10.1. Verksamhetsplan (Kultur- och fritidsnamnden) - Final

(1)

Verksamhetsplan 2018

Kultur- och fritidsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 4

1.1 Nämndens uppdrag ... 4

1.2 Nämndens grunduppdrag och målgrupp ... 4

1.3 Nämndens vision och värdegrund ... 4

2 Omvärldsanalys ... 5

3 Nuläge ... 8

4 Ekonomi ... 11

4.1 Budget på nämndens verksamhetsnivåer ... 11

4.2 Nämndens resursfördelning per verksamhetsnivå ... 11

4.3 Hantering av förändringslista i Budget 2018 ... 12

4.4 Investeringsram ... 12

5 Styrdokument för särskild uppföljning ... 13

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 13

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 14

5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 14

6 Mål ... 16

6.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 16

6.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 19

6.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 20

7 Risker och åtgärder - internkontroll ... 22

7.1 Avtalshantering - uppföljning av ingångna avtal sker inte i tid och på rätt sätt ... 22

7.2 Risk att medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter ... 22

7.3 Risk att nyanställda inte får tillräcklig introduktion under sin första tid ... 22

7.4 Microplast från konstgräsplaner (granualt) förorenar dagvatten på grund av felaktig skötsel och underhåll ... 23

7.5 Inköp gjorda hos icke upphandlad leverantör eller inköp utanför ramavtal ... 23

7.6 Föreningsbidrag - Handläggningsprocessen följer ej regelverk ... 23

7.7 Felaktig användning av konto/moms/attest och anteckning vid kontering av fakturor ... 23

7.8 Måluppfyllelse generellt ... 24

7.9 Uppdrag från nämnd återrapporteras inte i tid ... 24

7.10 Risk att arkivering och gallring inte sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan ... 24

8 Systematiskt kvalitetsarbete ... 25

(3)

(4)

1 Inledning

1.1 Nämndens uppdrag

Beskrivning

Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för allmän kulturverksamhet, biblioteksverksamhet, kulturskola, idrottsverksamhet, fritidsverksamhet för ungdomar 16 - 20 år, turism,

lotteriverksamhet samt bidrag till ungdoms- och kulturföreningar samt till föreningar med verksamhet för personer med funktionsvariationer.

1.2 Nämndens grunduppdrag och målgrupp

Beskrivning

Kultur- och fritidsnämndens uppdrag i sig är inte lagstadgat, med undantag av

biblioteksverksamheten som regleras i Bibliotekslagen (2013:801) samt handläggning av lotteritillstånd enligt Lotterialagen (1994:1000). Verksamheterna ska bedrivas i enlighet med övriga lagar och regler som styr offentlig verksamhet samt arbetsmiljölagstiftning i Sverige.

Verksamheten ska bedrivas utifrån Kommunallagen (1991:900) och då i synnerhet

lokaliserings- och likställighetsprinciperna. Dessutom ska verksamheten bedrivas i enlighet med exempelvis Förvaltningslagen (1986:223), Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), Diskrimineringslagen (2008:567) och den kommande Dataskyddsförordningen (EU 2016/679), som träder ikraft under 2018, m.fl.

Verksamheten som bedrivs ska vara av allmänt intresse för kommunens invånare och sträva efter att behandla alla kommunens invånare lika i de fall det inte finns skäl för något annat.

Detta innebär att kultur- och fritidsnämndens generella målgrupp består av alla invånare i Sollentuna kommun. Kommunallagen innehåller även förbud mot att stödja enskilda företag samt förbud mot att ta ut högre avgifter än de som motsvarar kommunens egna kostnader förutom i de fall det görs i syfte att tillgodose ett allmänt samhälleligt intresse. Vad gäller olika former av föreningsstöd, ges möjligheten till kommunala bidrag, bistånd och stöd till bland annat ungdomsorganisationer i Lag (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Kommunen har i hög utsträckning mandat att styra över om sådana stöd och bidrag ges samt hur de i sådana fall utformas.

1.3 Nämndens vision och värdegrund

Beskrivning

Under 2017 har en vision för kultur- och fritidsnämnden samt en värdegrund för kultur- och fritidskontoret tagits fram.

Kultur- och fritidsnämndens vision lyder: I Sollentuna är det lätt att ha en aktiv fritid.

Denna vision är en konkretisering av Sollentuna kommuns övergripande vision om Sveriges mest attraktiva kommun utifrån nämndens verksamhetsområde. Inom kultur- och

fritidsnämndens verksamheter kultur, idrott och fritid för barn och unga innebär det att verksamheterna ska arbeta för att uppfylla invånarnas behov av fritid och rekreation. Kultur- och fritidsnämndens utbud ska vara tillgängligt, både vad gäller verksamhet och anläggningar.

De kommunala bidragen ska göra det enkelt för den som vill engagera sig eller delta i föreningslivet.

Kultur- och fritidskontoret har antagit en intern värdegrund som bygger på kommunens personalpolicy och de nya övergripande målen för Sollentuna kommun. Värdegrundens ledord är Meningsfull, Välkomnande och Modiga och uppmanar kultur- och fritidskontorets

medarbetare att: möjliggöra en meningsfull fritid för kommunens invånare; skapa välkomnande och öppna platser, anläggningar och verksamheter; samt ha modet att utveckla verksamheterna utifrån verksamhetens och kommunens gemensamma bästa, lyssna på besökarna och välkomna innovation.

(5)

2 Omvärldsanalys

Sollentuna kommun har de senaste åren haft en markant befolkningsökning, som förväntas fortsätta under de närmaste åren. Ett levande civilsamhälle, tillgängliga anläggningar och ett rikt kulturliv är alla viktiga komponenter när en person eller en familj väljer att flytta till ett nytt område eller en ny kommun. Det ställer krav på en effektiv politisk styrning och en

professionell, innovativ förvaltning och utveckling av kommunens kultur-, fritids- och idrottsutbud. Med en ökad inflyttning kommer ett ökat slitage på befintliga anläggningar, ett ökat behov av kommunal service samt ökade förväntningar och krav från invånarna vad gäller tillgänglighet. I tillägg till befolkningsökningen kommer kommunens ekonomi vara ansträngd.

Kommunerna har ett uppdrag att utjämna sociala och ekonomiska ojämlikheter bland

befolkningen. När befolkningen i kommunen växer, måste kultur- och fritidsnämnden prioritera hur resurserna ska fördelas för att stödja ett socialt, ekonomisk och miljömässigt hållbart samhälle. Därför är det av största vikt att de prioriteringar som görs bygger på väl underbyggda fakta och ur ett hållbart perspektiv.

Demografi och folkhälsoperspektiv

Sollentunas befolkning förväntas öka från drygt 71 000 personer år 2017 till 75 000 personer år 2019 för att sedan överstiga 80 000 personer år 2023. Befolkningsökningen förväntas vara kraftig i nästan alla åldergrupper. Inflyttningen av personer i åldern 30-44 år förväntas öka och därmed driva på ökningen av barnfamiljerna i kommunen. Det ökar antalet barn i förskole- och de lägre skolåldrarna under perioden. Dessutom kommer tonåringarna att bli fler då de stora barngrupperna födda efter millennieskiftet växer upp. Andelen äldre ökar också då de stora årskullarna födda under 40-talet blir äldre samtidigt som medellivslängden ökar

(Befolkningsprognos 2017-2026 för Sollentuna kommun).

Det svenska samhället, och även Sollentuna, genomgår stora demografiska förändringar. Det är tydligt att samhället går mot att bli alltmer heterogent till följd av en omfattande migration, ökade inkomstklyftor mellan grupper i samhället, ökade skillnader i hälsa och en ökande andel äldre. Många invånargrupper ställer höga krav på sin omgivning och når fram med sina krav till de styrande i samhället, medan andra grupper är frånvarande i det offentliga och i dialogen mellan politik och allmänhet. Detta får olika konsekvenser för enskilda individer men påverkar även samhället i stort. Den offentliga sfären står inför en utmaning i att hantera de ökande klyftorna mellan och inom ålders- och samhällsgrupper.

Intresset för kulturella uttryck, hälsa och motion är stort i Sverige. Samtidigt som dessa områden får stort utrymme i samhällsdebatten, talas om en försämring av den nationella folkhälsan. Folkhälsa består av tre olika aspekter; social, psykisk och fysisk hälsa. Alla dessa samverkar för att en individ ska kunna uppleva sig ha en god hälsa. Den psykiska ohälsan bland ungdomar och unga vuxna samt en ökande andel av befolkningen som lider av övervikt eller fetma, tas ofta upp som ökande folkhälsoproblem. Kommunerna har ett ansvar för att säkerställa de lokala förutsättningarna för att invånarna ska kunna ha en hälsosam livsstil och för att främja folkhälsan i kommunen.

Den målgruppsanalys (Mosaic Sweden, Experian, InsightOne. Sollentuna 2015) som

genomfördes av Sollentuna kommun under 2015 visar att invånarna i Sollentuna kan delas in i tre större kategorier:

 Barnfamiljer med hög utbildning och barn i välbärgade villaområden (32%),

 Etablerade och äldre par i villa eller bostadsrätt med utflyttade eller äldre barn (29%),

 Unga hushåll i lägenhet i multikulturella förortsområden (24%).

Målgruppsanalysen visar att många av kommunens invånare har en god eller mycket god privatekonomi, men också att de sociala och ekonomisk klyftor som finns inom och mellan vissa kommundelar är stora. Detta stödjs också av en forskningsstudie, genomförd 2017 vid Internationella Handelshögskolan i Jönköping*, baserad på gini-koefficienten i svenska

kommuner där Sollentuna placerade sig bland de tio kommunerna som har störst inkomstklyftor i landet. Det är för att utjämna de negativa effekterna av dessa klyftor som prioriteringar bör ske

(6)

om en långsiktig effekt på invånarnas levnadsförhållanden och folkhälsa ska kunna uppnås.

*Genomfördes av Charlotta Mellander, Professor i nationalekonomi.

Strukturella ojämlikheter

Folkhälsomyndighetens årsrapport för 2017 redovisar skillnader i hälsa utifrån kön, ålder och utbildningsnivå. Det finns även vissa grupper i befolkningen som av olika andra skäl har sämre förutsättningar för god hälsa och därmed kan sägas vara utsatta. Det är exempelvis personer med funktionsnedsättning, homosexuella, bisexuella, transpersoner, flyktingar och personer tillhörande någon av de fem nationella minoriteterna i Sverige (Folkhälsans utveckling, Årsrapport 2017, Folkhälsomyndigheten).

Det finns omfattade forskning som visar på vikten av en aktiv fritid, både i form av fysisk aktivitet och kreativa intryck, för ett hälsosamt liv. Forskning visar också på vikten av tidiga insatser för att främja ett hälsosamt liv och förebygga ohälsa. Fysiskt inaktiva barn och ungdomar riskerar i högre utsträckning att bli fysiskt inaktiva vuxna. Därför slår regeringens proposition för en förnyad folkhälsopolitik fast att barn och unga samt äldre är särskilt angelägna målgrupper för det hälsofrämjande folkhälsoarbetet (En förnyad folkhälsopolitik, regeringens prop. 2007/08:110). Särskilt viktigt är att de grupper som på olika sätt är utsatta får hjälp och stöd för att kunna ha en aktiv fritid (Nationella folkhälsokommitténs slutbetänkande Hälsa på lika villkor, SOU 2000:91).

Kultur- och fritidsnämnden står inför en utmaning i att säkerställa tillgången till anläggningar, aktivitetsytor, mötesplatser och andra former av stöd till fritidsaktiviteter för en växande och allt mer heterogen befolkning. Bland barn är fortfarande deltagandet i idrottsföreningar högt men redan vid 10 års ålder sjunker antalet barn som är aktiva inom de traditionella

idrottsföreningarna. Detta tillsammans med den ökande andelen barn med övervikt och den ökande psykiska ohälsan bland ungdomar är nationella problem som tas upp av exempelvis Riksidrottsförbundet och föreningen BRIS (Barnens rätt i Samhället).

Undersökningar som genomförts i andra kommuner* visar att vissa grupper av barn är kraftigt underrepresenterade i det kommunala utbudet av kulturverksamhet. Det finns skäl att tro att situationen är liknande i Sollentuna.

* Exempelvis Huddinge kommuns strukturutredning av besökare till biblioteken (2016) och Stockholms stads analyser av vilka som deltar i kulturskolans verksamhet.

Det digitala samhället och digital delaktighet

Samhället förändras allt snabbare tack vare ny teknik som möjliggör snabba

kommunikationsvägar och en oändlig ström av ny information. Inom kultur-, idrotts och fritidsområdet kan det vara en utmaning för kommunerna eftersom det kan vara svårt för de kommunala strukturerna att anpassa sig tillräckligt snabbt för att möta invånarnas krav kopplade till nya sporter och trender. Nya organisationsformer uppkommer för vilka befintliga

föreningsstöd inte är anpassade. Då andelen ungdomar som är engagerade i det traditionella föreningslivet och i organiserade fritidsaktiviteter minskar krävs det att kommuner och föreningsliv hittar nya sätt att möta de ungas förändrade behov och förväntningar.

Det ställs också krav på att kommunens information och verksamheter ska anpassas till nya målgrupper, att nya digitala verktyg ska finnas tillgängliga och att verksamheten ska effektiviseras. Kommuninvånarnas förväntningar på tillgång och kvalitet i den kommunala servicen har ökat under senare år och förväntas öka framöver. Den uppkopplade

kommuninvånaren förväntar sig snabbt hitta information om utbud och kvalitet inom kommunal service. Det finns även förväntningar på att lokaler och anläggningar är uppkopplade och att de tekniska lösningarna som erbjuds är uppdaterade. Kostnaderna för nya digitala lösningar och underhåll är samtidigt fortfarande höga. Det krävs ofta att verksamheterna har en hög kompetens inom IT och systemlösningar för att kunna göra kvalitativa underlag för beställningar.

Samtidigt som dessa krav på modernisering ställs på kultur-, idrotts- och fritidsutbudet och anläggningarna i kommunen, finns det förväntningar på att kommunens kultur och

idrottsverksamhet är tillgänglig för hela befolkningen. Tillgången till information ska

(7)

säkerställas för de personer i samhället som inte har tillgång till eller kunskap om den nya digitala tekniken. Detta gäller tillexempel äldre personer i befolkningen som av olika skäl inte har lika lätt att få tillgång till den nya tekniken. Det förväntas även fortsatt finas stöd för de mer traditionella formerna och områdena för föreningsorganisation.

Inkludering och jämställdhet

En framgångsrik integration är starkt bidragande till Sveriges framtida tillväxt och välfärd och utvecklingen av demokratin. Det övergripande målet är att alla som kommer till Sverige ska etablera sig i det svenska samhället. Lyckas inte integrationen finns risker för ökande utanförskap och motsättningar mellan olika grupper. I samband med att debatten kring å ena sidan folkhälsa, och å andra sidan trygghet och integration blivit allt mer framträdande under senare år har kraven och förväntningarna på bland annat kommunernas kultur-, idrott- och fritidsutbud ökat. Kultur- och fritidsnämndens utmaning består i att med befintliga resurser skapa förutsättningar för nyanlända att ha en meningsfull fritid i kommunen.

Samverkan med det civila samhället är viktigt i mottagandet av nyanlända. Offentliga stöd till kultur-, idrotts- och andra fritidsverksamheter behöver stimulera arbetet med

demokratiutveckling, integration, tillgänglighet och mångfald. Barns och ungas tillgång till kultur, idrotts- och andra fritidsverksamheter är starkt bidragande till meningsfullhet, sammanhand och inkludering och behöver stärkas. Pojkar och flickor, kvinnor och män ska kunna delta i kultur-, idrotts- och andra fritidsaktiviteter på lika villkor. Såväl forskning som människors enskilda erfarenheter, talar för att jämställdhet och jämlikhet främjar utvecklingen både för organisationer och för individer. Större samverkan mellan kommuner, landsting och civilsamhälle bör ske kring aktiviteter som underlättar delaktighet och social samvaro, som på sikt leder till ökade möjligheter till utbildning och arbete. Kommunerna bör även hitta nya modeller där samverkan mellan till exempel bibliotek, övriga förvaltningar och

medborgarkontor stärks för att utveckla och förbättra informationen om de kommunala verksamheterna (SKLs agenda för integration, SKL 2017).

Arbetsmiljö och personal

Kultur- och fritidskontorets verksamheter har en relativt låg personalomsättning (3,26 % mellan september 2016 – augusti 2017) och inga stora pensionsavgångar förväntas inom de närmsta fem åren. Det betyder att utrymmet för strategisk kompetensförsörjning och utveckling genom nyrekrytering begränsad. Däremot finns behov av kompetensutvecklande insatser för befintliga medarbetare och chefer inom exempelvis IT, den nya dataskyddsförordningen och

förvaltningslag samt inom specifika utvecklingsområden inom de olika verksamheterna.

Biblioteken i Sollentuna är HBT-certifierade och ungdomsverksamheterna kommer att bli certifierade under 2017. Även övriga verksamheter ser ett behov av att säkerställa att personalen har verktygen för att agera och bemöta alla människor på bästa sätt och med förståelse för allas olika förutsättningar och behov.

För att vid rekryteringar kunna nå potentiella medarbetare med efterfrågad kompetens och bakgrund behöver kontoret säkerställa att de budskap och värderingar kontoret förmedlar är attraktiva. Kultur- och fritidssektorn är en sektor där de sociala värdena är viktiga för besökarna i verksamheterna och detta ska även speglas bland medarbetarna. Kultur- och fritidskontoret måste vara aktivt i rekryteringsprocessen för att locka de medarbetare som behövs för den långsiktiga kompetensförsörjningen.

Allt fler rapporter visar på att antalet sjukskrivningar på grund av utmattningssyndrom åter ökar markant, särskilt bland kvinnor. En vanlig orsak bakom sjukskrivningarna är stress orsakad av brister i arbetsmiljö och hög arbetsbelastning. I och med att medarbetarenkäten på nytt

genomförs under 2017 kommer kultur- och fritidskontoret ha nya resultat att analysera. Det är viktigt att utvärdera om arbetsmiljön förbättrats sedan föregående medarbetarenkät som visade att arbetsbelastningen var mycket hög i vissa verksamheter.

(8)

3 Nuläge

Organisation och personal

Under 2016 inleddes processen att omorganisera kultur- och fritidskontoret. Under 2017 har omorganisationen implementerats fullt ut och vissa justeringar i organisationsstruktur genomförts. Organisationen ser vid ingången av 2018 ut som följer:

Ledningsgruppen består av förvaltningschef, kultur- och ungdomschef, idrottschef samt administrativ chef. Ledningsgruppen har sitt kontor på plan 12 i kommunhuset där även kanslipersonal (nämndsekreterare, utredare, samt samordnare för arbetet med personer med funktionsnedsättningar) och förvaltningsekonom har kontor.

Inom ramen för kulturverksamheten återfinns även enhetschef för Allmänkultur (under rekrytering hösten 2017) på plan 12 tillsammans med kultursekreterare med ansvar för kommunens konst och Galleri Aniara. Inom allmänkulturen ingår även Edsvik samt Klasro skolmuseum och personal kopplad dit, vilket utgörs av en heltidstjänst i Edsvik och timanställd personal.

Övriga verksamheter inom kulturområdet är:

 Biblioteken i Sollentuna med en bibliotekschef samt en biträdande bibliotekschef (under rekrytering hösten 2017) samt ca 30 medarbetare. Bibliotekets verksamhet bedrivs i tre bibliotek (huvudbiblioteket i centrala Tureberg, Arena Rotebro samt Arena Edsberg) samt vid häktet i Sollentuna i enlighet med avtal med Kriminalvården.

 Sollentuna kulturskola med en kulturskolechef samt en biträdande kulturskolechef samt ca 30 medarbetare. Verksamheten bedrivs i huvudsak i den nya kulturskolan på

Rudbecks väg i Edsberg men även vid grundskolor runt om i kommunen och i Arena Satellitens ungdomshus.

Till kultur- och ungdomschefens ansvarsområden ingår även kultur- och fritidsnämndens ungdomsverksamhet. Ungdomsverksamheten har en gemensam enhetschef samt chefer för ungdomshuset Arena Satelliten respektive fritidsklubben och fritidsgården Northside. Inom ungdomsverksamheterna ingår följande verksamheter:

 Ungdomshuset Arena Satelliten med sex anställda och verksamheten bedrivs i ungdomshuset i centrala Tureberg.

 Fritidsgården och fritidsklubben Northside på Malmvägen i centrala Tureberg med fem anställda.

 Mobila fritidsledare med totalt fyra anställda (två rekryteras under hösten 2017) som utgår från Arena Satelliten men ronderar hela kommunen under sina arbetspass.

 LSS-verksamheten Teater Satelliten med fyra anställda som bedriver daglig verksamhet inom ramen för LSS-lagstiftning med inriktning mot musikal, teater, sång, ensemble och dans. Verksamheten bedrivs på dagtid i Arena Satellitens lokaler.

Förutom idrottschef finns på plan 12 i kommunhuset även två idrottskonsulenter som ansvarar för föreningsstöd till idrottsföreningar och administration och utvecklingsarbete kopplat till idrottsansläggningarna. Driftsorganisationen inom idrottsverksamheten utgår från

Sollentunavallen där organisationen består av en enhetschef (under rekrytering hösten 2017) samt en arbetsledare och 13 medarbetare.

Verksamhetens kvalitet, effektivitet och resultat

Under 2015 genomfördes en kommunövergripande nulägesanalys som visade att kultur- och fritidsnämnden hade effektiva verksamheter ur ett nationellt perspektiv. I det materialet

jämfördes Sollentuna med de sju mest lika svenska kommunerna ur ett strukturellt perspektiv*.

En uppdatering av analysunderlaget med 2016 års resultat visar att detta fortfarande är fallet två år senare. (Källa: Kommundatabasen Kolada, www.kolada.se).

Analysen av 2016 års resultat visar att Sollentunas kostnader för samtliga verksamheter inom kulturområdet är relativt låga. Sollentuna kommun placerar sig på plats 279 av Sveriges 290

(9)

kommuner vad gäller kommunens kostnad för kultur utslaget per invånare. Inom fritidsområdet är kostnaderna något högre. Sollentunas kostnader för verksamhetsområdet Fritid ligger nästan i nivå med övriga jämförbara kommuner. Sollentuna satsar dock betydligt mer på budgetposten fritidsgårdar än andra kommuner (2016 den18:e högsta kostnaden i landet), sju av kommunens åtta fritidsgårdar tillhör dock organisatoriskt barn- och ungdomsnämndens verksamhetsområde.

I gengäld lägger Sollentuna mindre resurser på idrotts- och fritidsanläggningar och allmän fritidsverksamhet (såsom stöd till föreningar). Den till SCB inrapporterade nettokostnaden för idrotts- och fritidsanläggningar uppgick 2016 till 736 kr/inv. Detta placerar Sollentuna kommun på plats 212 bland landets 290 kommuner.

*Nacka, Täby, Ekerö, Vaxholm, Värmdö, Järfälla och Tyresö.

Goda resultat i nationella mätningar kopplade till nöjdhet

Trots att kultur- och fritidsnämnden håller ner kostnaderna för verksamheterna uppnås goda resultat i nationella mätningar. Sollentuna kommun genomförde SCBs medborgarundersökning 2014 och 2016. Inom ramen för SCBs medborgarundersökning ingår idrott, kultur och fritid som områden i NRI (Nöjd-region-index) och NMI (Nöjd-medborgar-index).

Inom ramen för NRI ställs frågor om hur kommunen är att leva och bo i. Här frågas om möjligheten att utöva fritidsintressen samt ex. tillgången till kultur och idrottsevenemang.

Resultaten inom båda dessa frågor har höjts sedan föregående medborgarundersökning 2014.

Resultaten ligger också markant över medel jämfört med alla kommuner som genomförde undersökningen 2016. SCBs bedömning är att inom detta område bör kommunen sikta mot att bevara/förbättra om möjligt för att säkerställa en god nöjdhet bland invånarna.

Inom ramen för NMI ställs frågor om hur invånarna ser på kommunens verksamheter.

Resultaten för 2016 ligger markant över medel jämfört med andra kommuner som genomförde undersökningen det året. Särskilt betygsindex kopplat till idrotts- och motionsanläggningar och bibliotek är högt. SCBs bedömning är att inom detta område bör kommunen sikta mot att bevara nuvarande nivå för att säkerställa en god nöjdhet bland invånarna.

Hur arbetar vi vidare med resultaten?

Kultur- och fritidskontoret har fördjupat analysen kopplat till resultaten för att se om det finns grupper av invånare i relation till kön, ålder, bostadsort eller bakgrund som på något sätt sticker ut i statistiken. Dessutom planeras kompletterande brukarundersökningar eller andra mätningar då svarsfrekvensen överlag är låg och särskilt bland unga under 25 år. Under våren 2018 kommer en ny kultur- och fritidsvaneundersökning genomföras som särskilt kommer fokusera på att nå barn och ungdomar (ålder 10 – 20 år) men även öka åldersspannet uppåt jämfört med föregående kultur- och fritidsvaneundersökning som genomfördes under 2014.

Resultaten ger även indikationer på att ett utökat samarbete med exempelvis grundskolan och äldreomsorgen kan vara önskvärt för att öka nöjdheten med kultur- och idrottsutbudet i kommunen.

Brukarundersökningar

Ungdomsverksamheterna Arena Satelliten och Northside genomför årligen en

brukarundersökning via en mötesplatsenkät riktad till ungdomsverksamhetens besökare. Dessa undersökningar ligger till grund för utvecklingsarbetet under kommande år. Under 2017 har fokus i Arena Satellitens verksamhet varit det systematiska trygghetsarbetet samt arbete med delaktighet och inflytande i ungdomsgruppen. Detta har bland annat resulterat i en nyöppnad drop-in-verksamhet på vardagkvällar. På Northside har ett fokus varit att öka antalet flickor som besöker fritidsklubb och fritidsgård. Detta arbete har gett resultat och en bedömning är att andelen flickor ökat samtidigt som besöksantalet ökat överlag. Under oktober-november 2017 genomförs årets mötesplatsenkät som kommer att ligga till grund till kommande

utvecklingssatsningar inom verksamheterna.

Biblioteken i Sollentuna och Sollentuna kulturskola har båda genomfört brukarundersökningar under 2017. Biblioteken i Sollentuna införde 2017 ett nytt hyllsystem kallat Klartext i syfte att underlätta för besökarna att hitta i biblioteket. I samband med uppföljningen av

implementeringen genomförs en brukarundersökning hösten 2017 via Kontaktcenter samt på

(10)

plats i biblioteket. Kulturskolan genomförde en elevenkät under 2017 då man flyttat till nya lokaler samt infört en ny elev- och läroportal kallad Study along. Resultaten från denna enkät kommer ligga till grund för diskussioner om utveckligsinsatser i verksamheten.

Systematiskt kvalitetsarbete

Kultur- och fritidsnämndens verksamheter arbetar med systematiskt kvalitetsarbete som en del av utvecklingen av verksamheten. Under 2017 har de fyra större enheterna inom kontoret tagit fram enskilda kvalitetsrapporter som ger en god bild av nuläge och kvalitet i respektive verksamhet. Detta gäller Idrott Sollentuna, Sollentuna kulturskola, Ungdomsverksamheten (Arena Satelliten) och Biblioteken i Sollentuna. Dessa rapporter har delgetts kultur- och

fritidsnämnden tillsammans med verksamhetsbesök för nämnden och muntliga presentationer av företrädare för verksamheterna. Övrig verksamhet kommer att beröras i den

kvalitetsredovisning för kultur- och fritidsnämnden som ingår inom ramen för

verksamhetsberättelsen. Där kommer även uppdateringar kopplade till de kvalitetsrapporter som genomförts under året ingå.

Verksamhetsplanering för 2018

En ny process för verksamhetsplanering inom kultur- och fritidsnämndens verksamheter infördes inför 2018. Verksamheterna har fokuserat på att identifiera sina grunduppdrag, styrdokument och regelverk, samt målgrupper och i detta tagit avstamp i sin

verksamhetsplanering. Då flera verksamheter genomförs kvalitetsredovisningar har även slutsatser dragna inom ramen för detta varit värdefullt som utgångspunkter inom ramen för verksamhetsplaneringen. Gemensamma planeringsdagar har hållits med alla kontorets chefer och kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har tillsammans med kontorets ledningsgrupp gått igenom de föreslagna mål och utvecklingsområden som legat till grund för verksamhetsplanen 2018.

Områden som verksamheterna gemensamt identifierat som särskilt viktiga att satsa på under 2018 har varit:

 Hur kan de olika verksamheterna nå invånare som idag är underrepresenterade i verksamheten;

 Kvalitetssäkring av verksamhetsprocesser och uppdrag, samt;

 Arbetsmiljö.

Utifrån dessa områden har verksamheterna och arbetsutskottet formulerat de mål som kultur- och fritidsnämnden beslutat för 2018. Dessa områden ligger även till grund för planeringen inom ramen för styrdokument samt internkontroll.

(11)

4 Ekonomi

4.1 Budget på nämndens verksamhetsnivåer

Verksamhetsnivå Budget 2017

Rev.

detaljbudge t

Detaljbudge t 2017

Generella tillägg/avdr ag 2018

Budget 2018

Nämnd 645 0 645 0 645

Kultur- och fritidskontor 7 230 0 7 230 319 7 549

Kultur- och

biblioteksverksamhet 43 095 0 43 095 -43 095 0

Idrott- och

friluftsverksamhet 71 445 0 71 445 -3 445 68 000

Fritidsverksamhet 20 500 0 20 500 -20 500 0

Kultur-, bibliotek- och

ungdomsverksamhet 0 0 0 69 000 69 000

KFN summa 142 915 0 142 915 2 279 145 194

Beslutad ram 142 915 0 142 915 2 279 145 194

Kvar att fördela 0 0 0 0 0

Verksamhetsnivå Intäkter 2018

Kostnader 2018

Budget netto 2018

Nämnd 0 -645 -645

Kultur- och fritidskontor 30 -7 579 -7 549 Kultur- och

biblioteksverksamhet 0 0 0

Idrott- och

friluftsverksamhet 17 460 -85 460 -68 000

Fritidsverksamhet 0 0 0

Kultur-, bibliotek- och

ungdomsverksamhet 10 970 -79 970 -69 000

KFN summa 28 460 -173 654 -145 194

4.2 Nämndens resursfördelning per verksamhetsnivå

Inför budget 2018 har nämnden beslutat att anpassa verksamhetsnivåerna efter den

omorganisation som genomfördes 2016. Därmed arbetas verksamhetsnivån Fritidsverksamhet in under nivån Kultur- och biblioteksverksamhet och får då det nya verksamhetsnivånamnet Kultur-, biblioteks- och ungdomsverksamhet. Ramarna har fördelats om och redovisas därmed fortsättningsvis på nedan fyra verksamhetsnivåer:

Nämnden - består av den politiska ledningen

Kontoret - består av förvaltningsövergripande overheadfunktioner som ekonomi, administration och arbetet inom området funktionsvariationer

Idrott - består av anläggningar, overheadfunktioner, lotteritillstånd och aktivietsbidrag Kultur, bibliotek och ungdom - består av allmänkultur, kulturskola, biblioteks- samt ungdomsverksamhet

Budgetarbetet koncentrerades på att göra en form av nollbasbudgetering där kultur- respektive

(12)

idrottsdelen fick pröva sina budgetar utifrån grunden istället för mot förändringar mot föregående år. Resultatet blev att kultursidan fick en nettobudget på 69 miljoner kronor och idrottssidan 68 miljoner kronor. Avdelningarna har olika utmaningar då den ena är

personalintensiv och den andra objektsintensiv.

4.3 Hantering av förändringslista i Budget 2018

Under 2017 flyttades kostnaderna för en kommunikatör och en lokalstrateg från kultur- och fritidskontorets (KFK) ram till kommunledningskontoret (KLK). Inför 2018 har en personell resurs flyttats från KLK till KFK. Budgeten för Sollentuna Ungdomsråd (SUR) flyttas från Barn- och utbildning till KFK.

En generell kompensation på en procent för pris- och löneökningar har fördelats ut till verksamheterna men täcker inte de faktiska ökningarna. En förväntad besparing gällande inköpshantering på 0,4 miljoner kronor har belastat kultur- och fritidsnämnden för 2018. Under en treårsperiod har nämnden fått en total besparing gällande inköpshantering på en miljon kronor. Nämndens verksamheter gör inte inköp i sådan omfattning så att en besparing i denna storlek kan förverkligas. Tvärtom upplever verksamheterna en fördyrning.

Medel har erhållits på halvårsbasis gällande hyra för den nya Edsbergshallen men då hallen beräknas vara klar i november beräknas inte medlen att förbrukas. Överskottet planeras att användas under 2018 till att täcka hyreskostnader i Edsvik.

Ungdomsverksamheten fick ett tillskott på halvårsbasis 2017 för att anställa två fritidsfältare som blir helårseffekt för 2018.

Under 2017 upphandlades simhallsdriften vilket innebar lägre kostnader för kultur- och fritidsnämnden. Därför skrivs nämndens ram ner med två miljoner kronor.

4.4 Investeringsram

2018

Nämndens investeringsbudget 1 700 tkr

Kultur- och fritidsnämndens verksamheter har gjort en investeringsplan för de närmsta tre åren.

Dock måste varje investering prövas då den kapitalkostnad som en investering genererar ska täckas i den driftsram som verksamheten har.

(13)

5 Styrdokument för särskild uppföljning

I Budget 2018 har kommunfullmäktige prioriterat fyra styrdokument som nämnderna ska lägga extra fokus på att följa upp under 2018. Dessa styrdokument, med tillhörande indikatorer, redovisas i detta avsnitt av verksamhetsplanen.

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet

Styrdokument:

5.1.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin Beskrivning

Trygghets- och säkerhetsstrategi för Sollentuna kommun för mandatperioden 2014-2018 fastställdes av fullmäktige 2015-09-17.

Följande områden prioriteras under mandatperioden 2014-2018:

1. Brottsförebyggande verksamhet 2. Social hållbarhet

3. Trygga utemiljöer

Planering för arbetet med de prioriterade områdena sker via aktiviteter på nämnd- eller verksamhetsnivå.

Nämnderna följer upp och sammanfattar sitt arbete med trygghet och säkerhet i tertialrapporter och verksamhetsberättelse.

Styrdokument:

5.1.2 Integrationspolicy/integrationsplan Beskrivning

Integrationsplan för Sollentuna kommun fastställdes av kommunstyrelsen 2017-05-08.

Prioriterade områden för 2018 är 1. Sysselsättning

2. Bostäder

3. Nyanlända barns och ungas skolgång

Planering för arbetet med de prioriterade områdena sker via aktiviteter på nämnd- eller verksamhetsnivå.

Nämnderna följer upp och sammanfattar sitt arbete med integration i tertialrapporter och verksamhetsberättelse.

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall

Helår 2017

Målvärde 2018 Antal praktik- eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända

3

Motivering målvärde

Kommunens ledningsgrupp har beslutat om en målsättning på 25 instegsjobb i kommunens verksamhet under 2018. Kultur- och fritidskontoret bedömer att en målsättning på 3 instegsjobb i förvaltningens verksamhet är rimlig utifrån antal verksamheter och befintliga personalresurser.

(14)

Övergripande mål:

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt

Styrdokument:

5.2.1 Näringslivsstrategi Beskrivning

Den reviderade näringslivsstrategin fastställdes av kommunfullmäktige 2016-12-15.

För 2018 är det prioriterade utvecklingsområdet inom ramen för strategin kommunens information gentemot företagen. Arbetet samordnas av kommunledningskontoret.

Nämnderna följer upp och sammanfattar sitt arbete inom näringslivsstrategin i tertialrapporter och verksamhetsberättelse.

Övergripande mål:

5.3 Attraktiv och effektiv organisation

Styrdokument:

5.3.1 Personalpolicy Beskrivning

Personalpolicyn fastställdes av kommunfullmäktige den 16 juni 2014.

Prioriterade områden 2018 är följande:

* Medarbetarenkäten – åtgärder utifrån resultatet i senaste medarbetarenkäten

* Diskrimineringslagen:

- systematiskt arbete inom fem områden:

1. arbetsförhållanden,

2. bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor, 3. rekrytering och befordran,

4. utbildning och övrig kompetensutveckling samt 5. möjligheter att förena arbete och föräldraskap - jämn könsfördelning

* Strategisk kompetensförsörjning

* Personalomsättning

* Sjukfrånvaro

Planering för arbetet sker via aktiviteter på nämnd- eller verksamhetsnivå.

Nämnderna följer upp, analyserar och sammanfattar sitt arbete med de prioriterade områdena i tertialrapporter och verksamhetsberättelse.

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall

Helår 2017

Målvärde 2018

Sjukfrånvaro i % 5,5 % 4,92 % 5 %

Enligt beslutsstöd BIBA bör inte sjukfrånvaron i procent överstiga 5%.

Personalomsättning, extern (%) 11,24 % 5 %

Kultur- och fritidskontoret har generellt en låg personalomsättning, dock gör det låga antalet

medarbetare i förvaltningen att varje person utgör ca 1% vilket får nyckeltalet att variera kraftigt. Förslag på målvärde bygger på bedömning av personalomsättning i % för föregående år.

HME (hållbart medarbetarengagemang) 71 - -

(15)

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall Helår 2017

Målvärde 2018 Motivering målvärde

Utfallet för 2017 kommer under november 2017. Målvärde rikssnitt kultur- och fritidsförvaltningar föregående mätning. Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät genomförs först 2019.

(16)

6 Mål

Inför 2018 har Sollentuna kommun fastställt en ny målstyrningsmodell där nämndens mål syftar till att bidra till övergripande mål och till att uttrycka nämndens behov av utveckling i

verksamheterna. Nämndmålen ska vara få och möjliggöra nedbrytning i verksamheterna. I detta avsnitt av verksamhetsplanen redovisas nämndens mål för 2018 med tillhörande indikatorer, enligt den nya styrmodellen.

Övergripande mål:

6.1 Trygghet och välfärd genom livet

Nämndmål:

6.1.1 Sollentunas barn och ungdomar ska ha möjlighet till en aktiv fritid Beskrivning

Kultur- och fritidsnämndens vision är " I Sollentuna är det lätt att ha en aktiv fritid" och i begreppet "aktiv fritid" inkluderas alla former av aktivt deltagande i samhället under den fria tiden utanför arbete och skola. Detta innebär även att alla barns rätt till delaktighet i och inflytande över sin fritid måste säkerställas.

Den aktiva fritiden behöver vara tillgänglig utifrån varje barns individuella behov, egna vilja och förmåga. Svårigheter att delta i det befintliga utbudet av aktiviteter kan ha sitt ursprung i sociala, ekonomiska, geografiska eller fysiska omständigheter. Utbudet av och stödet till barns och ungdomars fritidsaktiviteter behöver vara i samklang med det barnen, ungdomarna och deras vårdnadshavare efterfrågar och behöver.

Syftet med denna målsättning är att nämndens verksamheter ska arbeta med att på olika sätt möjliggöra en aktiv fritid för de barn och ungdomar som är underrepresenterade i de fritidsaktiviteter som kommunen och andra aktörer erbjuder.

Förväntat resultat

Arbetet med att möjliggöra en aktiv fritid för barn och ungdomar är ett långsiktigt arbete och löper över tre år, 2018 - 2020. Det arbete som påbörjats under 2017 kommer att fortsätta. Detta innebär:

- Förbättrad placering i ranking Årets Breddidrottskommun inom ramen för Årets idrottskommun

- Fortsatt förbättrade resultat inom ungdomsverksamheterna vad gäller jämn könsfördelning i verksamheten

- Ökad andel aktiviteter för barn i bibliotekets regi jämfört med 2016, förbättrat resultat jämfört med andra jämförbara kommuner

- Fortsatt arbete med att säkerställa barnperspektivet genom barnchecklistor och ett förstärkt stöd till Sollentunas ungdomsråd för att säkra delaktighet och inflytande.

Detta följs upp genom indikatorer på nämnd och/eller verksamhetsnivå samt genom genomförda aktiviteter på verksamhetsnivå.

Under 2018 kommer särskilt fokus ligga på att definiera de förändringar som behövs i de befintliga verksamheterna. Dessutom inleds arbetet med att genomföra enklare åtgärder för att på ett långsiktigt och strategiskt sätt genomföra den utvecklingssatsning som krävs för att nå målet. Under 2019 - 2020 bör mer omfattande åtgärder genomföras.

Följande åtgärder bör ske redan under 2018:

- Under 2018 ska en kultur- och fritidsvaneundersölning riktad mot kommunens barn och ungdomar genomföras. Den bör följas upp innan detta mål ska avslutas för att se om upplevelsen och vanorna kopplat till fritiden i Sollentuna ändrats.

(17)

- Strukturkartläggningar av besökare på biblioteken samt elever i Kulturskolan med hjälp av GIS-kartor bör göras baserat på besökare under 2017 för att kunna följas upp under 2019.

- Strukturkartläggning av deltagare i föreningar med ungdomsverksamhet med hjälp av GIS- kartor bör göras under 2018 för att kunna följas upp under 2020.

Under 2019 - 2020 bör följande ytterligare indikatorer vara aktuella att följa upp på nämnd och/eller verksamhetsnivå.

- Ett förbättrat resultat på valda delar i kultur- och fritidsvaneundersökningen riktad mot barn och ungdomar

- En ökning av elever från kommunområden som är underrepresenterade i kulturskolans verksamhet 2017 samt en ökad andel av invånare 7 - 15 år som är elever i kulturskolan - En ökning av antalet boklån i åldern 0 - 14 år, särskilt kopplat till kommunområden där andelen barnboklån är låg 2017

Revideringar av målvärden och indikatorer bör ske årligen. Det görs utifrån en analys av verksamheternas kvalitetsrapporter samt resultat kopplade till nämndens mål.

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Målvärde

2018 Andel barn och unga som tycker det finns

tillräckligt för unga att göra i Sollentuna Motivering målvärde

Detta är första gången frågan ställs särskilt riktat till denna målgrupp varför utgångsläge saknas.

Andel nämndärenden som innehåller en barnchecklista

100 %

100% av alla ärenden 2018 som berör barn och unga ska innehålla en barnchecklista.

Placering Årets breddidrottskommun Motivering målvärde

Sollentuna kommuns ambition är att nå placering inom topp 3 senast 2019 i enlighet med satsningen på Sveriges mest attraktiva kommun.

Nämndmål:

6.1.2 Föreningsstödet ska främja lika rättigheter och möjligheter för kommunens invånare att ha en aktiv fritid oberoende av kön, förutsättningar eller bakgrund

Beskrivning

Föreningslivet är en viktig aktör för att skapa ett socialt hållbart samhälle. Ett brett föreningsliv skapar möjlighet till en aktiv fritid för alla åldersgrupper i samhället, oavsett förutsättningar eller social bakgrund. För kultur- och fritidsnämndens del handlar detta i första hand om ett samarbete med ideella föreningar som är verksamma inom nämndens verksamhetsområde i Sollentuna kommun. Föreningsstödet bör på sikt fördelas så att det stödjer alla kommunens invånares möjligheter att ha en aktiv och meningsfull fritid oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning,

funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Detta innebär att det är angeläget för kultur- och fritidsnämnden att särskilt samverka med och stödja de föreningar som aktivt arbetar med de invånare som av olika anledningar har en begränsad möjlighet till en aktiv och meningsfull fritid.

Kultur- och fritidsnämndens föreningsstöd ska hålla en hög kvalitet. Nämnden ska säkerställa att stödet är fördelat i enlighet med kommunfullmäktiges intentioner och i enlighet med lagar och regler för kommunalt föreningsstöd. Föreningars egna initiativ till kvalitativa satsningar på verksamheten som är i linje med nämndens målsättning bör särskilt uppmärksammas och stödjas. Nämnden bör särskilt säkerställa att de verksamheter för barn och ungdomar som

(18)

beviljas kommunalt föreningsstöd bedriver verksamhet där barnrättsperspektivet är tydligt förankrat.

Förändrade former för stöd till föreningslivet är en förutsättning för att fler föreningar ska kunna ta del av de kommunala stöden, både monetära och icke-monetära. Utöver monetära bidrag handlar det om att ha olika former för samverkan mellan kultur- och fritidsnämndens

verksamheter och Sollentunas föreningsliv beroende på föreningarnas behov och kommunens förutsättningar.

Kvalitetssäkringen av nämndens stöd till föreningslivet är ett långsiktigt arbete som även ska harmonisera med nämndens arbete med att ta fram strategiska program för nämndens verksamhetsområden. Detta nämndmål kommer därför att löpa över tre år, 2018 - 2020, och revideras löpande.

Inom följande områden planeras aktiviteter under 2018:

- Kvalitetssäkring av bidragsregler samt tillämpning för att säkerställa att regler och processer uppfyller nationella och kommunala lagar och regler för kommunala monetära bidrag samt är i linje med de politiska målen för Sollentuna kommun.

- Säkerställa att bidragsformerna ger likvärdiga möjligheter för föreningar att söka monetära bidrag för verksamhet inom kultur och fritidsnämndens verksamhetsområde oavsett

målgruppens kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning. (Undantag från de sju

diskrimineringsgrunderna görs för ålder då kultur- och fritidsnämndens föreningsbidrag i första hand prioriterar barn och unga då andra nämnders verksamhetsområden omfattar särskilda bidrag till den vuxna befolkningen.)

- Framtagande av strategiska program för kultur och fritid.

- Förstärkt stöd till föreningar som vill erbjuda fritidsaktiviteter för personer med funktionsvariationer.

Vilka områden som ska vidareutvecklas under 2019 - 2020 kommer att beslutas utifrån de strategiska programmen för kultur och fritid som tas fram under 2018.

2018 Ökat antal föreningar som erbjuder

verksamhet för personer med

funktionsvariation i Sollentuna och som beviljats bidrag i enlighet med nämndens

”Bidragsregler för verksamhet för personer med funktionsvariationer”

3

Föreningsbidraget reviderades under 2017. Målvärdet formuleras som en ökning utan att i detta läge sätta ett kvantitativt värde då arbetet med att på ett bredare sätt stödja föreningslivet i att starta aktiviteter för målgruppen samt marknadsföring av bidraget inleds under 2017.

(19)

Övergripande mål:

6.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt

Nämndmål:

6.2.1 Sollentunas mötesplatser för kreativitet och aktivitet ska vara tillgängliga och hållbara

Beskrivning

Ett av kultur- och fritidsnämndens uppdrag är att möjliggöra för kommunens invånare att mötas för kreativa eller fysiska aktiviteter. För att säkerställa att Sollentuna kommuns invånares har möjligheter till en aktiv fritid, ett livslångt lärande och ett socialt sammanhang är det viktigt att mötesplatser finns i kommunens olika delar. Det ställer krav på att kultur- och fritidskontoret arbetar med att, utifrån de olika kommundelarnas specifika behov och kommunens

förutsättningar, skapa möjligheter till möten och aktivitet i de delar av kommunen där mötesplatser eller aktivitetsytor saknas. Kultur-, idrotts- och fritidsanläggningar och lokaler i Sollentuna kommun ska vara socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbara. När kommunen växer ställs krav på att även infrastrukturen kopplad till invånarnas fritidsaktiviteter är hållbar ur ett långsiktigt perspektiv.

Tillgängligheten till mötesplatser kan begränsas av sociala, ekonomiska eller fysiska skäl.

Kultur- och fritidsnämndens verksamheter ska vara välkomnande och tillgängliga för

kommunens invånare oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.

Detsamma gäller de kommunala lokaler som kultur- och fritidskontoret administrerar, både lokaler som hyrs ut till andra aktörer och lokaler i vilka kultur- och fritidskontorets egen verksamhet bedrivs. Förutom den fysiska tillgängligheten kopplad till mötesplatserna ska informationen om mötesplatser och platser för fritidsaktivitet i kommunen vara tillgänglig för kommunens invånare.

Utvecklingsarbetet för att tillgängliggöra mötesplatser för aktivitet och kreativitet för kommunens invånare inom ramen för detta mål kommer att ske under 2018.

Följande resultat förväntas under 2018:

- Aktiviteter ska ha genomförts från kultur- och fritidskontorets sida med syfte att sprida tillgången till mötesplatser i kommunen.

- En översyn av informationen om befintliga mötesplatser och andra aktivitetsytor ur ett tillgänglighetsperspektiv ska ha gjorts.

- HBT-certifiering och/eller utbildning har genomförts i fler verksamheter

- Bibehållna goda resultat inom områdena NMI (Idrotts- och motionsanläggningar samt Bibliotek) och NRI (Fritidsaktiviteter) inom ramen för SCBs medborgarenkät 2018

Långsiktigt ska arbetet fortsätta men beroende på kultur- och fritidsnämndens och kommunens förutsättningar kan målet komma att omformuleras inför 2019.

2018 Antal enheter som genomfört HBT-

certifiering eller utbildning

1 3 4

Motivering målvärde Öka

(20)

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Målvärde 2018 Bibliotekets öppethållande utöver 08-17 på

vardagar, timmar/vecka, inklusive meröppna bibliotek

54 55 55

Motivering målvärde Öppettiderna bör bibehållas.

Nöjd Region-Index - Fritidsaktiviteter 68 - 68

Bibehålla samma nivå som föregående mätning 2016 Öppettider i sim- och sporthall, antal

timmar utöver 8 - 17 på vardagar, timmar/vecka

42 41 42 42

Motivering målvärde Öppettiderna bör bibehållas.

Övergripande mål:

6.3 Attraktiv och effektiv organisation

Nämndmål:

6.3.1 Attraktiv och effektiv organisation.

Beskrivning

Kultur- och fritidskontoret ska vara en attraktiv arbetsgivare som lockar medarbetare med olika kompetenser och bakgrund. Medarbetarna ska kontinuerligt få stöd att utvecklas för att kunna bidra på bästa sätt till en attraktiv organisation för kommunens invånare. I en tid av utveckling och utmaningar är det viktigt att värna om medarbetarnas delaktighet och engagemang, att uppmuntra till innovativa lösningar och stödja smarta samarbeten mellan olika enheter inom kommunen och med externa aktörer. Kultur- och fritidskontorets medarbetare och chefer ska känna delaktighet och tillfredställelse eftersom det är förutsättningarna för en effektiv organisation som mår bra och förbättras varje dag.

Kultur- och fritidskontoret har goda resultat i medarbetarenkäten. Medarbetare och chefer har förtroende för organisationen och känner sig delaktiga i verksamheten. Kontoret satsar systematiskt på kompetensutveckling av medarbetare och chefer. Medarbetarnas initiativ tas tillvara och goda exempel förs vidare i organisationen inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet. Organisationskulturen präglas av en känsla av gemenskap och samarbete.

Enheterna genomför olika aktiviteter för att förbättra arbetsmiljö och effektivitet i organisationen.

2018 Andelen som svarar positivt på frågan om

effektivitet i medarbetarundersökningen (%)

49 %

Utfallet för 2017 kommer under november 2017. Inget målvärde sätts för 2018 då nästa medarbetarenkät genomförs först 2019.

Ledarskapsindex - Medarbetarengagemang (HME)

72 - -

Utfallet för 2017 kommer under november 2017. Inget målvärde sätts för 2018 då nästa

medarbetarenkät genomförs först 2019. Medel för kultur- och fritidsförvaltningar, liknande kommuner, 2015 var 80.

Motivationsindex - Medarbetarengagemang (HME)

75 - -

(21)

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Målvärde 2018 Motivering målvärde

Utfallet för 2017 kommer under november 2017. Inget målvärde sätts för 2018 då nästa

medarbetarenkät genomförs först 2019. Medel för kultur- och fritidsförvaltningar, liknande kommuner, 2015 var 81.

(22)

7 Risker och åtgärder - internkontroll

Nämnden ska årligen fastställa risker och åtgärder inom ramen för internkontroll. Från och med 2018 redovisas riskhanteringen integrerat i nämndens verksamhetsplan.

7.1 Avtalshantering - uppföljning av ingångna avtal sker inte i tid och på rätt sätt

Orsak

Det finns idag ingen bra process för att följa upp förvaltningens avtal. Avtalen hanteras lokalt hos verksamheter och enheter. Det är osäkert om alla avtal registrerats som de ska i P360 och även de som är registrerade där har inget systemstöd för uppföljning utan detta sker manuellt.

Åtgärder Hur? Ansvar

(funktion)?

Kontroll av hur ingångna avtal följs upp

En inventering av befintliga aktiva avtal inom ramen för KFN görs samt en kontroll av hur verksamheterna följer upp sina avtal.

Kanslienheten i samarbete med ekonomicontroller

7.2 Risk att medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter

Orsak

Det har observerats att medarbetare ligger kvar som användare i olika IT-system långt efter att anställningen avslutats. Då ingen samordning av IT-system och personalsystem finns centralt i kommunen måste kontoret säkerställa att rutiner för avslut av personal i IT-system finns och följs.

(funktion)?

Identifiera om det finns rutiner för avslut av medarbetare i olika system och om dessa följs

ITK-personer på respektive enhet ska identifiera vilka system som de gör

beställningar till och säkerställa att det finns rutiner för avslut av medarbetare och att dessa följs. Administrativ chef säkerställer att det finns rutiner för avslut av medarbetare där även avslut av IT-system ingår.

Administrativ chef i samarbete med ITK-personer

7.3 Risk att nyanställda inte får tillräcklig introduktion under sin första tid

Orsak

Rutiner för introduktion av nyanställda finns. Dock finns tecken på att dessa inte följs på alla enheter och att dessa eventuellt behöver uppdateras.

(funktion)?

Kontrollera om rutiner för introduktion av nyanställda följs

Cheferna inom kontoret ombeds kontrollera att rutiner för introduktion av nyanställda finns och att dessa följs. Administrativ chef ansvarar för att checklistor för vad som bör ingå vid introduktionen finns tillgängliga för cheferna.

Administrativ chef

(23)

7.4 Microplast från konstgräsplaner (granualt) förorenar dagvatten på grund av felaktig skötsel och underhåll

Orsak

Miljöriskerna kopplade till granulat i konstgräsplanerna har uppmärksammats under 2017.

Skötseln och underhåll av konstgräsplanerna ska säkerställa att granulat inte kan förorena dagvatten.

(funktion)?

Kontroll av att skötsel och underhåll sker på korrekt sätt

Kontroller sker vid skötsel av planerna för att identifiera risker eller felaktigheter vid skötseln.

Idrottsorganisation en

7.5 Inköp gjorda hos icke upphandlad leverantör eller inköp utanför ramavtal

Orsak

Avsteg görs från avropade leverantörer.

(funktion)?

Kontroll av avikelser från anvisade leverantörer

Avstämning av vilka leverantörer som använts enligt upphandlingens avstämningslistor för att se om de är upphandlade el ej. Om kontrollen redovisar avvikelser måste

informationsinsatser el dyl genomföras.

Ekonomicontroller

7.6 Föreningsbidrag - Handläggningsprocessen följer ej regelverk

Orsak

I samband med att regelverken för föreningsbidragen kvalitetssäkras och revideras bör även handläggningen av föreningsbidragen kvalitetssäkras och revideras. Risken för att vara utsatt för försök till oegentligheter är hög för de som handlägger föreningsbidrag, därför bör den

processen säkras.

(funktion)?

Kvalitetssäkring handläggning av aktivitetsstöd och andra bidrag till föreningar med ungdomsverksamhet

Föreningsbidragen till idrottsföreningarna kommer att revideras. I samband med det arbetet ska även processen för handläggning av bidrag kvalitetssäkras för att säkerställa att lagar och regler följs.

Idrottskonsulent

Kvalitetssäkring handläggning av bidrag till kultur- och ungdomsföreningar

Föreningsbidragen till kultur- och

ungdomsföreningar kommer att revideras. I samband med det arbetet ska även processen för handläggning av bidrag kvalitetssäkras för att säkerställa att lagar och regler följs.

Kulturavdelningen med stöd av kanslienheten

7.7 Felaktig användning av konto/moms/attest och anteckning vid kontering av fakturor

Orsak

Kunskapen om vad som krävs när man handlägger representation-/kurs- och konferensfakturor saknas bland chefer och medarbetare.

(funktion)?

(24)

Åtgärder Hur? Ansvar (funktion)?

Stickprov 2 ggr under perioden jan-jun

Då utbildningsinsatser har hållits under 2017 bör denna risk inte vara hög utan kunna accepteras. Dock genomförs en kontroll för att säkerställa att medarbetarna har fått till sig kunskapen som krävs via tidigare genomförda utbildningsinsatser.

Ekonomicontroller

7.8 Måluppfyllelse generellt

Orsak

Risken finns att verksamheterna tappar fokus på de mål som angivits av nämnden då kultur- och fritidsområdet är ett område utsatt för snabba förändringar och högt tryck från kommuninvånare samtidigt som verksamheten i mycket liten del är lagstyrd vilket också gör den anpassningsbar till nya trender och idéer.

(funktion)?

Kontinuerlig uppföljning av aktiviteter kopplade till målen.

Formell kontroll av måluppfyllelse sker i samband med tertialrapporterna. I tillägg till detta bör verksamhetsansvariga säkerställa att dialog kring mål och aktiviteter förs

kontinuerligt med chefer och medarbetare i respektive verksamhet.

Verksamhetsansv ariga

7.9 Uppdrag från nämnd återrapporteras inte i tid

Orsak

Kontoret får ofta uppdrag från nämnden. Det finns en risk att dessa uppdrag inte förs in i uppdragsregistret i Stratsys och att återrapporteringen av dessa glöms bort eller blir försenad.

(funktion)?

Säkerställa process för uppföljning av uppdrag från nämnd till KFK

Uppdragen från nämnd till kontor ska läggas in i uppdragsregistret i Stratsys och

ledningsgruppen ska kontinuerligt följa upp status på dessa uppdrag.

Nämndsekreterar e och

administrativ chef

7.10 Risk att arkivering och gallring inte sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan

Orsak

Dokumenthanteringsplanen uppdateras under hösten 2017 inför övergång till e-arkiv 2018. I samband med detta behöver processen för arkivering och gallring ses över och implementeras.

Processen ska även implementeras på enheterna.

(funktion)?

Säkerställa rutiner för arkivering och gallring i hela förvaltningen

Nämndsekreteraren ska utbilda, informera och stödja verksamheterna för att säkerställa att den nya dokumenthanteringsplanen är känd och att rutiner för gallring och aktivering följs.

Nämndsekreterar e

(25)

8 Systematiskt kvalitetsarbete

Kultur- och fritidsnämndens verksamheter följer upp arbetet mot de mål som nämnden och verksamheterna beslutat i samband med de kommungemensamma rapporteringstillfällena under året.

Som ett komplement till detta har kultur- och fritidsnämndens verksamheter under 2017 implementerat ett årshjul där de större verksamheterna tar fram en egen kvalitetsrapport vid olika tillfällen under året. Rapporten tas fram utifrån den kommungemensamma mallen och ska vara baserad på den senaste tillgängliga statistiken för respektive verksamhet. Tanken med dessa rapporter är att de ska ge nämnden en bild av hur verksamheterna bedriver sitt

kärnuppdrag samt vilka löpande utvecklings- och kvalitetsinsatser som gjorts utöver det arbete som sker som aktiviteter kopplade till nämndens och verksamhetens mål inom ramen för målstyrningen. I kvalitetsrapporterna förväntas verksamheterna analysera sina resultat utfrån indikatorer relevanta för den löpande verksamhetsuppföljningen och redovisa genomförda eller planerade åtgärder där sådana har bedömts som nödvändiga. Områden som lyfts fram inom ramen för kvalitetsrapporterna kan sedan återkomma som förslag på satsningar eller aktiviteter inom ramen för nämndens mål eller inom ramen för internkontrollen för kommande

verksamhetsperiod om verksamhetsansvariga har gjort bedömningen att området bör belysas särskilt.

Utspritt under 2018 ser rapporteringshjulet ut såhär:

 Februari - Ungdomsverksamheterna (LSS-verksamheten, Arena Satelliten, Northside och Mobila fältfritidsledare)

 Juni - Biblioteken i Sollentuna

 Augusti/September - Kulturskolan

 September/Oktober- Idrott Sollentuna

För övriga verksamhetsområden görs en kvalitetsrapportering i samband med

verksamhetsberättelsen för föregående år. I samband med den görs endast en kortfattad rapportering för ovanstående verksamheter.

Förutom dessa formella rapporteringstillfällen arbetar alla verksamheter med att kontinuerligt utveckla och förbättra verksamheten. Kultur- och fritidsområdet är lättrörligt och i mycket liten utsträckning reglerat i speciallagstiftning. Detta gör utrymmet för anpassning av verksamheten till nya förutsättningar stort och behovet av anpassningar är ständigt närvarande i

verksamheternas vardag.

Större undersökningar/mätningar 2018

 KEKS-resultat (Arena Satelliten och Northside). Resultaten kommer redan i december 2017.

 Kultur- och fritidsvaneundersökning för barn 10 - 20 år samt vuxna 21 - 99 år.

Genomförs under våren 2018.

 Biblioteksstatistik sammanställs av Kungliga Biblioteket och publiceras i maj/juni.

 SCBs Medborgarundersökning.

 Årets idrottskommun - ranking Årets breddidrottskommun - resultat i augusti/september.