Vägen från förslag till färdigt avtal

3.6.1 Enkäter

För att få ett underlag till vilka nya resurser som ska upphandlas använder Natio-nell samverkan enkäter som de skickar ut till biblioteken. Sedan konsortie-verksamheten startade har tre enkäter skickats ut, 1998, 2001 och 2007. Nedan beskriver jag hur den senaste enkäten genomfördes.

Under konsortiedagarna i oktober 2006 berättade Nationell samverkan för biblioteken att en ny enkät skulle genomföras under våren 2007. Biblioteken om-bads skicka in förslag på resurser som skulle kunna vara intressanta för Nationell samverkan att göra avtal med. I slutet av mars 2007 skickades enkäten ut till bibli-oteken och de hade en månad på sig att svara. Samma månad fick biblibibli-oteken till-gång till de föreslagna databaserna via den lösenordsskyddade delen av KB:s webbplats. Nationell samverkan hade ordnat prövotider för de flesta av de före-slagna resurserna under den månad biblioteken hade på sig att svara.

Enkäten bestod av 19 frågor och var uppdelad i två delar. I den första delen fick biblioteken markera sitt intresse för olika föreslagna resurser på skala från 1 till 5, där 1 betydde att biblioteket inte var intresserat av ett konsortieavtal för den föreslagna resursen och 5 betydde att de var mycket intresserade av ett konsortie-avtal.120 Biblioteken kunde också ange om de redan hade tillgång till resursen i fråga. I den andra delen av enkäten fick biblioteken tillfälle att ta ”ställning till principiella frågor kring förvärvsmodeller och villkor för e-böcker, samt svara på frågor om arkiv- och backfilesprodukter”.121 Backfiles innebär att man köper till-gång till äldre upplagor av en e-tidskrift. Enkäten var tillgänglig för alla sam-verkansbibliotek, även de som inte tidigare var medlemmar i något konsortieavtal, dock tilläts bara ett svar per bibliotek. Av totalt 77 samverkansbibliotek, där 61 redan var anslutna till ett eller flera konsortier, svarade 38. Detta gav en svars-frekvens på 62 procent, men en stor del av bortfallet bestod av samverkans-bibliotek som inte tog del av några konsortieavtal.

När Nationell samverkan sammanställde resultaten kunde de dra flera slut-satser. Svaren visade att det fanns ett stort intresse för e-tidskrifter från förlaget

120

Andreasson, Philippa, 2007, Enkät 2007: en undersökning av samverkansbibliotekens intresse för nya

licensavtal, s. 3.

121

Taylor & Francis, men ett svalare intresse för många andra resurser. Man drog slutsatsen de andra existerande tidskriftspaketen till stor del täckte bibliotekens behov. Vidare kunde man se att det fanns intresse för backfiles från några leve-rantörer men inget större intresse för databaser eller e-böcker. Däremot fanns ett större intresse för e-böcker som distribueras av så kallade ”aggregators”, det vill säga leverantörer som säljer material som de inte äger själva. Många bibliotek hade egna avtal med aggregators men Nationell samverkan påpekade också i rapporten som sammanfattade resultaten att:

På grund av konkurrenssituationen mellan aggregators kan man inte teckna centrala licens-avtal direkt med dessa leverantörer utan upphandling.122

Nationell samverkan kan alltså inte göra direkta avtal men en aggregator eftersom svenska regler för offentlig upphandling kräver att konkurrerande leverantörer måste kunna ge bud. Samverkansbiblioteken visade också ett visst intresse för konsortieavtal med uppslagsverk på Internet.

I den andra delen fick biblioteken ta ställning till hur intresserade de var av olika avtalsmodeller uppdelat mellan ämnesområdena STM (Science, Technology, Medicine) och Hum/Sam (Humaniora/Samhällsvetenskap). Biblioteken fick gradera sitt intresse för fem olika avtalsmodeller: prenumeration, engångsköp, enstaka titlar, plattformsbundet paket och förlagsbundet paket. Svaren visade att det fanns ett större intresse hos Hum/Sam för engångsköp än för prenumerationer medan tendensen var den motsatta hos STM. I övrigt visade inte de olika ämnesområdena några större skillnader.123

I enkäten fick också biblioteken svara på om de budgeterade inköp av back-files och om de var intresserade av konsortieavtal i denna kategori. Biblioteken fick också svara på om de köper backfiles från olika leverantörer på egen hand. Svaren visade att i stort sett inga bibliotek budgeterar för backfiles, men köper in det ändå vid behov och drygt hälften av biblioteken svarade att de var intresserade av erbjudanden från Nationell samverkan. I sista delen av enkäten fick biblioteken lägga till egna kommentarer och där svarade ett bibliotek att de inte hade pengar så det räckte för uppköp av backfiles och istället fick förlita sig på fjärrlån från större bibliotek.

Resultaten av samverkansbibliotekens svar i Enkät 2007 är ett viktigt underlag för Nationell samverkan men de poängterar i resultatrapporten att resultaten bara är en av många faktorer när de ska fatta beslut om vilka resurser som ska upphandlas.

122

Andreasson, 2007, s. 9.

123

3.6.2 Arbetsmodell

Nationell samverkans arbete med avtalsslutning kan beskrivas med en arbets-modell uppdelad i tre moment: beslut, genomförande och drift.124 Detta är en arbetsmodell som togs fram 2001 i Bergström-Grönvalls utredning om licens-verksamheten på dåvarande BIBSAM, men som fortfarande är gällande enligt uppgift från informanten på Nationell samverkan.125 Jag baserar min beskrivning av arbetsmodellen på denna utredning.

Beslut. Detta är den första fasen i arbetet med slutandet av konsortieavtal.

Natio-nell samverkan får in förslag på nya resurser att skapa konsortieavtal för, bland annat från enkäterna men också från enskilda samverkansbibliotek. Na-tionell samverkan beslutar sig för vilka resurser som ska prioriteras dels med hjälp av enkätsvaren men diskuterar även beslutet inom referensgruppen för licensverksamheten. En handläggare på Nationell samverkan tar fram infor-mation om den intressanta resursens leverantör och tar reda på om leveran-tören är villig att förhandla. Därefter tar Nationell samverkan ett beslut om de ska påbörja förhandlingar.126

Genomförande. Denna fas börjar med att Nationell samverkan presenterar

kon-sortiet för leverantören och konkon-sortiets avtalsprinciper diskuteras. Nationell samverkan förser också leverantören med information om institutionerna storlek och vid behov uppgifter om deras tidigare prenumerationer i pappers-format, för att kunna skapa en prissättning för avtalet. För att biblioteken ska kunna bestämma sig om de är intresserade eller inte införs vanligen prövo-perioder där biblioteken får chans att testa den nya resursen och eventuellt också se vilken respons den får bland användarna. Biblioteken får också svara på intresseanmälningar i flera omgångar medan förhandlingarna pågår för att göra det möjligt att skapa prismodeller. Till slut får biblioteken göra en bindande anmälan, som skickas ut per e-post när Nationell samverkan och leverantören har kommit överens om ett avtal. Till slut granskas avtalet i sin helhet av en jurist innan det skrivs på av riksbibliotekarien. När detta är gjort infaller driftfasen.

Drift. Det första som sker under driftsfasen är att kopior av det påskrivna avtalet

skickas ut till de samverkansbibliotek som valt att ingå i konsortieavtalet. En sammanfattning av avtalets villkor skickas också ut per e-post till deltagarna. För att få tillgång till de avtalade resurserna behövs vanligen IP-nummer från biblioteken och om dessa inte togs upp redan i avtalstexten måste leverantören få tillgång till dessa. Detta kan ske antingen genom att

124

Bergström-Grönvall, 2001, s. 5.

125

Intervju Nationell samverkan [2008-03-15].

126

biblioteken skickar IP-nummer direkt till leverantören eller att de samlas upp av Nationell samverkan innan de skickas. Ibland vill leverantören att Nationell samverkan godkänner IP-numren innan de aktiveras. Precis i början av en avtalsperiod kan det förekomma tekniska frågor hos de deltagande biblioteken och därför ser Nationell samverkan till att det finns information på webbplatsen om kontaktpersoner för tekniska frågor hos leverantören. Det händer ofta att Nationell samverkan får frågor om driftsstörningar från samverkansbiblioteken trots att de inte alltid kan besvara dem. Därför är det viktigt att biblioteken kontaktar rätt person.

I slutet av 1990-talet antog dåvarande BIBSAM en arbetsmodell som innebär att ett avtal har en ansvarig handläggare som genomför merparten av arbetsmomenten i modellen som beskrivits ovan.127 Handläggarna är de som arbetar med licensverksamheten på avdelningen för Nationell samverkan. Handläggaren ansvarar för hela avtalet från beslutsfasen och driftfasen ända fram till avtalet upphör. En handläggare är vanligen ansvarig för flera konsortieavtal och är den som konsortiedeltagarna vänder sig till med frågor. Den del av avtalet som en handläggare får hjälp med är utskick av avtal och fakturering, som sköts centralt på KB.

127