Arbetssätt förråd

Förrådet är en identifierad flaskhals i avropsprocessen. Det var mindre än ett år sedan som förrådet på Norrmalm startades upp och de anställda där hade mycket liten erfarenhet av

Kapitel 7 - Orsaksanalys

117

förrådsaktiviteter. I samband med uppstarten och även i efterhand har det varit stora problem med främst att få alla system att fungera och interagera på ett bra sätt. Detta har lett till att förrådet inte kan utföra sina aktiviteter önskvärt, vilket stoppar upp flödet av information och material, och förrådet får ägna mycket tid åt strularbete, se Figur 29 nedan.

Figur 29 - Förstoring av problemflöde att strularbete förekommer i förrådet.

Strularbetet förrådet utför har identifierats som en avvikande aktivitet och leder till uppenbart slöseri med tid. Ett exempel är problemet med hissautomaterna som inte kan brukas på önskvärt sätt. Trots möjlighet att använda Twin-funktionen, som skulle underlätta och snabba på plockningen, har det inte funnits tid eller möjlighet att införa det under det senaste året. I och med att förrådet måste ägna tid åt strul hamnar de tidvis efter med plockningen och material levereras sent till deras kunder. Ledtiden för avropsprocessen blir alltså längre, vilket leder till att packningen ibland måste vänta tills efter packveckan på material som ska med i huvudleveransen. I vissa fall kan det ta så lång tid att reda upp strul att material inte hinner plockas före Ex Work och material måste i så fall skickas med en eftersändning.

Personal och chefen på förrådet är medvetna om att de är en flaskhals och försöker i den mån det är möjligt att tillfredsställa sina kunder. Problemet är att det inte finns tid över för att utarbeta fungerade arbetssätt och rutiner som gör att de kan utföra sina aktivteter på ett effektivt sätt. Detta speglas bland annat i att förrådet upplever att det finns en uppdelning mellan operationerna och att de får kämpa själva med sina problem.

Eftersom det varierar hur pass väl förrådet kan leverera i tid är det en växelvis flaskhals mellan förrådet och packningen. När det blir strul med materialet är det förrådet som är flaskhalsen. När istället packningen hejdar flödet av material för att de får för mycket material till sin yta är det de som är flaskhalsen. I samband med detta kan speciallösningen för att sätta nytt datum tas upp som ett exempel där förrådet ändå försökt att hitta nya arbetssätt för att förbättra plockningen. Den sattes upp i samarbete med packningen, så att de kan få material när de vill och inte behöver avvisa material för att de inte har plats, och även om det har lett till ett avvikande flöde så fungerar det bättre än förut. Problemet med att material levereras sent till packningen kvarstår dock i alla fall till viss del, vilket tyder på att förrådet måste arbeta ännu mer på att utarbeta arbetssätt som fungerar.

Kapitel 7 - Orsaksanalys

118

Orsakerna till det ojämna flödet i denna diskussion är alltså att för mycket tid måste läggas på att hantera strul I förrådet, vilket tar viktig tid för förrådet som de istället kunde lägga på att dels utföra de huvudsakliga arbetsuppgifterna och dels utveckla sitt arbetssätt med bättre rutiner. Förutom att förrådet måste hantera strul finns det ytterligare problem med hur de utför sina aktiviteter. Även om förrådet på Norrmalm levererar i tid kan de inte i dagsläget leverera material till kompletta huvudgrupper. Eftersom SIT AB har två lager på olika ställen och lagret på Norrmalm dessutom är uppdelat utomhus och inomhus kommer leveranser till packningen från tre olika lager enligt Figur 30 nedan.

Figur 30 - Förstoring av problemflöde att packningen får splittrade leveranser.

Packningens förväntningar är att de ska få allt material som tillhör en huvudgrupp samtidigt eftersom de inte vill påbörja packningen innan dess. De lagrar alltså material till en huvudgrupp som levererats tills dess att allt material inkommit, vilket är trigger för att de ska utföra efterföljande aktiviteter. Då det inte fungerar tillfredsställande stoppas materialflödet hos packningen upp och packningen av materialet drar ut på tiden. Förrådet på Norrmalm samlar allt material som plockas i höglagret och hissautomaterna för leverans till packningen, men det finns ingen process uppsatt för att samleverera materialet som kommer utifrån eller från lagret i Centrum.

I samband med förrådets leverans av material har det även identifierats ett flöde som inte fungerar. Det är tänkt att förrådet ska göra en muntlig överlämning av materialet i samband med fysisk överlämning, vilket förväntas av packningen. Då detta inte görs uppstår det situationer när packningen helt enkelt bara upptäcker material som står på deras yta och de får lägga ner tid på att identifiera vad det är för något och vem utav packarna som ansvarar för det. Även om det är en mindre orsak är det ändå bidragande till att flödet av material inte flyter på som det ska. Förutom detta kan det uppstå tillfällen där huvudgrupper faktiskt är kompletta på packningens yta men att detta inte uppmärksammats eftersom den muntliga överlämningen inte skett. Det förekommer alltså att de väntar på material som de tror ska komma men som redan finns hos dem, vilket stoppar upp flödet i onödan.

Kapitel 7 - Orsaksanalys

119

I denna diskussion finns alltså två uppmärksammade möjliga orsaker till det ojämna flödet. Den ena är att leveranser kommer splittrade till packningen vilket gör att materialflödet stoppas upp där till huvudgruppen är komplett. Den andra är att den muntliga överlämningen mellan förrådet och packningen uteblir, vilket leder till svårigheter att veta när saker har levererats och när en huvudgrupp är komplett.

När packningen får materialet ska det vara märkt av förrådet, men eftersom de inte kan få ut de nya märklapparna i plockordning är det idag packningen som utför denna arbetsuppgift, dock bara om inspektion ska ske. Eftersom märkning, i dessa fall, görs två gånger utförs dubbelarbete och extra tid måste läggas ned, vilket stoppar upp flödet av material, se Figur 31 nedan.

Figur 31 - Förstoring av problemflöde att packningen märker om material.

Även om det i Figur 31 ovan är märkningen hos packningen som är markerad är det i förrådet som överarbete sker eftersom det är de som sätter på den felaktiga märklappen. Anledningen är, som tidigare beskrivits, att de inte får ut märklapparna i den ordning de plockar materialet. Den tid det tar för packningen att matcha rätt märklapp med rätt material borde dock inte vara längre än den tid det tar för förrådet att göra matchningen. Givetvis skulle det ta längre tid för förrådet att matcha de korrekta märklapparna än att sätta på de felaktiga som de får i rätt ordning, men sett till den totala tiden för avropsprocessen tar det längre tid att märka materialet två gånger. Detta är alltså en orsak till att flödet för avropsprocessen inte är jämnt. Överarbetet sker dock inte alltid eftersom packarna anser att den nya märkningen är onödig och de väljer att endast göra detta om inspektion ska göras. Den beslutspunkten har identifierats som ett avvikande flöde från det tänkta sättet enligt Figur 32 nedan. När det gäller att de som tar emot materialet på site är det svårt att uttyda om de tycker att den nya märkningen är bra eller inte utifrån de svar som givits. De nämner att visst material inte är märkt överhuvudtaget när det anländer men de antyder att det lika gärna kan ha tappat lappen under resan. Utöver det upplever många av dem att den information som de faktiskt behöver, ofta saknas på lapparna, oavsett vilken märklapp som använts. Detta gäller ritningsnummer, positionsnummer och huvudgrupp, som de får lägga ner onödig tid på att leta efter på andra sätt.

Kapitel 7 - Orsaksanalys

120

Figur 32 - Förstoring av problemflöde att korrekt märkning endast sker om inspektion ska hållas.

Under förutsättning att förrådet inte har möjlighet att märka materialet korrekt, och att packningen i så fall ska göra det istället, är detta ett flöde som inte borde finnas. Att packningen inte utför märkningen stoppar inte upp materialflödet, men märkningen ska göras för att personal på site ska veta vad det är för material som levererats. Det avvikande flödet är således ingen orsak till att avropsprocessen inte har ett jämnt flöde, men eftersom det är möjligt för förrådet att märka materialet borde märkningen, och således även denna beslutspunkt, inte finnas överhuvudtaget.

Vid diskussion om märkning kan aktiviteten att skriva ut märklappar för löst material, som projektstöd gör, tas upp. Montaget har inte tillgång till en skrivare för dessa märklappar och skrivaren som finns hos packningen har varit trasig en längre tid, varför detta har lagts över på projektstöd, enligt Figur 33 nedan.

Figur 33 - Förstoring av problemflöde att ansvarsfördelningen angående utskrift av märklappar för löst material är otydlig.

Flödet är avvikande i den meningen att det egentligen inte är projektstöds uppgift. Det är inte något som direkt orsakar ojämnt flöde i avropsprocessen annat än i den mening att projektstöd måste avsätta tid som annars kunde ha lagts på att utföra sina egentliga arbetsuppgifter. Däremot kan det anses onödigt att projektstöd utför denna uppgift med tanke på att det ska finnas möjlighet att skriva ut märklappar på Norrmalm där montaget arbetar.

Kapitel 7 - Orsaksanalys

121

Enligt diskussionen ovan kan ytterligare ett ben skapas i Ishikawadiagrammet enligt Figur 34 nedan.

Figur 34 - Ishikawadiagram med ett fjärde ben tillagt.