11.4. Ägardirektiv för AB Sollentunahem 2014

(1)

C:\Program Files (x86)\neevia.com\docConverterPro\temp\NVDC\5B68AC45-E921-49BB-86FF- B05D00B56D42\613978_2_0.DOCX

Sida 1 av 10

Ägardirektiv för

AB Sollentunahem

Antagna av Sollentuna kommunfullmäktige 2003-02-17, § 15 Reviderade av kommunfullmäktige 2004-03-29, § 42

Fastställda av bolagsstämman 2004-05-06

Reviderade av kommunfullmäktige 2005-05-02, § 69 Fastställda av bolagsstämman 2005-06-16

Reviderade av kommunfullmäktige 2008-12-17, § 121 Fastställda av bolagsstämman 2009-04-29.

Reviderade av kommunfullmäktige 2011-09-21, § 107 Fastställda av bolagsstämman 2011-10-10.

Reviderade av fullmäktige 2012-12-12, § 134 Fastställda av bolagsstämman 2012-xx-xx

Reviderade av fullmäktige 2013-11-13, § 157, dnr 2013/0631 KS.000 Reviderade av fullmäktige 2014-xx-xx, § xx

Fastställda av bolagsstämman 201x-xx-xx

(2)

Sida 2 av 10

1 Definitioner

I dessa ägardirektiv och i kommunstyrelsens reglemente och övriga

dokument som utfärdas rörande bolagen har nedanstående begrepp följande definitioner:

Kommun – Fullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder.

Kommunkoncern – Kommunen och de bolag i vilka kommunen utövar bestämmande inflytande d v s direkt eller indirekt har rösträtt för mer än 50 procent av de till aktierna förenade rösterna.

Ägardirektiv – Av behörigt kommunalt organ utfärdat bindande direktiv rörande verksamheten i bolag. Med behörigt kommunalt organ avses i dessa ägardirektiv kommunfullmäktige.

Vinstutdelning – Den del av avkastningen som enligt bolagsstyrelsen ställs till årsstämmans förfogande för utdelning till ägaren.

2 Kommunen och dess bolag

De kommunala bolagen har tillkommit för att tillgodose kommunala behov och utgör därför delar av den kommunala organisationen.

3 Kommunfullmäktige och bolagen

Kommunfullmäktige har det yttersta ägaransvaret för kommunens bolag.

Enligt bestämmelserna i 3 kap. 16-18 §§ kommunallagen har fullmäktige särskilda skyldigheter avseende bolagen.

Kommunens hela styrningsfunktion över bolagen utgår från kommunfullmäktige. Denna styrning sker antingen genom direkta ägardirektiv från fullmäktige eller genom ägardirektiv från

kommunstyrelsen som erhållit denna direktivrätt från fullmäktige genom delegation.

Som framgår av det följande utövas viss ägarstyrning även av kommunstyrelsen. Kommunfullmäktiges ägardirektiv har dock alltid tolkningsföreträde före de övriga.

4 Kommunstyrelsen och bolagen

Kommunstyrelsen ska enligt 6 kap. 1 § kommunallagen utöva fortlöpande uppsikt över den kommunala verksamhet som bedrivs i hel- och delägda bolag. Kommunstyrelsen har därför rätt till den information från bolagen som kommunstyrelsen anser erforderlig för att kunna fullgöra sitt åliggande.

Utöver uppsiktsplikten utövar kommunstyrelsen den styrning över bolagen som överförts från fullmäktige genom delegation. Detta är i förekommande fall reglerat i kommunstyrelsens reglemente.

(3)

Sida 3 av 10

5 Bolagets ändamål

Ändamålet med bolagets verksamhet är att tillhandahålla bostäder i Sollentuna kommun.

Vidare ska bolaget producera och förvalta de kommersiella lokaler och ytor som utgör goda och nödvändiga komplement till bostadsområdena samt övriga lokaler som är förknippade med kommunens verksamheter.

Bolaget ska, under de förutsättningar som kommunfullmäktige anger, äga vindkraftverk och nyttja där producerad energi.

För Sollentuna kommun är det väsentligt att kunna erbjuda kommunens in- vånare och företagare en god och väl utvecklad kommunal service. Bolaget ska på kommunens initiativ samverka med kommunen för att bidra till detta.

Sollentunahem har en särskild uppgift som kommunens största hyresvärd att verka för att de boendemiljöer och den boendeservice som erbjuds är

modern, miljövänlig och håller sig i framkant i jämförelse med övrigt bostads- och förvaltningsutbud i Stor-Stockholmsområdet.

Bolaget ska efter förhandling med kommunens berörda nämnder

tillhandahålla det antal lägenheter som fullmäktige därefter bestämmer. Med lägenheter avses sådana bostäder som kommunen på grund av lagstiftning eller andra sociala skäl ska erbjuda.

Kommunens och bolagets relationer med varandra ska i övrigt präglas av affärsmässighet.

6 Bolagets verksamhet och ledning

Bolaget ska bedriva sin verksamhet på affärsmässig grund och med endast de inskränkningar i företagandets villkor i allmänhet som betingas av de kommunalrättsliga principerna för kommunal verksamhet i företagsform.

Styrelsen i bolaget ska ha som främsta uppgift att tillgodose bolagets in- tressen sådana de kommer till uttryck i aktiebolagslagen och andra lagar som styr den typ av företag som bolaget tillhör.

Bolagets styrelse ska följa ägardirektiven om inte föreskrifterna strider mot lag eller annan författning.

7 Fullmäktiges yttranderätt

Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Sollentuna kommun möjlighet att ta ställning innan beslut i verksamheten fattas som är av principiell

betydelse eller annars av större vikt och som inte avser den löpande driften.

Till denna beslutskategori hör bl.a:

Planer som gäller ändrad inriktning av bolagets verksamhet Förvärv av företag, bildande eller avveckling av dotterbolag

(4)

Sida 4 av 10

Förvärv eller försäljning av fastigheter samt andra investeringar av betydande omfattning

8 Kommunstyrelsens insyn och styrning

Bolaget ska lämna kommunstyrelsen fortlöpande information om bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling.

Ägardialog mellan bolaget och kommunen ska föras enligt följande:

Fortlöpande dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott Årlig rapport till kommunstyrelsen i samband med årsstämma Årlig rapport till kommunfullmäktigen under tredje kvartalet

1 Principer för styrning

1.1 Kommunen och dess bolag

De kommunala bolagen har tillkommit för att tillgodose kommunala behov och utgör därmed delar av den kommunala organisationen.

Bolagsformen gör att kommunens styrning av verksamheterna skiljer sig från styrformerna för de verksamheter som bedrivs i förvaltningsform.

Det är viktigt att de verksamheter som bedrivs i bolagsform styrs och bedrivs så att de bidrar till att uppfylla de politiska målen.

1.2 Kommunallagens krav

Kommunallagen anger att kommunen som ägare till ett bolag ska - fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten

- se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges i

bolagsordningen

- utse samtliga styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor - se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning

innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas

Av kommunallagen framgår även att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i bolagsform. Styrelsen ska i årliga beslut för varje bolag pröva om bolagets verksamhet under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

(5)

Sida 5 av 10

1.3 Offentlighets- och sekretesslagens krav

1.3.1 Offentlighet och sekretess

Av offentlighets- och sekretesslagen följer att ett kommunalt bolag omfattas av samma regler om handlingars offentlighet och sekretess som en

kommunal myndighet.

1.3.2 Meddelarfrihet

Av offentlighets- och sekretesslagen följer att anställda i ett kommunalt bolag omfattas av samma regler om rätten att meddela och offentliggöra uppgifter som de anställda i en kommunal myndighet. Denna rätt gäller dock inte för verkställande direktören, vice verkställande direktören, styrelsens ledamöter och suppleanter.

1.4 Kommunfullmäktiges roll

1.4.1 Kommunfullmäktiges ställningstagande

Av bolagsordningen framgår att kommunfullmäktige ska ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Bolagets styrelse ansvarar för att detta sker.

Till denna beslutskategori hör bl.a:

- Planer som gäller ändrad inriktning av bolagets verksamhet - Förvärv av eller försäljning av företag

- Bildande eller avveckling av dotterbolag

- Köp eller försäljning av fast egendom samt andra investeringar vilka är av sådan omfattning att de påverkar bolagets långsiktiga ekonomi eller medför risk för bolaget eller ägaren

1.4.2 Information

Kommunfullmäktige ska årligen informeras om bolagets verksamhet.

Därutöver kan kommunfullmäktiges ordförande kalla styrelsens ordförande till kommunfullmäktiges sammanträde för att besvara frågor om bolagets verksamhet.

1.5 Kommunstyrelsens roll

Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen fortlöpande information om bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling.

Kommunstyrelsen följer årligen upp

- om bolagets verksamhet under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna

Ägardialog mellan bolaget och kommunstyrelsen ska föras enligt följande:

(6)

Sida 6 av 10

- fortlöpande dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott - årlig rapport till kommunstyrelsen i samband med årsstämma Kommunstyrelsens insynsrätt gäller ej handlingar eller information hos bolaget som där omfattas av sekretess.

1.6 Bolagsstyrelsens roll

Bolagstyrelsens allmänna roll framgår av aktiebolagslagen. Genom valet att driva vissa verksamheter i bolagsform har också ställning tagits till att styrelsearbetet ska präglas av ansvaret för bolagets förvaltning och utveckling. Varje styrelseledamot har – juridiskt och formellt – ett

personligt ansvar för bolagets verksamhet på ett annat sätt än en ledamot i en politisk nämnd. Alla styrelseledamöter och suppleanter ska genom bolagets försorg få en grundläggande utbildning i styrelsearbete och styrelseansvar.

Kommunfullmäktige utser styrelsens ledamöter och suppleanter.

Styrelsesammansättningen noteras i protokoll från bolagsstämma.

Styrelsen ska årligen upprätta en arbetsordning för styrelsen samt utfärda en instruktion för den verkställande direktören.

9 De kommunala policydokumentens giltighet på bolaget

Bolaget omfattas av de av kommunfullmäktige antagna policydokument och motsvarande dokument i den omfattning fullmäktige beslutat.

10 Samordnad revision

Enligt 3 kap. 17 § kommunallagen ska fullmäktige utse minst en

lekmannarevisor i aktiebolag där kommunen direkt eller indirekt innehar samtliga aktier. Till lekmannarevisor ska utses någon av de revisorer som enligt 9 kap. 1 § kommunallagen valts för granskning av kommunstyrelsens och övriga nämnders verksamhet.

Enligt 9 kap. 9 § kommunallagen ska kommunens revisorer årligen granska all den verksamhet som bedrivs av nämnderna och bolagen.

Revisionen för de bolag som kommunen äger till mer än 50 % ska vara samordnad på så sätt att bolagen ska ha gemensam revisor, alternativt revisionsbolag. Upphandling av revisor/revisionsbolag ska göras i samråd med lekmannarevisorerna.

11 Riktlinjer för utdelning

Bolaget ska drivas så att bolagets resultat tillåter såväl konsolidering av bolaget som utdelning till ägaren.

Inom ramen för vad tillämplig lagstiftning tillåter ska bolagets inriktning vara att lämna utdelning till ägaren i enlighet med fullmäktiges beslut.

(7)

Sida 7 av 10

12 Centralkonto

Kommunkoncernens kassaflöden ska samlas i ett centralkontosystem så att koncernens ut- och ingående betalningsströmmar kan kvittas mot varandra.

Koncernens gemensamma centralkontosystem ska användas av kommunen och de kommunala bolagen.

Bolaget får ej utan kommunfullmäktiges medgivande ha några andra centralkonton.

13 De kommunala revisorernas insyn

De av kommunfullmäktige utsedda revisorerna i bolaget befrias från sin tystnadsplikt enligt aktiebolagslagen såvitt gäller upplysningar till kommunens egna revisorer.

14 Ombud vid årsstämma/bolagsstämma samt närvarorätt

Ombud vid årsstämma/bolagsstämma i bolaget utses av kommunstyrelsen och förses med erforderlig fullmakt.

15 Suppleanter i bolagsstyrelsen

Ordningen för inkallande av suppleanter i bolagets styrelse ska vara densamma som den vid varje tid gällande inkallelseordningen för kommunens nämnder.

Suppleant har rätt närvara vid styrelsens sammanträden.

16 Arvode och andra ersättningar

Kommunfullmäktige fastställer arvode och andra ersättningar som ska utgå till styrelseledamöter, lekmannarevisorer och suppleanterna för dessa.

17 Arkivreglemente

Det av kommunfullmäktige antagna och gällande arkivreglementet gäller för bolagets dokumenthantering.

18 Fastställande av ägardirektiv Dessa direktiv fastställs på stämma i bolaget.

2 Grundläggande ägardirektiv

2.1 Föremålet för bolagets verksamhet

I bolagsordningen anges föremålet för bolagets verksamhet.

2.2 Ändamålet med bolagets verksamhet

I bolagsordningen anges ändamålet med bolagets verksamhet.

(8)

Sida 8 av 10

2.3 Kommunens och bolagets policyer och övriga styrdokument

Sollentuna kommun har fastställt och fastställer fortlöpande övergripande direktiv och policyer samt ett antal andra styrdokument för den

primärkommunala verksamheten.

Samtliga i kommunen beslutade policyer som gäller generellt för

kommunens verksamheter ska fastställas av bolagets styrelse att gälla för bolaget. Kommunfullmäktige anger för respektive policy i vilket omfattning denna gäller för bolaget.

Bolaget ska följa övriga styrdokument i den omfattning som kommunfullmäktige beslutar.

2.4 Grunder för verksamheten

Bolagets verksamhet ska grundas på:

- Affärsmässighet

- Långsiktig ekonomisk planering och styrka

Verksamheten måste bedrivas med minst den lönsamhet som krävs för att klara investeringar och reinvesteringar.

2.5 Nyttan för kommunen

På samma sätt som att ett privat bolag ofta har att beakta koncernnyttan för den organisation man tillhör har AB Sollentunahem en särskild roll som kommunägt bolag.

Bolaget ska i sin verksamhet anlägga en helhetssyn och sträva efter att tillämpa ett agerande som är till nytta för kommunen och dess medlemmar.

Detta ska ske inom ramen för bolagets självständighet. Samordning av funktioner ska ske där fördelar kan uppnås för bolaget och kommunen som helhet men där konkurrensneutraliteten ska beaktas.

Utöver vad som anges i avsnitt 2.3 om policyer ska, i den omfattning som lagen om offentlig upphandling (LOU) medger, samordning med

kommunen ske inom följande områden:

- Brandskydd - Krishantering - Säkerhetsarbete

2.6 Samordning av budget, beslutsprocesser m.m.

Bolaget är en del i kommunens totala budget. Bolagets budgetprocess ska anpassas till kommunens budget- och verksamhetsplaneprocess.

Bolagets rapportering av verksamhet och ekonomi ska anpassas till kommunens uppföljningsprocesser.

(9)

Sida 9 av 10

Bolagets styrelsearbete ska planeras så att samordning kan ske med kommunens beslutsprocesser.

2.7 Samordnad revision

Enligt 3 kap. 17 § kommunallagen ska fullmäktige utse minst en

lekmannarevisor i aktiebolag där kommunen direkt eller indirekt innehar samtliga aktier. Till lekmannarevisor ska utses någon av de revisorer som enligt 9 kap. 1 § kommunallagen valts för granskning av kommunstyrelsens och övriga nämnders verksamhet.

Enligt 9 kap. 9 § kommunallagen ska kommunens revisorer årligen granska all den verksamhet som bedrivs av nämnderna och bolagen.

Revisionen av kommunens bolag ska vara samordnad på så sätt att bolagen ska ha gemensam revisor, alternativt revisionsbolag. Upphandling av revisor/revisionsbolag ska göras i samråd med samordnas av kommunens revisorer lekmannarevisorerna.

2.8 Riktlinjer för avkastning

Inom ramen för vad tillämplig lagstiftning tillåter kan fullmäktige fatta beslut om avkastningens storlek och på vilket sätt den ska komma kommunen till del.

2.9 Centralkonto

Kommunkoncernens kassaflöden ska samlas i ett centralkontosystem så att koncernens ut- och ingående betalningsflödesströmmar kan kvittas mot varandra.

Koncernens gemensamma centralkontosystem ska användas av kommunen, bolaget och av övriga kommunala bolag.

Bolaget får inte utan kommunfullmäktiges medgivande ha några andra centralkonton.

2.10 Delårsrapport, årsredovisning m.m.

Bolagets delårsrapport, årsredovisning, revisionsberättelser och kommunrevisorernas granskningsrapporter ska enligt den av kommunstyrelsen varje år fastställda tidsplanen tillställas kommunfullmäktige så snart de föreligger.

Bolaget ska tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag och den

information som erfordras för att kommunstyrelsen ska kunna upprätta den sammanställda redovisningen enligt lagen om kommunal redovisning.

2.11 Arvode och andra ersättningar

Kommunfullmäktige fastställer arvode och andra ersättningar som ska utgå till styrelseledamöter, lekmannarevisorer och suppleanterna för dessa.

(10)

Sida 10 av 10

Bolaget ska genom beslut i bolagsstämman följa kommunfullmäktiges beslut.

2.12 Arkivreglemente

Det av kommunfullmäktige antagna och gällande arkivreglementet gäller för bolagets dokumenthantering.

2.13 Taxa för utlämnande av allmänna handlingar

Bolaget ska tillämpa samma taxa för utlämnande av allmänna handlingar som antagits av kommunfullmäktige och som gäller för kommunens verksamheter. Bolaget ska genom beslut i bolagsstämma anta taxan.

2.14 Anställning av verkställande direktör

Före beslut om anställning samt beslut om lön och andra

anställningsförmåner av verkställande direktör, ska styrelsen samråda med kommundirektören i Sollentuna kommun. Samrådet ska ske genom en process som leds av kommundirektören.

2.15 Anställning av ungdomar i sommarjobb

Bolaget ska eftersträva att erbjuda ungdomar sommarjobb. Bolaget ska rapportera detta till kommunstyrelsen på sätt som kommunstyrelsen bestämmer.

2.16 Fastställande av ägardirektiv

Dessa direktiv fastställs på stämma i bolaget.