Område 3

Båda skolassistenterna inom detta område har hunnit göra beställningar sedan reformen trädde i kraft den 1 december 2010. Antalet beställningar varierar från vecka till vecka

31 men de anser båda två att de har hunnit komma igång med de nya arbetsuppgifterna. Ingen av assistenterna tycker att det är flera beställningar som liknar varandra, förskolorna behöver många ”udda” saker som är specifika för varje förskolas verksamhet och går därför ej att beställa på rutin.

Vid frågor om skolassistenternas inställningar till förändringar i allmänhet så framkom att de är positiva till förändringar och gillar nya utmaningar. En av de tillfrågade tycker att det är roligt att lära sig nya saker samt att det är positivt om system och olika program utvecklas och förbättras. Båda de tillfrågade förstår varför centraliseringen inom inköpsfunktionen har genomförts men de anser att arbetsbelastningen blivit för hög. Vidare framkom att det är svårt att prioritera bort någon arbetsuppgift eftersom alla känns lika viktiga samt att pedagogerna skulle behöva ha bättre framförhållning vad gäller beställningar.

På frågan om de vill vara delaktiga i och påverka förändringar så svarar båda två att de vill det genom att komma med idéer och förslag innan genomförandet av en förändring. Ingen av de tillfrågade känner dock att de har varit delaktiga i denna förändring och en av dem hade förslag på alternativa tillvägagångssätt vilka personen i fråga inte känner att hänsyn togs till. En av assistenterna påpekar att dialog saknas, all information ges via mejl. Den andra assistenten påpekar att arbetsglädjen har försvunnit i och med den reform som genomförts och att skolassistenterna inte fått någon uppskattning varken via lön eller på annat sätt.

Ingen av de tillfrågade anser att de har varit med om någon reform av liknande betydelse förut, en av dem tar dock upp att lönehanteringen har förändrats förut men att det inte var en lika stor reform som den inom inköpsfunktionen. Inför den reformen ställde sig den tillfrågade mer positiv än till denna reform, detta på grund av att aktören redan från början upplevde att de nya rutinerna skulle fungera bra, vilket inte är fallet vid denna reform. Ingen av de tillfrågade anser att rutinerna för genomförandet av beställningar har förändrats någon gång förut.

De fördelar som de två skolassistenterna ser med den ökade centraliseringen av inköpsfunktionen är att avtalen följs till högre grad samt att bästa möjliga priser kan nås. Detta på grund av den information, gällande vikten av att följa avtal och att använda e-handel, som ges i samband med reformen. Situationer då en av de tillfrågade har identifierat att den nya inköpsfunktionen fungerar bra är vid beställningar från Läromedia. Läroböcker har förut beställts direkt via olika förlag, nu görs alla beställningar via Läromedia som är kommunens avtalsleverantör.

De nackdelar som de tillfrågade har uppmärksammat i och med reformen är att arbetsbelastningen blir för stor och att tiden inte räcker till. Vidare anser de att pedagoger och övriga medarbetare i verksamheten har bättre koll på verksamheternas behov och vilka billigare alternativ som kan ersätta de önskade produkterna. Om skolassistenten ersätter önskad produkt med ett billigare alternativ kan pedagogerna bli missnöjda med de beställda produkterna och en retur måste göras. Vidare framkom en oro för att det kommer bli ett ökat antal små beställningar då exempelvis nio av tio

32 EMPIRI

produkter finns hos avtalsleverantörer och endast en produkt måste beställas genom en direktupphandling. En av skolassistenterna påpekar även att det inte finns tid till att engagera sig i det som berör skolan där denne är stationerad och säger att ”jag vill inte ens veta vad som händer på skolan, jag har för mycket annat i huvudet”. Situationer då den nya funktionen har fungerat mindre bra är exempelvis vid beställningar till kemiexperiment. Pedagogen som ansvarar för experimentet har förut jämfört vad olika experiment kostar och tagit det billigaste alternativet, nu måste pedagogerna specificera exakt vad de vill ha innan de skickar beställningen till skolassistenten. Pedagogerna vet då ej om de valt det billigaste alternativet och skolassistenten har inte kunskap att ersätta beställda produkter med andra, billigare produkter. En av assistenterna påpekar i och med detta att ”det medför en hel del dubbelarbete för skolassistenterna”.

Vid frågan om det finns tydliga riktlinjer och rutiner för hur inköp ska genomföras skiljer sig åsikterna mellan de tillfrågade. En av dem anser att det finns tydliga rutiner och riktlinjer för hur inköpen ska genomföras men att det vid problem eller fel är svårt att veta hur man ska gå tillväga. Den andra anser att det inte finns några riktlinjer eller rutiner för hur direktupphandlingar ska genomföras samt att det är otydligt hur följesedlar och beställningsblanketter ska arkiveras. De tillfrågade anser att de har fått erforderlig utbildning för att klara av att beställa via e-handelssystemet men inte för att göra direktupphandlingar.

Vid frågan om de tror att andelen köp från ramavtalsleverantörer har påverkats i och med centraliseringen av inköpsfunktionen så svarar båda att de tror att andelen har ökat, varav den ena tror att det endast är en marginell ökning. De tillfrågade tror även att andelen köp från e-handelsleverantörer har ökat i och med reformen. Detta på grund av att alla beställare har fått information och utbildning i att använda e-handelsportalen. Båda de tillfrågade tror att andelen hämtköp har minskat i och med reformen. En av de tillfrågade tror att det beror på att pedagogerna många gånger struntar i att göra beställningar på grund av att det är så invecklat. Detta leder dock till ett uppdämt behov. En annan åsikt som framkom är att det finns en risk för att pedagogernas Coop-kort används för att handla ”fel” produkter, det vill säga produkter som finns hos avtalsleverantörer och borde beställas.

De tillfrågade tror att antalet försenade betalningar har ökat i och med reformen, anledningen till varför de ökar beror enligt de tillfrågade på att pedagogerna måste skicka följesedlarna till skolassistenten innan fakturan kan godkännas och skickas till rektor för attest. Då skolassistenterna inte har tid att påminna pedagogerna om att skicka följesedlarna kan inte fakturan godkännas och betalningen blir försenad.

Det framkom under en av intervjuerna att den tillfrågade hade föredragit om beställningarna gjordes av några utvalda personer inom verksamheten och att skolassistenterna agerade som support till dessa personer.

33 Pedagoger

Båda de tillfrågade pedagogerna har haft hand om beställningar före den ökade centraliseringen av inköpsfunktionen. De gjorde då sina beställningar genom att faxa eller ringa in beställningarna vilket båda tycker fungerade mycket bra. Båda pedagogerna tycker att förändringar i allmänhet kan vara ganska omständliga till en början. Den ena tillfrågade anser att centraliseringen gjorts utifrån en och samma modell inom hela förvaltningen och är således inte flexibel och passar inte alla verksamheter inom förvaltningen. Ingen av de tillfrågade anser att de varit delaktiga i reformen av inköpsfunktionen, den var redan utformad när de fick kunskap om den. De båda pedagogerna saknar en konsekvensanalys eller någon slags utvärdering av tidigare system. Ingen av dem har varit med om någon liknande reform tidigare, i alla fall inte av denna storlek.

Pedagogerna anser inte att den här reformen fungerar bra. En av pedagogerna nämner att de vet vilka produkter som fungerar bra i verksamheten, exempelvis vilka färgpennor som inte fastnar på kläderna. Eftersom det är de billigaste produkterna som beställs av skolassistenterna anser dock pedagogerna att de inte har möjlighet att välja de pennor de vet fungerar, något som har lett till en klar försämring i verksamheterna. De båda anser att det blir mycket dubbelarbete då pedagogerna först måste kolla vad de vill ha och sedan ska skolassistenten leta fram det billigaste alternativet av den önskade produkten. De påpekar även att det var lättare innan reformen genomfördes.

De fördelar som man kan se med centraliseringen av inköpsfunktionen är enligt en av de tillfrågade att kommunen sparar mycket pengar eftersom verksamheterna inte handlar något i onödan nu när det inte är lika enkelt att handla. Den andra tillfrågade pedagogen ser inga fördelar alls, i alla fall inte inom skolans ramar.

Nackdelar som båda pedagogerna ser med centraliseringen är att man inte får de produkter man vill ha, vilket gäller allt från kontorsmaterial till läromedel. I nuläget är det ekonomin som styr och inte vilken kvalité det är på de produkter som enheterna beställer. En av de tillfrågade anser att arbetsbelastningen har ökat enormt mycket för pedagogerna då de i nuläget måste fylla i beställningsblanketter och skicka dem till skolassistenterna. Innan centraliseringen kunde de bara ringa till företaget och göra sin beställning. Båda de tillfrågade anser att den nya funktionen är mycket ineffektiv, en av dem påpekar flera gånger att ”effektiva inköp har blivit ineffektiva inköp”.

På frågan hur arbetsuppgifterna påverkats i och med reformen svarar en av de tillfrågade att beställningar är mycket lättare att genomföra nu. Denne upplever att det finns mer tid till verksamheten nu när beställningarna skickas till skolassistenten som sköter både beställning och fakturakontroll. Den andra tillfrågade svarar dock att arbetsuppgifterna har påverkats negativt då det blivit en kraftig ökning av arbetsbelastningen vilket resulterar i mindre tid till undervisningen.

På frågan om det finns tydliga riktlinjer och rutiner för hur inköp ska genomföras svarar en av de tillfrågade att det finns det. Den andra anser dock att det inte finns tydliga

34 EMPIRI

riktlinjer och påpekar bland annat att pedagogerna bara fått veta att en beställningsblankett ska fyllas i, inte hur det ska göras.

Ingen av de tillfrågade tror att inköp från ramavtalsleverantörer kommer att öka i och med reformen. På den ena enheten har man redan tidigare hållit hårt på att handla från de avtal som finns vilket är en anledning till att pedagogen inte tror att det kommer att bli någon större skillnad efter reformen jämfört med innan. Den andra tillfrågade vet inte vilken påverkan reformen har på ramavtalen men tror att de inte har följts så bra tidigare.

Hur centraliseringen av inköpsfunktionen påverkar antal köp via e-handelsleverantörer har ingen av de två tillfrågade någon åsikt om, detta på grund av att ingen av dem har kunskap om e-handelssystemet. Båda pedagogerna har ringt eller faxat in sina beställningar till leverantörerna innan reformen.

På frågan om hur antalet hämtköp påverkas i och med reformen tror en av de tillfrågade att de kommer bli mycket färre eftersom pedagogerna ute i verksamheten inte får göra hämtköp efter reformen. Den andra har ingen uppfattning om detta då denne själv inte har gjort några hämtköp.

Enligt en av de tillfrågade kan centraliseringen av inköpsfunktionen möjligtvis ha en positiv inverkan på antalet försenade betalningar. Den andra pedagogen tror att det fortfarande är, och kommer att vara, ett problem för kommunen. Denne upplever att processen som ska genomföras innan fakturan kan godkännas för betalning är krångligare i dagsläget jämfört med före reformen, detta då följesedlarna måste skickas till skolassistenterna innan fakturan kan godkännas. Detta upplevs som ett ytterligare arbetsmoment jämfört med tidigare och därför tror den tillfrågade att antalet försenade betalningar kommer att öka.

35