Avvikelser

En av de första avvikelserna som identifierades var att inleveranserna ska vara inregistrerade i SAP inom 24 timmar och inte 8 timmar som SOP-processen anser att det ska. Huruvida det är bättre att eller sämre för TPL-företaget att ha ytterligare 16 timmar på sig finns det delade meningar om. Gwynne, (2014) är en av de som anser att varor bör inregistreras direkt vid ankomst och fördelarna är att varorna snabbt går in i systemet och är tillgängliga för försäljning snabbt. Det kan tyckas vara bra att varorna snabbt inregistreras, men har inte varorna väldigt låga lagernivåer som behöver fyllas upp kan det anses onödigt att stressa med att inregistrera varor bara för att. Oskarsson, et al., (2013) anser att varor kan placeras på en avlastningsyta innan de inregistreras eftersom personalen inte alltid har tid att genomföra inregistrering direkt. Används en avlastningsyta kan personalen prioritera andra mer brådskande arbetsuppgifter innan de påbörjar inregistreringen. Det är dock bra att det finns en tydlig bestämmelse för hur länge varor får stå på avlastningsytan för att de inte blir bortglömda. Att ha 24 timmar på sig att inregistrera varor kan anses vara rimlig tid eftersom det leder till att personalen kan hinna utföra sina arbetsuppgifter utan att behöva avsluta mitt i en pågående aktivitet. 24 timmar för inregistrering av inleveranser innebär även att personalen inte kan bortprioritera varorna längre än nästkommandedags leverans ankommer till TPL-företaget.

Det som är intressant utifrån svaren från intervjuerna är att ledningen och Teamleader på lagret har olika uppfattningar kring hur ofta förändringar sker. Anledningen till att de har olika uppfattningar om hur ofta förändringar sker kan vara att de olika syn på hur stor en förändring ska vara för att det skall leda till en uppdatering av SOP. En förklar ing till att det saknas information om vissa delar i SOP skulle kunna tänkas vara att parterna enkelt ska kunna genomföra förändringar utan att behöva uppdatera det. Nackdelen med en lösning där förändringar i processerna utförs utan att SOP uppdateras är att personalen inte kan använda sig av SOP för att ta reda på hur processerna ska utföras.

7.1.1 Uppföljning

De främsta orsakerna till att avvikelserna uppstår beror på att SOP inte är tillräckligt

detaljerat och att det inte uppdateras kontinuerligt. Därmed stämmer det studerande SOP inte överens med vad Stanger, et al., (2012) anser att ett SOP skall innehålla, det vill säga en detaljerad beskrivning av processer. En annan anledning är att kommunikationen angående förändringar i det operativa arbetet går via Teamleader på lagret och inte via ledningen. Därmed kan det uppstå brister i hur ledningen får kännedom om att det har skett en

förändring och att det kan vara en anledning till att ingen uppdatering av SOP har gjorts. När information går via Teamleader och inte via ledningen uppstår det oklarheter om hur

förändringarna påverkar TPL-företaget ekonomiskt. En Teamleader på lagret har säkerligen inte den kunskap och information som krävs för att avgöra om en aktivitet ger upphov till nya kostnader eller om de faktiskt får betalt för aktiviteten överhuvudtaget. Därav bör beslut gå via ledningen och följas upp på strategisk nivå direkt. Att avvikelserna uppstår beror alltså inte på att nulägesprocesserna utförs fel utan det saknas helt enkelt en tydlig struktur för hur

45

parterna ska uppdatera det. Att SOP inte uppdateras kontinuerligt vid förändringar kan dels förklaras av att det saknas kontinuerliga avstämningsmöten. Detta problem är återkommande och denna studie hade troligtvis inte genomförts om det fanns kontinuerliga

avstämningsmöten eftersom parterna troligtvis hade diskuterat avvikelserna på dessa avstämningsmöten. Kontinuerliga avstämningsmöten, förslagsvis varje halvår, menar Pruth (2002) löser eventuella avvikelser och genererar förbättringar i samarbetet vilket gynnar båda parter. Att Pruth (2002) anser att det bör ske varje halvår kan bero på att om mötena sker vid ett tätare tidsintervall, exempelvis var tredjemånad, hinner det inte uppstå något nytt mellan mötena och mötena enbart tar onödig tid. Om det sker en väsentlig förändring som måste följas upp omgående bör ett extrainsatt möte hållas. Årsvisa möten mellan parterna skulle vara för lång tid och att det finns risk att förändringarna inte följs upp och relationen

försämras. Att tillsätta möten varje halvår kräver givetvis att det undvaras tid för planering av möten samt för närvaro på mötena. Detta är något som kostar företaget ekonomiskt men att dessa möten endast uppstår två gånger om året anses denna kostnad vara försumbar. Dessa möten kan istället ses som en investering för TPL-företaget genom att de får en bättre relation till kunden som skulle kunna ge mer värde än den kostnad som uppstår från de halvårsvisa mötena.

Inför de strategiska mötena som bör ske halvårsvis, är det ett bra tillfälle för Teamleader och Administrationschefen att läsa igenom SOP för att identifiera om det finns avvikelser från SOP i det operativa arbetet som de borde diskutera på det strategiska mötet. Teamleader och Administrationschefen har god insikt i det operativa arbetet och enligt intervjuerna framgick det att även de vet vad ett SOP är. För dessa personer, som har god insikt i det operativa arbetet, anses det ta 15–20 min att läsa igenom SOP och identifiera avvikelser. Detta innebär att den tid som de skulle behöva lägga ned på att läsa igenom SOP och rapportera in eventuella avvikelserna anses vara försumbar. Vid de strategiska mötena bör SOP behandlats som en mötespunkt och om det hade gjort det skulle det förmodligen framgått att det saknas ett flertal bilagor i det befintliga SOP mellan parterna. Enligt Pruth (2002) är bilagor en viktig del eftersom de beskriver i detalj hur olika processer ska utföras samt att dessa kan förhandlas om och ersättas under avtalstiden.

Parterna saknar i dagsläget tydliga rutiner för hur avvikelser i SOP skall hanteras, något som Pruth (2002) anser är viktigt för att främja till förbättringar i samarbetet. Därmed bör parterna gemensamt komma överens om hur avvikelser och förändringar i SOP skall hanteras när ett nytt SOP är upprättat. Ett förslag är att hantering av avvikelser bör ingå som en mötespunkt vid de strategiska mötena för att gemensamt komma överens om hur de ska hanteras. Denna rutin kräver dock att kontinuerliga strategiska möten mellan parterna sker halvårsvis som både Pruth (2002) och Person 1 föreslår. Utöver kontinuerliga möten borde även de anställda få utbildningar om hur de skall gå tillväga när förändringar sker för att vara det levade dokument som uppdateras löpande som Person 2 beskrev det. Att det saknas en tydlig struktur för hur de anställda ska rapportera in avvikelser kan vara orsaken till att avvikelserna inte hanteras och att de anställda kan bortse från dem. Därmed bör TPL-företaget vara tydliga med till vem de anställda ska vända sig till för att SOP ska uppdateras och hur tillvägagångsättet ska vara för att undvika att fel information förmedlas som leder till fel vid uppdateringen av SOP. Det behöver inte vara mer avancerat än att den som är ansvarig för förändringen skickar ett mail till ledningen med bifogad information om vad som har förändrats.

46

Daglig KPI är något som enligt Wilding och Juriado (2004) kan används för att mäta produktiviteten och leder till förbättring i samarbetet mellan två parter som omfattas av tredjepartslogistikslösningar. KPI:er skulle även kunna användas som ett verktyg för att identifiera avvikelser i SOP genom att KPI:erna visar när inte parternas gemensamma mål uppfylls. Ett scenario skulle kunna vara om KPI-talen avviker väldigt mycket från det normala och det undersöks vidare skulle det kunna framkomma utifrån KPI:erna att det har tillkommit/upphört aktiviteter som inte speglar SOP. Därmed skulle det inte vara möjligt för personalen att kunna hålla samma nivå av produktivitet/service som tidigare eftersom dessa aktiviteter avviker från SOP. TPL-företaget för daglig KPI i dagsläget och det är det något de bör fortsätta med eftersom det inte krävs någon extra resurs eller förändring för deras del. För företag som inte använder sig av daglig KPI kan det antas att det krävs en extra resurs för att börja föra daglig KPI. Det är beror dock på hur verksamheten är uppbyggd och vad det finns för resurser på företaget.