Otydlig process för aktiviteten avrop

Under kartläggningen har det framkommit att flera operationer agerar på ett visst sätt efter hur de tror att avropsprocessen går till, vilket sedan har visat sig inte riktigt vara överensstämmande med verkligheten. Detta gäller speciellt när avropen görs och flera aspekter påverkar ojämnheten i främst informationsflödet, men i förlängningen även i materialflödet.

Det första som kan tas upp är den input som kommer från packningen i form av klartecken till projektstöd att göra avrop, se Figur 25 nedan. Detta flöde har uppstått då det funnits problem med att packningen har en begränsad yta som de kan hantera gods på och projektstöd vill försäkra sig om att de har möjlighet att ta emot material som de gör avrop på. Avrop ska annars göras innan packveckan enligt tidplan.

Figur 25 - Förstoring av problemflöden för inväntade klartecken innan avrop.

Det har framkommit att det är projektstöds uppfattning att packningen inte vill att de ska göra avrop innan de har sagt att det är okej, men faktum är att detta flöde är helt onödigt. Packningen har kontinuerlig kontakt med förrådet där de prioriterar om datum för olika leveranser och kan på så sätt undvika att för mycket material levereras. Det finns alltså ingen anledning att projektstöd ska vänta med att göra avrop om komplett material till en huvudgrupp har kommit hem. Det resulterar endast i att flödet av avrop stoppas upp hos projektstöd, som dels skapar en onödig buffert hos dem och dels skapar slöseri i form av väntetid. Klartecknet

Kapitel 7 - Orsaksanalys

113

från packningen är en onödig trigger för avrop och projektstöd blir på så sätt en flaskhals som är omotiverad och som skapar ett högre tryck på förrådet när de väl börjar göra avropen.

Projektstöd uppfattar som sagt att det är packningens önskan att de avvaktar tills packningen hör av sig, men då detta inte är nödvändigt delas inte denna uppfattning helt och hållet av packningen. Känslan som framkommit under intervjuer med packningen är att det inte reflekterats över varför det skulle vara nödvändigt att de ger klartecken. Klartecknet skulle från packningens sida fungera som ett sätt att se till att inte för mycket material kommer till deras yta, men vid påpekande att de ändå styr detta via förrådet ansågs klartecknet till projektstöd onödig. Dock sker det på rutin att de stoppar flödet om det inte passar eftersom att projektstöd ändå frågar efter det. Förväntningarna som projektstöd har, att packningen ska höra av sig, infrias alltså inte, utan de får själva ta upp frågan med packningen. Att denna input, som även fungerar som trigger för projektstöd att göra avrop, finns skapar endast ett ojämnt informationsflöde av avrop eftersom flödet stoppas medan projektstöd inväntar klartecknet. Diskussionen ovan berör hur arbetet utförs inför avrop, men det har även identifierats orsaker som ger ojämnt flöde vad gäller hur själva avropen utförs. Innan projektstöd gör avrop måste de kontrollera att materialet är hemkommet. De har hittills haft uppfattningen att när de, via den kontroll som de gör i SAP, får besked om att material är hemma, så är materialet förrådslagt. Förrådet har dock under kartläggningen påpekat att så inte är fallet. I själva verket så gör projektstöd avrop när material endast är godsmottaget, se Figur 26 nedan. Vid närmare undersökningar har det också framkommit specialfall där avrop kunnat göras där material inte ens är godsmottaget, det vill säga inte i Finspång överhuvudtaget.

Figur 26 - Förstoring av problemflöde att avrop sker innan material är förrådslagt.

När avropen görs innan material är förrådslagt stoppas flödet upp i förrådet eftersom de inte kan skriva plocklistor som innehåller material som bara är godsmottaget. Dessutom syns inte detta i SAP förrän ett visst antal steg genomförts i processen att skriva ut listorna och förrådet lägger alltså ned onödig tid varje gång de får en lista som de påbörjar att skriva ut, men som inte kan avslutas. Med tanke på att det sker dagligen att plocklistor som ska skrivas ut innehåller material som inte är förrådslagt är det ett tydligt slöseri i förrådet.

Kapitel 7 - Orsaksanalys

114

Vid de tillfällen förrådspersonalen får problem med utskrift av listor, så avslutas aktiviteten och de avvaktar en eller ett par dagar för att sedan prova igen. Det kan alltså variera hur lång tid flödet stoppas upp och hur mycket slöseri av tid som läggs ned. Godsmottagningen har haft problem med inlagringssystemen och intyg som saknas, vilka krävs för att lagra in material, varför material kan ligga godsmottaget men inte förrådslagt en längre tid. Detta påverkar alltså hur lång tid det tar att starta flödet igen.

Oavsett hur lång tid det tar att invänta att materialet blir förrådslagt så att plocklistorna kan skrivas ut, så stoppas flödet av avrop upp i förrådet på grund av detta. Förutom att avropsprocessen inte kan flyta på som den ska, undrar projektstöd vad som händer med deras avrop. De förväntar sig att det avropade materialet ska plockas inom en snar framtid och de kontrollerar detta via SAP för att säkerställa att det görs. När det inte dröjer lägger de ner tid på att kontakta förrådet för att snabba på processen, vilket alltså inte är möjligt. En bidragande orsak till att detta har kunnat fortgå är att förrådet inte har kommunicerat de problem som har uppstått med projektstöds avrop.

En annan sak som identifierats som en orsak till ojämnt flöde med hänsyn till hur avropen utförs berör hur datum för plockning sätts. När projektstöd gör avrop fyller de i dagens datum, eftersom de vill att plockningen ska utföras så snabbt som möjligt. Systemet är dock inte uppbyggt att fungera så egentligen. Som SAP är byggt borde de skriva in det datum när det avropade materialet senast måste vara packat. Systemet genererar sedan utifrån det bakåt en plocktid och en packtid, med en ledtid på tre dagar för både plockning och packning tillsammans. När de sätter dagens datum kan inte detta göras, då plockdatum i så fall skulle bli ett redan passerat datum. Istället utförs genereringen av datum framåt så att infört datum blir plockdatum, och datum då materialet senast måste vara plockat och packat enligt systemet blir satt tre dagar framåt i tiden. På så sätt gör systemet att det blir som projektstöd tänkt sig, men då detta är fel sätt uppstår problemet med att det inte är korrekt plockdatum som genereras och förrådet får för kort ledtid ändå.

Om förrådet ligger i fas med plockningen borde det räcka med en dags framförhållning från projektstöds sida. Det vill säga att när ett avrop görs och plocklistan genereras i förrådets kö ska plockdatum vara satt till tidigast dagen efter. I dagsläget, bland annat med hänsyn till att det ofta är problem med de system som förrådet använder sig av, vill dock förrådet ha minst två och gärna tre dagar på sig att utföra sina uppgifter. Inget utav fallen inträffar idag eftersom plockdatumet är satt till samma dag som listan genereras i plockkön och det fortsatta flödet i avropsprocessen tar längre tid än beräknat från projektstöds sida. Dessutom blir det en bieffekt av att projektstöd sätter dagens datum som plockdatum i form av att förrådet inte kan mäta hur väl de plockar i tid på ett rättvisande sätt.

Något som påverkar att förrådets behov av projektstöds framförhållning inte uppfylls är att förrådet inte har kommunicerat sitt behov av ledtid på ett bra sätt. Förrådets uppfattning är att de har meddelat ledtidsbehovet till samtliga berörda parter, men trots det har inte övriga

Kapitel 7 - Orsaksanalys

115

funktioner samma uppfattning om behovet. Trots att förrådet upplever att projektstöd inte tar hänsyn till deras behov av tid har de inte heller tagit upp frågan igen och eftersom projektstöd inte fått veta att de idag ger förrådet för kort tid, har inte heller de aktivt frågat efter förrådets ledtid, utan tror att deras arbete genererar ett smidigt arbete för efterföljande operationer. Det som diskuteras ovan som en orsak till det ojämna flödet är alltså att en hel del onödig tid läggs ner här också. Förrådet lägger ner onödig tid på att försöka skriva ut de plocklistor som inte går att skriva ut och projektstöd lägger ner onödig tid på att hålla ordning på om förrådet plockar ut det som har ropats av till det datumet som är satt. Förutom detta innebär de felaktigt genererade datumen att ledtiden för förrådet blir för kort vilket skapar onödigt hårt tryck på deras verksamhet.

Även om projektstöd tar förrådets ledtid i beaktande när de gör avropen så kommer inte korrekt plockdatum att generas i alla fall. Detta då tanken är att projektstöd ska skriva det datum som materialet senast ska vara packat och SAP ska generera plockdatumet tre dagar bakåt i tiden. SAP kapar i sådana fall den eventuella extra ledtid som projektstöd lägger in när de sätter plockdatum. Eftersom att fel plockdatum genereras har ett avvikande flöde skapats där packningen sätter nya korrekta plockdatum, vilket har identifierats i kartläggningen och kan ses i Figur 27 nedan.

Figur 27 - Förstoring av problemflöde att packningen sätter nytt plockdatum.

Datumet på plocklistorna är trigger för förrådet att utföra sina aktiviteter, men då det datumet är felaktigt i förhållande till när packningen behöver materialet triggar den vid fel tidpunkt. På grund av detta har det avvikande flödet med plocklistorna till packningen skapats. Packningen sätter det nya datumet så att det passar med deras planering för packning av material och detta datum fungerar sedan som trigger för förrådets aktiviteter. Även om denna lösning till stor del fungerar bra, så ökar ledtiden från det att förrådet har fått plocklistan tills att de kan utföra sina aktiviteter. Att felaktigt datum finns på plocklistorna i förrådets kö stoppar alltså upp flödet och den extra rundan via packningen, som görs för att rätt plockdatum ska genereras, blir en tillfällig lösning på detta. Om rätt datum sätts av projektstöd från början kan detta avvikande flöde tas bort.

Kapitel 7 - Orsaksanalys

116

Enligt packningen fungerar denna lösning bättre än när förrådet levererade material utifrån dagens datum som projektstöd sätter. Även förrådet tycker att det fungerar bra och, trots att ledtiden för förråd inte har kommunicerats direkt, får de listorna i tillräckligt god tid för att utföra sina aktiviteter. Däremot upplever förrådet att det inte fungerar så bra vid de tillfällen när packningen ändrar datum efter det att de lämnat listorna till förrådet för plockning. Packningen prioriterar om i sitt packschema beroende på om maskiner ska lagras eller om det blir bråttom med maskiner som innebär böter om de inte är färdigpackade vid ett visst datum. Detta leder till att de kan ändra datum som de själva satt med kort varsel. Ibland så pass kort varsel att plocken redan påbörjats, och i de fallen tar inte förrådet tillbaka materialet utan ställer det på en plats där packningen själva får hämta det när de behöver. När detta händer stoppas materialflödet från förrådet och det finns ingen tydlig trigger för när flödet ska starta igen. Det förekommer också att packningen ändrar datumet med kort varsel men att förrådet inte har börjat plocka än. Detta stör förrådets planering och skapar ojämnheter i förrådets arbetsbelastning.

Flödet med datummärkningen som går via packningen är en form av överarbete eftersom projektstöd egentligen ska göra detta korrekt. Det är dock nödvändigt att göra för att material ska levereras till packningen vid rätt tidpunkt. Orsaken till det ojämna flödet är alltså att projektstöd inte kan sätta korrekt datum från början. Det beror dock på att de inte vet när packningen vill ha materialet. Som tidigare diskuterats finns det en viss styrning från packningen angående när projektstöd ska börja göra avrop, men det berör inte detaljplanering för varje avrop. Denna styrning är dessutom, som redan konstaterats, onödig när packningen ändå styr plockdatum via förrådet. Även om roten till orsaken ligger i hur projektstöd utför avropen är det packningen som blir flaskhalsen i och med att det är de som styr start och stopp av materialflödet och därmed i förlängningen vilket datum plocklistorna ska ha.

Alltså uppstår orsaker till det ojämna flödet dels när ledtiden förlängs i och med den speciallösning som skapats mellan packning och förråd där det nya datumet ska meddelas, dels uppstår problem i förrådet när datumen ändras med för kort varsel då för kort ledtid ges. Detta tillsammans med de orsaker som framkommit ovan bidrar till Ishikawadiagrammets tredje ben som kan ses i Figur 28 nedan.

Ojämnt informations- och materialflöde Bristande avropsmöte

Otydlig process för avrop Material kommer sent

Felaktigt datum Packningen ändrar datum

Avrop innan material är förrådslagt

Extra trigger från packning för avrop

Otydligt förmedlat vem som ansvarar för vad

Avropsmötets vikt är dåligt förmedlat

Problem med flöden utförda innan avropsprocessen Bristande feedback

Figur 28 - Ishikawadiagram med ett tredje ben tillagt.