Dnr KS/2013:365-019 Handläggare: Karin Rytter
En väg in till Katrineholms kommun för föreningslivet
Ordförandens förslag till beslut Kommunfullmäktiges beslut
1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att en väg in till kommunen för föreningslivet ska inrättas, i enlighet med
kommunledningsförvaltningens skrivelse. Service- och tekniknämnden uppdras att genomföra införandet.
2. En föreningskonsulent ska tillsättas från den 1 januari 2014 och organiseras under service- och tekniknämnden.
3. Föreningskonsulentens funktion ska vara en heltidstjänst där 50 procent hanteras centralt i budget 2014. Övriga 50 procent finansieras enkom av service- och tekniknämnden. Inför år 2015 ska finansiering av tjänsten tas i beaktande i budgetarbetet.
4. Kommunstyrelsen uppdras att utföra en utvärdering av den nya organisationen.
Kommunstyrelsens beslut
Under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar att uppdra till kommunstyrelsen att genomföra en utvärdering av den nya organisationen, uppdrar kommunstyrelsen till kommunledningsförvaltningen att genomföra utvärderingen och att återkomma med en återrapportering under våren 2015.
Ärendebeskrivning Bakgrund
Kommunstyrelsen beslutade i januari 2013, § 16, att uppdra till
kommunledningsförvaltningen att i samarbete med berörda förvaltningar utreda hur en väg in till kommunen, med en samordnande ”spindeln i nätet” funktion, kan inrättas. Uppdraget är ett resultat av tidigare slutfört uppdrag om kommunens samverkan med föreningslivet.
Utifrån genomförda översyner samt förda diskussioner med berörda förvaltningar, har ett förslag till organisering av en väg in till kommunen tagits fram. Förslaget är framtaget i enlighet med kommunstyrelsens uppdrag. Kommunens ledningsgrupp, samtliga förvaltningschefer, har också gjort en beredning i ärendet.
Det framtagna förslaget har varit ut på remiss till berörda nämnder, det vill säga kultur- och turismnämnden, service- och tekniknämnden, socialnämnden samt vård- och omsorgsnämnden.
Inkomna yttranden
Kultur- och turismnämnden delar uppfattningen om att ”En väg in” kan underlätta för föreningarna i sina kontakter med kommunen. Däremot anser nämnden att föreningarna även fortsättningsvis kommer att söka kontakt med respektive handläggare på förvaltningen för bästa möjliga stöd. På så sätt bedöms det vara tveksamt vilken nytta en sådan lösning innebär och för att undvika dubbelarbete ”kan en väg in” istället innebära en gemensam adress dit alla ansökningar skickas för registrering och distribuering samt att webb-servicen till föreningarna utvecklas.
Kultur- och turismnämnden menar att handläggningen och besluten om bidrag även fortsättningsvis finns kvar hos förvaltningen och nämnden, där expertisen finns för de frågor som rör ansvarsområdet.
Vad gäller förslaget om en gemensam finansiering av föreningskonsulenten har nämnden inga möjligheter att bidra till denna tjänst, utan att det får följder på föreningsbidragen. En lösning med en föreningskonsulent placerad på service och teknikförvaltningen bör i så fall ske centralt.
Service- och tekniknämnden konstaterar att många av de frågor som den
samordnande funktionen föreslås arbeta med, hanteras av service- och tekniknämnden idag och att förvaltningen också föreslås som tänkbar organisation för den nya En väg in-funktionen.
Socialnämnden bedömer att kommunledningsförvaltningens förslag tillgodoser önskemålet om förenkling av kontakterna från föreningarnas sida och socialnämndens behov av nära och fortsatt samarbete med föreningarna. Nämnden konstaterar att det inom socialnämndens tänkta budget inte finns utrymme för kostnaden att tjänsten finansieras gemensamt mellan nämnderna.
Vård- och omsorgsnämnden delar utredningens bedömning om nyttan av en väg in till kommunen vad gäller föreningarnas ansökningar. Nämnden bedömer emellertid att handläggningen av ansökningarna också fortsättningsvis bör ske på vård- och omsorgsförvaltningen, med anledning av verksamhetskunskapen. Det finns dock behov av ett samarbete förvaltningarna emellan, i forma av ett nätverk. Vad gäller finansiering av föreningskonsulenten bör denna ligga på central nivå.
Kommunledningsförvaltningens bedömning
Sammanfattningsvis kan det konstateras att de flesta av nämnderna bedömer att en väg in till kommunen kan underlätta för föreningarna. Handläggningen av ärenden bedöms dock även fortsättningsvis ska utföras på respektive förvaltning, eftersom kunskapen finns där. Majoriteten av nämnderna ser inte att det finns utrymme för gemensam finansiering i befintlig budget.
Syftet med förslaget om en väg in är att samla föreningsfrågor i Katrineholms kommun på ett och samma ställe. Beslutet berör såväl kvinnor som män, pojkar som flickor, eftersom föreningsverksamheten rymmer aktiviteter för alla. I ärendet finns ingen statistik framtagen.
Det har tidigare fastställts att en väg in till kommunen skulle kunna öka tydligheten samt tillgängligheten för föreningarna och att en central hantering av ansökningarna kan innebära att bedömningarna blir mer objektiva. I bidragshanteringen är det viktigt att förutsättningar för en jämställd fritid för flickor/kvinnor och pojkar/män skapas, genom en rättvis fördelning av anslagen.
Ärendets handlingar
• Tjänsteutlåtande kommunledningsförvaltningen, 2013-10-24
• Tjänsteskrivelse kultur- och turismförvaltningen, 2013-10-08
• Sammanträdesprotokoll kultur- och tursimnämnden, 2013-08-27, § 31
• Sammanträdesprotokoll service- och tekniknämnden, 2013-09-19, § 58
• Sammanträdesprotokoll socialnämnden, 2013-09-18, § 118
• Sammanträdesprotokoll vård- och omsorgsnämnden, 2013-09-26, § 88
TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (5)
Datum Vår beteckning
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-10-24 KS/2013:365-019
Staben
Vår handläggare Ert datum Er beteckning
Karin Rytter
Kommunstyrelsen
En väg in till Katrineholms kommun för föreningslivet
Ärendebeskrivning Bakgrund
Kommunstyrelsen beslutade i januari 2013, § 16, att uppdra till
kommunledningsförvaltningen att i samarbete med berörda förvaltningar utreda hur en väg in till kommunen, med en samordnande ”spindeln i nätet” funktion, kan inrättas. Uppdraget är ett resultat av tidigare slutfört uppdrag om kommunens samverkan med föreningslivet.
Utifrån genomförda översyner samt förda diskussioner med berörda förvaltningar, har ett förslag till organisering av en väg in till kommunen tagits fram. Förslaget är framtaget i enlighet med kommunstyrelsens uppdrag. Kommunens ledningsgrupp, samtliga förvaltningschefer, har också gjort en beredning i ärendet.
Det framtagna förslaget har varit ut på remiss till berörda nämnder, det vill säga kultur- och turismnämnden, service- och tekniknämnden, socialnämnden samt vård- och omsorgsnämnden.
Förslag till en väg in
Förslaget om en gemensam väg in till kommunen innebär en omorganisering av nuvarande system, med syftet att samla föreningsfrågor i Katrineholms kommun på ett och samma ställe.
Den samordnande funktionen ska vara kommunens ansikte utåt mot föreningslivet och arbeta mot alla föreningar. Föreningslivet ska på ett enkelt sätt kunna ta kontakt med funktionen, såväl via e-post som per telefon. Funktionen ska även finnas fysiskt tillgänglig på en naturlig mötesplats, exempelvis på Kulturhuset, vissa dagar och tider. Periodvis kan det finnas större behov av att vara fysiskt anträffbar, såsom exempelvis under perioder då ansökningar om bidrag ska göras.
En lämplig benämning på den samordnande funktionen är föreningskonsulent.
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340
Telefon: 0150 57026
64180 Katrineholm Telefax:
www.katrineholm.se E-post: karin.rytter@katrineholm.se
TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (5)
Datum Vår beteckning
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-10-24 KS/2013:365-019
Staben
Föreningskonsulenten registrerar nya föreningar och hanterar post samt andra
handlingar som berör föreningslivet. Alla inkommande handlingar har samma adress och kommer in till samma förvaltning, där de diarieförs.
I och med införandet av en väg in till kommunen för föreningslivet, kommer
bidragsansökningarna, det vill säga de bidrag som regleras i Katrineholms kommuns författningssamling Nr 3, att handläggas på en och samma förvaltning av
föreningskonsulenten. Det är emellertid fortfarande respektive facknämnd som beslutar i de ärenden som hör till den nämnden. I det fall en nämnd har delegerat beslutanderätten gällande ett visst bidrag till en tjänsteman på den egna förvaltningen och bedömningen görs att delegationen bör ligga kvar, kan den sortens bidrag
fortfarande komma att hanteras av förvaltningen. Föreningskonsulenten bör
tydliggöra kontaktvägar och hur ärendeberedning sker mellan nämnd, förvaltning och konsulent. Också hur delegationer ska se ut mellan nämnd och konsulent. Att
föreningskonsulenten handlägger samtliga bidragsansökningar, bidrar till en mer lika och jämställd handläggning inom kommunen.
Föreningskonsulenten ska kunna svara på frågor rörande föreningslivet. Detta kan röra allt från blankett- och lokalfrågor till information om olika arrangemang och aktuella nyheter samt frågor om bidragsansökningar. De föreningar som redan har etablerade kontakter på respektive förvaltning, kan fortfarande vända sig till dessa i olika ärenden. Konsulenten förmedlar även annan information som går ut från kommunen till föreningarna.
Föreningskonsulenten ska ha ett nätverk bakom sig, bestående av funktioner från berörda förvaltningar som har erfarenhet av att arbeta med föreningar och därmed innehar en viss specialistkompetens. I nätverket utgör dessa
förvaltningsrepresentanter. Nätverket ska finnas som ett allmänt stöd till konsulenten och regelbundna möten ska hållas. Genom nätverket minskas sårbarheten. Det professionella nätverket bidrar också till att samarbetet inom kommunen utvecklas.
På samma sätt som nätverket bistår konsulenten, stödjer föreningskonsulenten förvaltningarna i föreningsfrågor. Ytterligare kontaktvägar mellan konsulent och förvaltningar, bör förtydligas av föreningskonsulenten. Också hur en back up- funktion ska fungera.
För att ytterligare utveckla kommunens samverkan med föreningslivet, bör föreningskonsulenten titta vidare på hur de olika föreningarna kan verka som röstbärare i det demokratiska samtalet, det vill säga hur föreningar ska få möjlighet att verka som remissinstans i olika kommunala ärenden.
Andra arbetsområden som föreningskonsulenten ska arbeta med är de i utredningen (KS beslut 2013-01-30, § 16) nämnda områdena, lokalfrågor/fysiska mötesplatser, samverkan mellan skola och föreningsliv, arrangemang av föreningarnas dag,
regelbundna informationsträffar. Dessa områden utgör framträdande synpunkter från föreningslivet.
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340
Telefon: 0150 57026
64180 Katrineholm Telefax:
www.katrineholm.se E-post: karin.rytter@katrineholm.se
TJÄNSTEUTLÅTANDE 3 (5)
Datum Vår beteckning
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-10-24 KS/2013:365-019
Staben
Viktigt är också att föreningskonsulenten arbetar främjande med samverkan mellan föreningarna, att utveckla kontakter dem emellan.
En tänkbar organisering av föreningskonsulenten är inom service- och
teknikförvaltningen, då många av föreningsfrågorna redan idag behandlas på den förvaltningen.
Övrigt
För att ytterligare förbättra för föreningslivet, finns också andra områden att utveckla.
Katrineholms kommuns webb rörande föreningslivet bör förbättras och bli mer lätthanterlig. På startsidan är det positivt om det finns en direktlänk till föreningslivet.
All information som rör föreningar ska finnas på webben. Informationen ska vara tydlig, korrekt och regelbundet uppdateras. En möjlighet till fungerande lokalbokning är bra. Möjligheten till utvärdering på webben av hur föreningarna upplever
kommunens stöd skulle kunna bidra till att samverkan mellan kommun och föreningsliv hela tiden kan förbättras.
Iordningsställande av föreningsdatorer på exempelvis Kulturhuset eller annan
offentlig plats, såsom Sportcentrum eller DUD är en tillgång för föreningarna. En mer uppsökande verksamhet från kommunen, politiker och tjänstemän, för att få till en bättre dialog med föreningslivet bör komma till stånd.
Ett arrangemang som kommunen årligen kan arrangera är en föreningsmässa. Detta ger föreningarna möjlighet att visa upp sig och kommunen får möjlighet att visa upp hela föreningslivet.
Bedömning
Förslaget till en väg in till kommunen bidrar till en omorganisering av nuvarande system, med intentionen att åstadkomma en förbättring för såväl föreningarna som för kommunen. Det blir lättare för föreningarna att nå kommunen och inom kommunen ska samarbetet mellan förvaltningarna öka. Tydligheten samt tillgängligheten för föreningarna blir större.
Det är viktigt att en kontinuerlig uppföljning och slutlig utvärdering görs av den nya organisationen, för att synliggöra resultatet. Att kontinuerligt följa upp arbetet med inrättande av en väg in, genom att dokumentera vad som gått bra samt mindre bra, underlättar den slutliga utvärderingen. Utvärderingen kan ses kvalitetssäkra
verksamheten. I samband med utvärderingen bör också den nu pågående utredningen om ett kommungemensamt kontaktcenter tas i beaktande.
Då föreningskonsulenten kommer att arbeta kommunövergripande, föreslås en gemensam finansiering mellan nämnderna. Den nya organisationen bör tillsättas från den 1 januari 2014.
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340
Telefon: 0150 57026
64180 Katrineholm Telefax:
www.katrineholm.se E-post: karin.rytter@katrineholm.se
TJÄNSTEUTLÅTANDE 4 (5)
Datum Vår beteckning
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-10-24 KS/2013:365-019
Staben
Beredning kommunens ledningsgrupp
Förslaget till en väg in, innebär en organisering av kommunen utifrån föreningarnas behov.
Föreningarna utgör en del av civilsamhället. Som en följd av en bättre samverkan med föreningslivet, kan också i framtiden samverkan med det övriga civilsamhället utvecklas.
Ur ett långsiktigt perspektiv, vill kommunens ledningsgrupp framhäva vikten av att en bra samverkan med civilsamhället kommer till stånd. Organiseringen av en väg in till kommunen kan ses som en inledning till den fortsatta samverkan med civilsamhället, en samverkan med en utvecklad och organiserad frivilligverksamhet i Katrineholms kommun.
Inkomna yttranden
Kultur- och turismnämnden delar uppfattningen om att ”En väg in” kan underlätta för föreningarna i sina kontakter med kommunen. Däremot anser nämnden att föreningarna även fortsättningsvis kommer att söka kontakt med respektive handläggare på förvaltningen för bästa möjliga stöd. På så sätt bedöms det vara tveksamt vilken nytta en sådan lösning innebär och för att undvika dubbelarbete ”kan en väg in” istället innebära en gemensam adress dit alla ansökningar skickas för registrering och distribuering samt att webb-servicen till föreningarna utvecklas.
Kultur- och turismnämnden menar att handläggningen och besluten om bidrag även fortsättningsvis finns kvar hos förvaltningen och nämnden, där expertisen finns för de frågor som rör ansvarsområdet.
Vad gäller förslaget om en gemensam finansiering av föreningskonsulenten har nämnden inga möjligheter att bidra till denna tjänst, utan att det får följder på föreningsbidragen. En lösning med en föreningskonsulent placerad på service och teknikförvaltningen bör i så fall ske centralt.
Service- och tekniknämnden konstaterar att många av de frågor som den
samordnande funktionen föreslås arbeta med, hanteras av service- och tekniknämnden idag och att förvaltningen också föreslås som tänkbar organisation för den nya En väg in-funktionen.
Socialnämnden bedömer att kommunledningsförvaltningens förslag tillgodoser önskemålet om förenkling av kontakterna från föreningarnas sida och socialnämndens behov av nära och fortsatt samarbete med föreningarna. Nämnden konstaterar att det inom socialnämndens tänkta budget inte finns utrymme för kostnaden att tjänsten finansieras gemensamt mellan nämnderna.
Vård- och omsorgsnämnden delar utredningens bedömning om nyttan av en väg in till kommunen vad gäller föreningarnas ansökningar. Nämnden bedömer emellertid att handläggningen av ansökningarna också fortsättningsvis bör ske på vård- och omsorgsförvaltningen, med anledning av verksamhetskunskapen. Det finns dock
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340
Telefon: 0150 57026
64180 Katrineholm Telefax:
www.katrineholm.se E-post: karin.rytter@katrineholm.se
TJÄNSTEUTLÅTANDE 5 (5)
Datum Vår beteckning
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2013-10-24 KS/2013:365-019
Staben
behov av ett samarbete förvaltningarna emellan, i forma av ett nätverk. Vad gäller finansiering av föreningskonsulenten bör denna ligga på central nivå.
Kommunledningsförvaltningens bedömning
Sammanfattningsvis kan det konstateras att de flesta av nämnderna bedömer att en väg in till kommunen kan underlätta för föreningarna. Handläggningen av ärenden bedöms dock även fortsättningsvis ska utföras på respektive förvaltning, eftersom kunskapen finns där. Majoriteten av nämnderna ser inte att det finns utrymme för gemensam finansiering i befintlig budget.
Syftet med förslaget om en väg in är att samla föreningsfrågor i Katrineholms kommun på ett och samma ställe. Beslutet berör såväl kvinnor som män, pojkar som flickor, eftersom föreningsverksamheten rymmer aktiviteter för alla. I ärendet finns ingen statistik framtagen.
Det har tidigare fastställts att en väg in till kommunen skulle kunna öka tydligheten samt tillgängligheten för föreningarna och att en central hantering av ansökningarna kan innebära att bedömningarna blir mer objektiva. I bidragshanteringen är det viktigt att förutsättningar för en jämställd fritid för flickor/kvinnor och pojkar/män skapas, genom en rättvis fördelning av anslagen.
Ärendets handlingar
• Tjänsteskrivelse kultur- och turismförvaltningen, 2013-10-08
• Sammanträdesprotokoll kultur- och tursimnämnden, 2013-08-27, § 31
• Sammanträdesprotokoll service- och tekniknämnden, 2013-09-19, § 58
• Sammanträdesprotokoll socialnämnden, 2013-09-18, § 118
• Sammanträdesprotokoll vård- och omsorgsnämnden, 2013-09-26, § 88
Karin Rytter
LIX:56
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340
Telefon: 0150 57026
64180 Katrineholm Telefax:
www.katrineholm.se E-post: karin.rytter@katrineholm.se
1 (2)
Datum Vår beteckning
KULTUR- OCH TURISMFÖRVALTNINGEN 2013-10-08
Vår handläggare Ert datum Er beteckning
P-O Millberg