Delårsrapport Tertial 2 2017
Kultur- och fritidsnämnden
Innehållsförteckning
1 Ekonomisk uppföljning ... 3
1.1 Prognos KFN ... 3
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4
1.3 Uppföljning av årets förändringar ... 4
1.4 Investeringsprognos ... 5
2 Återsökning av statsbidrag ... 6
3 Åtaganden ... 7
3.1 Näringsliv och arbetsmarknad ... 7
3.2 Förebyggande insatser och omsorg ... 7
3.3 Miljö och samhällsutveckling ... 9
3.4 Kommunikation ... 10
4 Personal ... 11
5 Uppdrag ... 12
5.1 Löpande rapportering: Mötesplats för nyanlända och övriga kommuninvånare (hashtag meetsollentuna) ... 12
6 Viktiga förändringar ... 13
7 Nya data och resultat ... 14
8 Riskhantering - internkontroll ... 15
8.1 Administration ... 15
8.2 Ekonomi... 15
8.3 Generell ... 16
8.4 Personal ... 16
8.5 Idrott ... 16
1 Ekonomisk uppföljning
1.1 Prognos KFN
Prognosrapport KFN
Budget
2017 Periodutfall Prognos
aug Utfall % Budgetavvikelse Prognos maj
KULTUR- OCH FRITIDSNÄMND
Intäkter -26 156 -17 630 -26 812 67 656 -26 812
Kostnader 169 721 108 713 170 377 64 -656 169 727
Netto (tkr) 143 565 91 084 143 565 63 0 142 915
Resultat (tkr) per verksamhetsnivå
Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 645 243 645 38 0 645
Netto (tkr) 645 243 645 38 0 645
Kultur- och bibliotek
Intäkter -6 161 -4 833 -6 161 78 0 -6 161
Kostnader 49 256 32 844 49 256 67 0 49 256
Netto (tkr) 43 095 28 010 43 095 65 0 43 095
Idrotts- och fritidsanläggningar
Intäkter -15 450 -8 490 -15 450 55 0 -15 450
Kostnader 86 895 54 078 86 895 62 0 86 895
Netto (tkr) 71 445 45 589 71 445 64 0 71 445
Fritid
Intäkter -4 515 -3 623 -4 515 80 0 -4 515
Kostnader 25 665 16 695 25 665 65 0 25 015
Netto (tkr) 21 150 13 072 21 150 62 0 20 500
Stab KFK
Intäkter -30 -684 -686 2 279 656 -686
Budget
2017 Periodutfall Prognos
aug Utfall % Budgetavvikelse Prognos maj Prel. kostnader-
interna 0 24 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 0 24 0 0 0 0
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget
Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos
Kultur- och fritidskontoret har sökt och beviljats medel från Myndigheten för ungdoms- och
civilsamhällesfrågor (MUCF) vilket innebär en ökad omslutning om 0,65 miljoner kronor jämfört med budget och föregående prognos. I juni beslutade KS att KFN får en tilläggsbudget på 0,7 miljoner kronor på halvårsbasis för att utöka antalet tjänster inom området för fritidsfältare. För de övriga verksamheterna prognosticeras inga avvikelser jämfört med budget och det är heller ingen skillnad mot föregående månads prognos.
Utfallet jämfört med riktvärde och prognos
Kultur- och fritidsnämnden redovisar ett nettoutfall för perioden på 91,1 miljoner kronor. Detta innebär att 63 procent av årets tilldelade budgetram har förbrukats vilket ligger i linje med riktvärdet som är 67 procent för perioden.
Vissa verksamheter är säsongsbetonade varvid en jämförelse med en säsongsperiodiserad budget för perioden hade varit att föredra. Exempel på säsongsvariationer inom verksamheterna är energi- och personalkostnader men även intäkter för kulturskoleavgifter samt uthyrning av hallar.
Prognosbedömning
Kultur- och fritidsnämnden strävar efter att hålla budget och några avvikelser rapporteras inte ännu.
Kommentarer till prognos per rapporteringsområde
Stabens omslutning kommer att öka med ca 0,65 miljoner kronor då bidrag har sökts och beviljats från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF). Medlen ska gå till sommarlovsaktiviteter som ska vara kostnadsfria för barn och unga i åldrarna 6-15 år och ska ge barn och unga stimulans och personlig utveckling, stimulera både flickors och pojkars deltagande, främja integration och skapa nya kontaktytor mellan barn med olika sociala bakgrund. Kultur- och fritidskontoret genomförde ett sommarlovsprogram tillsammans med föreningslivet.
Inga avvikelser prognosticeras jämfört med budget för de övriga verksamhetsområdena.
Eventuell omdisponering av budget
Inga omdisponeringar av budget är aktuella.
Planerade åtgärder vid eventuella underskott
Inga underskott har prognosticerats i dagsläget.
1.3 Uppföljning av årets förändringar
De av nämnden föreslagna effektiviseringarna om ca 1,6 miljoner kronor har kunnat genomföras om än inte till fullo. Den största posten på 0,7 miljoner kronor avsåg en omfördelning av medel mellan KFK och BUK som en kompensation för uthyrning av skollokaler. Verksamheten gav inte önskad effekt så medel fördes tillbaka till BUK.
Avtalet med Filmregion Stockholm-Mälardalen sas upp 2016 men fortsatte löpa in under 2017 vilket ger en kostnad på ca 0,1 miljoner kronor. De övriga avtalen i effektiviseringslistan har sagts upp enligt plan.
Nämnden har erlagts en besparing på grund av effektivisering av inköpshanteringen då inköp ska ske via
upphandlade leverantörer. Kultur- och fritid har svårt att tillgodoräkna sig en besparing då förvaltningen är så pass liten så inköp inte kan ske i så stora mängder som krävs för att kunna uppnå en positiv effekt.
Däremot har och ska flera verksamheter inom nämnden upphandla nya städavtal i hopp om att få ner kostnaderna.
1.4 Investeringsprognos
Hela årets investeringslimit prognosticeras tas i anspråk.
Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse
1 700 1 700 0
2 Återsökning av statsbidrag
Medel t.o.m. augusti 2017 Medel - helårsprognos Myndighet
656 tkr 656 tkr Myndigheten för ungdoms- och
civilsamhällesfrågor
3 Åtaganden
Fokusområden:
3.1 Näringsliv och arbetsmarknad
Nämndens åtaganden
Kultur- och fritidskontoret ska vara en attraktiv arbetsgivare Kommentar
Kultur- och fritidskontoret arbetar aktivt med delaktighet och inflytande i förvaltningen som en del i arbetet att vara en attraktiv arbetsgivare. Under 2017 har arbetet i samverkansgruppen
Framtidsgruppen fortsatt och kommer att utvärderas under hösten 2017. I arbetet med att formulera en gemensam värdegrund för kultur- och fritidskontoret har alla förvaltningens enheter deltagit i work- shops samt diskuterat värdegrunden inom ramen för APT och samverkan.
Personalomsättning och sjukfrånvaro har minskat markant inom kultur- och fritidkontoret sedan föregående mätperiod och ligger under genomsnittet för Sollentuna kommun.
Ett antal kompetenssäkrande insatser och utbildningar har genomfört och ytterligare insatser planeras för förvaltningens chefer under hösten.
Ett större antal sommarjobbare har varit anställda inom kultur- och fritidskontorets verksamheter under sommaren.
Kommunövergripande mål:
Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet
Nämndens åtaganden
Bidra i arbetet med att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag Kommentar
Ett utvalt antal medarbetare som arbetar kontinuerligt med kommunens näringsliv deltar i relevanta delar av seminarieserien som anordnas av kommunledningskontoret.
Fokusområden:
3.2 Förebyggande insatser och omsorg
Nämndens åtaganden
Erbjuda kultur- och fritidsaktiviteter av hög kvalitet till kommunens invånare och andra besökare
Nämndens åtaganden Kommentar
Kultur- och fritidskontorets verksamheter har genomfört satsningar riktade mot nämndens särskilt prioriterade målgrupper; personer med funktionsnedsättning, personer som är nya i Sollentuna samt unga som upplever ett utanförskap, för att kunna erbjuda så många av kommunens invånare som möjligt en möjlighet till en aktiv fritid. Exempelvis frotsätter samverkan mellan LSS-verksamheten Teater Satelliten och Arena Satellitens ungdomar i form av det gemensamma musikalprojektet "De lille
prinsen". Den nya strukturen Klartext på biblioteket som skapats för att underlätta för besökarna att hitta de medier de söker kommer vara implementerat fullt ut i alla bibliotekets filialer under 2017.
Ungdomsverksamheten Arena Satelliten och fritidsgården Northside har fortsatt sitt arbete med att erbjuda en verksamhet som även lockar tjejer till verksamheten. De preliminära resultaten under första kvartalet 2017 visar att andelen tjejer i verksamheterna har ökat sedan föregående år.
Inom kulturområdet har ett antal satsningar gjorts för att tillgängliggöra verksamheten med hjälp av digitala verktyg. Exempelvis visade Galleri Aniara en mycket uppskattad utställning, Fabler, under våren 2017 där deltagarna med hjälp av en app kunde ta del av berättelser kopplade till konstverken på både svenska och arabiska. Utställningen nådde en bredare målgrupp än många andra mer traditionella utställningar och särskilt skolor uppskattade det ovanliga formatet.
Tyvärr kommer den digala bokklubben för ungdomar som planerades på biblioteket inte kunna genomföras. Istället planerar biblioteket andra aktiviteter för att möta nya målgrupper, ett exempel var testet av ett pop-up bibliotek vid Rösjöbadet som en del av nämndens sommaraktiviteter. Även planerna att delta i GetOnLineWeek och e-medborgarveckan har strukits ur bibliotekets program på grund av brist på resurser kopplade till mer övergripande IT-frågor. Istället satsar biblioteket på en mer begränsad insats för att möta personer som behöver hjälp med att bli aktiva på den digiala arenan genom att erbjuda "Digital första hjälpen" på Arena Edsberg under hösten 2017.
Kulturskolan fortsätter arbetet med att utveckla och kvalitetssäkra verksamheten i de nya lokalerna som nu är färdigställda. Kulturskolans lärare har under våren och planerar att under höstterminen fortsätta att besöka grundskolor för att informera om kulturskolans verksamhet och locka nya barn att intressera sig för kulturskolans kurser.
Under sommaren genomfördes Summer Camp för barn som är hemma i kommunen under sommaren.
Efterfrågan är hög på platser till Summer camp och även i år kompletterades Summer camp med ett omfattande sommarlovsprogram. Sommarlovsprogrammet för barn mellan 6 - 15 år möjliggörs genom bidrag från MUCF och genomfördes i år för andra året i rad. Programmet hade i år utökats och de synpunkter som inkommit till kultur- och fritidskontoret från deltagare, besökare, föreningar och vårdnadshavare har nästan uteslutande varit mycket positiva. Nytt för i år var att aktiviteterna var mer spridda i kommunens olika delar och aktivitetera var av mycket varierande slag, allt från skatekurser i skateparken till SUP-träning med kanotklubben i Norrvikensjön till konstskola på Överby gård och gratis barnteater i Edsbergsparken för att nämna några exempel.
Kommunövergripande mål:
Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv
Nämndens åtaganden
Stärka samordningen mellan förvaltningarna i det förebyggande arbetet gällande barn och unga med funktionsnedsättning
Kommentar
Detta är ett gemensamt åtagande mellan kultur- och fritidsnämnden och vård- och omsorgsnämnden.
Kontinuerlig samverkan mellan vård- och omsorgskontoret och kultur- och fritidskontoret har implementerats. En samordnare för målgruppen finns nu centralt på kultur- och fritidskontoret för att säkerställa en kontinuitet i kultur- och fritidskontorets samverkan med interna och externa aktörer för att stötta och stimulera till en aktiv fritid för personer med funktionsnedsättning.
Samverkan med föreningar som arbetar med barn och unga med funktionsnedsättning pågår
exempelvis inom ramen för ungdomsverksamheten. Ett flertal kontakter med idrottsföreningar som vill erbjuda aktiviteter för målgruppen har tagits. Den samordnare för funktionsnedsättingsområdet som fått ett utökat ansvar för dessa frågor har i och med denna nya tjänst möjlighet att stötta både föreningar och kommunal verksamhet som möter målgruppen.
Dessutom har kultur- och fritidsnämndens regler för bidrag till föreningar som erbjuder verksamhet för målgruppen reviderats i syfte att bli mer lättillgängliga.
Fokusområden:
3.3 Miljö och samhällsutveckling
Nämndens åtaganden
Stödja ett rikt föreningsliv och ett aktivt civilsamhälle Kommentar
Arbetet med strategiska program för kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden fortsätter under hösten 2017. Framtagandet av en politisk vision som kopplar ihop nämndens verksamhetsområde med kommunens nya övergripande vision skedde under våren 2017 som ett steg i detta arbete.
För att säkerställa att nämnden på ett ändamålsenligt sätt stödjer kommunens föreningsliv och civilsamhälle har arbetet med att modernisera och revidera nämndens föreningsbidrag fortsatt och innan 2017 är över förväntas både mindre och mer omfattande revideringar skett inom ramen för samtliga föreningsbidrag.
Projektet #meetSollentuna har fortsatt i bibliotekets lokaler. Även om den fortsatta formen för projektet är oklar då finansieringen upphör vid årsskiftet har delar av den samverkan mellan biblioteket och det civila samhället som etablerats redan nu införlivats som delar i bibliotekets ordinarie utbud, exempelvis har antalet språkcaféer kunnat utökas och kommer även spridas ut till fler av bibliotekets filialer.
Inom ramen för stöd och utveckling kopplat till kommunens idrottsliv har ett antal nya anläggningar färdigställts eller påbörjats under 2017, exempelvis är fotbollshallen i Norrviken redo för invigning inom kort, ett första spadtag har tagits för en ny fullstor sporthall i Edsberg och nya barnbackar för
backhoppning har färdigställts i Väsjön. Dock har det strategiska arbetet kopplat till lokalförsörjning och utveckling inte kunnat genomföras i den utsträckning som planerats på grund av resursbrist hos kommunens nya centrala lokalstrategiska enhet. Detta har påverkat både arbetet med lokalstategiska frågor kopplade till idrottsanläggningar och kulturlokaler. Under hösten finns dock ett ökat stöd från den lokalstrategiska enheten tillgängligt varför visst arbete på området ändå kommer att kunna genomföras under 2017.
Idrottslyftet (via Riksidrottsförbundet) har omformats under 2017 och kultur- och fritidskontoret har löpande kontakt med Stockholmsidrotten för att planera hur Sollentuna kommun fortsatt kan stötta ungdomar som vill testa på och börja utöva idrott och stimulera till ett livslångt idrottande. Projektet med att marknadsföra FAR har inte genomförts som planerat under 2017 utan fokus har istället lagts på exempelvis Idrottslyftet och Summer camp. En anledning har varit att personalomsättningen inom idrottsorganisationen på tjänstemannasidan varit hög under 2016 och 2017 vilket gjort att vissa projekt behövt nedprioriteras. Åtgärder har vidtagits för att förbättra personalomsättningen och fler projekt förväntas kunna återupptas igen under 2018.
Kommunövergripande mål:
Arbeta för en god bebyggd miljö
Nämndens åtaganden
Öka miljökompetens i kommunens verksamheter Kommentar
Idrott Sollentuna arbetar fortsatt vidare med miljöarbete på Sollentunavallen. Ett antal åtgärder har vidtagits efter den inspektion som genomfördes av miljöenheten på kultur- och fritidskontorets begäran.
Rösjöbadet levde även under säsongen 2017 upp till EU-standarden Blå flagg.
En inventering av behovet av utbildningsinsatser inom miljöområdet bland kultur- och fritidskontorets personal kommer att ske under hösten 2017 enligt plan.
Kommunövergripande mål:
Minska utsläppen av växthusgaser
Nämndens åtaganden
Minska de fossila utsläppen från kommunens egna entreprenadmaskiner
Nämndens åtaganden Kommentar
För att möta målet att minska utsläppen från kommunens egna entreprenadmaskinen pågår en dialog mellan kultur- och fritidskontoret, kommunens miljöstrateg och SEOM som äger de fordon som kultur- och fritidskontoret hyr. Kontoret inväntar respons från SEOM samt den upphandlade leverantören av fordonsbränsle om det finns möjlighet att få HVO-bränsle som kan godkännas av SEOM för test i fordonen levererat.
Åtgärder har vidtagits för att säkerställa uppfyllnad av miljökraven för fordonstvätt samt kemikatieförvaring för entreprenadmaskiner på Sollentunavallen.
Fokusområden:
3.4 Kommunikation
Kommunövergripande mål:
Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling
Nämndens åtaganden
Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen.
Kommentar
Inom kultur- och fritidsnämndens verksamheter är det främst biblioteket och kulturskolan som satsar på att utveckla de digitala tjänsterna till kommunens medborgare under 2017. Inom ramen för detta arbete har biblioteket fortsatt att utveckla information och service via websidan. Dessutom har en möjlighet till omedelbar digital feedback i form av en "Happy-or-not"-terminal med smile-gubbar installerats i bibliotekets lokaler.
Kulturskolan har implementerat ett nytt elevhanterings- och betalningssystem som lanserades inför höstterminen 2017 i full skala. Systemet möjliggör både digital tillgänglighet och service till elever och vårdnadshavare samt en enkel uppföljning av verksamheten för verksamhetsasvariga.
4 Personal
Nyckeltal Utfall T2 2016 Utfall T2 2017
Personalomsättning (%) 11,24 % 3,26 %
Kommentar
Den externa personalomsättningen har minskat markant jämfört med samma period föregående år. Då kultur- och fritidskontoret är en relativt liten organisatorisk enhet har varje enskild personalförändring stor påverkan på statistiken och gör att denna kan variera kraftigt mellan olika perioder utan att det nödvändigtvis betytt att personalomsättningen eller sjukfrånvaron upplevts som onormal inom organisationen. Inom de delar av organisationen där personalomsättningen har noterats vara särskilt hög under 2016 har åtgärder vidtagits som tycks ha gett resultat i form av en mer hanterbar
arbetssituation för berörd personalgrupp.
Sjukfrånvaro i % 4,75 % 2,39 %
Kommentar
Sjukfrånvaron inom kultur- och fritidskontoret är lägre än för föregåede period samt ligger markant under referensvärdet för kommunen som helhet.
5 Uppdrag
Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.
Uppdrag
Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare
Status Kommentar
Budgetuppdrag om det framtida Edsvik
KF 2016- 12-01 (Årsskiftet -
17)
Utredning antagen i KFN och lämnad till KLK för beredning till KS. KFN 2016-10-12,
§ 91
I samband med den förstärkta
månadsrapporten i april meddelades att slutrapportering beräknas ske i samband med årsskiftet 2017/2018. Därmed är den delen i uppdraget avslutad.
Denna planering förväntas hålla då förhandlingar kring hyresavtal och
finansiering är i slutskedet. Strukturer kring ansvar, gränsdragningar och ekonomi avseende drift och förvaltning har arbetats fram av KFK tillsammans med TFK. En medborgardialog kring Edsvik är planerad till hösten 2017 och utifrån detta kommer en slutgiltig plan eller programförklaring för Edsvik att formuleras och vara tillgänglig för beslut vid årsskiftet 2017/2018.
Uppdrag till kultur- och fritidsnämnden samt kommunledningskontoret att löpande i tertialsrapporterna rapportera det fortsatta arbetet med mötesplats för nyanlända och övriga kommuninvånare (MeetSollentuna).
Löpande i samband
med tertialsrapp
orterna.
Slutdatum flyttas fram vid varje årsskifte
Se rapportering nedan under egen rubrik.
5.1 Löpande rapportering: Mötesplats för nyanlända och övriga kommuninvånare (hashtag meetsollentuna)
Projektet fortlöper enligt plan, exempelvis har språkcaféer hållits i biblioteket under hela sommaren. Det är ett fortsatt högt deltagande i dessa aktiviteter, även i Individuell Människohjälps aktiviteter i
bibliotekets lokaler. Från 29/8 kommer det även att bedrivas språkcafé i Edsberg i Röda korsets regi inom ramen för projektet. Projektet har i nuläget inte beviljats medel för fortsättning under 2018 men vissa samarbeten som upparbetats under projektets gång bör kunna fortgå även om projektet avslutas i sin nuvarande form.
6 Viktiga förändringar
Under våren har det varit stökigt i Edsberg samt i och kring Arena Edsberg. Biblioteket har under våren fått stöd från ungdomsverksamheten med vuxennärvaro och situationen har varit lugn under sommaren.
Inför höstens start har man gjort en uppfräschning av lokalen samt gjort satsningar mot den yngre målgruppen, exempelvis genom att skapa studierum med plats för personer som vill sitta avskilt och studera. Viss verksamhet inom ramen för #meetsollentuna kommer också att flytta från huvudbiblioteket till Arena Edsberg.
Inom ramen för kultur- och fritidsnämndens ungdomsverksamhet har ett stort trygghetsarbete skett under det senaste året. Då detta arbete har varit framgångsrikt på flera områden, exempelvis genom projektet med mobila fritidsledare i Tureberg under våren 2017, har möjligheter till vidareutveckling av
verksamheten framkommit. Flera utvecklingsinsatser inleds under hösten tack vare detta, exempelvis en utveckling av konceptet med mobila fritidsledare inom ramen för den befintliga fritidsfältsverksamheten då personalresurser tillförts verksamheten samt en nystartad drop-in verksamhet i Arena Satelliten.
Enhetschef för Idrott Sollentuna slutar sin tjänst 4/9. Detta har åtgärdats genom att befintlig arbetsledare blir TF enhetschef under hösten då rekrytering pågår. En maskinansvarig medarbetare har tillsats för att säkerställa ekonomiska värden i maskinpark. Tidigare har två av tre medarbetare varit allmän
visstidsanställda, verksamheten har sett behov av att tillsvidareanställa dessa personer något som är gjort per 28/8.
7 Nya data och resultat
En brukarundersökning har genomförts bland de föreningar som använder den nya friidrottshallen. Många föreningar är mycket nöjda med service och funktionalitet i den nya hallen. Personalen som bemannar hallen uppfattas som lyhörd och tillgänglig. Det finns vissa områden där åtgärder kan behöva sättas in såsom justeringar i träningstider för olika grupper, information om hallen och tillgänglighet för föräldrar som ska hämta sina barn. Även materialutbudet och driftsrutinerna bör ses över.
8 Riskhantering - internkontroll
Nedan följer en lägesrapport kring internkontrollarbetet 2017. Färgsymbol avseende brister/avvikelser används endast för kontroller med färdiga resultat eller delresultat. En sammanfattande analys av hela internkontrollarbetet 2017 lämnas i nämndens Verksamhetsberättelse 2017.
8.1 Administration
Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016-09-05)
Större avvikelse
Hur?
Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.
När?
Löpande under 2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
Efter att ha kontrollerat om delegationsbeslut avseende att anställningar anmäls till nämnd, har stora brister upptäckts då denna rutin inte har varit känd. Information om anställningar har därför endast skickat inom förvaltningen och ej tagits upp till nämnd. Detta har nu åtgärdats och en rutin för att rapportera anställningar kommer att implementeras under hösten 2017 för att säkerställa att detta hanteras enligt regelverket.
Åtgärder Status Status
Ta fram en rutin för
rapportering av anställningar
Pågående (med avvikelse)
8.2 Ekonomi
Felaktiga momsavdrag på leasingbilar
Kontroller
Momsavdrag leasingbilar Inte kontrollerat Hur?
Stickprov på fakturor från leverantören av leasingbilar När?
Stickprov Kommentar
Denna kontroll har ännu inte skett men kommer genomföras under året.
Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende
flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller Hur?
Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.
När?
2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
En ansvarig tjänsteman finns på förvaltningen som har kunskap om processer kring att söka statliga bidrag. Verksamhetsansvariga har dessutom ansvar att bevaka sina respektive områden. Kontroll har inte vissat att förvaltningen missat ansöka om lämpliga bidrag.
8.3 Generell
Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Analys och diskussion inom respektive förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.
När?
Januari - augusti 2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kommentar
En inledande kartläggning av förtroendetjänsliga områden har genomförts inom ledningsgruppen. Vi har initialt identifierat följande områden som särskilt känsliga:
- Bidragsgivning och annat ekonomiskt stöd till föreningar - Lotteritillstånd (myndighetsutövning)
- Upphandling och inköp - Bisysslor
Arbetet med att kontrollera hur dessa områden följs upp i enskilda verksamheter pågår och arbetet med att formulera eventuella åtgärder pågår under hösten 2017.
8.4 Personal
Bristande delegering av arbetsmiljöansvar enligt arbetsmiljölagen
Kontroller
Arbetsmiljöansvar Inte kontrollerat
Hur?
Inventering av befintliga arbetsmiljödelegationer.
När?
En gång per år.
Kommentar
Arbetet med att delegera arbetsmiljöansvaret till rätt nivå pågår under hösten 2017.
8.5 Idrott
Ineffektivt nyttjande av hyrda idrottslokaler-/anläggningar
Kontroller
Kontroller
Nyttjandekontroll Mindre avvikelse
Hur?
Kontroll fysiskt och via FRI att hyrd lokal har nyttjats enligt bokning.
När?
En gång per termin.
Kommentar
Under vecka 17 har stickprov gjorts på sex hallar för att kontrollera om de stod tomma trots att de var bokade. Fem hallar stod tomma trots bokning och på mycket attraktiva träningstider, d v s
vardagskvällar runt 18-19-tiden. I höst kommer ytterligare en kontroll genomföras och efter det kommer utvärdering att ske och åtgärder föreslås då det är ont om tider och maximal nyttjande är målet.
