ANALYS

I detta avsnitt presenteras en analys av den insamlade datan i form av intervjuer i samband med studiens valda teoretiska referensram.

Samtliga respondenter ser intern kommunikation som en viktig del i ett företag. Studier kring detta ämne visar att bra medarbetarengagemang och effektivitet har en koppling till företags finansiella resultat och prestationer (Yates, 2006; Kovaité et al., 2020). Forskaren Yates (2006) menar att många företag strävar efter bra resultat då de mäter sin framgång utifrån det.

Respondent 5 nämner just detta, att den interna kommunikationen har en betydande roll för företagets verksamhet. Att hon tror företag blir mer effektiva och att det i annat fall skulle betyda att alla kör sin egen väg utan att kommunicera med varandra. Symbolisk interaktionism handlar om vikten av kommunikationen då människor skapar mening till varandra genom att kommunicera (Eriksson-Zetterquist et al., 2020), vilket respondenterna är eniga om att den gör.

De nämner vikten av den arbetsrelaterade kommunikationen men även den sociala relationen som viktig för att bibehålla dessa relationer samt skapa en gemenskap.

Samtliga respondenter är eniga om att den interna kommunikationen fungerar bra i företagen vilket är av stor vikt för att lyckas nå framgång (Hogervorst et al., 2004). Respondent 7 och 9 pratar om vikten av att den interna kommunikationen fungerar. De menar på att företaget internt måste vara på samma sida och ha en fungerande kommunikation sinsemellan för att sedan kunna kommunicera externt på ett bra och förtroendeingivande sätt. Respondent 9 nämner att den externa kommunikationen får mer uppmärksamhet än den interna och menar på att det inte alls bör vara så. Detta överensstämmer med vad Stegaroiu och Talal (2014) upplyser, att den externa kommunikationen får mer uppmärksamhet och att företag bör lägga större fokus på en fungerande internkommunikation.

Argumenten Respondent 2 och 5 har kring problematiken att kommunicera via text liknar Nickitas (2019) då samtliga anser att det lättare kan bli missförstånd och senare skapa konflikter. Respondenterna anser att det beror på olikheterna att uttrycka sig och att mottagaren inte kan se ansiktsuttrycket. Nickitas (2019) lyfter att fysisk kommunikation minimerar misstolkning på grund av den personliga kontakten vilket senare leder till ett högre samarbete.

Det är två respondenter som med säkerhet nämner att det finns en kommunikationsstrategi i företaget, dessa företag klassas som stora företag. Stegaroiu och Talal (2014) nämner att en fördel med att inneha en kommunikationsstrategi kan göra skillnad i företagets effektivitet.

Även Holá och Pikharts (2014) hävdar att den interna kommunikationen bör vara systematisk och strategisk för att företaget ska uppnå effektivitet. Enligt Gasser (1989) finns det fyra huvudområden som företag ska arbeta kring vid upprättandet av en kommunikationsstrategi.

Respondent 8 nämnde att de har en tydlig strategi med bland annat en kommunikationspolicy och mål med den interna kommunikationen. Respondent 9 anser att företagets interna kommunikation inte försämrats sedan distanseringen utan endast att den förändrats. Han antyder att företagets tydliga struktur och strategier har legat till grund för att den interna kommunikationen fortfarande är på samma nivå som innan. Gasser (1989) menar nämligen på att företag är mer benägna att klara sig igenom kriser och oväntade förändringar om de utformat en strategi.

Digitalisering

Digitaliseringen är avgörande för hur ett företag bemöter en kris (Hai et al., 2020). I detta fall har covid-19 bidragit till att digitaliseringen har tagit större plats hos företagen, vilket även respondenterna är eniga om. Respondent 2 nämner exempelvis att det nu finns fler sätt att kommunicera på. Pandemin har enligt respondenterna tvingat in dem till att bli mer digitala och de anser att digitaliseringen har påverkat den interna kommunikationen genom att det numera är effektivare att kommunicera med varandra. Novosáková et al. (2020) menar att det är dessa digitala verktyg som bidrar till att det är effektivt och att samhället kan vara mer uppkopplat, vilket i sin tur bidrar till gemenskap. Respondent 4 är den person som anser att digitaliseringen har påverkat företaget minst, då de redan är vana vid att kommunicera via digitala hjälpmedel. Genom att företaget ligger i framkant med digitaliseringen har det haft en längre tid på sig att skapa ett gynnsammare samarbete (Kovaitė et al., 2020). Digitaliseringen har även förändrat dessa digitala verktyg till att fungera bättre (Kovaitė et al., 2020).

Respondent 9 nämner att det nu finns fler gruppfunktioner att använda sig av samt att digitaliseringen gör det möjligt för ett större antal personer att vara uppkopplade samtidigt.

Slutligen menar respondenterna att det är effektivt att arbeta hemifrån, men att det bidrar till att de inte träffas fysiskt lika ofta.

Novosáková et al. (2020) menar att det är digitaliseringen som bidrar till att kommunikationen som sker verbalt skulle kunna ersättas. Hai et al. (2020) är inne på samma spår där de också

förklarar att digitaliseringen har skapat verktyg för anställda att arbeta hemifrån i större utsträckning. Enligt Novosáková et al. (2020) och Nickitas (2019) har digitaliseringen bidragit till att det är lättare att vara uppkopplad och Kovaitė et al. (2020) lyfter att den även har bidragit till en tätare dialog. Respondenterna anser att det positiva med digitaliseringen är att det är lättare att följa upp vad som kommunicerats, att det blir effektivare möten och beslut samt att kunna se vilka som är tillgängliga och vilka som nåtts av den utskickade informationen. En del av respondenterna anser att de har en bättre överblick vart alla i företaget befinner sig och vad alla gör. Dock är det delade meningar kring detta då vissa respondenter upplever det svårare att se om personen som arbetar hemifrån är upptagen när det står i Teams att hen är online.

Dessa anser att de på kontoret har en annan överblick om folk är upptagna. Waizenegger et al.

(2020) menar att denna ovisshet kan påverka engagemanget då anställda kanske inte vågar skicka meddelande till varandra om det inte ser om de är tillgängliga. Det negativa enligt respondenterna är att det är svårt att veta vilka som tagit del av informationen, även om de står att personen fått en läskvittens är det svårt att veta om den har läst och förstått informationen.

Nickitas (2019) anser att den starkaste interaktionen är den kommunikation som sker fysiskt, vilket även alla respondenter är överens om. Respondenterna menar att den sociala kontakten blir drabbad av att bara kommunicera via digitala hjälpmedel. Respondent 3 och 6 lyfter att det är viktigt att det finns båda delarna i ett företag, både fysiskt och icke verbalt. Nickitas (2019) hävdar också att den fysiska kommunikationen är den kraftfullaste då den är mer övertygande, då individer i större utsträckning kommer ihåg mer av vad de ser än hör. Respondent 3 har därav kontorsmöte varje månad där alla ska befinna sig på plats för att även få informationen muntligt. Enligt Lipiäinen et al. (2014) är de informella fysiska mötena av stor betydelse för att bygga relationer samt att engagera, se reaktioner och ansiktsuttryck. Lipiäinen et al. (2014) instämmer med föregående författare, men lyfter även att den digitala kommunikationen kan anses vara för formell vilket också har en påverkan på relationerna.

Respondenterna använder Teams mest frekvent som en digital plattform men även mejl.

Nickitas (2019) konstaterar att det kan hjälpa företag att förbättra produktiviteten och prestandan genom tillgängligheten att vara uppkopplad, sprida information samt kommunicera.

Holá och Pikhart (2014) lyfter att det är viktigt att välja rätt kommunikationskanal för att lyckas uppnå effektivitet. Novosáková et al. (2020) menar även att dessa kommunikationsverktyg kan

strategi, då de är osäkra på vad en kommunikationsstrategi egentligen innebär. Författaren lyfter även att dessa verktyg bör alla intressenter vara involverade i för att skapa en effektivare kommunikation. Enligt Lipiäinen et al. (2014) har den yngre generationen lättare att arbeta med digitala hjälpmedel än den äldre. Respondent 3 och 9 är i linje med forskningen och förklarar att ålder har en påverkan på hur en individ tar emot digitala förändringar. Dock att pandemin nu har hjälpt den äldre generationen att bli bekvämare med att använda digitala hjälpmedel.

Lipiäinen et al. (2014) beskriver denna skillnad som en negativ aspekt för tydligheten i kommunikationen samt att det tar längre tid att få svar från rätt person för frågan. Detta är inget respondenterna lyfter då de anser att svarstiderna är densamma.

Symbolisk interaktionism handlar enligt Carter och Fuller (2016) om upprepade interaktioner sinsemellan individer, vilket skapar samhället. Enligt respondenterna som tidigare nämnt har deras relationer på arbetsplatsen påverkats av digitaliseringen, speciellt den sociala kontakten.

Digitaliseringen gör att flera arbetar hemifrån vilket gör att dessa upprepade interaktioner blir drabbade och sker mer sällan. Eriksson-Zetterquist et al. (2020) påstår att människor lär sig av att se hur andra agerar, vilket går i linje med respondenternas svar där de menar att det är svårt att ta hjälp av varandra när de inte ser varandra hemifrån.

Medarbetarengagemang

Respondenterna har tidigare nämnt att den interna kommunikationen fungerar bra i företaget, vilket även har en påverkan på engagemanget (Karanges et al., 2015). Samtliga respondenter beskriver medarbetarengagemanget som högt i företagen vilket kan kopplas till positiva resultat på lönsamheten (Kovaitė et al., 2020). Respondent 2 lyfter upp och nämner en period föregående år där många medarbetare valde att sluta. Det bidrog till att det talades mycket kring situationen och folk blev nervösa. Karanges et al. (2015) och Welch (2012) anser att det är viktigt att chefer har en öppen ledningskommunikation för att upprätthålla engagemanget.

Enligt respondenten sjönk engagemanget under denna tidsperiod då flera blev nervösa, vilket författarna beskriver kan hända när kommunikationen från cheferna inte är öppen. Welch (2012) lyfter även att kommunikationen behöver skötas på rätt sätt för att det inte ska orsaka skada på relationerna, i detta fall mellan cheferna och de anställda då en svag kommunikation kan motverka sitt eget syfte.

Samtliga respondenter lyfter att pandemin har påverkat engagemanget till det negativa. För det första känner sig individer inte lika motiverade hemifrån då det blir en social isolering. För det

andra drabbas kroppsspråket när de inte ser personerna som arbetar hemifrån då det inte syns om personen behöver hjälp eller hur den mår. Samtidigt menar flera respondenter att engagemanget försvinner för de som arbetar hemifrån och att de kanske inte vågar be om hjälp i samma mån som när de befinner sig på kontoret. Detta går i samma linje som Cohen och Veled-Hecht (2010) där de lyfter att denna socialisering är viktig för att skapa engagemang i företaget vilket försvinner när flera från samma arbetsplats arbetar hemifrån. Respondenterna upplever även att socialiseringen som sker när de umgås som sin privata person försvinner, då det inte kan ha after works eller andra aktiviteter för att socialisera sig.

Något som även påverkar engagemanget enligt Waizenegger et al. (2020) är när de anställda avstår att skicka ett meddelande till personerna som arbetar hemifrån då de inte vill störa. Enligt en av respondenterna bidrar detta till att hon själv arbetar i ett mycket högre tempo då hon inte känner sig avbruten. Medan en annan respondent nämner att hon inte känner sig lika engagerad hemifrån och arbetar därför inte lika effektivt. Lipiäinen et al. (2014) lyfter även långa svarstider som en anledning som kan påverka effektiviteten.

Covid-19 har dock höjt engagemanget på de digitala plattformar som företag använder (Waizenegger et al., 2020). Detsamma beskriver två respondenter där de menar att flera är aktiva i deras intranät, vilket de beskriver som en lämplig plattform för att hålla sig uppdaterad.

Enligt övriga respondenter har de ingen digital plattform för att upprätthålla teamkänslan när det blivit mer distanserat. Waizenegger et al. (2020) menar att en frekvent användning av dessa plattformar ger en förhöjd teamkänsla. Respondenterna förklarar att en negativ aspekt som har en påverkan på engagemanget är att det inte längre träffas lika mycket fysiskt, varken som sin privata person eller inom arbetet. Malone och Issa (2013) beskriver bra arbetsrelationer som en av den största faktorn som har en positiv inverkan på engagemanget. Respondenterna anser att den rådande pandemin har gjort det svårt att bibehålla engagemanget för att de tappar den familjära känslan de skapar när de umgås fysiskt.

Enligt samtliga respondenter stödjer de engagemanget genom att ha veckomöten där alla i gruppen får säga sitt och ta del av vad som händer. Waizenegger et al. (2020) lyfter att dessa veckomöten där alla får uttrycka sig får de anställda att känna sig delaktiga i gruppen, vilket Novosáková et al. (2020) också menar. En respondent nämner även vikten av att ha en god

(2012) är nyckeln till en fungerande kommunikation och samarbete. Novosáková et al. (2020) antyder att den som är chef behöver ha en översikt och exempelvis acceptansen hos medarbetarna när det gäller de olika verktyg som används, vilket coachmötena kan bidra till.

En respondent nämner även att han får utbildning i hur han ska coacha medarbetarna, vilket kan kopplas till vad de föregående författarna beskrev, att det kan bidra till att han har en bättre översikt i hur medarbetarna tycker att allting fungerar.

En av respondenterna lyfter att de använder medarbetarundersökningar för att kunna följa upp engagemang och gemenskap. Detta kan även kopplas till att medarbetarna känner sig delaktiga i gruppen (Waizenegger et al., 2020) eftersom de får vara med och ta del av resultaten och arbeta mot att förbättra dessa mål.

Gemenskap

Flera forskare är överens om att den interna kommunikationen har en betydande roll när det kommer till att forma en gemenskap i ett företag (Karanges et al., 2015; Tkalac-Verčič et al., 2012). Att det skett en förändring med den interna kommunikationen på respondenternas arbetsplatser är konstaterat. Vid intervjuerna framkom det att samtliga respondenter anser att gemenskap är viktigt inom ett företag och att alla utom en uppger att de tycker att gemenskapen förändrats sedan pandemins utbrott. Flera respondenter saknar de mer informella konversationerna som sker vid kaffeautomaten och vid de gemensamma luncherna. Det framkommer även att respondenter tycker att det är oundvikligt då de inte ses och hörs lika ofta, vilket gör att viss informell kommunikation försvinner. Enligt en studie utförd av Karanges et al. (2015) framkom det i resultaten att den interna kommunikationen är ett bra hjälpmedel till att uppmuntra kollegor att dela sina åsikter samt bli mer involverade och få alla att känna sig delaktiga och stärka företagets gemenskap. Två respondenter nämner nämligen att en stark gemenskap kan göra kollegor mer benägna att våga be om hjälp. Utifrån intervjuerna kan det även göra att medarbetare känner att de får höras och synas samt att de tillhör en samhörighet. Friedl och Verčič (2011) menar att sprida information och skapa en känsla av gemenskap är internkommunikationens huvudsakliga uppgift. Som framkommit av respondenterna bidrar intern kommunikation i företag till en bättre relation mellan medarbetare vilket även upplyses av forskare (Karanges et al., 2015).