kommunalförbund (GR) 2015
Förbundsstyrelsen beslöt 2013-04-12 att anta framtagen
verksamhetsövergripande riskanalys och internkontrollplan för GR. Internkontrollplanen visar GRs handlingsplan för hur risker hanteras idag och hur planerade åtgärder ska genomföras för att hantera identifierade riskområden. I internkontrollplanen framgår också vem i verksamheten som ansvarar för riskområdet och även, i förekommande fall, resultatet av utförda tester av befintliga kontrollåtgärder.
Den verksamhetsövergripande riskanalysen och internkontrollplanen reviderades med avseende på genomförda åtgärder 2014. Ytterligare riskområden för 2014 identifierades då. Dokumentet har nu åter reviderats för 2015 med avseende på genomförda åtgärder. Inga ytterligare riskområden har definierats detta år (se bilaga).
Förslag till beslut
Att godkänna uppdaterad verksamhetsövergripande riskanalys och internkontrollplan för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) för 2015.
Göteborg 2015-04-17 Helena Söderbäck
Internkontrollplan GR Till instruktion OBS!!! Redigering av innehåll i kolum A-G sker på flikarna ej här i IK planen
TEST
Risk Rubrik Riskbeskrivning Total Fokus Åtgärder på plats Status/Exponering Planerade åtgärder Ansvarig Tidplan Kräver testning
OM1 Försämrad ekonomi i kommunerna / Konjunktursväng- ningar
GRs uppgift är att verka för samarbete över kommungränserna och vara ett forum för idé -och erfarenhetsutbyte inom regionen. Om kommunerna får en försämrad ekonomi kan efterfrågan på GRs tjänster sjunka, ex. kompetensutveckling. 75-80% av GRs intäkter är icke medlemsavgiter, dvs. majoriteten av GRs intäkter består av övriga intäkter. Risken är att övriga intäkter minskar om kommunerna får minskade pengar. Medlemsavgiften ligger dock fast och påverkas ej kortsiktigt.
2695 2 I flera konjunkturnedgångar har vi sett motsatt effekt. GR har stor flexibilitet i bemanning och letar alltid externa medfinansiärer och är ofta väldigt prisvärt även i sämre tide. Risken att efterfrågan på GR:s tjänster minskar motverkas genom aktiv marknadsföring av våra tjänster. GR är duktiga på riskspridning och har en "kundstock" som sammantaget är mycket omfattande. Att alla dessa avnämnare skulle "vika av" samtidigt är inte sannolikt. Verksamheten är till stora delar uppbyggd enligt principen om "gungor & karuseller". Utöver alla de förvaltningar i GR-kretsen som anlitar GR i olika uppdrag finns också andra uppdragsgivare såsom landsting, stat, EU m.fl.
OK
Inget att åtgärda. Ledningsgrupp. Nej
OM2 Nationella/internationella initiativ
Politiska beslut på nationell eller EU-nivå kan påverka hur sammansättningen av samarbetsorganisationer skall se ut i framtiden. Risken är bristande följsamhet från GRs organisation.
3430 2 Hanteras genom kontinuerlig uppmärksamhet på förändring och följsamhet i nationella beslut
kring regionfrågor. OK
Inget att åtgärda. Ledningsgrupp. Nej
OM3 Konkurrens Det finns risker avseende konkurrens där t ex. aktörer som Friskolor skulle kunna komma att själva handha ansökningsprocessen till Gymnasieskolorna istället för GR. GR skulle också kunna utsättas för konkurrens avseende aktörer inom ex. kompetensutveckling.
3600 2 Konkurrens finns redan nu. Ökar interaktion med fristående verksamheter pågår och en ny ordning för dialog med dessa verksamheter finns. Hanteras genom fortlöpande konkurrensanalys och översyn av våra egna styrkor och förbättring av våra svagheter.
OK
Inget att åtgärda. Ledningsgrupp. Nej
OM4 Omvärldsbevakning Omvärldsbevakning är viktigt för GR. Om GR ej har fastställda rutiner för omvärldsbevakning finns en risk att man skulle kunna förbise
omvärldsfaktorer som påverkar GRs verksamhet i antingen postitiv eller negativ riktning.
1425 2 Täta kontakter och uppdrag med våra nätverk och arbetsgrupper både politiska och tjänstemän. Ingår i alla medarbetares uppdrag
att arbeta på det sättet. OK
Inget att åtgärda. Verksamhetsansvariga. Nej
OM5 Bidragsansökan Det är viktigt för GRs verksamhet att ha rutiner för att uppmärksamma ansökningar till bidrag. Ex. en ansökan till EU-bidrag eller bidrag från andra aktörer (Länsstyrelsen mm9 skulle kunna gås miste om, om GR inte skulle ha goda rutiner för att fånga upp potentiella bidrag.
2100 3 GR finns med i sammanhang för att få information tidigt om t ex utlysningar etc. Anpassning pågår av interna rutiner, då alla potentiella kunder/bidrasgsgivare till GR, har sina villkor för ersättning och utbetalning av bidrag.
OK
Inget att åtgärda. Verksamhetsansvariga.
OM6 Centralstyrning Det finns en risk avseende en tilltagande centralstyrning från statsmakterna. Då GR måste anpassa sig efter den centrala styrningen finns det en risk att GRs legitimitet blir ifrågasatt, att gränsdragningar/samarbetsmönster ej passar in samt se GR en finansiell risk avseende centralstyrningen. Det blir problem avseende GRs befintliga organisation vid en centralstyrning.
6120 3 Diskussion förs med medlemmarna och styrelsen. GR är uppbyggt som ett medlemsförbund, där aktiviteter och åtgärder utgår från definierade behov i kommunerna. Kommunerna väljer själva, inom de flesta områden, om GR skall genomföra åtgärder för deras räkning eller inte. Viktigt för GR att delta i dialogen på så hög nivå och så tidigt som möjligt. Under 2014 har vi påbörjat en utvärdering av ledningsstrukturen för samverkan mellan kommuner och region. Vi
OK
OM7 Regionavgränsning och mix av sakområden
Risk att regionavgränsningen inte stämmer överens med politikområdenas logik. Exempelvis finns en ambition att arbetsmarknadsregionen skall öka i omfång. Bör Göteborgsregionen då också följa den utvecklingen?
5850 2 GR bejakar och driver regionens utveckling och tillväxt. Viktigt att vi agerar i tid, ta initiatiativ, arbeta proaktivt. I olika sakfrågor söker vi samarbete över våra formella GR gränser när det är befogat för frågans karaktär. Förbundsdirektören kan ges i uppdrag från styrelsen att representera i tillkommande frågor. Utökat mandat i BHU frågor finns men i övrigt inget generellt mandat utan detta ges efterhand som frågor uppstår.
OK
Ledningsgrupp. 2013-04-12 Nej
OM8 Medlemskap/Inaktuella frågeställningar
Risk att medlemskommuner lämnar GR eller blir oengagerade (t ex. att någon kommun känner sig åtsidosatt eller förbisedd). Risk att
medlemskommuner är missnöjda med GRs verksamhet. Risk att GRs uppdrag kan uppfattas som inaktuella utifrån aktuella frågeställningar.
3135 2 Det mycket stora antal nätverk som är reellt integrerade i verksamheten samt den stora numerära antal politiker som styr verksamheten i styrelse såväl som i styrgrupper bildar sammantaget en garant för
att GR är relevant för sina 13 medlemmar. Det pågår en ständig uppföljning i dessa
grupper för att stämma av att GR arbetar med relevanta uppdrag. Ett signalsystem finns här för att fånga upp ev. missnöje. Planerad åtgärd; Att skanna av den totala bilden inom samtliga områden, för att t ex fånga upp ev passivitet hos vissa medlemskommuner.
OK
OM9 Samverkansavtal Risken är att vi inte optimerar våra arbetssätt och inte tar tillvara på de goda exemplen på samverkansavtal i vår organisation.
2100 2 Det finns väl upparbetade strukturer och rutiner för samverkansavtal inom utbildningssamarbetet som kan tillämpas och
utvecklas för fler verksamheter inom GR. Åtgärd krävs
Benchmarking mellan avdelningarna.
Avdelningschefer 2016-06-30
OM10 Företrädarrollen GRs företrädarroll har fastlagts i
förbundsordningen och innebär framför allt att representera medlemskommunerna i förhandlingar och överläggningar i Beredningsgruppen för hållbar utveckling (BHU) avseende frågor av kommunövergripande och strategisk natur. Genom att vårt företrädaruppdrag är begränsat enligt förbundsordningen är risken att vi inte är anpassade till en kontinuerlig förändring i omvärlden. Det föreligger risk att
kommunalförbundet ibland uppfattas företräda GR-kommunerna även i frågor där vi saknar tydligt
uppdrag/mandat.
6300 2 Vi har blivit uppmärksammade på risken under senare tid vilket har höjt vaksamheten. Diskussion förs med medlemmarna och styrelsen kontinuerligt. Möjlighet finns att ge uppdrag åt Förbundsdirektören att representera i tillkommande frågor utöver tidigare nämnda, men detta företrädaruppdrag föregås av särskilda beslut i
medlemskommunerna. Förbundsdirektören kan ges i uppdrag från styrelsen att representera i tillkommande frågor. Utökat mandat i BHU frågor finns men i övrigt inget generellt mandat utan detta ges efterhand som frågor uppstår.
OK
Ledningsgrupp. 2013-04-12 Nej
V1 Brand - Utrymning Det finns risk för bristande rutiner avseende brandsäkerhet, t ex. att utrymningsorganisationen ej fungerar som den ska och att GR har en bristande utrymningsträning vilket skulle innebära en fara för hela organisationen. Det finns också en riska att GR vid eventuell brand inte skulle ha goda rutiner för utrymning. GR måste ha en god kontroll över sina utrymningsvägar. Detta särskilt med hänsyn tagen till att GR ofta har externa gäster i lokalerna då GR anordnar externa kurser, nätverk etc.
2125 3 Systematiskt brandskyddsarbete finns och sker löpande.
OK
Nej
V2 Brand - Personakter GR har en mängd personakter i pappersformat avseende gymansieantagningen. Det finns en risk att akternas exixtens hotas vid eventuell brand.
2047 2 Personakterna förvaras i ett brandsäkert skåp. Brandklass 30 min. Alla elever med Skyddad identitet förvaras ALLTID i vårt
brandsäkrakassaskåp vilket klarar fullt utvecklad brand i 60 minuter. Alla utländska betyg skannas in och lagras digitalt. Alla frikvotsskäl kommer att skannas in så snart de
OK
Utbildningschefen Genomfört och framöver löpande.
V3 Försäkringar Det finns en risk för att GR har ett bristande försäkringsskydd samt att försäkringsvillkoren ej uppfylls.
1200 3 En årlig genomgång av försäkringsvillkor sker. Försäkringsbolaget har varit på GR och gått igenom skydd och säkerhet och godkänt att
GR uppfyller kraven för försäkringsvillkoren. OK V4 Arkivering GR är en offentlig organisation där krav finns på
att vissa handlingar skall diarieföras. Det finns en risk för bristfällig diarieföring avseende ex. avtal om rutiner ej finns på plats för att hantera dessa ärenden.
2500 1 Dokumenthanteringsplan finns framtagen. Planerad åtgärd; Dokumenthanteringsplanen behöver ses över och kommuniceras ut i verksamheten. Arkivreglemente behöver även tas fram för GR.
Åtgärd krävs
Arbetet med ny
dokumenthanteringsplan samt arkivreglemente pågår och kommer att vara klart under våren. Beslut fattas i förbundsstyrelsen 8 maj respektive förbundsfullmäktige 16 juni 2015. Dessa dokument behöver sedan implementeras i
organisationen.
Förbundsdirektör och Registrator
2015-06-30
V5 Hot och våld En risk för hot och våld mot personal och externa gäster finns då byggnaden ej är låst. Social Resursförvaltning sitter på översta våningarna i huset dit missnöjda personer vänder sig vilket kan bidra till ett ökat hot och våld i huset.
4125 1 Våningsplanen 300-400 är låsta idag. Överfallslarm kan inte installeras i vårt befintliga larmsystem på Gårdavägen. Rutin finns dock på plats om hot och våld skulle uppstår. När GR flyttar till nya lokaler i september 2015 kommer larm att finnas för reception och kvällspersonal.
Åtgärd krävs
När GR flyttar till nya lokaler så kommer larm att finnas för reception och kvällspersonal. Våning 4 och 5 kommer att vara låsta i nya huset. Entréplan är öppet när aktiviter finns i lokalerna.
Administrativ chef 2015-10-01 Nej
V6 Ohälsa i personalen Det finns en mycket hög nivå på personalens engagemang i organisationen vilket kan bidra till en risk avseende en hög arbetsbelastning och ohälsan. Verksamhetens villkor är att vi måste agera snabbt och flexibelt och det kan medföra att bemanningen många gånger är för låg och det kräver ibland mycket av befintlig personal.
2100 2 Årliga utvecklingssamtal och
medarbetarsamtal. Medarbetarenkät årligen, Jämställdhet-och mångfaldsgruppen - plan förnyas vart tredje år, Systematiska arbetsmiljöarbetet kopplat till enkäter sker årligen för att fånga upp i tidigt stadium.
OK
V7 Krisberedskap Det finns en risk för bristfällig krisberedskap inom GR, dvs. risk avseende bristfälliga rutiner för hur GR skall hantera media, olyckor, dödsfall, brand etc.
500 2 Krispärm uppdateras årligen. Krispärm finns hos alla i arbetsledande befattning och nyckelpersoner, Planerad åtgärd; Rutin för hur ansvariga personer får information om Krisberedskap ska tas fram.
OK
V8 Lokalerna GR har ett avtal angående befintliga lokaler till och med 2014-12-31. Det finns en risk att GR ej efter avtalets utgång kan bedriva verksamhet i nuvarande lokaler pga. lokalerna ej är ändamålsenliga.
712 2 Lokalprojekt har startat i samarbete med konsulten Niras. Behovsanalys kommer tas fram efter genomförda workshop v 3-5. GRs behov kommer vara klara senast 30 juni 2013.
OK
V9 Finansiering förstudier Det finns en risk avseende GRs verksamhet och finansieringen av projekt. Projektfinansiering är inte alltid klar vid projektstart. GR behöver en god soliditet för att kunna starta och finansiera projekt som uppkommer med kort framförhållning.
2250 2 Ekonomisk buffert på Förbundsledningsnivå finns och måste finnas för att vi ska kunna ta dessa risker och gå in projekt av denna
karaktär. OK
V10 Projektfinansiering externfinansierade projekt t ex. EU projekt
Det finns en risk att kostnader i GR projekt (tex. ESF-projekt) i efterhand inte blir blir godkända av bidragsgivaren (GR räknar dock med att få betalt för dessa kostnader). ESV
(Ekonomistyrningsverket) granskar ESF projekt vilket innebär att GR kan bli återbetalningsskyldiga inom en 10 årsperiod (GR har ett
dokumentationskrav på 10 år för dessa projekt). Det finns risk för förlorade intäkter även om GR fått ett besked om finansiering av ett projekt. Projekten måste många gånger starta före beslut har fattats då ledtiderna är mycket kort. Risken är således att GR ej får betalt för alla personalkostnader etc.
4680 1 Avtal tecknas med de kommuner som ingår i EU projekten för att man tillsammans ska finansiera saknade intäkter - GR återförsäkrar sig här. En ekonomisk buffert på
Förbundsledningsnivå finns och måste finnas för att vi ska kunna gå in projekt av denna karaktär. Skapa rutin för att analysera riskerna innan varje projektstart, i sådan utsträckning som är rimlig för projektets omfattning. Översyn om risker kan fördelas på andra parter och göra bedöming av värdet av projekten. Rutiner och åtgärder finns men behöver förbättras. Rutiner och modell för projektstyrninghar tagits fram. Åtgärdsplan framtagen och verksamhetsutveckling och implementering av ekonomistyrningsprojektet pågår fram till december 2015.
Åtgärd krävs
Ekonomistyrningsprojektet pågår fram till december 2015.
Förbundsdirektör tillsammans med Ekonomiansvarig.
V11 Klara planerings- förutsättningar oklara finansieringsförut- sättningar / Överföring av medel mellan årsskiften
Då GR verkar i den politiska världen förekommer ofta oklara förutsättningar. GR kan ex. skjuta ett projekt på framtiden pga. den bakomliggande politiska processen. Detta är något GR varken kan planera för eller värja sig emot. Risken är att den korta framförhållningen avseende projekten ger oklara planeringsförutsättningar samt att det kan bli fördröjningar av projekten. Det finns en risk att GR ej har en god rutin för att säkerställa ekonomiska effekter över årsskiften avseende reserveringar av ekonomiska effekter vid bokslut. Finansiering av ett projekt måste finnas både före och efter en överenskommelse mellan en extern
uppdragsgivare och GR. 3375 2 Nya principer framtagna för hantering av eget
kapital och kod2-projekt.
OK
V12 Kompetens- försörjning / Informations- överföring
Risk för brist i informationsöverföring i samband med projektavslut.
3190 2 Förbättringsarbete pågår.
Åtgärd krävs
Administrativt stödsystem håller på att implementeras via Ciceron.
Administrativ chef 2015-12-31
V13 Samverkan inom GR Det finns en risk för bristande helhetssyn. 2100 2 Åtgärder delvis på plats men mer kan göras. När uppdrag kommer in så är vi bra på att söka varandras kompetens och samarbete. I det löpande så missar vi att ha koll på vad andra verksamheter gör. Skanning i huset behöver göras mer innan nya uppdrag/projekt startas. En gång per termin i Ledningsgruppen gå igenom pågående projekt och se vilka kopplingar som finns mellan verksamheterna. Utbildning har en bra rutin för detta som skulle behöva göras för hela GR.
Åtgärd krävs Utvecklingsarbete för organisationen - rutiner, arbetssätt, värdegrundsarbete. Flerårig verksamhetsinriktning; Ledningsgruppen Kontinuerligt. V14 Personskiften inom Ledningsgruppen
Det finns en risk att man tappar tempo, kunskap och kompetens avseende personskiften i Ledningsgruppen.
3900 3 Denna del är avslutad. Introduktionschecklista för nya chefer kommer också tas fram tillsammans av administrativ chef och förbundsdirektör.
OK
Informationsmöten för nyanställda där ledningsgruppen deltar, två gånger per år - februari och september Förbundsdirektör tillsammans med Administrativ chef. 2014-02-28 Nej V15 A: Relation medlemskommuner
Arbetsmarknad: Det är viktigt för GR att ha en nära relation och koppling med sina medlemskommuner. Det finns en risk för GRs verksamhet om denna närhet saknas och att GR saknar förståelse för kommunernas behov.
2415 3 Tät och nära kommunikation mellan politiken på GR och de centrala chefsnätverken.
V16 Förväntningar på verksamheten
Risk att ett förväntansglapp kan uppstå. 900 3 Viktigt att vara mycket tydlig med uppdraget och dess avgränsningar samt GR och medlemmarnas räckvidd i frågorna. Då även andra parter är viktiga för frågors hantering.
OK
V17 U: Spetskompetens Utbildning: Risk avseende spetskompetens. Spetskompetens kostar GR (löner, förmåner etc.). Det finns en risk att GR förlorar spännande uppdrag som kräver en viss kompetens då GR inte, pga. kostnadsskäl, kan ta in rätt
spetskompetens. Om GR hade lyckats i ett sådant uppdrag, hade GR kunnat bygga långsiktiga relationer vilket hade kunnat bidraga till en ökad lönsamhet för GR. Risk finns för kompetensflykt.
5395 2 I syfte att eliminera risken för att spetskompetenta medarbetare lämnar / blir omöjliga att rekrytera måste
lönesättningsstrategier decentraliseras, då GR verkar inom ett så brett spektrum av kompetensfält. Det går inte att se alla dessa kompetenser som likartade och därmed tillämpa en nivellerande lönesättning. Framtiden ligger troligen i att navigera bort från detta och låta marknadskrafterna råda.
Åtgärd krävs
Analys av utfall lönerevision samt analys av lönekartläggning, individuell lönesättning, omvärldsanalys Förbundsdirektör och administrativ chef 2015-12-31 V18 U: Vuxenutbildning - finansiering
Utbildning: Den statliga finansieringen av Vuxenutbildningen är omsättningsmässigt en betydande del av GRs verksamhet. Viktigt för GR att ha kontroll över varje krona som erhålls av staten att dessa medel de fakto uppfyller statens krav och förväntningar. Risk att GR saknar en god kontroll över de statliga medel som erhållits för finansieringen av Vuxenutbildningen.
1224 3 GR har idag mycket god kontroll kring de statliga medlen och här kan hänvisas till resonemang om spetskompetens ovan. De medarbetare som hanterar detta har i stort sett helt singulär kompetens, då det ingen annanstans i Sverige hanterats så stora belopp i en så komplicerad process relaterad till statligt finaniserad yrkesvuxenutbildning.
OK
V19 Verksamhetsnytta Det förekommer en risk att GR ej kan förklara nyttan av sin verksamhet. Det är GRs uppgift att matcha och hjälpa till i mötet mellan samhället, forskare och praktiken. Risk angående mätning av den upplevda nyttan, ex. blev det bättre för barnen? medborgarna etc? etc. samt risk avseende att GR kan ha svar på frågeställningar som ej dras nytta av.
2350 2 Vi behöver lägga mer resurser på uppföljning av resultat och effekter i våra projekt. Utveckling av mål- och uppföljningsdokument är inlett. Handlar om att tydliggöra de relevanta uppföljningsfrågorna: Använder kommunerna GR? Ger GR stöd för verksamhetsutveckling i praktiken? Bidrar GR till kunskapsutveckling i
samverkan med praktiken?
Åtgärd krävs
Att förbättra och tydliggöra målformulering och
verksamhetsuppföljning kopplat till verksamhetsinriktningen.
Förbundsdirektör och ledningsgrupp
2016-12-31
V20 FoU: FoU-strategi FoU: Risk att GRs forskning- och
utvecklingsstrategi ej är tillräckligt tydlig. FoU har ganska obemärkt gått från försöksverksamhet till reguljär verksamhet. Risk att uppdraget inte blivit tillräckligt tydliggjort.
1500 3 Se V19 ovan. Nyttan av FoU-verksamheten kan synliggöras genom att GR-kommunerna samlar sig kring en forsknings- och utvecklingsstrategi. Bör vi förtydliga vår forsknings- och utvecklingsstrategi t.ex. i förbundsordningen?
OK
V21 Kommunstorlek Inbyggda spänningar mellan stor och liten kommun inom ramen för GR-samarbetet
2650 2 Fortsätta påpeka betydelsen av samspelet mellan kärna och omland, till ömsesidig nytta
för berörda parter. OK
V22 Övertalighet Risk för felaktig hantering vid övertalighet i organisationen inom områden där behovet av en viss kompetens försvinner eller om
omstrukturering av verksamheten sker.
1100 2 I de fall där kompentensväxling är möjlig sker sådan i annat fall får sådan övertalighet
hanteras av LAS. OK
V15 Lokalsituationen på Gårdavägen 2
Vi har en vattenskada/fukt i fasaden som medfört men i nyttjandet av lokalerna. GRs varumärke och kvalitet riskerar att påverkas.
1750 1 Vi har förlagt delar av vår verksamhet till externa lokaler vilket innebär att vi har kunnat fortsätta GRs verksamhet. Tätt samarbete sker med hyresvärden för att ta fram en handlingsplan. Juridisk stöttning finns i processen.
Åtgärd krävs
Flytt till nya lokaler. Förbundsdirektör 2015-09-30
V16 Lokalsituationen på Gårdavägen 2
Vi har förlorade intäkter internt och ökade kostnader pga. att verksamhet har behövt förläggas externt.
5865 1 En förhandling har pågått löpande med hyresvärden med syfte att få täckning för förlorade intäkter och ökade kostnader. Förväntande ekonomiska förluster är reglerade. En dialog pågår för återstående del