Kontakten med biblioteken

3.5.1 Referensgruppen för licensverksamheten

På KB finns flera referensgrupper, som består av expertgrupper inom olika om-råden. Dessa grupper har en rådgivande uppgift för att underlätta till exempel be-slutstagande på olika avdelningar inom KB. För att underlätta licensverksamheten på avdelningen för Nationell samverkan finns en referensgrupp som består av re-presentanter för olika samverkansbibliotek. Referensgruppen för licens-verksamheten sammanträder en gång varje år och även om den inte har något be-slutande mandat är den vägledande när Nationell samverkan ska fatta beslut.112

Många av deltagarna i referensgruppen är chefer på de större samverkans-biblioteken, här följer en lista över de representerade biblioteken:

1. Chalmers Tekniska högskola 2. Göteborgs universitet 3. Karlstads universitet 4. Karolinska Institutet 5. Kungl. Tekniska högskolan 6. Linköpings universitet 7. Luleå tekniska universitet 8. Lunds universitet 9. Malmö högskola 10. Mittuniversitetet 11. Mälardalens högskola

12. Regionbibliotek Västra Götaland 13. Riksdagsbiblioteket 14. Stockholms universitet 15. Sveriges Lantbruksuniversitet 16. Södertörns högskola 112

17. Umeå universitet 18. Uppsala universitet 19. Växjö universitet113

Det finns igen officiell statistik på hur mycket varje bibliotek betalar totalt för Nationell samverkans konsortium, om man studerar priserna för ScienceDirect, som alla i referensgruppens ingående bibliotek utom två tar del av, framkommer det att referensgruppens bibliotek står för nästan 90 procent av drygt 8,3 miljoner euro som avtalet kostar under 2008. Det framgår att samverkans-biblioteken som är representerade i referensgruppen är med något enstaka undan-tag de som betalar mest pengar för konsortieavtalen.

Referensgruppen sammanträder en gång om året och de som arbetar med licensverksamheten på avdelningen för Nationell samverkan är sammankallande för mötet. På mötena görs en rapport från föregående verksamhetsår och därefter diskuteras aktuella frågor. En av frågorna som diskuterades under mötet i mars 2007 var hur referensgruppens framtid skulle se ut. Ett av problemen i referens-gruppen har varit att det inte har funnits några fasta mandatperioder och mindre bibliotek har haft svårigheter att göra sin röst hörd på samma sätt som de största samverkansbiblioteken. Diskussionen utmynnade i önskemål om en utökad re-ferensgrupp med fler sammankomster per år, och att det eventuellt skulle skapas en mindre ”styrgrupp” bestående av de allra största samverkansbiblioteken som skulle kunna agera snabbt vid behov.114 Informanten på Nationell samverkan menar dock att de stora biblioteken inte gärna släpper sina mandat, eftersom de betalar mest vill de kanske också ha störst inflytande i licensverksamheten.115

3.5.2 Upphandlingslistan

En viktig del i kommunikationsutbytet mellan Nationell samverkan och sam-verkansbiblioteken spelar ”upphandlingslistan”, som är en sluten e-postlista av-sedd för information om licensverksamheten. På biblioteken är det främst personer involverade i konsortieavtalen som har tillgång till upphandlingslistan och för att få ta del av den måste man begära inträde. Anledningen till att upp-handlingslistan är stängd är för att marknadsintressen inte ska utnyttja informa-tionen som finns där om avtal och åsikter. Antalet medlemmar i listan varierar lite mellan de olika samverkansbiblioteken. På Uppsala universitet finns enligt infor-manten få personer som tar del av upphandlingslistan medan det finns betydligt fler på Sveriges Lantbruksuniversitet.116

113

Kungliga bibliotekets webbplats > För bibliotek > Referens- och expertgrupper > Licensverksamheten [2008-03-12].

114

Referensgruppen för Licensverksamheten, protokoll 8 mars 2007, s. 4.

115

Intervju Nationell samverkan [2008-03-15].

116

Nationell samverkan använder upphandlingslistan för att ge information till samverkansbiblioteken om nya avtal och annat som rör konsortiet. Upphandlings-listan används också för att upplysa om ny information som publicerats på KB:s webbplats. Samverkansbiblioteken använder upphandlingslistan för att kommu-nicera sinsemellan, till exempel rörande åtkomstproblem.

3.5.3 Kungliga bibliotekets webbplats

Mycket av informationen som rör licensverksamheten på avdelningen för Nationell samverkan finns på KB:s webbplats. På den delen av webbplatsen som är riktad mot bibliotek finns en avdelning som heter ”Centrala avtal databaser” och som innehåller information som är av intresse för konsortiedeltagarna.117 På första sidan ges allmän information om vad centrala avtal innebär och vilka villkor som gäller för att ta del av avtalen. Det finns också länkar till sidor där man kan få reda på mer om samverkansbibliotek.

Går man vidare på samma avdelning finns en omfattande lista över samtliga avtal och information om deras villkor. Avtalen är för närvarande 42 till antalet och sorteras efter leverantörer eftersom en leverantör kan ha flera avtal med Nationell samverkan. För varje avtal finns kortfattad information om avtals-villkoren men också en länk till den fullständiga avtalstexten. Här är ett exempel på hur ett avtal presenteras på KB:s webbplats (kursivering av författaren):

SpringerLink (avtal)

Springer-Verlag (leverantör)

avtalsperiod: 2006-01-01 -- 2010-12-31 Avtalstext (hyperlänk)

Arkiv: Ja, se närmare i avtalet Besökande användare: Ja Fjärranvändning: Ja

Kopieleverans: Ja, även elektroniskt, men bara till andra bibliotek. Vidarebefordran: Ja, ser närmare i avtalet

Kurskompendier: Ja Nedladdning: Ja Utskrift: Ja118

På webbplatsen finns en lista över databaserna i bokstavsordning där det finns en kort beskrivning av avtalet och en länk direkt till databasens webbplats där mer information om utbudet finns. I beskrivningen av vissa databaser finns dokument från leverantören med listor över till exempel vilka tidskrifter som ingår i avtalet. Det finns även information om vem som ansvarar för avtalet på Nationell sam-verkan och uppgifter om vem som är kontaktperson för avtalet hos leverantören.

117

Kungliga bibliotekets webbplats > För bibliotek > Centrala avtal databaser [2008-02-27].

118

Vid sidan av listan med avtal som Nationell samverkan administrerar finns en lista över de cirka 20 avtal som sköts av ansvarsbiblioteken.119 De är sorterade i bokstavsordning men informationen om avtalen nås via en länk direkt till ansvars-biblioteket i fråga.

Utöver informationen kring själva avtalen finns listor på webbplatsen över vilka avtal som köpts av de olika samverkansbiblioteken. Dels finns en lista över biblioteken i bokstavsordning där varje bibliotek har en numrerad lista över samt-liga avtal och dels kan man välja ett avtal och få reda på vilka institutioner som ingår.

För att inte behöva svara på samma frågor fler gånger och för att avlasta kon-taktpersonerna på Nationell samverkan finns en sida med svar på de vanligaste frågorna om licensverksamheten. Om man ändå vill kontakta handläggarna på Nationell samverkan finns kontaktuppgifter och anvisningar för vem som ansvarar för vilket avtal.

Det finns en avdelning på KB:s webbplats som enbart är till för samverkans-bibliotek som tar del i konsortiet och för att få tillgång till den delen av webb-platsen måste man ha ett lösenord. Där finns erbjudanden om avtal som finns till-gängliga och de är uppdelade i två kategorier, avtal vars avtalstid inte har börjat ännu och avtal som redan löper. För de nya avtalen finns information om när man senast skall ha anmält intresse och för de löpande avtalen finns information om när deltagare senast kan hoppa av. Varje samverkansbibliotek får ett unikt lösenord vilket gör det möjligt för dem att ansluta sig till ett avtal direkt på sidan. För avtal som står inför nya avtalsperioder finns information om vad varje kon-sortiedeltagare kommer att få betala och det går även att komma åt användar-statistik från enskilda databaser. Denna användar-statistik är den som leverantörerna delger Nationell samverkan och det finns information om hur varje leverantör går tillväga när de för statistik.

3.5.4 Konferenser och föreläsningar

Ett av de viktigaste tillfällena för Nationell samverkan att ta del av vad sam-verkansbiblioteken tycker och tänker om verksamheten är på ”konsortiedagarna” som är en årlig konferens som anordnas av Nationell samverkan. Konferensen pågår vanligen under två dagar i oktober och vid det senaste tillfället, hösten 2007, höll konferensen till i Saltsjöbaden. Nationell samverkan står vanligen för lokalhyran på konferensanläggningen men de deltagande biblioteken får betala mat och logi för sina deltagare.

119

Kungliga bibliotekets webbplats > För bibliotek > Centrala avtal databaser > Databaserna > Ansvarsbiblioteken [2008-02-27].

Nationell samverkan bjuds även in för besök på samverkansbiblioteken för att hålla föreläsningar. Besöken har dock minskat under åren, intresset för besök var större när konsortieverksamheten var ny.