Året som kommer

 Lean - förbättringsarbete

För att skapa ökat kundfokus, standardisera våra arbetsprocesser, kapa onödiga moment i arbetet och göra det ständiga förbättringsarbetet till en del av vårt dagliga arbete kommer vi att fortsätta arbeta med Lean inom kontoret.

 Utveckla vår fördelningsmodell

Vår fördelningsmodell gällande fördelning av kontorets kostnader kommer att ses över för att skapa bättre transparens och förutsägbarhet för verksamheterna.

 Gemensam kundtjänst

Ärendehanteringssystemet Easit ska implementeras i kundtjänsten under våren.

Kundnöjdheten ska mätas på ett strukturerat och regelbundet sätt, dels för att ge förvaltningarna underlag för egen utveckling, dels för att vi som gemensam kundtjänst ska kunna jämföra oss med andra kundtjänster.

 Införande av e-arkiv

Lidingö har som mål att det under 2015 ska finnas en plattform för införande av ett system för långtidsbevarande.

 Ny kodplan

Sveriges kommuner och landsting har tagit fram en ny kontoplan, Kommun-Bas 13.

Vi planerar att införa den hos oss från 2015.

 Momsgenomgång

Vi kommer att göra en genomgång av stadens momshantering.

 Utveckling lidingo.se

En av våra prioriterade kommunikationskanaler är stadens externa webbplats. Vi behöver därför kontinuerligt utveckla den och göra den tillgänglig för alla digitala enheter (surfplatta och mobil). Vi ska också förbättra tjänsten för evenemangskalender och pressrummet ska integreras bättre i webbplatsen. Ett annat prioriterat

utvecklingsområde är e-tjänster.

 Nya Ö-nätet

Den första versionen av det nya intranätet lanserades i september 2014. Nu kliver vi in i nästa fas i utvecklingen. Exempel på tjänster som kommer att läggas till är fler

35

möjligheter till personaliserat innehåll, kursutvärdering, och enkla verktyg för behovsstyrd förvaltning.

 Varumärkesarbetet

Profileringen av Lidingö som hälsans ö fortsätter i våra egna kanaler. Ett kit med utställningsmaterial, som kan användas vid olika evenemang, ska tas fram.

 Sociala medier

Stadens närvaro i sociala medier behöver ständigt utvärderas och utvecklas. Planen är att genomföra en rad marknadsföringsinsatser för att öka lidingöbornas kännedom om stadens närvaro i sociala medier.

 Ny bro 2020

Lidingö kommunfullmäktige tog hösten 2012 beslut om att ersätta Gamla Lidingöbron med en helt ny bro som ska bli färdigställd år 2020. Projektet kommer under 2015 att kräva en rad kommunikationsinsatser.

 Upphandling telefoni

Kundtjänst entréhall kommer att påbörja ny upphandling av stadens telefonitjänster/växel.

 Intranätsarbete – stöd i arbetet

Kundtjänst entréhall ansvarar för ingången ”stöd i arbetet” i det nya intranätet.

Uppdraget kommer att innefatta att arbeta med och lägga upp de olika texterna/sidorna i den ingången.

 Leanarbete

Kundtjänst entréhall kommer att arbeta med att se över och utveckla rutiner vid lokalbokningar och konferensservice i entréhallens konferensrum.

 Ökat mottagande av nyanlända

Från och med 2015 kommer Lidingö stad att öka sitt mottagande när det gäller anvisningsbara platser från 40 till 50 personer (barnfamiljer). Detta är en del i att ta emot fler nyanlända personer/familjer som har sina uppehållstillstånd klara och som bor på olika anläggningsboenden runt om i Sverige i väntan på att bli

kommunplacerade.

 Anhörigfamiljer

Mottagning nyanlända ska i samverkan med socialkontoret fortsätta arbetet med att ta emot anhörigfamiljer till de ensamkommande barnen. Enheten ska arbeta för att barnperspektivet beaktas i alla mottagna familjer.

 Företagshälsovård

Ett nytt avtal för företagshälsovård kommer att träda i kraft i april 2015.

 Medarbetarenkät

Under våren 2015 kommer en medarbetarenkät att genomföras. HR kommer efter genomförd enkät erbjuda stöd till enheterna med att upprätta handlingsplaner och även stödja med aktiviteter kopplade till handlingsplanerna.

36

 Ledarlyftet

Under året kommer två program av ledarlyftet att bedrivas parallellt.

 Sjuktal och aktivt medarbetarskap

HR-enheten kommer att driva två projekt. Ett med syfte att sänka stadens sjuktal och ett med fokus på aktivt medarbetarskap.

 Utveckla stadens personaladministrativa IT-verktyg Heroma

Utveckla befintlig funktionalitet i Heroma, som skapar mervärde för kunderna och ökar effektiviteten. Identifiera och prioritera utvecklingsåtgärder sker löpande enligt Lean-metoden. Enheten fortsätter fokusera på integrationer mellan Heroma och andra it-system som stöd för hantering av Lagen om Anställningsskydd, schemahantering med mera.

 Bistå förvaltningarna med konsultativt stöd

Löneenheten bistår förvaltningarna med konsultativt stöd avseende Heromas ämnesområde och funktionalitet. Löpande avropar förvaltningarna sådant stöd i ökande grad.

 Nya pensionsavtal

Löneenheten har upphandlat ny pensionsadministratör och pensionsförsäkringar Avtalen träder ikraft 1 april 2015.

 Utveckla stadens fordonsorganisation

Ett 50-tal personer ska genomgå utbildning i trafiksäkerhet och sparsam körning.

Bilpoolen, som idag drivs i egen regi, ska utvärderas för att se om det finns alternativa sätt att driva bilpool inför 2016. Därefter närmar sig fordonsenheten slutet på projektet med att organisera en modern vagnpark.

 Implementering av det nya EU-direktivet

Nya regler för upphandling kommer att träda ikraft 2016 vilket innebär att vi kommer att arbeta med implementering av dessa under året. Reglerna om dynamiska

inköpssystem blir obligatoriska att implementera.

 Upphandling av ”Ny bro 2020”

AffärsConcept i Stockholm AB har uppdraget att biträda staden i upphandlingen av Nya Bro 2020. Under hösten 2014 har ”Upphandlingsstrategi Nya Bro 2020” tagits fram och upphandlingen kommer att genomföras under 2015.

 Uppgradering av ekonomisystem Agresso

E-handelsenheten har arbetat med uppgraderingen av ekonomisystemet Agresso. Den nya versionen kommer att innebära bättre funktionalitet, ökad användarvänlighet och mindre administration. En utvärdering av uppgraderingen kommer att ske under våren.

 Implementering av upphandlingsutredningen

37

KPMG har genomfört en utredning av upphandlings- och inköpsverksamheten under 2014. En åtgärdsplan har tagits fram som man planerar att genomföra under 2015.

 Servrar och lagring

- It-enheten kommer under 2015 att genomföra vissa byten av servrar och även komplettera stadens lagringslösning.

- Befintlig backuplösning kommer att kompletteras

- It-enheten kommer att vara delaktiga i att skapa en integrationsplattform som syftar till att förenkla integrationen mellan system.

 It-kommunikation

It-enheten kommer under 2015 att genomföra uppgradering och underhåll av stadens kommunikationslänkar och infrastruktur

 Byte av Self Servicelösning

Under 2015 kommer it-enheten att påbörja utbyte av system för Self Service-funktioner.

38 4. Ekonomisk plan

4.1 Resultaträkning (mnkr)

4.2 Kommentar till resultaträkningen

Kommunstyrelsens direktiv innebär en uppräkning av kostnaderna med 2 procent för

budgetåret 2015 och planåren 2016-2017 vilket ger en generell prishöjning mot våra kunder.

Kontorets serviceåtagande kommer förändras något under 2015. En ökning av

serviceåtagandet består bland annat av utökat åtagande på upphandlingsenheten samt en HR-konsult med anledning av ledarlyftet. En minskning av serviceåtagandet sker i och med att valen som funnits med under 2014 inte finns med under 2015.

I budgetförslaget beräknas kostnaderna för arbetskraft öka med 2,9 mnkr vilket dels beror på ökat serviceåtagande dels på att lönerna från 2014 har räknats upp med 2,2 procent.

Intäkterna beräknas öka med 0,1 mnkr i och med det utökade serviceåtagandet samt ökat statsbidrag. Att skillnaden från föregående år trots detta inte blir större beror på att it-enheten minskat sina intäkter med 2,4 mnkr vilket beror på att övriga förvaltningar räknar med att minska sina it-inköp.

Bokslut Budget Budget Plan Plan

2013 2014 2015 2016 2017

kommunalskattebidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

statsbidrag 7,8 8,0 8,4 8,5 8,4

taxor och avgifter 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1

övriga intäkter 102,8 106,7 106,8 107,8 108,2

Summa intäkter 110,6 114,8 115,3 116,4 116,7

kostnader för arbetskraft 57,0 60,6 63,5 65,2 65,5

varor och material 12,1 12,6 11,8 12,0 12,4

entreprenader och köp av verksamhet 0,4 0,5 0,5 0,5 0,5

tjänster och avgifter 29,9 34,2 31,6 31,2 31,0

hyror 4,9 4,6 5,5 5,4 5,3

bidrag 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0

avskrivningar 2,7 2,2 2,3 2,0 1,8

internränta 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1

Summa kostnader -108,1 -114,8 -115,3 -116,4 -116,7

Årets resultat 2,5 0,0 0,0 0,0 0,0

Behållning i resultatutjämningsfond 2,5 11,3

* exklusive kontorsinterna poster

39

Kontorets kostnader för tjänster och avgifter beräknas minska med 2,6 mnkr där it-enheten står för den största delen i och med de minskade inköpen från förvaltningarna.

Avtalsstyrda kostnader såsom licensavgifter, driftkostnader, underhåll och support samt andra tjänster har i möjligaste mån beräknats utifrån prisuppgifter enligt avtal eller från leverantör.

De interna lokalhyrorna har räknats upp med 2,5 procent enligt uppgift från

fastighetskontoret. Utöver uppräkningen har kontoret fått extra hyresökning på grund av ökat antal lägenheter på introduktionsenheten där vi står för tomhyrorna vilket tillsammans med uppräkningen av internhyrorna ger en total hyresökning på 7,0 procent. Den sistnämnda hyresökningen kommer att finansieras med statsbidrag.

Ledning

Bruttokostnader per verksamhet budget 2015 (budget 2014)

40 5. Nyckeltal

Bokslut Budget Budget

Beskrivning 2013 2014 2015

Andel elektroniska fakturor 25 % 40 % 40 % Antal löner 50 000 st 50 000 st 50 000 st Antal pensions- och

försäkringsärenden 260 st 260 st 260 st

Pc stationära 1 050 1 020 1 000

Pc bärbara 1 740 1 780 1 800

Pc elev (1:1) 950 950 950

Surfplattor 235 386 500