Definition av arbetsmiljöbegreppet och kartläggning

Enligt Iseskog (2002) utgör helhetsbilden av arbetsmiljön inom organisationen grunden till allt övrigt arbete. En god helhetsbild möjliggör formuleringen av relevanta mål som i sin tur tydliggör vilka åt- gärder som behöver sättas in för att hälsan i arbetet ska öka. En definition av arbetsmiljöbegreppet vid Norrköpings brandförsvar är nödvändig i arbetet med att skapa ”den goda helhetsbilden”. Definitionen bör sedan ligga till grund för allt arbete i syfte att utveckla arbetsmiljöarbetet och förbättra arbets- miljön.

Enligt Johansson et al. (2004) ska definitionen fastställa vad arbetsmiljö är, var den finns, när den finns och vilka personer som ingår i och omfattas av arbetsmiljön.

En uppdelning av arbetsmiljön i olika kategorier synliggör innehållet och ger begreppet en konkret innebörd. I intervjuerna gavs olika exempel på vad arbetsmiljö är vid Norrköpings brandförsvar och en kategorisering utifrån dessa svar skulle kunna se ut så här:

• Fysisk och ergonomisk arbetsmiljö – Trivsamma lokaler, ordning och reda, kontorsplatser och möbler

• Social arbetsmiljö – Relationer, kamratskap och omtanke • Psykisk arbetsmiljö – Trivsel, trygghet och stressnivå

• Organisatorisk arbetsmiljö – Information, bollplank, arbetsuppgifter, delaktighet och resurser för att kunna svara upp mot förvaltningens mål

• Yttre arbetsmiljö (utryckning) – Material, skyddsutrustning, rutiner och övning

Flera intervjupersoner hade lättare att knyta arbetsmiljöbegreppet till det operativa arbetet och arbets- platsens fysiska och ergonomiska utformning. Arbetsmiljöarbetet uppgavs också ligga längre fram inom det området. Ovanstående kategorisering tydliggör att det finns fler aspekter att räkna in i arbet- smiljön och de områdena bör lyftas fram.

Arbetsmiljön vid brandförsvaret behöver inte nödvändigtvis se likadan ut för samtliga anställda. Det är viktigt att all personal på alla avdelningar vid brandförsvaret finns med i tankegångarna när arbets- miljöbegreppet definieras. Dagtidspersonalen är förmodligen i större behov av bra kontorsplatser i jämförelse med skiftpersonalen vars arbetsuppgifter i större utsträckning ställer krav på skyddsutrust- ning och material i samband med utryckning. Angående var och när arbetsmiljön finns så berörs brandförsvaret också av nattarbete. Många arbetar skift och tillbringar nätter på någon av stationerna eller ute på larm vilket kan ha en fysisk, psykisk och social påverkan som bör beaktas ur arbetsmiljö- synpunkt.

Personer som tillfälligt vistas vid brandförsvaret, till exempel praktikanter och vikarier, berörs också av arbetsmiljön och det bör finnas i åtanke. Sjukskriva är ett annat exempel.

Johansson et al. (2004) menar att det i arbetsmiljöarbetet är viktigt att fastställa vilken arbetsmiljö som råder och vilken arbetsmiljö som är den eftersträvansvärda. Det skulle kunna liknas vid det Lange (2002) betecknar som nuläge och drömläge. Utifrån definitionen av vad arbetsmiljö är vid Norr- köpings brandförsvar blir alltså nästa steg att kartlägga hur arbetsmiljön ser ut och även fastställa vilken arbetsmiljö som brandförsvaret ska sträva efter att uppnå.

Ett viktigt steg i kartläggningen av nuläget är att ta tillvara på de anställdas kompetens. Ifråga om psykosociala förhållanden på arbetsplatsen räcker denna kompetens ofta långt (Menckel & Österblom i Johansson et al., 2004). Den psykosociala arbetsmiljön kan inte kartläggas genom objektiva mät- ningar och undersökningar och det ställer krav på delaktighet och dialog. Norrköpings kommuns attitydundersökning är ett ypperligt tillfälle till att få klarhet i nuläget. När undersökningen genomförs under 2007 är mitt förslag att dess resultat får bilda underlag för diskussioner där både positiva och negativa resultat diskuteras. Diskussionerna gör det möjligt för de verksamma vid brandförsvaret att sätta ord på siffror och det kan ge värdefull information om vad som behöver åtgärdas och utvecklas. Dialog som kommunikationsmetod främjar enligt Simonsson (2006) både motivation och delaktighet. Definitionen av arbetsmiljön och den vidare kartläggningen kan göras till en uppgift för alla anställda vid brandförsvaret för att öka delaktigheten. Medvetenheten behöver bli större gällande vad arbets- miljö är och vad arbetsmiljöarbete innebär. När arbetsmiljöbegreppet definieras och arbetsmiljön kartläggs är det en fördel om alla anställda finns med i diskussionerna. Därigenom görs de medvetna om den arbetsmiljö de dagligen ställs inför och vad arbetsmiljöarbetet ska syfta till att uppnå.

11.2 Arbetsmiljöpolicy

En arbetsmiljöpolicy ska bestå av en övergripande del där det eftersträvansvärda beskrivs och en kon- kret del som består av metoderna för att nå upp till innehållet i den övergripande delen (Lange, 2002). En ny arbetsmiljöpolicy bör formuleras utifrån brandförsvarets definition av vad begreppet arbetsmiljö innebär. Det största problemet med dokumentet som i nuläget gäller som arbetsmiljöpolicy är att kännedom saknas bland många inom organisationen. Innehållet i en policy ska enligt Lange beskriva drömläget och det eftersträvansvärda. Om innehållet saknar den praktiska förankringen genom medar- betare som inte vet sin roll i sammanhanget får inte policyn sin avsedda verkan.

Enligt Ekman (2004) har det informella småpratet en stor inverkan på hur texter tas emot. Chefer måste delta i småpratet för att veta hur policydokument ska utformas för att få genomslagskraft. Inter- vjuerna visade på att mycket avhandlas vid kaffebordet men att diskussionerna inte fångas upp i så stor utsträckning och att medvetenheten inte heller alltid finns om att det är arbetsmiljö som diskuteras. I utformandet av arbetsmiljöpolicyn bör chefer på olika nivåer inom verksamheten få i uppgift att fånga upp åsikter bland sin personal och bland annat genom att uppmärksamma det som avhandlas genom det informella småpratet.

Arbetsmiljö är ett begrepp som måste börja användas i större utsträckning vid brandförsvaret. ”Hur ser vår arbetsmiljö ut?” Chefer för arbetsgrupper och skiftlag kan få i uppgift att tillsammans med sin personal och utifrån den fastställda definitionen av arbetsmiljöbegreppet beskriva hur arbetsmiljön ska vara när den är som bäst. Dessa beskrivningar kan sedan utgöra grunden för arbetsmiljöpolicyn som därmed blir ett resultat av medarbetarnas egna synpunkter och åsikter kring vad en god arbetsmiljö innebär.

Arbetsmiljöpolicyn innebär verktygslådan för arbetsmiljöarbetet genom riktlinjer, arbetsformer och rutiner (Iseskog, 2005). Den utarbetade arbetsmiljöpolicyn ska alltså ligga till grund för alla åtgärder som sedan vidtas arbetsmiljöarbetet. Mitt förslag är att skapa en övergripande arbetsmiljöpolicy som beskriver det eftersträvansvärda. Policyn bör sedan kompletteras med rutiner som ska säkerställa att arbetet bedrivs i riktning mot att nå upp till innehållet i policyn. Rutinerna blir alltså en fråga om det Lange (2002) benämner som den konkreta delen av policyn.

Det är viktigt att policyn utformas med brandförsvarets verksamhet i fokus och inte utifrån några all- mänt hållna riktlinjer. Verksamheten vid ett brandförsvar skiljer sig i många avseenden från andra typer av arbetsplatser. Det ställer krav på utformningen av olika dokument som noggrant bör anpassas efter den egna verksamheten. För att innehållet i policyn ska få relevans är det av stor betydelse att en tydlig definition gällande vad arbetsmiljö är vid Norrköpings brandförsvar först utarbetats. Om det inte

finns en god helhetsbild gällande den egna arbetsmiljön är det enligt Iseskog (2002) svårt att formulera policys och handlingsplaner med en praktisk förankring.

Norrköpings kommuns SAM-pärm bör fungera som en riktlinje och ett hjälpmedel ifråga om vad arbetsmiljöpolicyn ska innehålla och vilka rutiner som ska upprättas. Det är dock viktigt att innehållet i SAM-pärmen anpassas till brandförsvarets egen verksamhet. Rutiner bör så långt som möjligt ut- formas efter de lokala arbetsförhållandena för att underlätta för alla medarbetare att relatera innehållet till den egna arbetssituationen.

11.3 Uppgifter i arbetsmiljöarbetet

Ifråga om uppgifter i arbetsmiljöarbetet bör en distinktion göras mellan olika typer av uppgifter: 1. Uppgifter som gäller för samtliga anställda vid brandförsvaret

2. Uppgifter som gäller för samtliga chefer/arbetsledare

3. Uppgifter som tilldelats en viss person eller befattning och som syftar till att säkerställa genomförandet av det systematiska arbetsmiljöarbetet

För att få det systematiska arbetsmiljöarbetet att fungera bör uppgifter i större utsträckning tilldelas namngivna personer eller en viss befattning vid brandförsvaret. Det skapar en kontroll över vem som gör vad och säkerställer att uppgifter inte faller mellan stolarna.

En skriftlig delegering är att föredra (Iseskog, 2001a). Uppgiftsfördelningen vid Norrköpings brand- försvar bör utformas skriftligt och separat till de medarbetare som har särskilda uppgifter i arbets- miljöarbetet. För att skapa tydlighet är det en fördel om även de uppgifter som gäller för samtliga an- ställda och arbetsledare finns med i en skriftlig delegering riktad till varje enskild individ.

Uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet bör också förmedlas genom dialog. Personalen får därmed möjlighet att lämna synpunkter och ställa frågor. Dialogen kan också bidra till att göra med- arbetarna medvetna om syftet med och betydelsen av uppgifterna. Simonsson (2006) menar att dialog är det bästa sättet att skapa förståelse för visioner och mål. När uppgifter fastställs är det alltså värde- fullt om medarbetarna också själva får svara på vad de kan bidra med för att nå upp till målen och visionerna.

De psykosociala aspekterna i arbetsmiljöarbetet bör också tydligt framgå i uppgiftsfördelningen. Till exempel genom att understryka varje medarbetares ansvar i att rapportera en upptäckt eller misstanke om missbruk hos en kollega.

Uppgiftsfördelningen ska finnas dokumenterad samt vara tydlig och lättillgänglig (AFS 2001:1). En skriftlig sammanställning över vem som gör vad i det systematiska arbetsmiljöarbetet bör alltså finnas. För tillfället finns uppgifter angivna i brandförsvarets dokument för systematiskt arbetsmiljöarbete men i intervjuerna visade det sig att ytterst få var medvetna om den uppgiftsfördelningen. Det skulle vara en fördel om uppgiftsfördelningen presenteras separat eftersom det kan bidra till att tydliggöra dess existens.

Uppgifterna i arbetsmiljöarbetet bör också finnas med i de befattningsbeskrivningar som arbetas fram vid brandförsvaret i nuläget. Arbetsmiljöarbetet ska vara en naturlig del av verksamheten vilket i sin tur kräver att dess uppgifter följer med som en naturlig del i varje medarbetares dagliga arbete.