Principiellt innebär en attest att den utgift eller åtagande attesten avser är berättigad för organisationen ur alla synpunkter, vilket bestyrks av styrelsen, förbundsdirektören eller av en person som av förbundsdirektören tilldelats befogenheter att attestera enligt denna instruktion.
Delegationsordningen inom GR ger riktlinjerna för denna attestinstruktion. I denna bestäms att ansvaret för förbundets löpande verksamhet åvilar
förbundsdirektören. I viktiga frågor samråder förbundsdirektören med styrelsens ordförande.
Vidare har avdelningscheferna inom respektive avdelning ett heltäckande resultatansvar innefattande bl.a. produktion, kvalitet,
bemanning/sysselsättning, utbildning/utveckling, ekonomi och marknads-föring/information.
Förbundsdirektören har befogenhet att fatta beslut om investeringar och kostnader inom ramen för den av förbundsstyrelsen fastställda
verksamhetsinriktningen.
Förbundsdirektören fastställer attestordningen. Förbundsdirektören bör delegera attesträtt med syftet att uppnå så smidiga administrativa rutiner som möjligt. Denna delegering förutsätter dock att avdelningschef regelbundet följer upp den ekonomiska utvecklingen mot verksamhetsinriktning och budget samt att den ekonomiska rapporteringen håller en hög kvalitet.
Investeringar och kostnader som ligger utanför ramen för
verksamhetsinriktningen eller av exceptionell eller principiell art beslutas av styrelsen.
Är attestberättigad bortrest eller frånvarande så länge att rutinflödena stannar upp skall attesträtten delegeras till en lämplig ställföreträdare. Fakturor hanteras i Fakturaportal, som regleras av attestordningen. Attestberättigad får information när faktura inkommit, påminnelse om att den snart förfaller till betalning och dagen innan den förfaller eskalerar fakturan till närmaste chef. I sista hand eskalerar fakturan till förbundsdirektör och Administrativ chef för bedömande av attest.
Handskriven attest tecknas antingen med full namnteckning eller genom särpräglad signatur, attest i Fakturaportal tecknas via inloggning, attestering och signering med användarnamn och lösenord.
Göteborgsregionens kommunalförbund
10 (16)
A. Förbundsdirektören attesterar
1. I de fall då beloppsgränser i attestordningen överskrids, men ligger inom ramen för verksamhetsinriktningen.
2. Kostnader avseende medarbetare som rapporterar till förbundsdirektör. 3. Förbundsdirektören har rätt att attestera även övriga utbetalningar i den
mån inte hinder möter på grund av föreskrift i attest- och
utanordningsreglemente, instruktion för förbundsdirektören eller denna instruktion.
4. Förbundsdirektören får uppdra åt annan befattningshavare inom kommunalförbundet att attestera. Sådant uppdrag får dock inte avse utbetalning, som upptagits under punkt 1 och 2 ovan och ej heller den attesträtt som tillkommer förbundsdirektören enligt 5§ i attest- och utanordningsreglementet.
B. Reseräkningar och representation
Attest skall alltid göras av närmaste chef.
C. Leverantörsfakturor
Leverantörsfakturor attesteras alltid av avdelningschef eller person med attestdelegation. Avdelningschef ansvarar för att fakturor redovisas på rätta konton.
D. Tidrapporter
Attest skall alltid göras av närmaste chef.
E. Utbetalningar
Alla utbetalningar skall följas av vidhängande betalningsjournal där hänvisning finns till attesterad faktura eller liknande.
Betalningsjournalen kontrolleras av en anställd på ekonomienheten, och därefter signeras betalningen digitalt av ytterligare två anställda på ekonomienheten, i förening. Se även separata riktlinjer för medels-förvaltningen.
F. Bokföringsorder
Manuella bokföringsorder utfärdas och registreras av ekonomienheten utan föregående attest.
Göteborgsregionens kommunalförbund
11 (16)
G. Offerter till och avtal med kund
Avdelningschef attesterar om det ligger inom verksamhetsinriktningen, såvida det ej anges att firmatecknare ska underteckna.
Göteborgsregionens kommunalförbund
12 (16)
RIKTLINJER FÖR MEDELSFÖRVALTNINGEN INOM
GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR)
Omfattning
Riktlinjerna för medelsförvaltningen avser att reglera förvaltningen av det likvida kapital som Göteborgsregionens Kommunalförbund (GR) disponerar. Finansiella frågor som inte behandlas i föreliggande riktlinjer skall hänskjutas till styrelsen för avgörande.
Syfte
Syftet med dessa riktlinjer är att ange ramar för medelsförvaltningen, reglera det finansiella risktagandet samt säkerställa att uppföljning och kontroll av medelsförvaltningen kan ske på tillfredsställande sätt.
Riktlinjerna bör med tanke på förändringar som sker på marknaderna ses över varje år, dock senast till styrelsens novembermöte.
Målsättning
Målsättningen är att med bibehållen hög säkerhet säkerställa en god avkastning på GR:s likvida kapital.
Behörighet
Styrelsen skall inom ramen för sitt uppdrag utse stämmoombud och ha uppsikt över de företag i vilka GR är engagerat och kan:
a) uppta lån, ingå borgen och utställa kapitaltäckningsgaranti till ett sammanlagt belopp av 10 Mkr,
b) lämna lån till ett sammanlagt belopp av 10 Mkr,
c) besluta om kapitalförstärkning genom nyemission, ägartillskott eller på annat sätt till ett sammanlagt belopp av 10 Mkr.
Förbundsdirektören är ansvarig för kommunalförbundets medelsförvaltning. GR:s administrativa chef svarar inför förbundsdirektören för genomförandet av dessa riktlinjer. Detta innebär i praktiken att ekonomienheten köper och säljer värdepapper och andra placeringar inom riktlinjernas ram efter bedömningar av GR:s behov och marknadens situation.
Göteborgsregionens kommunalförbund
13 (16)
Förbundsdirektören beslutar om avtal med bank/kreditinstitut efter förslag från administrativa chefen.
Finansiella risker mm
Placering av likvida medel får endast ske i finansiella instrument med mycket hög säkerhet och god likviditet. Vilka motparter som accepteras samt högsta belopp per kategori och motpart framgår enligt nedan under rubrik –
”finansiella instrument – högsta belopp per kategori och utgivare”.
Ränterisken begränsas genom att den genomsnittliga räntebindningen
(duration) på placerat kapital inte bör överstiga 18 månader. En jämn förfallostruktur skall eftersträvas.
Räntebindningen på kort upplåning får inte överstiga tolv (12) månader. Vid lång upplåning skall kompletterande riktlinjer utfärdas.
Kassalikviditet i form av betalningsberedskap bör normalt uppgå till 20 miljoner kronor (två månaders betalningsberedskap). För belopp därutöver skall bedömning göras om placering skall ske. På detta sätt stävjas
likviditets-risken.
Kortfristigt behov av placering och upplåning skall i första hand tillgodoses genom utnyttjande av checkräkning. Avtal om checkräkning skall tecknas med bank/kreditinstitut. Avtal skall också finnas för övriga banktjänster såsom t ex koncernkonto (inkl förmånskvittning) och betalningsförmedling.
Avtal om checkkredit m m får träffas med Göteborgs kommuns koncernbank. Bästa möjliga villkor avseende lån, placeringar och övriga finansiella tjänster skall uppnås genom upphandling i konkurrens.
Valutarisk skall undvikas genom att all exponering vid placeringar sker i
svensk valuta. Eventuella placeringar i utländsk valuta skall således omgående valutasäkras.
I syfte att undvika valutarisk eller ränterisk får s k derivatinstrument användas för att justera risken i underliggande exponering (ex placering eller lån). Användning av derivatinstrument skall beslutas av förbundsdirektören i samråd med ekonomienheten. Motparter i derivatavtal skall ha hög
kreditvärdighet, dock minst A- hos kreditvärderingsinstitutet Standard & Poor´s alternativt A-3 hos Moody´s.
Göteborgsregionens kommunalförbund
14 (16)
När utgivare har fått olika rating av kreditvärderingsinstituten gäller det kriterium som är högst.
För att minimera kreditrisken skall vid nedgång i kreditvärdighet (rating) hos utgivare av värdepapper som ingår i GR:s portfölj bedömning göras om GR skall sälja det aktuella innehavet.
Rapportering
Administrativa chefen ansvarar för att ekonomienheten skall fortlöpande rapportera till förbundsdirektören.
En gång per år skall förbundsdirektören rapportera den finansiella situationen till förbundsstyrelsen.
Dessa rapporter skall redovisa: likviditeten
placeringsportföljens struktur och åldersfördelning det finansiella resultatet för perioden/året.
Göteborgsregionens kommunalförbund
15 (16)