Steg 3 Förfrågningsunderlag

Steg 3

Förfrågningsunderlag

3.1 Förfrågningsunderlag

Ett förfrågningsunderlag ska alltid upprättas när upphandlingens värde överstiger 7

prisbasbelopp. Förfrågningsunderlaget ska innehålla samtliga uppgifter som leverantören ska känna till för att kunna lämna ett bra anbud. Avser uppdraget ramavtal ska uppskattningar av volymer ges, dock utan att garantera dessa.

Förfrågningsunderlaget har olika innehåll beroende på vilket typ av tjänst respektive vara eller entreprenad som skall upphandlas.

Förfrågningsunderlaget ska alltid uppta följande rubriker:

o Allmän information

o Administrativa bestämmelser o Kravspecifikation

o Kommersiella villkor o Uteslutningskriterier o Kvalifikationskrav o Urvalskriterier

Mall till förfrågningsunderlag som ska användas för:

o Varor, e-avrop o Tjänster, e-avrop

För upphandlingar som är av akut art tillämpas inte rutinen; avsteg från rutinen får göras se upphandlingsformer och beloppsgränser, Direktupphandling.

2 (8)

3.2 Upphandlingsakt

Upphandlingar till ett värde överstigande 2 prisbelopp skall alltid dokumenteras.

Upphandlingsdokumentationen är indelad i två nivåer enl. följande:

o akt 1, avser upphandlingar överstigande 2 prisbasbelopp till 7 prisbasbelopp o akt 2, avser upphandlingar över 7 prisbasbelopp (formaliserade upphandlingar) Akterna skall:

o upprättas i samband med att upphandlingsprocessen påbörjas.

o under upphandlingsarbetet, förvaras med hänsyn till förekommande sekretess.

o efter det att avtal tecknats, arkiveras hos registrator

Akt 1, ska innehålla följande dokumentation:

o tjänsteskrivelse

o uppgifter om leverantör, adressuppgifter och kontaktperson o blankett för leverantörskontroll (när leverantören inte är känd) o avtal/beställningsskrivelse (rekvisition)

o övriga uppgifter som är av betydelse

Akt 2, ska innehålla följande dokument:

o Tjänsteskrivelse/ underlag beträffande upphandlingsuppdraget o annonseringsunderlag och kopia på införd annons

o protokoll för urval av anbudsgivare (vid urvals- och selektiv upphandling) o kopia på avböjandebrev vid urval av anbudsgivare (vid urvals- och selektiv

upphandling)

o förfrågningsunderlag inkl. bilagor o blankett för leverantörskontroll o anbudsdiarium

o utvärderingssammanställning (inkl. prövning av anbudsgivare) o beslutsprotokoll (anbudsprotokoll)

o tillkännagivande av beslut och avböjandebrev o avtal / beställningsskrivelse

o reellt ekonomiskt utfall av upphandlingen o utvärdering, avtals- och kvalitetsuppföljning

o kopia på införd avannonsering (i förekommande fall)

Om något av innehållet ovan saknas, ska detta anges på en försida till mappen 3.2.1 Arkivering av inköpshandlingar

Upphandlingsakt enligt ovan ska vara diarieförd och arkiveras i kommunens arkiv efter det att avtal tecknats.

3.3 Upphandlingsdokument

Innan upphandlingsdokument lämnar organisationen ska det säkerställas att all information som finns upptagen på dokumenten är korrekt.

De slutliga dokumenten skall godkännas av den som ansvarar för upphandlingen.

Alla dokument skall ha ändamålsenliga rubriker. Rubriker skall vanligtvis finnas i tre nivåer:

1. Övergripande rubrik 2. Kapitelrubrik

3. Avsnittsrubrik

Alla externa dokument ska följa upprättade mallar i e-avrop med Nacka kommuns logotype på första sidan.

För att säkerställa att förfrågningsunderlag är korrekta, språkligt (förståeligt) och sakligt skall en medarbetare motläsa och godkänna dokumentet innan det blir offentligt.

4 (8)

3.4 Riktlinjer och lagkrav

Följande lagar och riktlinjer gäller generellt för de upphandlingar som genomförs i Nacka kommun. I vissa upphandlingar kan även andra lagkrav förekomma som är kopplade till den specifika upphandlingen.

Uppdatering av de generella lagar och riktlinjer som omgärdar upphandlingarna genomförs två gånger per år. Ansvarig för uppdateringen är kommunens Inköpschef

Instans/lagrum Specifikation Kommentar

Kommunfullmäktige Reglemente för upphandling

Reglemente för kommunstyrelsen

Behandlar ansvar för verksamhetsövergripande upphandlingar

Miljöpolicy Riktlinjer för miljöanpassad

upphandling

KS beslut Delegationsrätt vid upphandlingar

Avtalslagen Kap. 2 och 3 Behandlar fullmakter och grunder för ogiltiga avtal

Arkivlagen Hela lagen Behandlar hur och varför arkiv ska

hållas, bl. a. framgår syftet med arkivet Brottsbalken 17 kap 7 § och 20 kap 2

§

De två nämnda paragraferna behandlar bestickning och mutbrott

Förvaltningslagen 1 –12 §§ Behandlar myndigheternas

handläggning av ärenden, regler om inkomna handlingar och jävsfrågor Förvaltningsprocesslagen Hela lagen, undantag 2 § Tillämplig vid mål angående

överprövning

Kommunallagen 2 kap 1 – 8 §§ Vägledning inom vilka områden kommunen kan verka utan att handla upp

Konkurrenslagen 6 kap 2 § I första hand tillämplig på anbudsgivaren. Vilka former av samarbeten som är förbjudna

Köplagen Hela lagen Bestämmelser om när levererad vara

anses felaktig, skadestånd vid olika dröjsmål och ansvar

Lag om anställningsskydd 6 b § Övergång av verksamhet Lag om medbestämmande

i arbetslivet

28 § Övergång av verksamhet

Lag om offentlig Upphandling, LOU

Hela lagen Lag om ingripande mot

otillbörligt beteende avseende offentlig upphandling, LIUP

Hela lagen

Miljöbalken 3 avd. 9, 14 och 15 kap. Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd.

Hantering av avfall och producentansvar.

Kemisk produkter och biotekniska organismer.

Rättegångsbalken Tillämplig vid förfarande i tvistemål.

Blir aktuellt om någon begär skadestånd.

3.4.1 Ansvar

Ansvar och befogenheter att uppdatera och förändra riktlinjer för upphandling har Kommunstyrelsen.

6 (8)

3.5 Upphandlingsformer och beloppsgränser

o Direktupphandling, under 7 prisbasbelopp o Förenklad upphandling

o Urvalsupphandling

o Öppen upphandling över tröskelvärde o Selektiv upphandling över tröskelvärde o Förhandlad upphandling över tröskelvärde

Direktupphandling kan göras utan skriftliga anbud och får endast avse enstaka inköp. Om flera upphandlingar av samma typ genomförs under en 12-månadersperiod, ska värdet av dessa läggas samman och handläggas som upphandling över beslutade beloppsgränser. Innan en direktupphandling sker skall den ha godkänts av Nacka Partner Affärsområde

Upphandling.

3.5.1 Direktupphandling - Annonsering behöver inte ske.

- Prisjämförelse skall göras med flera leverantörer.

- Dokumentation över upphandlingen skall upprättas om värdet överstiger 2 prisbasbelopp.

Om synnerliga skäl föreligger kan direktupphandling få genomföras även över angivna basbeloppsgränser och efter beslut av Inköpschefen. Vid sådan direktupphandling skall upphandlingsprocessen säkras genom att följande dokumenteras:

- Angivande av synnerliga skäl - Orsak till upphandlingen - Ansvarig för upphandlingen - Handläggare

- Upphandlingens uppskattade ekonomiska värde - Vilka leverantörer som upphandlingen vänder sig till - Beräknad tidsomfattning av uppdraget/upphandlingen Formkrav som skall följas:

- Godkännande av Inköpschef - Upprättande av avtal/beställning

- Arkivering enl. avsnitt 1.6 Upphandlingsakt

Som synnerliga skäl för en direktupphandling (över beslutade beloppsgränser) får endast räknas sådana omständigheter som är av akut art och inte beror på enheten själv, såsom bristande planering eller annan försumlighet inom den egna organisationen.

Direktupphandling är också möjligt vid vissa bistånds- och omsorgsupphandlingar.

3.5.2 Förenklad upphandling

Förenklad upphandling, 6 kap LOU, får göras vid anskaffning av varor och tjänster upp till gällande tröskelvärde. Vid förenklad upphandling har alla leverantörer rätt att delta. Anbud

förhandlingar skall endast ske i särskilda fall och med iakttagande av riktlinjerna i avsnitt 2.5.2 Förhandlingar.

3.5.3 Urvalsupphandling

Urvalsupphandling är en typ av förenklad upphandling som gör det möjligt att begränsa antalet leverantörer som får lämna anbud, och som huvudsakligen tillämpas vid upphandling inom områden som kan intressera ett stort antal anbudsgivare.

Se 2.2.5 Annonsering. Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud och den upphandlande enheten inbjuder efter kvalificering (urval) vissa leverantörer att lämna anbud.

Antalet leverantörer som tillåts lämna anbud skall framgå av annonsen och bestämmas utifrån arten av det som skall upphandlas samt vara tillräckligt stort för att uppnå tillräcklig

konkurrens. Tiden för att lämna ansökningar skall vara minst 10 dagar.

Upphandling av B-tjänster kan göras, oavsett upphandlingens värde, som förenklad upphandling eller urvalsupphandling. Förteckning över B-tjänster finns i LOU, Bilaga avdelning B.

Upphandling över tröskelvärdet (1.845.000 SEK vid varu- och tjänsteupphandling, bygg- och anläggning 46 134 000)

Dessa upphandlingar kräver särskild insikt och skall alltid kommuniceras med Nacka Partner, Affärsområde Upphandling.

3.5.4 Öppen upphandling

Vid en öppen upphandling har alla leverantörer rätt att inlämna anbud. Anbud måste antas utan någon förhandling med anbudsgivare.

3.5.5 Selektiv upphandling

Vid en selektiv upphandling inbjuder kommunen genom annonsering vissa utvalda

leverantörer att lämna anbud. Urvalet av leverantörer görs utifrån ställda kvalificeringskrav. I annonsen skall anges det antal leverantörer som kan komma ifråga. Antalet skall vara minst 5 och inte överstiga 20 leverantörer.

3.5.6 Förhandlad upphandling

Förhandlad upphandling är en upphandlingsform som normalt skall annonseras. Beroende på om det är en vara eller en tjänst som ska upphandlas gäller delvis olika förutsättningar.

Gemensamt är dock att övergång från öppen eller selektiv upphandling till förhandlad

upphandling kan göras om lämnade anbud inte motsvarar förfrågningsunderlaget. Vidare kan förhandlad upphandling tillämpas om det vid öppen eller selektiv upphandling inte lämnats några, eller några lämpliga anbud eller om varan framställs för forsknings/utvecklingsändamål eller arten av tjänsterna inte kan preciseras tillräckligt för val av bästa anbud. Vid en

förhandlad upphandling går en anbudsinbjudan ut till ett antal utvalda leverantörer. Anbuden prövas och antas efter förhandling. Huvudregeln är annonsering för anbudsansökan. Om möjligt skall förhandling ske med minst tre anbudsgivare.

8 (8)

3.5.7 Miljökonsekvensbeskrivning, MKB

Vid planering av upphandlingar avseende entreprenadverksamheter som omfattar byggnationer av fastigheter, anläggning av vägar eller liknande skall en MKB upprättas.

Syftet med att göra en miljökonsekvensbeskrivning (MKB) av en planerad verksamhet är att belysa den förväntade inverkan på miljön, hälsan och hushållningen med naturresurserna.

MKB ska vara en del av beslutsunderlaget och medföra att verksamheten blir mer miljöanpassad.