Effekterna av åtgärdsförslagen diskuteras nedan övergripande för varje huvudorsak. Genomförbarheten diskuteras i samband med prioriteringen av åtgärdsförslagen och där ställs även åtgärdsförslagens effekt, både vad gäller utjämning av flödet i avropsprocessen och övriga positiv eller negativa aspekter, samt potentiella kostnadspåverkningar i relation till varandra.
9.7.1 Sent material
Det sena materialet påverkar hela kedjan eftersom det inte går att påbörja någon av avropsprocessens aktiviteter rörande det sena materialet förrän det hemkommer. När materialet sedan anländer har antingen ledtiden för passagen genom avropsprocessen kortats, vilket leder till ökat tryck på samtliga operationer för att de ska hinna skicka det med huvudleveransen. Alternativt leder det till att materialet inte hinner med huvudleveransen och då får det skickas med en eftersändning.
Om andelen material som kommer sent minskar kommer den korrekta ledtiden att bibehållas för mer material vilket leder till mindre tryck på avropsprocessens operationer. Information om att saker inte kommer att hinna med i leveransen ger projektstöd och packningen större möjligheter att planera och på så sätt utjämna flödet då de inte behöver invänta material som inte kommer att hinna hem ändå. Att projektstöd slutar att jaga hem material bidrar inte till det utjämnade flödet direkt, men ansvarsfördelningen blir tydligare vilket är viktigt för att aktiviteter inte ska falla mellan stolarna.
9.7.2 Bristande avropsmöte
Avropsmötets brister gör att projektstöd måste lägga ner onödigt arbete på att reda ut oklarheter och problem. Om avropsmötets kvalitet förbättras kommer tid att frigöras som kan användas till värdeskapande aktiviteter. Dessutom kommer processen att bli jämnare i och med att större klarhet i vilket material som ska med i huvudleveransen och inte, vilket leder till att antalet avrop som görs i slutet av processen minskar. Detta leder i sin tur till att trycket på förrådet och packningen jämnas ut och möjligheten att planera ökar, och därmed kommer flödet även att behöva stoppas mer sällan.
Kapitel 9 – Utvärdering
159
9.7.3 Otydliga processer för avrop
Utjämningen av flödet i detta fall består främst i att ledtiden i förrådet utjämnas. Den ska, enligt förslaget, alltid vara tre dagar vilket är rimligt utifrån deras synvinkel. Om ledtiden hålls kommer dessutom de senare ändringarna från packningen att minska då det är större sannolikhet att de ger rätt datum om tiden är närliggande.
Förutom detta kommer tid i form av det slöseri, som förekommer när listor inte kan skrivas ut, att frigöras i förrådet om projektstöd kontrollerar att materialet är förrådslagt innan avrop görs. Det gör att tid kan läggas på att arbeta med värdeskapande aktiviteter. Dessutom ger en mer strukturerad lösning av omprioriteringen av datum en tydligare planeringshorisont av när de vill ha material med endast ett informationsflöde. En bra och tydlig planering från deras sida är en förutsättning för att flödet av material i processen ska bli korrekt och jämnt.
9.7.4 Arbetssätt förråd
Utjämningen av flödet i denna åtgärd gäller främst arbetsbelastningen i förrådet som genom att förebygga strul och arbeta för smidigare processer kan friställa mycket tid som kan användas till värdeskapande aktiviteter. Den muntliga överlämningen kan förenkla för packningen i planeringssyfte och även minska tid för identifiering av vad som är nytt och vad som är gammalt på ytan för leveranser från förrådet.
Om leveranserna till packningen blir mer samstämmiga från de olika förråden, genom att förmedlingen till centrum blir tydligare, kommer det förenklas ytterligare för packningen. Tiden som läggs på märkning i packningen kommer också att försvinna, dock kommer förrådet istället att ta över den tiden. Skillnaden är att förrådets andra märkning kommer att försvinna och den totala tiden för hantering av material i avropsprocessen minskas därmed.
9.7.5 Otydliga triggers
Detta kommer inte leda till några större utjämningar utav flödet förutom den lilla ledtid som eventuellt sparas om packningen väntar med att höra av sig till projektstöd för att de tror att listan ska komma ändå. Det som däremot kan bli bättre är att irritationsmomentet försvinner.
9.7.6 Prioritering
I Figur 39 nedan presenteras en grov prioritering över åtgärdsförslagen med hänsyn till effekt och genomförbarhet. Varje punkt från sammanfattningarna av åtgärdsförslagen i kapitel 8 Åtgärdsanalys och åtgärdsförslag har en egen markör i Figur 39 och är färgkodade efter till vilken huvudorsak de hör. Beteckningar för dessa kan också ses i Figur 39 och en större version av den samma kan ses i Bilaga 13.
Kapitel 9 – Utvärdering
160
Figur 39 - Effekt- och genomförbarhetsdiagram med de identifierade åtgärdsförslagen.
De åtgärdsförslag som är placerade i den övre högra rutan, hög effekt och hög genomförbarhet, är de förslag som antas vara enklast att införa och som på mest verkningsfullt sätt skapar ett jämnare flöde i avropsprocessen och/eller innebär andra positiva effekter, som exempelvis kostnadsfördelar. Nedan motiveras kortfattat, för varje huvudorsak, förslagens placering i matrisen.
Sent material – Svart färg
A – Skriva ut listor för sent material. Detta är något som redan görs i dagsläget vilket innebär hög genomförbarhet och dessutom låg kostnadspåverkan. Förslaget bidrar till utjämnat flöde och minskade eftersändningar, men effekten förutsätter att åtgärd B genomförs.
B – Internprojektledare jagar material. Likt åtgärd A bidrar detta till utjämnat flöde och minskade eftersändningar. Det är dock denna åtgärd som ger störst effekt eftersom A endast påvisar sent material. Däremot blir genomförbarheten för denna åtgärd större om åtgärd A genomförs.
C – Proactive planning. Detta är den åtgärd som anses ha störst effekt att förbättra sent material och i längden det ojämna flödet i avropsprocessen. Material hemma i Finspång är en förutsättning för att avropsprocessen ska fungera. Genomförbarheten är låg med hänsyn till det omfattande arbete som krävs.
D – Information om sent material. Åtgärden innebär ökad planeringsmöjlighet för projektstöd och packning, men effekten kan öka om mer planering faktiskt utfördes i packningen. Genomförbarhet för åtgärden ökar om åtgärd C genomförs.
Kapitel 9 – Utvärdering
161 Bristande avropsmöte – Blå färg
E – Uppdatera checklista. Genomförbarheten för denna åtgärd är mycket hög. Det kräver små investeringar i både tid och pengar. Effekten är att avropsmötet blir tydligare och enklare att förbereda, framför allt för nyanställda, vilket troligtvis leder till högre kvalitet på mötet och minskad tidsåtgång till att reda ut oklarheter.
F – Förbättra kallelse till avropsmöte. Även denna åtgärd är lätt att genomföra, endast uppdatering av anvisningar krävs. Åtgärden innebär möjlighet till bättre förberedelser inför avropsmötet, men det krävs även att de medverkande på mötet tar till sig information vilket gör effekten osäker.
G – Uppföljande avropsmöte. Genomförbarheten påverkas negativt av att det finns en viss ovilja till att införa ett uppföljande avropsmöte och att det kan vara svårt att hitta en passande tid för samtliga medverkande. Åtgärden innebär utjämnat flöde i avropsprocessen, men leder till en viss kostnadsökning. Om denna åtgärd kombineras med åtgärd D ses dock potential till högre effekt både vad gäller kostnadsbesparingar och utjämnat flöde.
H – Skriva ut på material kvar på förråd. Precis som åtgärd A görs detta redan idag, varför genomförbarheten anses vara hög. Effekten är främst att eftersändningar minskas, även om dessa tros vara ett fåtal.
Otydliga processer för avrop – Grön färg
I – Ta bort klartecken för avrop. Åtgärden kräver ingen större aktion, vilket innebär att den är lätt att genomföra. Den leder till minskade oklarheter kring hur avrop ska göras eftersom informationsflöden förenklas och dessutom leder den till tydligare planering av avrop, vilket medför jämnare flöden.
J – Nya instruktioner för avrop. Genomförbarheten anses vara relativt hög. I princip krävs det endast uppdaterade anvisningar för denna åtgärd, men den begränsas något av det faktum att det finns problem med sent material. Åtgärden tydliggör projektstöds arbete, minskar administreringen i förrådet samt underlättar planering för packningen i kombination med åtgärd L. Den är dessutom inte kostsam att genomföra. Högre effekt och genomförbarhet kan uppnås i kombination med åtgärd C. Effekten blir dessutom bättre om packveckans tidpunkt tas upp i kombination med åtgärd G.
K – Manuell mätning i förråd vid behov. Åtgärden är lätt att genomföra förutsatt att förrådet har tid. Effekten är låg med hänsyn till utjämning av avropsprocessen, men den kan påvisa ifall leveranser till packning måste förbättras.
L – Ny utformning av specialflödet. Denna åtgärd förutsätter att åtgärd J genomförs. I sådana fall leder den till bättre planering för packningen med minskad risk för ändring av datum och främst jämnare materialflöde som följd. Eftersom en liknande lösning finns idag anses genomförbarheten vara hög, men effekt och genomförbarhet minskar på grund av risken med
Kapitel 9 – Utvärdering
162
att hantera plocklistor manuellt. Likt för åtgärd J ökar effekt och genomförbarhet om åtgärden införs i kombination med åtgärd G.
M – Kontroll att material är förrådslagt. Åtgärden innebär visst administrativt arbete för projektstöd, men genomförbarheten anses vara generellt hög. Med hänsyn till att mycket onödig tid kan sparas in för förrådet samt att åtgärden kan generera en signifikant kostnadsbesparing anses effekten vara hög. Dock fungera det inte för samtliga avrop, vilket drar ned effekten något.
Arbetssätt förråd – Röd färg
N – Arbete för minskat strul. Bedömningen av genomförbarhet för denna åtgärd är mycket svår då det finns aspekter som att det inte går att påverka systemleverantörernas arbete fullt ut eller att det är högt tryck på förrådet och det kan vara svårt att finna tid till att leda förbättringsarbete. Åtgärden kan också innebära mindre saker, som exempelvis dokumentation av strul som är lättare att göra. Generellt anses åtgärden dock ha en lägre genomförbarhet. Effekten anses däremot vara hög då det finns potential att minska mycket övertid och stillastående arbete, även om det är svårt att bedöma även denna.
O – Införa muntlig överlämning. Åtgärden är lätt att genomföra, men effekten kan diskuteras då packningen ska byta lokaler och leveranser till packningen därmed kommer att förändras. P – Förmedling av nytt datum till Centrum. Denna åtgärd anses ha relativt hög effekt då sannolikheten för samleveranser till packningen ökar och materialflödet därmed kan utjämnas. Effekten påverkas något på grund av att det kan vara lätt att glömma att skicka ett mejl. Däremot tar det inte så mycket tid och görs till viss del redan idag.
Q – Atlas-märkning i förrådet. Genomförbarhet påverkas negativt då märklapparna inte kommer ut i plockordning och att det finns en viss ovilja till att införa märkningen samt att förrådet har hög belastning redan. Effekten är diskuterbar då packning inte gör märkning idag, men om de hade gjort det minskar den totala tiden för materialets hantering i avropsprocessen. Om det dessutom går att få ut märklapparna i plockordning blir både tids- och kostnadsåtgång mycket mindre, vilket leder till både högre effekt och högre genomförbarhet. Därmed finns det potential att kunna förflytta åtgärden till den övre högra rutan.
Otydliga triggers – Lila färg
R – Packning ber om platslista. Effekten av denna åtgärd är inte särskilt stor mer än att det blir något mindre kommunikation mellan projektstöd och packningen. Genomförbarheten anses dock vara hög, speciellt med tanke på att det redan görs idag.