0. Avsiktsförklaring och ansökans utformning
Om vi frågar oss hur vi ska utveckla goda verksamheter i våra skolor är svaret inte så enkelt som
”Med intraprenad!” men med intraprenad som organisationsform skulle vi på Steninge- och Lyngåkraskolan tillsammans med Halmstad kommun kunna skapa mer förståelse för
komplexiteten i skolans utveckling.
Vår avsikt är att utforska vad intraprenad kan bli och bidra till när det gäller nytänkande och utveckling, på individnivå, gruppnivå och organisationsnivå, för våra verksamheter och de människor som är en del av den, för Halmstad kommun och för skolväsendet i Sverige.
På Steninge- och Lyngåkraskolan har en ”Arbetsgrupp för intraprenad” arbetat med ett undersökande uppdrag från övriga medarbetare. Med den erfarenhet som arbetsgruppen har samlat på sig vill vi föreslå att den fortsatta arbetsprocessen med intraprenad ska bygga på principen att vi på Steninge- och Lyngåkraskolan vill arbeta tillsammans med andra aktörer och utforska vad intraprenad kan bli och göra i Halmstad kommun. I enlighet med de vetenskapliga förankringar och den beprövade erfarenhet som vi riktar uppmärksamheten mot i detta
dokument tror vi på att denna process ska vara styrd utifrån medarbetarna.
I de samtal som förts bland medarbetare, i formella och informella sammanhang, har främst en ökad ekonomisk frihet och de olika servicefunktionerna från andra förvaltningar lyfts, men även de som finns inom den egna förvaltningen har tagits upp som möjliga för intraprenaden att ta över. En möjlig prioriteringsordning skulle kunna vara att intraprenaden inleder med att ta över servicefunktioner från andra förvaltningar. Detta håller arbetsgruppen för mest sannolikt men är av den övertygelse att det ska tas upp med alla medarbetare att besluta om.
Vi har till största del utgått från Halmstad kommuns ”Policy för intraprenader” när vi har utformat de olika avsnitten i denna ansökan. I avsnitten 1 – 11 har vi följt de obligatoriska rubrikerna i en överenskommelse som framgår av policydokumentet såsom obligatoriska
punkter, dock har vi efter dialog med kommunledningsförvaltningen uteslutit punkten ”Principer för eventuell utbetalning av överskott i form av engångsbelopp till personalen” då den punkten enligt uppgift har kommit med på grund av en redaktionell miss när policyn senast ändrades.
I avsnitt 12 – 15 redogör vi för olika aspekter i den kontext som omger intraprenadbegreppet i denna ansökan.
1. Parter
Halmstad kommuns Barn- och ungdomsnämnd, nedan kallad BUN, samt Lyngåkraskolan och Steningeskolan, nedan kallad Intraprenaden.
2. Tid då överenskommelsen gäller 2020-09-01 - 2023-08-30
3. Verksamhetens omfattning och kvalitetskrav 3.1 Verksamhetens omfattning
Intraprenaden omfattar de gemensamt, kommunalt drivna förskoleklasserna-, fritidshemmens- och skolverksamheterna på Lyngåkraskolan och Steningeskolan.
3.2 Verksamhetens kvalitetskrav och kvalitetsmål
Intraprenadens kvalitetskrav ska följa gällande lagstiftning och kommunala mål och riktlinjer.
Utöver det har intraprenaden även lokalt uppsatta kvalitetskrav som vilar på intraprenadens helhetsidé, Lärsyntesen och DIA-modellen. I enlighet med intraprenadens avsiktsförklaring önskar intraprenaden kvalitetssäkra gemensamt uppsatta mål tillsammans med Barn- och ungdomsnämnden, för att kunna dela och sprida kunskap, lärande och modeller till övriga verksamheter inom Barn- och ungdomsförvaltningen. Detta för att till exempel nå en högre grad av en likvärdig skola inom Halmstad kommun, se avsnitt 12 Sammanhangssättning under
rubriken Intraprenad – reflektioner kring svårigheter och risker, för fördjupning av begreppet Likvärdighet.
4. Organisation och villkor
Ansvarig nämnd/förvaltning beslutar om vem som är chef för intraprenadföreträdare och intraprenadens organisatoriska ställning och tillhörighet.
5. Innehåll i delegation
Intraprenadföreträdare utses av medarbetarna inom intraprenaden. Intraprenadföreträdare innehar rätten att besluta i verksamhets-, ekonomi- och personalfrågor. Denna rätt kan inte överlåtas till gruppen eller grupper utan endast till en enskild person.
Denna rätt får inte innefatta befogenhet att avgöra frågor som rör verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Den får inte heller innefatta beslut i frågor som rör
myndighetsutövning mot någon enskild om ärendet är av principiell natur eller annars av större vikt.
6. Ekonomiska villkor
6.1 Principer för ekonomisk reglering
Intraprenaden tilldelas budgetmedel enligt BUN:s gällande resursfördelningsmodell. Eventuella justeringar för volym och förändrad verksamhet regleras enligt gällande modell. Riktlinjerna för
tilldelade budgetmedel till de olika skolformerna (förskoleklass, grundskola, fritidshem) inom intraprenaden ska följa BUN:s gällande resursfördelningsmodell.
6.2 Principer för resultathantering
Eventuella budgetöverskott ska stanna i intraprenaden, under förutsättning att upprättade kvalitetskrav i intraprenadöverenskommelsen uppnåtts, för att möjliggöra utveckling för både medarbetare och för de som använder verksamhetens tjänster.
6.3 Lokalanvändning och villkor
Intraprenaden har full nyttjanderätt av de idag tilldelade lokalerna. Intraprenaden ges möjlighet att förfoga över budgetmedel för hyra och städ enligt gällande hyressättning. Eventuella
förändringar i hyressättning kommer i framtiden att regleras på samma sätt som övriga kommunala verksamheter.
6.4 Ansvar för utrustning
Intraprenaden åtar sig att använda utrustning så att verksamheten bedrivs med god kvalitet och säkerhet.
Utrustning och inventarier vid tidpunkten för intraprenadens bildande ska i allt väsentligt finnas kvar och får ej försäljas för att täcka eventuellt underskott.
6.5 Hantering av investeringar
Intraprenadens tilldelning av investeringsmedel ska följa samma riktlinjer som övriga
verksamheter inom BUN. Beräkningsgrunderna ska vara anpassade efter intraprenadens storlek i förhållande till all annan verksamhet inom BUN.
I övrigt gäller Halmstad kommuns policy för intraprenader, det vill säga att ett överskott stannar hos intraprenaden.
Behov av investeringar kan initieras av intraprenaden och skall sedan hanteras inom ramen för kommunens årliga arbete med planeringsdirektiv med budget.
Mottagandet av externa bidrag till intraprenaden ska godkännas av nämnden.
Redovisar intraprenaden ett överskott överförs det till nästkommande år.
6.6 Nyttjande av gemensamma resurser
Barn- och utbildningsförvaltningens och övriga förvaltningars stödfunktioner löper vidare på samma sätt som idag om intraprenaden inte väcker dialog om att ta över olika tjänster, resurser och/eller ansvar.
Intraprenaden ges rätt att fortlöpande under den tid som överenskommelsen sträcker sig väcka och ta initiativ till att ta över olika typer av tjänster, resurser och/eller ansvar.
Initiativet ska vid det aktuella tillfället seriöst och utan dröjsmål beaktas och behandlas.
Verkställigheten bör ske senast tre månader efter det att intraprenaden tagit initiativet till övertagandet. Beräkningsgrunderna ska gemensamt framarbetas där målet är en ömsesidig överenskommelse mellan parterna.
6.7 Ekonomisk beräkning vid uppstart av intraprenad
När intraprenaden startar görs en ekonomisk beräkning så att intraprenaden startar med ett nollresultat. Då intraprenadens ekonomiska resultat följs upp efter överenskommelsens slutdatum görs det i förhållande till nollresultatet ovan.
Eventuella beräknade överskott/underskott som finns vid intraprenadens startdatum kommer att noteras av parterna och bokföras med in i intraprenadens ordinarie budgetarbete.
7. Villkor för personalhanteringen
Personalen är anställda av Halmstad kommun och omfattas av kommunens kollektivavtal samt övergripande policys och riktlinjer.
7.1 Tillämpning av kommunens kollektivavtal
För intraprenaden tillämpas de centrala och lokala kollektivavtal som kommunen omfattas av.
Lagen om anställningsskydd ska tillämpas på samma sätt som inom nämndens ordinarie
förvaltningsorganisation. Vid uppsägning på grund utav arbetsbrist hanteras intraprenaden som övriga enheter i kommunen.
7.2 Ansvar utifrån kommunens samverkansavtal
Intraprenaden omfattas av kommunens avtal om samverkan. Det ska finnas en samverkansgrupp i intraprenaden där samverkan fullgörs enligt kommunens samverkansavtal.
Kostnader för facklig tid där tillämpas samma princip som för övriga enheter inom förvaltningen, det vill säga förvaltningens gemensamma objekt får belastas för den tid den anställde har fackligt uppdrag. Intraprenaden själv bekostar inte detta.
7.3 Kompetensutveckling
Intraprenaden svarar för personalens kompetensutveckling. Vidareutbildning som erbjuds centralt i kommunen eller av nämndens förvaltning ska vara tillgänglig för intraprenaden på samma villkor som motsvarande enheter i den ordinarie förvaltningsorganisationen.
Intraprenadföreträdaren erbjuds möjligheten att deltaga i centrala informationsmöten och kompetensutbildningar.
7.4 Arbetsmiljö och rehabilitering
Intraprenadföreträdaren och/eller rektor har ansvar för arbetsmiljön enligt arbetsmiljölagen.
Kommunens arbetsmiljöpolicy gäller. De riktlinjer som finns för anpassning och rehabilitering ska tillämpas av intraprenaden. Intraprenaden omfattas av företagshälsovården likt motsvarande enheter i den ordinarie förvaltningsorganisationen.
7.5 Personalpolitiskt ansvar i övrigt
intraprenadföreträdare och/eller rektor ska ha ansvar för löne- och förhandlingsfrågor och därmed ansvarar intraprenadföreträdare och/eller rektor för lönesättning av personal inom intraprenaden. Däremot ska det inte vara möjligt att konkurrera om intern personal med en högre lönesättning. Intraprenaden ska följa kommunens lönepolicy och lönestruktur.
Intraprenaden tillhandahåller personal med den erforderliga kompetensen som krävs för att driva verksamheten och för att upprätthålla nationellt, kommunalt och/eller lokalt angivna kvalitetsnivåer i verksamheten.
8. Administrativa villkor
Intraprenaden ska använda kommunens gemensamma administrativa system samt därutöver de verksamhetssystem som nämnden anvisar. Användningen ska ske på samma villkor som för andra motsvarande enheter inom den ordinarie förvaltningsorganisationen.
9. Omförhandling
Parterna har rätt inför varje nytt kalenderår påkalla överläggning med åberopande av något av nedanstående förhållanden:
• Väsentliga förändringar i kommunenens uppdrag, till exempel ändrad lagstiftning.
• Händelser som väsentligt ändrar förutsättningarna för intraprenaden.
Ändring och tillägg i gällande överenskommelse kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av parterna i denna överenskommelse.
10. Hantering av tvister
Om förvaltning och intraprenad är oense om tolkning av gällande överenskommelse kan frågan av någon av parterna hänskjutas till nämnden för avgörande.
11. Upphävande
Intraprenaden upphör automatiskt när överenskommelsen löper ut såvida ingen
överenskommelse görs om förlängning. Begäran om förlängning ska göras senast 6 månader före avtalstidens utgång. Vid tecknande av en eventuell förlängning av överenskommelse måste en klar majoritet (minst 75 %) av den berörda personalen underteckna förlängningen.
Under löpande överenskommelse kan intraprenaden begära hävning av densamma.
Uppsägningstiden är då 6 månader.
Om nämnden bedömer att intraprenören inte fullgör sina åtaganden eller bryter mot kommunfullmäktiges policyer och regler för intraprenader, kan nämnden säga upp överenskommelsen med omedelbar verkan.
En intraprenad som upphör integreras åter i den ordinarie förvaltningsorganisationen.
Särskilda överenskommelser som beslutats av eller i samband med intraprenaden upphör då att gälla.
12. Sammanhangssättning
Detta avsnitt är en del av Steninge- & Lyngåkraskolas intraprenadansökan.
Carlssons (2019) forskning om intraprenader visar på att det inte finns ett givet utfall när intraprenad införs som organisationsform utan intraprenad som idé lever vidare utifrån de förutsättningar som ges i det lokala kontext/sammanhang som den introduceras. Detta avsnitt i intraprenadansökan är framskrivet av den arbetsgrupp som har fördjupat sig i frågan och syftar till att bidra med ett perspektiv som belyser den översättning som hittills har ägt rum i detta arbete. Begreppet översättning har vi plockat upp på vägen i utforskandet av intraprenad och vi vill framhålla det som ett centralt tankeverktyg i den fortsatta processen. När vi använder oss av detta begrepp ser vi det som att vi skapar förutsättningar för att vår intraprenadansökan ska öppna upp för goda möten och ett samtalsklimat som kan leda till nytänkande, lärande, och utveckling.
Översättning som tankeverktyg
Begreppet översättning kan förstås utifrån Latours (2007) nätverksteori (ANT, Actor-Network-Theory) där förändring skapas i organisationer/nätverk genom att tankar/idéer översätts till sammanhanget. När en idé, i detta fall idén om intraprenad som organisationsform, reser till ett nytt sammanhang sker det inte en direkt kopiering utan en översättning där idén översätts till objekt. Dessa objekt bildar tillsammans en kedja av översättningar som kan ge idén bärighet (Carlsson, 2019). Översättning i sig är inget nytt då det pågår ständigt i skolväsendet när mål och styrdokument översätts mellan olika nivåer i skolsystemet (Östberg, 2018). I Halmstad kommun har däremot ingen skola ännu drivits som intraprenad så i detta nu översätts intraprenad till vårt sammanhang. En grundtanke i detta arbete är att vi alla, tillsammans, är med och leder och organiserar en översättningsprocess där vi kan utveckla och förändra en gemensam förståelse av vad intraprenad kan bli i vår kommun.
Bakgrund
Den kommunallag som antogs av riksdagen 1991 (Kommunallag 1991:900) innebar utökade möjligheter för kommuner att själva utforma sin förvaltningsorganisation och öppnade upp för svenska kommuner att utforska olika sätt att organisera sig. Intraprenad är en av dessa idéer om hur offentlig förvaltning kan organiseras utifrån tankar om valfrihet och kostnadseffektivitet (Carlsson, 2019).
I sin forskning kunde Carlsson (2019) se att de erfarenheter som fanns i sammanhanget hade stor betydelse för hur idén om intraprenad översattes. Om vi tittar på Halmstad kommun som sammanhang finns en framtagen policy för intraprenader och i andra förvaltningar finns enheter som drivs som intraprenader. I Halmstad kommun är vi i Harplinge – Steninge förskolor och skolor med och leder och organiserar utvecklingen av intraprenad och vi tror därför det är viktigt att det skapas förståelse för våra erfarenheter och vårt lokala sammanhang.
Presentation av Steninge- & Lyngåkraskola
I verksamheterna finns det cirka 38 anställda medarbetare som utbildar cirka 228 elever.
Steningeskolan ligger i Steninge och Lyngåkraskolan ligger i Harplinge.
Steninge- & Lyngåkraskolan har, tillsammans med förskolorna i Harplinge och Steninge, sedan 2,5 år en kraftfull utvecklingsorganisation som leder utvecklingsarbetet i sin helhet, vilken omfattar förskole- och skolverksamheten 1 - 12 år. Allt utvecklingsarbete bygger på att alla medarbetare ska uppleva ett reellt inflytande över verksamhetens utvecklingsarbete. Som en följd av de utvecklingsarbete som bedrivs utifrån ledorden delaktighet, inflytande och ansvar så har tankar om ett ökat frirum (Berg, 2003) vad det gäller arbetsorganisationen väckts. Som en följd av detta plockades idén om intraprenad som en organisationsform upp av några
medarbetare i organisationen under inledningen av 2019. Sedan dess har vi tillsammans arbetat målinriktat med olika processer, i olika forum, för att skapa ökad förståelse och kunskap och för att skapa delaktighet och inflytande för alla medarbetare i processen, se bild 1 ”Tidslinje” på sidan 9.
I den policy som antagits av kommunfullmäktige i Halmstad kommun lyfts flera av de perspektiv fram som är i linje med de tankar som har väckts på Steninge- & Lyngåkraskola. Under
nästkommande rubrik, Förankring i vetenskap och beprövad erfarenhet, syftar till att väva samman Halmstad kommun och det lokala kontext, som Lyngåkraskolan och Steningeskolan, utgör med de teoretiska perspektiv och forskning som vi ser kan bidra i översättningen av intraprenad.
Förankring i Policy, vetenskap och beprövad erfarenhet
Carlsson (2019) pekar på att intraprenad är en organisationsform som motiveras utifrån många olika perspektiv och argument. Dessa ska vi belysa kort med de syfte som återfinns i ”Policy för intraprenader i Halmstad kommun” (2017, §155) som grund.
Större frihet, nytänkande & utveckling
”En intraprenad kan innebära en större frihet i
utformningen av arbetsprocesserna. Detta kan i sin tur leda till ökad flexibilitet och nytänkande med de
möjligheter som det ger till en utveckling och förbättring av verksamheten.” (Policy för intraprenader i Halmstad kommun;
2017, §155)
På Steninge- och Lyngåkraskolan arbetar vi sedan åtta år tillbaka utifrån helhetsidén Lärsyntesen och DIA-modellen (Delaktighet, Inflytande och Ansvar). Helhetsidé är framtagen i en process med medarbetare och DIA-modellen är utvecklad av Tony Roth, skolornas rektor. Här har Hans-Åke Scherps teoribildning varit en stor inspirationskälla och erbjuder såväl en teoretisk förankring som en utvidgad förståelse av den utveckling och den kunskap som i praktiken har skapats på Steninge- och Lyngåkraskolan. Under den period som Lärsyntesen arbetades fram och DIA-modellen implementerades hade skolorna ett nära samarbete med Karlstad universitet och Per Fagerström, som var en del av Hans-Åke Scherps dåvarande forskningsmiljö. Under många år
organiserades sedan utvecklingsarbetet med en större grupp medarbetare som drev olika utvecklingsarbete. För cirka tre år sedan initierades och påbörjades ett arbete med att få en utvecklingsorganisation som i större utsträckning skulle grundas i vardagsfrågor. Arbetet föranleddes av att det uttrycktes tankar från medarbetare att den dåvarande organisering av utvecklingsarbete hamnade långt från verksamheten och flera hade en känsla som kan beskrivas som att ett för stort avstånd rådde mellan gruppen och verksamheten. Ett processuellt arbete, med att skapa en utvecklingsorganisation som kunde skapa större delaktighet, inflytande och ansvar, påbörjades. De medarbetare som anmälde att de ville delta i detta arbete processade tillsammans fram den nuvarande utvecklingsorganisationen. Denna ”nya”
utvecklings-organisation samordnas av en mindre grupp som kallas GUN, Gruppen för utveckling och Nytänkande, som arbetar mot målet att medarbetarna ska känna att de har möjlighet till ett reellt inflytande över utvecklingsarbetet i våra verksamheter.
I de utvärderingar som är gjorda har det kunnat utläsas att det hela tiden sker en ökning av upplevt reellt inflytande hos medarbetarna. I det senaste analysarbetet framgick det att 100% på Steninge- och Lyngåkraskolan svarade ”Ja” på frågan ”Känner du att du har möjlighet till ett reellt inflytande över utvecklingsarbetet i våra verksamheter?”. Scherp (2013) betonar i VISKA-modellen (vardagsinriktat systematiskt kvalitetsarbete) vikten av att utvecklingsarbetet uppstår från behov i verksamheten, i en lokal kontext. Den erfarenheten har även gjorts i det
forskningssamarbete som Steninge- och Lyngåkraskolan (tillsammans med förskolorna) har med Aalborg universitet, i samarbetsprojektet Digi-DIA. I sin forskning kring digitaliseringen har vi tillsammans med forskare dragit slutsatserna att det är av stor vikt att i utvecklingsarbete ta hänsyn till helheten, att anta ett bottom up-perspektiv och skapa strukturer för ett systematiskt utvecklings- och kvalitetsarbete (Brooks et al., 2019; Brooks, 2019).
Scherp (2013) redogör för att det är viktigt att utvecklingsorganisationen och
arbetsorganisationen bildar en helhet och harmoniserar med varandra. Med intraprenad som organisationsform kan det antas att Steninge- och Lyngåkraskolan får större frihet med att utforma en arbetsorganisation som anpassas till en lokal kontext. Vi har en
utvecklingsorganisation som andas nytänkande och reellt inflytande och vi har för avsikt att skapa en arbetsorganisation i harmoni med denna. Om vi speglar detta mot Carlssons (2019) teorier om vad som påverkar översättning av intraprenad som idé och ger den bärighet kan det antas att det finns stort stöd för översättningen av idén utifrån tidigare förändringsarbete med utvecklingsorganisationen.
Tillitsbaserad styrning, utvecklande ledarskap, professionsutveckling & förbättrad arbetsmiljö
”En annan idé bakom intraprenaden är att
decentraliseringen av befogenheter och ansvar ska skapa större delaktighet, engagemang och motivation hos personalen. I förlängningen kan det även bidra till upplevelsen av en bättre arbetsmiljö.” (Policy för intraprenader i Halmstad kommun; 2017, §155)
När Berg (2003) redogör för frirumsmodellen gör han det utifrån tankar om att ”skolutveckling på nivån skolor står och faller med att skolors aktörer kan upptäcka sina frirum /…/” (s.77).
Frirum kan kort sammanfattas som det rum inom vilket en enskild skola kan utvecklas. Det finns inre gränser, som avser ledningen av skolan som organisation, och det finns yttre gränser, som avser styrningen av skolan som institution. Genom konstruktiva pedagogiska samtal menar Berg (2003) att dessa gränser kan granskas och frirum skapas. Även om forskningen om frirum tillkom då vi hade en Myndighet för skolutveckling, och därmed har några år på nacken, så är den ytterst aktuell. Berg (2003) lyfte att det fanns en risk med den pågående decentraliseringen att skolor skulle få ett minskat frirum, en problematik som Österberg (2018) skriver om i sin bok
Tillitsbaserad styrning i skolans styrkedja. Statskontorets utredning från 2016 visar på att detaljstyrningen av skolan har ökat de senare åren. Utredningen lyfter fram en bild av en styrning som i större utsträckning behöver bygga på närhet och dialog i styrkedjan. Vidare förs det fram att tilliten till skolans professioner behöver ökas och ”Om medarbetare tillåts att vara delaktiga i utformandet av styrningen och kontrollen av verksamheten kan detta vare en särskilt gynnsam mekanism (Statskontoret i Österberg, 2018, s. 74). Österberg (2018) problematiserar skolans styrning så som den ser ut idag och visar på en bild där ”/…/ många lärare och skolledare upplever att de inte till fullo kan utöva sin lärarprofession så som de skulle vilja, samtidigt som skolresultaten försämras.” (Österberg, 2018, s.10). Österberg menar att det behövs en vändning från en misstroende styrning av skolan till en tillitsbaserad. Där tilliten till skolans professioner ökar genom att vi kan minskar den formella, byråkratiserad och kontrollerande styrning som hittills har försämrat den svenska skolan
Professionsutveckling hör tätt samman med arbetsmiljöforskningen som visar på att en av de viktigaste faktorerna för att det skapas en god psykosocial arbetsmiljö är att en upplever att en har kontroll över sin arbetssituation (Berglund et al, 2009). För skolans professioner är statistiken i det här fallen dyster, där stressrelaterade sjukdomar ökar (Hedman, 2019).
Professionsutveckling hör tätt samman med arbetsmiljöforskningen som visar på att en av de viktigaste faktorerna för att det skapas en god psykosocial arbetsmiljö är att en upplever att en har kontroll över sin arbetssituation (Berglund et al, 2009). För skolans professioner är statistiken i det här fallen dyster, där stressrelaterade sjukdomar ökar (Hedman, 2019).