I detta kapitel analyseras de forskningsfrågor som formulerats i det inledande kapitlet genom att tolka källmaterialet och intervjumaterialet från empirikapitlet.
5.1 Källmaterial
För att analysera den allokativa effektiviteten, och till viss del den adaptiva effektiviteten, användes källmaterial. Källmaterialet visar andelen köp från ramavtals- och e-handelsleverantörer samt andelen hämtköp och försenade betalningar före och efter reformen. Beroende på hur de fyra ovanstående målen utvecklats samt upplevts av aktörerna har tolkningar om effektiviteten gjorts.
5.1.1 Köp från ramavtalsleverantörer
Vid en analys av vilken påverkan centraliseringen av inköpsfunktionen haft på andelen köp från ramavtalsleverantörer framkommer att andelen har ökat marginellt. Att ökningen är marginell kan bero på att det endast har gått en kort tid sedan centraliseringen trädde i kraft och att medarbetarna fortfarande är under inlärning av de nya arbetsrutinerna. Det är dock svårt att analysera detta resultat då skillnaden mellan de jämförda perioderna är liten och det således kan vara en slump att andelen är större år 2011 än 2010. De flesta av de tillfrågade aktörerna tror dock att andelen köp från ramavtalsleverantörer har ökat i och med reformen vilket stämmer överens med vad källmaterialet antyder. Aktörernas upplevelser stöder därmed källmaterialet och tyder på att ökningen inte bara beror på slumpen. Resultatet visar på att aktörerna har haft förmåga att anpassa sig till de nya rutinerna vilket har lett till en förbättrad resursfördelning. Aktörernas förändringsförmåga är viktigt för en förbättrad effektivitet på lång sikt vilket Jacobsen & Thorsvik (2008) framhåller, de menar även att det krävs en förbättrad resursfördelning för att nå önskad effektivitet. Det tolkas därför som att både den allokativa effektiviteten och den adaptiva effektiviteten blivit relativt god i och med reformen, även om denna tolkning är något osäker.
5.1.2 Köp från e-handelsleverantörer
Det positiva resultatet kan troligen härröras till att delar av område 1 har påbörjat förändringsarbetet tidigare än övriga områden. Det kan bidra till att medarbetarna inom område 1 har mer vana och kunskap att göra beställningar genom e-handelsportalen och således använder sig av den i större utsträckning. De flesta av de tillfrågade pedagogerna uppger vid intervjutillfällena att de inte har utfört beställningar via e-handelsportalen tidigare vilket kan vara en av anledningarna till den stora ökningen. Detta eftersom skolassistenterna i nuläget använder e-handelsportalen till samtliga beställningar där så är möjligt.
Köpen via e-handelsportalen har ökat kraftigt mellan de två jämförda perioderna, detta visar på att kommunen har lyckats fördela resurserna så att de tre olika områdena kan använda resurserna på bästa sätt. En effektiv resursfördelning är viktig för god allokativ effektivitet, något som Brorström & Siverbo (2001) framhåller. Det tolkas därmed som att den allokativa effektiviteten är god i och med reformen. Om det är så att det krävs en
36 ANALYS
viss inlärningsperiod för att klara av att beställa via e-handelsportalen bör användningen öka ytterligare i framtiden då medarbetare inom samtliga områden har vana av att använda den.
5.1.3 Hämtköp
De flesta av de tillfrågade aktörerna är överens om att det måste ha skett en minskning av antalet hämtköp i och med centraliseringen, något som även källmaterialet tyder på. Antalet hämtköp har minskat relativt mycket vilket tolkas som ett uttryck för allokativ effektivitet. Det finns dock en viss osäkerhet gällande mätningen av antalet hämtköp då det inte finns dokumenterat hur många hämtköp varje område har genomfört. Det har därför antagits att köpen från vissa utvalda leverantörer är hämtköp. Dessa antaganden baseras på att vissa leverantörer inte använder sig av hemleverans och ett hämtköp därför krävs för att handla från den leverantören. Mätningens trovärdighet stärks dock av aktörernas uppfattningar som säger att en minskning bör ha skett. Flera av aktörerna ser fördelar med att inte genomföra hämtköp och har således anpassat sig till detta. Några av aktörerna ser dock inte några fördelar med att minska hämtköpen utan ser det som en begränsning som leder till problem för verksamheten. Det råder således delade meningar om huruvida restriktionen mot att genomföra hämtköp är bra eller inte. Då de flesta aktörerna har accepterat förändringen visar det på att kommunen lyckats fördela resurserna bättre än innan reformen genom att inte tillåta aktörerna att göra hämtköp. Genom detta kan i sin tur transaktionskostnaderna minska vilket enligt Almqvist (2006) leder till en ökad allokativ effektivitet för kommunal verksamhet. Den sammantagna tolkningen blir därför att den adaptiva effektiviteten är relativt god.
Det kan dock tänkas att aktörer som inte har accepterat förändringen av rutinerna gällande hämtköp gör felaktiga inköp. Detta om exempelvis Coop, där hämtköp är tillåtna för exempelvis produkter till ämnet hemkunskap, utnyttjas för akuta inköp av produkter som finns hos någon av ramavtalsleverantörerna. En sådan incident kan därför påverka målet att öka handel från ramavtalsleverantörer negativt och den allokativa effektiviteten påverkas därigenom negativt. Detta verkar dock inte vara något utbrett problem varför det tolkas som att det inte har så stor påverkan på den allokativa effektiviteten. Om så är fallet och de flesta aktörerna följer de nya rutinerna antas den allokativa effektiviteten vara god i detta avseende.
5.1.4 Försenade betalningar
Anledningen till att andelen försenade betalningar ökat inom samtliga områden kan vara att det tillkommit ett arbetsmoment i hanteringen av fakturorna. Följesedlarna ska numer skickas av pedagogerna till skolassistenterna. Skolassistenterna måste ha följesedeln innan fakturan kan godkännas, detta för att se så att leveransen stämmer överens med beställningen. De intervjuade skolassistenterna inom område 2 uppger att kontakten med pedagogerna upplevs som dålig och att kommunikationen inte fungerar som den ska vad gäller följesedlar som ska skickas in. Dessa problem har även framkommit vid intervjuer med aktörer inom de andra två områdena som också visar en ökning av antalet försenade betalningar, varför detta ses som en trolig orsak. En annan möjlig orsak till att de försenade betalningarna har ökat är att andelen e-handelsköp har ökat jämfört med tidigare år och således har även antalet fakturor ökat. Ett större antal
37 fakturor kan leda till att fler av fakturorna blir sent betalade och resursfördelningen påverkas negativt.
I och med att antalet försenade betalningar har ökat tolkas det som att den allokativa effektiviteten är mindre god i och med reformen. Detta i enlighet med Brorström & Siverbo (2001) som framhåller att en förbättrad resursfördelning bidrar till allokativ effektivitet, något som inte uppnåtts i detta fall. Även svaren från flera av de intervjuade aktörerna tyder på att antalet försenade betalningar bör ha ökat, något som visar på att medarbetarna har svårigheter att anpassa sig till den nya rutinen avseende hanteringen av följesedlar. Detta visar även på att den adaptiva effektiviteten är låg i detta fall eftersom förändringsförmåga är en bidragande faktor till adaptiv effektivitet, något som Brorström & Siverbo (2001) diskuterar.
5.2 Intervjuer
För att analysera den adaptiva effektiviteten, och till viss del den allokativa effektiviteten, har intervjuer med aktörer på lokal nivå inom organisationen genomförts. Svaren vid intervjuerna har sedan tolkats och kodats för att kunna göra tolkningar av vilken påverkan den ökade centraliseringen har haft på effektiviteten.
5.2.1 Skolassistenter
Inställningen till förändringar i allmänhet är hos vissa av de tillfrågade aktörerna positiv och alla de intervjuade aktörerna påpekar att de gärna vill vara delaktiga i förändringar vilket enligt Almqvist (2006) underlättar genomförandet av en reform. Vissa av de tillfrågade behöver lite tid för att låta förändringen sjunka in och är sedan redo att anta de nya arbetsrutinerna. Orsaken till att det kan ta ett tag innan aktörerna har anpassat sig kan vara de informella institutionerna inom organisationen. Har aktörerna i fråga arbetat efter samma rutiner under en längre period är det troligt att de informella institutionerna är väl inarbetade och att det tar ett tag att förändra dem. Det tolkas dock som att aktörerna är förändringsvilliga och har en god anpassningsförmåga, således ses den adaptiva effektiviteten som god.
En ändring i de formella institutionerna, såsom nya lagar och regler inom inköpsfunktionen, påverkar i sin tur de informella institutionerna. Flera av de tillfrågade aktörerna har en positiv inställning till centraliseringen av inköpsfunktionen i sin helhet. Genom detta kan förändringen av de informella institutionerna underlättas då aktörerna är villiga att genomgå en förändring. Detta medför ett bra samspel i det institutionella arrangemanget vilket enligt Brorström & Siverbo (2001) bör finnas för att organisationen ska kunna uppnå önskad effektivitet. Eftersom de informella institutionerna är anpassningsbara till förändringarna i de formella institutionerna antas att det finns ett bra samspel i det institutionella arrangemanget. Det bör dock tas i beaktning att alla aktörer inte är positiva till den reform som genomförts vilket kan försvåra förändringen av de informella institutionerna. Heikkila & Isett (2004) menar att en förändring kan underlättas om incitament skapas vilket kommunen inte har lyckats med enligt en av de tillfrågade aktörerna. Inom den berörda förvaltningen blir därför tolkningen att både den adaptiva och den allokativa effektiviteten är relativt god efter reformen, även om den adaptiva effektiviteten till viss del kunde vara bättre.
38 ANALYS
Flera av de tillfrågade anser att det inte fanns tydliga rutiner och riktlinjer för genomförandet av beställningar innan centraliseringsreformen. Efter reformen anser dock många att det finns tydliga rutiner och riktlinjer vilket Agevall (2005) framhåller som positivt för att upprätthålla organisationens effektivitet. Det är dock några av aktörerna som upplever att det inte finns tydliga riktlinjer vad gäller de direktupphandlingar som ska utföras, något som gör det svårt att upprätthålla effektiviteten. Det antas därför att den adaptiva effektiviteten delvis är god efter reformen men den begränsas dock av de svårigheter som uppstår i och med de, enligt vissa aktörer, otydliga riktlinjerna. Några av de intervjuade aktörerna är även positiva till att kommunen i dagsläget är bättre på att efterfölja lagar och regler, jämfört med innan reformen. Tolkningen blir således att den allokativa effektiviteten är god efter reformen.
De nackdelar med centraliseringen som framkom under intervjuerna var främst att kommunikationen mellan skolassistenter och pedagoger kan vara bristfällig. Skolassistenterna anser att pedagogerna i vissa fall behöver ha bättre framförhållning vid beställningar och skicka in sina beställningar i tid. Det är ett invant beteendemönster som måste ändras och därigenom de informella institutionerna. Svårigheter att överge de gamla institutionerna påverkar den adaptiva effektiviteten negativt. Det kan dock tänkas att den adaptiva effektiviteten förbättras på sikt då det kan ta tid att förändra ogynnsamma institutioner som enligt Brorström et al. (2010) kan försvåra en reform. Det kan därför ta tid innan resultaten av en reform syns i verksamheten. Samtidigt bör dock hänsyn tas till att det inte är säkert att de ogynnsamma institutionerna verkligen förändras.
En ytterligare nackdel med centraliseringen som de flesta av aktörerna beskriver som ett stort problem är tidsbrist. De aktörer som inte fått någon testperiod innan reformen implementerades är de som upplever att tiden inte räcker till för de nya arbetsuppgifterna. Enligt Almqvist (2004) behöver aktörer få tid att förbereda sig inför en förändring och om detta inte ges kan prestationsförmågan och effektiviteten hämmas. På grund av den uttryckta tidsbristen blir tolkningen att den adaptiva effektiviteten påverkats negativt i och med reformen, något som i sin tur även kan påverka den allokativa effektiviteten. Detta då aktörerna upplever att deras tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter de ska utföra och beställningar således kan försenas och fakturor kan förbli obetalda.
5.2.2 Pedagoger
Den intervjuade pedagogen som genomgått en testperiod innan centraliseringen trädde i kraft anser att det har varit bra. Aktören anser på så sätt att denne varit delaktig i reformen och ställer sig positiv till den. Detta ligger i enlighet med vad Almqvist (2006) anser; att reformer underlättas då medarbetare på lokal nivå tillåts vara delaktiga i förändringsprocessen. Övriga pedagoger har dock inte haft möjlighet att delta i förändringsprocessen vilket de ställer sig negativa till, det finns dock en vilja hos aktörerna att delta vilket ses som att de är förändringsvilliga. Därmed tolkas det som att den adaptiva effektiviteten är relativt god.
39 För att medarbetare på lokal nivå ska hantera nya situationer på det sätt som ledningen vill kan det enligt Brorström et al. (2010) behöva skapas nya beteendemönster. Flera av de tillfrågade pedagogerna anser att det finns tydliga regler och riktlinjer för hur beställningar ska genomföras efter reformen och att det är enkelt att anpassa sig till att följa dessa. Det finns dock ett fåtal som anser att det inte finns regler och riktlinjer efter reformen vilket tolkas som att kommunen delvis har lyckats förmedla de nya riktlinjerna och skapa nya beteendemönster. Detta kopplas till att det finns en anpassningsförmåga hos de flesta aktörerna vilket leder till att den adaptiva effektiviteten är relativt god.
Enligt pedagogerna krävs det en bra kommunikation mellan pedagoger och skolassistenter för att de nya rutinerna ska fungera tillfredsställande. Detta då det ibland kan vara svårt för pedagogerna att specificera vad det är de efterfrågar vilket kan leda till felaktiga leveranser. Om verksamheten inte får de varor som efterfrågas skapas ett missnöje och inställningen till reformen blir negativ hos aktörerna vilket skapar ogynnsamma situationer och en ovilja till förändring. Något som i sin tur kan påverka den adaptiva effektiviteten negativt, detta då effektiviteten enligt Brorström & Siverbo (2001) är sammankopplad med medarbetarnas förändringsvilja. Det har dock endast gått en kort tidsperiod sedan reformen trädde i kraft och flera av aktörerna tror att kommunikationen kommer att förenklas på sikt då flertalet beställningar återkommer över tiden.
Ett av målen med reformen var att pedagogerna skulle få mer tid till undervisning vilket endast ett fåtal av de tillfrågade håller med om. De flesta av de tillfrågade pedagogerna anser inte att någon tidsvinst har uppstått efter reformen. En del av dessa aktörer menar att det istället uppstått en hel del dubbelarbete vid beställningar, vilket kan tolkas som att resurserna inte fördelats på bästa sätt efter reformen. En felaktig resursfördelning kan i sin tur påverka den allokativa effektiviteten negativt, vilket även framhålls av Brorström & Siverbo (2001). Om arbetsbelastningen ökar i och med reformen kan, som tidigare nämnts, prestationsförmågan hämmas hos pedagogerna vilket leder till att den totala effektiviteten inte kan upprätthållas.
40 SLUTSATSER