen för att utse de nya prefekterna. De olika arbetsgrupperna kommer också att redovisa framarbetat resultat i nämnden och har därigenom en förankring här.
3 Kommande referensgruppsmöten Tisdagen den 6 maj kl. 09.00-11.00 (Personal)
Måndagen den 26 maj kl. 13.00 -15.00 (Personal)
Ytterligare möten kommer att bokas när det gäller Ekonomi & Budget samt Uppföljning
4 Redovisning arbetsgruppen Organisation och Delegation Ett förtydligande - I dokumentet härefter är alla kommentarer och synpunkter från
referensgruppens medlemmar markerade i punktform. Den löpande texten mellan punkterna är Kens redovisning och svar på direkta frågor.
4.1 Institutionerna interna organisation
• I delprojektivet finns definierade förutsättningar och man har inte fått tänka fritt från grunden t ex utpekas en bestämd struktur med att prefekten samt ett antal viceprefekter skall leda arbetet. Det finns risk för toppstyrning och
byråkratisering.
Detta låg i arbetsgruppens förutsättningar men arbetsgruppen såg inte något bättre alternativ än det som presenteras i direktiven. Organisationen skall vara en tydlig linjeorganisation.
Tanken är inte att ändra i den strukturen, vad gäller prefektens ledning, utan förtydliga ansvaret. I en större institution har arbetsgruppen sett det som nödvändigt att det skall finnas en kollektiv ledning, varför en tydlig delegation till viceprefekter inom bestämda områden sågs positivt. Den yttersta målsättningen är att frigöra resurser för vår kärnverksamhet inte att öka tidsåtgång och kostnader för administration/ledning utan att effektivisera denna. Hur detta implementeras konkret måste dock bestämmas inom varje ny institution. Arbetsgruppen levererar endast ramar.
• Det ser ut öka byråkratiseringen av institutionerna, om man ser till de mindre institutionerna. Hur många av de anställda kan uppfylla de krav som ställs utifrån detta förslag. Känns inte verklighetsanknutet. Dokumenten borde vara öppnare skrivna.
• Vad är målet med organisationen och vad krävs för att uppnå dessa? Arbetsgruppen har utgått ifrån professionalisering.
• I dokumentationen utpekas kompetensnivåer som medför att nuvarande prefekter med lång erfarenhet inte kan söka tjänsterna.
Vi har inte utgått från varje institutions nuvarande utseende utan det framarbetade materialet speglar nya förutsättningar – det handlar ju om en omorganisation. Vi utgår ifrån
verksamhetens behov och inte från den befintliga strukturen. Det är andra arbetsgrupper som arbetar med personal och ekonomi, vårt förslag måste vidare diskuteras med deras resultat när dessa kommer fram. Kravspecifikationen grundar sig på något nytt och tid och
kompetensutveckling måste ordnas så att innehavaren kan förberedas för att kunna leva upp till dessa krav.
Varje ny prefekt har en uppgift att se över institutionernas interna organisation. Vårt arbete skall vara till hjälp, Kraven som kommer att ställas är dock att tydlig delegationsordning och ansvarsförhållanden. Frågan om den akademiska kompetensen har inte vållat någon
diskussion inom arbetsgruppen, bland prefekter, i fakultetsnämnden eller i
rekryteringsgruppen. När ledningsfunktionen förtydligas att gälla verksamheten (och en administrativ chef skapas för att frigöra arbetstid för ändamålet) och verksamheten utgörs av utbildning på vetenskaplig grund samt forskning/forskarutbildning, har arbetsgruppen sett som en självklarhet att ställa den vetenskapliga kompetensen som vi har ställt.
• Vad innebär ”företrädesvis” som står på flera ställen i dokumentet? Detta ger en öppenhet i tolkningen och det är viktigt med en ganska fast struktur.
Det ger en viss öppenhet. Det är viktigt att personen har en bred vetenskaplig förankring samt goda ledaregenskaper men i vissa fall kan den formella kompetensen ställas mot gedigna forsknings och utbildningsresultat samt mycket god ledningsförmåga.
Ansvarsfrågan är dock tydlig. Man kan välja att ha färre viceprefekter men man måste vara medveten om att allt som inte delegeras ansvarar prefekten för!
Prefekten motsvarar mer en ”dekanus roll”, dvs inte se till enskilda ämnets bästa utan till institutionens bästa.
Detta är en helt ny situation och alla kommer att behöva kompetensutveckling. Även om man har erfarenhet av ledning och gått många kurser för prefekter så handlar det om en helt ny situation. Det är därför viktigt att kompetensutveckling anordnas under hösten särskilt för dessa nya prefektuppdrag inom vår fakultet.
• Det är viktigt att ställa motkrav såsom t ex att det finns resurser till förfogande för kompetensutveckling eller fortbildning så att prefekten så småningom kan
uppfylla/motsvara de ställda kraven. Även viceprefekter och administrativa chefer kommer att behöva fortbildning. Dessa resurser bör finnas redan under hösten.
• Det finns redan idag institutioner som ser ut som en ”minifakultet”.
4.2 Fakultetsgemensamma NYA stödfunktioner
Bilden nedan beskriver de nya gemensamma stödfunktioner som skall finnas inom den nya organisationen.
Fakultetsgemensamma NYA stödfunktioner
Internationaliseringsstöd
(under ledning av fakultetens internationaliseringsansvarig) utbytesavtal, mottagande av inkommande studenter, information till utresande studenter, gästforskarservice
Gemensam studentmottagning
ladok-utdrag, kompendieförsälning, allmän information
Studie- och karriärvägledare
Studievägledare dock även på inst.nivå
Uppdragsutbildningssamordnare
Bild 1: Fakultetsgemensamma NYA stödenheter
Uppdragsutbildningssamordnare
För att finna andra och nya finansiärer än nuvarande utbildningsuppdrag – för att
professionalisera uppdraget är det viktigt att det centraliseras (för lite uppdrag på respektive institution, åtminstone till en början).
Gemensam studentmottagning
En gemensam studentmottagning ger oss möjlighet till en betydlig ökad servicegrad för våra studenter. Den skulle kunna innebära långa öppettider osv.
Studie & karriärvägledare
Detta beskriver en ”både-och-lösning” (enligt Bologna). Dvs det skall finnas studievägledare både centralt och även per institution för kunskapen inom respektive ämne. Viktigt att professionalisera rollerna.
• Detta är positivt, en viktig förbättring
• Bra med centralisering, men detta kräver mycket mer planering och förändring i ämnena. Det saknas idag stöd för förändring. Även här måste ställas motkrav så att förutsättningar finns att genomföra denna förändring och åstadkomma ökad
professionalisering. Det kräver att man tar ett större grepp för att detta skall fungera dvs stort engagemang från universitet.
• Det är även viktigt få med den sociala funktionen, denna kan inte göras utifrån central nivå. Det behövs fler timmar för samverkan och handledning och en större tyngd åt rollen.
• Studievägledarna måste samarbeta på alla nivåer. Det måste finnas tyngd i denna roll.
• Redan idag arbetar vissa studievägledare på liknande sätt. Det finns väldigt olika lösningar på respektive institution. Finns tidigare negativa erfarenheter av centrala studievägledare, som givit felaktiga råd och information till studenterna.
• Även samordning mellan olika fakulteter är viktigt.
• Idag finns inte tillräcklig med resurser för studievägledning på de olika institutionerna.
• Studievägledarna måste tänka mer övergripande. Idag blir de lätt företrädare för ett ämne och ”marknadsför detta” . Man måste tänka mer professionellt för studenternas bästa.
• Detta medför minskad sårbarhet då det inte bara är en person som är mottagare när det blir problem utan fler tar en mer aktiv roll. När studenterna behöver stöd finns detta att tillgå och inte som idag, några få timmar då och då.
• Detta förslag ger en viktig samordning och att kompensera upp den nivå som saknas idag, dvs fakultetsnivån (det finns studievägledare på GU central och på institutionen)
Ansvar för fortbildning – samordningsfunktion med andra fakulteter.
• Det bör finnas en fakultetsgemensam kuratorfunktion. Det fungerar inte bra i dagens små enheter då det förekommer att studievägledaruppdraget är ett sätt att fylla ut sin tjänst som lärare.
• Det bör ses över vad som redan finns inom studentkåren, studenthälsan m.m. vad gäller vissa funktioner och roller så att det inte blir dubbla funktioner. Viktigt att det i framtiden blir en större tydlighet i de olika funktionerna. Studievägledarna kan informera om var man kan få eventuell hjälp eller ytterligare information.
viceprefekt för utbildning på forskarnivå
viceprefekt för forskning viceprefekt
för utbildning på grund- och avancerad nivå
studierektorer/studiekoordinatorer/
kursansvariga
institutionsstyrelse prefekt (ordf.) och stf prefekt utses av dekanus
Övriga efter valprocedur med valberedning (5 [alt. 6] lärare/forskare, 2 adm, 2 [alt. 3] studenter)
prefekt
ledningsgrupp Prefekt, stf. prefekt, Viceprefekt, administrativ chef beredningsorgan
för utbildningsfrågor (grund och avancerad nivå)
administrativ stab administrativ chef administratörer (varav 1 stf. adm.chef)
[med ansvar som informationr/webb, diarieföring/registratur/arkivering
studievägledning studentexpedition beredningsorgan
för forskarutbildning och forskning
lärarkollegier handledarkollegier forskarkollegier
Bild 2
Att tänka nytt i framtida utbildningar
Syftet är att prefekt och viceprefekt skall fungera som ledningsstöd för verksamheten i framtiden.
• Kan vi ändra terminologin t ex uttryck som Administrativ stab? (Arbetsgruppen som administrativ chef leder)
• Hur mycket av detta behöver vi ha i framtiden per institution? Det är väldigt olika storlek på institutioner även i den nya organisationen. Detta ser ut att kräva betydligt mer arbete, fler procent per person än idag? Blir inte detta en enorm administrativ kostnad.
• Skall det stå ”skall”, borde det inte stå ”bör” i direktiven?
Utgångspunkten är en miniminivå med en prefekt och en stf prefekt men vår rekommendation är minst en ledning med tre individer (en prefekt och två viceprefekter) eftersom en prefekt
& en vice prefekt kan bli sårbart. Fler vice prefekter med olika områdesansvar ger ökad professionalisering. Det viktiga är att veta vem som är ansvarig för olika områden.
• Idag gör prefekten allt, att dela upp ansvaret på de olika områdena underlättar prefektens arbetssituation och ger ökad professionalisering eftersom prefekten inte måste vara expert på allt.
• Viktigt att poängtera att rollerna i modellen skall ses som funktioner, inte personer.
• Antalet i lärarkollegiet borde inte vara preciserat i dokumentet. Det finns ingen anledning att sätta antal.
• Handledarkollegium hela eller delar beroende av vad som behövs? Bör lämnas till respektive institution.
Kollegium, om det skall vara ett kollegium, skall vara ett visst antal. Annars är det inget kollegium. Men det ligger på respektive institution att avgöra hur dessa skall arbeta.
• Fakultetsnivå LÄRN saknas?
Ligger utanför uppdraget. Den skall ligga kvar enligt nuvarande lösning.
• Vad är syftet med viceprefekterna – att luckra ämnesstrukturen?
Syftet är att det skall leda till professionalisering och effektivisering av institutionsledningen och att öka samarbeten mellan ämnena.
• Varför ser det ut enligt förslag? Dvs prefekt & viceprefekt och därunder
studierektorer? Varför inte ha prefekt och därunder studierektorer med respektive ansvar?
Det hänger samman med delegationen (ansvar i rollen) för viceprefekten och studierektor.
Har man personalansvar så ligger detta vanligtvis inom prefekten uppdrag. När
institutionerna nu blir större är det inte möjligt att en enda individ har t. ex. all personal och ekonomiansvar.
• Det står inte i högskoleförordningen och högskolelagen att det skall finnas viceprefekter. En studierektor kan genomföra medarbetarsamtal.
• Uppdraget fattas som ”barockt till strukturen” gentemot andra fakulteters mer
”slimmade” organisationer (Umeå), vilket inte innebär att Umeås lösning är att
föredra. Däremot ger det föreliggandeförslaget intryck av en svällande administration, inte krympande. Det är viktigt att varje funktion får ett tydligt innehåll och
ansvarsområde.
• Det är viktigt att ämnena syns utåt, inte bara försvinner under en institution.
Det är viktigt att enkelt kunna hitta de olika ämnena under de nya institutionerna. Detta är dock ett problem även idag där fakultetens hemsida inte är tydlig för de som vill vända sig snabbt till ett visst ämne.
Det är viktigt att de olika ansvarsområden som beskrivs sköts kontinuerligt och att samma principer och policy gäller för ämnena inom institutionen (och inom fakulteten – det är viktigt med samråd mellan de olika (vice)prefekterna. Detta arbetssätt torde leda till ökad
professionalisering.
• Institutionen (religion m fl) är och kommer att vara för liten även i framtiden för den typ av organisation som beskrivs i förslaget
• Både viceprefekt och studierektor sitter på uppdrag inte anställningar (som prefekt/studierektor)
• Uppdelningen i ansvarsområden följer principen att delegera och förtydliga ansvar för respektive funktion.
• Är inte denna organisationsbeskrivning en ram som många lösningar passar in i?
Ja, detta skall ses som en ram som anpassas till förutsättningar och behov vid respektive institution under förutsättning att ansvaret är tydligt.
• Arbetsgruppen rekommenderas på sikt att vice prefekterna bildar ett råd inom fakulteten. Går inte detta emot de olika arbetsgrupperna som finns idag på fakultetsnivå? Risk att det blir en ”maktkamp”
Tanken är att de skall komplettera varandra. Råden skall vara rådgivande och komma med förslag till fakultetens arbetsgrupper som är förankrade i verksamheten (lärarkollegier, etc.)
• När det gäller ledningsgruppen - varför går inte ”pilen” till institutionsledning? Utan att det bara finns en pil till prefekten?
Ledningsgruppen skall lösa mycket på den operativa, praktiska, vardagliga nivån. Det skall vara ett stöd för institutionsstyrelsen eftersom man här skall se till att IS får bra underlag för beslut. I första hand handlar det dock om operativa beslut medan långsiktiga, strategiska beslut skall tas i IS.
• Det bör vara studentrepresentant i ledningsgruppen – bereder och beslutar då skall studentrepresentant finnas med. (enligt högskoleförordningen)
• Kan vara ett bra sätt att få in studentrepresentation i institutionerna
Tanken är att det kommer att bli mer av operativ struktur i ledningsgruppen.
Syftet är att förbereda, ta fram underlag, mer än bereda (det skall ju finnas beredningsorgan för ändamålet enligt strukturen). Tanken är inte att det bör finnas en studentrepresentant.
Men frågan tas med vidare till ledningsrådet.
• Men det är svårt att rekrytera studenter till beredande organ redan idag.
• Vi har svårt att få kontinuitet i studentrepresentationen, detta har inte fungerat. Det är alltid lättare att få fram studentrepresentation från de som går på olika program, än
från enstaka kurser. I så fall måste krav ställas på delaktigheten hos studenterna.
• Ansvaret för vad det innebär att vara studentrepresentant borde specificeras.
• Det finns mycket att vinna i de nya institutionerna – att få ett större engagemang bland studenterna – därför bör de finnas med i beredande organ i t ex ledningsgruppen, men även på flera nivåer. Dvs det skall finnas plats för studentrepresentation.
• Med studentrepresentation i ledningsgruppen får vi bort den toppstyrning som det ser ut att kunna bli enligt förslaget.
• Denna nya organisation gör att de kan komma ytterligare t ex doktorander från andra ämnen etc.
• De olika arbetsgrupperna inom fakulteten måste få andra, nya uppgifter i och med detta förslag. Man flyttar ansvar och uppgifter mm.
• ”Råd” är bra – Det är viktigt att poängtera forskningen mellan de olika institutionerna på ett mycket tydligt sätt.
Vi föreslår nu att vissa funktioner läggs på fakultetsnivå. Samtidigt blir institutionerna större och starkare. De bör även märkas i en omstrukturering av fakultetsnämnd/dekaner/
fakultetskansli. Våra direktiv var att se över den interna organisationen på institutionsnivå.
Den kartläggning av administration som görs täcker dock även fakultetsnivån och serviceenheten. Denna kartläggning måste utgöra en viktig grund för att lednings och
administrativa funktioner fungerar optimalt på hela fakulteten. Vi har ekonomiska bekymmer och syftet med omorganisationen är att effektivisera. Detta måste givetvis även gälla på fakultetsnivå. Fakultetsnämnden mandat går ut ett år efter att omorganisationen har trätt i kraft. Det är viktigt att man vid tillfället ser över relationerna och ansvarsområdena för fakultet respektive institution.
• Kommentar till dokumentet - Rollbeskrivning Institutionsledningen
”Annan läroanstalt” borde bytas ut till lärosäte (sidan 6)
• Huvudhandledare (sidan 5)
”Kan delegeras ned till huvudhandledare” – vad menas med huvudhandledare?
Det kan ju finnas flera per institutionen. Formulering känns otydlig. Känns som om det kan bli en fragmenterad verksamhet
Med detta menas att det kan delegeras till den enskilda doktorandens huvudhandledare.
Formuleringen ändras.
• Är det inte viktigt att en har ansvaret för doktorandseminarier mm.
Formuleringen ändras.
Tack för alla synpunkter!
