Detta kapitel lyfter först delarna den interna kommunikationen påverkar såsom effektivitet, engagemang och gemenskap, därefter beskrivs kommunikationsstrategier samt den digitala påverkan och symbolisk interaktionism.
2.1 Intern kommunikation
Många företag ser sin framgång i deras finansiella resultat och strävar mot att generera vinst (Yates, 2006). Studier visar att bra medarbetarengagemang och effektivitet i den interna kommunikationen har en koppling till att företag presenterar positiva finansiella resultat (Yates, 2006). Karanges, Johnston, Beatson och Lings (2015) utförde en studie där resultaten påvisade att den interna kommunikationen kan vara till hjälp för att uppmuntra medarbetare att dela sina åsikter och bli mer involverade samt känna sig delaktiga i företagets gemenskap.
Figur 1: Intern kommunikation. Källa: Egenkonstruerad modell
2.1.1 Effektivitet
Holá och Pikhart (2014) har utfört en studie där de undersökte i vilken mån effektiviteten och konkurrenskraften i företag påverkas av hanteringen av den interna kommunikationen. Studien visar att den interna kommunikationen bör vara strategiskt och systematiskt upprättad för att
även en ledande indikator för ett företags finansiella resultat (Yates, 2006). Welch (2012) instämmer med föregående författare men lyfter även att kommunikation som sköts på ett olämpligt sätt kan istället orsaka skada på relationerna hos de anställda då en svag kommunikation kan motverka sitt eget syfte. Ledare och chefer behöver även en tydlig strategi för hur den interna kommunikationen ska leda till bland annat effektivitet (Holá & Pikhart, 2014). Det kan handla om val av kommunikationskanaler, intern målgruppsanalys, engagemang och så vidare.
2.1.2 Medarbetarengagemang
Medarbetarengagemanget beskrivs som “An individual's sense of purpose and focused energy, evident to others in the display of personal initiative, adaptability, effort, and persistence directed toward organizational goals” (Johnson & Pike, 2018, s. 65). Tidigare forskning visar att intern kommunikation har en avgörande betydelse för medarbetares engagemang (Holá &
Pikhart, 2014) och kan kopplas till positiva resultat på exempelvis lönsamhet och arbetsinsats inom företaget (Kovaitė et al., 2020). Enligt Hogervorst, Koopman och Van der Flier (2004) är det även viktigt att medarbetarna tycker att den interna kommunikationen fungerar för att lyckas nå framgång. Enligt Karanges et al. (2015) är den interna kommunikationen en viktig faktor för att bibehålla engagemanget hos medarbetarna. Cohen och Veled-Hecht (2010) lyfter även att det är viktigt att socialisera sig i företaget för att skapa engagemang. Malone och Issa (2013) utförde en studie om engagemanget där det visade sig att goda arbetsrelationer var den faktor som ledde till mest arbetstillfredsställelse och engagemang.
Enligt en studie utförd av Karanges et al. (2015) visar resultaten att intern kommunikation och kommunikationen från chefer spelar en viktig roll för att upprätthålla och utveckla ett medarbetarengagemang. Vilket även Welch (2012) upplyser, det vill säga att chefer bör ha en öppen ledningskommunikation för att uppnå engagemang hos medarbetarna. Samtidigt menar Novosáková et al. (2020) att det är viktigt för den som har ledarrollen att ta hänsyn till vissa risker som exempelvis balans mellan olika verktyg och acceptansen hos alla användare.
Resultaten tyder även på att med hjälp av intern kommunikation kan företag uppmuntra medarbetare att dela sina åsikter kring verksamheten för att bli mer involverade och känna sig delaktiga i företagets gemenskap.
Enligt Waizenegger, McKenna, Cai och Bendz (2020) resulterade covid-19 i att flera anställda tvingades arbeta hemifrån. Detta bidrog till ett mer planerat och mindre spontant samarbete.
Författarna lyfter även att anställda har svårt att avgöra om deras kollegor är upptagna när de arbetar hemifrån och vill därför inte störa genom att skicka flera snabba meddelanden. Istället avstår de vilket påverkar samarbetet i företaget. Författarna beskriver även att det dagliga morgonmötet kan symbolisera en bra start på dagen där de anställda känner sig delaktiga i teamet. Något Brousell (2012) även nämner är att coachmöten är nyckeln till en fungerande kommunikation och ett fungerande samarbete. Slutligen menar Waizenegger et al. (2020) att företag som utnyttjar digitala plattformar mer frekvent har en större chans att skapa en teamkänsla.
2.1.3 Gemenskap
Karanges et al. (2015) förklarar vikten av relationen sinsemellan chefer och anställda samt hur den interna kommunikationen underlättar relationen mellan samtliga inom företaget. Forskarna nämner även kopplingen internkommunikation har till positiva organisatoriska resultat och gruppdynamiken inom organisationer. Friedl och Verčič (2011) belyser att det finns två viktiga huvudroller när det kommer till den interna kommunikationen. Det första är att sprida information och det andra är att skapa en känsla av gemenskap inom organisationer. Tkalac-Verčič et al. (2012) uppmärksammar även dem att internkommunikation är ledande i att forma en känsla av gemenskap.
2.2 Digitaliseringens påverkan
En studie utförd av Hai, Zhuen, Huang och Anqi (2020) visar att digitaliseringen är avgörande för hur företag agerar effektivt på en kris, i detta fall covid-19. Det handlar om att pandemin har skapat nya möjligheter för digital teknik att få större plats hos företag och användningsområden som möjligheten att exempelvis arbeta hemifrån. Enligt Touhidul och Sorooshian (2019) är det den snabba utvecklingen av teknik som påverkat kommunikationen inom företag. Tekniken har påverkat genom att den i stor utsträckning skulle kunna ersätta kommunikationen som sker ansikte mot ansikte (Novosáková et al., 2020). Författarna menar att fördelarna med kommunikationsverktyg som e-post, internet, meddelanden och videomöten, är att det är effektivt och förbättrar gemenskapen då samhället i sig kan vara mer uppkopplat. Digitaliseringen har även förändrat dessa kommunikationsverktyg till att fungera bättre (Kovaitė et al., 2020). Det har även öppnat upp möjligheten att skapa ett gynnsammare samarbete, en kontinuerlig dialog, samt ökad rörlighet (Kovaitė et al., 2020).
Digitala hjälpmedel som bland annat e-post, skype och Teams hjälper företag att förbättra produktiviteten och prestandan (Nickitas, 2019). Detta för att det blir enklare att vara uppkopplad och det går fortare att kommunicera och sprida information. Enligt författaren är den fysiska kommunikationen den kraftfullaste kommunikationsmetoden. Forskare är överens om att den fysiska kommunikationen är mer övertygande och entydig samt att individer kommer ihåg mer av vad de ser än hör (Nickitas, 2019).
“Technology Is Necessary, But May Not Always Be Better” (Nickitas, 2019, s. 65). Nickitas (2019) hävdar att den starkaste interaktionen är den kommunikation som sker fysiskt. Den kommunikation som istället sker digitalt och icke-verbalt utan ansiktsuttryck kan leda till felkommunikation i högre grad, vilket i sin tur kan leda till konflikter. Fysisk kommunikation minimerar därmed misstolkning med hjälp av den personliga anslutningen och ett större förtroende mellan individer, samt högre grad av samarbete (Nickitas, 2019).
Lipiäinen et al. (2014) upptäckte i sin studie att utmaningarna med de digitala hjälpmedlen är relaterade till de olika medarbetarnas vanor kring den mer digitala världen. Den yngre generationen har lättare att arbeta med digitala hjälpmedel än den äldre. Detta kan leda till brister i tydligheten i kommunikationen samt att svarstider blir längre på grund av svårigheten att finna rätt person för frågan. Även i denna studie togs begreppet effektivitet upp och de intervjuade nämnde att brister i tydligheten samt långa svarstider kan vara en anledning till att arbetet inte blir tillräckligt effektivt. Ytterligare en svårighet som upplevdes i det studerade företaget var att digital kommunikation ansågs för formell vilket påverkade medarbetarnas relationer till varandra (Lipiäinen et al. 2014). Det blir svårare att utveckla ett personligt band och relationerna kan bli ytliga. De intervjuade personerna lyfter därmed informella fysiska möten som betydelsefullt för att bygga starka relationer då det är lättare att engagera motparten samt se reaktioner och ansiktsuttryck (Lipiäinen et al. 2014).
2.3 Kommunikationsstrategier
Företag bör skapa en kommunikationsstrategi för att lyckas nå framgång och överlevnad (Welch, 2012). Att utforma en bra och fungerande sådan kan förändra ett företags effektivitet (Stegaroiu & Talal, 2014). Enligt Gasser (1989) är företag som utformat en strategi mer benägna att klara sig genom kriser och oväntade förändringar. Yates (2006) hävdar att företag som lyckats med en effektiv kommunikationsstrategi och själva ser de positiva effekterna är
4,5 gånger mer benägna att ha anställda som är engagerade. Welch (2012) menar även att de anställda blir mer engagerade av att ledare utformar öppna kommunikationsstrategier.
Kommunikationsverktyg är en viktig del i upprättandet av kommunikationsstrategier. De har en avgörande roll för att skapa en hållbar kommunikation. Dessa verktyg kan exempelvis vara e-post, internet, meddelande, videomöte och Teams. Verktygen ska sedan alla berörda intressenter vara involverade i för att skapa en effektivare kommunikation (Novosáková et al,.
2020).
Gasser (1989) hävdar att det finns fyra huvudområden som företag bör arbeta kring vid upprättandet av en kommunikationsstrategi. Det första området handlar om syftet med kommunikationen, att det ska finnas ett tydligt syfte. Andra området handlar om att företag ska analysera medarbetarna som strategin är avsedd för. Därefter kommer fastställandet av den kommunikationsmetod som företaget anser lämpligast. Efter en fastslagen strategi kommer sista området som enligt författaren handlar om att företag ska lyfta fördelarna men också riskerna med den valda strategin.
Figur 2: Kommunikationsstrategi. Källa: Egenkonstruerad modell.
2.4 Symbolisk interaktionism
Symbolisk interaktionism handlar till största del om människor och samhället, att människor skapar samhället (Eriksson-Zetterquist, Hansson & Nilsson, 2020). Enligt Carter och Fuller (2016) handlar det även om att samhället skapas genom upprepade interaktioner individer sinsemellan, det vill säga genom det samspel som människor skapar för att samhället ska fungera. Samhället skapas av människor och med hjälp av perspektivet går det att förstå samhället och sociala fenomen (Eriksson-Zetterquist et al., 2020). Samhället och sociala fenomen är till exempel “något alla vet”, det kan vara alltifrån trafikljus, språk och skyltar.
Människor lär sig av varandra och av samhället genom att se hur andra runt omkring agerar i samtliga situationer. Under en lång tid har detta sociala fenomen växt fram, vilket är något som är viktigt och behövs för att det samhället vi lever i ska fungera, detta gäller inte bara samhället i sig utan även ur ett individperspektiv (Eriksson-Zetterquist et al., 2020).
Perspektivet förklarar även att människan är aktivt involverad i vad som hela tiden händer och ses inte som något passivt i förhållande till sin omgivning (Eriksson-Zetterquist et al., 2020).
Inom den symboliska interaktionismen pågår det ständigt upprepade interaktionshändelser och dessa händelser blir en summa och skapar samhället vilket bidrar till att människor förstår samhället och de normer som finns.
Enligt Eriksson-Zetterquist et al. (2020) är kommunikation även en viktig del av perspektivet då det är ett sätt för människor att skapa mening till varandra. Uppfattningen om att världen och allt runt omkring oss existerar oavsett om människor existerar eller inte. Detta beskriver författarna Benzies och Allen (2001) att symbolisk interaktionism bygger på och att vetskapen om att världen existerar skapar människans beteende. Vilket bidrar till att människor beter sig som att de är ett med världen och skapar olika beteenden för hur världens befolkning beter sig.
2.5 Sammanfattning av teori
Som nämnts ovan handlar symbolisk interaktionism om hur människor interagerar och förstår samhället. Genom tillämpning av perspektivet är samhället i detta fall företagens kultur.
Förväntningarna är att förstå hur företagen och de anställda kommunicerar med varandra och hur det lär sig av varandra. Detta för att skapa en djupare förståelse för hur dessa interaktioner har påverkats av distanseringen. Det som kommer att ligga till grund för resterande avsnitt i studien är delarna från teoretiska referensramen i form av intern kommunikation, effektivitet,
digitalisering, medarbetarengagemang, gemenskap, kommunikationsstrategier och tillsammans med den symboliska interaktionismen som utgör helhetsperspektivet i arbetet.