201 5 - 0 5 - 08 förbundsstyrelsen till sammanträde med Handlingar

Handlingar

till sammanträde med

förbundsstyrelsen

2015-05-08

Göteborgsregionens kommunalförbund

Dnr: 14-90.020 Styrelseärende 1

2015-05-08 Till förbundsstyrelsen

Förslag till årsredovisning för GR avseende år 2014

Omsättningen i GR uppgick under 2014 till 375,2 mkr, varav 42,7 mkr har finansierats genom årsavgifter till GRs verksamhet, 27,5 mkr i årsavgifter för vidaretransfereringar till andra regionala organisationer och 305 mkr i övriga intäkter.

Bedömningen är att underskottet för 2014 på -3 972 kkr inte behöver återställas, med åberopande av synnerliga skäl, vilka utgörs av att GR har ett tillräckligt stort eget kapital i förhållande till sitt uppdrag och därmed är väl konsoliderade.

Den sammanställda redovisningen för GR och dotterbolagen visar ett resultat på 13,2 mkr och en omsättning på 674,4 mkr. För Gryning Vård AB, där GR äger 54 %, är resultatet 17,1 mkr. För det helägda bolaget ISGR AB är resultatet 0 mkr.

Förslag till beslut

Förbundsfullmäktige föreslås fastställa föreliggande årsredovisning för GR för år 2014 huvudsakligen innefattande verksamhetsberättelse, förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och

finansieringsanalys.

Förbundsstyrelsen föreslås översända årsredovisningen till medlemskommunerna för kännedom

Göteborg 2015-04-13

Helena Söderbäck

--3

pwc

Till Förbundsdirektören Helena Söderbäck Göteborgsregionens kommunalförbund Box 5o73

4o2 22 Göteborg

31mars 2015

Rapport avseende revisionen 2or.4

Vi har granskat bokslutet för Göteborgsregionens kommunalförbund avseende räkenskapsåret 2014.

Iakttagelserna från vår granskning har sammanfattats i bifogad rapport och diskuterats med

Haris Huric. Till rapporten har även dotLerbolagens rapporterbilagts.

Om ytterligare förtydligande önskas står vi givetvis till förfogande'

Med hälsning

/

Lönnbratt Samuel Meytap

Auktoriserad revisor

gunilla.loennbratt @ se.pwc.com

teloto-zrgtz76

Kopia:

Jonas Ransgård, Styrelsens ordförande

Anette Arnell, Verksamhets chef Administrativ Service

Haris Huric, Ekonomiansvarig

Förtroendevalda revisorer samt deras biträde

Auktoriserad revisor

samuel.meytap @se.pwc.com

tel oro-zrz 6oT6

i

I

pwc

Göteb

orgsregionens

Kommunalförbund

PM

beträffande granskning

av

z,ot4 års

bokslut

(belopp i tkr där ej annat anges, belopp inom parentes avser föregående år)

1

Inledning

Efter granskning av förbundets räkenskaper sammanfattar vi i denna rapport väsentliga iakttagelser i fråga om förbundets resultat och ställning.

Vår rapp ort innehåller följ ande huvudavsnitt ;

z

Sammanfattning

av

2ot4

års

revision

Revisionen har genomförts enliS upprättad revisionsplan baserad på risk och väsentlighet. Några ej beaktade synpunkter avväsentlig karaktär på resultat- och balansräkningen eller på årsredovisningen i öwig-t föreligger eì.

B

Väsentliga händelser/iakttagelser vid

årets

revision

8.1

Från och med zor4 tillämpar GRs dotterbolag K3 för upprättande av årsredovisningar. Den enda effekt K3 har medfört på resultat och balansräkning är att avskriwingar på byggnader

i

i

I

pwc

Vid konsolidering av Gryning Vård AB (ägarandel S+%) tillämpas från och med zor4 proporLionerlig konsolidering.

Jämförelsesiffror har omräknats i enlighet med nya redovisningsprinciper.

3.1. Projektredovisning

Projekt Luftvårdsprogrammet hade ett överskott pä ca I,6 mkr för 2013. Av dessa

tillgodogjorde sig GR ca 0,7 Mkï 2013 till övrig verksamhet inom GR, vilket motsvarar den del som GR haft betalningsansvar för. Vid vår stickprovsgranskning av projekt 2014har vi tagit del av underlag som visar på att de medlen som hör till programmet skall hållas särskilda

från GRs egen ekonomi. Beroende på hur man tolkar detta så bör GR eventuellt betalatillbaka

det belopp som GR tillgodogjorde sig 2013. Vi rekommenderar därför GR att styrgruppen för Luftvårdsprogrammet bör utreda hur eventuella överskott skall hanteras. GR bör utreda om medlen fran 2013 har hållits åtskilda på konekt sätt eller om eventuell

återbetalningsskyldi ghet foreli gger.

4

Resultaträkningen

4.L

Resultatutveckling-

koncernen

Från zor4 har bolaget gått över till att tillämpa proportionelig metod. Jämförelsesiffoan för zor4är omräknad. Ären zoog-zotzàr inte omräknade.

&

20L4 2O13 20L2 2()11 201() 2()o9

Verksamhetens intäkter 6z+ s9z 668 88s z8q z8o 8¿8 Ssz z6t 273 6rq gzq Verksamhetens kostnader -6s+tzz -662 s6s -zz6 6q8 -8gr or¿ -zzz 9gs -ss6zzs

20 zLO 6 srg 8 s8z rz 8s8 s8 ¿98 zz 6oo Avskrivningar -6 zz¿ -5 203 -5 977 -4 512 -e,6e,¿ -379r tg +s6 r 116 z 6os tgp,6z saSoq 18 8oq

Finansnetto s38 r zl8 r 6rq gzSz 6t6 2q4

t4?74 2 550 4 zt9 t6 6¿¿ ?E 420 19 103

Inkomstskatt -1 lqq q48 r 8ss -4398 -8 688 -4 427

Minoritetsandelar 2 457 -s 625 -to 6tt -6 979

13 174 3 502 8 ç28 6 6zt 16 rr8 8 6sz

-}

p,wc

4.2

Resultatutveckling

GR

Resultatutveckling GR

_-

S

Balansräkningen

-

GR

5.1

Immateriella

anläggningstillgångar

6

(8 86o)

Programvara 6zzz 8 86o

S:a 6tgz 8 86o

Balansposten avser aktivering av utveckling av Indranet

_-

programvara är avstämd mot anläggsregister och skrivs av på tre år.

S.z

Materiella

anläggningstillgångar

(7oL)

2OL4-L2-3r 2o13-12-31

Inventarier 459 701

S : a materiella anläeerrinestilleånear ¿.Fq 70L Balansposten är avstämd mot anläggningsregister, sticþrov har tagits på inköp och

fcirsäljningar/utrangeringar genomförda under 2014 utan anmärkning. Inventarierna skrivs av, beroende på typ av inventarier, på _{S, 5,T} eller ro år.

S.B

Finansiella anläggningstillgångar

8o5

(r8

8oS)

&

201.4 2o13 2012 2047. 2()1() 20O9

Verksamhetens intäkter 375 zt8 S84t6t grr r8S 969 oor 293 396 r84 o88 Verksamhetens kostnader -gzz zt6 -t8+6sz -300 123 *6¿tqz -z8q:lr -r8r 8o7

-1 998 -491 rr o6o _48o9 4 065 zz9t

Avskrivningar -24q4 -r 8r¿ -1 023 -1 oqs -t t¿6 -r r8s -4492 _{-2 305} Lo o37 ₃ 714 2 9L9 r o98

Utdelning från dotterft g _{3 629}

Finansnetto 520 r ro8 L 25.L 2 0\7 404 z6o

-3972 - troT 14947 r78l- 3 323 1 ₃₅₈

-l

pwe

20]'4-L2-31 20a3-L2-3t

Aktier i dotterbolas r.8 7so r8 zgo

Aktier öwiea bolas 75 7E

Fordran hos koncern

S : a Finansiella anlässxinsstillgångar rB 8os r8 8os

Aktier i dotterbolag avser innehav i Göteborgsregionens Internationella skola AB, ISGR (roo %) + 6oo tkr samt G4ming Vård AB (S+ %) 141'29 tkr. Bedömningen är att något

nedskrivningsbehov ej föreligger då bokförda värden mer än väl motsvarar substansvärdet i respektive bolag.

Akter i öwiga bolag avser en mindre aktiepost (tS%) i Göteborg & Co Träffpunkt AB.

5.4

Lager & Pågående arbete

I

_{o12 (3 353}

)

2ot4-12-3L 2o1,3-42-3L

Laeer avseende läromedel 92 r8g

Påeående arbete & påsående p¡oiekt 7 q20 3 170 S:a Laeer &oåsående arbete 8 orz 3 Rs3

Lager avseende läromedel (skolböcker) avstämt mot lagerlistor.

Pågående arbete & pågående projekt avser de pågående projekt där per 3r december 2ot4 dar

mer kostnader är upparbetade än intäkter. Genomgång av pågående projekt har gjorts med avseende på existens, värderingsprinciper och bedömning av eventuellt nedskrivningsbehov.

5.5

Kortfristiga

Fordringar

866 (+o

20L4-12-3L 2O13-12-31

Kundfordringar 74 949 tt 66ç

Förutbetalda kostnader & upplupen intält 3 527 t8 6sz

Skattefordran o 69

Owiea kortft istiea fordrinear 3 3qO 4t8t

S : a Kortfristiea fordrinsar 8r 886 ao ¡i47

Kundfordringar är avstämda mot kundreskontran. Betalningsuppföljning, periodiseringstest

samt åldersanalys genomförd utan några noteringar.

Avseende förutbetalda kostnader och upplupna intäkter har alla väsentliga belopp stämts av mot underlag eller fakturor. De största posterna är hyror ca Lgt6 tkr. Föregående år

I

pwe

redovisades upplupna intäkter EU- projekt om ca t5 o67 tkr. Motsvarande post finns inte

i

år.

öwiga kortfristiga fordringar avser i huvudsak fordran på skattekonto om 2 645 tkr samt

kommunmoms om _7t6tk<r.

5.6

Likvida

medel

_5z

670

2o1"4-r2-31 2O13-L2-31

Kassa &bank rz 6zo 74 E7F

S:a Likvida rnedel sz 6zo 7¿.47Ë

Samtliga poster har stämts av mot engagemang och eventuellt upplupna räntor har kontrollberäknats.

Kassa och bank, samtliga balansposter har stämts av mot engagemang från bank eller kontoutdrag (rikskuponger och plusgiro) utan några noteringar.

Ett avbani¡kontona är ett underkonto mot koncernbanken där Göteborgs Stad är

huvudkontoinnehavare. Saldot på detta konto har bekräftats via mail av Göteborgs Stad.

5.7

Bget

Kapital

₄₅

_{(+g Zog)}

Ärets resuitat uppgår _{till -S}

_97ztk.

S.8

Avsättningar

o(t

r.4z)

2Ot4-12-3t 2o13-12-31

Avsättnine pension 1 t42

S:a avsättnins LI/12

Avsättning zor3 avsåg pensionsavsättning enligt avtal till fd förbundsdirektör som aviidit under året varmed avsättningen har återförts.

20L4-1.2-31" 2o13-12-31

Balanserade vinstmedel 4q 70q ço 8rz

Arets resultat _*912 - ttoT

S:a eset kapital aszt8 49 709

I

pwc

5.9

Kortfristiga

skulder

tzz

8o9

ggo)

2oa4-1.2-3L 2o13-12-31

Leverantörsskulder ts, z6¿ tz oz8

Upolupna kostnader & förutbetalda intäl<fer 66 qs6 25 0go Påeående arbete & påsående proiekt zsBzg L7 15.2

Skulder till koncernbolag 3 196 4 s83

Skatteskulder 133

Ovriea korrfristiga skulder rq 88r zz o9z

S : a Kortfristisa skulder r.zzSog q5 ggo

Leverantörsskulder har stämts av mot reskontra och periodiseringskontroll har genomförts

utan anmärkning.

Upplupna kostnader & förutbetalda intäkter består av ett antal delposter bl a

Lönerelaterade kostnader Upplupna kostnader Förutbetalda årsavgift er

öwiga förutbetalda intäkter Outnyttj ade proj ektmedel

Förskott från kund Summa B zS6 tkr 8 _Zqztla 35 5oo tkr S 475tkr 7 941tw 542 tkr 66 +56 tl<r

Pågående arbete & pågående projekt avser de pågående projekt per den _3r december 2ot4

däiintäkterna är störie än de upparbetade kostnaderna är. Genomgång avpågående projekt

har gjorts sticþrovsvis med avseende på existens, värderingsprinciper och bedömning av eventuellt nedskrivningsb ehov.

Skulder koncernbolag avser skulder till ISGR om g lb8 tkr samt skuld till Gryning om totalt gB _{tkr, total} skuld g 196 tkr.

Öwiga kortfristiga skulder avser främst uppbörd av källskatt och sociala avgifter om 1,7 Mkr, Mornsskuld om 9,2 mkr samt överskott från projekt om g,2 Mkr. GR har i samråd med

bidragsgivarna kommit överens om hur överskotten skall hanteras. Antingen genom

återbetilning eller att de kvartstår hos GR för framtida projekt. Samtliga poster är avstämda

mot proj ektredovisning.

&

I

pwc

6

Koncernredovisningen

6.t

Dotterbolag

Gryning Vård AB bedriver verksamhet inom familjehems vård, öppenvård, LSS-boende och asylboende samt behandlingshem för barn, famiijer, ungdomar och vuxna missbrukare. Bolaget ägs av _{GR (med 54 %)} öwiga delägare är kommunalförbunden i Fyrbodal, Skaraborg och Sjuhärad.

Omsättningen för fu zot4 uppgick till ₄₆₂ mkr och resultatet efter finansnetto _33,9 mkr.

För rapport från granskning av intern kontroll och förvaitning samt bokslutsgranskning, se

bilaga z och 3.

6.t.2

Göteborgsregionens Internationelia skola AB

_-

grundskola årskurserna r-9, fristående förskola samt fristående internationell skola. Skolan hade i genomsnitt _{ca 916} elever. Omsättningför zot4 uppgick till roz mkr och resultatet för zor4 uppgår till o,o mkr.

För rapport från granskning av intern kontroll och förvaitning samtbokslutsgranskning, se bilaga 4 och 5.

7

Synpunkter

på

GR:s

löpande redovisning

och

förvaltning

Synpunkter på förbundets iöpande redovisning och förvaltning har lämnats i särskilt upprättat PM under hösten zor4 (bilaga r).

Göteborg den _3r mars 2o1S

'/*

unilla Lönnbratt Auktoriserad revisor

Samuel Meytap Auktoriserad

-ü.

pwe

GÌitehorgrsr

g

íonens kornmun,u|frirbund (GR)

Lägesrapport

nd'e

rekorn¡nenüationer

till

fürstärlüing

oth €ffiBktiviãering

av

interm

kontrolt,

väsentliga

rcd.ovirninglr

oeh revisionsfrågor

samt

delårsbokelut

Vi haf nnder hðstea âol4 genomfärt förberedande granskniug av slirrels*ns och färbun.dsdirektärens fürv¡,ltning, tlen inlerna kontrollen och den lôpande redovisningen frir GR fi5r perioden fram till den _3r augusti 2014.

ffiet

Vår granslning har bland annat omfattat system och processer für:

.

r

.

.

.

.

I sarnh¡rnd med vålr granskning har vi gjort vissa noterlngar ncb iakttageker där ütgärder rknlle kunna fiirs6rkã och effektlvinera dan intnrna

kontrollen i bolaget, samt identifierat redovisnings nch ra'risionsfrågor som bör åtgärdas infiïr årsbokslutet, vïlka sammanfattar i bifogade bnev.

Förytterligare fbrldaringar osh komrnentarer$tfu vi givetvis till fürfogande. Med vÈinlighälsning,

ã*Aøfl,tæ

(

Samuel

3

pwc

r.

Förvaltning

och intern

kontroll

Behö rÍgheter till ekonomisystern

I ûiregående års låigesrapport

rekommenderade vi GR ått *e övgr behörighetsstrukturen i Raindance. Vid

å::ets granskning lcousÞteladevi att en tiverslrn av behðrigheter har skstl Del år

dock fortfamnde flera personer som har

behörighet till många olika områden. GR ân$Êr ått det är nöefuãindigt att de

anställda skall ha denna uccess för att

kunna utlõra varandras arbetsuppgifter vid en sjukdom eller semester.

I Raindancefinns olika

bebörighetsområden och inom dessa

områden kan man även tra olika nir¡åer (r-l). GR vet doek inte exåkt vilka rättiglreter

som ingårinom de olika områdenå och nivåerna.

Åttestrutin vid bolddriugnordrar

Årets stickprovsgranskning gällande attest

av bokftSringsordrar ficksrunrna udall som fðregående år û.v.s. att ett antal

boldiringsordrar ej vâr attesterade.

Yåraiakttagdser

Vår rekommendatiou är att

tR

kcrntalif ar eystûmådminlstråtören fär

att& vnta exs&tvílþ r'ättigheter eorn

ingår i varje behöríghetsområile/ nivå

octr att man därefter finnu en gång ser

över behörighetsstn¡kturen i

Raindance.

Vi rekom¡nenderar GRatt utfura

attest på samtlþ bokfiiringsordrar.

Vårrçlcomnendation

Gr kommçr aftkontakta

systernadmÍnistratör frír att f,å reda på exskt vilks rättighetur som ingår i varje behörighetsnivå,

Viüere aneerËR ntt anstållda på

ekonomipnheten srm arbetarmed de

vanlþaste funktionema behõver varu backup für'¡arandra och därmed ha

sarnma behörighet.

För att kvalitetssåikra processen hanteras

alla utbetalningar i ett flöde av tre olika

personer på ekonomienheten.

En som registrerar, en som kcntrollerar

och en som signerar.

ÕRbmmer att göra en översyn av ej ûttû.stffåds bc&ftïdngsordrar sartt se över

rutinen fiir attest av bokfrringsordrar.

Förbundets kommentar

_k

pwe

Unelerlagvid uttãSg och firüt cârd

falcuror

rñd vär *ticlrprovsgranslcning av kontanhltlägg odr Fírst eard althrror

noterades verifikationer där kvitto

sal¡nades"

Förändringar avfasta data

i

Iöneregister

Vid vår genomgång av lönerutÍnen

noterades fliregående åro iaktta gelse kr¿arstår även i år.

GRhar ingen uppfô[iniag eller

godkänn*nde aweende füråndringar av fasta data av ânûan person än den som registrerat förândringen for lõneregister

ìråiÈ-iôkqqn-telser

Vilr rekommendation till üR år att manär nogr rned att clet¿lltidsks

finnEs undeúug tÍIl samtliga

verifikationer och First carril fukturcr.

För au interishera att feialtiga

ändringar sker rekommenderar vi att ftirãndrihgar fbljs upp av aünan pêrsoü än den sorn registrerade fürändringeu gsnom t ex uttag av

"logglistor".

rekommeudåtion

GRharen _Bolicç' srm innehåirstt

anstiillda vaÌs kontantutlågg och First

card &ktr¡mr saknar }pitto, por sutomåtik

ñr ett avdrag¡rå lõncn ffir den.del eorn salçnar kvitto.

En kontaktkommer ätt tas med

ler¡erantör für lönesystemet (Kontek), fär

ått under.sökå m<i,iHgbeten att fü nt rda¡antn logglÍ*tor. Dilreftenkah en rutin skspa,s"

F'tirbundete korrnçntqr

-L

pl,llc

Fakturering enligt Éntreprenadavtal mellan tSGRoch GR

Gransknlng har skËtt av faktnrering

rnsllân I$GR och OR" Den delen av sknlchefens lön som inte är häntrr{ig tíll den svenska sektionen ska ISGR stå fär,

denna del skå även momspåläqgas- Detta

regleras genom att GR fakturerar ISGB-Fakturan ska påföras rnûms, detta framgår

dcck endast g€nom en text "moms skall

pãfüras beloppet" dvs inget momsbelopp

speciñceras.

Fullmakter

Vid granskning av banl{rllmakter noterodes stt en uns$illd, som lrar bytt tjânstinternr hsr kvar sina fullmskter.

Vidarrn h¿r vi notcrat att två perssnor Êom

slutat på GR fnrtfarand'e harlarar

banÏfullmakter-Våra ial*t-pge¡scr

Ðnlígt rnervär{esskattelagen ska både sknttesats oüTr momsbelopp frarngå på en faktura. Vi rekommsnderar GB. att

är¡dra utformingen av

entreprenads fakturan.

Vfu rekoynmsndåtion _{tir att}

banLfrllmakterna åndrus så att endast për$CI4êr som _{¿ktiyt arbetar} på

ekonomiavdelnlngen sla ha fuIlrnakt

tillbank*n.

Vi rekommenderar GT att se ðver sina

rutiner vid ftiråindring av _dãnst internt

samt avslut av anställning für att

säkerstdlla att endast behöriga

personerhar fullmalt till bank.

Vår rekomrnendation

GR hommer att *indra utfonuningen av

dênså fbkturedng wrligt

mervârdessk¿ttelagen.

tR haltagit till sigav rsksmmsndatisnen

och komme¡ att göra en riverqrn av

rutinerna vid avslut av ansti{IÏning Jtir stt sÊikeßt¡iïla att enüast beböriga har

fullmakttillbank

Förbundets kom¡¡ientnr

_h

pwc

Riskanalys och intern kontrollplan

Styreleen ansvarar för a$ verksamheten

har en tïUrlicklig och föT,"r/Ërksåmhetsn ändamål senligl intem konlroll,

ün väsentlig starþunkt vid upprËittande av qystê$r och struktur för intern konncll äir

en strtkturerad riskanalys, En iuput till denna är givetvis de verksamhet*mål som

upprâttats, t tiliãSg till dessa fin$.s iloek

oftabehpv av äfi komplettera analysen rned en bedðmning av rnöjlig påverkan

och sannolikhet fiir fel i den finånsïella râpporteringen"

Komplattcting av itskanaþsnn kau även behöva güras på mer detaljernd nivä i syfte att faststãlla att alla väsentliga rjsker rned en $annolik påverkÊn på den finansidla

rapporteringen identifierats, Tillsamrnans

rned verksamhetsmåkn ger riskanalysen

en god grund {iir.ntt definieramåtrsättning

far och delmoment i arhctot med den

interna kontrollen.

Vid vår granskning har r¡i noterat följande: En finanspolicy (Medelsförvaltning) ñnns upprättad idag men behöver uppdateras. Enligt bolaget skall den uppdateras och Ìäggas fram fürbesiut

2o15.

Vånaialcteselser

Vår rekomm*ndation är attGR skåll fortsätta arbetet med sin riekanaiys och intern kontrollplan och l6pandu

gå igenom den fih att ånpåsíså dm tìll

itiråindringar i verksamheten.

t'i rekommendarar'att bolägêt sl€II

arbeta enligt plan fiís att ta fraru fijr

verksambetûb rolwsnta policys.

Vi rekomme¡rdeñr ãtt se ÈivÊr

möjligheten att inftira ett

awilcelsehantr:ringssystem fiir att underlätta für anståillda an

upprnärksamma oegentligheter eller

qnilra viktiå,a frågor som annars kan

v.årå svårå att framfðra.

.ll.år¡ekomrnendatior

GR ilriver ett omfattands

*kono.mistyrningnprojekt frar¡ till år zo16

nch kommer inom ramen fi}i detta pmjekt

att ta fram en prissåittningspolicy.

GRar¡ser att det är vikigt ¿tt ha arbetssätt

som stödJer utve¡"kling och ståindigå

ftirbätbíngar i organisationen. Ðet innebâr att anstãllda $kå vete hur en sw.ikslse från rutin elJec vrdertaget

arbetnsãtt- elþr mí¡etante därom - ska hanteras"

Det här ih enviktig det i

oryanisrtionskulturen och hnndlar yttsrst

orn tydligher sâmt Êtt öppeÈ och tälåtande

klimat. I en såiltn miliö ilr dot naturligt

att inom sïtt anwarsområde ta upp och påvisa wen[uell misstanke om

oegentligheter eller awikslser som på något sätt riskerar att sktda

organisationeu eller förnoendet {ih den.

Föibundetskomúentar

-pwc

Det saknas en prissättningspolicy. GR är

medvetna om detta och kommer att inom

en sna¡ framtid att ta fram en policy für

deüa.

Det saknas en naturlig

komrnunikationsplattform för anställda i

GR ftir att uppmärlsamma oegentligheter eller andra väsentliga noteringar som

begås av personer ute i organisationen.

ì[I,åraialsttaselser Vårreko-rnmendation Förbuniletp kornmentrr

s. Redovisnin$c

och revisionsfrågor

OR bedriwr ett o&fattar¡de antal projekt. Sroje&lstyrning är därffir central i GRs verksamhet. Vï har tidþare år notËråt att rutÍnsn ftir

projeftre{ovi¡ningen k¡n f'örbätbas på några ornråden. Till fü!j'd av detta stårtad€s eolS ett lntgrnt projeht gållande fürsndrtngsxr.ber* nv

qroje$$ovis1ln$enltinen. Färbundethar från och med i år

in

ei igare her varlt pâgåenrlo undcr fl€rå ür har besktåTs oßh hsnterats utlfråü ëü 6r¡{tôrn rappurt Wr granstming virar.att GR ha¡ fortsatLsítt

arbete fiir att fÌirbfinra rutinevna kring projektredwfunÍngen, Vidar* gransloing nv pmjekten ftir attveriñera ãtt CR tlüãmpat de nya rutinerna

tcommer attgðras i samhand rned granskning avbokslutet.

Föregf ende år hade vi synpunher på an tidplanen inte allt¡d efterlevdes av dotterbolagen i samband med rapportering av delår- ocù ã¡sbsiislut. Rapporter{ng har inte skstt urllgt t".ïdplun i.år hellw vilks,t i sin tnr ftirdrtúer tidplnnen för SR att la fisnr Aen-*emman$Aildn rcdwr*nlngen, Þen

fiämsta anledningen till sen raFporterlng ¡ir att dotterbolaeet Gryning Vård stånger eina månadsbokslut sñnt I m$uaden på gnrnd uv rtt--brlågëf

inte kan fhststålla vissa.poster. Fj{ att kunna eftetler¡¡ hstställita Hdoplnner reknmmendersr vl att tÍdlgt i månrdcn gnru _{enkntifiçerod}

bedðrnnlng uv vnd utfallet N$ nS tlqssn poster. När det ålttîska utfaller på poxt*rna trl{r kãnt gðrs nedan en konigerïng i bokförlngen för âfi råltrå eventuella skíllnader' Mot bakg¡rrnü av ovanstående relqornmenderar r¡i GR att uppdatera sina instrulítioner med informati6n oml"nu fijr att

lcunna få in rapporteringarna i tid från dotterbolagen

-þ

pwc

Vl rekommsndemr också €R att se äver sina mallar för upprËittantle av ksncermedüvisnir¡gen oc.h användandst uv dessa fdr att effiektlvh€ra

arbetet med den sam¡nanståillda redovisningen.

NåSre ðwiga redovisning*- eller revisionsfr"ågor som behöver oimhändertas ftiffir ärsbûkslu et har Ínte identifieråts,

3.

Delårsbokslutet

Gäteborgsregioneas Kommunalfirbuuüuppräaarårligen dellirsboklut per augusti.

Þel-år*bokslu.tet smfêttår resultat- or"hbalansrËkniugkoroplettexad rueil olika upplysningarsxntsämma$ståXld redovisning.

\4 h*r genonrfürt en ðverxÍktlig gnnskningav dalårrbokslutef, Yi hedömer üt komihi¡nalförbrrndâtã' r,Ês¡¡Itát- ôfh bnlanrr*i¡m*i'rg,samt den

sammanstäIlds rerlovisningen per augusti eor4 Í allt väsentligt gtr eo tåttvÍsûnde bilil av GR:r reilltat och ställning.

_þ

p,wc

Gryníng

V&rdAB

zor4

Lägesrapport

avseende rekornmendationer

till

ftirståirkning

och

effektivisering

av

intern

kontroll,

väsentliga redovisnings-

och revisionsfrågor

samt delårsbokslut

Vi har under hösten zor4 genomfört förberedande granskning av styrelsens och verlstállande direktörens förvaitning, den inte¡na kontrollen

och den löpande redovisningen ffir Gryning Vård AB för perioden fram tü den gr augusti 2014.

Syftet med vår granskning är att förbereda och planera för vår revision av årsredovisningen oeh föwaltningen, inte att genomföra en

självständig granskning och uttalande avseende bolagets interna kontroll.

Vår granskning har bland annat omfattat system och processer för:

.

.

.

.

Under zo$ införde bolaget ett nytt personaladministrationssystem, vilket inneburit en hård arbetsbelastning på personalavdelningen samt att

några felaktiga löneutbetalningar skedde under zor3. Vi kommer därför i överenskommelse med bolaget att ta l$äìp av specialister inom PwC

för granskning av lönerna, vilken kommer att ske efter tidpunkten für förvaltningsrevision men innan granskning av årsbokslutet.

I samband med vår granskning har vi gjort vissa noteringar och iakttagelser där åtgärder skulle kunna förstärka och effektivisera den interna kontrollen i bolaget, samt identifierat redovisnings och revisionsfrågor som bör åtgärdas inför årsbokslutet, vilka sammanfattas i bifogade brev., För ytterligare förklaringar och kommentarer står vi givetvis till förfogande.

Med hälsning,

Lönnbratt

t#,"*fuq--

M_ftt

Granskningsledare

-þ

pwc

r.

Förvaltning

och intern

kontroll

Riskanalys och intern

kontrolþlan

Styrelsen ansvårâr fär att ve¡ksamheten har en tillrãcklig och för verksamheten ändamålsenligt intern kontroll.

En väsentlig startpunkt vid upprättande

âv system och struktur för intern konnoll âr en strukturerad riskanalys.

En input till denna är givewis de

verksamhetsmål som upprättats. I tillägg till dessa finns dock oftabehov av att komplettera analysen med en

bedömning av möjlig påverkan och

sannolikhet fürfel i den finansiella rapporteringen.

Komplettering av riskanalysen kan även behöva göras på mer detaljerad nivå i

syfte att fastställa att alla väsentliga risker med en sannolik påverkan på den

finansiella rapporteringen identifierats.

Tillsammans med verksamhetsmålen

ger riskanalysen en god grund für att

definiera målsättning för och

delmoment i arbetet med den interna kontrollen.

Våra iakttagelser

Styrelsen fattade beslut om en

uppdaterad lK-plan och riskanalys i augusti eor3. Under året 2or4 skulle

policys fö¡eslås för beslut av styrelsen. Sammantaget väntas antal policys _bli ca

15 st.

Per granskningstillf?illet var samtliga policys ännu ej upprättade och beslutade av styrelsen. Vi har blivjt informerade

om att samtliga interna riktlinjer och

polirys skall tas upp på styrelsemöte i

oktober och december. Vi kommer därftir att följaupp detta i vår

granskning i februari.

Vår rekornmend.ation

Arbetet med ta fram policyer pågår enligt

plan och målet är att styrelsen vid årets

slut ska ha fattat besiut om de r5 st policyer som Gryning kommer att ha framöver. Hittills har styrelsen beslutat

om B st policyer och kvar är:

Beslut i oktober; Ekonomi- och

finanspolicy, resepolicy, miljöpolicy och

bilpolicy

Beslut i december; Arbetsmiljöpolicy och Säkerhetspolicy

Bolagets kommentar

ft

pwc

Attestrutin

Vid vår sticþrovsgranskning av attester

och genomgång av inköpsrutin har vi

giort föij ande iakttageiser:

.

godkännande av

leverantörsfakturor och

attestkedjan kan ändras så atl

underställd person utför kontroll av överordnads inköp. Detta gäller für enhetschefer

och uppåt.

Vi har noterat att attestlistan inte varit uppdaterad då

samtliga personer som fi.nns

inlagda i Raindance inte är inHuderade i den godkända attestlistan.

Attest vid avstämning av balanskonton saknades för en av de granskade månaderna.

Atlest vid granskning av

logglistor över ändringar i fast

data avseende leverantörer

saknades för de wå granskade månaderna.

a Atlest saknades på fiertalet

manuella bokföringsordrar a a Våra ial<ttagelser De beskrivna bristerna i behörighetsins}ränkningarna innebär

en ökad risk for att Gryning Vård

belastas med kostnader som inte är

godkända och attesterade enligt gällande

attestordning. Vi är medvetna om att

systemet inte stödjer att dessa tekniska begränsningar kan läggas in, men vill

trots det påpeka den ökade risken som f<iljer av rutinen. Vi rekommendera¡ därför att Gryning Vård ser över system och rutiner för att säkerställa att attest

sker eniigt gällande attestordning.

Vi rekommenderar också att attestlistan,

som signeras avVD, noggrant gås

igenom och uppdateras med samtliga

personer som ska ha behörighet.

Vi rekommenderar bolaget att vara noga med att attest görs på samtliga

avstämningsspecifikationer för att i efterhand kunna följa upp att

avstämning har gjorts samt avvem som

utförts den.

Rutin för attestering avsamtliga

manuella bolf,öringsordrar bör inforas

für att minimera risken för felaktigheter

Vår rèkomrnendation

I attest- och utanordningsreglementet

och regelverket för intern kontroll

framgår det tydligt vilka rutiner som

gäller vid inköp och att det alltid skail vara dubbel attest.

Utbildning har skett av regelverket för intern kontroll för chefer. Nya chefer utbüdas vid introduktion om de centrala

¡utinerna som finns inom ekonomiarbete

och aila erhåller en ekonomihandbok. Ekonomifunktionen har stämt av med

CGI om möjügheterna till att tekniskt lösa denna svårighet och det finns i dagsläget ingen teknisk lösning.

Vi ser över rutinen med attestlistan och

kommer att säkerstdlla dess riktighet, se ny rutin Behörigheter till ekonomisystem. Rutin finns redan och en uppfüljning

kommer att ske så att detta sker.

Ny rutin införs där attest kommer att ske på alla boldöringsordrar.

Bolagets kommentar

,-þ

pwc

Behörigheter i internetbanken

A¡st?iilda på ekonomiavdelningen har

behörighet att genomföra överföringar

och betalningar via internetbanken

ensammâ.

Behörigheter

till

Alla anställda på ekonomiavdelningen har i princip samma behörighet till ekonomisystemet. B ehörigheten

innebär bl a möjlighet att administrera fakturor, lägga upp leverantörer, skapa

betalningar etc. vilket ej ses som en god

arbetsfördelning ur ett intern kontroll

perspektiv.

Väfaiakttagelser

Bolaget menar att överföringar endast görs till de olika enheterna för påfyllning

avhandkassa (interntJ samt för

ersãttning till Familjehem (externt), och att underlaget för betaining alttid är attesterat av två personer.

Vi bedömer dock att det finns en risk

med upplägget och rekommenderar därför bolaget att infôra behörighet wå i

förening för betalningar.

Boiaget anser att det är nödvändigt att

de anställda skall ha denna access. Bolaget har dock eftervåra påpekanden föregående år infört rutin för kontroll av

logglista över ändringar i fasta data avseende leverantörer samt rutin för stickprovskontroll av att fakturor > 1

PBB dubbelaftesteras i enlighet med

attestinstruktionen.

Vi vill dock ändå poängtera att det finns

en risk förknippad med de obegränsade

behörigheterna.

Vi rekommenderar därfijr att Gryning Vård ser över behörighetsstrukturen i

Raindance. _{Vidare bör} en rutin införas

för att periodvis gå igenom samtliga behörigheter till Raindance

(inkluderande attesträtter till

Fakturaportalen) med syfte att verifiera att de är aktuella.

Vår rekomrnend.ation

Ny rutin införs i internetbanken där det

alltid ska var två i ftirening vid

utbetalning. Rent tekniskt infiirs ett krav

om två i förening ânnars går det inte att

betala.

Vid manuella betalningar av

ekonomifunktionen ska dessa alìtid

attesteras av ekonomichef.

Ny rutin införs drir alla attesträtter stäms

avvarje månad mot Raindance och att en

uppdaterad âttestiista signeras av VD. Rutinen med logglistan fortsätter där

kontroll av alla nya och ändrade leverantörer stäms av månadsvis och godkänns av ekonomichef.

Bolagets komrnentar

_k

pwc

Rutin ftir handkassor

Bolaget har ett stort antal handkassor fördelat på oiika boenden. Bolaget har

under året arbetat med att minska handkassorna genom att införa betalkort.

I bokföringen konteras både handkassor

och bankkonton på samma konto vilket

försvårar uppföljning och avstämning.

Inventering av handkassor sker varje

månad.

t.-.

lVåra _{ial<ttagelser}

Med anledning av att risken för att

kontanter kan ftirsvinna är hög och att

omfattningen av kassor är stor

rekommenderar vi att

.

.

rekom¡rr-enderar vi att resp ektive

enhet fcir kassabok.

.

Vår rekommendation

Bolaget har infört betalkort till alla

eriheter, vilket kommer att minskade kontanter i handkassorna.

Rutin finns sedan tidigare hur

kassaansvarig ska hantera handkassan.

Avstämning sker varje månad och om differenser uppstår rättas dessa till.

Bolagets kommentar

z. Redovisnings

och revisionsfrågor

Från och med eor4 infördes det nya redovisningsregelverket K3. De förändringar som K3 medfört för Gryning Vård avser främst en förändring hur

avskrirmingar på byggnader skall redovisas. Till skillnad från tidigare regelverk finns det krav på komponentredovisning av byggnader. Bolaget har gjort ett omfattande arbete för atl kunna tillämpa de nya reglerna. Vi har granskat bolagets tillåmpning av K3 och har noterat att bolaget kommit långt i arbetet med anpassning till K3. Vår bedömning är dock att arbetet inte är helt klart. Komponentredovisningen har också förändrât synen på vad som anses vara underhåll och värdehöjande. Denna analys har bolaget inte gjort utifrån K3. Istdllet har samma principer som för det gamla regelverket tillämpats. Mot bakgrund av detta är vår rekommendation att bolaget innan årets slut gör en analys av årets och jämförelseårets utgifter hänförligt till

byggnaderna för att kunna göra en ftirnyad bedömning om utgifterna anses utgöra underhåll eller investering.

Vi har informerats om att Gryning Vård kommer att leasa bilar i allt högre utsträckning och att antalet leasingbilar på sikt kommer att bli över 1oo st. Idag redovisar bolaget kontrakten som operationell leasing, vilket är i enlighet med Kg i juridisk person. Grlming Vård ingår i

Gtiteborgsregionens Kommunalforbunds (GR) sammanställda redovisning. GR tillämpar rådet for kommunal redovisning och där finns det

dåiremot ett krav på att kontrakten skall redovisas som finansiell leasing. Då GR upprättar sammanstäild redovisning påverkar det bolaget

indirekt genom atl det kommer att kräva att bolaget rapporterar till koncernen med hänsyn till finansiell leasing alternativt tar fram den

information GRbehöver för en korrekt redovisning i den sammanställda redovisningen. Detta kan bli aktuellt redan till årbolslutet 2ot4.Vi

rekommenderar därför att bolaget omgående ser över detta och upprättar en ny rutin för att kunna redovisa kontrakten som finansieil leasing. Några öwiga redovisnings- eller revisionsfrågor som behöver omhändertas inför årsbolislutet har inte identifierats

_n

Ftwc

Bolagets kommentar:

Arbetet med K3 fortsåitter där nya principer och definitioner kommer att fürtydligas och en mer omfattanile dokumentation av tillväga sättet kommer att tas fram tillsammans med fastighetschef.

Underlag för finansiell leasing kommer att tas fram till årsbokslutet och en uwåirdering kommer att göras hur redovisning ska ske baserat på det är väsentlþa belopp eller inte. I början av året har antalet nya leasingavtal med Autoplan varit få.

Gryning Vård Styrelsehandling nr 4 Dnr 2015-00131 3

GrAníng V&rdAB

Revision

2oL4

tgfebruari zot5

pwc

Reudsion

sprocesse

n

zo

14

April

Slutrevisonsmöte med ledning och

lekmannarevisorer

Granskning av årsbokslut

Avstämningsmöte med ledning och

lekmannarevisorer

Granskning av löpande redovisning och förvaltning översiktlig Granskning 3r/B - Tertial z

Planeringsmöte revisionsteam

Revisionsberättelse

Awapportering

till

Awapportering

skriftligttill

Awapportering skriftligt

till

Rapportering

till

Riskanalys och planering upprättas.

Aktivitetsplan Kommentar

2 PwC

'

_{^Ri"korno.tgs}

ochreuísions strstegí

zo74

Gr5ming Vård AB är ett bolag med offentligt ägande. Det ãr

väsentligt att bolagets

verksamhet styrs och

redovisas i linje med beslutade

direltiv och policies, i en miljö

präglad av hög etik och god

intern kontrolÌ.

G4ming Vård AB bedriver

verksamhet utan vinstryfte

och med låga marginaler.

Eftersom kostnaderna i bolaget är mindre rörliga än

intäkterna gäller det att

företagsiedningen har en god

framförhåIlning ftir att undvika risk för förluster.

Uppfäljning av att riskanalys

och intern kontrollplan har implementerats sâmt att

väsentliga policies finns framtagna och fôrankrade i

organisationen.

Vi kommer att löpande läsa

styrelsematerial samt för en

kontinuerlig dialog med foretagsledningen i syfte att på

ett tidigt stadium fånga eventuella negativa trender i resultatutvecHing.

Vi har noterat att sþ'relsen vid sitt

möte i december har fastställt intern kontroll plan och bolagets policies.

Inga noteringar Inga tillägg

Inga tillägg

Riskr¡rnråde Revisionsstrategi Status Bolagets kommentar

3 PwC

Rislc

ønaly

s

o

ch

reuísions str

ategí

z

o

7

4

Verksamheten som Gr¡ming Vård bedriver är mycket personalintensiv. Redovisning

av personalrelaterade poster

är därför väsentlig för ett rättvisande resultat. Under zor3 implementerades ett nltt HRsystem som inte fungerade

fullt ut som planerat.

Grlming Vård AB utför olika investeringar, reparationer

och underhåIl i såväl ägda som hyrda fastigheter.

Det finns såväl

redovisningsmässiga som skattemässiga aspekter

avseende redovisning av kostnader på fastigheter. Nya

redovisningsregler K3 påverkar redovisningen av

fastigheter från och med zor4.

Vi kommer att följa upp noteringar från tidigare år avseende lönerutinen. I bokslutet detaljtestas personalrelaterade skulder genom registeranalys granskning.

Vi kommer att granska

genomförda investeringar samt

kostnader för reparation och

underhåll i s5.fte att säkerställa

korrekt redovisningsmässig som skattemässig hantering samt att redovisning i enlighet med K3

blir korrekt.

Se notering sidan 6

Inga noteringar. Nya redovisningsregler K3 har

beaktats. Jämförelsesiffror för

zor3 har omräknats.

Leverantör levererade ett

"omoget" system. Ett omfattande

utvecHingsarbete har skett hos

leverantör under zor4 och i ett

nära samarbete med Grynings HR-funktion och ledning. Per _3r

december 2ot4 Yar parterna

överens om att systemet nu är adekvat enligt Gr5mings

förväntansnivå. Fortsatt uppföljningsarbete sker mellan parterna under zor5.

Inga tillägg

Riskområde Rewisionsstrategi Status Bolagets kommentar

4 PwC

t

B

olagss

_Wrníng

o

ch

kontrollaktíuíteter

2

o r

4

.

Se

särskild avrapportering

till

styrelse

och

VD,

bilaga r

Lägesrapport

2oL4 som

behandlades

av

styrelsen

på

möte den

16

oktober

2oL4.

Rutin för löner var inte

granskade

vid

lägesrapportens

avlämnande

varmed synpunkter

på

vår granskning

av

lönerutin

och

personalkostnader

i bokslutet

bifogas

på

nästa

sida.

5 PwC

Reuísfons-

oc

h

redoufsn

íng

_slT

û.g

or

z

o r

4

S

annrnømf,ø:ttníng

au

u

äsentlíg

u.frfug

or

í

&rsb

okslutet

b Personalkosürader och fordringar

Under zor3 har bolaget infört ett nytt

HRM system. Implementering var komplicerad till följd av att leverantören inte har levererat ett system som fungerat

på _{det sätt} som utlovat.

I samband med bokslutsrevisionen zor4 har en särskild granskning av

lönekostnader genomförts, en sk registeranalys. Vid vår granskning har

ar,ryikelser och differenser noterats som har följts upp stickprovsmässigt. Vi har erhållit förHaringar till differenser på samtliga stickprov.

Det har också konstaterats att det under

zor4i likhet med föregående år har

betalts ut feiaktiga löner. I bokslutet

redovisas fordringar på 6 personer

avseende felaktigt utbetalda löner om r5r tkr varav 3 personer kvarstår sedan zor3.

Vi rekommenderar att rutin för iöner förbättras avseende

.

.

dock inte dokumenterats.

För att säkerställa att inte fler felaktiga löner

utbetalas fortsättningsvis bör bolaget fortsätta

med att genomföra _{kontroller. Vi har} accepterat lönekostnader i årsbokslutet

baserat på den granskning vi har gjort och att utfallet är rimligt, vüket indikerar att inga väsentliga feÌaktigheter finns i redovisade

kostnader för zot4.

Bolagets svar är för respektive synpunkt; r)

Förändringar av data som medarbetare har lagt in i form av inregistrerad tid, frånvaro, partiella ledigheter eller reseräkningar

attesteras alltid av chefinnan utbetalning.

Ny rutin avseende logglista ska införas zor5. z)

Stickprov infijr månatliga löneutbetalningar är

genomförda. Dessa har dokumenterats genom

markering av kontrollerade medarbetares lön

på bifogad lista till bankfil. Ytterligare

tydlighet i dokumentering utöver detta ska ses

över under zor5.

NoterinEi Kommentar Bolagets kommentar

'

R"risions-

oc

h

red.ouisn

íng

sîTã,g

or

2ot4

S

øtnrnønfø:ttníng

au

u

äsentlíg

s

p

o

ster

í

&rsb

okslutet

Handkassor

_-

Vid vår granskning noterades total differens om ca ro tkr. Differensen är inte

väsentlig för bokslutet men vi vill fortsatt

peka på att det är viktigt att löpande stämma av och utreda differenser hänfärligt tül handkassor.

Byggnader _-värdering

Under zor3 skedde en extern värdering

av bolagets fastigheter. För följande

enheter överstiger marknadsvärdet enligt

extern värdering zor4 boKört värde per

2014-12-31 om

Snâppan 2 998 tkr, boKôrtvärde 9 798 tkr

Vilgot gZ+tkr,boktörtvärde _{t 5741W}

Svea 136tkr, boKörtvärde S 436tkr

Vi rekommenderar bolaget att fortsatt stämma av

handkassor månatligen och att avstämningen dokumenteras.

Eftersom bolaget använder byggnaderna i sin egen

verksamhet behöver inte nedskrivning ske om den

verksamhet som bedrivs ibyggnaden genererar ett överskott motsvarande avkastningskrav. Vi har tagit

del av utfall för den verksamhet som bedrivs i

Snäppan 2014 som visar ett driftsnetto om 1.Sgo tkr

vilket är betydligt högre än det driftsnetto som

värderingen baserade sig på. Vi har även diskuterat

prognos för zor5 som visar på ett lägre driftsnetto jämfört med utfall zor4. Baserat på utfall för zot4

har vi accepterat värdet i bokslutet zor4 men vi

rekommenderar att ny prövning av eventuellt

nedskrirmingsbehov görs i årsbokslut zor5.

Fortsatt arbete i enlighet med idag

Nyprövning ska ske i samband med

årsbokslut zor5.

Notering Kommentar Bolagets kommentar

7 PwC

Reuísions-

oc

h

redoufsn

íng

slT

ã,g

or

2

o r

4

S

crtnrnømf,øttníng

øa

u

äs

entlíg

ø.fT

Ag

or

í

ãr

sb

okslutet

Byggnader

_-

Bokfört värde förbyggnader och mark

uppgår till gg 86g tkr och utgör ett

betydande värde av bolagets tillgångar. Vi har diskuterat underhållsbehov med fastighetschef och noterat att bolagets

underhållsplan omfattar endast wå år framåt.

Vi rekommenderar bolaget att ta fram en mer långsiktig plan för att säkerställa bl a

finansiering av kommande års

underhållsbehov.

En nollavstämning har gjorts avbolagets fastigheter under 2or4, med s5.4te att göra en

flerårig underhållsplan. En iångsiktig plan ska

utarbetas under zor5.

Notering Kommentar Bolagets komrnentar¡

'

_Rnrisions-

oc

h redoufsn íng

sîT&g

or

2or4

S

øtnrnornføttníng

au

u

äs

entlíg

u

lr

ãg

or

í

&r

sb

okslutet

Tvist med en leverantör

Det finns en tvist med en tidigare

leverantör sedan zorz där ett ursprungligt

krav uppgick till ca _{3oo tkr. Grlming har}

bestridit faktura kraven i flera omgångar.

Kravet per gtf tz-zor4 inHusive räntor

uppgår till ca r mkr. Bolaget har valt att inte redovisa kostnaden eftersom man

anser att faktureringen saknar grund i det

avtalet som fanns mellan Gr5ming och

leverantören. Föregående år tog vi del av ett uttalande från advokaten som

företräder bolaget i tvisten och som

delade bolagets uppfattning om att fakturorna saknade rättslig grund. I år har vi fått information om att den tidigare leverantören har gått i konkurs. Bolaget

har dock inte fått några krav från

konkursboet än och har mot bakgrund av detia heller inte haft advokaten inkopplad under zor4.

Vi har efterfrågat ett advokatbrev för zot4for

att kunna ta stäIlning till bolagets redovisning

i bokslutet zor4.

Bolaget har lika uppfattning som föregående år avseende krav från tidigare leverantör. Dess

konkursbo har ej per _3r december 2ot4

framställt några nya krav.

Bolagets advokat som företrätt Gryning

i

Notering Kommentar Bolagets komrnentar:

o PwC

Reuísions-

oc

h

redouisn

íng

slTå"g

or

2

o

t

4

Søtnrnø4fø;ttníng su

u

äsentlíg u.frãg

or í ãrsbokslutet

Bokslutsprocessen

Under året har avstämningsrutiner ftir

bokslutet förbättrats. Vi har dock noterat att

samtliga konton inte var avstämda när

revisionen påbörjades. Avstämningar har

dock skett efter vårt påpekande.

Bolaget bör också upprätta en bokslutspärm

som följer samma uppställning som

resultat-och balansräkningen i årsredovisningen samt bifoga underlag och specifikationer på

samtliga balanskonton.

Vi har också noterat förbättringsområden

som skulle underlätta bokslutsarbetet, uppföljning och avstämning. Exvis konteras inte ej avdragsgilla kostnader på separata

konton.

Vi rekommenderar att:

.

balanskonton är avstämda och att

avstämningar dokumenteras.

.

.

att påsþnda attest av leverantörsfakturor i

samband med årsbokslutet och/eller

reservera för uppskattade kostnader.

Fortsatt förbättringsarbete ska ske under zor5

Notering Kornmentar Rolagets kornmentar;

_þ

pwc

Göteb or

sr

egíonens

Internø'tíonells.

skola AB (I SGß)

Lägesrapport avseend"e rekommendationer till ftirståirkníng och effektivisering av intern kontroll, väsentliga

redovisnings-och revisionsfrågor samt delårsbokslut

Vi har under hösten 2014 genomfört förberedande granskning av styrelsens och verstäilande direktörens förvaltning, den interna kontrollen och den löpande redovisningen fÌjr ISGR för perioden fram till den _3r augusti zor4.

Syftet med vår granskning är att fürbereda och planera för vår revision av årsredovisningen och förvaltningen, inte att genomföra en självståindig granskning och uttalande avseende förbundets interna kontroll.

Vår granslming har bland annat omfattat system och processer för:

.

.

.

.

.

I samband med vår granskning har vi gjort vissa noteringar och iakltagelser där åtgåirder skulle kunna förstärka och effektivisera den interna kontrollen i bolaget, samt identifierat redovisnings och revisionsfrågor som bör åtgärdas inför årsbokslutet, vilka sammanfattas i bifogade brev. För ytterligare förHaringar och kommentarer står vi givetvis till förfogande.

Med vänlig hälsning,

ãr,A

r&

/,{unilla Lönnbran

V _Huuud ansv arÌg r euísor

g*//,,,/*

samuelMeytop

I I

Granslcningsledare

,hT

_þ

pwe

kontroll 1.

Riskanalys och intern kontrolþlan

Styrelsen ansvarar för att verksamheten har

en tillräcklig och frir verksamheten ändamålsenligt intern kontroll.

En väsentlig startpunkt vid upprättande av system och struktu¡ fö¡ intern kontroll är en strukturerad riskanaþ, vilket bolaget upprättat under året.

En input till denna ár giveWis de

verksamhetsmål som upprättats. I tillägg till

dessa finns dock ofta behov av att

komplettera analysen med en bedömning av möjlig påverkan och sannolikhet fij¡ fel i den

fi nansielia rapporteringen.

Komplettering av riskanalysen kan även behöva göras på mer detaljerad nivå i s1&e

att fastställa att alla väsentliga risker med en sannolik påverkan på den finansiella rapporteringen identifierats. Tillsammans med verksamhetsmålen ger riskanalysen en god grund för att definiera målsättning för

och delmoment i arbetet med den interna kontrollen.

,Våra:iaþagelser

Styrelsen fattade beslut om en uppdaterad IK-plan och riskanalys i maj zor4. Vi har kunnat se att bolaget redan börjat hantera risker som bedömts som allvarliga och som kräver åtgärd.

Vår rekommendation är att bolaget fortsätter arbeta för att hantera de identifierade riskerna.

Vi kommer att fälja upp detta i vår granskning i februari.

Vår rekommendation

Ledningen för ISGR har identifierat riskområden. En gång per termin sker en

genomgång av riskanalysen i ledningsgruppen. Ansvarig ledare rapporterar vad som giorts under respeli:tive risk inom sitt ansvarsområde. En uppdaterad riskanalys per den eo oktober kommer att skickas till revisorerna samt kommunice¡as till styrelsen.

Bolagets kommentar

-þ

pwe

Avstämningsrutiner

Vid vår översiktliga granskning av delårsbokslut per 3r augusti eor4 har vi

konstaterat att bolagets avstämningsrutiner för bani<konton kan förbättras. Under året har 15 Mkr erhållits från en ftiretagssponsor som ska täcka framtida ökade

h1'reskostnadervid flyn till nya lokaler. Eftersom intäkten är villkorad så har den korrelit skuldförs i redovisningen. För att säkerställa att pengarna hålls avskilda har ett nytt banlJ<onto öppnats där pengarna har satts in. Bankkontot har dock i

redovisningen felaktigt nettoredovisats mot skulden varmed det inte framgick i bokföringen att pengarna fanns på ett separat banlJ<onto samt att skulden ej var upptagen. Banktillgodohavande och avsättningar var därmed ftir lågt redovisade om 15 Mkr. Efter vårt påpekande har rãttelse skett av bokföringen.

:V.åía _{iakttagelöer}

Vi rekommenderar att samtliga banl<konton

ska motsvaras av ett separat

huvudbokskonto i bokföringen och att den månatliga avstämningsrutinen ska omfatta samtliga banl&onton.

Vår rekorirmèndation

Ledningen för ISGR kommer att fiilja

¡ekommendationen.

Bolagets kommentar

-k

pwc

Attestintruktion

Vi ha¡ noterat att bolagets attestordning som är fastsrálld av styrelsen på mötet zB maj zor4 inte helt överensstämmer med den upprättade attestlistan.

Uppgift om attesträtt för respektive rektor

och biträdande rektor saknas i

attestreglementet.

Attestlistan är inte fullständig avseende relevanta personer samt avseende signaturer i signaturförteckningen.

Attestlistan är ej undertecknad avVD.

För att undvika att bolaget belastas med ej

godkända kostnader rekommende¡ar vi att

.

igenom för att inkludera samtliga personer med attesträtt.

o

.

förändrin gar i verksamheten. Det är också viktigt att roller i

attestinstruktionen beaktar att organisationen bedrivs genom wå huvudmän.

Vår rekomrnendation

Nuvarande attestinstruktion består av två delar. Del 1 avser attesträtt för VD, Business

Manager, styrelseordförande sàmt vice styrelseordforande och reglerar hyres- och löneutbetalnÍngar samt att VD ensam har attesträtt upp till roo tkr och tillsammans med Business Manager över roo tkr upp till 5oo tkr. Över 5oo tkr ordförande samt vice ordftirande två i förening.

Del e avser löpande utgifter för verksamheten uppdelad på respektive avdelning, LGRP, LGRM, PYP samt MYP dãr rektor och biträdande relitor har attesträtt. Tillkommer löpande fastighetsutgifter som attesteras av Facilities Manager sâmt REHAB relate¡ade utgifter som attesteras av HR- Officer. Attest av del e sker veckovis på lednin

gsgruppsmötena-Inför kalenderåret zor5 skall allt inarbetas i en

gemensam attestinstruktion med tydlig uppdelning för respektive huwdman.

Bolagets kommentar

_k

pwc

Intäktsredovisning

I samband med föregående års

bokslutsgranskning noterade vi bríster i intältsredovisningen av skolavgifter för den internationella skolan vilket resulterade i felaktigt redovisade intäl¡ter.

Bolaget har sedan dess arbetat med att ftirbäü¡a rutinen. Vid årets

fürvaltningsrevision har vl giort en

uppföljning av rutinen för skolavgifterna och kunnat se förbättringar. Bolaget saknar dock fortfarande en avstämning på en detaljerad nivå, per elev, som säkerstáIler en korrekt redovisning.

Vid bokslutet eot3 noterades också att bolaget erhållit felaktig skolpeng ftir MYPro elever. Efter att vi rapporterat om

felakrigheterna tog bolaget kontal:t med SDN Centrum for att rätta skolpengen. SDN Centrum giorile i sin tur en utredning och kom fram tili att lSGRfelaktigt hade erhållit

ca o,4 mkr för MYPro elever.

I samband med ovan utredning upptäcLte SDN Centrum att ISGR även hade erhållit dubbel skolpeng filr elever som tidigare haft tillfãlliga personnummer vilket resuLterat i att ISGR fått återbetala o,4 mkr under 2oL4.

iakttagelser

Vi rekommenderar attbolaget ser över rutinen för att säkerställa att

intäktsredovisningen av skolavgifter blir

korrekt.

För att säkerstäIla att korrelif skolpeng erhålls rekommenderar vi att bolaget tar

fram rutine¡ som innebär att klasslistor hålls akruella fär att korrekt rapportering om elevantal ska kunna ske till SDN.

Vår rekommendation

En ny rutin för kontroll av att samtliga internationeila elever fakturerats skolavgift är utarbetad och kommunicerad till revisorerna. I rutinen är skolledning för respektive avdelning samt administratö¡er inHuderade.

Ett ny kommunikatuionsplattform för elev-och fiiräldrainformation har införskattats och tagits i drift under året. Plattformen heter School Soft och kommer att underlätta arbetet framgent med inftirande av rätt elev- och föräldrainformation . Dessa uppgifter kan härefter exporteras till andra system såsom ekonomisystemtet Pyramid. Detta ökar kvalitéen och säkerheten då endast inmatning

av uppgifterna behöver göras i ett system.

Bolagets kornrnentar

_k

pwc

Betalningsrutin

Bolagets rutin är ait betalningar alltid ska göras två i förening. En1igt bolagets fullmakter är det dock fortfarande möjtigt för ekonomichef att utföra betalningar ensam.

Vidare har vi noterat att betalningar görs även om fakturor inte ha¡ attesterats. Gäller främst inköp _{över 5o ooo} kr ilär VD:s godkännande krävs.

Länerutin

Vid förändring av fasta data i löneregister som exempelvis registrering av

löneförändringar eller banllkontonummer, finns ingen kontroll på plats att annan person än den som registrerat förãndringen kontrollerar och godkänner förändringen. Informell rutin har delvis införts under året, men ingen utskrift och attestering av Iogglistor görs ännu.

Vid vår granskning av reseräkningar noterade vi att originalkvitto saknades för en

av de granskade reseräkningarna. En av reseräkningarna har attesterats av HR-personal istället för närmaste chef. En av de granskade tidrapporterna ftir

timanställda är attesterad av HR-personal istället för av närmaste chef.

Vera iakttagelser

För att inte bolaget ska belastas av ej godkánda kostnader rekommenderar vi att

r

.

registrerade ftirändringen genom t ex uttag

av "logglistor".

Vi vill oclså påpeka vikten av att uppfuila bokforingslagens lrav avseende

originalkvitton och uppmanar ðärfür bolaget att alltid spara originalkvitton vid utlägg. Vidare rekommenderar vi att attest av tídrapporter samt reseräkningar alltid sker

av överordnad cheff<ir att säkerställa korrekta uppgifter.

Vår rekommendation

Kontakt har tagits med handläggare på Swedbank för att tilìse att betalning endast kan

ske avtvå i förening.

Samtliga fakturor attesteras av ansvarig chef veekovis på ledningsgruppsmötena. Hä¡efter går de till betalning.

En s k logglista är framtagen och komunicerad

till revisionen. Logglistan kommer att tas fram efter varje lönekörning och dokumenteras i

särskild ordning.

Informationen om original kvitton är kommunicerad tili samtliga linjechefter. Kontroll av att rätt attestant koûtollerat och signerat tidrapport och reseräkning sker av HR-Officer. .{terkoppling sker direkr på nästkommande ledningsmöte

Bolagets kommentar

-þ

pwc

Skatter och avgifter

Vi har noterat att bolaget har betalt skatter och avgifter för sent vid ett tillfülle.

Vi vill framhållavikten av att skatter och avgifter erläggs i rätt tid resterande del av räkenskapsåret för atl undvika en

upplysning i revisionsberättelsen att skatter och avsifter har erlaets försent.

iakttagelser

Vi rekommenderar bolaget att se över rutin

för betalning av skatter och avgifter så att

förseningar inte förekommer.

Vår rekommendation

Ledningen för ISGR kommer att följa rekommendationen,

Bolagets kommentar

z. Redovisnings och revisionsfrågor

Som framgår ovan kan rutiner kring avstämning âv att skolavgifter redovisas korrekt förbättras. Eftersom vi noterade felaltigheter i

redovisningen for zor3 har vi efterfrågat en avstämning per elev för atl säkerställa korrekt redovisning av skolavgifter 2c:^4. Vi har kommit

överens med ISGR att en avstämning per elev kommer att göras per oktober för att säkerställa att redovisningen är korrekt infijr årsbokslutet. Några öwiga redovisnings- eiler revisionsfrågor som behöver omhändertas inftir årsbolslutet har inte identifierats.

I

Í,wc

Till verkstdliande direktören Birgitta Sandström Barac Göteborgsregionens Internationella Slcola AB

Molinsgatan 6

41199 Göteborg

31mArs 2015

Rapport

revisionen

2at4

Vi har granskat bokslutet för Göteborgsregionens Internationella Sltsla,{3 avsee¡rde

räkenskapsfuet zor4.

Ialcttagelserna från vår granskning har sammanfatlats íbifogadrapport och dislüterats med ekonorniehef Imre Tomasits och VD Birgitta Sandström Barac. Ledningens kommentarer

till

Om ytterlþare förtydligande önskas står vi givewis till färfogande'

Med hälsning

/

Liinnbratt

#-

Auktoriserad revisor

sunilla.loennbratt(Dse.nwc. com tel oro-zr3 rz ₇₆

Kopia:

Iftistina Thiling, Styrelsens ordförande

knre Tornasits, Ekono michef

Lekmannarevisorer samt deras biträðe

Aultoriserad revisor

samuel. mevtan @ se.nwe.com

ielorc-ztz6o76

I

Götebor1gsregioner¿s

Int

errto"tíor"ella

slco

lu

Aß

(/sGR)

Sammanfattning

av

rewslon

2oL4

Reufsion

sprocessere

Riskanalys och planering upprättas Rapportering tin GRs revisorer

Awapportering skriftligt

tü

,{wapportering skriftligt till tredning, VD och styrelse

Awapportering

till

Revisionsberättelse

"{vstämningsrnöte med ledning och lekrnannarevisorer

Granskning av årsbokslut

Granslning årsredovisning

Slutrevision smöte med ledning och

lekmannarevisorer Revisionsiapport

.Ârsstämrna

Planeringsmöte revisio:rsteam

Óversikrlig Granskning B1/8 - Tertial z

Granskning,av löpande redovisning och föwaltning

Feb Maj sep sep Dec Feb Feb Feb Maj

Kornmentar

Aktivitetsplan

Göteborgsregionens lnternationella skola AB _- Sammanfattning av revision 2014 PwC