Område 1

Båda de intervjuade skolassistenterna har hunnit göra många beställningar sedan reformen av inköpsfunktionen genomfördes i december 2010. Antalet beställningar varierar mycket från vecka till vecka vilket även storleken på beställningarna gör. Flera av beställningarna liknar varandra, speciellt beställningarna av vanligt förbrukningsmaterial. En av de tillfrågade tycker att det är väldigt enkelt att beställa produkter som finns hos ramavtalsleverantörer. Båda assistenterna påpekar att det är direktupphandlingarna⁷ som är tidskrävande. De tror att många av produkterna som direktupphandlas kommer att återkomma över tiden och att man då kommer att kunna använda sig av samma leverantör vid nästa beställning vilket kommer att underlätta vid direktupphandlingar.

De tillfrågade har en positiv inställning till förändringar i allmänhet och tycker att nya lösningar ofta gör det dagliga arbetet smidigare. De vill gärna vara delaktiga och få komma med synpunkter och idéer inför förändringar som berör det dagliga arbetet. Tiden innan reformen inom inköpsfunktionen har de båda fått prova på att göra inköp vilket underlättade när reformen genomfördes på allvar.

Assistenterna tycker att det finns tydliga rutiner och riktlinjer för hur beställningar ska genomföras men båda anser att det saknas avtal på vissa produkter som exempelvis slöjdmaterial och inom en del av specialämnena inom skolan. Ingen av dem anser att det fanns tydliga rutiner innan reformen. En av de tillfrågade anser att det har blivit en mycket tidskrävande situation efter reformen då det redan innan fanns arbetsuppgifter som gott och väl täckte en heltidstjänst och nu har arbetsbelastningen ökat ytterligare. Assistenten anser att arbetsuppgifterna har påverkats i hög grad och att ”det är en ständig kamp mot klockan”, det verkar inte finnas någon möjlighet att prioritera bort någon av de andra uppgifterna. Den andra tillfrågade upplever att det fungerar mycket bra på dennes enheter.

Skolassistenterna upplever att allt som finns att tillgå i e-handelsportalen är väldigt enkelt att beställa. Det är dock vissa produkter som inte går att hitta anser en av de tillfrågade vilket kan bero på att sökfunktionen inte alltid fungerar som den ska, även priserna kan ibland vara felaktiga i portalen. Det är framför allt produkter som kräver en direktupphandling som tar tid eftersom det då enligt lag krävs att tre leverantörers produkter jämförs och den billigaste väljs ut. En av de tillfrågade upplever att det är svårt att veta hur en direktupphandling ska gå till, detta då det inte finns några tydliga direktiv för hur dessa ska utföras. Skolassistenterna påpekar vidare att de väntar på en blankett som ska underlätta direktupphandlingar, vilken är under framtagning, eftersom de tror att blanketten kommer vara ett bra hjälpmedel vid arbetet med direktupphandlingar.

7 ”En direktupphandling är ett förfarande utan krav på anbud (2 kap. 23 § LOU). Även om det inte ställs krav på anbud i viss form så kan den upphandlande myndigheten, när så är lämpligt, vända sig till tre-fyra leverantörer i syfte att göra en så bra affär som möjligt och främja konkurrensen.” (Konkurrensverket, 2011b)

25 Båda assistenterna ser många fördelar med den nya inköpsfunktionen. En av de tillfrågade ser en fördel i att det finns tydliga riktlinjer och rutiner efter reformen och tycker det är skönt att inköpen sker lagligt. Den andra tillfrågade tror att en större del av inköpen sker från ramavtalsleverantörer i dagsläget då skolassistenterna är ansvariga för beställningarna jämfört med innan, vilket denne ser som en fördel. Assistenten ser även fördelar med att det, enligt dennes uppfattning genomförs färre hämtköp efter reformen jämfört med innan.

En av assistenterna upplever inte att det finns några särskilda nackdelar med den nya funktionen. Den andra tillfrågade assistenten anser att det finns situationer när pedagogerna har dålig framförhållning vid sina beställningar vilket resulterar i att skolassistenten får göra så kallade akuta inköp. De akuta inköpen gör att assistenten får prioritera om sina andra arbetsuppgifter som då blir lidande. Assistenten påpekar dock att det i de flesta fall har löst sig bra men att det i värsta fall kan vara eleverna som blir drabbade. Denne ser gärna att pedagogerna får bättre framförhållning med sina beställningar och försöker undvika ”sista-minuten” beställningar och genom detta visar respekt för att assistenten har fler arbetsuppgifter utöver att sköta beställningar. ”Det fungerar bra när planeringen är bra” tillägger denne.

Båda de tillfrågade assistenterna upplever att köp från ramavtalsleverantörer ökar i och med att skolassistenterna ansvarar för beställningarna. De tror till och med att det kommer att öka markant eftersom det blivit strängare rutiner kring följandet av avtalen efter reformen.

Beställningar från e-handelsleverantörer har ökat och kommer att öka ännu mer under en tid framöver anser båda de tillfrågade. En av assistenterna påpekar dock att den ökningen är beroende av om de leverantörer och produkter som efterfrågas finns tillgängliga i e-handelsportalen.

Hämtköpen måste ha minskat markant anser båda skolassistenterna, detta då det inte längre finns några rekvisitionsblock på enheterna eftersom skolassistenterna samlade in alla dessa i början av december 2010. Det är bara rektorerna som får godkänna användandet av rekvisitioner, dock bara i nödfall påpekar en av de tillfrågade som tror att det finns en risk att denna utväg kommer att utnyttjas av pedagogerna.

Båda de tillfrågade tror att antalet försenade betalningar har minskat. En av de tillfrågade påpekar dock att det för en minskning krävs att hela kedjan fungerar, vilket innebär att pedagogerna måste skicka in följesedlarna så fort de fått de beställda varorna. Den andra tillfrågade assistenten påpekar att denne ofta får påminna pedagogerna att skicka in följesedlarna snabbare för att det inte ska bli några förseningar. Assistenterna upplever att det i nuläget fungerar bra men att det kan bli ännu bättre.

26 EMPIRI

Pedagoger

Båda de tillfrågade pedagogerna har innan reformen varit ansvariga för de beställningar som gjorts på deras respektive enheter. En stor beställning av läromedel samt förbrukningsmaterial har gjorts på våren för att täcka behovet hela nästkommande läsår. Ett antal mindre kompletterande beställningar har dock gjorts under övriga delar av året. Till den stora beställningen av läromedel har flera pedagoger suttit tillsammans och sammanställt enhetens behov.

Båda pedagogerna tycker att förändringar i allmänhet är kul och menar då främst de förändringar som rör arbetsuppgifterna. Resultatet av en förändring handlar mycket om hur implementeringen av förändringen sker anser en av de tillfrågade pedagogerna. Båda aktörerna tycker att det är mycket bra att vara delaktig i de förändringar som berör den egna enheten. En av de tillfrågade anser vidare att denne har varit delaktig i den reform som genomförts inom inköpsfunktionen medan den andra inte anser sig ha varit delaktig. Enheten där en av pedagogerna arbetar har genomgått en testperiod innan reformen trädde i kraft i december 2010. Den tillfrågade pedagogen anser att det har varit mycket bra och säger att testperioden är en av anledningarna till att denne haft en så positiv inställning till reformen.

En av de tillfrågade pedagogerna uppfattar samarbetet med skolassistenterna som väl fungerande och denne ser många fördelar med reformen, speciellt de ekonomiska vinsterna. Den andra pedagogen tycker att samarbetet mellan skolassistenter och pedagoger fungerar bra men att det kan bli bättre. Den ene tillfrågade anser vidare att skolassistenterna har bättre koll än pedagogerna på prisskillnader och vilka produkter som är billigast. Pedagogen anser vidare att den nya inköpsfunktionen är tidsbesparande och att beställningarna har blivit mycket enklare för pedagogerna då de inte behöver oroa sig för vilka lagar som måste följas vid inköp. Ett exempel på fördelar med reformen enligt pedagogen är att ”om en beställd vara är trasig vid leverans är det enklare att ringa till skolassistenten som tar kontakt med leverantören istället för att ringa runt själv då det tar tid från andra arbetsuppgifter”. Några tidsvinster i och med centraliseringen kan dock inte den andra tillfrågade pedagogen se men denne tror att det kommer bli vinster på sikt både vad gäller både tid och ekonomi.

En av pedagogerna tycker att det är tidskrävande och svårt att göra direktupphandlingar och tror att skolassistenterna har mer information om hur dessa ska genomföras på bästa sätt vilket gör skolassistenterna mer lämpade för uppgiften. Pedagogen tycker även att det är mycket enklare att genomföra beställningar efter reformen än innan då denne endast behöver fylla i en blankett med sina beställningar vilken i sin tur lämnas vidare till skolassistenten. Detta innebär enligt pedagogen att det frigörs tid till undervisningen. Den andra pedagogen menar dock att ”specialsaker” till verksamheten tar tid att beställa. Eftersom pedagogen först måste undersöka vad som finns att tillgå och sedan skicka beställningen vidare till skolassistenten som i sin tur undersöker vad som är billigast.

Pedagogerna tror att köp från ramavtalsleverantörer har ökat nu när skolassistenterna har hand om beställningarna, detta då assistenterna har bättre koll på vad som finns inom avtalen och vilka leverantörer som ska användas. På frågan om hur handel från

e-27 handelsleverantörer påverkas har ingen av pedagogerna någon åsikt då de innan reformen inte själva använt sig av e-handelsportalen.

Enheten där en av de tillfrågade arbetar har inte gjort så många hämtköp innan reformen och därför tror inte pedagogen att enhetens hämtköp kommer att påverkas så mycket. Den andra aktören tror dock att hämtköpen kommer att minska vilket även kommer att spara tid för enheterna på sikt. Detta då det är enklare att beställa, exempelvis smörgåsar, via skolassistenten och få det levererat än att någon från enheten åker och hämtar smörgåsarna.

En av de tillfrågade pedagogerna tror att försenade betalningar beror på enheten och hur snabbt de skickar in sina följesedlar. Den andra pedagogen vet inte hur försenade betalningar har påverkats men tycker att det fungerar ganska bra i nuläget med att skicka följesedlarna till skolassistenten, något som denne dock påpekar kan förbättras. Båda enheterna där pedagogerna arbetar har fått påminnelser från respektive skolassistent att de måste skicka in följesedlarna snabbare.

4.2.2 Område 2