Hantering av revisionens tidigare rekommendationer

Nedan görs en uppföljning av rekommendationer som lämnats i tidigare granskningsrapporter från revisionen. Uppföljningen sker bolag för bolag.

Huge Fastigheter AB

I december 2011 lämnade lekmannarevisionen en rapport, ”Granskning av styrning och ända-målsenlighet utifrån ägarens, Huddinge kommuns, perspektiv, vari framgår att kommunen nyli-gen har förtydligat ägardirektiven i riktning mot en tydligare affärsmässighet och att ägarstyrning-en har utvecklats, bl.a. gägarstyrning-enom att ägarstyrning-en ägardialog har etablerats på tjänstemannanivå. I rapportägarstyrning-en lämnas främst tre rekommendationer som följts upp inom ramen för granskningen.

Det noteras särskilt att mycket kort tid förflutit från det att granskningsrapporten rapporterades till denna uppföljning.

Rekommendation: Uppföljning:

Bedömningen är att de tre segmenten i bo-laget delvis har olika förutsättningar och affärslogiker och att affärsmässighet därför kan ha olika innebörd i de tre seg-menten.

Det finns anledning att överväga om detta i högre grad bör beaktas i bolagets affärsplan och/eller interna styrning.

Bolaget redovisar segmentens ekonomiska utfall se-parat i not i årsredovisningen.

En organisationsöversyn pågår som innebär förslag till att styra verksamheten primärt utifrån segment istället för geografisk lokalisering. Projekt pågår också att utveckla kostnadsfördelningsmodeller för att bättre återspegla segmentens faktiska kostnader.

Kommunen har fattat beslut om översyn av hyressättningen för kommunala lokaler. Det är av stor betydelse att översynen kan ska-pa en tydligare gemensam och transska-parent grund och struktur för hyressättningen på lång sikt samt för kommunens respektive bolagets olika roller.

En sådan översyn pågår. Bolaget har identifierat avtal som inte bedöms vara marknadsmässiga ur bolagets synvinkel och för dialog med kommunen om hur detta ska hanteras.

Det saknas en tydlig struktur för Intern kon-troll, förankrad hos bolagets ledning. Styrel-se/ledning bör överväga att utarbeta en Intern kontrollplan, baserad på en grundläg-gande riskanalys avseende styrning, kontroll och måluppfyllelse.

Bolaget har tagit fram ett förfrågningsunderlag för upphandling av konsult som ska hjälpa bolaget med en översyn av bolagets ekonomistyrningsprocess. Av utkastet till förfrågningsunderlag framgår att detta uppdrag bl a omfattar bolagets interna kontroll och riskhantering. Enligt förfrågningsunderlaget avses uppdraget avrapporteras till bolaget i oktober 2012.

Söderenergi

Under våren 2009 genomfördes en ”Granskning av Söderenergi utifrån ett ägarperspektiv”. Rap-porten innehöll 18 rekommendationer till kommunstyrelsen, vilka sammanfattas i följande punk-ter:

„ Tydliggör policy och intern organisation i Huddinge kommun för bolagsfrågor.

„ Starta ett samarbete med Botkyrka kommun om energikoncernen.

„ Se över ägardirektiv, styrning och uppföljning av Södertörns Energi AB i samarbete med Bot-kyrka kommun.

Bland de rekommendationer som lämnades fanns bl a nedanstående:

Rekommendation: Uppföljning:

För att fördela riskerna på ett tydligare sätt mellan Söderenergi AB och distributions-/försäljningsbolagen, samt för att öka inci-tamenten för Söderenergi AB att kostnads-rationalisera, bör parterna överväga att koppla eventuella indexuppräkningar av priser i framtiden till kostnadsindex som speglar de mest väsentliga kostnadsposter-nas faktiska kostnadsutveckling på markna-den.

I utkast till nya ägardirektiv övervägs att koppla ersätt-ningen till ett index. I förslaget till prismodell för 2013-2015 finns dels en fast del som inte bedöms behöva höjas under perioden samt två rörliga delar som kopp-las dels till ett bränsleindex och dels till annat index.

Modellen innebär en ökad riskfördelning mellan Sö-derenergi till distributionsbolagen, där distributionsbo-lagen får bära större risk än enligt tidigare modell.

Under förutsättning att ägarna fastställer krav på effektivisering i form av kostnadsra-tionaliseringar för Söderenergi AB bör ägar-na utarbeta en plan för styrning och uppfölj-ning av detta. I detta bör ingå att bedöma till vilken del Söderenergi AB själva har möjlig-het att påverka väsentliga kostnadsposters förändringar, respektive till vilka delar dessa ej är påverkbara för Söderenergi AB.

För närvarande finns åtgärdsplaner motsvarande 20 mnkr. Ledningen bedömer att dessa ska kunna genomföras under 2012.

För att styra och följa upp energikoncernen rekommenderas att kommunen, eventuellt i samverkan med Botkyrka, utarbetar ett rap-portpaket med väsentliga nyckeltal, känslig-hetsanalyser för väsentliga intäkts- och kostnadsposter, m m, som rapporteras med fastställda intervall. Uppföljningen bör inklu-dera en jämförelse av nyckeltal med andra aktörer i branschen. Koncernperspektivet på uppföljningen bedöms behöva utvecklas för att kunna göra relevanta bedömningar av lönsamheten, samt även för att möjliggöra ökad jämförbarhet med andra aktörer i branschen.

Den rapportering som sker från Söderenergi till ägaren är samma uppföljning som också styrelsen får. Jämfö-relser görs kontinuerligt med andra aktörer inom ra-men för ett nätverk som Söderenergi ingår i.

Kommunen bör i sin uppföljning av energi-koncernen årligen inhämta relevanta risk-analyser.

I förslag till nya ägardirektiv för Södertörns Energi AB framgår att affärsplaner och verksamhetsplaner årli-gen ska rapporteras till kommunstyrelsen. Söderener-gi har också taSöderener-git fram en riskpolicy för prisrisker i

risk. Riskanalyserna bör dock, som framgår tidigare i rapporten, breddas.

Det bör tydliggöras hur ägardirektiv och andra viktiga ägarfrågor skall processas och beslutas mellan de olika organen i Hud-dingekoncernen, d v s fullmäktige, kom-munstyrelse, tjänstemän i kommunen och ägarbolag. Det bör av direktiven framgå när de skall vara föremål för översyn.

Framtagandet av nya ägardirektiv för energibolagen sker i dialog mellan ägarkommunerna. Representanter från kommunerna är betydligt mer involverade i arbe-tet med att ta fram direktiv denna gång jämfört med tidigare. Av utkast till nya direktiv framgår när de se-nast skall uppdateras.

Huddinge kommun bör tydliggöra ansvaret för styrning och uppföljning av energikon-cernen på tjänstemannanivå i kommunen.

Det finns fortsatt ett behov av att formalisera vilken uppföljning som ska ske på vilken nivå i kommunen.

Processen med att utarbeta och besluta om prismodell för ersättning mellan Söderenergi AB och distributionsbolagen bör möjligen ske med större och mer aktiv medverkan från Huddinge kommun, där konsekvens-analyser och känslighetskonsekvens-analyser med olika modeller genomarbetas och förankras på ett tydligt sätt. Om detta ej sker är det svårt för ägarna att följa upp och bedöma avvikelser från fastställda krav i direktiven. Prismodel-len är en mycket central utgångspunkt för vilket resultat Söderenergi AB kan uppnå, vilket givetvis även gäller för distributionsbo-lagen.

Som framgår av rapporten har en ny prismodell utar-betats att gälla från år 2013. Denna är delvis kopplad till två olika kostnadsindex. Kraven på lönsamhet och soliditet, m fl finansiella nyckeltal bör dock tydliggöras för energikoncernen som helhet.

SRV

Hösten 2010 granskades ägarstyrningen av SRV. I rapporten rekommenderades kommunstyrel-sen att tydliggöra den styrning och uppföljning som sker av SRV inom ramen för sin uppsikt och uppdatera styrdokumenten så att dessa speglar aktuella åtaganden och aktuell verksamhet i större utsträckning. Kommunstyrelsen och ledningskontoret instämde i dessa rekommendationer.

Rekommendation: Uppföljning:

Det bör övervägas att tydliggöra vad som menas med ”ägare” i olika styrdokument. I vissa sammanhang är det respektive full-mäktige i andra sammanhang kommunsty-relsens ordförande och direktör och i ytterli-gare andra sammanhang kan det vara andra representanter. Särskilt viktigt ur ett

Styrdokumenten har inte uppdaterats. Kommunen har tillsammans med bolaget och övriga ägare arbetat för att uppdatera dokumenten men har inte kommit i mål.

I arbetet har bolaget tagit hjälp av jurister, bl a från SKL. En särskild arbetsgrupp har tillsatts för att upp-datera styrdokumenten och frågorna har varit priorite-rade vid ägarmötena.

kommunstyrelseperspektiv är att kommun-styrelsen tydliggör vilken uppföljning och styrning som skall ske inom ramen för kommunstyrelsen. Mot bakgrund av om-fattningen och karaktären på SRVs verk-samhet är det inte orimligt att delegera en stor del av styrning och uppföljningen via delegation. Tydliga krav på vilken återrap-portering som skall ske till hela kommunsty-relsen bör dock dokumenteras.

Rekommendationen bedöms inte vara åtgärdad, men arbete pågår med åtgärder.

Kommunstyrelsen bör tydliggöra den styr-ning och uppföljstyr-ning som sker av SRV inom ramen för kommunstyrelsens lagstadgade uppsiktsplikt. Bl a bör det i de övergripande styrdokumenten tydliggöras vilken redovis-ning och information som skall gå till respek-tive kommunstyrelse. Vidare hur dialogen mellan ägarna och bolaget skall fungera.

Rekommendationen kvarstår. Kommunen skickar dock kontinuerligt ut instruktioner till SRV om när rap-portering av delårsbokslut och årsbokslut ska ske.

Rekommendationen bedöms inte vara åtgärdad.

Styrdokumenten bör uppdateras så att des-sa speglar aktuella åtaganden och aktuell verksamhet i större utsträckning.

Rekommendationen är inte åtgärdad. Kommunen, övriga ägare och bolaget arbetar dock med att uppda-tera styrdokumenten.

Grund för prissättning för konkurrensutsatt respektive icke konkurrensutsatt bör tydlig-göras från ägarnas sida.

Rekommendationen är inte åtgärdad. Av konsortialav-tal framgår att verksamheten skall bedrivas till själv-kostnad. Av utkast till nya direktiv framgår att den ska bedrivas affärsmässigt. Detta behöver tydliggöras för SRVs olika verksamhetsben.

Det bör tydliggöras vilken syn ägarna har på bolagets långsiktiga finansiella situation (vilket föreslås regleras i utkastet till ägardi-rektiv).

Rekommendationen är inte åtgärdad. Dock finns ut-kast till ägardirektiv utarbetade som är daterade den 3 juni 2012, som behandlar detta.

3.8. Ny lag om allmännyttiga kommunala bostadsföretag som gäller från 1 januari 2011