Då rapporten utgår från befintlig teori och en fallstudie på enbart en byrå är det svårt att säga hur tillämpbar arbetsprocessen är på en annan byrå, där gruppdynamiken är en annan och variation kan finnas i de olika rollerna, deras arbetsuppgifter och kunskapsområden. Dock bör framhävas att undersökt byrås arbetsmetod går att identifiera i både Tonnquists och Goldblatts förslagna arbetsmetoder för byråer, varpå resultaten bör vara användbara för linkande företag även om de inte kan ses som sanningar.
Information som fås fram genom intervjuer är personliga tolkningar och de intervjuade väljer själva vad de vill framhålla och kan alltså inte heller ses som helt säkra källor. För att uppväga och ge distans till detta har observationer på byrån
genomförts.
Trots de fördelar som kan ses med kvalitetssäkring bör det även påpekas att inget kan säkras till hundra procent; utomstående faktorer påverkar såsom andra
attraktioner som kan dra målgruppens uppmärksamhet, väder, tidsbegränsningar och budget. För att minska risker och kontrollera de faktorer som kan kontrolleras, tjänar en byrå på att lägga upp en strategi och arbetsmetod som är tillämpbar på alla projekt så länge normalläge råder. När riktlinjer väl är uppsatta är det lättare att identifiera i vilka situationer man kan frångå dessa. Kvalitetssäkringen bör inte heller vara upplagd på så sätt att den tar onödig tid från andra viktiga delar av arbetet eller hämmar kreativiteten. Målet med marknadsföringen är att få målgruppens
uppmärksamhet och det är ofta det oväntade, överraskande eller nytänkande som gör detta. Jag tror därför att en byrå bör akta sig för att enbart titta på tidigare lyckade koncept.
När det kommer till varumärket tror jag att en byrå, oavsett hur mycket de anvä-‐ nder varumärket i utformandet av eventet, alltid har nytta av att vara väl insatta i kundens varumärke. Detta genom att göra ett bra förarbete och strategiarbete innan planering och produktion drar igång. En byrå som gör detta utför ett bättre jobb, ser brister, fördelar och möjligheter som kanske inte ens kunden är medveten om. En byrå med erfarenhet, kunskaper och strategier i bagaget, som tar hänsyn till kundens varumärke, behov och mål gör sannolikt ett bättre jobb än en byrå som inte tar hänsyn till detta. Detta ger också bättre förutsättningar för att målgruppen ska uppfatta varumärket på önskvärt sätt.
De personliga lärdomar jag främst tar med mig från exjobbet är att tänka ett steg längre när det gäller intervjuer och hur jag skulle kunna använda dem på bästa sätt. Kanske hade det varit mer givande att ha fler mindre intervjuer med i stort sett alla delaktiga i en projektgrupp och enbart någon djupintervju. Detta för att ge en bild av hur kvalitetssäkringen sker i alla produktions-‐ och planeringsdelar av ett projekt. Hade tid funnits hade det även varit givande att intervjua några av byråns kunder för att få ta del av deras perspektiv på arbetet med events.
Referenser
Tryckta källor
Edvardsson, Bo & Thomasson, Bertil. Kvalitetsutveckling – ett managementperspektiv. Andra upplagan. Studentlitteratur, Lund 1991,1992.
Goldblatt, Joe. Special events – Event leadership form a new world. 4th edition. 2005 New Jersey.
Gustavsson, Conny & Rennemark, Rune. Kvalitetssäkrad industriell marknadsföring: hur du tar kommando över marknadsföring och får effektivare försäljning, starkare reklam och snabbare uppföljning: handbok. Industrilitteratur, Lidingö, 2006. Leedy, Paul D & Omrod, Jeanne Ellis. Practical research – planning and design. 8th edition. Pearson Education.
Melin, Frans. Varumärkesstrategi – Om konsten att utveckla starka varumärken. Upplaga 1:4. Liber AB, Malmö 1999.
Merkel, Magnus. Rapportskrivning, Linköpings universitet 2002.
Rapport, Event marketing, Institutet för reklam-‐ och mediestatistik (IRM) i samarbete med Sponsrings och eventföreningen. 2008. Utgiven år 2009, Tobias Hedström. Se bilaga.
Sallmander, Caroline & Pimmeshofer, Andy. Mer än bara event. Undersökning genomförd av Minnesota Communication och sponsrings & Eventföreningen 2007. Söderlund, Magnus. Emotionsladdad marknadsföring. Första upplagan. Liber AB, Malmö 2003.
Tonnquist, Bo. Projektledning. Andra upplagan Stockholm: Bonnier utbildning. 2007 Wheeler, Alina. Designing brand Identity: a complete guide to creating, buildning and maintaining strong brands. 2nd edition. John Wiley & Sons Inc. Hobcken, New Jersey 2006.
Elektroniska källor Entrepreneur http://www.entrepreneur.com/encyclopedia/term/82660.html den 10 juni 2010 kl 16.35 Event solutions http://www.event-‐solutions.com/authors/joe_goldblatt den 10 augusti 2010 kl 10.20 Åkestam Holst http://fabriken.akestamholst.se/akestamholst/2005/09/vad_r_reklam.html den 7 juni 2010 kl 16.16 Flygbussarna http://www.flygbussarna.se/NewsItemFB.aspx?page=5372 den 6 juni 2010 kl 12.21 Göteborgs-‐Posten http://www.gp.se/jobbstudier/1.320466-‐mycket-‐mer-‐an-‐festfixare?m=print den 16 april 2010 kl 16.27
Publicerad 27 februari 2010 Kerstin Sjödén InvestorWords http://www.investorwords.com/632/business_to_business.html den 29 april 2010 kl 10.08 InvestorWords http://www.investorwords.com/364/B2B.html den 9 juni 2010 kl 09.05 InvestorWords http://www.investorwords.com/5410/B2C.html den 9 juni 2010 kl 09.10
Institutet för reklam-‐ och mediestatistik
http://www.irm-‐media.se/event_marketingmatmetod.aspx den 26 april 2010 kl 14.50
Institutet för reklam-‐ och mediestatistik http://www.irm-‐media.se/matmetod22.aspx den 26 april 2010 k 10.21 Kvalitativ metod http://kvalitativmetod.webs.com/datainsamling.htm den 7 juni 2010 kl 16.05 Kvalitativ metod http://kvalitativmetod.webs.com/intervjuer.htm den 7 juni 2010 kl 13.42
Minnesota Communication http://minnesota.se/ den 7 juni 2010 kl 13.42 Sponsrings & Eventföreningen
http://www.sefs.se/nyheter/reklamkakan2009 den 10 juni 2010 kl 14.30
Sponsrings & Eventföreningen http://www.sefs.se/omsponsevent den 26 apr. 2010 kl 09.35
Sponsrings & Eventföreningen http://www.sefs.se/statistik den 26 april 2010 kl 10.21
Personlig kommunikation
Intervju med Copywriter/hybridkreatör, Minnesota Communication. Skrivet svar på frågor, muntlig avstämning.
9 juni 2010, Björns Trädgårdsgränd 1 Stockholm.
Intervju med Strategic director Minnesota Communication. Muntligt svar på frågor.
10 juni 2010, Björns Trädgårdsgränd 1 Stockholm. Intervju med Scenograf, Minnesota Communication. Muntligt svar på frågor.
15 juni 2010, Björns trädgårdsgränd 1 Stockholm.
Intervju med Art Director/formgivare Minnesota Communication. Muntligt svar på frågor.
15 juni 2010, Björns Trädgårdsgränd 1 Stockholm.
Övrigt
Observationer och medverkan i arbetet som praktikant baserad i ateljén på Minnesota Communication i Stockholm.
29 mars 2010 – 24 juni 2010
Exceldokument från IRM med statistik för medieutrymmeskakan 05-‐08.
Tillhandahållet av Fredrik Hovback, IRM. Får ej publiceras i offentliga dokument och ligger därav inte som bilaga.
Minnesota Communications intranät, endast tillgängligt med inloggningsuppgifter.
Bilaga 1 Frågor till Strategic Director
Event
1. Hur tror du att eventbranschens framtid och eventuella utveckling kommer att se ut?
2. Vilka fördelar och risker anser du att det finns för ett företag som bestämmer sig för att utföra ett event eller eventmarknadsföring jämfört med mer
traditionella media?
Om risker: Hur kan man minska dessa risker?
3. Har du erfarenhet av eller tror att arbete med events skiljer sig från arbeta med annan typ av marknadsföring?
Om: på vilket sätt?
Varumärke
1. Utför ni events med syfte att stärka ett företags eller dess produkter/tjänsters varumärkesidentitet?
Om: Hur avspeglar sig detta i arbetsprocessen?
Om: Hur säkrar ni att konceptet och det ni gör stämmer överrens med varumärket och vad det står för?
2. Upplever du någon skillnad i arbetet när ni marknadsför ett stort företags modervarumärke jämfört med att exempelvis marknadsföra enskilda produkter?
3. Hur kan ett event påverka ett varumärkes identitet, positivt som negativt?
4. Brukar ni undersöka eller mäta hur ett event har påverkat
varumärkesidentiteten, försäljningssiffror, målgruppens attityder till varumärket eller dylikt?
5. Med vilka övriga syften utför ni events?
Arbetsgruppen och arbetsprocessen
1. Hur brukar kompositionen av en arbetsgrupp se ut och hur stor brukar den vara?
2. Hur många av de inblandade i projektet brukar ha kundkontakt?
3. Vilken är din roll och vad innebär dina arbetsuppgifter i korthet?
4. I vilka av stegen i er arbetsprocess (försäljning, utveckling, produktion, uppföljning) är du delaktig?
5. Vilka styrkor och svagheter ser du i arbetsprocessen?
6. Vad gör ni för typ av förarbete när ni får in ett nytt projekt?
7. Brukar ni få tillgång till kunds eventuella affärsplan, marknadsplan, aktivitetsplan och grafisk profil?
8. Har ni en kunddatabas eller liknande där information om kunden och filer finns att tillgå för alla i projektet?
9. Vad gör ni om den tjänst kunden vill ha inte är det kunden egentligen behöver?
Kvalitetssäkring
1. Arbetar ni med att kvalitetssäkra arbetsprocessen?
Om: Hur kvalitetssäkrar du själv din del av arbetet?
2. Upplever du att det är lättare eller svårare att kontrollera kvalitén när man arbetar med events jämfört med mer traditionella media?
På vilket sätt?
3. Hur säkrar ni i er tur att era leverantörer och samarbetspartners uppnår era kvalitetskrav?
Bilaga 2 Frågor till övriga
Event
1. Hur tror du att eventbranschens framtid och eventuella utveckling kommer att se ut?
2. Vilka fördelar och risker anser du att det finns för ett företag som bestämmer sig för att utföra ett event eller eventmarknadsföring jämfört med mer
traditionella media?
Om risker: Hur kan man minska dessa risker?
3. Har du erfarenhet av eller tror att arbete med events skiljer sig från arbeta med annan typ av marknadsföring?
Om: på vilket sätt?
Varumärke
1. Utför ni events med syfte att stärka ett företags eller dess produkter/tjänsters varumärkesidentitet?
Om: Hur avspeglar sig detta i arbetsprocessen?
Om: Hur säkrar ni att konceptet och det ni gör stämmer överrens med varumärket och vad det står för?
2. Upplever du någon skillnad i arbetet när ni marknadsför ett stort företags modervarumärke jämfört med att exempelvis marknadsföra enskilda produkter?
3. Hur kan ett event påverka ett varumärkes identitet, positivt som negativt?
Arbetsgruppen och arbetsprocessen
1. Vilken är din roll och vad innebär dina arbetsuppgifter i korthet?
2. I vilka av stegen i er arbetsprocess (försäljning, utveckling, produktion, uppföljning) är du delaktig?
3. Vilka styrkor och svagheter ser du i arbetsprocessen?
4. Vad gör ni för typ av förarbete när ni får in ett nytt projekt?
5. Vad gör ni om den tjänst kunden vill ha inte är det kunden egentligen behöver?
Kvalitetssäkring
1. Arbetar ni med att kvalitetssäkra arbetsprocessen? Om: Hur kvalitetssäkrar du själv din del av arbetet?
2. Upplever du att det är lättare eller svårare att kontrollera kvalitén när man arbetar med events jämfört med mer traditionella media?
Om: På vilket sätt?
3. Hur säkrar ni i er tur att era leverantörer och samarbetspartners uppnår era kvalitetskrav?
Bilaga 3 Intervjusvar
Strategic Director
Event
1. Hur tror du att eventbranschens framtid och eventuella utveckling kommer att se ut?
Den kommer att utvecklas mer och mer. Den kommer att ha större positiv utveckling jämfört mot andra mer traditionella media. Eventbranschen kommer att vara en mottrend mot allt det digitala, mail, mobil mm. Detta skapar ett större behov att skapa relationer och knyta kontakter, träffas på riktigt. Möten är mer relationsbyggande. När man väl får chansen att utföra ett event bör man ta tillvara på den och göra det bra för att kunna bygga relationer.
2. Vilka fördelar och risker anser du att det finns för ett företag som bestämmer sig för att utföra ett event eller eventmarknadsföring jämfört med mer
traditionella media?
Negativt: Det är alltid en risk att utföra något live. Man kan försöka förebygga mycket som kan hända, men det går inte att vara hundraprocentig. Teknik kan strula, någon blir sjuk. Jämfört med traditionella media så vet man hur en annons blir, man godkänner den och den är klar, man ser resultatet.
Positivt: målgruppen är aktivt deltagande. Hela vägen, de har valt att komma till platsen, vilket tyder på intresse, de vill utbyta kunskap och info. Man har kommit en bra bit i
säljprocessen redan där. Deltagaren upplever förhoppningsvis något positivt. Knyter relation till företag, varumärke och individer.
Många andra medier är passiva medieformer. Man får prova och testa och se hur det går. Det som gör både nätet som mediekanal och event populära är interaktiviteten. Det finns en interaktion mellan sändare och mottagare. Ofta är event ett aktivt val från besökarens sida, men kan ju även vara passivt, om man bara råkar gå förbi. Event är även en informativ kanal.
Om risker: Hur kan man minska dessa risker?
God tids-‐ och framförhållning, säkerhetsställa med hjälp av riskanalyser och b-‐planer. Viktigt att folk får öva och jobba med talarcoacher osv. Detta för att skapa bra innehåll.
3. Har du erfarenhet av eller tror att arbete med events skiljer sig från arbeta med annan typ av marknadsföring?
Om: på vilket sätt?
Ja, events kräver fler människor som måste vara inblandade från kundsidan. Arbetet har större inpact på företaget. Färre kontaktytor inom företaget inom traditionella media.
Processen är sig lik mot andra byråer annars men i produktionen blir det mycket mer folk och fler som måste förstå och vara inblandade.
Varumärke
1. Utför ni events med syfte att stärka ett företags eller dess produkter/tjänsters varumärkesidentitet?
Ja, i grund och botten är nästan allt primärt varumärkesbyggande och profilskapande. Finns även andra viktiga delmål, t.ex. stärka gruppen internt. Eller uppnå försäljningsmål.
2. Om: Hur avspeglar sig detta i arbetsprocessen?
Se Minnesotas intranät.
3. Om: Hur säkrar ni att konceptet och det ni gör stämmer överrens med varumärket och vad det står för?
Vi sätter oss in i deras varumärke, varumärkesplattform, kärnvärden, marknadsplan osv. Ibland om det bara är ett litet event för företaget, kan det räcka med utförlig info i briefen. Sedan skrivs en debrief för att kolla att vi förstått varumärket och konceptet rätt. Vid
ramavtal där vi utför återkommande projekt åt företaget utbildas ibland byråns medarbetare av företaget för att få en bättre inblick i varumärke, kommunikation mm.
4. Upplever du någon skillnad i arbetet när ni marknadsför ett stort företags modervarumärke jämfört med att exempelvis marknadsföra enskilda produkter?
Modermärke: ledning inkopplad då det ska spegla hela företaget, på högsta nivå, alla ska vara med. Likaså alla i ledningsgruppen
Produkt: Kräver inte att lika många är inblandade. Kan räcka med t.ex. den aktuella affärsområdeschefen.
5. Hur kan ett event påverka ett varumärkes identitet, positivt som negativt?
Positivt: Personlig kommunikation med företaget och dess representanter. En interaktion.
Negativt: Det kan skada varumärket genom att t.ex. någon står och röker, och representerar och är ambassadör för varumärket. Personens uppträdande påverkar. Det målgruppen upplever under eventet är den bild de tar med sig av varumärket.
6. Brukar ni undersöka eller mäta hur ett event har påverkat
varumärkesidentiteten, försäljningssiffror, målgruppens attityder till varumärket eller dylikt?
Ja, genom att sätta kvalitativa och kvantitativa mål kan vi mäta. Vi gör enkäter; vad/hur upplevde ni? Detta för att ge en bild av hur eventet upplevdes. Vi kan även göra för-‐ och eftermätningar. Exempelvis i en viss målgrupp, man gör förmätning och uppföljning. Kan handla om att se om kännedomen om ett varumärke ökat eller om en attitydförändring skett. Det viktiga är att definiera mål och syfte innan man sätter igång, som sedan följs upp.
7. Med vilka övriga syften utför ni events?
Se 1
Arbetsgruppen och arbetsprocessen
1. Hur brukar kompositionen av en arbetsgrupp se ut och hur stor brukar den vara?
Strategic Director (strategisk projektledare/säljare) som säljer in projektet. Därefter tar projektledare och produktionsledare vid. Övriga varierar lite beroende på hur uppdraget ser ut men ofta deltar digitalavdelningen, ad/formgivare, copywriter, scenograf. Ofta tas även en innehållsproducent in för att stärka budskapet i eventet. Är det mycket teknik under eventet tas teknikproducent in som samordnar de tekniska bitarna med samarbetspartners.
2. Hur många av de inblandade i projektet brukar ha kundkontakt?
Alla oftast, med sina olika delar i projektet. Strategic Director initialt. Därefter primärt projekt-‐ och produktionsledare
3. Vilken är din roll och vad innebär dina arbetsuppgifter i korthet?
Försäljning och strategi-‐ och projektutveckling.
4. vilka av stegen i er arbetsprocess (försäljning, utveckling, produktion, uppföljning) är du delaktig?
De första två.
5. Vilka styrkor och svagheter ser du i arbetsprocessen?
Styrka: Avgörande för ett projekt är ofta engagemanget hos kunden, att de lägger ner tid.
Negativt: Att vi inte har mer fasta team kring en kund, t.ex. att en pers alltid jobbar med en viss kund. Men vi har inte så många löpande kunder, så det är svårt att åstadkomma. Att ha fasta team runt en kund ger erfarenhet av kunden och effektiviserar arbetet.
6. Vad gör ni för typ av förarbete när ni får in ett nytt projekt?
Se Minnesotas intranät.
7. Brukar ni få tillgång till kunds eventuella affärsplan, marknadsplan, aktivitetsplan och grafisk profil?
Ja. Se vidare fråga 3 under varumärke.
8. Har ni en kunddatabas eller liknande där information om kunden och filer finns att tillgå för alla i projektet?
Ja.
9. Vad gör ni om den tjänst kunden vill ha inte är det kunden egentligen behöver?
Försöker övertyga dem och visa på bättre alternativ.
Kvalitetssäkring
1. Arbetar ni med att kvalitetssäkra arbetsprocessen?
Informationen på intranätet hjälper till, tydliga överlämningar, alla ska veta som förväntas av dem. Breifer, budget, tidsplaner.
2. Om: Hur kvalitetssäkrar du själv din del av arbetet?
Att uppfylla det vi har sålt in, göra en bra överlämning till projektledare så att denne får rätt information och bli väl insatt.
3. Upplever du att det är lättare eller svårare att kontrollera kvalitén när man arbetar med events jämfört med mer traditionella media?
Om: På vilket sätt?
Det är svårare. Det är levande materia. Svårt att sätta fingret på exakt hur det kommer att bli till slut.
4. Hur säkrar ni i er tur att era leverantörer och samarbetspartners uppnår era kvalitetskrav?
Försöker hitta de som är bäst och funkar bra ihop med. Kolla upp dem ekonomiskt. Erfarenhet. Kolla priser. Knyta avtal, skriva samarbetsavtal.
Copywriter/hybridkreatör
Event
1. Hur tror du att eventbranschens framtid och eventuella utveckling kommer att se ut?
Eventbranschen kommer i ännu högre grad delas upp i generalister som tar totalansvar och specialister som fokuserar inom något av områdena kommunikation, design, teknik, dramaturgi eller logistik. De största eventbyråerna definierar sig redan idag som kommunikationsbyråer, vilket är ett tecken på den vertikala utvidgning som sker över olika konsultdiscipliner (reklambyrå, PR-‐byrå, webbyrå, dm-‐ byrå med flera).
2. Vilka fördelar och risker anser du att det finns för ett företag som bestämmer sig för att utföra ett event eller eventmarknadsföring jämfört med mer
traditionella media?
Om risker: Hur kan man minska dessa risker?
Fördelar:
+ kommunicera med alla sinnen
+ relation Face-‐to-‐face. Personligt möte är en förutsättning för att etablera en relation. + sampling. Kunna prova produkter
Nackdelar:
-‐ Livesändning. Produceras och konsumeras i samma ögonblick. Det ger få möjligheter att korrigera, utan måste vara rätt från början.
-‐ Det ger kunden mindre kontroll (jämför med annons som de kan slutkorra innan införande).
Åtgärd: anlita en eventbyrå duktig på logistik och vara tydlig och pedagogisk med att beskriva hur genomförandet kommer att ske så att kund/leverantörer har samma målbild och därav synkade förväntningar.
3. Har du erfarenhet av eller tror att arbete med events skiljer sig från arbete med annan typ av marknadsföring?
Om: på vilket sätt?
Se ovan om direktsändning och utmaning att skapa gemensam målbild.
Varumärke
1. Utför ni events med syfte att stärka ett företags eller dess produkter/tjänsters varumärkesidentitet?
Ja
Om: Hur avspeglar sig detta i arbetsprocessen?
Vi har en debrief i vilken vi bl.a. klargör syfte, mål och budskap. Vi har även ett eget mätverktyg som heter Pentacheck, vilket är ett bra underlag för att klargöra syfte och mål.
varumärket och vad det står för?