Detta kapitel inleds med en kort redogörelse för studiens ämnesval. Covid-19 och intern kommunikation beskrivs, därefter redogörs digitaliseringens påverkan bland medarbetare.
Slutligen beskrivs studiens syfte och frågeställningar.
1.1 Bakgrund
Det var den 11 mars 2020 som World Health Organization (WHO) gick ut med informationen att covid-19 (coronavirus disease) är en pandemi. Detta efter att Kina i slutet av 2019 upptäckte viruset SARS-CoV-2, som kom att förändra hela världen (Folkhälsomyndigheten, 2020).
Pandemin har resulterat i att företag i flera länder behövt anpassa sig efter den rådande situationen, vilket mynnat ut i att medarbetare fått arbeta hemifrån i större utsträckning. Att medarbetare arbetar från sina hem istället för på ett gemensamt kontor har påverkat företagens interna kommunikation. Istället för att kommunicera fysiskt använder företag digitala hjälpmedel vilket gör att den icke-verbala kommunikationen minskas (Folkhälsomyndigheten, 2021).
Kommunikation kan beskrivas som överföring av information mellan två eller fler parter (NE, 2021; Novosáková, Novosák & Janíček, 2020). Denna kommunikation kan antingen ske verbalt eller icke-verbalt och är en viktig funktion för samhället, företag samt olika typer av relationer, inte minst för företag och organisationer som vill uppnå mål och effektivitet (Stegaroiu & Talal, 2014). Den kommunikation som sker verbalt är genom språk. Icke-verbal kommunikation är sådan kommunikation som inte förmedlas genom tal och skrift utan kan till exempel vara genom kroppsspråk (NE, 2021).
Intern kommunikation har en stor påverkan på ett företags framgång och existens, men det gäller att den fungerar (Westerlund, 2019). Enligt Forslund (2014) är kommunikationen nödvändig inom alla grupper, speciellt på en arbetsplats för att skapa ett resultatrikt arbete samt motivera medarbetarna. Iveroth, Lindvall och Magnusson (2018) menar att medarbetarnas motivation är avgörande för att uppnå gemensamma prestationer. Genom att förstå och vara delaktig i vad den interna kommunikationsprocessen bidrar till kan företag lyckas skapa ökat engagemang och en stärkt lagkänsla. Detta i sig skapar en effektiv internkommunikation som senare skapar kundnöjdhet och lönsamhet (CGI, 2021). Enligt Ruck och Welch (2011) är ett företags interna kommunikation en premiss för lyckad framgång. De hävdar att företag hela
tiden måste utvärdera den befintliga kommunikationen för att kunna förbättra den. Bui (2019) beskriver att forskare har kommit fram till att det krävs en tydlig målbild av företag om hur de vill att kommunikationen ska fungera samt att det krävs en strategisk åtgärd för att konstruera kommunikationsstrategier. En kommunikationsstrategi är en bearbetad plan för ett företags kommunikation som involverar alla anställda. Det som är viktigast när företag utformar en strategi är att bestämma vad som ska kommuniceras, när samt på vilket sätt och till vem (Gasser, 1989).
I dagens debatter och diskussioner pratas det sällan om vad digitaliseringen för med sig och vilka konsekvenser den har på organisationsfrågor samt styrningsutmaningar (Iveroth, et al., 2018). Enligt Hedman-Monstad (2018) förändras och utvecklas ett företags kommunikation ständigt och digitaliseringen har en stor påverkan. För det första skapar den nya kommunikationskanaler och tillför nya förutsättningar i allmänhet. För det andra bidrar digitaliseringen till att människor kan kommunicera överallt och att det blir enklare att vara uppkopplad, vilket i sin tur innebär ett ökat informationsflöde. Slutligen menar Hedman-Monstad (2018) att trots digitaliseringens möjligheter skapas även fler utmaningar. Enligt Resia (2020) är de fysiska träffarna avgörande för ett företags samhörighet och det är den icke-verbala kommunikationen som bidrar till att människor känner samhörighet. Resia (2020) beskriver även att företag först behöver träffas fysiskt för att bygga relationer, när relationen sedan fungerar kan de övergå till en mer digital kommunikation.
Den teknologiska utvecklingen har förändrat arbetsmarknaden, men enligt Häkkinen-Skans (2019) inte till det negativa. Författaren menar att den teknik som utvecklats har gjort att en del arbeten försvinner samtidigt som andra arbetsuppgifter skapas. Detta leder till att människor behöver anpassa sig till att följa den mer digitaliserade verkligheten. Vikten av digitalisering i organisationer har lyfts av internationella organisationer såsom OEDC (Organisation for Economic Co-operation and Development). De lyfter att digitala teknologier bidrar till att bland annat förbättra produktiviteten, nå nya marknader, sänka kostnader i verksamheter och förändra affärsprocesser (Ek & Ek, 2020). Enligt Hedman-Monstad (2018) bidrar digitala teknologier även till att anställda blir mer involverade i styrprocessen. Enligt statistik utmätt år 2017 av Statistikmyndigheten använder 76 procent av de sysselsatta i tjänsteföretag internet i sitt dagliga arbete (Ek & Ek, 2020). OEDC har gjort en analys på svenska företag och hur de
1.2 Problemformulering
Inom ämnet företagsekonomi finns mängder med områden som på flera olika sätt samspelar för att uppnå olika mål (Stegaroiu & Talal, 2014). Författarna menar även att kommunikation är en central del i många hänseenden och inte minst inom företagsekonomin.
Enligt Stegaroiu och Talal (2014) är det den interna kommunikationen som håller ihop en organisation och är en viktig del att lägga stor uppmärksamhet på. Covid-19 har haft en påverkan på företag, organisationer och myndigheters interna kommunikation (Cision, 2020).
Denna påverkan grundar sig i att allt fler företag har börjat arbeta på distans och att det därmed dyker upp andra frågor som inte tidigare varit intressanta. Den fysiska kontakten på exempelvis lunchrasten eller vid kaffemaskinen försvinner och istället behöver det bokas ett digitalt möte för att lösa sådana eventuellt vardagliga problem. Enligt Resia (2020) sägs digitala möten vara mer effektiva, men att de inte alltid är optimala. Om exempelvis en del personer befinner sig på plats medan andra finns med digitalt kan detta resultera i att de personer som är på plats kommer att få mer utrymme att kommunicera och uttrycka sig, vilket i sin tur bidrar till att de får ut en större del av mötet. Detta grundar sig i att den icke-verbala kommunikationen försvinner för de personer som är anslutna digitalt. Slutligen menar Cision (2020) att det fortfarande finns vissa begränsningar i digitala möten som exempelvis dålig uppkoppling.
Digitaliseringen utvecklas konstant och på grund av covid-19 har utvecklingstakten ökat. På endast ett år har en utveckling som ansågs ligga fem till tio år framåt redan skett (Blikk, 2020).
Den snabba utvecklingen förändrar och utvecklar även företag. Att intern kommunikation är viktigt är det många forskare som instämmer på. Dock har den externa kommunikationen många gånger ett större fokus i dagens globaliserade värld (CGI, 2021; Stegaroiu & Talal, 2014). Företag vill istället fokusera på det som går ut från företaget, som exempelvis reklam (Sprong, 2020). Internkommunikation växer i betydelse, likaså behovet av forskning (Hargie
& Tourish, 2009; Tkalac-Verčič, Verčič & Sriramesh, 2012). Författarna beskriver intern kommunikation som en avgörande variabel för ett företags framgång. Trots att Stegaroiu och Talal (2014) betonar vikten av en fungerande och bra intern kommunikationsstrategi inte minst för effektivitetens skull, är den bristfällig. Daff och Parker (2021) instämmer med föregående författare att kommunikationen inom redovisningsbranschen är i minsta lag. Tidigt under covid-19 pandemin utförde Lee, Tao, Li och Sun (2020) en studie som undersökte strategisk internkommunikation på medarbetarnas lärdomar av varandra. Resultaten visar att ett varierat
ledarskap med olika erfarenheter skapar transparent internkommunikation under en kris. Detta bidrar till en ökad kompetens hos de anställda, vilket senare främjar deras engagemang.
Över ett år har passerat sedan pandemins utbrott, världen står fortfarande i kris och den interna kommunikationen inom företag har påverkats (Popa, 2020). Kommunikationen har inte bara förändrats utan den spelar en allt viktigare roll idag (David, 2011). Företag får svårigheter med att utveckla personliga relationer till varandra vilket i sin tur påverkar engagemanget (Lipiäinen, Karjaluoto & Nevalainen, 2014). Bra engagemang och effektiva kommunikationsstrategier har en tydlig koppling till att företag genererar ett bra finansiellt resultat (Yates, 2006). Trots det positiva som intern kommunikation bidrar till är fortfarande extern kommunikation den mest prioriterade (CGI, 2021). Intern kommunikation har växt i betydelse, likaså behovet av forskning (Hargie & Tourish, 2009; Tkalac-Verčič et al., 2012).
Kovaitė, Šūmakaris och Stankevičienė (2020) har undersökt effektiviteten i digitala kommunikationskanaler under en förändringsprocess av en affärsmodell och de menar att det behövs mer forskning kring användningen av digitala kommunikationskanaler i intern kommunikation. Att det även sker en påverkan på företags medarbetarrelationer i en mer digitaliserad värld är enligt forskning konstaterat, därför är det av intresse att undersöka företagens påverkan av denna förändring.
1.3 Syfte
Syftet med denna studie är att undersöka hur covid-19 tillsammans med den snabbt gående digitala utvecklingen har förändrat den interna kommunikationen inom redovisningsbyråer.
Studien ska föra forskningen vidare inom intern kommunikation och förhoppningsvis kunna lyfta ämnet till att få mer uppmärksamhet på företag. Studien ska rikta in sig på kommunikationsstrategier, att upprätthålla medarbetarengagemang och gemenskap i en mer digital verksamhet.
1.4 Frågeställningar
● Hur ser redovisningsbyråers anställda på intern kommunikation och hur har de i företagen behövt anpassa den till att bli mer digitaliserad?
● Hur upplever företagen att gemenskapen och medarbetarengagemanget har påverkats nu när covid-19 har resulterat i distansering och vad gör de för att bibehålla det?
Ambitionen är att besvara forskningsfrågorna med hjälp av perspektivet symbolisk interaktionism (symbolic interactionism). Perspektivet baseras på relationen mellan människor och hur de interagerar och kommunicerar med varandra. En mer genomgående förklaring kan läsas i avsnitt 2.4.