Personalwebb Här ser du anställningsformer och kan bevaka slutdatum på tidsbegränsade anställningar

GENOMGÅNG PTJ

Anställning

Personalwebb

Här ser du anställningsformer och kan bevaka slutdatum på tidsbegränsade anställningar

 Förlängningar av tidsbegränsat anställda ska göras senast 6:e arbetsdagen

 Påminnelse om att tidsbegränsad anställning upphör via mejl

 Förlängning görs under Personalanmälan Ändra/förlänga

 Slutlön betalas automatiskt ut när anställningen går ut (enl datum ”anst.tom”)

Personalwebb

Personalanmälan - Nyanställning

 Skicka senast 6:e arbetsdagen för utbetalning samma månad

 För att göra en ny, gå till ”Klicka här för att registrera ny uppgift”

 Påbörjad personalanmälan ligger kvar med status Registrering pågår.

 För att fortsätta registrering av påbörjad personalanmälan, klicka på personnumret

Personalwebb

Nyanställning



månaden efter utifrån antal timmar i tidrapporten.

Personalwebb

Nyanställning

Om fler dagar än 25. Fyll i Nej och antalet dagar -Kom ihåg att fylla i löneklausul.

-Välj semester- eller ferietjänst

Personalwebb

Ny chef - Personalanmälan Nyanställa

 Chefskod skall endast läggas om personen har attesträtt, anställningsansvar samt ansvar för lönerevisioner

 Använd attestdelegering (läggs i

Tidrapportsrutinen) om personen inte har

anställningsansvar. Vid attestdelegering kan man attestera tidrapporter och reseräkningar samt göra sjuk- och friskanmälan. (= ej löneuppg)

Personalwebb

Fortsättning… Personalanmälan Nyanställning

Personalwebb

Skriv anställningsbevis - Nyanställning

 Notera / kopiera personnumret, på person i fönstret

 Ange personnumret utan streck. Klicka på PDF-rapport

Anka Kajsa 999a9

Personalwebb

Annullera personalanmälan När du klickar på ”Annullera”, försvinner hela personalanmälan

- Personalanmälan måste skickas senast 6:e arbetsdagen för utbetalning av månadslön samma månad. (Timavlönade får alltid lön månaden efter)

- Vid för sent inkommet underlag ange att extrautbetalning önskas i Personalanmälan (tilläggsdebiteras med 300 kr)

Personalwebb

Nyanställning - Flödet

Personalwebb

Personalanmälan – Ändra/förlänga

Förlängning av tidsbegränsat anställda Personalanmälan Ändra/förlänga

- Förlängningar måste göras samma månad som anställningen går ut.

- Månaden efter, har personen försvunnit och du måste registrera personen på nytt, under Personalanmälan/Nyanställa

Personalwebb

Förlängning tidsbegränsat anställda Fyll endast i

ändringarna

Personalwebb

Personalanmälan – se om Personalanmälan är sänd Ärenden som är sända

551011-2233 Anka Tjatte 661122-4455 Anka Knatte 771222-5566 Anka Fnatte 880122-6677 Pigg Musse

Personalwebb

Personalanmälan Ändra/förlänga - Flödet

 Ändringar ska skickas senast 6:e arbetsdagen för utbetalning samma månad

 Ändringen registreras av Löneservice inom ca 2 arbetsdagar (mellan ca den 12:e-16:e tar längre tid pga. att lönesystemet är stängt vid

lönekörning). Löneservice meddelar när registrering är gjord och avtal kan tas ut

 Skriv ut anställningsavtal i tre tex, via fönster Skriv anställningsavtal Ändring

 Skicka underskrivet avtal till Löneservice för arkivering

 Påminnelse om utskrift försvinner från Startsidan, när Löneservice registrerat att avtal inkommit

När behövs nytt anställningsavtal?

Nytt anställningsavtal behövs vid alla ändringar förutom vid ändring av följande:

• Nytt schema (Behövs ej)

• Ny kostnadsställefördelning (Behövs ej)

• Ny lön (Behövs ej)

Personalwebb

31 december - tidsbegränsad anställning avslutas.

Medarbetaren försvinner ur Personalwebbe n efter detta datum

1 januari- medarbetaren har ingen giltig anställning

Slutlön

beräknas med innestående semester, intjänad, komp m.m.

Eventuell skuld uppstår

Avslut

registreras hos Collectum och medarbetaren får brev om detta.

6:e arbetsdagen i januari , förlängningen har inte gjorts.

15 januari - förlängning av tidsbegränsad anställning som gäller from 1 januari sker

Slutlönen med utbetalda semesterdagar m.m. måste backas

Nyanmälan till Collectum, inget

meddelande till medarbetare.

25 januari – slutlön betalas ut men ingen månadslön, extrautbetalnin g måste göras

Konsekvenser när tidsbegränsad

anställning inte förlängs i tid

Arbetstid

Personalwebb

Avvikelserapportering

 Rapportera Mertid/övertid

 Rapportera uttag av komp

Personalwebb

Bevakning övertid/mertid

70,00

Var ser man sysselsättningsgrad och deltidstjänstledig

Personalwebb

Personalwebb

Tillfällig utökning av tjänst

Personalwebb

Tillfällig utökning av tjänst

I detaljfönstret under Mina medarbetare ser du nu

utökningen samt t.o.m. datum

Personalwebb

Schema

Var ser du schemat för dina medarbetare?

Personalwebb

Schema

Var ser du schemat?

 Varför är schemat viktigt? (ex arbete 20 tim/vecka)

Må Ti Ons To Fr

4 4 4 4 4 Fel

5 5 5 5 Ledig Rätt

För lågt frånvaroavdrag, t ex vid Vård av barn.

Personalwebb

Var rapporterar man ändring av schema?

Ändra schema senast 6:e arbetsdagen

Tid- och avvikelserapportering

Personalwebb

Startsidan

Hur får du bort påminnelserna om tidrapporter på startsidan?

1. Senast 4:e arbetsdagen:

Dina medarbetare sänder tidrapport,

reseräkning och blankett ledighetsansökan till chef.

2. Senast 6:e arbetsdagen:

Du som chef attesterar tidrapport, reseräkning och blankett ledighetsansökan. Lönerevisioner attesterar av chef/HR.

3. 7:e arbetsdagen:

Praktikertjänst läser in tidrapporter och reseräkningar i lönesystemet.

Tidrapporterna töms Kontroll görs av dubbelrapportering.

6. Senast ca 10:e arbetsdagen:

Praktikertjänst har registrerat samtligt som ska med till löneutbetalningen samma månad. (ledigheter,

sjukfrånvaro, nyanställningar, ändringar m m)

4. 8:e arbetsdagen:

Praktikertjänst läser in nya löner från lönerevisionsmodul i lönesystem

5. 7:e - 9:e arbetsdagen:

Praktikertjänst

godkänner reseräkningar/utlägg.

7. Ca 13:e – 16:e:

Praktikertjänst gör kontroller och rättningar

.

8. Ca 16:e – 18:e:

Praktikertjänst skickar fil till bank samt gör övriga körningar, t ex bokföringsfil, semesterskuld.

9. Ca 20:e – 22:a:

Medarbetare kan ta ut lönespecifikation och chefer lönekostnadsrapport

10. Ca 23:e – 25:e:

Löneutbetalning

Lönehjulet - per månad

Personalwebb

Utlägg och friskvårdsbidrag

Personalwebb

Friskvårdsbidrag

Se utbetald friskvårdsersättning

750,00

Personalwebb

Rapportering av friskvårdsbidrag

Personalwebb

Utlägg

 Skriv alltid ut sammanställning och bifoga korrekt kvitto. Häfta ihop!

 Skicka aldrig bara kvitto

utan sammanställning. Vems är kvittot och till vilken reseräkning hör det?

Personalwebb

Ta bort reseräkning

Lönetillägg

Personalwebb

Registrera lönetillägg

Personalwebb

Lönetillägg tom

Lönetilläggets storlek

 Under viss tid

 Utökat ansvar

 Förstelärare

Frånvaro och semester

Personalwebb

Sjuk- och Friskanmälan – Medarbetare ska anmäla sjukdom första sjukdagen

Personalwebb

Sjukdom – Anmäl sjukdom samma dag Medarbetare

Personalwebb

Sjukdom – Rapportering i tidrapport

Personalwebb

Sjukdom – var ser du om medarbetarens läkarintyg är lämnat till PTJ?

Personalwebb

Fråga: Vad innebär det att det på läkarintyget står 50% sjukskrivning och medarbetaren har en tjänst på 30 timmar per vecka?

Svar: Då innebär detta 50% av 30 timmar per vecka (verklig veckoarbetstid)

Sjuk from anges med den dag som du skulle ha arbetat enligt ditt

schema. Är sjukdagen en ledig dag, anger du första arbetsdagen därefter.

Sjuk t o m anges med datum dagen före som du återgår i arbete, även om det är en ledig dag.

Endast noteringsfält.

Ej för lönerapportering.

Förlängd föräldraledighet ska inte rapporteras här.

Rapporteras via blankett Ledighetsansökan

Personalwebb

Föräldraledighet över 1 månad Ledighetsansökan har skickats in

Tidrapport ska också göras, enligt nedan

Personalwebb

Föräldraledighet under 1 månad

Tillfällig vård av barn VAB

Support och information

Samlad information och blanketter finns på Supportwebben

Personalwebben

Påminnelser-

Till chefer:

 Tidsbegränsad anställning slutar

 Frånvaro slutar

(Efter slutdatumet på frånvaron kommer lön att utbetalas)

 Sjukintyg lämnat

 Provanställning slutar

 Lönetillägg upphör

 Tidrapporter att attestera

 Reseräkningar att attestera

 Tidrapporter inte klara för attest

Till alla medarbetare:

 Gör egen tidrapport

 Maila helst, om frågan inte är akut

 Ring gärna vid akuta frågor

 Ange alltid personnummer och kostnadsställe på den som frågan gäller

 Uppge alltid namn på anmälare

 Du får ett ärendenummer när du mailar. Svara alltid på det mailet, om du vill komplettera i

ärendet. Uppge ärendenumret om du ringer.

 Du får alltid ett automatiskt mail att ärendet har avslutats, när du har mailat in ett ärende.

Supportärenden