Giltighetstid 2013-11-18--2017-12-31
2 (9) Katrineholms kommuns
kommunikationspolicy Styrdokument -
Övergripande inriktningsdokument
Datum
2013-10-21
Beslutshistorik Gäller från
Ändring av kommunfullmäktige
Ägare1
Kommunstyrelsen
Förvaltarskap2 Informationschef
Uppföljning Hur:
Informatör kontrollerar att policyn nyttjas och är aktuell genom att bl.a. inhämta erfarenheter och eventuella synpunkter från kommunikationsrådet och
kommunens förvaltningar.
När:
Kontinuerligt följa och eventuellt revidera policyn. Minst sex månader innan giltighetstiden upphör ska synpunkter och erfarenheter inhämtas innan policyn ses över.
1Ägarskapet innebär ansvar för att styrdokumentet beaktas i beslutsprocessen samt för att efterfråga och ta del av uppföljning. Vidare att vid behov besluta om förändringar.
2Förvaltarskapet innebär ansvar för att - dokumentet efterlevs
- är tillgängligt
- följa eventuellt ändrade förutsättningar för dokumentet - dokumentet följs upp och revideras
- dokumentet är aktuellt och uppdaterat
3 (9)
Katrineholms kommun bygger och utvecklar relationer med invånare, närings-liv, medarbetare, massmedier och andra som visar intresse för kommunen, våra verksamheter och den geografiska platsen. Genom vår kommunikation vill vi skapa tydlighet och samhörighet.
Kommunikation fyller en viktig funktion i Katrineholms kommun. Den förvaltar och utvecklar organisationens förtroendekapital och skapar därmed handlings-utrymme för pågående och planerad verksamhet. Kommunikation är ett strate-giskt och operativt instrument för genomförande av kommunikationsprocesser och kommunikationsinsatser mellan organisationer och dess olika intressenter.
Vår kommunikation ska bidra till att Katrineholms kommuns vision, verksam-hetsmål och beslut blir kända och genomförda. Kommunikation ger möjlighet att tillsammans med dem vi är till för utveckla och/eller förbättra nya tjänster och produkter.
Mål
En väl fungerande intern kommunikation lägger grunden för en effektiv och samstämmig extern kommunikation och bidrar till hög kvalitet i varje medarbe-tares möte med invånarna som bor i kommunen eller med dem som är på till-fälligt besök.
Tydlig kommunikation medför att mottagaren förstår innebörden av den infor-mation den får. När vi kommunicerar ska vi alltid ta hänsyn till mottagarens kunskaper, behov och vilka kommunikationskanaler som fungerar. I möjligaste mån ska vi följa upp att vår kommunikation fungerat.
Kommunens verksamheter identifierar själva vilka målgrupper det är viktigast att kommunicera med inom det egna området. Ibland kan riktad information och kommunikation behövas till en viss målgrupp, t ex när informationen behöver ske på flera språk.
Principer
Att kommunicera är en del av vardagen för oss som arbetar inom Katrineholms kommun. Att kommunikationen fungerar är viktigt för att vi ska trivas i arbetet, utföra vårt arbete väl och därmed ge invånarna bästa möjliga service. Genom att bygga relationer skapar vi ett större värde tillsammans inom kommunen och med våra kunder.
Hur vi kommunicerar och löser våra uppgifter påverkar omvärldens bild av Katrineholms kommun. Vi är alla kommunens ansikte utåt.
4 (9)
Kommunikationspolicyn är ett stöd för alla medarbetare och beskriver hur kommunikationen ska fungera i Katrineholms kommun.
Policyn är uppbyggd kring sex olika principer för kommunikationen.
1. Våra tre hörnstenar
Kommunikationspolicyn vilar på tre hörnstenar; kommunens Vision 2025, varumärket Sveriges Lustgård, organisationen Katrineholms kommuns värde-grund RÖTT.
Vision 2025: Katrineholm – Läge för liv & lust. En vision uttrycker ett framtida önskvärt tillstånd i gränslandet mellan det möjliga och omöjliga. Visionen beskriver en viljeinriktning – vart strävar vi; åt vilket håll vill vi att utvecklingen ska gå?
Sveriges Lustgård: platsen Katrineholms varumärke. Finns närmare beskrivet i varumärkeshandboken, som finns att hämta på kommunens webbplats.
RÖTT: Organisationen Katrineholm kommuns värdegrund; Respekt, Öppenhet, Tydlighet och Tillit. Alla anställda ska ha en arbetsplats och arbetsuppgifter som ger stimulans, engagemang och möjligheter till utveckling.
2. Tydlig, tillgängligt och relevant
Det vi kommunicerar ska vara tydligt, tillgängligt och relevant. Detta ställer krav på alla medarbetare i kommunen.
Med tydligt menar vi att kommunikationen ska vara saklig, lätt att förstå och ta del av. Tillgängligt innebär att kommunikationen ska utgå från målgruppens/
mottagarens behov såsom när, var, hur mottagaren/målgruppen vill kommuni-cera. Relevant betyder att innehållet i kommunikationen ska vara anpassad för mottagaren. Detta är viktigt när du kommunicerar med personer med särskilda behov.
Informations- och kommunikationsverksamheten utgår från de lagar och regler som finns om informationsfrihet, yttrandefrihet, offentlighet, sekretess och informationsansvar.
Vi anpassar vår kommunikation beroende på vad vi vill uppnå. För att exempel-vis uppnå delaktighet och en djupare förståelse är det viktigt med dialog och samverkan. Detta kan ske bland annat genom fysiska möten, via sociala medier.
Viktiga komplement och stöd i dialogen är tryckt och digital kommunikation (exempelvis broschyrer, webb, digitala skyltar).
5 (9)
Ambitionen är att medarbetarna ska få information om sådant de berörs av innan det kommuniceras externt och vår kommunikation ska vara relevant för den målgrupp vi vänder oss till.
I all kommunikation strävar vi efter öppenhet och insyn för att skapa förståelse för de beslut som fattas och de verksamheter vi bedriver. I större frågor som påverkar många ska vi kommunicera både före och efter beslut samt under hela processen fram till ett beslut.
Alla som vill ska ges möjlighet att ta del av information och kunna bilda sig en egen uppfattning för att kunna påverka och delta i den demokratiska debatten.
3. Jämställd kommunikation
Vår övertygelse är att alla människor ska ha samma möjligheter till kommuni-kation med Katrineholms kommun. I all vår kommunikommuni-kation med invånarna har vi ett jämställdhetsperspektiv när vi väljer bilder, skriver texter, val av kanaler, tidpunkt för kommunikationen. Med invånare menar vi alla kvinnor och män, pojkar och flickor oavsett ålder och bakgrund.
4. Planerad kommunikation
Kommunikationen ska vara planerad i det avseendet att den ska vara genom-tänkt, i rätt tid nå fram till målgruppen och uppfattas som meningsfull och rele-vant för mottagaren.
5. Dialog och samverkan
Dialog och samverkan med invånarna är väsentlig för kommunens kommuni-kation. Tillsammans med invånarna utvecklar verksamheterna servicen till kommunens invånare och företagare.
Katrineholms kommun ska prova nya metoder till dialog i syfte att bygga och stärka relationer samt utveckla kommunens tjänster.
6. Förenklar vardagen
Vår kommunikation ska också underlätta för medborgarna att göra medvetna val och ta del av kommunens service. Vi kommunicerar om vilka rättigheter och skyldigheter män, kvinnor, pojkar och flickor har som boende i kommunen.
Ansvar
Vi har alla ett ansvar för att kommunicera med dem vi möter i vårt arbete. Vi ansvarar för att skapa kännedom om och förtroende för vår service och våra verksamheter. Därför är det viktigt att ansvarsfördelningen är tydlig.
6 (9)
Kommunstyrelsen ska verka för att kommuninvånarna, andra myndigheter, media och övriga intresserade får en god och riktig information om kommunens verksamhet och politiska beslut. I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna bl.a. informationsverksamhet
Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens centrala informations- och mark-nadsföringsverksamhet. För att möjliggöra detta ska kommunstyrelsen verka för att effektiva övergripande kommunikations- och informationstekniska lösningar utvecklas med syfte att öka tillgängligheten.
Nämnder
Varje nämnd ansvarar för att anställda, brukare och medborgare får möjlighet till insyn i och kunskap om verksamheten.
Kommunledningsförvaltningen
Till sin hjälp har kommunstyrelsen kommunledningsförvaltningen som ansvarar för att driva och utveckla de olika ansvarsområdena, vara ett stöd för förvalt-ningarna och upprätthålla controllerfunktionen (uppsiktsplikten). Kommunled-ningsförvaltningen går in som kommunstyrelsens verkställande organ och sam-ordnar informations- och kommunikationsinsatser när flera förvaltningar och verksamheter berörs.
Informationskontoret
Informationskontoret har det övergripande ansvaret för att driva och stödja utvecklingen av information, kommunikation och marknadsföring i hela kom-munen. Informationskontoret är kommunledningens stöd i arbetet med att uppnå fastställda mål och skapa förtroende. De ansvarar också för att de riktlinjer som finns inom området är kända och följs av hela organisationen samt hålls upp-daterade.
Ledare/chefer i förvaltningarna
I varje chefsuppdrag ingår ett informationsansvar. De ska tolka och förklara viktig information och skapa förutsättningar för en öppen dialog på arbetsplat-sen. Därmed skapas delaktighet, engagemang och förståelse för hur vi alla bidrar till helheten. Det är också chefernas ansvar att beakta och planera kommuni-kationen kring de beslut de är ansvariga för. Cheferna har också en nyckelroll i arbetet med att bygga varumärket och förankra visionen.
Medarbetare
Som medarbetare har vi ansvar för att söka och ta del av den information vi behöver för att kunna lösa våra arbetsuppgifter.
7 (9)
Syftet med alla massmediekontakter är att ge allmänheten korrekt och allsidig information. Via massmedia är det också möjligt att få ut snabb och viktig information till medborgarna. Alla anställda har rätt men inte skyldighet att uttala sig för massmedierna.
Kommunikation vid kriser
Vid en kris ställs särskilt stora krav på att snabbt utnyttja och samordna vår interna och externa kommunikation via kommunens informationskanaler.
Krisen och bilden av krisen måste hanteras parallellt och vid en kris ska vi agera snabbt och kraftfullt, med stor öppenhet i vår kommunikation. Vid kriser ska Katrineholms kommuns kriskommunikationsplan användas.
Grafisk profil - ett kommunikationsstöd
En gemensam grafisk profil ger ett samlat intryck utåt och gör det lätt att känna igen kommunens verksamhet och service. Det ska synas att en verksamhet bedrivs av Katrineholms kommun. Den Grafiska profilen beskriver också hur verksamheter som tillåts särprofilera sig ska kommunicera internt och externt.
Den grafiska profilen syns på bland annat brev, trycksaker, webbplats, skyltar, bilar, arbetskläder och i Powerpoint-presentationer. Vår Grafiska profil finns tillgänglig på kommunens webbplats.
Kompletterande riktlinjer och anvisningsdokument
Som komplement till den övergripande Kommunikationspolicyn finns ett antal hjälpmedel som stöd i vårt arbete med kommunikation.
Vision 2025 – Kommunens kommunikation ska genomsyras av visionens intentioner.
Skyltmanual – Manualen visar hur utformningen av olika typer av skyltar inom den kommunala verksamheten ska se ut.
Riktlinjer för Katrineholms kommuns externa webbplatser – Styrdokument för webbpublicering som ska säkerställa god informationskvalitet och service gentemot kommuninvånare och externa besökare. De ska också vara ett stöd för dem som skapar nya webbplatser, publicerar information och skapar e-tjänster.
Riktlinjer vid användande av sociala medier – Ett stöd i hur vi kommunicerar via sociala medier.
Kriskommunikationsplan – Vid kris finns en särskilt framtagen plan som ska användas.
8 (9)
Lathund vid kontakter med pressen – Ett stöd om du i din yrkesroll kommer i kontakt med media.
Checklista vid jämställd kommunikation – Ett stöd hur du ska tänka vid val av bilder, kanaler etc. Sveriges Kommuner och Landsting har tagit fram en Guide till jämställd kommunikation.
Handbok i dialog – Arbeta på rätt sätt för att fler människor delaktiga i sam-hällsutvecklingen. Brukar – och medborgardialog.
Wordmallar, powerpointmallar, Lathund för e-postsignatur mm finns på Forum.
Varumärkeshandbok – Varumärket Sveriges Lustgård. Handboken beskriver hur och vad vi ska kommunicera med omvärlden när vi vill profilera den geogra-fiska platsen Katrineholms kommun.
Lagstiftning inom området information/kommunikation
Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagen - alla handlingar som kommit in till, eller upprättats av, myndigheten är allmänna och offentliga - med undantag för handlingar som faller under sekretess.
Förvaltningslagen - enligt lagen är kommunen skyldig att ge allmänheten god kunskap om hur kommunen styrs och vilka möjligheter som finns att påverka före beslut. Kommunen ska även lämna upplysning, vägledning och råd i frågor som rör kommunens verksamhetsområde.
Meddelarskyddet - Det står var och en fritt att meddela uppgifter i någon fråga.
Kommunen får inte undersöka vem som har lämnat ut information till mass-media eller vem som frågar efter offentliga uppgifter.
Upphovsrättslagen - Alla texter och bilder har upphovsrättsligt skydd, både ideellt och ekonomiskt.
Personuppgiftslagen - skyddar människors personliga integritet mot behandling av personuppgifter.
Diskrimineringslagen – Samtliga diskrimineringsgrunder ska beaktas vid kom-munens kommunikation.
Språklagen – I denna lag finns bestämmelser om svenska språket, de nationella minoritetsspråken och det svenska teckenspråket. Lagen innehåller även
bestämmelser om det allmännas ansvar för att den enskilde ges tillgång till språk samt om språkanvändning i offentlig verksamhet och i internationella samman-hang.
9 (9) Katrineholms kommuns
kommunikationspolicy Styrdokument -
Övergripande inriktningsdokument
Datum
2013-10-21
Klarspråk – Myndighetstexter ska vara skrivna på ett vårdat, enkelt och begrip-ligt språk. Klarspråk handlar ytterst om demokrati: att alla ska ha tillgång till och rätt att förstå vad som står i texter som skrivs av myndigheterna.
Kontakt vid kommunikationsstöd
Informationskontoret ger råd och stöd med kommunikationsplaner, kommuni-kationsmetoder, kanalval, strategier, målgruppsanpassning, målgruppsanalyser, mediefrågor, omvärldsbevakning, sponsring.
Informationskontoret producerar och tar fram informationsmaterial samt svarar på frågor om den grafiska profilen. Här finns även redaktionerna för webb och sociala medier.
2 (4)
Datum Vår beteckning
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-10-22
Informationskontoret
Vård- och omsorgsnämnden
Vård- och omsorgsnämnden föreslår en del redaktionella ändringar.
Ändring har genomförts för att förtydliga att organisationen Katrineholms kommuns har värdegrunden RÖTT och som idag enbart kommuniceras internt.
Vård- och omsorgsnämnden föreslog att under rubriken Förenkla vardagen ändra följande ordalydelse: Vi kommunicerar om vilka rättigheter och skyldigheter män, kvinnor, pojkar och flickor har som boende i kommunen. Förslaget är att ändra till Vi kommunicerar om vilka rättigheter och skyldigheter medborgarna har som boende i kommunen. Kommunledningsförvaltningen menar dock ur ett
jämställdhetsperspektiv att det är viktigt att synliggöra vilka medborgarna är.
Övriga förslag till redaktionella ändringar har genomförts.
Service- och tekniknämnden
Service- och tekniknämnden önskar att definitionerna av information och
kommunikation står först i dokumentet. Kommunledningsförvaltningen har valt att ta bort definitionerna i policyn. Katrineholms kommun vill kommunicera med våra målgrupper. Kommunikation ställer krav på lyhördhet och möjlighet till diskussioner.
Information är per definition en envägskommunikation, där mottagaren inte har möjlighet att direkt ge feedback. Katrineholms kommun brukar använda Sveriges kommunikatörers definition för kommunikation.
Nämnden har frågor kring hur medarbetarna kan på bästa sätt ta hänsyn till
mottagarens kunskaper och behov i sin kommunikation. Hur kan uppföljning ske på att informationen nått fram? Hur väljs kanaler ur ett jämställdhetsperspektiv?
Tidpunkt för kommunikation?
Informationskontoret ska vara ett stöd vid frågor om olika verksamheters
kommunikation samt om och hur uppföljning kan ske. Verksamhetens representant och informatören ska tillsammans analysera behovet/önskemålet och diskutera olika kommunikationslösningar. Informationskontoret kan också själva eller tillsammans med Viadidakt planera och genomföra olika utbildningar. Detta ligger också i linje med organisationens utveckling i ökat kundfokus och att tillsammans med dem vi är till för utveckla och/eller förbättra nya tjänster och produkter. Detta innebär att kommunikationspolicyn inte kompletteras utifrån framförda synpunkter.
Kommunikationspolicyn har kompletterats med en hänvisning till Katrineholms kommuns Kriskommunikationsplan samt andra riktlinjer och anvisningsdokument enligt önskemål.
K:\Beredningsmöten\2013\131030\241-13 MSK\241-13 kommunnikationspolicy.docx
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 41 Org.nummer 212000-0340
Telefon: 0150-570 00
641 80 Katrineholm Telefax: 0150-570 25
www.katrineholm.se E-post: kommunledningsforvaltning@katrineholm.se
3 (4)
Datum Vår beteckning
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-10-22
Informationskontoret
Kultur- och turismnämnden
Kommunikationspolicyn har kompletterats under rubriken målgrupper om behov av riktade insatser, t ex på andra språk än svenska.
Kultur- och turismnämnden frågar vad som menas med nya metoder till dialog under rubriken Dialog.
Olika metoder ska nyttjas beroende på vilken målsättning som finns för
kommunikationen. Ska information ges eller är målsättningen att kunna förändra attityder eller beteenden. Förändringskommunikation handlar om dialogmöten kontinuerligt under en längre tid. Utveckling av t ex ny teknik ger möjlighet till nya metoder och sätt att kommunicera. Katrineholms kommun var en av de första kommunerna i Sverige att använda sociala medier i sin kommunikation. En beskrivning av metoder bedöms inte höra hemma i ett policydokument utan kan beskrivas t ex i en handbok. Synpunkten kan därför hanteras senare.
Byggnadsnämnden och miljö- och hälsoskyddsnämnden
Efter byggnadsnämndens påpekande har kommunikationspolicyn kompletterats med kommunens ambitioner inom kommunikationsområdet samt de lagar som gäller inom området.
Önskemål finns om att belysa de roller massmedia har i vårt kommunikationsarbete och medierelationer.
Ett kort tillägg har gjorts i policyn angående massmedier. Massmedia är en aktör och en kommunikationskanal för kommunen. Som aktör har massmedia en granskande roll. Kommunen skickar pressinbjudningar och pressmeddelanden med hopp om att massmedia ska uppmärksamma våra budskap och föra dem vidare till omvärlden. Vid olika evenemang har samarbete skett med massmedia och vid en större kris kan samarbete ske.
En lathund för massmediekontakter finns framtagen och informationskontoret tillsammans med Viadidakt erbjuder utbildning i mediekontakter kontinuerligt under året.
Socialnämnden
Socialnämnden ställer sig bakom förslaget.
Viadidaktnämnden
En komplettering är gjord under rubriken Grafisk profil gällande särprofilering, kommunikationskanaler under rubriken målgrupper. Diskrimineringsgrunderna har vi valt att lägga under rubriken lagstiftning inom området information/kommunikation.
Önskemålet om att förtydliga att det finns kommunikationsstöd i förvaltningarna är inte tillgodosett då denna policy inte ska vara bunden till en viss organisation vid en viss tid.
K:\Beredningsmöten\2013\131030\241-13 MSK\241-13 kommunnikationspolicy.docx
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 41 Org.nummer 212000-0340
Telefon: 0150-570 00
641 80 Katrineholm Telefax: 0150-570 25
www.katrineholm.se E-post: kommunledningsforvaltning@katrineholm.se
4 (4)
Datum Vår beteckning
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-10-22
Informationskontoret
Sponsring finns nu med som arbetsuppgift under rubriken kontakt vid kommunikationsstöd.
Informationskontoret
Efter inkomna synpunkter och kompletteringar har informationskontoret valt att strukturera om policyn för ytterligare ökad stringens och tydlighet.
Samverkan med fackförbundet ska ske om att kontoren på
kommunledningsförvaltningen ska byta namn till avdelningar. Vid ett sådant beslut kommer denna policy att uppdateras enligt beslutet.
Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslås föreslå kommunfullmäktige att besluta följande
• Anta förslaget till Katrineholms kommuns kommunikationspolicy som ersätter den tidigare Kommunikationspolicyn.
Maria Magnusson Informationschef
K:\Beredningsmöten\2013\131030\241-13 MSK\241-13 kommunnikationspolicy.docx
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Djulögatan 41 Org.nummer 212000-0340
Telefon: 0150-570 00
641 80 Katrineholm Telefax: 0150-570 25
www.katrineholm.se E-post: kommunledningsforvaltning@katrineholm.se