Arbetsmiljöpolicy, rutiner och uppföljning

Dokumentet för systematiskt arbetsmiljöarbete uppgavs vara brandförsvarets arbetsmiljöpolicy och utformad i enlighet med kommunens riktlinjer. I övrigt benämndes också SAM-pärmen ifråga om rutiner för arbetsmiljöarbetet. Ett av målen som framgår gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet vid brandförsvaret är att följa de policys och riktlinjer som Norrköpings kommun fastställt (Norr- köpings brandförsvar, 2006b). Jag vill dock betona att kommunen är den största arbetsgivaren i Norr- köping och det är 200 enheter (Norrköpings kommun, 2007a) som berörs av riktlinjerna vilket sann-

olikt gör dem mycket allmänt hållna. En mängd faktorer skapar ett klimat som är unikt för varje en- skild arbetsplats. Arbetsmiljöarbetet måste i första hand anpassas efter den aktuella organisationen genom att identifiera problem och genomföra åtgärder med relevans för verksamheten ifråga (Lennerlöf i Johansson et al., 2004). SAM-pärmen får i sin ursprungsform inte bli betraktad som ett dokument i brandförsvarets arbetsmiljöarbete. Om SAM-pärmen ska komma till användning bör den istället användas utifrån de behov som finns vid brandförsvaret. Pärmen innehåller riktlinjer, blanketter, checklistor och tips som kan vara till stor nytta i arbetsmiljöarbetet men innehållet måste först tolkas utifrån brandförsvarets verksamhet och en diskussion bör föras gällande vad som är relevant att ta fasta på och vad som bör utvecklas.

Föreskriften om rökdykning har fått stor genomslagskraft vid brandförsvaret medan kunskaperna i andra arbetsmiljöfrågor uppgavs vara betydligt sämre. Förklaringen tror jag ligger i anpassningen. Reglementet för rökdykning berör många och har anpassats till den egna verksamheten. De som arbe- tar i den utryckande styrkan är medvetna om att arbetsuppgifterna bland annat innebär rökdykning och att ha kännedom om rutinerna som gäller blir därför en självklarhet. För att andra frågor i arbetsmiljön ska få samma genomslagskraft gäller förmodligen samma princip. Arbetsmiljöfrågorna måste beröra varje anställd som därigenom kan relatera dess innebörd till den egna arbetssituationen.

Min uppfattning är att brandförsvaret för att skapa ett framgångsrikt arbetsmiljöarbete bör sträva efter att flytta fokus från att uppfylla lagar och föreskrifter till att istället rikta arbetet mot att förbättra arbetssituationen för samtliga anställda på arbetsplatsen. Regelverket måste givetvis uppfyllas men sättet det görs på är viktigt att anpassa efter organisationen vilket Lennerlöf (i Johansson et al., 2004) betonar genom att inte se ett antal generella föreskrifter som tillräckligt. Själv är jag övertygad om att det får en större genomslagskraft att gå ut med budskapet om att ”den här arbetsmiljön vill vi ha” istället för ”de här lagarna måste vi uppnå”.

En chef uppgav arbetsmiljöarbetet vara tungt och tråkigt och en annan såg arbetsmiljö som en uppgift för arbetsmiljögruppen. En tredje chef definierade däremot arbetsmiljö som delaktighet, trivsel och glädje. Den tredje chefens definition ser jag som en mycket gångbar riktlinje gällande vad en arbets- miljöpolicy ska innehålla. Arbetsmiljöbegreppet görs intressant och tilltalande vilket jag tror är en förutsättning för att en policy ska få genomslagskraft.

Att leva upp till lagar, föreskrifter och avtal bör inte finnas angivet som ett mål i arbetsmiljöpolicyn. Det är arbetsgivarens angelägenhet, inte medarbetarnas. Jag ser det som viktigt att tona ner kopplingen mellan arbetsmiljö och regelverk för att motverka uppfattningen om att arbetsmiljö enbart handlar om föreskrifter och skyldigheter. Ifråga om vad de anställda bör vara medvetna om på olika nivåer inom verksamheten är det inte i alla lägen primärt att kunna arbetsmiljölagen eller föreskriften om systema- tiskt arbetsmiljöarbete. Det viktiga bör vara att organisationen och arbetsmiljön är utformad på ett sätt så att lagarna efterlevs men det handlar inte om teoretisk kunskap, det handlar om praktisk tillämp- ning. Det väsentliga är att medarbetarna vet vad som gäller för arbetsplatsen och kan koppla innehållet i brandförsvarets arbetsmiljöpolicy till sin egen arbetssituation.

Thylefors (1999) menar att ingen mobbning förebyggs genom policys och riktlinjer som inte efterlevs. Det bör finnas i åtanke gällande alla policydokument och rutiner som utformas vid brandförsvaret. Enligt AFS 2001:1 handlar det systematiska arbetsmiljöarbetet om mer än att upprätta dokument. I föreskriften anges det avgörande vara vad som åstadkoms i praktiken och i det arbetet ska den skrift- liga dokumentationen fungera som ett hjälpmedel. Ett bekymmer som jag uppfattar finns vid brand- försvaret i nuläget är att många av de intervjuade inte är på det klara med vilka dokument som finns tillgängliga. Behov och intresse uppgavs vara anledningar till att leta men det finns ingen allmän kännedom om vad som existerar. Vikten av medarbetarnas deltagande i utformningen av arbetsmiljö- dokument betonas av bland annat Lange (2002), Iseskog (2002) och i AFS 2001:1. Ett deltagande gör det sannolikt lättare att skapa en praktisk förankring. Medarbetarna finns med i processen från början och blir därigenom medvetna om vad som gäller inom organisationen.

Innan policys och rutiner upprättas ser jag det som viktigt att finns en klarhet i vad de ska syfta till och vilka som berörs av dess innehåll. Iseskog (2002) belyser vikten av en helhetsbild. Om den saknas riskerar följden bli välformulerade dokument som helt saknar den praktiska förankringen. Det är alltså viktigt att först och främst bli klar över vad arbetsmiljö är och vilken arbetsmiljö som råder vid brand- försvaret och sedan låta resten av arbetet utgå från den helhetsbilden.

Enligt Lange (2002) ska uppföljningen dels gälla åtgärderna som genomförts i syfte att förbättra arbetsmiljön och dels hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar och kan förbättras. I intervju- erna uppgavs en svårighet vara det systematiska och en chef menade att det är svårt att motivera till varför sådant som tidigare behandlats ska upp på dagordningen igen. Det är kontrollen som innebär att arbetsmiljöarbetet blir just systematiskt. För att uppföljningen ska fungera, och det på ett enkelt sätt, ser jag det som viktigt med tydliga handlingsplaner. Här är det också av stor betydelse att det finns en klarhet i varför uppföljningen är nödvändig. Om målet är att arbetsmiljön och arbetsmiljöarbetet löpande ska förbättras så går det inte att nöja sig med att ta fram policydokument och besluta om åt- gärder. Arbetsmiljöarbetet måste ses som en process där ständig förbättring uppnås genom att följa upp, utvärdera och utveckla. Det går ju inte att säga något om åtgärder och metoder innan de blivit beprövade och dess verkan kan urskiljas i praktiken.

9.3 Uppgifter i arbetsmiljöarbetet

Lange (2002) betonar vikten av att alla medarbetare inom organisationen är medvetna om arbetsmiljö- policyn och den egna rollen i arbetet med att nå upp till dess innehåll.

Enligt Frostberg (2004) förutsätter ett lyckosamt arbetsmiljöarbete ofta en känd och tydlig uppgifts- fördelning. I dokumentet för systematiskt arbetsmiljöarbete vid Norrköpings brandförsvar finns en uppgiftsfördelning där det framgår vad förvaltningschef, räddningschef, personalsekreterare, personal- handläggare, driftsingenjör, varje arbetsledare samt varje anställd har för uppgift. Problemet är att dokumentet inte är känt bland samtliga. I intervjuerna visade det sig också att majoriteten av både anställda och cheferna inte var medvetna om några fastställda uppgifter i arbetsmiljöarbetet.

Det arbetas i nuläget med att få till befattningsbeskrivningar för alla tjänster vid brandförsvaret. Efter- som arbetsmiljö ska ingå som en naturlig del i verksamheten bör uppgifterna i arbetsmiljöarbetet framgå i de beskrivningarna. Uppgifterna bör ingå som en självklar del i varje medarbetares arbete och därmed blir det genast mycket enklare att också integrera arbetsmiljöfrågorna som ett led i allt annat. I nuläget är det bara ett fåtal befattningar som har fast angivna uppgifter. I övrigt anges vad ”varje arbetsledare” och ”varje anställd” har för uppgift. I det systematiska arbetsmiljöarbetet ska uppgifter läggas på en namngiven person eller en befattning (Frostberg, 2004) och det kan tillämpas i större utsträckning vid brandförsvaret. Lange (2002) menar att det bästa är om de som berörs av uppgifter i arbetsmiljöarbetet får särskilda instruktioner där uppgifterna preciseras utifrån personen ifråga.

En chef betonade att alla ska ha arbetsmiljön för sina ögon och att många problem och liknande kan åtgärdas i den dagliga verksamheten. I det sammanhanget ser jag det som viktigt med en tydlig upp- giftsfördelning. Varje enskild medarbetare måste bli medvetandegjord om sin roll i arbetsmiljöarbetet vilket säkerställer att saker och ting inte faller mellan stolarna eller uppfattas som en uppgift för någon annan att ta tag i. Enligt Iseskog (2002) kan en delegering vara muntlig, skriftlig eller underförstådd. På brandförsvaret gäller till stor del den underförstådda delegeringen i nuläget. Många uppgifter som kan knytas till arbetsmiljöarbetet utförs säkerligen men utan att det finns en direkt vetskap om att det handlar om arbetsmiljö. Nackdelen med det tillvägagångssättet, som jag ser det, är att arbetet inte blir så effektivt och välfungerande som det skulle kunna vara. En chef påtalade hur introduktionen i sam- band med nyanställningar fungerar genom att personer går in och täcker upp för varandras tillkorta- kommanden. Det riskerar bli en källa till irritation men som enkelt kan reduceras genom att det i organisationen tydliggörs vem som ska göra vad och att alla är medvetna om den uppgiftsfördel- ningen.

Jag ser det som viktigt att utöver de fastställda praktiska uppgifterna i arbetsmiljöarbetet även beakta och belysa att varje enskild medarbetare har en roll som påverkar klimatet på arbetsplatsen och att det medför ett ansvar oavsett befattning. Lennéer Axelson och Thylefors (2006) menar att medarbetarna på en arbetsplats utgör varandras arbetsmiljö och en bra psykosocial sådan kräver att alla tar ansvar för den.

9.4 Samverkan och delaktighet i arbetsmiljöarbetet

Vikten av medarbetarnas deltagande belyses i allt från lagtexter och föreskrifter till forskning och erfarenheter inom arbetsmiljöområdet. Flera chefer vid brandförsvaret betonade också värdet i en del- aktig personal vilket lovar gott inför framtiden. Intervjusvaren tyder dock på att det är allt för få som är medvetna om den roll och betydelse de har för att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska fungera och engagemanget är till stor del en fråga om intresse, tid och ork.

Intervjuerna visade att det alltid är möjligt att lämna synpunkter men jag menar att samverkan måste bygga på mer än så. Om ambitionsnivån är att skapa ägarskap och handling bland medarbetarna är det enligt Simonsson (2006) nödvändigt med dialog. Ifråga om arbetsmiljö belyser Iseskog (2002) vikten av att både chefer och medarbetare känner sig berörda av denna. Samverkan i arbetsmiljön bygger så att säga på ägarskap. De möten som under hösten 2006 genomförts i dialogform mellan förvaltnings- chefen och skiftlag/arbetsgrupper välkomnades av en chef som ansåg det värdefullt att kunna bolla frågor och få svar direkt. Samverkan i arbetsmiljöarbetet uppgavs behöva förbättras genom ett större engagemang och deltagande från de anställdas sida och ett steg i den riktningen är att skapa fler till- fällen för dialog. Det gäller för arbetsplatsmöten, avdelningsmöten och andra formella sammanhang men det som avhandlas vid ”kaffebordet” är också viktigt att fånga upp och dra nytta av.

Ekman (2004) menar att det är i det informella småpratet på arbetsplatsen som beslut fattas i praktiken. Chefen måste delta i småpratet för att därigenom bilda sig en uppfattning om vilken förankring policys och värderingsskrifter har i verksamheten. Något jag ser som en stor fördel och som visar på goda förutsättningar för brandförsvaret att utveckla sitt arbetsmiljöarbete är att cheferna finns med där de informella diskussionerna äger rum. För att diskussionerna ska tillvaratas krävs dock att chefer på olika nivåer inom verksamheten blir bättre på att fånga upp och föra vidare det som avhandlas i de informella sammanhangen.

En av de anställda menade att helhetsbilden saknas gällande vad alla på arbetsplatsen sysslar med och att det borde förbättras för att öka gemenskapen. Några av avdelningarna vid brandförsvaret har vitt skilda arbetsuppgifter och det uppgavs bland annat finnas en uppdelning mellan de som jobbar dagtid och de som jobbar skift. I intervjuer med både anställda och chefer sågs nya infallsvinklar och idéer som en bristvara och det uppgavs vara svårt att upptäcka saker och ting i den omgivning som dagligen finns för ögonen. I det fallet ser jag att det finns resurser att hämta inom den egna verksamheten. Olika avdelningar och arbetsgrupper skulle genom det som Olofsson (2002) benämner nätverksgrupper kunna tillföra nytänkande. Det är också en metod som kan användas i syfte att främja den samman- hållning som efterlystes i en av intervjuerna. Det må vara så att anställda på olika avdelningar vid brandförsvaret har arbetsuppgifter med få gemensamma nämnare men arbetsplatsen är densamma för alla och det innebär att många frågor kan och bör göras till gemensamma angelägenheter.

Menckel och Österblom (i Johansson et al., 2004) och Lange (2002) belyser att de anställdas roll är särskilt viktig i fråga om den psykosociala arbetsmiljön. I utvecklandet av denna ser jag det som ett ypperligt tillfälle att använda nätverksgrupper där personer tillsammans får angripa problem eller frågeställningar knutna till arbetsmiljön vid brandförsvaret.

Skyddskommittén vid brandförsvaret ingår numera i samverkansrådet och arbetsmiljögruppen har upphört. Samverkansrådet träffas normalt en gång i månaden jämfört med arbetsmiljögruppen som tidigare sammanträdde en gång i kvartalet. En stor fördel i och med förändringen är att mötesfrekven- sen för skyddskommittén ökar och att frågorna behandlas samtidigt som samverkansfrågor i övrigt.

Jag vill dock påpeka att tiden totalt kommer att minska genom att en grupp upphör att existera och de frågor som behandlades där ska nu ”slåss” om tiden i en annan grupp.

”Arbetsmiljögruppen ska inte bli någon slask” betonade en chef. I och med omstruktureringen är det samverkansrådet som inte får bli någon ”slask” fortsättningsvis och där ser jag det som viktigt med tydlighet. Syftet med samverkansrådet och de frågor som behandlas där måste klargöras både för gruppens medlemmar och för övriga på arbetsplatsen. Behovet av tydlighet gäller även för de övriga grupperna. I dokumentet för systematiskt arbetsmiljöarbete står följande att läsa: ”De partsammansatta grupper och konferensgrupper som finns vid brandförsvaret verkar för arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde.” Här vill jag återkomma till mitt resonemang i analysens inledning. Brandför- svarets egen definition av vad arbetsmiljö är måste klargöras vilket i sin tur gör det enklare att fast- ställa vilka arbetsmiljöfrågor som ska behandlas på olika nivåer och i olika grupperingar inom organi- sationen. Viktigt i sammanhanget är också att uppgifter i arbetsmiljöarbetet inte får tilldelas en grupp utan bara en befattning eller en namngiven person (Frostberg, 2004). Personer som ingår i de olika konferensgrupperna kan med fördel tilldelas olika uppgifter i arbetsmiljöarbetet för att säkerställa att uppgifter verkligen utförs och inte faller mellan stolarna.

9.5 Kunskap och utbildning i arbetsmiljö

En chef menade att arbetsmiljö diskuteras i många sammanhang utan att medvetenheten alltid finns om att det är arbetsmiljöfrågor det handlar om. Min tolkning av intervjusvaren är att arbetsmiljö för många i första hand relateras till föreskrifter, fysisk arbetsmiljö, ergonomi och skyddsutrustning. Medvetenheten om arbetsmiljöns psykosociala sidor måste stärkas och det behöver inte vara så svårt. I tolkningen av intervjuerna uppfattade jag arbetsmiljö som ett ord alla vid brandförsvaret hört men där bara ett ytterst fåtal är helt på det klara med begreppets innebörd. Ordet arbetsmiljö bör användas flitigt i de sammanhang som den behandlas. Arbetsmiljö kan göras till ett ”modeord” genom att ofta användas och inte minst vid kaffebordet. Chefer och personal kan tillsammans diskutera hur arbets- miljön ser ut för tillfället med fokus på stressituationen, arbetsuppgifter och så vidare. Den första frågan att avhandla vid avdelningsmötena kan vara att sätta ord på hur arbetsmiljön ter sig för tillfället. Utbildning i arbetsmiljö har förekommit, enligt några chefer, men samtidigt tydde svaren i flera inter- vjuer på att genomslagskraften inte varit den bästa. Särskilt bland de anställda verkar luckor finnas och ingen av de intervjuade kunde med säkerhet säga att de deltagit i någon utbildning. Personer med en arbetsledande befattning i utryckningsstyrkan samt insatsledarna uppgavs ha utbildats i bland annat arbetsmiljölagen och föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete, senast våren 2006. En annan chef menade att arbetsmiljön är något som uppmärksammats i vågor och att det nu är några år sedan senast. Det verkar således som att vissa oklarheter råder kring när utbildning genomförts, till vem och inte minst om personer själva deltagit i någon utbildning.

Uppföljning är en viktig del av insatser i syfte att öka kunskapen inom arbetsmiljöområdet. Det bör löpande kontrolleras vilken effekt utbildningsinsatser haft och huruvida de anställdas kunskaper för- bättrats. Det uppgavs i nuläget inte finnas några direkta metoder gällande undersökning av vilka kun- skaper medarbetarna vid brandförsvaret besitter. En av cheferna menade dock att sådant kommer fram i samtal med de anställda. Jag ser det som nödvändigt att först och främst bestämma vilken kunskaps- nivå som ska föreligga på olika nivåer inom organisationen. Det bör alltså fastställas vad varje anställd måste känna till för att kunna delta i arbetsmiljöarbetet och vara kapabel till att uppmärksamma när något inte står rätt till i den egna arbetsmiljön. Om arbetsmiljöfrågor i större utsträckning börjar be- handlas i olika forum vid brandförsvaret skapas samtidigt möjligheter till att löpande kontrollera var kunskapsnivån ligger för att vidare planera in nya utbildningsinsatser.

Ifråga om utbildning menar Iseskog (2002) att likhetstecken ofta sätts med kurs vilket kan vara nega- tivt genom att det många gånger är svårt att överföra ett generellt kursinnehåll till den egna verksam- heten. Kunskaperna beträffande arbetsmiljö måste helt klart förbättras bland de verksamma vid Norr- köpings brandförsvar men i vad och på vilket sätt är viktiga frågor i sammanhanget. Det kan helt klart

vara givande att skicka personal på utbildning och kurser utanför brandförsvarets egen verksamhet men det bör föregås av ett resonemang kring varför och vad önskan är att deltagarna ska ta med sig hem igen. All utbildning som genomförs i syfte att öka kunskaperna om arbetsmiljön bör också följas upp genom diskussioner för att skapa den praktiska förankring som helt uppenbarligen visat sig vara nödvändig för att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska fungera.

Iseskog (2002) belyser vikten av att ventilera arbetsmiljöfrågor på arbetsplatsen ifråga och jag håller det för troligt att det redan finns mycket kunskap inom brandförsvaret. Det gäller dock att ge medar- betarna utrymme och möjlighet till att bidra med sin kunskap och sina erfarenheter. Det borde ju rim- ligtvis vara så att de som vet mest om arbetsmiljön vid brandförsvaret är de som vistas i densamma. Information om vad arbetsmiljölagen säger och vad föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete innehåller behöver inte vara det primära för att medarbetarna ska kunna bidra på det sätt som flera chefer efterlyser. Kunskap innebär också att veta vilka förhållanden i arbetsmiljön som påverkar den egna arbetssituationen och hur risker i den fysiska, fysiska och sociala miljön kan identifieras, åtgärdas och förebyggas. Kunskap gällande hur den psykosociala arbetsmiljön kan leda till besvär och sjukdom är viktigt för att skapa vetskap i hur den typen av problem kan förebyggas (Lundberg i Ekman & Arnetz, 2005) och den kunskapen ser jag som nödvändig på alla nivåer inom brandförsvaret.

En fördel i att öka medarbetarnas kunskaper och medvetenhet kring arbetsmiljöfrågor är det möjliggör för riskbedömningar och undersökningar av arbetsmiljön i det dagliga arbetet. Kunskap och med- vetenhet bland personalen ökar sannolikt dess förmåga att uppmärksamma när något inte står rätt till. Det gäller dels den fysiska miljön men framför allt ifråga om de psykosociala förhållandena på arbets-