Avtalen

3.4.1 Utveckling

Under 1998 tecknade dåvarande BIBSAM sina tre första stora konsortieavtal,

Project Muse från leverantören Johns Hopkins, Academic Search Elite från

EBSCO och slutligen IDEAL från Academic Press.107 Informanten beskrev detta som den första generationen av konsortieavtal som Nationell samverkan tecknade och sträcker sig mellan åren 1998-2002.108

Konsortieavtalen med de större förlagen och leverantörerna var ofta Big Deal-avtal, vilket innebär att avtalet omfattar samtliga tidskrifter hos leverantören och att alla konsortiedeltagare får tillgång till alla tidskrifter. Under de tidiga åren tecknades sådana avtal med ovan nämnda Academic Press men också med Springer, Elsevier och ACS. Prismodellerna för Big Deal-avtalen baserade sig på vilka tidskrifter biblioteken prenumererade på i tryckt format från leverantören året innan de ingick i konsortieavtalen. Detta innebar för dåvarande BIBSAM att administrationen blev svårare att hantera då varje biblioteks prenumerationer på titelnivå var tvungen att kontrolleras innan en slutgiltig prissättning kunde göras. För biblioteken innebar det att priset på Big Deal-avtalen skiljde sig mycket åt beroende tidskriftsbeståndets storlek. Ett större bibliotek med många tidskrifts-titlar fick betala betydligt mycket mer än ett mindre bibliotek med färre prenume-rationer för tillgången till samma antal titlar i elektroniskt format. En del av dessa avtal hade också ett DDP-tillägg (Deep Discount on Print) där biblioteken kunde välja att få tryckta exemplar av samma tidskrifter som de köpte elektroniskt, fast till reducerat pris. DDP-tillägget gjorde det möjligt för biblioteken att göra en mjuk övergång till att bara köpa in tidskrifter i elektronisk form, av vilket behovet fanns hos i olika grad på olika bibliotek.109

106

Kungliga bibliotekets årsredovisning 2007, s. 35.

107

Stange, Kari, 2006, ”Caught between Print and Electronic”, s. 237 f.

108

Intervju Nationell samverkan [2008-03-15].

109

De stora skillnaderna i vad de olika biblioteken faktiskt betalade för samma resurser skapade spänningar mellan dem, då de större biblioteken i viss grad kände sig orättvist behandlade. Dåvarande BIBSAM såg att de tryckta prenumera-tionerna till stor del orsakade dessa spänningar och avtalen med DDP-tillägg för-dröjde övergången till att bara ha elektroniska prenumerationer. Från 2002 och framåt ändrades konsortieavtalen till att bara tillåta e-tidskrifter för att bli av med de tryckta prenumerationerna. I ett försök att få en ”rättvisare” prisfördelning mellan biblioteken försökte nu BIBSAM få prissättningen att basera sig på fler parametrar än tidigare, innefattande antalet användare som hade direkt tillgång till bibliotekets resurser.110 Dessa användare kallas FTE (Full Time Equivalent) och kan baseras på bland annat antalet studenter och forskare på ett universitet. Dessa parametrar är från och med 2002 inkluderade i flera av de stora konsortieavtalen men grunden för prissättningen är fortfarande baserad på tidigare bestånd av tryckta tidskrifter.

I många av dagens konsortieavtal som sluts av Nationell samverkan finns krav på de deltagande biblioteken att de inte får prenumerera på tryckta exemplar av tidskrifterna som ingår i konsortieavtalen. Detta är ett enligt informanten ett initiativ från Nationell samverkan, som vill att bibliotekens beroende av tryckta tidskrifter ska minska.111 Kraven på att de tryckta tidskrifterna måste bort har väckt motstånd hos främst de större samverkansbiblioteken då deras organisationer ofta kan vara mer komplexa och decentraliserade än de mindre samverkansbibliotekens, som har haft en mer smärtfri övergång till enbart e-tidskrifter. Nationell samverkan motiverar dock enligt informanten sina metoder med att det är mer ekonomiskt för biblioteken att inte prenumerera på tryckta tidskrifter då dessa innebär en merkostnad i form av både större förvärvskostnader och mer tidskrävande hantering än e-tidskrifter.

3.4.2 Struktur

För varje konsortieavtal som Nationell samverkan förhandlar fram görs ett avtal som skrivs under av Riksbibliotekarien. Den påskrivna och godkända avtalstexten skannas och publiceras på KB:s webbplats tillgänglig för samverkansbiblioteken.

Avtalstexterna kan se lite olika ut men det finns delar som återkommer i mer-parten av de avtal som sluts av Nationell samverkan. Många avtal skrivs på engelska och nedan beskriver jag de vanligaste beståndsdelarna i avtalstexten för ett typiskt konsortieavtal, där jag börjar med kontraktets olika delar för att sedan gå över till bilagorna.

110

Stange, 2006, s. 238.

111

Definitions. I början av avtalstexten finns ofta en begreppsförklaring där man

klargör vad till exempel ”users”, ”searches” och ”database” innebär i själva avtalet. Detta görs för att underlätta tolkningen av ett avtal och för att undvika onödiga meningsskiljaktigheter. Definitionen av vilka som är användare är en viktig del av avtalet, på ett högskolebibliotek kan det till exempel vara studenter och forskare som är användarna och på en myndighet de anställda.

Usage rights. Denna del av avtalet tar upp vad användare får göra med det

upp-handlade materialet. Här beskrivs i vilken utsträckning användare kan söka, göra kopior av materialet och huruvida biblioteken har rätt att göra fjärrlån.

Restrictions on use. Här beskrivs begränsningarna för användandet av resurserna,

för att värna om upphovsrättsskyddat material. Otillåtet användande kan till exempel vara att systematiskt kopiera hela årgångar av tidskrifter eller att göra ändringar i material som tillhandahålls av leverantören.

Licensor obligations. Avtalet innebär både krav och rättigheter för leverantören,

vilket tas upp i denna del. Här beskrivs hur leverantören ska tillgängliggöra det upphandlade materialet och även vilka tider användaren kan nå det. Om materialet skall vara tillgängligt dygnet runt anges vanligen hur många procent av tiden som leverantören är skyldig att garantera åtkomst, till exempel 96 procent av tiden under en månad. Om leverantören måste lämna statistik till kunden tas detta också upp och även vilka rättigheter leverantören har att ta bort material ur samlingarna om detta är nödvändigt. Kraven på leverantören att underrätta kunder om sådana ändringar tas också upp här.

Subscriber obligations. Kundens skyldigheter är en viktig del av avtalet. En

skyl-dighet som kunden (läs biblioteket) ofta har är att aktivt verka för att inga otillåtna användare har tillgång till materialet som avtalet avser. Detta kan ske med hjälp av lösenord på datorerna, men om otillåten användning sker är kunden ofta skyldig att meddela leverantören om detta.

Term and termination. Denna del tar upp avtalets start- och slutdatum, men också

omständigheterna som krävs för att kunden eller leverantören ska kunna av-sluta avtalet i förtid. Dessa omständigheter kan vara brott mot punkter i avtalet och här tas dessa punkter upp. Det här avsnittet kan också beskriva hur betalningen av resursen ska gå till, till exempel hur fakturorna ska utformas.

Miscellaneous. I den sista delen av avtalet som innehåller själva kontraktet, precis

innan underskrifterna, finns de punkter som inte ryms i de tidigare delarna. Där inkluderas vanligen Force Majeure-klausulen, där parterna befrias från avtalsbrott som orsakats av händelser utanför deras kontroll. En annan punkt kan också beskriva hur parterna går tillväga när de löser konflikter sins-emellan, vilken part som betalar advokatarvoden i en eventuell rättstvist kan

till exempel tas upp här. Denna avdelning kan också innehålla de punkter som parterna är skyldiga att följa även efter att avtalet slutat gälla.

Vanligen består avtalstexten av två delar, ett kontrakt som oftast inleder texten som sedan följs av bilagor. Dessa bilagor kan innehålla uppgifter om vad varje enskilt bibliotek ska betala och hur betalningen är uträknad. I avtal med tid-skriftsleverantörer finns också en lista över samtliga tidskrifter som avtalet inne-fattar med tillhörande ISSN-nummer. Om tillgången till resurserna ska möjlig-göras på fasta datorer hos kunden kan även en lista över konsortiedeltagarnas IP-nummer bifogas. Slutligen kan också kontaktuppgifter på de ansvariga för avtalet hos varje kund finnas med och även hänvisningar till vilka kontaktpersoner som finns hos leverantören.