Område 2

De intervjuade skolassistenterna har båda hunnit med att göra beställningar sedan reformen av inköpsfunktionen trädde i kraft i december 2010. De upplever att det är många beställningar som liknar varandra och då särskilt beställningar av kontorsmaterial och vanligt förbrukningsmaterial. Det är främst material till förskolorna som kan medföra problem menar en av de tillfrågade, detta då det är svårt att byta ut produkterna som efterfrågas till billigare alternativ eftersom skolassistenterna inte har kunskap om vad förskolan redan har.

Den allmänna inställningen till förändringar skiljer sig lite mellan de båda skolassistenterna. Båda är positiva till förändringar i allmänhet men en av de tillfrågade känner att vid första anblicken kan en något negativ inställning uppstå. Assistenten menar dock att så fort förändringen fått sjunka in försöker denne medverka i förändringsarbetet på bästa sätt.

Ingen av de två skolassistenterna upplever att de varit delaktiga i den reform som genomförts inom inköpsfunktionen. De båda anser att de inte har haft något att säga till om, vilket de känner sig besvikna över. En av de tillfrågade anser sig förstå reformen till fullo, detta eftersom det finns mycket att förbättra inom inköpsfunktionen men anser dock att reformen inte är utförd på ett bra sätt. Den andra tillfrågade assistenten anser att det ibland känns som ett omöjligt uppdrag att använda sig av de nya arbetsrutinerna. Denne menar vidare att det är mycket som blir fel på grund av missförstånd mellan pedagoger och skolassistenter. Pedagogerna vill oftast inte ha det som finns på avtal och således är billigast vilket skapar problem för skolassistenterna då de måste hålla sig till avtalen och beställa det billigaste alternativet. En av de tillfrågade jämför den nuvarande reformen med en tidigare reform av lönehanteringen. Den tillfrågade pekar på skillnaden att då fick skolassistenterna den hjälp de behövde och upplevelsen av den reformen var betydligt bättre än av denna reform.

28 EMPIRI

Båda assistenterna ser fördelar med centraliseringen av inköpsfunktionen. Det är billigare att handla enligt avtal, det blir bättre kontroll på de inköp som görs och hämtköpen minskar. De förstår därför varför man från ledningens sida måste utföra denna reform.

Nackdelarna med centraliseringen av inköpsfunktionen väger tyvärr tyngre än fördelarna anser båda de tillfrågade skolassistenterna, detta då de nya arbetsuppgifterna är mycket tidskrävande och det är mycket som blir fel. En av de tillfrågade påpekar att de tidigare haft arbetsuppgifter som täcker en heltidstjänst och säger att ”det är gigantiskt mycket mer att göra nu”.

Ingen av de tillfrågade tycker att det finns tydliga regler och riktlinjer för de nya arbetsuppgifterna och menar då speciellt de beställningar som inte går att göra genom e-handelsportalen. Skolassistenterna har delvis fått utbildning och viss information men enligt en av de tillfrågade är den informationen inte tillräcklig för att klara de nya uppgifterna. ”Man tar för givet att alla kan googla fram den information som behövs” menar en av de tillfrågade och tycker att det tar alldeles för mycket tid att hitta rätt information. Den andra anser att utbildningen som avser användandet av e-handelsportalen samt hur man gör beställningar inom den har varit bra. Assistenten tycker dock att det saknas information om hur direktupphandlingar ska genomföras. De båda tillfrågade tycker att en mall för hur man ska gå till väga när man gör direktupphandlingar skulle underlätta deras arbete avsevärt.

Vid frågan om de tror att andelen köp från ramavtalsleverantörer har påverkats i och med den ökade centraliseringen av inköpsfunktionen tror båda assistenterna att den andelen har ökat i och med reformen. Båda de tillfrågade tror att avtalstroheten har ökat nu när skolassistenterna är ansvariga för beställningar.

På frågan om de tror att andelen köp från e-handels leverantörer påverkas är båda två överens om att den kommer att öka. En av de tillfrågade påpekar att det vid ett flertal tillfällen varit problem med att priserna i e-handelsportalen inte stämt överens med vad som står i avtalen samt att sökmotorn inte fungerat som den ska. Assistenten tror dock att så länge allt fungerar som det ska kommer köp från e-handels leverantörer att öka. De tillfrågade skolassistenterna tror även att hämtköpen kommer minska i och med reformen, detta då alla rekvisitionsblock som tidigare funnits i verksamheterna samlats in. Det är endast rektorerna som har rekvisitionsblock och ansvarar således för alla hämtköp. Detta innebär att pedagogerna endast kan göra hämtköp med tillstånd från rektorerna.

Kopplingen mellan försenade betalningar och den reform som genomförts är svår att se menar en av de tillfrågade, denne tror att det kommer att finnas försenade betalningar även i framtiden. En av de tillfrågade har haft många försenade betalningar och denne tror att det till viss del beror på att pedagogerna inte förstår skillnaden mellan faktura och följesedel och hur viktigt det är att följesedeln skickas till skolassistenterna så

29 snabbt som möjligt. Assistenten hoppas dock att de försenade betalningarna kommer att minska.

Pedagoger

En av de tillfrågade har varit ansvarig för beställningar på den enhet där denne arbetar. Denne gjorde innan reformen av inköpsfunktionen två stora beställningar av läromedel per år samt ett antal mindre beställningar under året. Den andra pedagogen har inte gjort så många beställningar tidigare. Denne upplevde tidigare att det ofta gjordes stora beställningar i slutet av december för att göra slut på budgeten, något som den tillfrågade tycker är synd då det hade varit bättre om enheten haft möjlighet att spara pengarna till nästkommande år.

En av de tillfrågade pedagogernas allmänna inställning till förändringar är att det är roligt. Den andra pedagogen har dock en annan inställning vilken är att det i första hand känns krångligt. Efterhand upplevs förändringen lite enklare och slutligen uppstår tanken att förändringen nog kan leda till en förbättring enligt pedagogen. Båda de tillfrågade pedagogerna vill gärna känna sig delaktiga i förändringar som påverkar enheten där de arbetar. Det är viktigt att få göra sin röst hörd anser en av de tillfrågade pedagogerna och med det menar denne att få komma med konstruktiv kritik och ge förslag till förbättringar. En av de tillfrågade upplever dock att denne alltid varit utanför de reformer som genomförts under tidigare år och även den andra tillfrågade anser att pedagogerna inte varit delaktiga i reformen av inköpsfunktionen. De hade gärna sett att alla pedagoger fått vara delaktiga i reformen av inköpsfunktionen och hade fått komma med synpunkter innan den startade i december 2010. I dagsläget upplevs situationen enligt en av de tillfrågade pedagogerna som att besluten tas ovanför deras huvuden och att det bara är att förhålla sig till de beslut som tas.

De allmänna tankarna om reformen är hos en av de tillfrågade att det efter reformen inte finns någon spontanitet vad gäller inköp. En försämring enligt en av de tillfrågade är ”att man inte längre kan handla på stan”, så kallade hämtköp. Denne nämner tillfällen då någon nödvändig produkt är slut och en akut situation uppstår eftersom produkterna måste beställas och fås först om några dagar. Detta upplevs som ett problem i den dagliga verksamheten för pedagogerna. Den andra tillfrågade pedagogen tycker att reformen är bra om man ser till helheten men att det blivit fler regler att följa och det är bara att förhålla sig till dessa.

En av de tillfrågade pedagogerna upplever reformen av inköpsfunktionen i stort som både positiv och negativ. Pedagogen ser fördelar med reformen i situationer då en vanlig förbrukningsvara tar slut, då är det bara att ta upp luren och ringa till skolassistenten som vet precis vilken produkt denne ska beställa. Det kan även uppstå svårare situationer med den nya funktionen tror den tillfrågade, det kan exempelvis vara vid beställningar av produkter som inte beställs så ofta och en direktupphandling krävs. Det har inte uppstått någon tidsvinst vad gäller undervisning menar båda av de tillfrågade pedagogerna vilket en av dem tror kan bero på att det inte hunnit gå så lång tid sedan reformen. Det tar fortfarande lika lång tid att göra beställningar som innan reformen menar den andra tillfrågade. En annan fördel enligt den andra tillfrågade pedagogen är om Luleå Kommun sparar pengar på den nya funktionen men denne är

30 EMPIRI

osäker på om kommunen verkligen gör det. Pedagogen ser även fördelar ur andra synvinklar som vid beställningar då denne endast behöver fylla i en beställningsblankett och maila den till skolassistenten, vilket fungerar bra då kommunikationen mellan dennes enhet och skolassistenten är god.

Nackdelar med den nya inköpsfunktionen är enligt en av de tillfrågade att det hela tiden blir färre leverantörer tillgängliga och det medför att valmöjligheterna krymper. På grund av att det inte gått så lång tid sedan reformen trädde i kraft har den andra pedagogen svårt att se några nackdelar med den nya funktionen i dagsläget.

Båda de tillfrågade anser att det efter reformen finns tydliga regler och riktlinjer för hur inköp ska genomföras, något som saknades innan reformen. Att ledningen har genomfört denna reform har en av pedagogerna full förståelse för och skolassistenten som ansvarar för enheten har informerat om hur det ska gå till vid beställningar.

Det finns speciella blanketter som ska fyllas i vid beställningar vilket en av de tillfrågade tycker fungerar bra. Den andra tillfrågade har inte utfört någon beställning än och har därför ingen åsikt huruvida det är lätt eller svårt att använda blanketterna. Vid frågan om andelen köp från ramavtalsleverantörer har påverkats i och med reformen tror båda tillfrågade att andelen har ökat nu när skolassistenterna sköter beställningarna. En av de tillfrågade påpekar att det nu efter reformen inte är någon idé att försöka handla från några andra leverantörer än de som kommunen har avtal med. En av de tillfrågade pedagogerna tror att köpen från e-handelsleverantörer kommer att öka då det är e-handel som gäller nu när skolassistenterna beställer. Detta då pedagogen tidigare gjorde sina beställningar från leverantörernas hemsidor och inte via portalen. Den andra tillfrågade pedagogen har ingen åsikt hur köp från e-handelsleverantörer påverkas då denne inte använt sig av e-handel tidigare när beställningarna var dennes ansvar.

På frågan vilken påverkan reformen har på antalet hämtköp svarar en av de tillfrågade att det kommer bli en minskning av antalet hämtköp. Minskningen tror denne beror på att rekvisitionsblocken tagits bort från enheterna. Den andra pedagogen är säker på att hämtköpen har minskat eftersom de nästan är noll i dagsläget. Det förekommer endast något enstaka hämtköp nu och det med godkännande från skolassistenten.

En av de tillfrågade pedagogerna kan inte se hur centraliseringen av inköpsfunktionen påverkar de försenade betalningarna och tror därför inte att dessa har påverkats. Den andra tillfrågade har ingen aning om vilken påverkan reformen har på försenade betalningar, denne skickar följesedlarna till skolassistenten med internposten och tycker att det fungerar bra.

4.2.3 Område 3