8. 1 Arbetsprocess
Vid en jämförelse med Tonnquists arbetsmodell för reklambyrå kan man se samma grundläggande struktur i undersökt byrås arbetsprocess. Arbetsprocessen med ett event kan därigenom liknas vid arbetsprocessen generellt för reklambyråer, där det inleds med försäljning, analys av situationen och övergripande strategier. Därefter utvecklas konceptet och de kreativa idéerna som sedan produceras och realiseras för att slutligen utvärderas och uppföljas. Detta bör visa på att oavsett om en byrå kallar sig kommunikations-‐, reklam-‐ eller eventbyrå kan arbetsprocessens steg liknas vid varandra på en övergripande nivå.
Vid en innehållsmässig jämförelse med Goldblatts föreslagna arbetsprocess med events kan man även här se likheter med undersökt byrås arbetsprocess. Detta ger en antydan om att denna uppsats undersökning även kan vara av relevans för andra byråer som arbetar med events.
Goldblatt menar att en grundläggande och väl utförd research minskar risker och problem som gör att eventet kan misslyckas. Undersökningar ökar sannolikheten att eventets utkomst matchar företagets mål, något som även prioriteras i undersökt byrås inledande fas. Därefter sker utveckling och generering av idéer, hos Goldblatt de två faserna design och planering, hos byrån fasen utveckling. Därefter följer enligt Goldbatt koordinering, där eventet utförs och planeringen implementeras. Undersökt byrå kallar denna fas produktion, då både eventet och dess kringtjänster produceras i detta stadie. Slutligen följer den sista fasen som benämns av Goldblatt som
utvärdering och av byrån som uppföljning. Innehållet är desamma och innebär att mätningar eller utvärderingar görs och eventets syfte och mål följs upp.
Med hänsyn tagen till ovanstående analys och faktumet att de intervjuade anser att arbetsprocessen är teoretiskt bra och fungerar som ett stöd i arbetet, bör en arbetsprocess liknande den undersökta byråns generellt sett vara användbar och till hjälp vid kvalitetssäkring av arbete med events.
8.2 Kvalitetssäkring
Undersökt byrå använder sig av kvalitetssäkring när det gäller att skapa en
dokumenterad arbetsprocess som de anställda ska utgå ifrån och alltid använda när det är normalläge. Det kan verka ganska svårt att kvalitetssäkra en
233 Gustavsson & Rennemark s 8-‐10 234 Intervju Art Director
marknadsföringsmetod som events, där delar av projektet utförs och upplevs
samtidigt. Det finns självklart icke påverkbara faktorer i samband med events, såsom väder eller antal besökare vid events där föranmälan ej sker. Men det finns även mycket som ett företag och byrån de anlitar kan göra för att säkra en önskvärd utkomst. Genom kvalitetssäkring kan fokus initialt ligga på syfte, att sätta upp mål och delmål och planera och bemanna projektet utefter detta. Ett väl utfört förarbete och en utarbetad strategigrund ger bra förutsättningar för fortsatt bra
produktionsarbete och genomförande med hänsyn till varumärket. Om mål sätts upp initialt kan en värdefull utvärdering göras när eventet är genomfört. På så sätt kan både byrå och företag lära sig något, se vad som var lyckat och mindre lyckat samt om syfte och mål uppnåtts. En utvärdering kan sedan användas för att få nya
lärdomar och förbättra arbetsprocessen eller arbetet med den specifika kunden om det kommer göras fler projekt åt dem.
Det bör dock påpekas att trots väl utarbetade strategier och
kvalitetssäkringsmetoder kan oväntade problem uppkomma, något kan gå sönder, någon kan bli sjuk, tidsramen kan vara för kort. Även vid sådana situationer är det fördelaktigt att ha en arbets-‐ och kvalitetssäkringsprocess som utgångspunkt i normalläge. På så sätt blir det lättare att veta när det är läge att frångå denna och i så fall på vilket sätt.
Utformningen av arbetsprocessen och den övergripande kvalitetssäkringen på en byrå bör vara förankrad, inte bara på ledningsnivå, utan i hela organisationen. Det kan tillsynes vara lätt att skapa en process och strategier att arbeta utifrån men hela organisationen måste förstå varför och vilken nytta det ger. Om förankring i hela organisationen inte sker, skulle det exempelvis kunna innebära att en byrå i
samband med ett event, utifrån information från kund, utarbetar mål och en strategi i de första två stegen i arbetsprocessen, på projektlednings och självnivå. Om övriga i projektgruppen, på individuell nivå, under produktion och genomförande inte är tillräckligt insatta i eller ser nyttan i arbetsprocessens upplägg eller kvalitetssäk-‐ ringsåtgärder, kan utkomsten av eventet bli mer osäkert, trots goda intentioner. De svagheter som kan ses i undersökt byrås arbete härleds främst inte till
arbetsprocessen utan ligger mer i bemanning av projekt, erfarenhet hos de anställda eller framförhållning från kunds sida. Dessa problem kan förmodligen återfinnas hos fler byråer och kan delvis avhjälpas med kvalitetssäkring. Detta genom att bygga in kvalitet från grunden och anställa och bemanna med rätt personal samt göra tydliga överlämningar och ge stöd till de som inte är insatta i arbetet eller inte har
erfarenhet. Vad kund gör är svårare att påverka. Till viss del kan en byrå sätta upp gränser mot kunder, tidsbegränsningar, minimipris och likande, något som är lättare för välrenommerade och etablerade byråer.
8.3 Varumärke
De flesta events utförs i grund och botten med ett syfte förknippat med ett företags varumärke. Det kan handla om positionering, profilering, stärka företaget internt, bygga relationer, skapa medvetenhet och attityder eller marknadsföra en ny produkt eller tjänst. På grund av detta tas det i byråns arbete ständigt hänsyn till varumärket på både övergripande och individuell nivå.
På övergipande nivå handlar det om att eventet ska kommunicera rätt sak och påverka varumärket på önskvärt sätt efter uppsatta mål. På individuell nivå kan det handla om att uppfylla och kommunicera det övergipande syftet i alla mindre delar såsom trycksaker, miljödesign, värdar, värdinnor och aktiviteter. Hänsyn kan alltså
tas genom att projektgruppen sätter sig in i det varumärke som ska kommuniceras och hela tiden utgår ifrån detta i sitt arbete och har möjlighet att göra avstämningar om något är oklart. Individuellt kan varje person i sin roll använda olika metoder som för honom eller henne ger en bild av och inspiration till hur varumärket ska kommuniceras. Bortsett från varumärkesmanual och grafisk profil kan en bild av varumärket uppkomma vid möte med kund, människorna på företaget eller företagets produkter och tjänster.
En feltolkning kan ge negativa konsekvenser och resultera i att varumärket uppfattas fel eller skapar en förvirring kring vad varumärket egentligen står för. Sådana misstag kan härledas till att kunden själv inte har rätt uppfattning om
varumärket eller ett bristfälligt sätt att frömedla information till byrån. Det kan även bero på att byrån uppfattat varumärket fel eller inte gjort ett ordentligt förarbete.
8.4 Ett events påverkan på varumärket
Sammanfattningsvis finns det alltså en rad metoder att använda för att kvalitetssäkra en arbetsprocess i samband med ett event, exempelvis metoder liknande Gustavsson och Rennemarks. Övergripande handlar det om rätt bemanning, samarbete och förståelse internt på byrån och externt med kund och samarbetspartners samt en beprövad och fungerande arbetsprocess. En arbetsprocess med en grundläggande och väl utförd research minskar risker och problem som gör att eventet kan misslyckas. Undersökningar ökar sannolikheten att eventets utkomst matchar företaget eller ägarnas mål. Ytterligare en viktig parameter i undersökningsfasen är att ta reda på behov, mål och förväntningar hos målguppen. Genom att undersöka detta minskar risken att skapa ett event som målgruppen inte ens besöker.
Undersökningar hjälper till att definiera målgrupp för eventet och fungerar också som ett sätt att titta på trender samt uppmärksamma risker och förhindra att dessa kommer utgöra problem längre fram i processen. Idéer som genereras ska tas ner på en mer konkret nivå för att avgöra om de överensstämmer med de mål som satts upp. Efter idégenerering avgörs vilka resurser som behövs för att genomföra eventet. Arbetet och processen bryts ned i mindre delar och uppgifter om ansvariga och uppsatta tidsramar. När eventet utförs och planeringen implementeras ska snabba beslut kunna fattas och problem som dyker upp ska lösas. Avslutningsvis i
utvärderingen genereras kunskap inför kommande events då den återkopplar till undersökningsfasen för att se om uppsatta mål uppfyllts.
Vidare bör arbete med varumärket och hur det ska kommuniceras ske både inarbetat i eventets alla små delar och i dess syfte på en övergripande nivå. Därefter är det viktigt att alla i projektgruppen är väl insatta i varumärket för att genom sitt arbete, produktion och kreation kunna kommunicera det på rätt sätt. Med de två delfrågeställningar i åtanke kan en härledning ske till den övergripande
frågeställningen: Hur kan kvalitetssäkring av arbetet i samband med ett event påverka målgruppens uppfattning om varumärket?
Exakt hur olika typer av kvalitetssäkringsmetoder kan påverka målgruppens uppfattning om varumärket är svårt att svara på utan vidare undersökningar men att de påverkar är mer säkert. Den initiala kartläggningen av behov och kundens
situation, målgrupp och varumärke påverkar starkt det arbete byrån utför åt kunden och hur välanpassat detta blir. Att som byrå jobba för kundens bästa med uppsatta syften och mål ger bättre förutsättningar för att verkligen ge kunden det kunden behöver, nå rätt målgrupp och nå dem med rätt budskap. Görs artbetet med rätt
personer, kompetens, inom en rimlig tidsram och håller sig till uppsatt budget skapar byrån förutsättningar för ett bra samarbete och nöjda och återkommande kunder.