7.1 Kvalitetssäkring av arbetsprocessen
En byrå kan kvalitetssäkra sin arbetsprocess genom att redan i sin arbetsmodell och struktur på sin tjänsteverksamhet bygga in kvalitetssäkring. Detta genom att, som Gustavsson och Rennemark beskriver det, dokumentera hur en process som leder till rätt kvalitet ser ut och dela in denna process i faser och steg.217 Denna grund-‐
läggande metod återfinns hos undersökt byrå och processen finns tillgänglig för alla anställda. 218 De intervjuade upplever metoden som fungerande och ett bra stöd i
arbetet.219
Vidare menar Gustavsson och Rennemark att marknadsföringen ska baseras på kunskap och inte gissningar. Kundens mål med marknadsföringen ska kartläggas och likaså målgruppen för marknadsföringen.220 Detta kan en byrå säkra genom att i
inledningen av arbetet se till att få tillgång till kunds marknadsplan,
varumärkesmanual och grafisk profil samt andra för projektet användbara
dokument. För att säkra att den marknadsföring som ska genomföras har uppsatta mål att nå, ett syfte och att byrån får tillräcklig information kan brief och debrief användas. Byrån kan med fördel göra briefmallen själva i syfte att få all behövd
211 Intervju Art Director 212 Intervju Scenograf 213 Intervju Strategic Director 214 Intervju Scenograf 215 Intervju Art Director
216 Intervju Copywriter/hybridkreatör 217 Gustavsson & Rennemark s 8-‐10 218 Minnesotas intranät
219 Samtliga intervjuade
information. När kund fyllt i briefen kan byrån fylla i en debrief som ett svar på vad som ska göras och ett instrument som kan användas för att avgöra om byrån uppfattat uppdraget rätt. 221
Byråns egen arbetsprocess är inte den enda som bör kvalitetssäkras. Det är av vikt att se till att underleverantörer och samarbetspartners uppfyller kraven som byrån och kunden har. 222 Detta kan göras genom tydliga överlämningar och
specifikationer, kontrollering av samarbetspartners ekonomi och certifieringar, avtal eller helt enkelt tidigare positiv erfarenhet av samarbete med en viss part. 223
På individuell nivå kan kvalitetssäkring implementeras genom att klargöra vad som förväntas av varje person och vid vilken tidpunkt. Överlämningar, korrektur och leveranser ska vara tydliga, kontrolleras och avstämmas. Det bör även kontinuerligt göras avstämningar med övriga i projektgruppen samt finnas en kontinuerlig
kontakt med kund och samarbetspartners för att kunna göra ändringar och åtgärda fel under arbetets gång. 224
I avsnitt 6.2.2 gjordes en jämförelse mellan Gustavsson och Rennemarks
kvalitetssäkringsmetoder och undersökt byrås arbetssätt. Slutsatsen som kan dras är att en byrås arbete med events kan kvalitetssäkras och kvalitetssäkringsmetoder likande Gustavsson och Rennemarks kan med fördel användas.
Vidare kan även slutsatsen dras att en arbetsprocess likt undersökt byrås är fördelaktig och väl användbar för att kvalitetssäkra arbetet i samband med ett event. Problem som uppstår ligger oftast utanför arbetsmodellens struktur, i exempelvis bemanning av projekt, kompetens hos personal samt engagemang, information och framförhållning från kunds sida.
7.2 Varumärke
Undersökt byrås arbete med events har i grund och botten alltid någon utgångspunkt i varumärket, såsom att stärka det, profilskapande, positionera eller öka
medvetenheten. Andra mål kan vara att stärka en grupp internt på ett företag eller uppnå vissa försäljningsmål. 225 Det övergripande arbetet sker från uppstart till
projektets slut med utgångspunkt från uppsatta mål och syften med projektet. 226
På individuell nivå undersöker de intervjuade personerna i de olika yrkesrollerna det som är av vikt för honom eller henne, utgår från den information de har fått
tillgänglig från kund och stämmer av med resten av projektgruppen vad som förväntas av dem.227 Material skickas på korrektur innan slutgiltiga beslut tas och
kontinuerliga möten med kund och arbetsgrupp bidrar till att projektet är på rätt spår, det som görs stämmer överrens med varumärket och ändringar kan ske genom gemensamma värderingar av vad som blir bäst. 228
Slutsatsen som kan dras från ovanstående är ett koncept och projekt som inledningsvis är väl förankrat i företagets varumärke, behov och mål ger bra förutsättningar för vidare arbete med varumärket under produktions-‐ och
221 Intervju Strategic Director 222 Gustavsson & Rennemark s 8-‐10 223 intervju Strategic Director 224 Samtliga intervjuade 225 Intervju Strategic Director 226 Minnesotas intranät 227 Samtliga intervjuade 228 Observation
genomförandefaserna. Genom att all information som kan behövas finns tillgänglig för hela projektguppen och kontinuerliga avstämningar görs med kund kan byrån och dess medarbetare använda sin kunskap och skapa lösningar väl anpassade för företagets behov. På så sätt skapas förutsättningar för att ett event kommunicerar aktuellt varumärke på önskvärt sätt till rätt målgrupp.
7.3 Kvalitetssäkringens påverkan på målgruppens uppfattning om varumärket
Vid varje tillfälle en kund är i kontakt med ett varumärke byggs kundens emotionella relation till varumärket. På grund av detta kan en positiv upplevelse ge starka
positiva känslor som förknippas med varumärket och en negativ upplevelse kan därigenom ge skador eller i värsta fall förstöra ett varumärkes identitet. 229
Ett event är en typ av emotionsladdad marknadsföring, där kunden får uppleva något och skapa en relation till ett varumärke och dess representanter.
Marknadsföring som väcker känslor, kan vid lyckad användning sätta igång en kedja av effekter med en kulmen som består av att kunden får en viss attityd eller köper den produkt eller tjänst som marknadsförts. Känslor som kan väckas hos
målgruppen, såsom glädje, sorg, ilska och upphetsning har olika värdeladdningar. Detta innebär att målgruppen upplever marknadsföringen som positiv och behaglig eller negativ och obehaglig. Det är vanligast att som marknadsförare ha som mål att anspela på en positiv och behaglig värdeladdning och på så sätt få målgruppen att förknippa glädje med deras varumärke .230
Genom ovanstående kan slutsatsen dras att ett events utformning, budskap, kommunikation och visuella utseende påverkar besökarna. Vad de ser, hör, smakar, och känner kommer bilda ett intryck som de förknippar med varumärket. Det finns alltid faktorer i samband med ett event som kan vara svåra att kontrollera men det finns många faktorer som företaget bakom eventet och byrån som tillhandahåller sina tjänster, kan påverka. Det är här kvalitetssäkringen kommer in.
För att säkra att grunden för hela eventet överensstämmer med företagets varumärke och de mål de vill nå krävs ett grundligt förarbete. Gustavsson och Rennemark anser att marknadsföring ska baseras på kunskap och inte gissningar. Kundens mål med marknadsföringen ska kartläggas och likaså målgruppen för marknadsföringen.231 För att säkra detta kan byrån använda kunds marknadsplan,
varumärkesmanual och grafisk profil samt andra för projektet användbara doku-‐ ment. Företaget bakom varumärket bör se till att detta finns tillgängligt för byrån. För att skapa ett bra event handlar det hela tiden om samspel mellan byrå och kund; respektera och utnyttja varandras kunskaper, skapa engagemang på kundens företag och internt byrån. För att säkra att den marknadsföring som ska genomföras har uppsatta mål att nå, ett syfte och att byrån får tillräcklig information kan breif och debrief användas. När kund fyllt i briefen kan byrån fylla i en debrief som ett svar på vad som ska göras och ett instrument som kan användas för att avgöra om byrån uppfattat uppdraget rätt. 232
Därefter är det av vikt att se till att underleverantörer och samarbetspartners uppfyller kraven som byrån har och överensstämmer med företagets varumärke och
229 Wheeler s 40 230 Söderlund s 27-‐28
231 Gustavsson & Rennemark s 8-‐10 232 Intervju Strategic Director
vad det står för. 233 Alltifrån vem som står på scen till trycksaker ger målgruppen ett
intryck och en bild av varumärket och vad det står för. 234
Slutsatsen kan alltså dras att kvalitetssäkring är ett instrument som kan användas för att säkra kommunikationen av ett företags varumärke i samband med ett event. Beslut och aktiviteter som grundas på gissningar kan resultera i dyra kostnader som inte ger någon effekt eller uppfyller några av företagets mål med eventet. Genom en kvalitetssäkrad arbetsprocess kan en byrå arbeta steg för steg mot att varumärket kommuniceras på rätt sätt och uppfattas på önskvärt sätt av målgruppen.