Nulägeskartläggningar

I detta kapitel presenteras kartläggningarna som speglar nuläget och är baserade på de observationer som presenteras i kapitel 3.9.2 samt de ostrukturerade intervjuer som genomfördes i samband med observationerna som beskrivs i kapitel 3.9.2. Kartläggningarna är utformade på samma sätt som kap 4.1 och beskriver inleveranser, lager, utleveranser, reklamationer samt returer enligt nuläget.

4.2.1 Nulägesbeskrivning av inleverans

Inleveranser som sker till TPL-företaget från kunden illustreras i figur 13 och beskriver hur material- och kommunikationshanteringen faktiskt sker i idag vi inleverans.

Figur 13. Nulägesbeskrivning av inleveranser.

Inleveranser inleds av att det finns en ingående order tillgängligt i SAP senaste 48 timmar före godset ankommer till TPL-företaget. Dagen innan inleverans skickar kunden en avisering till TPL-företaget senast klockan 15.00 angående förväntad ankomst. Mottagning av leveranser

29

sker på två olika sätt beroende på om leveranserna kommer från Sverige eller från Finland och vid båda fallen är det chauffören som lossar lastbilen och placerar godset på en mottagningsyta där TPL-företaget har 24 timmar på sig att räkna den kvantitet som ankommit samt registrera in godset i SAP. Leveranser från Finland skall vara tydligt uppmärkta med etiketter som innehar ordernummer och artikelnummer som gör att TPL-företaget kan registrera in godset i SAP med en handscanner. Leveranser från Sverige kräver att TPL-företaget först räknar av godset för att sedan registrera in den korrekta kvantiteten in i SAP via en dator. Godset från Sverige är inte uppmärkt med etiketter utan de skrivs ut av TPL-företaget i samband med att varorna registreras in i SAP och sedan placeras på det mottagna godset. Anledningen till att dessa etiketter skrivs ut är för att underlätta vid plockprocessen i ett senare skede i flödet. Skulle varorna vara skadade vid ankomsten till TPL-företaget fotar TPL-företaget de skadade varorna och tar en signatur av chauffören som bevis på att varorna var skadade innan de anlände till TPL-företaget. TPL-företaget informerar kunden som återkommer med åtgärd inom 1–2 arbetsdagar. Skulle fel kvantitet vara levererad informerar TPL-företaget kunden om avvikelsen och registrerar in varorna i SAP.

Det sista som sker i inleveransprocessen är att TPL-företaget registrerar en pallplats och kör varorna till pallplatsen inne på lagret. I det här stadiet blandar inte TPL-företaget olika varor och olika batcher på samma pallplats för att underlätta vid plockprocessen senare i flödet.

4.2.2 Nulägesbeskrivning av lager

Aktiviteterna som sker inne på lagret hos TPL-företaget kan variera och i figur 14 illustreras alla aktiviteter som kan uppstå. Material- och kommunikationshanteringen som figur 14 illustrerar är en nulägesbeskrivning.

30

Figur 14. Nulägesbeskrivning av lagerprocesser.

Skulle TPL-företaget skada en vara inne på lagret skriver TPL-företaget ner artikelnummer, pallplats samt hur många varor som är skadade. De skadade varorna flyttas till en del av lagret där de inte ligger i vägen och sedan spärrar TPL-företaget rätt antal varor från rätt pallplats i SAP för att undvika att varorna går till försäljning. Slutligen mailar TPL-företaget kunden som återkommer med hur TPL-företaget skall hantera de skadade varorna.

Om TPL-företaget konstaterar att det är lagerdifferenser i SAP jämfört med det faktiska lagersaldot skickar TPL-företaget mail till kunden som gör en lagerjustering.

Skulle kunden vilja genomföra en lagerflyttning och spärra varor för försäljning/utleverans genomför kunden själv en spärr i SAP. Kunden flyttar själv tillbaka de spärrade varorna till säljbart lager i SAP när de önskar att fortsätta med försäljning/utleveranser.

Om kunden önskar att kassera vissa varor skapar kunden en skrot-order i SAP som TPL- företaget hanterar som en vanlig order fram till att plockningen är utförd. När plockningen är utförd kasserar TPL-företaget produkterna.

För de varor som skall användas till exponeringspallar skickar kunden en veckoorder senast torsdag veckan innan exponeringspallar skall vara färdigställda för försäljning. Personalen på lagret börjar med att skriva ut veckoordern för att se vilka varor som inkluderas i veckans exponeringspallsbygge. Sedan plockas rätt varor, rätt antal varor, rätt emballage och rätt typ av pall fram till exponeringspallsstationen för att kunna färdigställa exponeringspallarna. För de

31

lagerarbetare som sedan bygger ihop exponeringspallarna finns det mallar för varje unikt bygge som beskriver hur lagerarbetarna skall gå tillväga, vilket emballage, vilka varor samt i vilken ordning varor skall vara placerade. När exponeringspallarna sedan är färdigbyggda skrivs etiketter innehållande artikelnummer ut som placeras på exponeringspallen, en pallplats på lagret registreras och samtidigt registreras exponeringspallen in i SAP och är redo för försäljning.

Påfyllning av plockplatser sker varje dag innan klockan 11.00. TPL-företaget skriver ut plocklista från SAP som indikerar vilka plockplatser på lagret som behöver påfyllning. TPL- företaget genomför påfyllningen av plockplatser och noga med att det är rätt batchnummer på varorna som fylls på.

4.2.3 Nulägesbeskrivning av utleverans

Utleveranser som sker från TPL-företaget till slutkund illustreras i figur 15 och beskriver hur material- och kommunikationshanteringen faktiskt sker i idag vid utleverans.

Figur 15. Nulägesbeskrivning av utleveranser.

Utleveransen inleds av att kunden överför en order senast kl. 11.00 DAG 0 för att plockning skall ske nästa dag. TPL-företaget tar emot order och plockar ordern antingen som helpall, plockpall eller lavpall. Helpall innebär att en full pall består av endast en artikel, plockpall innebär att en pall består av flera artiklar och lavpall innebär att det endast är en artikel per pall även om pallen inte är full. För vissa slutkunder märks godset med speciella etiketter för att underlätta deras arbete vid ankomstregistrering. Innan ordern är plockad har kunden möjlighet till att annullera ordern men om ordern är färdigplockad och kunden ändå vill annullera orden får de ringa till TPL-företaget och annullera ordern.

Utlastning av varorna från TPL-företaget utförs av lastbilschauffören och TPL-företaget skriver ut fraktsedel och följesedel åt alla lastbilschaufförer. TPL-företaget anlitar egen transportör för alla leveranser till slutkunderna där inte slutkunderna har eget transportavtal för hämtning av gods hos TPL-företaget. Transporterna sker antingen som partisändningar eller styckessändningar, se tabell 3, och TPL-företaget aviserar vissa kunder enligt överenskommelse om antalet pallplatser, vikt och storlek dagen innan leverans. Transportbokningen sker oftast dagen innan leverans förutom till vissa slutkunder som kräver transportbokning två dagar innan leverans, chauffören får med sig följesedel och fraktsedel vid

32

utleverans. Utlastningen sker vanligtvis DAG +1 för leverans till slutkunden DAG +2 och om ordern skall annulleras när varorna är under transport skall slutkunden använda sig av returprocessen.

Upptäcker TPL-företaget att det kommer uppstå leveranstidsproblem skall de kontakta kunden som informerar slutkunden om att leveransen kommer bli försenad. Skulle slutkunden ändå inte få sina varor på den utsatta tiden skall reklamationsprocessen för försenad leverans att användas. Om slutkunden mottager fel kvantitet eller skadade varor vid leverans skall reklamationsprocessen för leveransfel eller skadade varor att användas. Skulle slutkunden avvisa varor skall transportören meddela det till TPL-företaget som mailar och frågar kunden om åtgärd. Kunden undersöker med slutkunden och meddelar TPL-företaget om åtgärd. Vid avhämtning där kunden eller slutkunden har eget transportavtal och hämtar gods hos TPL- företaget skall ordern vara färdig för avhämtning på kundens önskade datum samt att chauffören ska ha med kundens ordernummer som är ett leveransbevis. Kunden ansvarar för att slutkundernas chaufförer har tillgång till ordernumret.

4.2.4 Nulägesbeskrivning av reklamationer

Reklamationer från slutkunden illustreras i figur 16 och beskriver hur reklamationsprocessen faktiskt sker idag.

Figur 16. Nulägesbeskrivning av reklamationer.

Reklamationsprocessen inleds av att slutkunden upplever avvikelser i leveransen. Slutkunden rapporterar dessa till kunden som fyller i ett reklamationsformulär i ReCap. ReCap är ett mjukvarusystem som TPL-företaget använder sig av mot alla sina kunder. TPL-företaget tar emot ärendet och startar en undersökning om varför avvikelsen har uppstått och återkommer till kunden inom 48 timmar.

Vid fel levererad kvantitet till slutkunden som har uppstått på grund av ett plockfel skall TPL- företaget ta emot en reklamation från kunden. Kunden kontaktar TPL-företaget för en mer detaljerad beskrivning om avvikelsen. TPL-företaget kontrollerar därefter sitt lagersaldo och accepterar ärendet om avvikelsen är korrekt. Om TPL-företaget bedömer att avvikelsen är felaktig efter en kontroll av lagersaldot avvisas ärendet. De leveranser som saknar digitalt bevis hanterar TPL-företaget direkt när tillfälle ges och upplyser kunden om förväntad svarstid. Om dokumentation om den saknade leveransen saknas och inte kan tas fram informeras kund en och kan sedan ge skriftliga krav till TPL-företaget.

Om slutkunden inte har mottagit leveransen på den förväntade tiden skall kunden undersöka om orderstatusen är korrekt enligt SAP i annat fall skall de undersöka om de själva kan skaffa POD via internet.

33

Vid skadade varor skall slutkunden fota de skadade varorna och skicka en kopia på fakturan till kunden. Kunden skickar ärendet vidare till TPL-företag som inleder en undersökning om hur skadorna har uppstått. Om slutkunden identifierade de skadade varorna vid leverans skall de anmärka de skadade godset annars avvisar TPL-företaget ärendet. Om ärendet gäller en transportskada skickas det vidare till transportören annars undersöker TPL-företag ärendet.

4.2.5 Nulägesbeskrivning av returer

Returer från slutkunden illustreras i figur 17 och beskriver hur returprocessen faktiskt sker idag.

Figur 17. Nulägesbeskrivning av returer.

Returprocessen inleds av att slutkunden initierar en retur och meddelar det till kunden. Kunden tar emot uppgifter om returen och mailar information om returtransporten samt returformuläret till TPL-företaget. Efter att TPL-företaget har tagit emot uppgifter om transporten och returformuläret anländer de returnerade varorna till TPL-företaget. Vid leverans av de returnerade varorna kontrollerar personalen på lagret att godsets kvantitet stämmer överens med vad som är givet i returformuläret samt en kontroll om varorna är skadade eller inte. Efter att personalen på lagret har kontrollerat att varorna mailar de både kunden och administrationen hos TPL-företaget om att de returnerade varorna har ankommit. Returprocessen avslutas med att varorna registreras in SAP och varorna får en pallplats på lagret.

34