Konferens- och arrangemangsenheten Karlstads Universitet

Konferens- och arrangemangsenheten på Karlstads Universitet arbetar med olika arrangemang som anordnas på universitetet. Då de arbetar med både årligen återkommande arrangemang och större kongresser som kommer till Karlstad vid endast ett tillfälle ansågs det intressant att intervjua någon ur personalen. Den 26 mars 2010 utfördes således en intervju med en av universitetets konferenskoordinatorer Maria Kull. I kapitlet nedan följer en redogörelse av intervjumaterialet.

4.2.1 Bakgrund konferens- och arrangemangsenheten

Karlstad Universitets konferens- och arrangemangsenhet anordnar varje år examenshögtid för studenter som tagit ut sin examen under året. Förutom återkommande arrangemang som detta så anordnar de kongresser och konferenser i form av engångsevent. I skrivande stund pågår arbetet att organisera en stor internationell kongress, World Summit. År 1999 fick Högskolan i Karlstad förhöjd status till Karlstads Universitet. Samma år blev Maria Kull anställd som konferenskoordinator på universitetet. Då konferensbokning inte är en huvudsaklig verksamhet för ett universitet att driva fanns ingen vision eller mål för verksamheten. Än idag finns ingen mötespolicy eller gemensam befattningsverksamhet men detta är något som universitetet jobbar på att ta fram. Andra universitet som Stockholm och Uppsala har valt att bilda privata bolag i form av kongressbyråer, och med dessa universitet har ett nätverk skapats för att finna inspiration från varandra i arbetet.

4.2.2 Intervju

Sedan 1999 har Maria Kull arbetat som konferenskoordinator på Karlstads Universitet och har som uppgift att anordna olika arrangemang tillsammans med sina tre kollegor på avdelningen.

Konferens- och arrangemangsenheten arbetar både med hela projekt, men även med delar av projekt.

4.2.3 Definition

Maria Kull definierar kongress som en tillställning med mer än 200 deltagare som ej är årligen återkommande. För respondenten är ett event en händelse, det kan exempelvis handla om att dela ut flyers på torget. Ett evenemang är för Maria Kull en tillställning som pågår under mer än en dag och innefattar exempelvis servering av mat.

4.2.4 Projektprocessen

Ett återkommande arrangemang de arbetar med är examenshögtid som genomförs i mars och september varje år. Dock är högtiden i september större än den i mars då fler studenter tar sin examen i juni än i januari. Detta arrangemang har samma upplägg varje år, med en fast budget och ett fast datum. Arbetet med planeringen för högtiden i september påbörjas i februari för att sedan löpa fram till september då högtiden genomförs. Efter det följer uppföljning och avslut av projektet sker någon gång i november.

37 I juni 2010 hålls en stor internationell kongress i Karlstad, World Summit, som Maria Kull just nu arbetar med. Detta är ett engångsevent som kräver grundlig planering. Redan 2005 startade processen med att försöka få World Summit till Karlstad, då hölls ett uppstartsmöte där upplägg, tidsplan, budget etcetera diskuterades. Maria Kull inventerade de primära delarna; hur många väntas komma, passande lokaler, när ska kongressen hållas och så vidare. Förutsättningarna togs fram för att kunna genomföra World Summit i Karlstad och en jämförelse gjordes av bland annat lokaler och kostnader för dessa. En grov kostnadskalkyl gjordes där allt ingick utom marknadsföring.

Hotellrum och restauranger preliminärbokades och mötesinnehållet började planeras. Under det närmsta 1,5 året hördes ingenting om vart kongressen skulle hållas, och under denna tid utfördes ett globalt och intensivt marknadsföringsarbete av Karlstad. I slutet av 2006 kom beslutet att World Summit 2010 förläggs i Karlstad. Fram tills denna punkt har det rört sig om en akademisk kongress, men nu tar kommunen över ansvaret under förutsättning att universitetet stod som garant för lokalerna. Här blir även Region Värmland och Länsstyrelsen involverade i processen.

Enligt rådande lagar måste kommunen göra en upphandling på de konferensadministrativa tjänsterna och för projektledningen i projektet. Då respondenten redan har gjort preliminärbokningar på hotell och liknande görs ett dubbelarbete, men i slutändan finner kommunen universitetets offert kvalitetssäkrast och de får behålla uppdraget. Karlstad kommun har nu tagit över rollen som projektbeställare och konferens- och arrangemangsenheten börjar med att försöka få fram så mycket information som möjligt av projektbeställaren. Universitetet har nu ansvar för att eventet ska gå runt och alla kostnader måste räknas med, som exempelvis resekostnader om en talare ska resa från en annan plats i Sverige. Även kostnader för mat, blommor, block, pennor etcetera är viktigt att få med. I ett tidigt skede, direkt efter förstudien, läggs kostnadskalkylen. Det är under förstudien som offerten skickas ut till kund. I 98 % av uppdragen som konferens- och arrangemangsenheten får in läggs en budget i ett tidigt skede. De ställer krav på sina leverantörer och detta blir en form av kravspecifikation.

Maria Kull poängterar att infrastrukturen är oerhört viktig om en mellanstor stad ska kunna arrangera en större kongress.

”…går det inte att flyga hit, då kan vi lika gärna lägga ner…”

Maria Kull, Konferenskoordinator, Karlstad Universitet

Eftersom arrangemanget inte är i Stockholm eller Göteborg blir resan fördyrad, men detta jämnar ut sig då hotell och mat är billigare än i storstäderna. Att kongressen genomförs i en mindre stad innebär också att den får större uppmärksamhet i media. Enligt respondenten är den största skillnaden mellan traditionella projekt och eventprojekt att avstamp måste tas i olika ändar. Vid eventprojekt måste exempelvis hotell och restauranger preliminärbokas innan det är bestämt att eventet kommer till Karlstad, så att de finns tillgängliga om beslut tas att genomföra eventet i staden. En annan svår aspekt i eventprojekt menar Maria Kull är den finansiella biten. Det finns

38 nämligen stora kostnader redan i början av projektet, men pengar från kund kommer inte in förrän efter eventet har genomförts. Som en finansiell lösning i World Summit-projektet har beslut tagits att sponsorerna måste betala en del i förskott så att projektet kan drivas vidare. Respondenten beräknar att avslutet på Wold Summit kommer att ske någon gång i slutet av året, hon räknar med cirka tre till sex månaders efterarbete, med slutrapporter och liknande.

4.2.5 Arbetssätt

Konferens- och arrangemangsenheten på Karlstads universitet jobbar inte mycket på försäljningsnivå, utan istället blir de kontaktade av kunden. Efter första kontakten inventeras kunden vilket innebär att personalen på konferens- och arrangemangsenheten tar reda på vad kunden vill ha, när evenemanget ska ske, vart och hur det ska genomföras. Kunden får även information om vad universitetet kan erbjuda dem.

Maria Kull anser att den största styrkan de har är att de kan vara med i hela processen, från förstudie till genomförande och avslut. Hon menar att om de hade arbetat med försäljning så hade de varit tvingade att släppa när projektet går in i genomförandefasen för att börja söka efter nästa event. Att de kan vara med under genomförandet kostar resurser och ork, men gör att de är unika och leder till en trygghetsaspekt för kunden. De fyra anställda på konferens- och arrangemangsenheten kan ha ca fem till tio projekt löpande vardera samtidigt. År 2009 genomfördes 120 event vilket är en ökning från 2008 då ca 80 event genomfördes. När ett nytt projekt startas upp på avdelningen är det alltid en intensiv topp i början på ca tre månader, sedan kan det var lugnt under ett helt år, beroende på hur långt fram i tiden eventet infaller. Cirka sex månader innan genomförandet av eventet blir det återigen intensivt när alla detaljer ska fastslås, anmälningar ska göras och avtal ska ses över.

4.2.6 Möten

När det gäller World Summit projektet så hålls möten minst varannan vecka med projektledaren från kommunen. Detta pågår under hela planeringsfasen. På dessa möten medverkar ibland någon mer, exempelvis IT-ansvarig i fall något specifikt behöver en genomgång. Allt som ska göras dokumenteras i form av minnesanteckningar. Det hålls även avdelningsmöten eller planeringsmöten med jämna mellanrum där de inblandade får statusuppdateringar. På konferens- och arrangemangsenheten hålls möten var tredje vecka där de går igenom vad som har hänt i olika projekt och uppdaterar varandra på innehållet.

39