Övergripande företagspolicy och ägarens styrmodell?

Nedan besvaras revisionsfrågan: Finns det idag en övergripande företagspolicy antagen av kommunfullmäktige? Hur ser ägarens styrmodell och struktur ut?

Det finns ingen samlad företagspolicy eller liknande som antagits av kommunfullmäktige. Kom-munstyrelse och kommunfullmäktige saknar sålunda ett samlat dokument där det på ett tydligt sätt framgår hur styrningen och uppföljningen av respektive innehav ska gå till utifrån en samlad koncernmässig väsentlighet- och riskanalys.

Styrningen av Huge Fastigheter och energikoncernen sker främst med ägardirektiv. För Huge Fastigheter finns uppdaterade direktiv medan det för energikoncernens bolag saknas aktuella direktiv. Sådana är dock under utarbetande i samverkan med övriga ägare. Av ägardirektiven framgår vilken rapportering som ska ske till ägaren på olika nivåer och när den ska ske.

För SRV saknas fortfarande ägardirektiv, trots att omfattande resurser nedlagts på att ta fram sådana direktiv de senaste åren. Styrningen av SRV sker fortsatt främst genom konsortialavtal (ägaravtal), bolagsordning, renhållningsordning och avfallsordning. Dessa dokument är relativt detaljerade och styrande för verksamheten, främst vad gäller den ej konkurrensutsatta verksam-heten. Flera av dokumenten är dock inte aktualiserade sedan många år och är därmed av olika skäl inte helt relevanta för den verksamhet som idag bedrivs i bolaget.

Utöver den uppföljning som sker baserat på ägardirektiv och andra styrdokument sker styrning och uppföljning av bolagen på flera olika nivåer och i olika konstellationer. Kommunens inflytan-de och insyn utövas bland annat på bolagsstämma i respektive bolag samt genom inflytan-delvis per-sonunion mellan kommunstyrelsens ledamöter och bolagens styrelseledamöter. En kontinuerlig uppföljning av bolagen sker också på tjänstemannanivå och i samverkan mellan kommunstyrel-sens ordförande och tjänstemän.

Kommunstyrelsen behandlar bolagens årsredovisningar och delårsbokslut som informations-ärenden och har tillgång till Huges styrelseprotokoll och stämmoprotokoll i samband med kom-munstyrelsens möten. För SRV och energibolagen har kommunstyrelsen inte tillgång till bola-gens styrelseprotokoll. Kraven på denna rapportering framgår av ägardirektiv för Huge Fastighe-ter respektive energibolagen. För SRV framgår rapporFastighe-teringskraven av instruktion från kommu-nens ekonomikontor. De ärenden som lyfts i kommunstyrelsen kring bolagen sker i övrigt på ini-tiativ av tjänstemännen.

Granskningen visar att Huddinge kommun sedan år 2009 har arbetat aktivt med att tydliggöra och utveckla ägarstyrningen. Bland de åtgärder som vidtagits kan nämnas:

· Kraven på rapportering från bolagen till kommunstyrelse och kommunfullmäktige har tyd-liggjorts i nya ägardirektiv samt utkast till nya ägardirektiv som ännu inte beslutats. För Huge Fastigheter beslutades direktiven den 23 augusti 2011. För Energikoncernen och SRV pågår ett arbete med att ta fram nya direktiv. För SRVs del pågår även en översyn avseende andra styrdokument, bl a konsortialavtal och bolagsordning.

· Månadsrapporter skickas från bolagen till kommunens tjänstemän. Om väsentliga frågor uppmärksammas lyfts dessa vidare i organisationen.

· I Huge Fastigheters direktiv framgår krav på att presentera verksamheten årligen i såväl kommunfullmäktige som kommunstyrelsen. Under året har Huge Fastigheters VD presen-terat verksamheten i kommunfullmäktige.

· Ett finansiellt samarbete har inletts mellan kommunen, Söderenergi och Huge Fastighe-ter. Finanskommittéer har bildats för respektive bolag. Den gemensamma internbanken som etablerades 2010 syftar till att minska de finansiella riskerna och kapitalkostnaderna.

Ett väl utvecklat samarbete och informationsutbyte finns mellan styrelserna och intern-banken.

· År 2010 och 2011 har kommunledningen jobbat aktivt med work-shops kring ägarstry-ningsfrågor inom kommunkoncernen.

· Fler och utvecklade forum för ägardialog har inrättats.

· Huges VD ingår numera i kommunens ledningsgrupp.

· Styrelseutbildning har genomförts i steg 1 under 2011 i Huge Fastigheter. Utbildningen har fokuserat på styrelsens ansvar ur ett legalt perspektiv. Styrelseutbildningar har även genomförts för SRVs styrelse.

· Ägardialog genomförs fortsatt två gånger per år för SRVs del, där samtliga ägare är re-presenterade.

Bolagen skiljer sig väsentligt åt i flera perspektiv, bl a storleksmässigt, verksamhetsmässigt och finansiellt. Riskerna ur ett kommunkoncernperspektiv är sålunda väsentligt olika för de olika in-nehaven. Vidare delas riskerna med andra ägare i både energikoncernen och för SRV.

För att säkerställa att styrningen av respektive koncernbolag är tillräcklig och effektiv bör den styrning och uppföljning som sker tydligare formaliseras i någon form av företagspolicy. D v s vilka resurser som ska läggas på styrning och uppföljning av respektive innehav på respektive nivå i kommunkoncernen och hur uppföljningen ska gå till på respektive nivå bör tydliggöras ut-ifrån ett samlat kommunkoncernperspektiv. Centralt ur ett ansvarsperspektiv är den uppföljning som sker samlat av kommunstyrelsen som organ, samt den uppföljning som sker på tydligt upp-drag av kommunstyrelsen. Detta mot bakgrund av att kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar för bolagen inom ramen för den uppsiktsplikt som kommunallagen stadgar.

Det är viktigt att den uppföljning som sker är väl avvägd ur ett väsentlighets- och riskperspektiv så att varken för mycket eller för lite uppföljning sker på respektive nivå. Vidare behöver styrning och uppföljning anpassas så att såväl aktiebolagsrättsliga som kommunalrättsliga krav efterlevs.

Som grund för den styrning och uppföljning som sker bör därför en tydligt dokumenterad väsent-lighets- och riskanalys göras för kommunkoncernen som helhet i olika perspektiv. Den rapporte-ring som sedan sker från bolagen till respektive nivå bör vara anpassad på ett tydligt sätt till den inriktning och omfattning på information som respektive nivå behöver. Ju fler ägare till ett bolag ju svårare och mindre effektivt kan det vara att ställa egna specifika krav på uppföljningen från re-spektive ägare. Det behöver också tydligare utvecklas hur och när eventuell vidarerapportering ska ske av information uppåt i organisationen.

Vad gäller de nya ägardirektivens utformning noteras att direktiven utarbetas i tät dialog mellan kommunen och bolagen och att kommunen som ägare varit betydligt mer aktiv i framtagandet av direktiven jämfört med vid framtagandet av tidigare direktiv. Direktiven för SRV och uppdaterade direktiv för Söderenergi är dock fortfarande inte beslutade (se vidare längre fram i rapporten).

En väsentlig fråga som utvecklats under senare år är den finansiella styrningen i kommunkon-cernen. Frågan är viktig ur ett väsentlighets- och riskperspektiv då såväl Huge Fastigheter som Södertörns Energi har stora finansiella skulder. Med den internbank som bildades år 2010 för Huge Fastigheter och Söderenergi har greppet kring finansieringsfrågorna stärkts. Bolagen och internbanken har kontinuerliga möten kring finansieringen i strukturerade forum. Dessa genom-förs kvartalsvis. Rapporteringen kring uppföljningen av finansieringen har också formaliserats.

Rekommendation:

· Inom ramen för kommunstyrelsens samlade uppsikt bör styrelseprotokollen från samtliga bolag finnas tillgängliga vid kommunstyrelsens sammanträden.

Särskilt om styrningen av Huge Fastigheter

Kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören har täta möten med bolagets ledning.

Möten bokas månadsvis och genomförs som regel om det inte finns skäl att ställa in möten. VD för bolaget sitter också med i kommunens ledningsgrupp då kommunala lokalfrågor är en strate-gisk fråga för kommunen och bolagets verksamhet sammantaget är en väsentlig del av kom-munkoncernens tillgångar och skulder.

I de nya ägardirektiven för Huge Fastigheter (23 augusti 2011) har den rapportering som ska ske till kommunstyrelsen respektive till kommunens ledningsfunktion i övrigt tydliggjorts. Det framgår att protokoll, årsredovisning, revisionsberättelse, underlag för koncernredovisning samt redovis-ning av verksamheten per sista mars och per sista augusti ska rapporteras till kommunstyrelsen.

Vidare framgår att måluppfyllelse och ägardirektiv samt det ekonomiska läget ska rapporteras enligt kommunens instruktioner. Det framgår dock inte om denna rapportering ska ske till kom-munstyrelsen eller annan nivå hos ägaren. Vidare framgår att bolaget årligen efter att bolagets årsredovisning lämnats till kommunen och i god tid innan bolagsstämman ska anordna informa-tionssammanträde för ledamöterna i kommunfullmäktige. Bolaget ska också årligen i samband med något av kommunstyrelsens informationsmöten lämna information om bolagets verksamhet.

Ägardirektiven är relativt nya men det kan konstateras att Huge Fastighets VD har informerat om bolagets verksamhet på ett kommunfullmäktigemöte men ännu inte vid kommunstyrelsemöte.

Huge Fastigheters direktiv har inarbetats i bolagets affärsplan och följs sålunda kontinuerligt upp inom ramen för bolagets ordinarie verksamhetsuppföljning. Från ägarens sida saknas dock kon-kreta indikatorer/nyckeltal eller andra fastställda sätt på hur vissa direktiv ska följas upp och åter-rapporteras till ägaren. Exempelvis gäller detta att ”Bolagets fastighetsbestånd ska vårdas och förvaltas väl”, att ”Verksamheten i bolaget ska drivas på ett ekologiskt hållbart sätt och präglas av ett aktivt miljöarbete”, att ”Bostadsutbudet i Huddinge ska vara varierat med olika upplåtelsefor-mer och storlekar i olika delar av kommunen” eller att det är viktigt att bolaget utvecklar ett nära samarbete med institutioner, företag och föreningsliv”. Vår bedömning är att kommunen som ägare bör tydliggöra vad direktiven innebär och hur ägaren avser att följa upp om och i vilken utsträckning bolagen följer dessa ägardirektiv.

Vissa direktiv är mer specifika och framgår i ägardirektiven under rubriken ”Särskilda uppdrag för perioden 2011-2014”. Dessa direktiv uttrycks i termer av uppdrag som ska genomföras av bola-get och är i de flesta fall uppföljningsbara och mätbara.

Särskilt om styrningen av Södertörns Energi och Söderenergi

Södertörns Energi styrs bl a genom ägardirektiv och uppföljning av dessa. VD för Södertörns Energi har också regelbundna möten med företrädare för ägarna (Huddinge och Botkyrka). VD har också träffat kommunstyrelsen i Huddinge kommun minst två gånger per år de senaste åren och har också redogjort för verksamheten i fullmäktige. Kommunstyrelsen har tillgång till gens protokoll i samband med kommunstyrelsemötena. Inom det ekonomiska området har bola-gens ledningar regelbundna möten med ekonomiavdelningen och finansavdelningen i Huddinge kommun.

Särskilt om styrningen av SRV

SRVs verksamhet är till stor del lagreglerad och taxefinansierad. Styrningen sker utifrån ett antal styrdokument främst bolagsordning, avfallsplan, renhållningsordning och konsortialavtal. Utöver detta finns en affärsplan som upprättas per mandatperiod och uppdateras årligen. Affärsplanen används dock främst som internt styrinstrument för bolaget och inte som ett ägarstyrningsinstru-ment. Det saknas fortfarande ägardirektiv för bolaget men ett aktivt arbete pågår att slutföra ar-betet med att ta fram sådana.

Årligen genomförs fortsatt två ägarmöten med representanter från ett förstärkt presidium från bolagets styrelse samt kommunstyrelseordföranden och kommundirektörer från respektive ägar-kommun. Minnesanteckningar förs vid dessa möten. Under de senaste åren har frågan om fram-tagande av ägardirektiv och uppdatering av aktieägaravtal varit fokusområden vid dessa möten.

Bolagets ekonomi, affärsplan och budget är exempel på andra frågor som behandlas vid ägar-mötena. Vid behov initieras även möten mellan bolagets ledning och kommunledningen.

Rekommendationer:

· En företagspolicy eller liknande bör tas fram där kommunens riktlinjer för styrning, upp-följning och kontroll av bolagen tydliggörs. Bl a bör tydliggöras hur direktiv i olika former till bolagen ska tas fram och beslutas, vilka olika forum som finns för uppföljning och kon-troll av bolagens verksamheter i olika perspektiv, hur omfattande denna konkon-troll och upp-följning behöver vara på respektive nivå, hur dokumentationen av uppupp-följning och kontroll ska se ut, hur och när vidarerapportering behöver ske till nästa nivå, etc. Särskilt viktigt är att kommunstyrelsen som samlat organ tydliggör vilken information om bolagen som ska hanteras i kommunstyrelsen och hur denna ska hanteras för att säkerställa att kommun-styrelsen utövar en tillräcklig uppsikt över bolagen.

· Kommunen bör som ägare tydliggöra hur samtliga direktiv i ägardirektiven ska mätas och följas upp. Möjligen bör detta framledes ske i bilaga till ägardirektiv i samband med att dessa beslutas.

· Kommunen behöver intensifiera och prioritera arbetet med att ta fram ägardirektiv för SRV och uppdaterade sådana för Söderenergi.