AND FLYTTAR
9. Om de ¨
aldste f˚
ar veta att en person som ¨
ar utesluten eller har tagit avst˚
and har flyttat, ska de inte s¨
anda Registerkort f¨ or f¨
or-kunnare (S-21) eller kuvertet med konfidentiella handlingar till f¨
orsamlingen p˚
a den plats d¨
ar han nu bor eller vars m¨
oten han bes¨
oker. F¨
orsamlingen d¨
ar han blev utesluten eller tog avst˚ and ska spara hans registerkort. Men ett kortfattat brev ska s¨
andas till ¨
aldstekretsen i den f¨
orsamling vars distrikt han bor p˚ a f¨
or att upplysa dem om att han bor p˚
a deras distrikt. Om det ¨ ar m¨
ojligt ska de ge dem hans adress. Brevet beh¨
over vanligtvis inte inne-h˚
alla detaljerade uppgifter om ¨
arendet. Men om det finns sk¨ al att tro att de ¨
aldste i den nya f¨
orsamlingen beh¨
over vara p˚
a sin vakt, kan det f¨
orklaras i brevet. (Se kapitel 14, paragraf 26, f¨
or anvis-ningar som g¨
aller n¨ ar n˚
agon som beg˚
att sexuella ¨
overgrepp mot barn flyttar. Se kapitel 19, paragraf 13–16, f¨
or anvisningar ang˚ a-ende kommunikation mellan kommitt´
eer n¨ ar n˚
agon beg¨
ar att f˚ a bli ˚
aterupptagen.)
F ¨
ORSAMLINGENS ARKIV
10. Sekretess och s¨
akerhet. F¨
orsamlingens arkiv ska vara inl˚ ast p˚
a en s¨
aker plats, helst p˚
a Rikets sal. Om det finns n˚
agon f¨ orsam-lingstj¨
anare som tillf¨
alligt tj¨
anar som medlem av tj¨
anstekommit-t´
en ska han inte ha tillg˚
ang till konfidentiella handlingar, till exem-pel korrespondens ang˚
aende f¨
orordnanden och avregistreringar av ¨
aldste och f¨
orsamlingstj¨
anare och kommitt´ e¨
arenden. (Se 2:2.) Alla ¨
aldste som vill ha en nyckel till arkivet ska f˚
a det. Men om Rikets sal ¨
ar os¨
aker kan handlingarna f¨
orvaras inl˚
asta hemma hos en ¨
aldste s˚
a att inga obeh ¨
origa kan komma ˚
at dem. Tj¨ anste-kommitt´
en ska ha en plan f¨
or hur de ska skydda och bevara f¨ or-samlingshandlingar och det konfidentiella arkivet om en katastrof skulle intr¨
affa. (Se 26:4.)
11. Kategorier. F¨
or dokument som beh¨
over sparas i f¨
orsamlingens arkiv ska f¨
oljande kategorier anv¨
andas. (Vid behov kan ytterliga-re kategorier anv¨
andas.)
˘ Ans¨
okningar
˘ Distrikt
˘ Introduktionsbrev
˘ Konfidentiella handlingar (f¨
orslutna kuvert)
˘ Kretstillsyningsmannens rapport
˘ Rikets sal
˘ R¨
akenskaper
˘ ¨
Aldste och f¨
orsamlingstj¨ anare 12. Rapporter om tj¨
ansten. Registerkort f¨ or f¨
orkunnare (S-21) till-h¨
or f¨
orsamlingen. Avdelningskontoret ger anvisningar till ¨ aldste-kretsen ang˚
aende om de ska sparas digitalt eller fysiskt. Om de sparas digitalt ska ¨
aldstekretsen avg¨
ora om de ska anv¨
anda det formul¨
ar som avdelningskontoret tillhandah˚
aller eller n˚
agon an-nan metod som visar samma information i samma format. Re-gisterkort ska inneh˚
alla minst de 13 senaste m˚
anadernas verk-samhet men h¨
ogst 36 m˚
anaders verksamhet. (od 8:30) Arkivet ska delas upp i tv˚
a delar – ”Verksamma” och ”Overksamma”. De-len med verksamma f¨
orkunnare ska ordnas i alfabetisk ordning och delas in i sektioner f¨
or 1) regulj¨
ara pionj¨
arer, specialpionj¨ a-rer och mission¨
arer p˚ a f¨
altet och 2) alla ¨
ovriga f¨
orkunnare. Sek-tionen f¨
or alla ¨
ovriga f¨
orkunnare ska ordnas efter tj¨
anstegrupp.
Dessutom ska tre separata registerkort fyllas i med de samman-lagda resultaten f¨
or 1) alla regulj¨
ara pionj¨
arer, specialpionj¨ arer och mission¨
arer p˚ a f¨
altet, 2) alla hj¨
alppionj¨
arer och 3) alla ¨ ovri-ga f¨
orkunnare.
13. F¨
orsamlingens rapport ska skickas till avdelningskontoret senast den 20:e i m˚
anaden. Om en f¨
orkunnare l¨
amnar in sin rapport f¨ or
KORRESPONDENS OCH ARKIVERING
sent ska den l¨
aggas till i f¨
orsamlingens rapport f¨ or n¨
asta m˚ anad, och ”Antal rapporterande” ska justeras d¨
arefter. P˚
a Registerkort f¨
or f¨
orkunnare (S-21) f¨ ors f¨
orkunnarens rapport in p˚
a den m˚ a-nad som st˚
ar p˚
a rapportblanketten, oavsett n¨
ar rapporten l¨ am-nas in eller om den tas med i f¨
orsamlingens rapport som skickas till avdelningskontoret. En f¨
orkunnare r¨
aknas inte som oregelbun-den f¨
or att han har l¨
amnat in en rapport f¨
or sent.
14. Om tj¨
anstekommitt´
en har gett en f¨
orkunnare med mycket be-gr¨
ansade omst¨
andigheter m¨
ojlighet att rapportera sin tj¨ anst i 15-minutersperioder ska sekreteraren h˚
alla reda p˚
a delarna av timmarna och f¨
ora ¨
over dem till n¨
asta m˚
anad om de inte tillsam-mans utg¨
or en hel timme. (od 8:29) N¨
ar 15-minutersperioderna tillsammans utg¨
or en hel timme ska sekreteraren ta med den tim-men i f¨
orsamlingens gemensamma rapport som skickas till av-delningskontoret. F¨
orkunnare som har fr˚
agor om hur man rap-porterar sin tj¨
anst ska uppmuntras l¨
asa Organiserade f¨
or att g¨ ora Jehovas vilja, kapitel 8, paragraf 23–29.
15. De regulj¨
ara pionj¨
arernas rapporter hanteras p˚
a samma s¨
att som de ¨
ovriga f¨
orkunnarnas rapporter. Timmar som pionj¨ arer f˚
ar till-godor¨
akna sig ska skrivas in i f¨
altet ”Kommentarer” p˚ a Tj ¨
anste-rapport (S-4) och ska inte r¨
aknas in i tj¨
ansterapporten som skick-as in till avdelningskontoret. (Se kapitel 9, paragraf 11–13, f¨
or anvisningar om timmar som pionj¨
arer f˚
ar tillgodor¨
akna sig.) Ef-tersom specialpionj¨
arer, mission¨ arer p˚
a f¨
altet och andra i s¨ arskild heltidstj¨
anst p˚ a f¨
altet rapporterar sin verksamhet i tj¨
ansten di-rekt till avdelningskontoret ska deras rapport inte tas med i f¨
or-samlingens rapport. Men deras verksamhet ska ¨
and˚ a f¨
oras in p˚ a deras registerkort.
16. F¨
orkunnarnas Tj ¨
ansterapport (S-4) ska makuleras n¨
ar uppgifter-na har f¨
orts in p˚
a Registerkort f¨ or f¨
orkunnare. De 12 sista m˚ a-nadernas tj¨
ansteverksamhet f¨
or en overksam f¨
orkunnare ska spa-ras. De 12 sista m˚
anadernas tj¨
ansteverksamhet f¨
or en utesluten person eller en person som tagit avst˚
and ska sparas i det f¨ orslut-na kuvertet.
17. ¨
Aven om registerkorten kan f¨
orvaras hos sekreteraren ska de p˚ a beg¨
aran l¨
amnas ut till ¨
ovriga ¨
aldste. (Se 7:2.6.) 18. Rapporter om m¨
otesn¨
arvaro. ¨
Aldstekretsen avg¨
or om Register-kort f¨
or m¨ otesn¨
arvaro (S-88) ska sparas digitalt eller fysiskt. Om de sparas digitalt ska ¨
aldstekretsen avg¨
ora om de ska anv¨ anda det formul¨
ar som avdelningskontoret tillhandah˚
aller eller n˚ agon annan metod som visar samma information i samma format. Ef-ter att uppgifEf-terna p˚
a Rapport om m ¨ otesn ¨
arvaro (S-3) har skri-vits in p˚
a Registerkort f¨ or m¨
otesn¨
arvaro ska rapportblanketten makuleras. Handlingar med f¨
orsamlingens m¨ otesn¨
arvaro ska in-neh˚
alla minst de 13 senaste m˚
anadernas n¨
arvaro men h¨
ogst 36 m˚
anaders n¨ arvaro.
19. F¨
orordnanden och avregistreringar av ¨
aldste och f¨
orsam-lingstj¨
anare. Dokument om f¨
orordnanden och avregistreringar av ¨
aldste och f¨
orsamlingstj¨
anare ska sparas permanent liksom S-2-blanketter och S-52-brev fr˚
an avdelningskontoret och f¨ orord-nande- och avregistreringsbrev fr˚
an kretstillsyningsmannen. Vid avregistreringar ska en kort f¨
orklaring om orsaken ocks˚
a sparas.
S˚
adan bakgrundsinformation ¨
ar till hj¨ alp f¨
or kretstillsyningsman-nen om en broder rekommenderas f¨
or omf¨
orordnande i framtiden.
20. Kretstillsyningsmannens f ¨orsamlingsrapport (S-303). Bara den senaste rapporten ska sparas.
21. Kommitt´ e¨
arenden och andra konfidentiella rapporter. N¨ ar en d¨
omande kommitt´ e, en ¨
overklagningskommitt´
e, en kommitt´ e som behandlar ett avst˚
andstagande, en ˚
aterupptagningskommitt´ e el-ler en elel-ler tv˚
a ¨
aldste som behandlar en ¨ overtr¨
adelse har tr¨ affat personen, ska en kort sammanfattning skrivas och undertecknas av de ¨
aldste som behandlar fr˚
agan. Sammanfattningen ska skri-vas oavsett vad resultatet ¨
ar, ¨
aven om ¨
arendet lades ner p˚
a grund av brist p˚
a bevis. (Se 12:41, 42.) Sammanfattningen ska bara in-neh˚
alla viktiga upplysningar och det slutliga beslutet. Den ska inte inneh˚
alla n˚
agra personliga ˚
asikter. Alla personliga anteckningar
KORRESPONDENS OCH ARKIVERING
ska makuleras. Ingen information om kommitt´ e˚
atg¨
arder ska fin-nas p˚
a Registerkort f¨ or f¨
orkunnare (S-21).
22. Om ¨
arendet g¨
aller uteslutning, avst˚
andstagande eller ˚
aterupp-tagande ska de ¨
aldste som behandlar ¨
arendet se till att endast f¨
oljande l¨
aggs i ett f¨
orslutet kuvert:
1. En kort sammanfattning av ¨
arendet.
2. Blanketten Meddelande om uteslutning eller avst˚
andstagande (S-77).
3. Registerkort f¨ or f¨
orkunnare, om personen inte ¨
˚ ar
aterupptagen.
4. All korrespondens med avdelningskontoret ang˚ aende
¨overtr¨
adaren.
5. Alla brev om beg¨
aran om ˚
aterupptagande.
6. Alla brev om avst˚
andstagande.
23. Om ¨
arendet g¨
aller tillr¨
attavisning eller en ¨ overtr¨
adelse som be-handlas av en eller tv˚
a ¨
aldste ska de ¨
aldste som behandlar ¨ aren-det se till att aren-det f¨
orslutna kuvertet endast inneh˚
aller den korta sammanfattningen och korrespondensen med avdelningskonto-ret ang˚
aende ¨ overtr¨
adaren.
24. F¨
oljande information ska skrivas p˚
a kuvertets framsida:
1. Personens namn.
2. Vilken eventuell ˚ atg¨
ard som vidtogs, och datum f¨ or den.
3. Vilka eventuella restriktioner som gavs, och datum f¨
or n¨
ar de lyfts.
4. Namn p˚ a de ¨
aldstebr¨
oder som behandlade ¨
arendet.
5. Det ska st˚ a ”F¨
orst¨
or ej” n¨
ar det g¨ aller ¨
arenden som