Servicekontorets förslag till beslut
1. Servicenämndens uppfattning är att de delar som ligger inom Servicenämndens reglemente inte kan ingå i intraprenaden.
2. Tjänsterna ska avropas enligt normalt förfarande som man gör i ordinarie verksamheter och på redan etablerade intraprenader, exempelvis inom äldreomsorgen.
Sammanfattning av ärendet
2020-05-11 inkom en ansökan om att starta intraprenadverksamhet till Barn- och ungdomsnämnden.
Ansökan är en förnyad variant av den som avslogs av Barn- och ungdomsnämnden 2020-03-25.
2020-10-07 inkom ett önskemål från Barn- och ungdomsnämndens presidium om att Servicenämnden skulle svara på de delar i den nya ansökan som berör Servicenämndens verksamheter med en önskan om att behandla ärendet på novembernämnden.
Handläggare på servicekontoret har enligt önskemål tittat på de delar av ansökan som berör våra verksamheter och även lite mer i detalj tittat på vad det står i Policy för intraprenader i Halmstads kommun eftersom det är en återkommande ansökan.
Uppgifterna som redovisas i kapitel 14. Effektivisering och effektiviseringsbudget stämmer inte med de beställningar vi har från Barn- och ungdomsförvaltningen. Servicekontorets slutsats efter en analys är att timpriserna i intraprenadansökan inte är rimliga.
Det finns en ökad risk för att kostnader överförs till andra verksamheter och att möjligheterna för kommunen som helhet att optimera resursutnyttjande minskar om man bryter ur verksamheter ur konceptet med en samlad internservice.
Servicekontoret föreslår Servicenämnden att svara Barn- och ungdomsförvaltningen att de delar som ligger inom servicenämndens reglemente inte kan ingå i intraprenaden.
Ärendets beredning
Ärendet har beretts av verksamhetschef på FM-service med stöd av ekonomifunktioner på servicekontoret samt förvaltningschef.
Ärende SE 2020/00146
Beslutsinstans: Servicenämnden
Ärendets ursprung: Barn- och ungdomsförvaltningen
Tjänsteskrivelse Servicekontoret 2020-10-12 SE 2020/00146
Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 301 05 Halmstad
035-13 70 00 • direkt@halmstad.se • www.halmstad.se Sida 2(5)
Beskrivning av ärendet Bakgrund
2020-05-11 inkom en ansökan om att starta intraprenadverksamhet till Barn- och ungdomsnämnden (se bilaga 1). Ansökan är en förnyad variant av den som avslogs av Barn- och ungdomsnämnden 2020-03-25. Som motivering till avslaget då lyfte man fram att ansökan i hög grad avviker från Policy för
intraprenader i Halmstads kommun, risk för ökad skolsegregation, risk för otydlig styrning i förhållande till skollagen samt att det redan finns ett stort friutrymme att utforma ledning, styrning och utveckling av verksamheten. Den nya ansökan avser endast Lyngåkraskolan och Steningeskolan.
2020-10-07 inkom ett önskemål från Barn- och ungdomsnämndens presidium om att Servicenämnden skulle svara på de delar i den nya ansökan som berör Servicenämndens verksamheter med en önskan om att behandla ärendet på novembernämnden.
Analys och förslag
Handläggare på servicekontoret har enligt önskemål tittat på de delar av ansökan som berör våra verksamheter och även lite mer i detalj tittat på vad det står i Policy för intraprenader i Halmstads kommun (se bilaga 2) eftersom det är en återkommande ansökan.
Analys kopplat till de delar av ansökan som berör servicekontorets verksamheter
I avsiktsförklaringen skriver ansökanden att “... att intraprenaden inleder med att ta över servicefunktioner från andra förvaltningar.” och sen har denne under olika rubriker beskrivit hur detta är tänkt att realiseras enligt nedan.
I kapitel 6.3 Lokalanvändning och villkor skriver ansökanden att “Intraprenaden har full nyttjanderätt av de idag tilldelade lokalerna. Intraprenaden ges möjlighet att förfoga över budgetmedel för hyra och städ enligt gällande
hyressättning.” I kapitel 6.4 Ansvar för utrustning står vidare “Intraprenaden åtar sig att använda utrustning så att verksamheten bedrivs med god kvalitet och säkerhet. Utrustning och inventarier vid tidpunkten för intraprenadens bildande ska i allt väsentligt finnas kvar och får ej försäljas för att täcka eventuellt underskott.”
Från servicekontorets sida vill vi (handläggarna) belysa att hyresmodellen och dess innehåll hanteras av Teknik- och fastighetsnämnden (TFN). FM-service på servicekontoret ansvarar för underhållet genom ett AFF-avtal med dem. Avtalet reglerar i detalj vad vi ska utföra och ersättning för detta. För att få en fullständig bild av konsekvenserna behöver man titta mer noggrant på den delen tillsammans med TFN.
När det kommer till utrustning och inventarier i kommunen hanteras det idag så att man använder den mest lämpliga utrustningen på rätt ställen. Det innebär att vi flyttar utrustning om behov och
nyttjandegrad förändras. Det kan exempelvis röra sig om diskmaskiner, kylar och frysar. Om
verksamheter skulle bryta sig ur det konceptet minskar kommunens möjligheter som helhet att använda inventarierna på ett optimalt sätt.
I kapitel 6.6 Nyttjande av gemensamma resurser skriver ansökanden att: “Intraprenaden ges rätt att fortlöpande under den tid som överenskommelsen sträcker sig väcka och ta initiativ till att ta över olika typer av tjänster, resurser och/eller
Tjänsteskrivelse Servicekontoret 2020-10-12 SE 2020/00146
Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 301 05 Halmstad
035-13 70 00 • direkt@halmstad.se • www.halmstad.se Sida 3(5)
ansvar.” och kompletterar i kapitel 14. Effektivisering och effektiviseringsbudget med tabeller över hur servicetjänsterna skulle hanteras. I kapitel 7.3 Kompetensutveckling står det slutligen att “Intraprenaden svarar för personalens
kompetensutveckling. Vidareutbildning som erbjuds centralt i kommunen eller av nämndens förvaltning ska vara tillgänglig för intraprenaden på samma villkor som motsvarande enheter i den ordinarie förvaltningsorganisationen”.
Vi vill lyfta fram att vi känner inte igen oss i tabellerna och de priser/kostnader som står där. De stämmer inte med de beställningar som FM-service har från Barn- och ungdomsförvaltningen.
I tabellen nedan ses FM-service kalkyl för 2020:
Tjänst* Skola Tid/d** kostnad/år
Steningeskolan 3,75 206 640 kr
Lyngåkraskolan 10,0 551 040 kr
(*) Tilläggstjänster kostar 354 kr/h. AV-tjänst kostar 537 kk/h.
(**) Beräknat på 210 skoldagar.
I FM-service timpriser ingår: personalkostnader, material, verktyg, kemikalier, transportkostnader, maskiner, reparationer, utbildningskostnader, friskvård, arbetskläder, entrémattor, administration, telefoni, licens och datakostnader.
FM-service gör löpande prisjämförelser med andra kommuner i vårt nätverk, regioner och privata aktörer:
• Timprisjämförelse vaktmästeri: Privat aktör 388 kr, Regionservice 380 kr, Piteå 415 kr och Mölndal 379 kr.
• Timprisjämförelse städ: Privat aktör 367 kr, Regionservice 369 kr, Skellefteå 341 kr, Kungsbacka kommun 285 kr, Sandviken 282 kr och Lidköping 291 kr.
Servicekontorets slutsats är att timpriserna i intraprenadansökan inte är rimliga.
Vidare vill vi framhålla att idag ges inga centrala utbildningar, eller på BUF, inom områdena städ, fastighetsskötsel, vaktmästeri eller måltider. Kompetensutveckling inom dessa områden får i så fall intraprenaden bekosta själv.
2021 finns krav på heltidsarbete som norm inom Kommunals avtalsområde. Vi har idag en 100%
kombitjänst på Steningeskolan fördelat på 3,8h städ på skolan, 2,2h städ på förskolan och 2h i köket.
Bryter man upp den påverkas båda förvaltningarna och det kan bli svårt att uppfylla heltidskravet.
Analys kopplat till vad det står Policy för intraprenader i Halmstads kommun
Utdrag ur Policy för intraprenader i Halmstads kommun, antagen av Kommunfullmäktige den 12 december 2017, § 155:
1.2 Beslut
Tjänsteskrivelse Servicekontoret 2020-10-12 SE 2020/00146
Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 301 05 Halmstad
035-13 70 00 • direkt@halmstad.se • www.halmstad.se Sida 4(5)
Nämnder beslutar om inrättande av intraprenader inom det egna verksamhetsområdet. Berörs flera nämnder av beslutet skall nämnderna vara överens.
2.3 Styrning
Intraprenaden ska bedrivas inom ramen för de lagar, förordningar och avtal som gäller för verksamheten.
Kommunfullmäktiges planeringsdirektiv, policyer, reglemente och motsvarande gäller även för intraprenaden.
2.4 Ekonomi
Kommunens regelverk för upphandling samt upphandlade avtal gäller också för intraprenaden. … Innehållet i överenskommelsen mellan nämnden och intraprenaden får inte ges en utformning som innebär att kostnader överförs till andra enheter eller verksamheter.
Så som vi läser policyn ser vi att de delar som ligger inom servicenämndens reglemente inte kan ingå i intraprenaden utan att Barn- och utbildningsnämnden och Servicenämnden är överens. Även om man blir överens måste man förhålla sig till kommunens styrdokument som man refererar till i kapitel 2.3 där man är hänvisad att köpa internservicetjänsterna av servicenämnden enligt reglementet. Kommer man överens behöver alltså reglementen och kanske andra styrdokument ses över.
Sist men inte minst ser vi att det finns en ökad risk för att kostnader överförs till andra enheter eller verksamheter när man frångår konceptet om en samlad internservice och suboptimerar.
Förslag
Servicekontoret föreslår Servicenämnden att svara Barn- och ungdomsförvaltningen att de delar som ligger inom servicenämndens reglemente inte kan ingå i intraprenaden utan att man ändrar i Policy för intraprenader i Halmstads kommun, reglementen och eventuellt andra styrande dokument.
Uppgifterna som redovisas i kapitel 14. Effektivisering och effektiviseringsbudget stämmer dessutom inte med de beställningar vi har från Barn- och ungdomsförvaltningen. Servicekontorets slutsats också att timpriserna i intraprenadansökan inte är rimliga.
Konsekvenser av förslaget
Det finns en ökad risk för att kostnader överförs till andra verksamheter och att möjligheterna för kommunen som helhet att optimera resursutnyttjande minskar om man bryter ur verksamheter ur konceptet med en samlad internservice.
Ärendets beslutsgång
Beslutet tillsänds Barn- och ungdomsnämnden.
Beslutsunderlag
1. Bilaga 1 - Intraprenadansökan
2. Bilaga 2 - Policy för intraprenader i Halmstads kommun
Tjänsteskrivelse Servicekontoret 2020-10-12 SE 2020/00146
Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 301 05 Halmstad
035-13 70 00 • direkt@halmstad.se • www.halmstad.se Sida 5(5)
Information om beslutet FM-service på servicekontoret Servicekontoret
Carl Westman, förvaltningschef
Mehzabeen Kamruddin, verksamhetschef FM-service
Tjänsteskrivelse
Barn- och ungdomsförvaltningen 2020-10-05
BUN 2020/00339
Halmstads kommun, barn- och ungdomsförvaltningen, Box 155, 301 05 Halmstad
035-13 70 00 • direkt@halmstad.se • www.halmstad.se Sida 1(3)