Bakgrund HotSpot

4.3.1 Bakgrund HotSpot

Varje år tillsätts en ny projektledare som har som ansvar att leda och genomföra HotSpot som anordnas i april. HotSpot är sedan 2008 en del av den nya avdelningen Studentcentrum på Karlstads Universitet. Varje år arrangeras HotSpot på beställning av universitetet och ingår som funktion i Vägvalet – karriärservice. HotSpot är inte ett projekt som ska redovisa vinst, men det är av största vikt att projektet bär upp sina egna kostnader. Skulle så inte ske går universitetet in och täcker upp mellanskillnaden. Projektet har två stora huvudfinansiärer; The Paper Province och Karlstad kommun, som bidrar med en viss summa varje år. De största intäkterna kommer från utställarna som väljer att besöka HotSpot och därmed betalar för sin monterplats. Universitetet står för indirekt ekonomiskt stöd i form av praktiska hjälpmedel som arbetsrum, telefoner, datorer samt hjälp med den ekonomiska administrationen.

4.3.2 Intervju

Projektledare för HotSpot 2010 är Malin Eide som tillsattes i augusti 2009 och arbetar med projektet ett år framöver. HotSpot 2010 gick av stapeln den 15 april. Malin Eide har tidigare jobbat i mindre projekt samt har en utbildning i Personal och Arbetsliv.

4.3.3 Definition

Malin Eide definierar ordet event som en aktivitet som planeras under en tidsperiod för att sedan äga rum en speciell dag och tid för besökare.

4.3.4 Projektprocessen

När en ny projektledare tillsätts för HotSpot börjar arbetet med en överlämning från föregående projektledare. Information fås om hur projektet ser ut och den nya projektledaren får tillgång till tidigare års projektrapporter för att uppdatera sig. Malin Eide var med i projektgruppen 2009, alltså året innan hon blev projektledare, men säger att det finns mycket att sätta sig in i som hon inte insåg när hon var gruppmedlem.

Det existerar inte någon speciell projektplan eller projektmodell som gruppen arbetar utifrån utan arbetet läggs upp utifrån hur det sett ut tidigare år. Respondenten förklarar att hon efter att ha läst de olika projektrapporterna försökte behålla de bra delarna men utvecklade det som hade gått mindre bra tidigare år. På så sätt utvecklas projektet och förändringar görs under varje ny projektledare.

40 För HotSpots projektledare börjar arbetet med en förstudie, som bygger på just inläsning av befintligt material. I början av processen är projektledaren ensam och har inte utsett sin projektgrupp, Malin Eide berättar att hon här skapade sig en tydlig bild över hur hon ville att arbetsmarknadsdagen skulle se ut när det väl var dags. Här menar respondenten att det är viktigt att bestämma sig för vilket fokus som projektet ska ha och sedan köra vidare på det spåret.

I augusti och september lägger projektledaren en planering fram till och med maj. Detta är svårt men Malin Eide menar att det är viktigt att vara medveten om att planen förmodligen inte håller då den påverkas av att andra människor inte har tid och andra oförutsedda händelser.

”…när tidsplanen läggs är det viktigt att vara flexibel…”

Malin Eide, Projektledare HotSpot 2010

Nästa steg är att rekrytera projektgruppen som består av ideellt arbetande studenter.

Rekryteringsprocessen inleds med att respondenten gick in i flertalet klasser på universitetet och berättade om projektet, för att sedan hålla ett informationsmöte. De som är intresserade får skriva upp sig på en lista och projektledaren kallar till miniintervjuer, och utser därefter gruppen som består av cirka 25 studenter.

Denna projektgrupp arbetar sedan i mindre undergrupper mot målet att genomföra HotSpotdagen.

Efter genomförandet av arbetsmarknadsdagen sitter projektledaren kvar på sin post i några månader och arbetar med avslut av projektet vilket innebär att bland annat utvärderingar görs och enkäter skickas till de utställare som medverkat.

Malin Eide menar att det är viktigt i ett projekt som HotSpot att projektledaren har en tydlig bild av hur genomförandet ska se ut och försöker förmedla detta till projektgruppen. Det är det absolut svåraste men att hela gruppen har en någorlunda enad vision av hur HotSpotdagen ska se ut är betydelsefullt för ett lyckat resultat.

Kommunikation inom gruppen anser respondenten vara av största vikt för att arbetet ska fortlöpa någorlunda friktionsfritt, det är framförallt viktigt i stora projektgrupper som HotSpot.

Respondenten har dock tidigare erfarenhet av mindre projekt och inser att det är vanligt att det förekommer kommunikationsproblem även i relativt små grupper. Då HotSpots projektgrupp är indelad i flera undergrupper är det viktigt för projektledaren att få gruppen att känna sig som en enhet. Om sedan något går fel ställer sig respondenten frågan: Hur kan vi lösa uppgiften på ett annorlunda sätt men ändå få samma resultat?

41 Då ett event innebär att tidsaspekten är central menar Malin Eide att en noggrann planering är extra viktig.

…det får inte diffa, HotSpot kan inte vara den 16 april…”

Malin Eide, Projektledare, HotSpot 2010

Inser respondenten att planeringen inte håller så måste förändringar göras på andra parametrar som kostnad eller resultat. Malin Eide tycker dock att det är skönt att det finns ett fastställt slutdatum på projektet så att det inte skjuts fram hela tiden och varar i flera år.

4.3.5 Arbetssätt

Projektledaren delar in sin utvalda projektgrupp i fyra olika undergrupper där en ansvarig för varje grupp utses. De består i år av en evenemangs-, sponsor-, marknadsförings- och utställargrupp.

Grupperna får i sin tur uppsatta mål att arbeta utifrån och har relativt stor frihet i hur de lägger upp sitt arbete. Projektledaren finns där för att stötta under arbetets gång och hjälper till när det behövs eller delegerar ut arbetsuppgifter som bör utföras.

4.3.6 Möten

Under hela projektprocessen hålls stormöten en gång per månad, men den sista tiden innan HotSpotdagen hålls de tätare då alla i projektgruppen behöver vara uppdaterade på allt som händer.

Fredagsmail skickas ut till projektgruppen varje vecka som ett alternativ till informationsmöten.

Varje vecka hålls även styrgruppsmöte, där deltagarna består av projektledaren, vice projektledaren och de fyra ansvariga från de olika undergrupperna. Tidigare var även olika samarbetspartners med på dessa möten, men då intresset var svalt tar nu Malin Eide regelbunden kontakt med dem och bokar in individuella möten istället.

Då Hotspot är en del av funktionen Vägvalet är det viktigt att regelbundna möten hålls även med dem. I dagsläget utförs dock omstruktureringar inom avdelningen vilket gör att det är svårt med regelbundna möten.

Malin Eide berättar att stor- och styrmöten inte dokumenteras men att en pärm finns där olika protokoll sparas från möten med exempelvis samarbetspartners. Utöver det så används databasen It´s learning till att lagra information som sedan kan föras vidare till nästa års projektgrupp. Malin Eide har även en extern hårddisk där information sparas till nästa år.

42 4.4

Arrangemangsenheten, Karlstad kommun

Karlstad kommun har en utvecklingsledare inom arrangemang, anställd på heltid sedan många år tillbaka, vid namn Kenneth Axelsson. Han har över trettio års erfarenhet av event, vilket gör att han är kunnig på området och ansågs därför intressant att intervjua. Den 26 mars 2010 genomfördes en intervju med Kenneth Axelsson för att få ta del av hans syn på eventprojekt och hur dessa bör planeras. I detta kapitel följer en sammanställning av informationen som framkom under intervjun.

4.4.1 Bakgrund Arrangemangsenheten

Karlstad kommun satsar mycket på event och evenemang av olika slag, exempelvis Svenska Rallyt, och har lång erfarenhet kring detta. År 2010 anordnas bland annat 17 olika Svenska Mästerskap, SM, i Karlstad, bakom detta ligger mycket planering. Ett bra samarbete mellan de olika inblandade aktörerna krävs för att eventet ska bli så bra som möjligt. I dessa event behövs en stor mängd ideell arbetskraft för att genomförandet ska bli lyckat.

4.4.2 Intervju

Intervjun med utvecklingsledaren på arrangemangsenheten på Karlstad kommun blev inbokad väldigt nära inpå genomförandet och därför fanns det ingen möjlighet att respondenten kunde få tillgång till intervjuns förbestämda teman i förväg. Detta innebär att strukturen på följande intervju skiljer sig något från ovanstående intervjuer. Kenneth Axelsson har arbetat som utvecklingsledare inom arrangemang på Karlstad kommun de senaste 16 åren. Kenneth är en person som brinner för att Karlstad ska ge ett så proffsigt ansikte utåt som möjligt när det gäller event. Respondenten har ett stort kontaktnät och är väldigt mån om att samarbeta över gränserna oavsett om egen vinning finns.

4.4.3 Definition

Respondenten definierar ordet event utifrån sin erfarenhet inom denna bransch och ser det som ett samlingsbegrepp för arrangemang och evenemang. Han menar att en innebandymatch i division fyra, mellan serielag är ett arrangemang, medan ett evenemang är när arrangören har uppdraget att ordna för mer än spelare och domare. Ett evenemang innebär marknadsföring, biljettframtagning, ordna med boende, mat och försäljning etcetera. Kenneth Axelsson menar att ett arrangemang kan jämföras med att bjuda in grannen på fika, vilket kan göras utan att det krävs speciellt mycket planering. Ett evenemang däremot kan jämföras med att ordna ett bröllop, där det krävs mycket planering och mycket organiserande för att klara av bröllopet.

4.4.4 Projektplanering

Enligt Kenneth Axelsson är det vanligt att projektplaner inte förekommer för eventprojekt, vilket han anser beror på att det i många projekt används ideell arbetskraft i form av exempelvis föräldrar på en fotbollscup. Men det beror även på att tiden i projekten är begränsad. De som arbetar hinner inte läsa in sig på någon projektplan utan gör likadant som tidigare år. Som exempel nämner Kenneth Axelsson Götajoggen som han utformade en manual åt, men som ingen ville använda. De

43 som hjälpte till gjorde som de hade gjort året innan, och det var inte förrän ett år senare som de följde manualen då Kenneth Axelsson tror att de var under intrycket att det var deras egen idé.

Manualen som Kenneth Axelsson konstruerade innefattade vissa punkter som skulle uppfyllas, men hur detta skulle ske var av mindre vikt. Då respondenten arbetat i många år med event så har han alltid en klar bild av hur han vill att eventet ska se ut när han går in i ett nytt projekt. Han menar också att han och hans kollegor oftast inte behöver någon projektplan att utgå från då de har lång erfarenhet inom området.

”…har kocken gjort middagen 100 gånger behövs inget recept...”

Kenneth Axelsson, utvecklingsledare, Karlstad kommun

Som tidigare nämnts anser Kenneth Axelsson det vara svårt att utforma en projektplan för event eftersom alla ser olika ut. Det finns dock vissa delar i ett event som kan bygga på samma plan som till exempel tidsplanering och budget. Ska varje event bli intressant måste de dock vara olika, en golftävling kan inte ha samma struktur och uppbyggnad som en fotbollscup.

”…tänk dig att alla bjuder på samma sak vid fest, då är det inte kul att gå på fest sen…”

Kenneth Axelsson, utvecklingsledare, Karlstad kommun

På samma sätt så kan inte event standardiseras eftersom alla tänker olika och får olika uppfattningar om samma situation. Det är relativt sällsynt med projektplaner i eventprojekt och respondenten menar att det är viktigt att vara försiktig i början av eventet och inte försöka tvinga på arrangören projektplaner då det kan resultera i ett nej. Det kan leda till att arrangören känner att det blir för mycket ”borde” och flyttar eventet till en annan plats.

4.4.5 Projektprocessen

Om ett större evenemang, som exempelvis SM i Curling, kommer till Karlstad så är det kommunen som äger lokalerna där tävlingarna ska genomföras. Då blir kommunen och därigenom Kenneth Axelsson involverad och eventet måste koordineras på ett bra sätt. Respondenten menar att det är viktigt att kommunen klarar av att tillmötesgå kraven som ställs i samband med större event, som exempelvis resulterar i TV-sändningar. Kan inte kommunen möta kraven flyttas eventet till en annan stad. Enligt respondenten är det viktigt att ta reda på så mycket information som möjligt om ett event som är på väg till Karlstad för att på bästa sätt möta önskemålen. När SM i krocket skulle hållas i staden ville arrangörerna genomföra eventet på Tingvalla IP, men tack vare insamlad fakta om eventet lyckades Kenneth Axelsson styra över det till Skutberget vilket resulterade i större publik i form av bland annat campinggäster. Karlstad kommun handhar två olika typer av event, dels stora event som innebär samarbete med många utomstående personer som exempelvis Säkerhetspolisen, SÄPO, som utför riskelimineringar inför större event. Dels små, nya event vilket kommunen klarar 5-10 stycken av per år, dessa är viktiga för kommunens tillväxt.

44

”…får vi inga ”nya barn” så utvecklas inte Karlstad som eventstad…”

Kenneth Axelsson, utvecklingsledare, Karlstad kommun

Kenneth Axelsson menar att flertalet event som organiseras i Värmland organiseras lite annorlunda jämfört med många andra platser i Sverige. Detta ses i att projektgrupperna har en god inre vision om hur ett event ska genomföras, men är inte lika drivna med avtal och organisationsscheman, detta gör att projektprocessen utvecklas efterhand i takt med att de yttre förutsättningarna förändras.

För Karlstad kommun är det viktigt att de som reser hit för att delta vid ett event känner att de får en bra helhetsupplevelse av staden. Det är inte bara exempelvis tävlingen som ska vara bra utan all service runtomkring, så som mat och hotell, är också oerhört viktig. Det är inte heller bara de som åker till eventet för nöjes skull som ska få sina behov tillgodosedda utan det handlar även om exempelvis artister, tävlande och journalister. Respondenten menar att det är viktigt för kommunen att ha kunskap om sina brister, annars har de ingen möjlighet att förbättra processen nästa gång.

Processen för projektet O-ringen som genomförs på olika platser i Sverige varje år innebär att de som ingår i organisationen följer med i tre år för att eventet ska bli så bra som möjligt. Kenneth Axelsson talar om att det numera finns en ansvarig för O-ringen för att stödja och hjälpa kommande arrangörer till att utveckla eventet. Vidare menar respondenten att det är ett klokt arbetssätt då nästa arrangör inte ska behöva ”uppfinna hjulet”. Om möjlighet finns att bjuda in nästa års arrangör är det ett bra sätt att visa samarbetsvilja.

”…var generös, så får ni dubbelt tillbaka…”

Kenneth Axelsson, utvecklingsledare, Karlstad kommun

Kenneth Axelsson anser att det finns tre viktiga parametrar som måste uppfyllas för att ett event ska bli lyckat:

 Se till att besökaren ser helheten från början, innan arbetet med detaljer påbörjas

 Se till att det är bra skyltat till platsen

 Se till att ha bra och kunniga parkeringsvakter då de är de första besökarna träffar på

Vidare menar Kenneth Axelsson att det i slutet av projektprocessen är viktigt att föra vidare kunskap från projektet. Han menar att kommunikation är det viktigaste och att detta inte finns i någon projektplan eller mall.

4.4.6 Möten

Under ett projekt är det enligt Kenneth Axelsson viktigt att hålla avstämningsmöte minst en gång per vecka. Har gruppen bara möten en gång per månad och någon missar det tillfället är det svårt att bli uppdaterad på ett korrekt sätt. Det är viktigt med avrapportering och uppföljning så att alla

45 sköter sina uppgifter. När beslut har tagits i någon fråga anser respondenten att det är viktigt att skicka ut dokumentering över besluten till alla berörda parter för att minska missförstånd och tolkningsfrågor.

46

5. Analys

Nedan följer ett avsnitt där teori och empiri vävs samman. Syftet är att finna likheter och skillnader med ett events planering kontra traditionella projekts planering så som den redovisas i litteraturen.

5.1 Definitioner

I uppsatsen används begreppet event som ett paraplybegrepp där bland annat kongress, konferens, evenemang och möten ingår. I den studerade litteraturen finns en mängd olika definitioner på ordet event. Den för uppsatsen valda definitionen anses vara mest relevant för uppsatsens syfte och är (Getz 2005, s. 16):

“…planned events are temporary occurrences with a predetermined beginning and end. Every such event is unique, stemming from the blend of management, program, setting and people...”

Ovanstående definition kan kopplas till följande definition gällande projekt (Wisén & Lindblom 2004, s. 16):

”…ett projekt är en verksamhet som utförs med ett bestämt avgränsat mål, under en bestämd tidsperiod, med en förutbestämd resursinsats och under särskilda arbetsformer…”

Den tydliga kopplingen ses i att ett event likaväl som ett projekt har tydliga start- och slutpunkter.

Dessutom kan det läsas mellan raderna att det finns tilldelade resurser samt att målet är unikt. Detta kan även härledas till de utmärkande drag som gör det möjligt att arbeta utifrån projektarbetsformen. Både event och projekt är breda begrepp som i den här uppsatsen kombineras, vad som kännetecknar ett projekt anses också känneteckna ett event. Getz (2005, s. 62) sammankopplar begreppen event och projekt och menar att projektplanering kan definieras utifrån följande:

”…projektplanering kan ses som designen och genomförandet av en plan att skapa ett nytt event, i tid och inom etablerade parametrar innehållande resurser, arenor och inverkan...”

En tidigare uppsats i projektledning har funnit sin definition på eventprojekt där ett eventprojekt är (Bjärnered och Nygren 2009, s. 50):

”…ett projekt där genomförandefasen är av eventkaraktär…”

Som tidigare nämnts så finns en mängd olika definitioner på detta begrepp och då uppsatsen syftar till att belysa eventprojekts planering har respondenterna tillfrågats om sin egen definition på begreppet event. Genom att belysa respondenternas olika definitioner på event går det visa att

47 tolkningen av begreppet är komplext.

Försäljnings- och marknadsföringschefen på Visit Karlstad menar att ett event i den nya arenan innebär att en biljett krävs för att delta. Detta innebär att hennes definition av event är begränsad till aktiviteter med biljett. Begreppet blir således mindre omfattande jämfört med den tolkning som är vald för uppsatsen. Visit Karlstad arbetar med att få stora kongresser till Karlstad och de följer ICCA:s definition på kongress, där begreppet kongress ingår i paraplybegreppet event (Mårtensson et al. 2004, s. 49):

”…en kongress är ett möte med minst 50 deltagare som organiseras regelbundet och cirkulerar mellan minst tre länder…”

Konferenskoordinatorn på Karlstads Universitet menar att ett event är en händelse som till exempel när någon bjuder på en ny vara i en livsmedelsbutik. En händelse anses innefatta mycket mer än vad ett event innehåller. Uppsatsens författare anser att en händelse kan vara allt från att föda barn till att gå och handla, medan ett event exempelvis är en konsert. Respondenten skiljer på event och evenemang där ett evenemang är en tillställning som innefattar mat och pågår under minst en dag.

Hos denna respondent blir event ett mindre begrepp jämfört med ett evenemang vilket inte stödjer den definition som används om event i uppsatsen. För respondenten har en kongress minst 200 deltagare och är inte årligen återkommande. Denna definition skiljer sig en aning från ICCA:s allmänt vedertagna definition som säger att deltagarantalet är minst 50 personer.

Projektledaren för HotSpot definierar event som en aktivitet som planeras under en tidsperiod för att sedan äga rum en speciell dag och tid för besökare. Detta skulle till exempel kunna vara en mässa, som HotSpot. Denna definition är relativt bred och mycket kan innefattas i den. Till viss del överensstämmer den med Getz (2005) definition av event. I båda dessa definitioner är det tiden som är det utmärkande vilket även Wisén och Lindbloms (2004) definition kring projekt till stor del handlar om.

Karlstad Kommuns utvecklingsledare på arrangemangsenheten definierar event utifrån sin erfarenhet inom denna bransch och ser event som ett samlingsnamn där evenemang och arrangemang innefattas. För respondenten är ett arrangemang exempelvis en innebandymatch i division fyra mellan serielag och ett evenemang är när arrangören har uppdraget att ordna för mer än spelare och domare. Ett evenemang innefattar därmed marknadsföring, att ta fram biljetter och ordna med försäljning, boende och mat för deltagarna. Det innebär även att en säkerhetsorganisation tas fram för evenemanget. Respondenten liknar ett arrangemang med att bjuda över grannen på fika och ett evenemang vid att anordna ett bröllop som kräver en hel del planering. Arrangemang och evenemang hamnar således under begreppet event. Denna definition är i likhet med hur begreppet event används i uppsatsen, alltså som ett paraplybegrepp. Det är av relevans att poängtera att det inte finns något rätt eller fel när det gäller att definiera event.